大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案管理的改進(jìn)

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下改進(jìn)檔案工作，是新階段調(diào)整財(cái)務(wù)檔案工作的關(guān)鍵點(diǎn)之一，借助新技術(shù)構(gòu)建新的財(cái)務(wù)檔案管理模式，有助于擺脫傳統(tǒng)檔案管理工作的困境，持續(xù)提升財(cái)務(wù)部門的檔案管理工作成效，因此該項(xiàng)工作的科學(xué)實(shí)施應(yīng)當(dāng)引起重視。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，對(duì)財(cái)務(wù)室檔案工作的優(yōu)化提供了契機(jī)，但同樣產(chǎn)生了新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前財(cái)務(wù)室檔案管理的主要對(duì)象為會(huì)計(jì)檔案，在新時(shí)代背景下，財(cái)務(wù)室工作者要能夠充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢對(duì)傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式予以優(yōu)化，逐步構(gòu)建起更加先進(jìn)的檔案管理模式。在該項(xiàng)工作的具體推進(jìn)中會(huì)涉及到諸多重點(diǎn)環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)室工作者要能夠根據(jù)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)際需求，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的工作進(jìn)行嚴(yán)格把控。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下財(cái)務(wù)室檔案管理存在的不足

1.會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)水平有待提升。體現(xiàn)財(cái)務(wù)室檔案工作的信息化特征，是大數(shù)據(jù)環(huán)境中檔案工作調(diào)整的主要方向，然而一些機(jī)構(gòu)在該項(xiàng)調(diào)整工作的具體實(shí)施中，表現(xiàn)出一定程度的力不從心，信息化特點(diǎn)在財(cái)務(wù)室檔案工作并未得到顯現(xiàn)，這意味著財(cái)務(wù)室檔案管理工作并未適應(yīng)新時(shí)代環(huán)境的變化。例如，某些機(jī)構(gòu)在感受到大數(shù)據(jù)時(shí)代氣息的同時(shí)，雖然在財(cái)務(wù)室檔案工作中持續(xù)加強(qiáng)信息技術(shù)的引用，但是信息技術(shù)的輔助功能相對(duì)較弱，信息化建設(shè)更多表現(xiàn)為使用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息的簡單錄入和信息登記，這意味著財(cái)務(wù)室在會(huì)計(jì)檔案管理中并未緊跟大數(shù)據(jù)時(shí)代的步伐，新技術(shù)在財(cái)務(wù)室會(huì)計(jì)檔案管理中的實(shí)際作用得不到發(fā)揮。另外，該問題還表現(xiàn)為忽略了檔案信息數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建與完善，即使財(cái)務(wù)室所處理的會(huì)計(jì)檔案信息量在持續(xù)增加，但是并未構(gòu)建起配套化的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。當(dāng)下財(cái)務(wù)室的檔案信息儲(chǔ)存仍然依賴于傳統(tǒng)的檔案室，在儲(chǔ)存室中會(huì)存放大量的紙質(zhì)檔案，在檔案信息的調(diào)閱中會(huì)經(jīng)過諸多流程，并且會(huì)花費(fèi)大量時(shí)間，這一檔案儲(chǔ)存模式并不符合大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展要求。一些機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)室雖然在著手建立專門的檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，然而該項(xiàng)工作仍然處于初步探索階段，在當(dāng)前的數(shù)據(jù)庫中，檔案信息儲(chǔ)存方式比較隨意，分類混亂，數(shù)據(jù)庫內(nèi)檔案信息的查找無法高效完成。

