人工智能視角下開放教育學(xué)籍檔案的創(chuàng)新性管理利用分析

蔣周凌，劉淑嶸，葉菲菲

（廣西開放大學(xué) 廣西 南寧 530021）

學(xué)籍檔案具有較強(qiáng)的憑據(jù)性和權(quán)威性，對(duì)于學(xué)生學(xué)歷認(rèn)證、學(xué)業(yè)深造、社會(huì)就業(yè)有著巨大作用，也是高校檔案館（室）重點(diǎn)管理的檔案資源類型。近年來，隨著《中華人民共和國檔案法》《高等學(xué)校檔案管理辦法》等政策規(guī)章制度的出臺(tái)，教育行業(yè)的檔案工作逐漸被社會(huì)公眾所重視。這就需要相關(guān)責(zé)任部門轉(zhuǎn)變思想觀念、順應(yīng)時(shí)代潮流、創(chuàng)新工作模式，充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，將信息化、自動(dòng)化、智能化作為新時(shí)代改革的基礎(chǔ)，確保學(xué)籍檔案管理工作取得新成效，實(shí)現(xiàn)新改變，進(jìn)而為廣大學(xué)子提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

1 人工智能視角下開放教育學(xué)籍檔案的特征和創(chuàng)新性管理優(yōu)勢(shì)

學(xué)生學(xué)籍檔案信息復(fù)雜多樣，分布廣泛。隨著現(xiàn)代教育水平的提升以及學(xué)生人數(shù)的遞增，傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理、人工查詢利用的模式已無法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求。新時(shí)代，通過人工智能、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，使學(xué)籍檔案管理工作告別紙質(zhì)文件，對(duì)學(xué)生信息實(shí)現(xiàn)快速集成、數(shù)字化在線管理、傳遞與共享，既減輕了管理人員的負(fù)擔(dān)，也提高了學(xué)籍檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。

1.1 開放教育學(xué)籍檔案的特征

一是復(fù)雜性和保密性，學(xué)生學(xué)籍檔案涵蓋個(gè)人基本信息、社會(huì)關(guān)系、獎(jiǎng)懲情況，隨著智慧校園的普及，學(xué)生專業(yè)名稱、一卡通信息、銀行卡賬號(hào)密碼等結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化信息也添加至學(xué)籍中，對(duì)外界而言大多都是絕密、不對(duì)外公布的信息，一定程度上加大了學(xué)籍檔案的管理難度。二是來源廣泛且數(shù)量巨大，學(xué)籍檔案信息在人員上來源于學(xué)生本人、任課老師、班主任、后勤保障人員，在地點(diǎn)上來源于餐廳、圖書館、學(xué)院等，是對(duì)學(xué)生在校期間日常生活和學(xué)習(xí)生活的全方位記錄，一旦出現(xiàn)偏差，就可能影響全局。隨著我國教育普及力度增大，高校擴(kuò)招，學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)量呈幾何級(jí)增長，加重了學(xué)校檔案管理工作的負(fù)擔(dān)。三是變動(dòng)性大且利用率高，對(duì)于學(xué)籍檔案，學(xué)生在報(bào)考院校、外出工作、檔案審定等人生各個(gè)階段都用得到，且學(xué)籍狀態(tài)有可能因轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、受處分、處分取消而變動(dòng)，為此在檔案管理過程中要保證時(shí)效性，做到動(dòng)態(tài)更新，才能夠保證精確化反映學(xué)生個(gè)人的具體情況[1]。

1.2 學(xué)籍檔案創(chuàng)新性管理的優(yōu)勢(shì)

一是順應(yīng)時(shí)代潮流，隨著信息化的發(fā)展與科技進(jìn)步，將學(xué)籍檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)融合，促進(jìn)傳統(tǒng)管理模式優(yōu)化、轉(zhuǎn)型升級(jí)。二是提升管理效果，隨著學(xué)籍檔案數(shù)量的增多與內(nèi)容逐漸復(fù)雜，傳統(tǒng)管理模式已無法對(duì)其進(jìn)行高效管理，通過構(gòu)建學(xué)籍檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，可將海量的檔案信息資源集中存放，也可通過系統(tǒng)功能根據(jù)不同學(xué)生、不同專業(yè)、不同需求等指標(biāo)實(shí)現(xiàn)精細(xì)化分類，降低高校檔案管理成本。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)接口等手段，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息內(nèi)部共建共享，使管理方式更加多元化，提供更快捷便利的檔案信息服務(wù)，管理效果更加高效[2]。

