中小企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中檔案管理策略研究

【摘" 要】在全球經(jīng)濟(jì)背景下，中小企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為不可逆轉(zhuǎn)的趨勢(shì)，其對(duì)提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的作用至關(guān)重要。檔案管理在轉(zhuǎn)型過程中發(fā)揮著重要作用，不僅有助于信息的高效整理與存儲(chǔ)，而且能夠促進(jìn)知識(shí)共享，提高決策效率。然而，數(shù)字化轉(zhuǎn)型也對(duì)檔案管理提出了更高要求，尤其是在系統(tǒng)建設(shè)、信息安全與合規(guī)性管理等方面。論文主要探討了中小企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中檔案管理面臨的戰(zhàn)略意識(shí)、系統(tǒng)技術(shù)、人才資源、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等問題，并提出了相應(yīng)策略，包括提升戰(zhàn)略規(guī)劃與意識(shí)、加強(qiáng)系統(tǒng)建設(shè)與技術(shù)應(yīng)用、重視人才培養(yǎng)與資源配置、健全合規(guī)性與風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制等。通過實(shí)施這些策略，將顯著提升檔案管理效率與質(zhì)量，為數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供堅(jiān)實(shí)支持。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；檔案管理；數(shù)字化轉(zhuǎn)型

【中圖分類號(hào)】G271；F276.3" " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " "【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A" " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " "【文章編號(hào)】1673-1069（2024）11-0074-03

1 引言

中小企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型是全球經(jīng)濟(jì)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化發(fā)展的重要趨勢(shì)，對(duì)于推動(dòng)高質(zhì)量發(fā)展具有深遠(yuǎn)意義。這一轉(zhuǎn)型顯著提升了企業(yè)效率與績(jī)效，通過優(yōu)化流程、提高決策效率以及降低運(yùn)營(yíng)成本，使中小企業(yè)實(shí)現(xiàn)更高的投入產(chǎn)出比。數(shù)字化轉(zhuǎn)型為中小企業(yè)提供了新的商業(yè)模式與創(chuàng)新機(jī)會(huì)，促進(jìn)新產(chǎn)品和服務(wù)的開發(fā)，助力初創(chuàng)企業(yè)把握市場(chǎng)機(jī)會(huì)。數(shù)字化轉(zhuǎn)型增強(qiáng)了中小企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，使其更好地理解和滿足客戶需求，加快市場(chǎng)響應(yīng)速度。企業(yè)通過數(shù)據(jù)分析與智能技術(shù)的應(yīng)用，提升產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量與個(gè)性化，進(jìn)而獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。在此背景下，企業(yè)檔案管理在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中扮演著重要角色。有效的檔案管理可以確保企業(yè)對(duì)大量生成的電子文檔和數(shù)據(jù)進(jìn)行有效收集、整理與存儲(chǔ)，維護(hù)數(shù)據(jù)的完整性和可用性，建立集中化知識(shí)庫，提高決策質(zhì)量與運(yùn)營(yíng)效率。

中小企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型不僅是技術(shù)革新的結(jié)果，更是企業(yè)應(yīng)對(duì)復(fù)雜市場(chǎng)環(huán)境和政策要求的必然選擇。近年來，全球范圍內(nèi)政府和企業(yè)界都在強(qiáng)調(diào)通過數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型。伴隨人工智能、大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等技術(shù)的快速發(fā)展，中小企業(yè)能夠更低成本地獲取數(shù)字化工具，從而實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化和創(chuàng)新能力提升。檔案管理作為企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的核心支撐系統(tǒng)，不僅在知識(shí)資產(chǎn)的積累和利用方面發(fā)揮作用，還能幫助企業(yè)通過數(shù)據(jù)分析提升戰(zhàn)略決策能力。因此，探討數(shù)字化轉(zhuǎn)型中檔案管理的有效策略具有重要現(xiàn)實(shí)意義。

