企業(yè)科技檔案保管單位質(zhì)量監(jiān)控及開發(fā)利用

科技檔案是“保存?zhèn)洳榈闹苯佑浭龊头从晨萍?、生產(chǎn)活動的科技文件”。企業(yè)科技檔案作為企業(yè)科技活動真實的歷史記錄，是國家重要的科技資源，企業(yè)的無形資產(chǎn)。近年來，國能徐州發(fā)電有限公司檔案室累計利用科技檔案創(chuàng)直接經(jīng)濟效益達2億元，創(chuàng)造了良好的經(jīng)濟和社會效益。

一、企業(yè)科技檔案保管單位質(zhì)量監(jiān)控概述

企業(yè)科技檔案保管單位質(zhì)量即科技檔案案卷質(zhì)量，分內(nèi)在質(zhì)量和外在質(zhì)量。外在質(zhì)量主要包括：檔案制成材料（用紙、載體、書寫材料），檔案裝訂質(zhì)量等。內(nèi)在質(zhì)量主要包括：案卷內(nèi)文件材料的完整、準確、系統(tǒng)及組卷、排列、編目情況等。

企業(yè)科技檔案保管單位質(zhì)量是企業(yè)科技檔案管理的核心問題，企業(yè)科技檔案保管單位的質(zhì)量，也是體現(xiàn)科技檔案價值的關(guān)鍵因素。只有企業(yè)管理的科技檔案保管單位具有較高的質(zhì)量，才便于保管、利用并充分發(fā)揮應有的作用。反之，如果案卷內(nèi)文件材料不完整、齊全，排列、編目混亂，制成材料質(zhì)量低劣，內(nèi)容失真不準確，不僅影響科技檔案管理，威脅科技檔案壽命，而且會直接影響科技檔案的利用效果，甚至貽誤大計。因此，為提高企業(yè)科技檔案保管單位即案卷質(zhì)量，多年來我國制訂出了一些標準、規(guī)范和法規(guī)文件，為進一步提高科技檔案質(zhì)量打下了基礎。

影響企業(yè)科技檔案保管單位質(zhì)量的因素是多方面的，有科技檔案形成方面的因素，也有科技檔案管理方面的因素；有自然的因素，也有人為的因素。本文著重從科技檔案標準化、規(guī)范化方面，闡明對科技檔案保管單位質(zhì)量的要求及監(jiān)控措施。

二、對企業(yè)科技檔案保管單位質(zhì)量的要求

為提高科技檔案案卷質(zhì)量（當然也包括企業(yè)科技檔案案卷質(zhì)量），使其逐步實現(xiàn)標準化、規(guī)范化，我國發(fā)布了國家標準《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）等，這些標準和規(guī)范，對科技檔案的組卷原則及文件排列、編目、裝訂以及卷皮和卷內(nèi)表格及制成材料作了明確規(guī)定，提出具體的質(zhì)量要求，使科技檔案立卷工作有了科學的便于操作的標準和規(guī)范，要提高企業(yè)科技檔案保管單位的質(zhì)量，就要認真執(zhí)行這些標準、規(guī)范。與此同時，由于各地區(qū)、各單位實際情況不同，企業(yè)檔案館（室）也應執(zhí)行上級主管單位或本地區(qū)檔案行政管理部門（本地區(qū)檔案主管部門）制訂的有關(guān)標準、規(guī)范。

三、對企業(yè)科技檔案保管單位質(zhì)量的監(jiān)控

（一）加強對企業(yè)科技檔案質(zhì)量的監(jiān)督

1.運用經(jīng)濟和行政手段進行控制。運用經(jīng)濟手段控制，就是把文件材料的形成、積累、歸檔納入企業(yè)的經(jīng)濟責任體系，同企業(yè)有關(guān)人員的經(jīng)濟利益掛鉤，對不能按時完成文件材料的形成、積累、歸檔任務的實施考核。