2.會(huì)計(jì)檔案管理制度有待完善。制度設(shè)立的直接目標(biāo)是對(duì)財(cái)務(wù)室檔案管理行為進(jìn)行約束，在新時(shí)代背景下，相應(yīng)的檔案工作制度需要做出新的調(diào)整，然而一些機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)室并未對(duì)此引起足夠的重視，“人治”理念在財(cái)務(wù)室檔案工作中依然表現(xiàn)突出，由于得不到制度上的嚴(yán)格約束和指引，新環(huán)境下財(cái)務(wù)室檔案工作的推進(jìn)會(huì)受到一定的阻礙。另外，一些機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)室雖然圍繞新時(shí)代背景下的檔案管理設(shè)立了專門制度，但是忽略了外部監(jiān)督制度的設(shè)立，因缺乏必要的監(jiān)督，致使財(cái)務(wù)室檔案管理工作得不到有效落實(shí)。這一情況的出現(xiàn)，很大程度是因?yàn)闄C(jī)構(gòu)針對(duì)財(cái)務(wù)室會(huì)計(jì)檔案管理工作的重視程度不夠。在機(jī)構(gòu)的運(yùn)營管理中，往往將主要精力放在業(yè)務(wù)的推廣方面，并沒有意識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理的重要性。因此，在機(jī)構(gòu)的管理制度中，并沒有通過條例的設(shè)定對(duì)財(cái)務(wù)室檔案管理工作的開展進(jìn)行約束，致使財(cái)務(wù)室會(huì)計(jì)檔案管理人員在工作中表現(xiàn)出較大的隨意性，一些工作人員在會(huì)計(jì)檔案管理中，即使出現(xiàn)工作失誤也不會(huì)被追究責(zé)任。上述情況的出現(xiàn)，必然會(huì)影響到大數(shù)據(jù)背景下財(cái)務(wù)室會(huì)計(jì)檔案管理工作開展成效。

3.會(huì)計(jì)檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)有待完善。在大數(shù)據(jù)背景下，對(duì)財(cái)務(wù)室會(huì)計(jì)檔案管理也提出了新的要求，需要財(cái)務(wù)工作者掌握新的檔案管理技能。然而從當(dāng)前的現(xiàn)狀來看，一些機(jī)構(gòu)忽略了財(cái)務(wù)室專業(yè)化會(huì)計(jì)檔案管理人員的培養(yǎng)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)室人員的業(yè)務(wù)水平相對(duì)較低，達(dá)不到新型檔案管理工作的相關(guān)要求。該情況的發(fā)生，首先是因?yàn)闄C(jī)構(gòu)不注重財(cái)務(wù)室工作者新型檔案管理技能的培訓(xùn)，財(cái)務(wù)室人員現(xiàn)有業(yè)務(wù)能力達(dá)不到新時(shí)代檔案工作的要求，財(cái)務(wù)室檔案管理工作的推進(jìn)效果因此受到一定的阻礙。其次是因?yàn)樵谛滦蜋n案工作人才的招募中有所遲疑，無法通過吸引新型人才來支撐財(cái)務(wù)室新階段檔案管理工作的開展。針對(duì)大數(shù)據(jù)背景下會(huì)計(jì)檔案管理工作的實(shí)施，財(cái)務(wù)室雖然會(huì)安排一定數(shù)量的人員，然而針對(duì)管理人員的自身素質(zhì)并沒有提出較高的要求，相應(yīng)的人員培訓(xùn)工作也無從談起，針對(duì)高素質(zhì)新型檔案管理人才的引進(jìn)和配備也沒有得到重視。受此影響，圍繞財(cái)務(wù)室會(huì)計(jì)檔案管理工作，一些工作人員缺乏先進(jìn)的管理理念和管理技能，認(rèn)識(shí)不到會(huì)計(jì)檔案管理的實(shí)際作用，無法借助新型管理技能對(duì)該項(xiàng)工作的實(shí)施提供有力的支撐，機(jī)構(gòu)該項(xiàng)工作的開展成效必然會(huì)受到一定的影響。從財(cái)務(wù)室工作者自身角度出發(fā)，一些工作者工作主動(dòng)性較差，不注重新型檔案管理技能的學(xué)習(xí)，而且在自身的認(rèn)知體系中并未形成先進(jìn)工作理念。