2 中小企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中檔案管理面臨的問題

中小企業(yè)在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中面臨諸多問題，尤其在檔案管理方面，問題較為突出。企業(yè)內(nèi)部數(shù)字化轉(zhuǎn)型文化尚未全面普及，管理層在檔案管理的現(xiàn)代化需求上與員工的實(shí)際能力和意識(shí)之間存在顯著差距。這種差距導(dǎo)致檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型難以得到高效實(shí)施。許多企業(yè)在推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型時(shí)傾向于追求短期效益，而忽視了長(zhǎng)期的戰(zhàn)略布局，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)難以持續(xù)優(yōu)化?？绮块T協(xié)作的不足也是顯著問題。由于檔案管理與企業(yè)運(yùn)營(yíng)密切相關(guān)，各部門在目標(biāo)和資源分配上的不協(xié)調(diào)，往往會(huì)造成信息孤島，影響整體效率。此外，中小企業(yè)還需要面對(duì)行業(yè)內(nèi)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手在技術(shù)上快速迭代的壓力，這進(jìn)一步加劇了檔案管理系統(tǒng)升級(jí)的緊迫性。

2.1 戰(zhàn)略與意識(shí)層面的問題

許多中小企業(yè)未充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，認(rèn)為其僅為支持性工作，而忽視了檔案管理在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的戰(zhàn)略性作用。事實(shí)上，檔案管理不僅能夠提升企業(yè)效率，還能促進(jìn)創(chuàng)新。這種意識(shí)的缺乏導(dǎo)致檔案管理未能得到應(yīng)有的重視，企業(yè)在數(shù)字化轉(zhuǎn)型時(shí)往往忽視檔案管理的系統(tǒng)性和長(zhǎng)期性。這不僅影響了企業(yè)檔案的規(guī)范化管理，還導(dǎo)致檔案資源的潛在價(jià)值未能充分挖掘，降低了企業(yè)整體運(yùn)營(yíng)效率。許多中小企業(yè)未能將檔案管理納入整體數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略中，缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃和系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。這種情況使得檔案管理在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中無法形成合力，難以發(fā)揮其應(yīng)有的作用。企業(yè)往往僅僅關(guān)注短期目標(biāo)，未能建立起完善的檔案管理體系，從而導(dǎo)致信息孤島的產(chǎn)生，影響信息的共享與利用。中小企業(yè)在制定數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略時(shí)，常常忽視檔案管理與其他業(yè)務(wù)流程的整合。檔案管理與業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)、決策支持之間的有效銜接至關(guān)重要，但由于缺乏系統(tǒng)化的思維，導(dǎo)致各部門之間信息不暢，決策效率低下。許多企業(yè)對(duì)檔案管理工具和技術(shù)的了解不足，不能有效評(píng)估和選擇適合自身需求的檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)一步加劇了檔案管理的無效性和不協(xié)調(diào)性。

2.2 系統(tǒng)與技術(shù)層面的問題

在技術(shù)層面，中小企業(yè)面臨檔案管理系統(tǒng)不完善的困境。傳統(tǒng)的檔案管理方式多依賴紙質(zhì)文檔和簡(jiǎn)單的電子存儲(chǔ)手段，這種模式在信息量激增的背景下已難以支持高效的信息處理與存儲(chǔ)。隨著企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的推進(jìn)，急需引入先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，如云存儲(chǔ)、人工智能和大數(shù)據(jù)分析等，以提升檔案管理的智能化水平。這些新技術(shù)能夠顯著提高信息處理效率、增強(qiáng)數(shù)據(jù)分析能力，從而使企業(yè)能夠更好地應(yīng)對(duì)復(fù)雜的市場(chǎng)環(huán)境。隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型的深入，企業(yè)面臨的數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)顯著增加。中小企業(yè)通常缺乏有效的技術(shù)手段來確保信息安全，容易受到數(shù)據(jù)泄露、黑客攻擊等威脅。研究表明，數(shù)據(jù)泄露不僅可能導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)損失，還可能對(duì)企業(yè)的聲譽(yù)造成長(zhǎng)期影響。缺乏足夠的安全保障，使得企業(yè)在敏感信息的存儲(chǔ)與處理上產(chǎn)生顧慮，從而限制了數(shù)字化轉(zhuǎn)型的推進(jìn)。檔案資源整合不足也是一個(gè)關(guān)鍵問題。在信息化過程中，中小企業(yè)往往未能有效整合各類檔案資源，導(dǎo)致檔案信息孤島的現(xiàn)象。這種孤島效應(yīng)不僅限制了內(nèi)部信息的流通，也削弱了跨部門、跨項(xiàng)目協(xié)作的效率，進(jìn)而影響企業(yè)整體的決策能力與響應(yīng)速度。