2 學(xué)籍檔案創(chuàng)新性管理利用存在的問題

2.1 檔案重視程度有待提升

長期以來，大多院校存在“重教育、輕檔案”的管理思想，領(lǐng)導(dǎo)者及檔案管理員認(rèn)為，學(xué)籍檔案是學(xué)生個(gè)人資料的簡單收集與整理，對(duì)學(xué)校未來發(fā)展與效益無關(guān)，其對(duì)檔案的責(zé)任意識(shí)不夠，只停留在保存階段，在實(shí)際工作中易出現(xiàn)采集不完整、分類不規(guī)范、管理不準(zhǔn)確等問題，對(duì)學(xué)籍檔案審查不嚴(yán)密，使學(xué)生的個(gè)人信息不健全、不完善、不清晰。同時(shí)存在信息化意識(shí)不夠的問題，很少有學(xué)校做到將學(xué)籍檔案管理工作與信息技術(shù)有效融合，尚未意識(shí)到新時(shí)代技術(shù)手段為檔案管理工作帶來的優(yōu)勢(shì)，在整體規(guī)劃、任務(wù)實(shí)施等方面使學(xué)籍檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程難以推進(jìn)。

2.2 管理利用體系不夠健全

學(xué)籍檔案的高效管理是一項(xiàng)極為重要的工作，對(duì)于學(xué)生未來的人生走向和學(xué)校未來的發(fā)展有著較大的作用及價(jià)值，這就對(duì)各個(gè)學(xué)校實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化、科學(xué)化管理提出了更高的要求。但實(shí)際上各院校嚴(yán)重缺乏學(xué)籍檔案制度體系建設(shè)，僅是引用國家政策，未考慮其針對(duì)性與實(shí)用性，大多是在宏觀角度對(duì)學(xué)生資料的收集、歸檔流程進(jìn)行寬泛規(guī)定，對(duì)檔案整理、存放、利用、共享等具體工作細(xì)節(jié)閉口不提，沒有針對(duì)現(xiàn)實(shí)工作中存在的問題進(jìn)行制度標(biāo)準(zhǔn)上的查漏補(bǔ)缺，使得相關(guān)工作無章可循。

2.3 管理人員業(yè)務(wù)能力欠缺

一是在業(yè)務(wù)素質(zhì)方面，學(xué)籍檔案管理人員長期受傳統(tǒng)管理模式影響，其創(chuàng)新能力較低，缺乏鉆研和自我學(xué)習(xí)的能力，難以在短時(shí)間內(nèi)接受并熟練應(yīng)用信息技術(shù)，無法緊跟時(shí)代發(fā)展形勢(shì)，難以實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的科學(xué)化、信息化。二是工作責(zé)任心方面，部分管理人員責(zé)任意識(shí)不夠，使命感不強(qiáng)，加之學(xué)校日常監(jiān)管不夠，在實(shí)際工作中敷衍了事、推諉扯皮，造成學(xué)生學(xué)籍檔案收集不齊全、管理不規(guī)范、應(yīng)用不深入，對(duì)檔案的管理造成了不利影響。

2.4 新興技術(shù)的利用亟待加強(qiáng)

檔案的信息化建設(shè)動(dòng)態(tài)性、持續(xù)性較強(qiáng)，并不是一勞永逸的工作，尤其隨著近年來各類院校學(xué)科發(fā)展和招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)籍檔案館（室）藏量爆發(fā)式增長，更是需要不斷優(yōu)化、升級(jí)、改造信息化工作。但是目前大多院校尚未實(shí)現(xiàn)信息化管理利用模式的轉(zhuǎn)變，主要是管理設(shè)備落后，學(xué)校高層信息化管理的積極性不高，沒有劃撥專項(xiàng)資金升級(jí)信息化管理系統(tǒng)平臺(tái)功能及計(jì)算機(jī)終端等硬件設(shè)備，沒有構(gòu)建順暢的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，尚未合理運(yùn)用現(xiàn)有資源，人工智能、區(qū)塊鏈等技術(shù)與實(shí)際工作貼合度不夠，信息數(shù)據(jù)缺乏及時(shí)共享，利用服務(wù)水平?jīng)]有借助技術(shù)優(yōu)勢(shì)得以提升，嚴(yán)重阻礙了學(xué)籍檔案信息化管理工作的進(jìn)程。

