探析內(nèi)部控制在現(xiàn)代商貿(mào)企業(yè)中的應(yīng)用策略

王志 四川盛世大信商貿(mào)有限公司

引言

“十四五”規(guī)劃期間，我國確定了消費(fèi)為經(jīng)濟(jì)增長的核心驅(qū)動力，這無疑為國內(nèi)外的商貿(mào)企業(yè)提供了一個極好的發(fā)展機(jī)會。但是，隨著中國對零售行業(yè)的政策管控逐步放松，商貿(mào)企業(yè)正在遭受全球經(jīng)濟(jì)一體化和新興商業(yè)模式的沖擊。在機(jī)遇和挑戰(zhàn)面前，加大企業(yè)內(nèi)部控制力度，提升企業(yè)內(nèi)部控制水平已經(jīng)成為商貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制和接受外部監(jiān)督的主要任務(wù)。

一、企業(yè)內(nèi)部控制概述

（一）內(nèi)部控制的概念

內(nèi)部控制是指一個企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)營控制系統(tǒng)，即確保企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動能夠順利進(jìn)行而實(shí)施的一攬子管理策略。內(nèi)部控制不僅涵蓋了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層用于授權(quán)和指導(dǎo)經(jīng)濟(jì)活動的各類手段，同時也包含預(yù)算、審查、分析各類信息以及報(bào)告的流程和步驟，以及針對企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動開展的全面規(guī)劃、監(jiān)督和評價等各類規(guī)章制度。

（二）內(nèi)部控制的意義

企業(yè)的管理決定、目標(biāo)構(gòu)建、法律法規(guī)都構(gòu)成了企業(yè)運(yùn)營管理的核心環(huán)節(jié)，能夠?qū)ζ髽I(yè)的財(cái)務(wù)操作、策略布局、行為準(zhǔn)則及流程產(chǎn)生有力的約束。換而言之，企業(yè)的內(nèi)部監(jiān)督是全面執(zhí)行國家法律法規(guī)、企業(yè)規(guī)章制度的堅(jiān)實(shí)支撐，具備很強(qiáng)的針對性。因此，需要把企業(yè)的內(nèi)部控制體系融入企業(yè)所有環(huán)節(jié)，以確保企業(yè)的管理規(guī)劃和決定順利執(zhí)行。內(nèi)部控制體系是內(nèi)控指引與評價指引的綜合應(yīng)用，通過落實(shí)企業(yè)購銷和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的核心控制，對財(cái)務(wù)運(yùn)營和業(yè)務(wù)操作實(shí)現(xiàn)嚴(yán)密的監(jiān)督和限制，從而有效預(yù)防各類經(jīng)營風(fēng)險，推動企業(yè)長效發(fā)展。

二、內(nèi)部控制在現(xiàn)代商貿(mào)企業(yè)中的應(yīng)用現(xiàn)狀

（一）內(nèi)部控制認(rèn)識不到位，內(nèi)部控制環(huán)境薄弱

傳統(tǒng)觀點(diǎn)將內(nèi)部控制局限于財(cái)務(wù)審計(jì)的狹隘領(lǐng)域，并視其為審計(jì)工作的一部分，對內(nèi)部控制認(rèn)識不到位，導(dǎo)致目前企業(yè)內(nèi)部控制管理存在如下幾個問題：第一，部分企業(yè)管理者對于內(nèi)部控制的理解有所偏差。部分管理者認(rèn)為內(nèi)部控制要求相互制約，相互監(jiān)督會影響企業(yè)管理效率。內(nèi)部控制過分依賴直接的權(quán)力，而忽視了授權(quán)的重要性。這種做法導(dǎo)致管理較為僵化，使得企業(yè)無法適應(yīng)快速的環(huán)境變化。第二，部分投資人或企業(yè)管理者認(rèn)為內(nèi)部控制成本與預(yù)期效益回報(bào)存在矛盾，得不償失，即過度的內(nèi)部控制可能會增加企業(yè)的運(yùn)營成本，并未真正推動企業(yè)發(fā)展[1]。