2.3 人才與資源層面的問題

在人才和資源配置方面，中小企業(yè)普遍缺乏專業(yè)的檔案管理人才。現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和培訓(xùn)不足，導(dǎo)致檔案管理工作難以高效開展。隨著數(shù)字化轉(zhuǎn)型對(duì)專業(yè)技能的需求不斷增加，缺乏專業(yè)人才的問題顯得尤為突出。專業(yè)知識(shí)的缺乏不僅影響檔案的有效管理，還可能導(dǎo)致檔案信息的錯(cuò)誤使用，從而影響企業(yè)的決策質(zhì)量和運(yùn)營(yíng)效率。因此，中小企業(yè)亟需建立有效的培訓(xùn)機(jī)制，提升員工的專業(yè)素養(yǎng)，以適應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的需要。資金和資源的限制也是中小企業(yè)在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中面臨的主要挑戰(zhàn)之一。由于中小企業(yè)普遍資源有限，通常在資金投入上存在困難，這使得它們?cè)跈n案管理方面的投入無法滿足數(shù)字化轉(zhuǎn)型的需求。資金短缺限制了企業(yè)對(duì)現(xiàn)代檔案管理技術(shù)和工具的采購，包括先進(jìn)的軟件系統(tǒng)和數(shù)字化設(shè)備的購置與維護(hù)。這種技術(shù)上的滯后，進(jìn)一步影響了檔案管理的效率，導(dǎo)致企業(yè)無法充分利用信息技術(shù)提升檔案管理的智能化水平。檔案利用效率低下也是一個(gè)顯著問題。許多中小企業(yè)未能充分利用檔案信息來支持決策制定和業(yè)務(wù)創(chuàng)新，檔案信息的潛在價(jià)值未能得到充分發(fā)揮。這一情況不僅降低了企業(yè)的決策效率，也阻礙了其創(chuàng)新能力的發(fā)展。例如，檔案信息中可能蘊(yùn)含著市場(chǎng)趨勢(shì)、客戶需求等重要數(shù)據(jù)，但由于缺乏有效的分析能力，企業(yè)往往無法從中提取有價(jià)值的信息。

2.4 合規(guī)性與風(fēng)險(xiǎn)管理層面的問題

合規(guī)性是中小企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中不可忽視的挑戰(zhàn)。隨著數(shù)據(jù)保護(hù)與隱私法規(guī)的日益嚴(yán)格，企業(yè)必須確保其檔案管理系統(tǒng)符合相關(guān)法律法規(guī)，以降低合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。這些法規(guī)對(duì)個(gè)人信息的處理、存儲(chǔ)和傳輸提出了具體要求，未能遵循這些法規(guī)可能導(dǎo)致嚴(yán)重的法律后果，給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)損失和聲譽(yù)損害。中小企業(yè)往往缺乏專門的合規(guī)團(tuán)隊(duì)，這使得其在遵守復(fù)雜的法律框架時(shí)面臨額外挑戰(zhàn)。數(shù)字化轉(zhuǎn)型帶來的新風(fēng)險(xiǎn)同樣需要通過有效的檔案管理來控制，包括數(shù)據(jù)丟失、泄露和不當(dāng)使用等問題。中小企業(yè)在轉(zhuǎn)型過程中，通常會(huì)面臨技術(shù)安全漏洞、內(nèi)部管理不善以及外部攻擊等多重風(fēng)險(xiǎn)。這些風(fēng)險(xiǎn)不僅可能導(dǎo)致敏感數(shù)據(jù)的丟失，還可能引發(fā)客戶對(duì)企業(yè)的信任危機(jī)。