3 人工智能視角下開放教育學(xué)籍檔案創(chuàng)新性管理的優(yōu)化策略

3.1 提升檔案意識(shí)，增強(qiáng)使命責(zé)任

紙質(zhì)檔案管理的局限性及滯后性，嚴(yán)重影響了學(xué)籍檔案的完整性和管理的有效性，所以學(xué)籍檔案信息化建設(shè)是未來發(fā)展的大勢(shì)所趨。提升學(xué)籍檔案管理質(zhì)量，思維意識(shí)是第一位。為此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者及管理人員要充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，樹立“管好檔案、服務(wù)好學(xué)生”的服務(wù)意識(shí)，以“守土有責(zé)、守土負(fù)責(zé)、守土盡責(zé)”的使命感，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求完成好學(xué)籍檔案管理的每一項(xiàng)流程，切實(shí)保障學(xué)籍檔案全面反映學(xué)生個(gè)人的完整信息。同時(shí)要牢固樹立信息化轉(zhuǎn)型思維，搶抓時(shí)代優(yōu)勢(shì)及機(jī)遇，將更多的關(guān)注度放在流程優(yōu)化、模式升級(jí)、技術(shù)應(yīng)用等相關(guān)工作上，定期前往先進(jìn)地區(qū)院校及科技企業(yè)，在行業(yè)內(nèi)外多視角、多層級(jí)、多渠道調(diào)研檔案信息化工作，結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際取長補(bǔ)短，篩選針對(duì)性較強(qiáng)的工作手段及先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)應(yīng)用到本校學(xué)籍檔案管理中，從而給予學(xué)生更為全面、精準(zhǔn)的檔案服務(wù)[3]。

3.2 構(gòu)建組織體系，完善管理制度

一是要落實(shí)檔案工作主體責(zé)任，將學(xué)籍檔案的管理利用納入學(xué)校年度工作計(jì)劃及任務(wù)，明確工作職責(zé)，細(xì)化工作措施，安排專門業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)具體工作，要求相關(guān)負(fù)責(zé)同志積極參與學(xué)籍檔案管理及信息化轉(zhuǎn)型工作的規(guī)劃、方案制訂、制度設(shè)立和組織落實(shí)等各項(xiàng)任務(wù)，在工作開展過程中，領(lǐng)導(dǎo)者與管理者要上下聯(lián)動(dòng)、協(xié)同發(fā)力，化解一個(gè)個(gè)新挑戰(zhàn)，破解一個(gè)個(gè)新難題，確保一件一件任務(wù)抓落實(shí)，一項(xiàng)一項(xiàng)指標(biāo)促提升，積極履職盡責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)，確保各項(xiàng)工作落到實(shí)處。二是加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，堅(jiān)持“掛圖作戰(zhàn)”，定期開展檔案工作專題會(huì)議，研究學(xué)習(xí)國家與當(dāng)?shù)仡C布的檔案管理制度條例，進(jìn)而完成對(duì)學(xué)籍檔案的征集、整合、分類、存放、利用、共享等流程配套設(shè)置合理的規(guī)章制度，并定期對(duì)制度中的細(xì)化內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整、優(yōu)化，構(gòu)建完善的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理制度體系，做到職責(zé)明確，操作性強(qiáng)，提高落實(shí)質(zhì)效。