4.會(huì)計(jì)信息質(zhì)量有待提升。大數(shù)據(jù)背景下財(cái)務(wù)室會(huì)計(jì)檔案管理，更多的表現(xiàn)為對(duì)機(jī)構(gòu)運(yùn)營中所生成會(huì)計(jì)信息的管理，因此確保機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)信息質(zhì)量是該項(xiàng)工作高效執(zhí)行的重要基礎(chǔ)，但是受多方面因素的影響，一些機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)信息質(zhì)量得不到保障，因此會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)室會(huì)計(jì)檔案管理造成一定的負(fù)面影響。會(huì)計(jì)信息質(zhì)量問題的暴露與機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)推進(jìn)中的資金分配不恰當(dāng)存在聯(lián)系，業(yè)務(wù)推進(jìn)中所生產(chǎn)的會(huì)計(jì)信息不全面，例如，部分業(yè)務(wù)開展中對(duì)流動(dòng)資金所占比例較大，但是在會(huì)計(jì)信息統(tǒng)計(jì)時(shí)仍然按照計(jì)劃資金進(jìn)行處理，進(jìn)而引發(fā)會(huì)計(jì)信息的混亂。另外，這一問題的出現(xiàn)，與會(huì)計(jì)信息披露工作的不完善存在一定的聯(lián)系。一些機(jī)構(gòu)所披露的會(huì)計(jì)信息缺乏真實(shí)性，因此不具備參考價(jià)值，進(jìn)而對(duì)財(cái)務(wù)室會(huì)計(jì)檔案管理造成一定的負(fù)面影響。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下財(cái)務(wù)室檔案管理的改進(jìn)對(duì)策

1.構(gòu)建會(huì)計(jì)檔案信息化管理模式。大數(shù)據(jù)時(shí)代下的財(cái)務(wù)室會(huì)計(jì)檔案工作中，要逐步構(gòu)建起專門的檔案信息化管理系統(tǒng)，以此形成新型檔案管理模式。為了更好地完成這一工程，需要依靠專業(yè)信息科技公司的幫助，針對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息化管理系統(tǒng)的構(gòu)建，財(cái)務(wù)室檔案工作者需要與科技公司技術(shù)人員進(jìn)行全面溝通，使技術(shù)人員對(duì)財(cái)務(wù)室會(huì)計(jì)檔案信息相關(guān)內(nèi)容及檔案工作重點(diǎn)有一個(gè)全面的了解，然后結(jié)合財(cái)務(wù)室會(huì)計(jì)檔案工作開展的實(shí)際狀況開發(fā)專門的檔案信息系統(tǒng)功能，在信息系統(tǒng)的支撐下，財(cái)務(wù)室檔案工作者依靠信息系統(tǒng)可以完成會(huì)計(jì)檔案信息的快速搜集和整理。根據(jù)財(cái)務(wù)室會(huì)計(jì)檔案管理工作內(nèi)容，還應(yīng)該在信息化管理系統(tǒng)中裝設(shè)各類軟件，相對(duì)于傳統(tǒng)繁瑣的檔案管理操作，借助信息化管理系統(tǒng)的操作會(huì)更加的簡易，僅僅需要定期升級(jí)系統(tǒng)和優(yōu)化軟件即可。隨著檔案信息化系統(tǒng)的持續(xù)優(yōu)化，還可以在系統(tǒng)中開發(fā)新的功能，如會(huì)計(jì)檔案信息智能化分析功能，以系統(tǒng)中現(xiàn)有的會(huì)計(jì)檔案信息為對(duì)象，通過橫向?qū)Ρ群涂v向?qū)Ρ?，分析單位?huì)計(jì)工作中可能存在的漏洞，并向單位會(huì)計(jì)工作者反映。財(cái)務(wù)室工作人員還可以以信息化系統(tǒng)的智能分析結(jié)果為參考，對(duì)自身的檔案管理工作作出針對(duì)性調(diào)整，以此對(duì)當(dāng)前的檔案工作進(jìn)行優(yōu)化，通過這種方式，充分顯現(xiàn)檔案信息化管理系的優(yōu)勢，從而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)室檔案管理工作的優(yōu)化。例如，某企業(yè)近幾年融資過程中所出現(xiàn)的財(cái)務(wù)檔案信息如下：2020年-2022年融資總額分別為：48.33萬、57.19萬、61.93萬，資產(chǎn)總額分別為：134.73萬、148.42萬、157.86萬，資產(chǎn)負(fù)債率77.78%、81.66%、85.93%。

通過財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)對(duì)上述信息的分析后可以了解到，該企業(yè)的融資規(guī)模在持續(xù)增加，在系統(tǒng)的提醒下，使管理者意識(shí)到企業(yè)的負(fù)債壓力在持續(xù)增加，如果得不到有效控制，則會(huì)給自身帶來巨大的風(fēng)險(xiǎn)，促使其及時(shí)調(diào)整這一方面的財(cái)務(wù)工作。