3 中小企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中的檔案管理策略

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，中小企業(yè)應(yīng)充分利用創(chuàng)新技術(shù)和管理理念，優(yōu)化檔案管理策略。企業(yè)可以采用區(qū)塊鏈技術(shù)提升檔案管理的透明度和安全性，通過分布式賬本記錄檔案存取行為，防范數(shù)據(jù)篡改和丟失。實(shí)施混合云存儲(chǔ)方案，將核心檔案保存在本地私有云中以確保安全性，同時(shí)利用公共云存儲(chǔ)非敏感信息以降低成本，提高存儲(chǔ)效率。中小企業(yè)還可以引入人工智能算法對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行智能分類和分析，以挖掘潛在的商業(yè)價(jià)值。與此同時(shí)，企業(yè)需要建立明確的績(jī)效評(píng)估體系，定期評(píng)估檔案管理策略的實(shí)施效果，確保技術(shù)與管理實(shí)踐能夠協(xié)同推進(jìn)。加強(qiáng)與外部技術(shù)服務(wù)商的合作也是重要措施，通過外包非核心技術(shù)支持，企業(yè)能夠集中資源發(fā)展核心競(jìng)爭(zhēng)力。這些策略的結(jié)合可以幫助中小企業(yè)克服資源與能力限制，在檔案管理領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)突破性進(jìn)展。

3.1 戰(zhàn)略規(guī)劃與意識(shí)提升

中小企業(yè)應(yīng)增強(qiáng)對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，并將其納入整體的數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略中。檔案管理不僅是支撐性工作，更是推動(dòng)創(chuàng)新和提升效率的核心因素。中小企業(yè)應(yīng)制定明確的檔案管理戰(zhàn)略規(guī)劃，設(shè)定清晰的目標(biāo)和實(shí)施路徑，確保檔案管理與數(shù)字化轉(zhuǎn)型目標(biāo)相一致。中小企業(yè)還應(yīng)通過定期的內(nèi)部培訓(xùn)和宣傳活動(dòng)，增強(qiáng)全員對(duì)檔案管理價(jià)值的認(rèn)知，鼓勵(lì)員工積極參與檔案管理工作，形成良好的檔案管理文化。同時(shí)，建立檔案管理責(zé)任機(jī)制，明確各部門在檔案管理中的角色與職責(zé)，形成上下協(xié)同、橫向聯(lián)動(dòng)的管理體系。通過建立科學(xué)的評(píng)估與反饋機(jī)制，定期評(píng)估檔案管理的實(shí)施效果，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，確保檔案管理戰(zhàn)略的有效落實(shí)，從而為數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供更加有力的支持。

3.2 系統(tǒng)建設(shè)與技術(shù)應(yīng)用

在系統(tǒng)建設(shè)和技術(shù)應(yīng)用方面，中小企業(yè)需要針對(duì)檔案管理系統(tǒng)的不完善和信息安全問題，著重加強(qiáng)系統(tǒng)的建設(shè)與技術(shù)的優(yōu)化，以提升檔案管理的效率和安全性。建立靈活且具擴(kuò)展性的檔案管理系統(tǒng)，支持多種文件格式和數(shù)據(jù)類型，并具備強(qiáng)大的搜索和分類功能，以滿足企業(yè)在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中日益增長(zhǎng)的電子文檔管理需求。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如客戶關(guān)系管理、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等）無縫對(duì)接，確保信息在各系統(tǒng)間流通，從而提高整體運(yùn)營(yíng)效率。信息安全是確保檔案管理系統(tǒng)可靠性的核心，中小企業(yè)應(yīng)采用包括數(shù)據(jù)加密、訪問控制和安全備份等先進(jìn)信息安全技術(shù)，來保障檔案信息的安全性。加密措施可以防止敏感信息在存儲(chǔ)和傳輸過程中的未授權(quán)訪問，訪問控制則限定檔案訪問權(quán)限，降低內(nèi)部安全風(fēng)險(xiǎn)。中小企業(yè)應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，以在數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)故障時(shí)能夠迅速恢復(fù)，保障業(yè)務(wù)連續(xù)性。整合檔案資源也是提升信息利用效率的關(guān)鍵，通過數(shù)據(jù)集成技術(shù)將各類檔案資源匯集至統(tǒng)一平臺(tái)，消除信息孤島，促進(jìn)信息的共享和利用。

