企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型面臨的困境及創(chuàng)新策略探討

摘要：企業(yè)檔案是企業(yè)財(cái)產(chǎn)與信息資源的重要組成部分，與生產(chǎn)及管理工作密切相關(guān)。企業(yè)通過檔案的系統(tǒng)管理，對各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的眾多文件進(jìn)行有序整合、歸檔以及有效利用，為生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策及持續(xù)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)支撐。因此，檔案管理作為生產(chǎn)經(jīng)營過程中的基礎(chǔ)性工作，需要加速檔案資料的數(shù)字化進(jìn)程，這也是全面推動(dòng)檔案管理體系實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵舉措，應(yīng)充分挖掘檔案信息在數(shù)字資產(chǎn)中的核心價(jià)值，確保數(shù)字化運(yùn)營過程獲得有效的支撐與保障，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)持續(xù)穩(wěn)健發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；數(shù)字化轉(zhuǎn)型

DOI：10.12433/zgkjtz.20243540

信息技術(shù)的發(fā)展，對傳統(tǒng)的檔案管理模式構(gòu)成了嚴(yán)峻考驗(yàn)，促使檔案工作人員轉(zhuǎn)變固有的思維模式，改變既有的工作方式。企業(yè)構(gòu)建數(shù)字化檔案系統(tǒng)，不僅能夠確保數(shù)據(jù)檔案的安全與高效運(yùn)行，還可以提升檔案處理的效率，成為檔案部門積極應(yīng)對信息化趨勢挑戰(zhàn)的核心戰(zhàn)略，是提升檔案管理質(zhì)量與效率的關(guān)鍵舉措，同時(shí)也是需要遵循的發(fā)展路徑。

一、企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型意義

（一）企業(yè)滿足數(shù)字化時(shí)代檔案利用需求的必經(jīng)之路

在數(shù)字化背景下，企業(yè)員工對檔案使用的需求發(fā)生明顯變化：第一，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，數(shù)字檔案的使用頻率正在超越傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，員工愈發(fā)依賴數(shù)字檔案，其便捷性和高效性獲得了員工的青睞。數(shù)字檔案不僅節(jié)省了存儲空間，還提高了檢索和查閱的速度，使得員工能夠迅速找到所需的信息，從而提高了工作效率。與此同時(shí)，數(shù)字檔案的管理也更加規(guī)范和系統(tǒng)，便于長期保存和備份，確保了檔案的安全性和完整性。因此，員工對數(shù)字檔案的依賴程度逐漸加深，成為檔案管理與使用的趨勢。

第二，員工對獲取檔案的效率提出了更高的要求，希望能夠迅速且準(zhǔn)確地找到所需要的檔案資料，這就需要檔案管理人員具備高效的工作能力和精準(zhǔn)的查找能力，同時(shí)也要求檔案管理系統(tǒng)具備良好的用戶體驗(yàn)和高效的檢索功能，以便快速定位和提取所需的檔案文件，提高整體的工作效率和滿意度。

第三，隨著時(shí)代的發(fā)展，員工對于便捷性的需求日益增長，希望能夠簡化檔案獲取的審批流程，以便更加高效地完成工作。因此企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取措施，優(yōu)化現(xiàn)有的審批流程。同時(shí)員工還希望能夠通過互聯(lián)網(wǎng)便捷地訪問到授權(quán)范圍內(nèi)的檔案資料，企業(yè)需要建立安全、可靠的在線檔案管理系統(tǒng)，讓員工在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)快速獲取到所需的信息，這樣員工不僅能夠節(jié)省大量的時(shí)間和精力，還能更好地完成工作任務(wù)。

