戴春青 福建富達(dá)城市發(fā)展集團(tuán)有限公司
財(cái)務(wù)共享模式下,國有企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制,能夠更好地整合財(cái)務(wù)資源、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程,降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),提升財(cái)務(wù)管理水平,推動(dòng)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展[1]。但目前財(cái)務(wù)共享模式及內(nèi)部控制實(shí)施效果偏低,存在內(nèi)控意識(shí)不足、人員不適應(yīng)、業(yè)務(wù)流程不完善、信息溝通效率低等多項(xiàng)問題,所以現(xiàn)階段國有企業(yè)管理人員應(yīng)對(duì)財(cái)務(wù)共享模式及內(nèi)部控制加大關(guān)注,了解其重要作用,并全面分析目前內(nèi)部控制存在的問題,積極更新管理觀念,結(jié)合國有企業(yè)發(fā)展需求、相關(guān)規(guī)定要求等,完善內(nèi)部控制管理,實(shí)施行之有效的管控策略,充分發(fā)揮財(cái)務(wù)共享模式及內(nèi)部控制的作用價(jià)值,推動(dòng)國有企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。
針對(duì)財(cái)務(wù)共享模式來說,其是企業(yè)管理中較為先進(jìn)的財(cái)務(wù)管理方式,以財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程處理為基礎(chǔ),以優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、規(guī)范流程、提升流程效率、降低運(yùn)營成本或創(chuàng)造價(jià)值為目的,以市場(chǎng)視角為內(nèi)外部客戶提供專業(yè)化生產(chǎn)服務(wù)的分布式管理模式[2]。
針對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制來說,其企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層、各管理部門及財(cái)會(huì)工作人員根據(jù)企業(yè)制定的財(cái)務(wù)共享管理和內(nèi)部控制制度,在企業(yè)內(nèi)部實(shí)施各種財(cái)務(wù)制約、內(nèi)部經(jīng)營活動(dòng)管理等[3]。
國有企業(yè)在運(yùn)營發(fā)展階段,財(cái)務(wù)共享模式的實(shí)施和內(nèi)部控制的開展對(duì)企業(yè)自身的發(fā)展有重要影響,還需要國有企業(yè)管理人員加強(qiáng)重視,采取更為合理全面的管理策略,以充分發(fā)揮財(cái)務(wù)共享模式及內(nèi)部控制的作用價(jià)值。
財(cái)務(wù)共享模式具有信息化特點(diǎn),建設(shè)實(shí)施財(cái)務(wù)共享模式,能夠?qū)σ酝呢?cái)會(huì)工作進(jìn)行改進(jìn)創(chuàng)新,可針對(duì)財(cái)會(huì)工作內(nèi)容要求等,建立相應(yīng)的系統(tǒng),開設(shè)不同的功能模塊,工作人員可借助信息技術(shù),在線上完成財(cái)務(wù)申報(bào)、電子支付等操作。系統(tǒng)功能多樣化,還具備原始單據(jù)掃描、數(shù)據(jù)自動(dòng)采集、信息存儲(chǔ)云空間、自動(dòng)分類等功能,且整體存儲(chǔ)容量大,可滿足新時(shí)代財(cái)會(huì)工作開展需求。同時(shí)還能進(jìn)一步對(duì)審批流程進(jìn)行簡化完善,支持線上審批簽字,耗時(shí)更短,效率更高。系統(tǒng)在運(yùn)行期間還能與其他系統(tǒng)對(duì)接,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的傳遞共享,進(jìn)一步提高財(cái)會(huì)工作信息化水平,促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