3.3 引進(jìn)優(yōu)秀人才，擴(kuò)大培訓(xùn)力度

隨著學(xué)籍檔案管理重要性的提升與檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)功能的日益豐富，檔案資源整理開發(fā)利用成為當(dāng)代“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的主要任務(wù)，新時(shí)代的檔案管理人員要樹立互聯(lián)網(wǎng)思維，深度挖掘檔案價(jià)值，不斷提升個(gè)人本領(lǐng)，進(jìn)而更好地為學(xué)生服務(wù)。一是學(xué)校要定期不定期開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助管理人員實(shí)現(xiàn)信息化理論知識(shí)的增長，遵循標(biāo)準(zhǔn)化、智能化、自動(dòng)化管理原則，逐漸將其從傳統(tǒng)管理模式中解脫出來，同時(shí)要根據(jù)崗位責(zé)任分配情況，全面優(yōu)化人員配置，推動(dòng)干部年輕化，在對(duì)外招聘中側(cè)重于既懂得檔案管理業(yè)務(wù)，又對(duì)軟硬件設(shè)備使用嫻熟的復(fù)合型人才。二是開展職業(yè)道德培訓(xùn)，幫助學(xué)籍檔案管理人員提升服務(wù)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、安全意識(shí)，通過完善考核制度與人力資源評(píng)估體系，定期對(duì)學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行日常調(diào)度、抽查監(jiān)督，提升對(duì)檔案管理人員的約束力，推動(dòng)各項(xiàng)工作規(guī)劃、規(guī)章制度的落實(shí)，確保獎(jiǎng)懲分明，調(diào)動(dòng)其工作積極性及創(chuàng)造力，進(jìn)一步完善標(biāo)準(zhǔn)化管理的工作環(huán)境，形成良性循環(huán)。

3.4 轉(zhuǎn)變管理模式，拓寬利用范圍

一是各學(xué)校要明確檔案信息化管理的重要性，全面落實(shí)國家及當(dāng)?shù)仃P(guān)于建設(shè)數(shù)字檔案館（室）的要求，進(jìn)一步加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，借助有關(guān)政策積極向上級(jí)部門申請(qǐng)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)資金，進(jìn)而為后期軟硬件設(shè)備、安全設(shè)備、計(jì)算機(jī)終端的采購提供良好的財(cái)政保障。二是在系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)過程中根據(jù)自身工作需求，加大人工智能、數(shù)據(jù)挖掘、機(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù)與檔案管理工作的融合度，進(jìn)而提升學(xué)籍檔案的對(duì)外服務(wù)水平。例如：利用人工智能中深度神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及語義分析技術(shù)，篩選學(xué)籍檔案中有價(jià)值的信息，將多余無效數(shù)據(jù)剔出，進(jìn)行深度數(shù)據(jù)清洗，進(jìn)而提升學(xué)籍檔案的存儲(chǔ)質(zhì)量；將人工智能技術(shù)與云計(jì)算技術(shù)相結(jié)合，將交叉關(guān)聯(lián)的檔案資料在智能化手段的整理下實(shí)現(xiàn)快速歸類合并，大幅降低管理人員的工作量，優(yōu)化檔案分類效果，從而提升學(xué)籍檔案管理的精細(xì)度；利用人工智能中的知識(shí)圖譜技術(shù)、自動(dòng)識(shí)別技術(shù)和代理Agent 等技術(shù)，自動(dòng)關(guān)聯(lián)匹配教務(wù)、財(cái)務(wù)、圖書館等系統(tǒng)的所有信息，并提供最精準(zhǔn)、最具個(gè)性化的檢索推薦方案，為學(xué)生查詢利用個(gè)人信息提供便利，也充分發(fā)揮學(xué)籍檔案的價(jià)值[4]；利用人工智能中的生物信息識(shí)別技術(shù)、虹膜識(shí)別技術(shù)以及人臉識(shí)別技術(shù)，構(gòu)建多模態(tài)安全防護(hù)機(jī)制，提升學(xué)籍檔案存儲(chǔ)的安全性。

4 結(jié)語

綜上所述，各類高校在人工智能視角下，應(yīng)進(jìn)一步樹立檔案意識(shí)及信息化意識(shí)，健全智慧化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理體系，全面優(yōu)化干部隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，在大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的配合下，將人工智能技術(shù)引進(jìn)各環(huán)節(jié)工作流程，將新時(shí)代管理環(huán)境發(fā)展的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來，進(jìn)而為學(xué)籍檔案創(chuàng)新性管理利用水平的提升奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。