（二）企業(yè)提供高效檔案利用服務(wù)的基本手段

在數(shù)字化管理背景下，企業(yè)的檔案管理工作能夠提升管理與運(yùn)營效率，因此需要高效利用檔案資源。隨著檔案信息逐步數(shù)字化，檔案資料可以即時(shí)獲取并靈活應(yīng)用于各項(xiàng)管理活動(dòng)之中；檔案資源被安全存儲于網(wǎng)絡(luò)空間，借助網(wǎng)絡(luò)及其他先進(jìn)的信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的在線集成查詢與高效應(yīng)用，為使用者提供更為便捷的信息服務(wù)途徑。

（三）企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢

首先，紙質(zhì)檔案因存儲容量及相對較高的維護(hù)成本具有局限性。相比之下，數(shù)字化檔案具有強(qiáng)大的信息存儲能力，有效降低了對物理存儲空間的需求，從而減少了企業(yè)在檔案維護(hù)方面的支出。其次，如果紙質(zhì)檔案遭受損壞，其修復(fù)難度極大，相比之下數(shù)字化檔案具備多重復(fù)制保存的能力，降低檔案損失的可能性，有效防范了相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)[1]。最后，紙質(zhì)檔案使用過程耗時(shí)長且繁瑣，通常需要查閱數(shù)十份乃至上百份檔案，相比之下，數(shù)字化檔案的檢索則通過計(jì)算機(jī)在幾分鐘內(nèi)迅速找到所需信息，提升了工作效率。

二、企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型內(nèi)容

（一）規(guī)范與完善基礎(chǔ)業(yè)務(wù)

企業(yè)對基礎(chǔ)業(yè)務(wù)流程實(shí)施了規(guī)范化與升級措施，強(qiáng)化了檔案管理的組織架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的統(tǒng)一集中管理，企業(yè)通過構(gòu)建全面合規(guī)的檔案管理體系，確保了檔案資料資源的規(guī)范性和一致性。在推進(jìn)檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程中，基本業(yè)務(wù)流程的規(guī)范性和完善性構(gòu)成了初步關(guān)鍵性的環(huán)節(jié)，對于數(shù)字化改革能否順利進(jìn)行起著決定性作用。

（二）增量檔案的電子化

首先，即便檔案數(shù)字化的全面進(jìn)程尚未達(dá)成，通過對管理流程采取電子化改進(jìn)措施，能提升數(shù)字檔案管理的效能。其次，協(xié)助管理人員應(yīng)對信息技術(shù)升級改革過程中所面臨的挑戰(zhàn)。在企業(yè)的成長階段，往往會面臨信息化快速發(fā)展所帶來的龐大數(shù)據(jù)量問題，數(shù)據(jù)長期有效存儲面臨技術(shù)難題，特別是傳統(tǒng)系統(tǒng)向新系統(tǒng)的過渡與轉(zhuǎn)換，阻礙企業(yè)信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。然而通過實(shí)施檔案的電子化管理工作，可以有效解決上述問題，從而推動(dòng)檔案管理向數(shù)字化轉(zhuǎn)型邁進(jìn)。最后，檔案積累的數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程不僅包括客戶資料的數(shù)字化處理，還涉及了管理操作的電子化升級，在整體數(shù)字轉(zhuǎn)換進(jìn)程中具有重要作用。

（三）檔案管理的智能化

檔案管理智能化主要由傳統(tǒng)手工作業(yè)方式向數(shù)字化智能控制方式的轉(zhuǎn)變，對檔案管理體系實(shí)施根本性的革新，研發(fā)并實(shí)施契合企業(yè)信息化需求的高端電子檔案系統(tǒng)，并將該系統(tǒng)全面高效地融入檔案管理流程中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化與信息化，進(jìn)而提升工作的效率與質(zhì)量。

三、企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型面臨的困境

（一）技術(shù)架構(gòu)與集成挑戰(zhàn)