建廠初期，公司一直處于邊生產(chǎn)邊基建狀態(tài)，建設工期長達10余年，一度檔案管理體制不健全，制度不完善，資料不完整，給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營工作造成很大困難。實踐中的教訓使全公司各級人員對檔案工作及檔案資源的重要性有了全新的認識。1987年，廠里將檔案管理作為企業(yè)管理的一項基礎性工作，納入了《廠長任期目標》和企業(yè)升級達標規(guī)劃之中，建立檔案機構(gòu)，充實管理人員，健全管理制度，使企業(yè)檔案管理工作步入了制度化、規(guī)范化、科學化的軌道。公司領(lǐng)導明確指出“檔案管理一刻也不能放松”，并采取了一系列措施保證檔案工作正常開展。一是領(lǐng)導重視。公司領(lǐng)導一直重視檔案管理的現(xiàn)代化工作，始終把檔案管理納入企業(yè)發(fā)展整體目標，把檔案管理的現(xiàn)代化工作落實到創(chuàng)一流規(guī)劃中，親自過問并切實幫助解決檔案管理工作中存在的困難和問題，多次安排檔案人員到兄弟單位收資、學習、調(diào)研。二是充實檔案管理隊伍，完善檔案管理體系。在公司多次體制改革中，在管理機構(gòu)和人員大幅度精簡的情況下，仍然堅持檔案管理只能加強、不能削弱的原則，不但強化了檔案工作的領(lǐng)導，而且調(diào)整充實了檔案人員，同時還健全了全公司檔案管理網(wǎng)絡，明確了各單位檔案工作分管領(lǐng)導和兼職檔案員，使檔案工作進一步加強。三是加大資金投入，加快檔案管理硬件建設。公司每年列有檔案資料專項費用，用于檔案資料的收集和補充。1990年以來，又先后投資統(tǒng)一了檔案裝具，配備了微機、除濕機、吸塵器、滅蟲殺菌機等專用設備。公司先后撥?？钣糜跈n案庫房的裝修和檔案設施、設備的完善與配套。目前，綜合檔案室裝修面積達450平方米，配有檔案密集架柜及中央空調(diào)，性能優(yōu)良的計算機、掃描儀及檔案專用軟件、自動消防報警系統(tǒng)等，為檔案的保管、保密及開發(fā)利用提供了良好的條件。

制度建設是帶有根本性、長期性和穩(wěn)定性的工作。近年來，公司著眼于建立規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學化的企業(yè)檔案管理體系，狠抓制度建設。首先，公司將檔案管理進行指標分解，納入全公司各級人員和崗位經(jīng)濟責任制，按月對完成情況進行考核，有效增強了各級領(lǐng)導檔案管理的責任感。其次，公司根據(jù)企業(yè)檔案管理的專業(yè)特性，制定了企業(yè)檔案管理的業(yè)務流程，明確了在檔案管理的各個節(jié)點上，領(lǐng)導干部、工程技術(shù)人員、管理人員和專兼職檔案員的工作職責。對各項檔案資料管理制度，公司本部均專門行文發(fā)布，使其具有了權(quán)威的約束效力，從而實現(xiàn)了檔案資料的超前管理、有序控制，取得了顯著效果。

運用行政手段控制，就是在企業(yè)有關(guān)檔案工作制度中規(guī)定。例如國能徐州發(fā)電有限公司重大技術(shù)改造項目、科研項目、基建項目等，沒有完整、準確、系統(tǒng)的科技文件材料歸檔，不能驗收，沒有檔案管理人員簽字蓋章，財務部門不能進行項目結(jié)算等。又如國能徐州發(fā)電有限公司《檔案管理辦法》第二章第八條：對不能按時歸檔的責任人及責任部門，根據(jù)公司《考核獎懲管理辦法》實施考核。

2.全員參與，加強對企業(yè)科技檔案質(zhì)量的監(jiān)控。要提高企業(yè)科技檔案保管單位的質(zhì)量，首先必須提高企業(yè)科技檔案的質(zhì)量，這是使科技檔案做到完整、準確、系統(tǒng)，真實地反映企業(yè)歷史面貌的關(guān)鍵。在這方面，主要是靠企業(yè)各有關(guān)業(yè)務部門嚴格把關(guān)。企業(yè)檔案管理部門要增強企業(yè)員工全員參與檔案管理的意識，從科技檔案的形成、積累抓起，把“事后檢查”變成“前端控制”，不斷消除科技檔案產(chǎn)生過程中的質(zhì)量隱患，防患于未然。

（二）加強對企業(yè)科技檔案保管單位的監(jiān)控

企業(yè)科技檔案保管單位質(zhì)量除科技檔案質(zhì)量外，主要指科技檔案保管單位在組成過程中的各種質(zhì)量問題，因此企業(yè)科技檔案保管單位的質(zhì)量主要靠企業(yè)檔案管理部門來監(jiān)控，對企業(yè)科技檔案保管單位起到良好的把關(guān)作用。