（二）商品進(jìn)銷管理不科學(xué)，嚴(yán)重影響企業(yè)發(fā)展

第一，產(chǎn)品采購環(huán)節(jié)不科學(xué)，產(chǎn)品積壓滯銷現(xiàn)象嚴(yán)重。產(chǎn)品采購沒有遵循以銷定采原則，產(chǎn)品采購數(shù)量與結(jié)構(gòu)失衡，因沒有市場需求或需求小，進(jìn)而導(dǎo)致庫存積壓，而上架時間、系列不足、庫存、陳列與銷售的不匹配也會對商品的店鋪銷售管理產(chǎn)生影響。行業(yè)特性要求產(chǎn)品的上市時間必須與相應(yīng)地域的氣候和溫度保持一致，如果對上市時間的控制出現(xiàn)錯誤，將會導(dǎo)致產(chǎn)品銷售周期的人為縮短，最后可能會對企業(yè)利潤產(chǎn)生影響。第二，定價機(jī)制不完善，采購中存在利益輸送或腐敗問題。企業(yè)在選擇供貨商時未能遵循科學(xué)性、實(shí)際性原則，部分管理者以權(quán)謀私，選擇相熟的供貨商，給企業(yè)效益帶來影響。第三，銷售定價不合理，缺乏商品管理的規(guī)劃和計(jì)劃。合理的商品定價與商品促銷是商品銷售不可或缺的一環(huán)，初期引入和成長期實(shí)際上也是商品的高毛利期。在正價和高折扣階段結(jié)束后的季末，也就是通常所說的季末清倉打折期實(shí)施合適的折扣和活動方式，不僅能夠順利地完成庫存的季末清理，還能提高銷售效率，是獲取全年商品毛利的一種方式。

（三）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制不健全，信息溝通渠道不暢

盡管許多企業(yè)已經(jīng)構(gòu)建了自己的內(nèi)部控制機(jī)構(gòu)，但部分企業(yè)仍未形成完善的管理框架，內(nèi)部監(jiān)督體系不完善，具體存在以下幾點(diǎn)問題：第一，部分企業(yè)僅僅遵循國家對內(nèi)部控制的標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)筑基礎(chǔ)的管理流程，這種管理框架并未形成一個完整的閉環(huán)。部分企業(yè)仍傾向于采用傳統(tǒng)的運(yùn)營方式，缺乏設(shè)定限制和預(yù)防措施，更多地關(guān)注事后管理，而忽視了事前和事中預(yù)防，企業(yè)在預(yù)測和控制商業(yè)風(fēng)險和財(cái)務(wù)風(fēng)險方面的工作相對較少，更看重對金錢、物品等實(shí)體資產(chǎn)的管理，卻忽略了對人力、信息、文化等非實(shí)體資產(chǎn)的管理[2]。第二，內(nèi)部監(jiān)督評價體系不完善。當(dāng)前我國大部分商貿(mào)企業(yè)并沒有建立一個完善的內(nèi)部監(jiān)督評價機(jī)制，難以對審計(jì)部門職責(zé)設(shè)置明確的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，從而導(dǎo)致企業(yè)對審計(jì)人員考核上缺乏明確的標(biāo)準(zhǔn)，獎懲不明，導(dǎo)致監(jiān)督人員的積極性不高，企業(yè)內(nèi)部管理也無法實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)。第三，信息溝通渠道建設(shè)不力。在信息溝通與管理中，商貿(mào)企業(yè)的投入遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，科技迭代速度較慢，極大地削弱了企業(yè)內(nèi)部信息傳遞的實(shí)時性與精確性，使得本就繁雜的內(nèi)部監(jiān)督管理流程變得更為復(fù)雜，阻礙了商貿(mào)企業(yè)的高效發(fā)展。

（四）內(nèi)控組織架構(gòu)不合理，組織管理模式僵化

現(xiàn)代企業(yè)體系需要企業(yè)構(gòu)建一個具備產(chǎn)權(quán)明確、職責(zé)清楚、管理科學(xué)的企業(yè)體系。第一，企業(yè)內(nèi)控組織架構(gòu)不合理，治理架構(gòu)形同虛設(shè)。盡管現(xiàn)在一些企業(yè)根據(jù)《企業(yè)法》的相關(guān)條款已經(jīng)設(shè)立了股東大會、董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層等相關(guān)的組織結(jié)構(gòu)，這些結(jié)構(gòu)的設(shè)置也滿足了企業(yè)內(nèi)部控制管理的需求，并且建立了相應(yīng)的內(nèi)部控制體系，但是在實(shí)際操作過程中，企業(yè)在做出決策時仍然堅(jiān)持“一言堂”的模式。監(jiān)事會失去其監(jiān)管的功能，董事會中的獨(dú)立董事也無法保持獨(dú)立，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)治理架構(gòu)建設(shè)毫無意義。第二，企業(yè)內(nèi)控機(jī)制不健全，組織管理模式僵化。部分企業(yè)內(nèi)部控制機(jī)制不健全，工作流程模糊不清，管理權(quán)責(zé)不明。當(dāng)相關(guān)部門遇到意見分歧的問題時互相推諉，各自獨(dú)立問題嚴(yán)重，進(jìn)而導(dǎo)致內(nèi)部控制的效果大打折扣。當(dāng)今社會，企業(yè)間的競爭愈發(fā)劇烈，企業(yè)承受的經(jīng)營風(fēng)險也在逐漸增加，這種情況下，如果企業(yè)的內(nèi)部控制執(zhí)行不到位，那么企業(yè)就很難實(shí)現(xiàn)良好的發(fā)展。