一方面，企業(yè)應(yīng)基于其業(yè)務(wù)特性、數(shù)據(jù)規(guī)模及管理需求等多重因素，選擇適合的技術(shù)架構(gòu)，如分布式數(shù)據(jù)存儲、微服務(wù)等體系，同時(shí)企業(yè)需全面考量各類技術(shù)的兼容性與交互性能，確保系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定與順暢。另一方面，檔案管理系統(tǒng)需實(shí)現(xiàn)與ERP、CRM、OA等各類應(yīng)用程序的緊密集成，保障信息的即時(shí)傳遞與共享。在將系統(tǒng)整合的過程中，可能會面臨數(shù)據(jù)格式的不統(tǒng)一以及接口協(xié)議的不兼容等問題，要求企業(yè)投入大量的人力與資源，完成系統(tǒng)間的兼容與調(diào)試工作。隨著企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的不斷深化，檔案資料的數(shù)量急劇增加，對系統(tǒng)存儲空間、數(shù)據(jù)處理能力及網(wǎng)絡(luò)帶寬等資源提出了更高需求，需要不斷優(yōu)化技術(shù)架構(gòu)，以保障業(yè)務(wù)的持續(xù)穩(wěn)健發(fā)展。

（二）數(shù)字化人才缺乏

一方面，數(shù)字檔案管理的發(fā)展需要掌握檔案專業(yè)知識以及具備信息技術(shù)能力的復(fù)合型人才，然而當(dāng)前復(fù)合型人才較為匱乏。人員多數(shù)在數(shù)字化操作技能方面存在不足，面對數(shù)字化轉(zhuǎn)型的挑戰(zhàn)時(shí)難以有效應(yīng)對；而信息技術(shù)專業(yè)人員，則因?qū)n案行業(yè)相關(guān)知識了解有限，難以精準(zhǔn)符合檔案管理在數(shù)字化進(jìn)程中的特定需求。另一方面，在數(shù)字化人才的培養(yǎng)與引進(jìn)方面，高等院校在檔案管理專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)，關(guān)于數(shù)字技術(shù)的教育內(nèi)容尚顯不足，難以充分滿足數(shù)字檔案管理行業(yè)對專業(yè)人才的需求[2]。由于檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型仍處于初步階段，成熟的專業(yè)人才市場尚未得以構(gòu)建，企業(yè)通過外部招聘途徑獲取所需的專業(yè)人才面臨著較大難度。為此可以積極采取措施，強(qiáng)化員工在數(shù)字化技能方面的培訓(xùn)，例如：通過組織信息技術(shù)的專業(yè)培訓(xùn)課程、鼓勵(lì)員工自主學(xué)習(xí)提升等方式，有效提升檔案管理團(tuán)隊(duì)在數(shù)字技術(shù)領(lǐng)域的專業(yè)能力；主動(dòng)加強(qiáng)與高等院校及研究機(jī)構(gòu)的深度合作，推動(dòng)檔案管理與信息科技專業(yè)的深度融合，共同為企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型與發(fā)展貢獻(xiàn)智慧與力量。

（三）信息安全風(fēng)險(xiǎn)

第一，數(shù)字檔案存儲容易受到物質(zhì)損壞或硬盤故障等多種不利因素的干擾，在缺乏可靠的資料備份與恢復(fù)機(jī)制的情形下如果發(fā)生緊急情況，會導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)遭受無法挽回的損失。第二，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，電子檔案在傳輸及遠(yuǎn)程訪問的過程中，存在遭受網(wǎng)絡(luò)入侵者竊取或篡改的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也可能面臨病毒、勒索軟件等惡意軟件的侵害，導(dǎo)致檔案資料的泄露或損壞。第三，隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，云存儲與云計(jì)算等技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域內(nèi)得到了廣泛應(yīng)用，提升了存檔與檢索的效率及便捷性，然而也潛藏一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，如云服務(wù)提供商可能竊取或不當(dāng)利用檔案資料等情況。在企業(yè)檔案工作向數(shù)字化轉(zhuǎn)型的進(jìn)程中，需要重視信息的安全防護(hù)工作，增強(qiáng)安全管控體系的效能。企業(yè)需要實(shí)施技術(shù)方案，諸如數(shù)據(jù)加密處理、嚴(yán)格權(quán)限限制、資料定期備份以及遠(yuǎn)程應(yīng)急恢復(fù)措施等，將潛在的安全威脅降至較低程度，使檔案信息的保密性、完整性和可靠性得到有效保障。