3.3 人才培養(yǎng)與資源配置

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，中小企業(yè)應(yīng)重視檔案管理人才的培養(yǎng)和資源的合理配置，確保檔案管理工作能夠有效支撐企業(yè)的整體發(fā)展。中小企業(yè)應(yīng)優(yōu)先招聘具備檔案管理、信息技術(shù)及數(shù)字化轉(zhuǎn)型相關(guān)知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人才，確保團(tuán)隊(duì)具備必要的專業(yè)能力。對(duì)現(xiàn)有員工，中小企業(yè)應(yīng)提供系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，幫助他們掌握最新的檔案管理工具和技術(shù)，包括檔案管理的基本理論與實(shí)踐技能，以及數(shù)據(jù)安全和信息技術(shù)的應(yīng)用，從而提升員工的綜合素質(zhì)和適應(yīng)能力。優(yōu)化資源配置對(duì)提升檔案管理的質(zhì)量至關(guān)重要。中小企業(yè)應(yīng)制定明確的年度預(yù)算，投入資金用于檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)與維護(hù)，確保其技術(shù)始終處于行業(yè)前沿。在人員培訓(xùn)方面，中小企業(yè)可鼓勵(lì)員工參加專業(yè)會(huì)議、行業(yè)認(rèn)證及在線課程，促進(jìn)持續(xù)學(xué)習(xí)。

3.4 合規(guī)性與風(fēng)險(xiǎn)管理

中小企業(yè)在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中需建立健全的合規(guī)性與風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制，確保檔案管理的安全性和合規(guī)性。中小企業(yè)應(yīng)根據(jù)國(guó)家和地方相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定明確的檔案管理政策，涵蓋數(shù)據(jù)保護(hù)、隱私權(quán)和信息安全等方面，確保檔案管理過程符合法規(guī)要求。為有效執(zhí)行這些政策，中小企業(yè)可以設(shè)立專門的合規(guī)小組，負(fù)責(zé)定期審查和更新合規(guī)政策，適應(yīng)法律法規(guī)的變化。加強(qiáng)對(duì)員工的合規(guī)培訓(xùn)，使其全面了解相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)政策，進(jìn)一步提升全員的合規(guī)意識(shí)，防范因違規(guī)操作帶來的潛在風(fēng)險(xiǎn)。建立系統(tǒng)化的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制同樣至關(guān)重要。中小企業(yè)應(yīng)定期對(duì)檔案管理可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，識(shí)別出數(shù)據(jù)丟失、泄露和系統(tǒng)故障等潛在風(fēng)險(xiǎn)，并制定詳細(xì)的應(yīng)急預(yù)案。預(yù)案內(nèi)容應(yīng)包括數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)程序以及相關(guān)人員的職責(zé)分工，確保在發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)事件時(shí)能夠快速響應(yīng)，恢復(fù)業(yè)務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

4 結(jié)論

本文探討了中小企業(yè)在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中面臨的主要檔案管理問題，包括戰(zhàn)略意識(shí)不足、系統(tǒng)技術(shù)不完善、專業(yè)人才缺乏以及合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)管理的挑戰(zhàn)。為應(yīng)對(duì)這些問題，提出了相應(yīng)的管理策略：企業(yè)需增強(qiáng)對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，將其納入整體數(shù)字化轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略中；投資建設(shè)靈活的檔案管理系統(tǒng)并強(qiáng)化信息安全；重視檔案管理人才的招聘與培訓(xùn)，合理配置資源；建立合規(guī)性與風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制。通過這些措施，中小企業(yè)能夠有效提升檔案管理的效率與質(zhì)量，推動(dòng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的成功實(shí)施，增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。本文通過對(duì)中小企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中檔案管理現(xiàn)狀和策略的探討，提出了若干具有實(shí)踐意義的建議。然而，未來的研究仍需更加深入地關(guān)注檔案管理與企業(yè)核心業(yè)務(wù)的融合，特別是在中小企業(yè)面臨的資源約束和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中，如何高效配置技術(shù)與人力資源。同時(shí)，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與個(gè)性化需求之間的平衡，也是需要進(jìn)一步探討的議題。隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷演進(jìn)，中小企業(yè)應(yīng)不斷適應(yīng)新的技術(shù)潮流和法規(guī)要求，以動(dòng)態(tài)調(diào)整其檔案管理策略，從而在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中占據(jù)更為有利的競(jìng)爭(zhēng)地位。

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