（五）內(nèi)控評價體系不完善，內(nèi)控執(zhí)行效果不佳

第一，內(nèi)部評價權(quán)責(zé)結(jié)構(gòu)不合理。部分企業(yè)選擇利用監(jiān)管功能取代內(nèi)部控制評價，企業(yè)各部門領(lǐng)導(dǎo)之間存在著相互監(jiān)管和依賴的關(guān)系，而基層員工屬于從屬地位，在執(zhí)行內(nèi)部控制監(jiān)管時缺乏發(fā)言權(quán)，也沒有有效的管理手段，因此在進(jìn)行內(nèi)部控制體系評價時，無法順利進(jìn)行內(nèi)部控制工作。這種情況的主要原因在于內(nèi)部控制評價體系的權(quán)責(zé)分配設(shè)定不當(dāng)，缺乏有力的內(nèi)部控制評價工具，導(dǎo)致內(nèi)部控制評價的效果未能達(dá)到預(yù)期。第二，缺少統(tǒng)一的內(nèi)部控制評價標(biāo)準(zhǔn)。我國政府機(jī)構(gòu)通常會對內(nèi)部控制的全面性、有效性與合理性做出評價，但是并未明確規(guī)定評價過程應(yīng)該如何進(jìn)行。因此，無法為企業(yè)內(nèi)部控制評價提供實(shí)質(zhì)性的引導(dǎo)，這就導(dǎo)致各個企業(yè)的管理者在進(jìn)行內(nèi)部控制評價時沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，無法對各個企業(yè)的內(nèi)部控制有效性進(jìn)行評價和比較[3]。

三、內(nèi)部控制在現(xiàn)代商貿(mào)企業(yè)中的應(yīng)用策略

（一）提高內(nèi)部控制認(rèn)識，優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境

第一，提高對內(nèi)部控制的認(rèn)知。企業(yè)管理層和員工需要嚴(yán)格自我約束，遵循內(nèi)部控制的標(biāo)準(zhǔn)，同時也需要妥善管理內(nèi)部控制流程，加深對內(nèi)部控制主體的認(rèn)知，建立內(nèi)部控制指導(dǎo)思想，根據(jù)相關(guān)法規(guī)持續(xù)提升企業(yè)的內(nèi)部控制質(zhì)量。第二，強(qiáng)化內(nèi)控體系構(gòu)建，明確內(nèi)部控制路徑。根據(jù)企業(yè)的具體狀況識別出存在的不足，接著有目標(biāo)地執(zhí)行內(nèi)部控制任務(wù)，同時保證在執(zhí)行過程中的有力監(jiān)管。第三，對所有員工進(jìn)行強(qiáng)化指導(dǎo)，促使各員工積極參與內(nèi)控管理當(dāng)中，以此提升內(nèi)部控制效率。同時，企業(yè)管理者也需要提升自我認(rèn)知，理解企業(yè)內(nèi)部控制的重要性和人性化的價值，持續(xù)優(yōu)化內(nèi)部控制體系，嚴(yán)格執(zhí)行內(nèi)控工作方案，提升內(nèi)部控制效率，并塑造全員參與內(nèi)部控制的企業(yè)文化。