在建立信息化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，還要逐步完善會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。所建立的檔案數(shù)據(jù)庫要重點(diǎn)突出其信息存儲(chǔ)功能。對(duì)此，財(cái)務(wù)室工作人員需要做好會(huì)計(jì)檔案信息的搜集工作，將財(cái)務(wù)室日常工作中獲取的各類會(huì)計(jì)檔案信息全面搜集，及時(shí)入檔。在會(huì)計(jì)檔案信息整理過程中，要做好恰當(dāng)分類，通常情況下，選擇的標(biāo)準(zhǔn)不同，劃分的類別也會(huì)有所不同，為了便于檔案信息的調(diào)用，在類別劃分的基礎(chǔ)上，還需要為數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)設(shè)立索引，為檔案信息的搜索提供便利。例如，相關(guān)人員在獲取權(quán)限后，僅需要輸入關(guān)鍵詞則可以及時(shí)調(diào)用所需要的檔案信息，以此為其工作開展提供幫助。又如，在財(cái)務(wù)室工作人員安排中可以快速調(diào)用數(shù)據(jù)庫中的會(huì)計(jì)檔案信息，然后進(jìn)行全面對(duì)比，以此為參考，對(duì)機(jī)構(gòu)特定階段的業(yè)務(wù)開展情況進(jìn)行了解和分析。

2.加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)。針對(duì)新階段財(cái)務(wù)室檔案管理工作的實(shí)施，需要以嚴(yán)格的制度予以規(guī)范，對(duì)此，圍繞檔案管理模式的變化，財(cái)務(wù)室應(yīng)該設(shè)立新的檔案管理制度，在制度中需要針對(duì)信息化檔案管理系統(tǒng)的操作流程予以明確，針對(duì)日常各環(huán)節(jié)檔案工作的實(shí)施，在管理制度中明確該環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容及工作方式，要求財(cái)務(wù)室人員嚴(yán)格對(duì)照制度要求實(shí)施每一環(huán)節(jié)的工作。在新制度的設(shè)定中，既要對(duì)財(cái)務(wù)室傳統(tǒng)管理制度參考，也要對(duì)新型檔案管理方式充分考慮，例如，針對(duì)借助信息系統(tǒng)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案獲取、入檔、調(diào)用等，所設(shè)定的制度要明確每項(xiàng)工作的實(shí)施方法，要求財(cái)務(wù)室人員在實(shí)際操作中嚴(yán)格按流程進(jìn)行，即使在工作中出現(xiàn)重大失誤也可以快速找到責(zé)任人，以此對(duì)其他工作者形成警示。另外，要進(jìn)一步強(qiáng)化監(jiān)督管理制度的構(gòu)建，針對(duì)新階段財(cái)務(wù)室檔案工作的開展，在制度中可以分為常規(guī)性監(jiān)督、機(jī)動(dòng)式監(jiān)督、專項(xiàng)監(jiān)督等，常規(guī)性監(jiān)督工作的實(shí)施，對(duì)財(cái)務(wù)室工作人員的常規(guī)性檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，從中查找財(cái)務(wù)室工作人員檔案管理行為的不規(guī)范之處，在發(fā)現(xiàn)問題后督促相關(guān)人員及時(shí)改進(jìn)。機(jī)動(dòng)式監(jiān)督則是對(duì)財(cái)務(wù)室檔案工作人員進(jìn)行隨機(jī)抽查，使財(cái)務(wù)室工作人員在檔案管理中時(shí)刻保持警醒，嚴(yán)格約束自己的行為。專項(xiàng)監(jiān)督工作的開展，則是設(shè)立專門的監(jiān)督小組，針對(duì)財(cái)務(wù)室檔案管理中的特定問題開展系統(tǒng)調(diào)查，深層次查找檔案管理工作中的漏洞。通過上述多種監(jiān)督方式的相互協(xié)調(diào)，逐步構(gòu)建更加完善的監(jiān)督體系。