1.監(jiān)督檢查的內(nèi)容和標準。企業(yè)科技檔案保管單位的監(jiān)督檢查主要依據(jù)國家標準《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）等標準規(guī)范，對企業(yè)科技檔案保管單位文件材料的完整、齊全、分類、案卷標題擬制、保管期限確定、案卷裝訂等，全面細致地逐卷進行檢查。

2.監(jiān)督檢查的方法。一是企業(yè)檔案管理人員努力學習科技檔案業(yè)務知識，提高自己的業(yè)務素質(zhì)，認真對照標準進行自查，這是企業(yè)科技檔案保管單位監(jiān)督檢查的主要方法。二是對企業(yè)每年組成的科技檔案保管單位在企業(yè)自檢的基礎上，由企業(yè)上級主管機關(guān)檔案部門或企業(yè)當?shù)貦n案行政管理部門（檔案主管部門）每年集中地進行一次檢查驗收。三是在企業(yè)檔案工作升級達標、檢查評比等活動中，把科技檔案保管單位的質(zhì)量要求納入其中，作為重要內(nèi)容進行檢查、評比、驗收，對提高科技檔案保管單位的質(zhì)量也起到重要的促進作用。

例如在公司檔案室對科技檔案保管單位自檢的基礎上，2005年11月，公司綜合檔案室順利通過江蘇省檔案局檔案工作“特一級”認定。2010年12月和2015年12月，公司綜合檔案室順利通過“江蘇省檔案工作五星級標準”（特一級）復查驗收。每次認定、驗收本人都認真做好準備工作，對照江蘇省檔案工作等級評定試行標準，按照自己科技檔案主管的工作職責，逐條落實，加班加點工作，為綜合檔案室檔案工作“特一級”認定驗收做出了突出貢獻。江蘇省檔案局頒發(fā)給《江蘇省檔案工作等級評定榮譽證書》以表彰本人在“特一級”評定中做出的突出貢獻。又如徐州市檔案局每年對公司檔案室進行檢查，公司檔案室近年來每年都被評為先進單位。再如，原國華電力公司每年對所屬發(fā)電公司進行檔案工作考核評價，在2012年原神華國華電力公司檔案工作考核評價工作中公司綜合檔案室榮獲第二名（本人主持公司科技檔案工作）。

四、企業(yè)科技檔案信息資源開發(fā)利用

企業(yè)檔案是在企業(yè)各項活動中形成的，也是生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的控制手段，企業(yè)有效地管理檔案可協(xié)助企業(yè)管控運行，企業(yè)檔案的開發(fā)利用是實現(xiàn)檔案價值的途徑。

案例分析一：徐州公司原生產(chǎn)技術(shù)部副主任董某利用公司兩臺百萬機組基建檔案、檢修檔案。2017年2月7日，徐州公司原生產(chǎn)技術(shù)部副主任董某來到檔案室要求查閱徐州公司#2機高壓廠用電源二次接線竣工圖、#1機組2015年C級檢修電氣二次專業(yè)檢修試驗報告及檢修文件包等檔案。企業(yè)檔案利用工作是企業(yè)檔案工作的根本前提和最終目的，企業(yè)之所以花費大量的人力、物力、財力來保管檔案，就是因為檔案具有利用價值，保存檔案，就是為了現(xiàn)在或?qū)硖峁├?，這是企業(yè)檔案工作的最終目的。企業(yè)檔案管理工作，即檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計各個環(huán)節(jié)，都是圍繞檔案利用這一中心而展開的，因而檔案的利用工作也是檔案工作的根本前提。離開檔案利用這一前提和目的，其他檔案管理工作將毫無意義。徐州公司科技檔案是徐州公司建廠40余年廣大技術(shù)人員辛勤和汗水的結(jié)晶，是徐州公司的寶貴財富，包括技術(shù)改造檔案、三期工程檔案、2×1000MW建設工程基建檔案、2×1000MW發(fā)電機組檢修檔案等等，類型復雜，共1萬余卷，且多年來根據(jù)國家標準和上級單位的要求科技檔案目錄代號等經(jīng)過數(shù)次更改，由于需要保證企業(yè)檔案的連續(xù)性不再改變，如03-770-01（川里湖灰場#1壩土建施工圖）、0402-8073-007（國華徐電2×1000MW建設工程2號機組機側(cè)邏輯校驗單）等。因此，由于徐州公司科技檔案管理難度大需要高素質(zhì)的科技檔案管理人員來管理才行，絕非一般人想象的檔案室是“養(yǎng)老”“休閑”之地，科技檔案管理人員需要孜孜不怠地努力學習科技檔案管理業(yè)務，一如既往、堅持不渝地幾十年如一日默默堅守在自己的工作崗位，兢兢業(yè)業(yè)吃苦耐勞，為企業(yè)建設做出自己的貢獻。徐州公司檔案室本人立即通過電腦檢索檔案并調(diào)出0402-8474-001（國華徐電2×1000MW建設工程#2機高壓廠用電源二次接線竣工圖）、0401-903-096（國華徐電#1機組2015年C級檢修電氣二次專業(yè)檢修試驗報告及檢修文件包）等科技檔案案卷4卷，董某將檔案借出利用并于2017年2月28日歸還，科技檔案起到應有的重要的參考作用。