財(cái)務(wù)共享模式的應(yīng)用優(yōu)化了原有的財(cái)務(wù)工作流程,財(cái)務(wù)工作方法也得到改進(jìn)創(chuàng)新,更好地規(guī)避以往財(cái)務(wù)工作開展中存在的重復(fù)采集信息、數(shù)據(jù)計(jì)算錯(cuò)誤等問題,進(jìn)一步提高財(cái)務(wù)工作質(zhì)量,保證各類財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息的精準(zhǔn)性。同時(shí),財(cái)務(wù)共享模式具有制度化特點(diǎn),對(duì)財(cái)務(wù)管理各環(huán)節(jié)、相關(guān)部門、相關(guān)對(duì)象進(jìn)行了細(xì)分,對(duì)預(yù)算、核算、審計(jì)等制定了對(duì)應(yīng)的規(guī)章制度,責(zé)權(quán)分明,且能夠加強(qiáng)各部門及人員之間的溝通協(xié)作效果,更好地對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行配置利用,提升財(cái)務(wù)工作效率[3]。而在此情況下也可為企業(yè)整體管理工作的開展提供有力幫助,便于企業(yè)更好地管控內(nèi)部,發(fā)揮管理職能,提升整體管理水平。
建設(shè)發(fā)展財(cái)務(wù)共享中心,可優(yōu)化整體財(cái)會(huì)工作流程,減輕工作人員的工作量,使得工作人員能夠?qū)⒏嗑Ψ旁诤诵臉I(yè)務(wù)上,以切實(shí)提高財(cái)務(wù)工作效率,獲取更多精準(zhǔn)全面的財(cái)務(wù)信息,為企業(yè)決策者提供戰(zhàn)略決策所需的各類數(shù)據(jù)信息。這樣可提高決策效率,避免決策誤差,以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享和企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的有機(jī)結(jié)合,更好地滿足企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展要求[4]。
基于財(cái)務(wù)共享模式,國有企業(yè)財(cái)務(wù)職能權(quán)利更多在少數(shù)人員手中,容易出現(xiàn)分權(quán)情況,所以現(xiàn)階段的國有企業(yè)組織架構(gòu)不匹配,并不利于財(cái)務(wù)共享模式的有效實(shí)施,也難以提高內(nèi)部控制效果。在未來國有企業(yè)運(yùn)營發(fā)展中,為保證財(cái)務(wù)共享模式與內(nèi)部控制的高效落實(shí),還需要合理劃分職能,建立更合理完善的組織架構(gòu),明確部門職責(zé)和任務(wù)。
首先,財(cái)務(wù)共享模式與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)工作有所差別,很多財(cái)務(wù)人員難以第一時(shí)間適應(yīng)。其次,財(cái)務(wù)共享模式應(yīng)用下,財(cái)務(wù)工作流程、工作方法等得到改進(jìn)創(chuàng)新,財(cái)務(wù)共享中心的基礎(chǔ)工作主要為單一的數(shù)據(jù)處理和歸集,長期影響下容易削弱人員的工作積極性[5]。最后,財(cái)務(wù)共享模式下,工作的開展涉及相關(guān)信息技術(shù),若財(cái)務(wù)人員信息技術(shù)操作不當(dāng),專業(yè)能力水平偏低,也會(huì)降低工作效率。同時(shí),很多國有企業(yè)對(duì)財(cái)務(wù)人員的績效考核指標(biāo)設(shè)定不合理,業(yè)績指標(biāo)占據(jù)較大比例,忽略財(cái)務(wù)人員的全方位發(fā)展,導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員工作主動(dòng)性下降,難以真正主動(dòng)融入新工作模式。
財(cái)務(wù)共享中心需要對(duì)企業(yè)寄送的紙質(zhì)資料進(jìn)行電子數(shù)據(jù)對(duì)比,若中途出現(xiàn)延遲寄送或資料丟失,都會(huì)降低企業(yè)整體運(yùn)營效率,同時(shí)紙質(zhì)資料再轉(zhuǎn)化為數(shù)字資源過程中,因工作人員操作等因素的影響也會(huì)出現(xiàn)誤差。另外,國有企業(yè)建設(shè)規(guī)模較大,在運(yùn)營發(fā)展中涉及的業(yè)務(wù)項(xiàng)目也相對(duì)較多,于此也會(huì)產(chǎn)生更多的數(shù)據(jù)信息,若這些業(yè)務(wù)項(xiàng)目均有財(cái)務(wù)共享中心的工作人員進(jìn)行處理分析,不僅會(huì)產(chǎn)生較大的工作量,還會(huì)增加財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、拉長業(yè)務(wù)流程、降低處理效率,使得國有企業(yè)內(nèi)控水平偏低。