3.加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，為了幫助財(cái)務(wù)室檔案管理工作者更好適應(yīng)新的工作模式，機(jī)構(gòu)在財(cái)務(wù)室檔案工作人員配備的基礎(chǔ)上，還應(yīng)當(dāng)對(duì)工作人員進(jìn)行必要的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以增強(qiáng)財(cái)務(wù)室檔案工作者在新環(huán)境中的適應(yīng)性及業(yè)務(wù)素養(yǎng)。在具體的員工培訓(xùn)中可以分兩個(gè)層面進(jìn)行。在第一個(gè)層面的員工培訓(xùn)工作中，重點(diǎn)進(jìn)行大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)的灌輸，使財(cái)務(wù)室檔案工作者全面而細(xì)致地了解新時(shí)代下會(huì)計(jì)檔案管理工作內(nèi)容及要點(diǎn)。第二層面則是在上述知識(shí)教育的基礎(chǔ)上進(jìn)行具體的工作技能培訓(xùn)，該階段的重點(diǎn)工作則是幫助工作人員掌握大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下會(huì)計(jì)檔案管理工作開展所需的新型技能。另外，機(jī)構(gòu)還應(yīng)該從多渠道入手進(jìn)行新型會(huì)計(jì)檔案管理人員的招募，以此不斷提升財(cái)務(wù)室會(huì)計(jì)檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)。作為財(cái)務(wù)室檔案工作者，需要主動(dòng)加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)，了解并掌握新型工作技能，主動(dòng)調(diào)整工作方法并提升工作質(zhì)量，在新階段的檔案工作中還要注重及時(shí)開展工作總結(jié)和反思，本著邊探索邊工作的原則不斷磨練自身的工作技能。

4.利用信息技術(shù)完善財(cái)務(wù)檔案信息的搜集。在信息技術(shù)的支撐下，機(jī)構(gòu)人員可以利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等對(duì)財(cái)務(wù)工作中生成的各類票據(jù)進(jìn)行上傳，然后對(duì)核算系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)所生產(chǎn)的財(cái)務(wù)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一搜集和處理。財(cái)務(wù)檔案的種類是多樣的，例如常見的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理模式中，工作人員需要花費(fèi)大量時(shí)間對(duì)各類財(cái)務(wù)檔案信息進(jìn)行依次搜集，而且還不能保證財(cái)務(wù)檔案信息的全面性。在信息技術(shù)的支持下，工作人員則可以在短時(shí)間內(nèi)完成各類財(cái)務(wù)檔案信息的統(tǒng)一搜集，而且還能夠保證財(cái)務(wù)檔案信息的完整性。該項(xiàng)工作的完善，還可以為單位的日常對(duì)賬、報(bào)表核對(duì)提供全面而可靠的依據(jù)。

5.利用信息技術(shù)建立財(cái)務(wù)檔案信息共享平臺(tái)。在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理中，由于機(jī)構(gòu)在運(yùn)作中會(huì)生成大量的財(cái)務(wù)檔案信息，因此在財(cái)務(wù)檔案信息查找時(shí)會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間。在信息技術(shù)的支持下，機(jī)構(gòu)在檔案信息電子化的基礎(chǔ)上，可以結(jié)合單位業(yè)務(wù)開展的實(shí)際需求，將一些財(cái)務(wù)檔案信息上傳到特定的共享平臺(tái)，單位內(nèi)部人員可以通過共享平臺(tái)及時(shí)獲取自身所需要的財(cái)務(wù)檔案信息。例如，財(cái)務(wù)人員在共享平臺(tái)中輸入關(guān)鍵詞后，則可以快速檢索到相關(guān)財(cái)務(wù)信息，這對(duì)于財(cái)務(wù)人員工作效率的提升會(huì)產(chǎn)生一定的積極影響。

三、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下財(cái)務(wù)檔案管理的改進(jìn)有著重要的意義。對(duì)此，財(cái)務(wù)室要針對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作的不適應(yīng)性有一個(gè)全面的了解，然后從不同的層面進(jìn)行檔案管理環(huán)節(jié)的調(diào)整，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化，以此不斷提升大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下財(cái)務(wù)檔案管理模式的優(yōu)化。

（作者單位：廈門市第十一中學(xué)）