財(cái)務(wù)共享中心模式下的財(cái)務(wù)流程優(yōu)化與管理

曹向東

[摘 要]隨著全球化和信息技術(shù)的快速發(fā)展，企業(yè)財(cái)務(wù)管理變得愈發(fā)復(fù)雜，財(cái)務(wù)共享中心已成為提高財(cái)務(wù)效率和降低成本的有效途徑。文章探討了財(cái)務(wù)共享中心模式下的財(cái)務(wù)流程優(yōu)化與管理策略，通過分析財(cái)務(wù)共享中心的概念與特點(diǎn)，探討財(cái)務(wù)流程優(yōu)化的方法以及在管理策略上的關(guān)鍵因素，旨在為企業(yè)在財(cái)務(wù)共享中心模式下更好地管理和優(yōu)化財(cái)務(wù)流程提供指導(dǎo)。

[關(guān)鍵詞]財(cái)務(wù)共享中心；財(cái)務(wù)流程優(yōu)化；管理策略

中圖分類號(hào)：F275；F426 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2024）02-0034-03

（一）財(cái)務(wù)共享中心的概念

財(cái)務(wù)共享中心是一種管理模式，旨在整合企業(yè)內(nèi)部或跨不同業(yè)務(wù)部門的財(cái)務(wù)職能和流程，以提高效率、降低成本、加強(qiáng)財(cái)務(wù)控制，為決策者提供更好的財(cái)務(wù)信息和支持。財(cái)務(wù)共享中心將分散在不同部門或地區(qū)的財(cái)務(wù)活動(dòng)集中到一個(gè)單一的中心，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)職能的集約化管理[1]。

在共享中心中，財(cái)務(wù)流程和操作通常會(huì)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，確保一致性和規(guī)范性，降低錯(cuò)誤發(fā)生的概率。共享中心通常會(huì)采用先進(jìn)的信息技術(shù)和軟件實(shí)施自動(dòng)化和數(shù)字化財(cái)務(wù)流程，減少人工干預(yù)，提高效率。共享中心通常由專業(yè)的財(cái)務(wù)人員組成，他們具備財(cái)務(wù)領(lǐng)域的專業(yè)知識(shí)和技能，能夠更好地處理復(fù)雜的財(cái)務(wù)任務(wù)。通過集中管理和標(biāo)準(zhǔn)化操作，共享中心能夠更好地控制財(cái)務(wù)運(yùn)營成本，實(shí)現(xiàn)成本效益。

共享中心可提供更準(zhǔn)確、及時(shí)和全面的財(cái)務(wù)信息，為企業(yè)的決策者提供有力的支持。共享中心能更好地管理風(fēng)險(xiǎn)，確保合規(guī)性和監(jiān)督財(cái)務(wù)活動(dòng)，降低潛在的風(fēng)險(xiǎn)和不當(dāng)行為。財(cái)務(wù)共享中心是一種有效的財(cái)務(wù)管理模式，通過集中化、標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化和專業(yè)化的方式，可提高企業(yè)的財(cái)務(wù)效率，降低成本，并為決策者提供更好的財(cái)務(wù)信息和支持，有助于企業(yè)在競爭激烈的市場中更好地運(yùn)營和發(fā)展。

（二）財(cái)務(wù)共享中心的優(yōu)勢

財(cái)務(wù)共享中心模式具有多項(xiàng)優(yōu)勢，這使其成為眾多企業(yè)選擇的財(cái)務(wù)管理方法。財(cái)務(wù)共享中心集中管理企業(yè)內(nèi)部的財(cái)務(wù)資源，通過協(xié)同合作，提高了資源的利用效率，有助于避免資源的浪費(fèi)和重復(fù)性工作。共享中心能夠通過標(biāo)準(zhǔn)化財(cái)務(wù)流程、自動(dòng)化任務(wù)和優(yōu)化資源配置降低運(yùn)營成本，包括減少人員成本、辦公空間租賃費(fèi)用以及財(cái)務(wù)系統(tǒng)的維護(hù)成本。通過減少手動(dòng)操作和重復(fù)工作，共享中心可大幅提高財(cái)務(wù)流程的效率[2]，財(cái)務(wù)處理速度更快，減少了錯(cuò)誤和返工，提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。共享中心實(shí)施更強(qiáng)大的財(cái)務(wù)控制和合規(guī)性監(jiān)督，確保公司遵守法規(guī)和內(nèi)部政策，減少了潛在的風(fēng)險(xiǎn)。共享中心提供準(zhǔn)確、一致、及時(shí)的財(cái)務(wù)信息和報(bào)告，對(duì)于企業(yè)的管理層和決策者來說非常重要，有助于其更好地了解公司的財(cái)務(wù)狀況。