四、企業(yè)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型創(chuàng)新策略

（一）加快數(shù)字化建設(shè)速度

企業(yè)需要重視加快檔案管理系統(tǒng)的信息化步伐，依據(jù)自身的實(shí)際情況和檔案管理的發(fā)展需求，加大對人力資源和物質(zhì)資源的投入力度，合理配置足夠數(shù)量的專業(yè)技術(shù)人員以及相應(yīng)的設(shè)施與物資，推動(dòng)檔案管理系統(tǒng)全面邁向信息化。檔案管理部門需要采取積極進(jìn)取的態(tài)度思考問題，深化對信息技術(shù)的認(rèn)知與掌握，提高運(yùn)用信息技術(shù)的實(shí)際操作能力，運(yùn)用信息技術(shù)構(gòu)建智能化的企業(yè)管理平臺，從而提升檔案管理的效率與質(zhì)量[3]。企業(yè)已構(gòu)建完成的智能管理系統(tǒng)需員工持續(xù)進(jìn)行升級維護(hù)并采取有效的防御措施，確保檔案處理的安全以及員工行為的合規(guī)性，進(jìn)而降低檔案資料遺失或受損的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)應(yīng)專門設(shè)立崗位負(fù)責(zé)系統(tǒng)的安全維護(hù)工作，并由專職的安全負(fù)責(zé)人采用防火墻等先進(jìn)的技術(shù)手段強(qiáng)化認(rèn)證流程，進(jìn)一步提升智能管理系統(tǒng)的整體安全防護(hù)能力。在企業(yè)采用數(shù)字技術(shù)所建立的檔案信息庫及智能化監(jiān)管系統(tǒng)的支持下，如果員工完成身份驗(yàn)證流程，即可獲取所需的檔案信息，從而實(shí)現(xiàn)各部門間檔案信息的即時(shí)共享，有效提升了檔案信息處理效率。企業(yè)借助智能管理系統(tǒng)的支持，人員能夠便捷地識別并解決工作過程中遇到的難題，同時(shí)還可利用系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析，從而提煉出提升檔案管理工作效率的策略性建議，進(jìn)而為提升檔案管理效能奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（二）強(qiáng)化檔案工作人員管理能力

企業(yè)需要重視檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，確保檔案工作人員具備高水平的職業(yè)技能和綜合素養(yǎng)，為相關(guān)工作提供堅(jiān)實(shí)的支撐力量。此外企業(yè)應(yīng)定期組織專業(yè)的培訓(xùn)活動(dòng)，例如邀請高等院校相關(guān)專家進(jìn)行培訓(xùn)，強(qiáng)化員工的行業(yè)知識儲備，提升員工檔案管理理念及操作技能。企業(yè)還可以定期邀請外部專家參與的交流研討會，分享職場經(jīng)驗(yàn)與操作方法，幫助員工提升職業(yè)認(rèn)知，借鑒其他企業(yè)的先進(jìn)管理理念與技巧[4]。

企業(yè)對檔案管理團(tuán)隊(duì)進(jìn)行定期考核，全面評估其在檔案管理專業(yè)知識、數(shù)字技術(shù)能力以及工作態(tài)度等方面的能力水平。對于未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的員工及時(shí)予以提醒；而對于表現(xiàn)突出的員工進(jìn)行表彰，以此有效激發(fā)員工的工作積極性與主動(dòng)性，提升團(tuán)隊(duì)整體的專業(yè)素養(yǎng)和工作效率。