目前,很多國有企業(yè)各部門之間缺少交叉交流,各部門工作人員在工作開展時(shí)對(duì)于需要溝通交流的內(nèi)容,更多還是通過部門管理人員之間進(jìn)行傳遞,導(dǎo)致信息溝通效率較低。同時(shí),業(yè)財(cái)融合度不高的情況下,財(cái)務(wù)共享中心工作人員難以真正了解企業(yè)業(yè)務(wù)開展情況,對(duì)業(yè)務(wù)理解認(rèn)知存在一定偏差,而業(yè)務(wù)工作人員對(duì)財(cái)務(wù)政策等相關(guān)內(nèi)容也缺乏了解,這樣財(cái)務(wù)共享中心工作人員在處理相關(guān)業(yè)務(wù)問題時(shí)就需要與相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員進(jìn)行溝通,導(dǎo)致處理效率大幅度下降。
財(cái)務(wù)共享模式需要借助信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)等手段,通過信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的高效采集、分析和應(yīng)用,逐步向多層次、多維度的決策支撐體系轉(zhuǎn)型,更多智能化技術(shù)設(shè)備的應(yīng)用也進(jìn)一步提高財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)開展的自動(dòng)化和智能化。但互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境存在不穩(wěn)定性,信息系統(tǒng)、軟件產(chǎn)品、智能設(shè)備等在運(yùn)行使用過程中都會(huì)產(chǎn)生一定風(fēng)險(xiǎn),若未能做好安全檢查工作,極易引發(fā)數(shù)據(jù)安全問題,導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息泄露、丟失、被竊取等。
目前,很多國有企業(yè)管理人員容易忽略內(nèi)部控制,缺乏內(nèi)部控制意識(shí),未能認(rèn)識(shí)到全面落實(shí)內(nèi)部控制對(duì)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要性。在此情況下使得國有企業(yè)內(nèi)部控制制度缺少、內(nèi)部控制活動(dòng)開展規(guī)范性偏低,以及內(nèi)部監(jiān)督體系不完善,這樣無法滿足財(cái)務(wù)共享中心的實(shí)際需求,難以提高財(cái)務(wù)內(nèi)控水平和企業(yè)整體管理質(zhì)量。
一方面,國有企業(yè)應(yīng)優(yōu)化組織架構(gòu),合理劃分企業(yè)責(zé)、權(quán)、利,促進(jìn)三者之間相互獨(dú)立、相互制衡。聘請(qǐng)獨(dú)立董事及監(jiān)事會(huì)成員,保證內(nèi)部管理的合理性,既發(fā)揮董事會(huì)在內(nèi)控中的重要作用,又可提高企業(yè)內(nèi)控管理的實(shí)效性。另一方面,國有企業(yè)應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)共享模式特點(diǎn)、內(nèi)控要求、企業(yè)發(fā)展目標(biāo)等,制定更完善的財(cái)務(wù)管理機(jī)制,明確各部門職責(zé)任務(wù)。同時(shí)加強(qiáng)宣傳落實(shí),讓企業(yè)內(nèi)部所有員工也能了解內(nèi)部控制的重要作用,積極改正自身的工作態(tài)度。安排專職人員定期開展調(diào)研工作,掌握更全面準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)資料,以更好地了解企業(yè)自身業(yè)務(wù)項(xiàng)目開展情況和發(fā)展需求,掌握內(nèi)外環(huán)境形勢(shì),以更好地改善內(nèi)控環(huán)境,采取有效的管理方法,逐步提高內(nèi)部控制管理水平。