財(cái)務(wù)共享中心模式可根據(jù)企業(yè)的需求調(diào)整和定制，這意味著公司可根據(jù)發(fā)展和變化的需要，快速調(diào)整財(cái)務(wù)流程和資源分配。通過將日常財(cái)務(wù)事務(wù)交給共享中心處理，企業(yè)管理層可以更多地聚焦于戰(zhàn)略決策制定和業(yè)務(wù)增長。

（三）財(cái)務(wù)共享中心的核心特點(diǎn)

財(cái)務(wù)共享中心的核心特點(diǎn)是將企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門或業(yè)務(wù)單元的財(cái)務(wù)職能和流程實(shí)施集中管理，這意味著企業(yè)的財(cái)務(wù)活動(dòng)在統(tǒng)一的中心協(xié)調(diào)和執(zhí)行，而不是分散在各個(gè)部門中。

共享中心通常會(huì)建立標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)流程和操作規(guī)程，確保一致性和規(guī)范性，有助于降低錯(cuò)誤發(fā)生的概率，并提高工作效率。共享中心借助先進(jìn)的信息技術(shù)和財(cái)務(wù)軟件自動(dòng)化和數(shù)字化財(cái)務(wù)流程，包括財(cái)務(wù)報(bào)表的自動(dòng)生成、電子支付、電子發(fā)票處理等，提高效率和減少手工工作。

財(cái)務(wù)共享中心通常由專業(yè)的財(cái)務(wù)人員組成，他們具備財(cái)務(wù)領(lǐng)域的專業(yè)知識(shí)和技能，能夠更好地處理復(fù)雜的財(cái)務(wù)任務(wù)和應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)[3]。

（一）流程分析與瓶頸識(shí)別

在財(cái)務(wù)流程優(yōu)化過程中，流程分析與瓶頸識(shí)別是至關(guān)重要的步驟。共享中心通過仔細(xì)分析和識(shí)別流程中的瓶頸，找到問題的根本原因，制定相應(yīng)的改進(jìn)策略。共享中心要對(duì)財(cái)務(wù)流程進(jìn)行詳細(xì)的文檔化，包括繪制流程圖、編寫操作手冊(cè)和描述每個(gè)步驟的文檔，以便相關(guān)人員清晰地了解流程。繪制流程圖可以可視化流程，有助于識(shí)別流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)以及各個(gè)環(huán)節(jié)之間的關(guān)系，確定流程中的關(guān)鍵步驟和關(guān)鍵決策點(diǎn)。

同時(shí)，共享中心還要收集有關(guān)流程的數(shù)據(jù)，包括處理時(shí)間、成本、錯(cuò)誤率等信息。這些數(shù)據(jù)有助于確定哪些部分需要改進(jìn)。

基于問題的識(shí)別和根本原因分析，制定改進(jìn)措施。這些措施包括重新設(shè)計(jì)流程、引入自動(dòng)化工具、提供員工培訓(xùn)等。在實(shí)施改進(jìn)之前，應(yīng)進(jìn)行測試和模擬，驗(yàn)證建議的有效性。一旦確定改進(jìn)措施有效，就開始實(shí)施。一旦開始實(shí)施改進(jìn)措施，就需要建立監(jiān)控機(jī)制，確保流程的效率和質(zhì)量保持在良好狀態(tài)。同時(shí)，不斷尋找改進(jìn)的機(jī)會(huì)。與流程相關(guān)的各個(gè)部門和員工都應(yīng)參與流程優(yōu)化過程，他們的反饋和建議有助于改進(jìn)流程[4]。通過流程分析與瓶頸識(shí)別，企業(yè)能夠更全面地理解財(cái)務(wù)流程的現(xiàn)狀，并有針對(duì)性地予以改進(jìn)，以提高效率、降低成本、減少錯(cuò)誤，提供更好的財(cái)務(wù)服務(wù)。這是財(cái)務(wù)流程優(yōu)化的重要一步。