（二）加強(qiáng)商品進(jìn)銷管理，提高企業(yè)運(yùn)營效益

第一，構(gòu)建科學(xué)的進(jìn)銷存管理系統(tǒng)。科學(xué)的進(jìn)銷存管理系統(tǒng)包括確定進(jìn)貨和銷售的步驟，設(shè)立精確的數(shù)據(jù)收集和記錄系統(tǒng)，以保證數(shù)據(jù)具有實(shí)時性和準(zhǔn)確性特征。同時，還需要制定清晰的管理策略和流程，保證各個環(huán)節(jié)的工作能有序推進(jìn)。在構(gòu)建管理系統(tǒng)時，可以利用ERP 系統(tǒng)等現(xiàn)代信息技術(shù)協(xié)助管理，自動化地收集和分析數(shù)據(jù)，從而提升管理效率和精確度。第二，精確預(yù)測需求。優(yōu)秀的庫存控制任務(wù)必須精確預(yù)估需求。透過解讀歷史銷售記錄、行業(yè)走向及競爭者狀態(tài)，能夠設(shè)立適當(dāng)?shù)臓I銷策略與采購方案，防止商品供應(yīng)不足或短缺。而精準(zhǔn)預(yù)估需求的核心在于數(shù)據(jù)解讀與市場探究。企業(yè)可以運(yùn)用現(xiàn)代的數(shù)字化分析技術(shù)與市場研究手段，收集更精確的消費(fèi)者需求，進(jìn)一步構(gòu)建出更為合理的進(jìn)銷存策略。第三，優(yōu)化采購管理。在進(jìn)銷存管理過程中，采購占據(jù)著關(guān)鍵的位置，它直接影響著成本的調(diào)整和產(chǎn)品的品質(zhì)。為了優(yōu)化采購管理，企業(yè)可以通過尋求眾多供應(yīng)商，從而減少采購風(fēng)險和費(fèi)用。定時審查供應(yīng)商，對供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行持續(xù)審查，以保證其服務(wù)和產(chǎn)品的質(zhì)量符合規(guī)范。運(yùn)用尖端的采購方法，例如電子競標(biāo)、電子采購等，以提高采購效率和公開性。第四，加強(qiáng)銷售管理。企業(yè)的盈利來源主要依賴于銷售，所以在產(chǎn)品進(jìn)銷管理過程中，銷售管理起著至關(guān)重要的作用。為優(yōu)化銷售管理，企業(yè)應(yīng)該依照需求預(yù)估與市場狀態(tài)設(shè)立適當(dāng)?shù)匿N售方案，涵蓋銷售目標(biāo)、銷售戰(zhàn)略等。對銷售人員進(jìn)行培訓(xùn)，增強(qiáng)其營銷能力與服務(wù)觀念，以此來增加顧客的滿足感。設(shè)立營銷方針，清晰地設(shè)立營銷方針，例如價格方針、售后服務(wù)方針等，以此來保證營銷流程的合法與公正。

（三）完善內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，暢通信息溝通渠道

強(qiáng)大的內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制能夠讓內(nèi)部控制體系發(fā)揮最大效用，只有穩(wěn)固的制度保障并持久地執(zhí)行，才能有效地執(zhí)行內(nèi)部控制工作。因此，如何更有力地加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制監(jiān)管至關(guān)重要。新時期下，完善企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，暢通溝通渠道是加強(qiáng)內(nèi)部控制的關(guān)鍵。第一，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者需要進(jìn)一步加大監(jiān)督力度，不僅要檢查內(nèi)部控制的不足，還要妥善應(yīng)對內(nèi)部控制執(zhí)行過程中出現(xiàn)的執(zhí)行錯誤、執(zhí)行人員故意欺詐等不良狀況。第二，建立全員內(nèi)控體系。為防止形象工程出現(xiàn)，企業(yè)管理者需要主動向員工解釋內(nèi)部控制的含義和功能，以此來進(jìn)一步增強(qiáng)內(nèi)部控制的影響力。同時，設(shè)立內(nèi)部審計(jì)職能部門也是執(zhí)行內(nèi)部控制的關(guān)鍵，為了確保這些部門具有獨(dú)立的權(quán)威性，應(yīng)由獨(dú)立于財(cái)務(wù)部門的人員直接擔(dān)任該部門的負(fù)責(zé)人。審計(jì)人員需要堅(jiān)持公平、公正和客觀的原則，確保自己的職責(zé)不受外部因素的干擾。第三，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部信息溝通，暢通內(nèi)部信息溝通渠道。積極組織各部門召開業(yè)務(wù)交流會，就部門內(nèi)部控制做法交流心得，對降低企業(yè)運(yùn)營風(fēng)險與完善業(yè)務(wù)工作流程建言獻(xiàn)策。同時，應(yīng)構(gòu)建企業(yè)的內(nèi)部控制規(guī)則操作平臺，暢通信息交流渠道，從而增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制實(shí)踐效果。