首先,針對(duì)人員培訓(xùn)來說,應(yīng)針對(duì)財(cái)務(wù)人員、業(yè)務(wù)人員、外包人員等相關(guān)人員開展不同的培訓(xùn)工作,促進(jìn)其掌握更多知識(shí)方法,提高專業(yè)素養(yǎng)。根據(jù)企業(yè)的發(fā)展目標(biāo),結(jié)合各部門及員工的工作情況和個(gè)體發(fā)展需求,為員工開設(shè)額外培訓(xùn)內(nèi)容,如心理指導(dǎo)、繼續(xù)教育、職業(yè)規(guī)劃、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等,不斷提高員工的綜合能力水平。其次,制定實(shí)施完善的績效考核激勵(lì)機(jī)制。在績效考核指標(biāo)制定時(shí),應(yīng)結(jié)合運(yùn)用定性和定量分析方法,將指標(biāo)劃分為財(cái)務(wù)指標(biāo)和非財(cái)務(wù)指標(biāo),涉及財(cái)務(wù)工作、客戶滿意度、內(nèi)部流程、培訓(xùn)學(xué)習(xí)、個(gè)體發(fā)展等多個(gè)方面,提高績效考核的全面性與合理性,并采取平衡計(jì)分卡進(jìn)行考核評(píng)分。在考核過程中也要公平公正客觀,并將考核結(jié)果透明化,更好地激勵(lì)員工,提高其工作積極性。最后,也要加大人才招聘力度,根據(jù)國有企業(yè)自身發(fā)展需求、發(fā)展目標(biāo)等,設(shè)定人才招聘門檻,明確薪資待遇,吸引更多優(yōu)秀人才。在招聘過程中也需對(duì)應(yīng)聘人員的專業(yè)能力、綜合素養(yǎng)進(jìn)行全面核實(shí)考察,招聘更多復(fù)合型人才,不斷提高內(nèi)控效果,發(fā)揮財(cái)務(wù)共享模式作用,推動(dòng)國有企業(yè)穩(wěn)定長遠(yuǎn)發(fā)展。
國有企業(yè)應(yīng)進(jìn)一步對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化規(guī)范,建立標(biāo)準(zhǔn)程序,在交易時(shí)期就可將電子發(fā)票、電子合同融入報(bào)賬流程,這樣有利于保存和反復(fù)讀取,便于財(cái)務(wù)人員和業(yè)務(wù)人員查閱。加強(qiáng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型,能夠使用電子發(fā)票替代紙質(zhì)發(fā)票,這樣既可縮減業(yè)務(wù)處理工作量,降低人工誤差,還能避免發(fā)票丟失等情況的發(fā)生。對(duì)于一些文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字資源后,也可利用電子簽章系統(tǒng)、數(shù)字簽名技術(shù)進(jìn)行線上簽字蓋章,更好地保證數(shù)據(jù)信息的安全。加大業(yè)財(cái)融合力度,運(yùn)用流程再造理論,降低業(yè)務(wù)分離風(fēng)險(xiǎn),實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)流程的有效控制,提高內(nèi)控水平。
首先,國有企業(yè)可建立內(nèi)部“SMART”系統(tǒng),企業(yè)內(nèi)各部門及人員可在系統(tǒng)平臺(tái)上進(jìn)行溝通交流。其次為保證系統(tǒng)平臺(tái)運(yùn)行的規(guī)范安全性,還需實(shí)施員工信用評(píng)級(jí)制度,信用評(píng)級(jí)越高的員工在系統(tǒng)平臺(tái)上擁有更高的發(fā)言自由度,這樣可進(jìn)一步規(guī)范線上溝通環(huán)境。在此情況下可實(shí)現(xiàn)跨部門高效溝通,提高信息傳遞共享效率,便于部門人員之間進(jìn)行實(shí)時(shí)溝通,更好地處理業(yè)務(wù)和開展財(cái)務(wù)工作,提高財(cái)務(wù)共享模式下內(nèi)部控制水平。同時(shí),系統(tǒng)平臺(tái)的運(yùn)用還便于各項(xiàng)文件及措施的下發(fā),提高各類信息數(shù)據(jù)的接收效率,提升工作效率。