在注重內(nèi)部培訓(xùn)的同時(shí)，企業(yè)還需要重視外部人才的引進(jìn)。傳統(tǒng)的人才選拔模式過于注重應(yīng)聘者的過往工作經(jīng)歷，而忽視了其實(shí)際工作能力和綜合素質(zhì)的重要性。企業(yè)轉(zhuǎn)變?nèi)瞬耪衅赣^念，重點(diǎn)關(guān)注求職者在檔案管理專業(yè)知識、信息技術(shù)能力、個(gè)人道德品質(zhì)及職場技能等方面的綜合素質(zhì)。對于在相關(guān)專業(yè)展現(xiàn)高能力的求職者，可在學(xué)歷和職業(yè)背景方面適當(dāng)放寬條件，以此吸引優(yōu)秀人才，為企業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)注入新的活力。

此外，企業(yè)可以委派既具備深厚專業(yè)知識又擁有豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的優(yōu)秀人才，組建檔案管理領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)，該團(tuán)隊(duì)由相關(guān)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人，辦公室負(fù)責(zé)人擔(dān)任副負(fù)責(zé)人，并由辦公室直接負(fù)責(zé)相關(guān)事務(wù)的執(zhí)行，其他各職能部門相互協(xié)作，共同構(gòu)成四級管理體系，為檔案管理工作提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）加強(qiáng)系統(tǒng)安全管理

隨著企業(yè)逐步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，提升檔案管理的效率與便利性，然而原本私密的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榭稍L問狀態(tài)，使得檔案管理的保密性面臨更為嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，在企業(yè)向數(shù)字化轉(zhuǎn)型的過程中，需要加強(qiáng)安全防護(hù)機(jī)制的構(gòu)建，合理設(shè)定數(shù)據(jù)訪問權(quán)限，保障檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)固與安全。員工已對各類檔案實(shí)施了分級權(quán)限控制，促進(jìn)檔案系統(tǒng)的有效運(yùn)行，并有效防范檔案遺失等潛在風(fēng)險(xiǎn)[5]。企業(yè)選用符合高安全標(biāo)準(zhǔn)的檔案存儲系統(tǒng)，并結(jié)合應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)，有助于進(jìn)一步強(qiáng)化檔案的保護(hù)措施，通過持續(xù)更新防病毒軟件，系統(tǒng)如果檢測到潛在病毒威脅將立即觸發(fā)報(bào)警機(jī)制，從而避免病毒侵害可能導(dǎo)致的檔案資料丟失或損壞。企業(yè)應(yīng)用密碼保護(hù)技術(shù)，對內(nèi)部檔案進(jìn)行加密處理，確保檔案在電子傳遞過程中采用加密方式，防止信息內(nèi)容被攔截或篡改，進(jìn)而提升檔案的保密性。此外，企業(yè)還需提升檔案管理人員對信息安全的認(rèn)識，建立健全的安全管理體系，并構(gòu)建全面的防護(hù)機(jī)制，確保檔案數(shù)字化體系的防護(hù)可靠性。

五、結(jié)論

總而言之，在數(shù)字化發(fā)展推動(dòng)下，企業(yè)需面對不斷變化的外部環(huán)境所帶來的諸多潛在威脅與挑戰(zhàn)，不斷革新并優(yōu)化檔案管理架構(gòu)與經(jīng)營理念，確保企業(yè)的長期穩(wěn)健發(fā)展。檔案管理作為內(nèi)部管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對于企業(yè)在激烈的市場競爭中的表現(xiàn)及經(jīng)濟(jì)效益具有重要的影響。因此企業(yè)需要緊跟時(shí)代步伐，將檔案管理的數(shù)字化改革作為重要任務(wù)來應(yīng)對發(fā)展需求，提升檔案管理的質(zhì)量和效率，為企業(yè)管理方式的創(chuàng)新性發(fā)展提供強(qiáng)大動(dòng)力。

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（作者單位：紫金礦業(yè)集團(tuán)股份有限公司）