（四）優(yōu)化內(nèi)控組織架構(gòu)，推行不相容職務(wù)分離

第一，設(shè)置適當(dāng)?shù)南拗拼胧?，以阻止決定、管理和監(jiān)管的權(quán)力過于集中于一人，從而喪失了內(nèi)部控制的約束作用。引入利益相關(guān)方對經(jīng)營者權(quán)利進(jìn)行審查，檢查是否有過度集中的狀況。一旦察覺到問題，有權(quán)要求監(jiān)管機(jī)構(gòu)進(jìn)行審查，并針對審查過程中發(fā)現(xiàn)的問題給出修正意見。第二，強(qiáng)化內(nèi)部控制和治理結(jié)構(gòu)之間的聯(lián)系。若企業(yè)治理結(jié)構(gòu)不健全且與內(nèi)部控制無法有效銜接，即便設(shè)立了嚴(yán)格且完善的內(nèi)部控制體系，也將難以執(zhí)行并獲得預(yù)期的控制效果。第三，推行不相容職務(wù)分離。為了避免出納員同時承擔(dān)稽查、會計(jì)資料存儲以及收益、開銷、成本和債務(wù)賬單的記錄任務(wù)，企業(yè)的財(cái)務(wù)專用印章和法人代表個人印章應(yīng)該由不同的團(tuán)隊(duì)來進(jìn)行管理，而且財(cái)務(wù)專用印章和銀行匯款應(yīng)該是由會計(jì)和出納員共同維護(hù)；清晰地劃分了記賬員、經(jīng)營決策員、資產(chǎn)存儲員之間的職責(zé)邊界，讓他們彼此獨(dú)立、彼此制衡。通常，對于所有的經(jīng)濟(jì)活動，無論是整個流程還是其中幾個重點(diǎn)步驟，都需要設(shè)置兩個或兩個以上的部門員工來進(jìn)行分配，互為限制。

（五）完善內(nèi)控評價體系，控制經(jīng)營運(yùn)作關(guān)鍵點(diǎn)

為保證企業(yè)內(nèi)部控制體系有效實(shí)施并產(chǎn)生較好的效果，同時能夠在內(nèi)部控制過程中適應(yīng)新的環(huán)境和變化，必須建立科學(xué)的評價考核機(jī)制。在構(gòu)建完善的企業(yè)內(nèi)部控制管理體系的同時，也需要配備完備的評價考核方案，以確保內(nèi)部控制管理的有效執(zhí)行。第一，企業(yè)需要加強(qiáng)對內(nèi)部審計(jì)的把關(guān)，讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對內(nèi)部控制制度與執(zhí)行情況有更深入的了解，也能給出對于優(yōu)化內(nèi)部控制的積極建議。第二，根據(jù)實(shí)際情況制定績效評價標(biāo)準(zhǔn)，確保考核標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性和合理性，保證公正性和透明度，從而能夠準(zhǔn)確地評價員工的實(shí)際職責(zé)。同時，企業(yè)也需要依照商業(yè)環(huán)境的改動及內(nèi)部管理的目的，及時修改績效評價的標(biāo)準(zhǔn)，從而增強(qiáng)績效評價體系的彈性。第三，加強(qiáng)過程管理，提高評價工作成效。身為負(fù)責(zé)內(nèi)部管理評價的主管機(jī)構(gòu)，必須設(shè)計(jì)出具體且真正可執(zhí)行的評價任務(wù)計(jì)劃，清晰地指出評價的主題、手段、標(biāo)準(zhǔn)以及在評價過程中的內(nèi)部交流模式與策略，以確保評價任務(wù)的規(guī)范性。編制與內(nèi)部管理評價相關(guān)的專業(yè)材料并開展專項(xiàng)培訓(xùn)，讓評價團(tuán)隊(duì)能夠精確地理解評價任務(wù)所需的專業(yè)技能以及評價任務(wù)的步驟、手段和標(biāo)準(zhǔn)。

結(jié)語

綜上所述，隨著市場經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，經(jīng)濟(jì)一體化步伐不斷加快，這也使得企業(yè)的運(yùn)營管理風(fēng)險日益增大。為了更有效地應(yīng)對這些風(fēng)險，完善和優(yōu)化企業(yè)的內(nèi)部控制管理是當(dāng)下商貿(mào)企業(yè)的重點(diǎn)。通過建立和執(zhí)行完善的內(nèi)部控制管理制度，可以提高企業(yè)的運(yùn)營管理效率，增強(qiáng)企業(yè)的整體競爭力，從而有效地保障企業(yè)總體目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)，并有助于企業(yè)在激烈的市場競爭中始終保持領(lǐng)先地位。