財(cái)務(wù)共享中心信息系統(tǒng)運(yùn)行期間也會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的隱患風(fēng)險(xiǎn),導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)泄露、丟失等,這不僅影響業(yè)務(wù)及財(cái)務(wù)工作效率,還會(huì)降低內(nèi)控質(zhì)量,對(duì)企業(yè)造成相應(yīng)的損失,所以國有企業(yè)需要提高對(duì)數(shù)據(jù)信息安全的重視度。首先,根據(jù)企業(yè)自身情況,結(jié)合內(nèi)控細(xì)則、財(cái)務(wù)管理內(nèi)容等,選擇應(yīng)用合適的軟硬件設(shè)施,提高系統(tǒng)平臺(tái)與企業(yè)內(nèi)控管理的適配度。其次,安排技術(shù)人員定期對(duì)相關(guān)系統(tǒng)、軟件產(chǎn)品、設(shè)備零件等進(jìn)行更新、維護(hù)、更換、處理等,減少系統(tǒng)數(shù)據(jù)誤差,提高數(shù)據(jù)信息的可靠性。針對(duì)重要的信息數(shù)據(jù)和文件資料,應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限,進(jìn)行加密保護(hù),以避免數(shù)據(jù)信息泄露。同時(shí)要求工作人員做好備份工作,定期完成基礎(chǔ)的殺毒、垃圾清理等操作,以更好地提高數(shù)據(jù)信息安全性,提升系統(tǒng)運(yùn)行水平。
國有企業(yè)管理人員應(yīng)意識(shí)到內(nèi)控的重要性,加強(qiáng)重視,能夠更新管理觀念,結(jié)合企業(yè)發(fā)展情況、內(nèi)控要求、財(cái)務(wù)共享模式特點(diǎn)等,制定完善的內(nèi)部控制管理制度。同時(shí),安排專職人員做好內(nèi)控制度的執(zhí)行工作,保證內(nèi)控制度能夠全面落實(shí)于工作各環(huán)節(jié),以提高內(nèi)部控制水平。在內(nèi)控制度執(zhí)行期間,對(duì)于存在的違規(guī)工作行為需要及時(shí)制止,并對(duì)產(chǎn)生的工作問題進(jìn)行處理解決,在此之后按照制度要求對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行責(zé)任追究,予以相應(yīng)的懲處,這樣有助于強(qiáng)化所有員工的內(nèi)控意識(shí),提高工作責(zé)任心。
做好內(nèi)部審計(jì)工作,能夠促進(jìn)國有企業(yè)各類資源得到優(yōu)化配置,減少財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)問題的發(fā)生,以更好地落實(shí)內(nèi)部控制,提升企業(yè)整體管理水平。但目前很多國有企業(yè)對(duì)內(nèi)審缺乏關(guān)注,整體開展效果不佳,還需要國有企業(yè)管理人員加強(qiáng)重視,開設(shè)內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu),配備專職內(nèi)部審計(jì)人員,對(duì)現(xiàn)有的內(nèi)審流程、內(nèi)審方法進(jìn)行調(diào)整優(yōu)化,以及配備完善的內(nèi)審制度,提高內(nèi)審工作開展的獨(dú)立性、權(quán)威性、規(guī)范性和有效性。另外,國有企業(yè)還應(yīng)做好風(fēng)險(xiǎn)防范監(jiān)督工作,針對(duì)存在的內(nèi)控缺陷需及時(shí)由相關(guān)部門人員進(jìn)行整改完善,加大追蹤監(jiān)督力度,保證內(nèi)控缺陷及時(shí)得到處理解決。
綜上所述,財(cái)務(wù)共享模式的實(shí)施與內(nèi)部控制的有效落實(shí),對(duì)國有企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)有重要作用,所以現(xiàn)階段國有企業(yè)應(yīng)了解財(cái)務(wù)共享模式的重要性,加大內(nèi)部控制力度,分析目前財(cái)務(wù)共享模式下內(nèi)部控制存在的問題,進(jìn)而根據(jù)內(nèi)控要求、財(cái)務(wù)共享模式特點(diǎn),結(jié)合國有企業(yè)發(fā)展需求等,對(duì)內(nèi)部控制進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn),通過優(yōu)化組織架構(gòu)、改進(jìn)管理模式、開展人員培訓(xùn)、規(guī)范業(yè)務(wù)流程、加強(qiáng)信息溝通、保障數(shù)據(jù)安全、完善內(nèi)控制度、實(shí)現(xiàn)有效內(nèi)審等方式進(jìn)一步提高內(nèi)部控制水平,充分發(fā)揮財(cái)務(wù)共享模式的作用價(jià)值,為國有企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供有力保障。