案例分析二：徐州公司原生產(chǎn)技術(shù)部副主任董某利用公司百萬機組1號發(fā)電機組設備檔案。2017年2月28日，徐州公司原生產(chǎn)技術(shù)部副主任董某來到檔案室要求查閱徐州公司1號機閉式冷卻水泵設備檔案。做好企業(yè)檔案利用工作，是對檔案工作最有效的宣傳，企業(yè)檔案利用工作是檔案工作活力和地位的體現(xiàn)，向企業(yè)各部門及時提供檔案，滿足企業(yè)對檔案利用的需求，不僅能夠引起企業(yè)對檔案工作的認識，而且能夠獲得企業(yè)大力支持。只有搞好檔案利用工作，企業(yè)檔案工作才能搞活，只有當企業(yè)檔案工作在企業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟建設中“有為”，才能使檔案工作在企業(yè)中真正“有位”。徐州公司檔案承載著徐電人建廠40余年以來“自強不息，追求卓越”光榮業(yè)績的厚重歷史，是徐州公司珍貴彌堅的寶貴歷史文化財富，徐州公司科技檔案包括兩臺百萬機組基建期檔案、建廠前期征地檔案、一至三期工程檔案等，數(shù)量達1萬余卷，類型繁多，且建廠40余年以來根據(jù)上級單位檔案管理要求和原國家電力公司等分類表的要求分類號、目錄代號等經(jīng)過數(shù)次修改調(diào)整，由于考慮需要保證保持企業(yè)檔案的連續(xù)性，因此檔號沒有必要重新調(diào)整改變，如03-899-017（廠區(qū)綠化規(guī)劃圖）、0401-8051-038（國華徐電2×1000MW建設工程1號機組熱力設備與管道保溫單位工程綜合卷）等。面對數(shù)量如此龐大、種類繁多復雜的企業(yè)科技檔案，必須由高業(yè)務素質(zhì)的科技檔案管理人員來管理，科技檔案管理人員要勤奮學習和鉆研科技檔案管理業(yè)務，業(yè)精于勤而荒于嬉，踏踏實實任勞任怨地努力工作，遇到困難堅韌不拔，默默地甘于枯燥寂寞地堅守在自己的工作崗位，逐步成長為科技檔案管理工作的管理行家。徐州公司檔案室本人立即通過檔案軟件檢索并調(diào)出科技檔案案卷0401-937-006（國華徐電2×1000MW建設工程1號機閉式冷卻水泵），董某將檔案借出利用并于2017年5月22日歸還，科技檔案起到重要的參考作用，保證徐州公司生產(chǎn)、管理等工作的正常進行。

案例分析三：徐州公司生產(chǎn)技術(shù)部技術(shù)監(jiān)督專業(yè)工程師張某利用公司1號機金屬探傷底片檔案。企業(yè)檔案與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和改革發(fā)展密切相關(guān)，不可或缺，徐州公司科技檔案包括小型基建檔案、一至三期工程檔案和一至三期征地檔案、2臺百萬機組基建檔案和2臺百萬機組設備檢修檔案、科研檔案和重大技術(shù)改造檔案等等，是建廠40余年科技人員智慧的結(jié)晶，具有重要的情報價值和憑證價值。由于歷史的原因，科技檔案檔號的項目代號、分類號等幾經(jīng)變更，為保持企業(yè)檔案的連續(xù)性沒有必要更改。因此，徐州公司科技檔案類型較為復雜，種類較為繁多，管理難度較大，需要優(yōu)秀的科技檔案管理人員才能管理好這些檔案。徐州公司科技檔案管理人員需要默默堅守在自己平凡的崗位上，任勞任怨不知疲倦，潛心鉆研業(yè)務，努力提高檔案業(yè)務素質(zhì)等才能干好這項工作。

（作者單位：國家能源集團江蘇電力有限公司國能徐州發(fā)電有限公司檔案室 ）