（二）自動(dòng)化與數(shù)字化的應(yīng)用

自動(dòng)化與數(shù)字化的應(yīng)用是財(cái)務(wù)流程優(yōu)化的重要方法之一。引入先進(jìn)的技術(shù)和數(shù)字工具，可顯著提高財(cái)務(wù)流程的效率、準(zhǔn)確性和可控性。引入電子賬單和支付系統(tǒng)，可實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商和客戶之間的電子交易，包括電子發(fā)票、電子結(jié)算、在線支付等，從而減少了人工干預(yù)和處理時(shí)間。使用財(cái)務(wù)軟件和企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)化的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)輸入、處理和報(bào)告。這些系統(tǒng)能夠集成各個(gè)財(cái)務(wù)模塊，使財(cái)務(wù)信息更容易被訪問和分析。

數(shù)字化文件存檔和管理可幫助共享中心更輕松地存儲(chǔ)、檢索和分享財(cái)務(wù)文檔，減少了紙質(zhì)文件的使用，提高了效率。使用數(shù)據(jù)分析工具和儀表板自動(dòng)生成財(cái)務(wù)報(bào)告，可幫助決策者更快速地了解企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況。自動(dòng)化記賬和分類功能能識(shí)別和處理財(cái)務(wù)交易，減少手工記賬的需求，降低錯(cuò)誤率。數(shù)字化的預(yù)測和預(yù)算工具能夠自動(dòng)化地收集和分析數(shù)據(jù)，幫助企業(yè)更準(zhǔn)確地進(jìn)行財(cái)務(wù)規(guī)劃和預(yù)測。

數(shù)字化審計(jì)和合規(guī)性工具可使審計(jì)過程自動(dòng)化，確保企業(yè)遵守規(guī)章制度。引入自動(dòng)提醒工作流程可幫助財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)跟蹤任務(wù)和截止日期，確保任務(wù)按時(shí)完成。使用人工智能和機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)可使共享中心提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析能力，識(shí)別異常情況和趨勢，為其提供更精細(xì)的洞察。數(shù)字化的電子簽名和批準(zhǔn)流程加速了審批和決策進(jìn)程，減少了文件傳遞的時(shí)間[5]。通過自動(dòng)化和數(shù)字化的應(yīng)用方法，共享中心可減少手工操作、降低錯(cuò)誤率、提高效率，并使財(cái)務(wù)流程更透明、可控，響應(yīng)更迅速。這有助于財(cái)務(wù)流程更好地滿足企業(yè)的需求，提供更高質(zhì)量的財(cái)務(wù)服務(wù)。

（三）持續(xù)改進(jìn)與監(jiān)控

持續(xù)改進(jìn)與監(jiān)控是財(cái)務(wù)流程優(yōu)化的關(guān)鍵方法，它確保財(cái)務(wù)流程不僅在優(yōu)化后變得更加高效，而且能夠持續(xù)不斷地適應(yīng)變化的環(huán)境和需求。確定關(guān)鍵的性能指標(biāo)，用于衡量財(cái)務(wù)流程的效率、準(zhǔn)確性和質(zhì)量。這些指標(biāo)包括流程處理時(shí)間、成本、錯(cuò)誤率、客戶滿意度等。建立監(jiān)控系統(tǒng)，定期收集和分析財(cái)務(wù)流程相關(guān)數(shù)據(jù)。共享中心通過實(shí)時(shí)或定期的監(jiān)控，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題或異常情況，找出問題的原因，看是否涉及流程、技術(shù)、人員或其他因素。此外，還應(yīng)組建專門的持續(xù)改進(jìn)團(tuán)隊(duì)，負(fù)責(zé)監(jiān)控流程，制訂改進(jìn)計(jì)劃。

將改進(jìn)計(jì)劃付諸實(shí)施，并確保各項(xiàng)改進(jìn)措施得到有效執(zhí)行。需要跟蹤和監(jiān)控各項(xiàng)改進(jìn)的進(jìn)展，定期審查已實(shí)施的改進(jìn)，評(píng)估其效果和成果。如果發(fā)現(xiàn)改進(jìn)未達(dá)到預(yù)期的效果，應(yīng)重新調(diào)整改進(jìn)計(jì)劃。確保員工了解并參與改進(jìn)流程，提供培訓(xùn)和教育，確保他們能夠適應(yīng)新的流程和工具。確保使用的技術(shù)和工具能夠滿足持續(xù)改進(jìn)的需求，考慮升級(jí)或替換技術(shù)以提高流程效率。鼓勵(lì)員工提供反饋，了解他們的需求和感受。持續(xù)改進(jìn)與監(jiān)控是一個(gè)迭代的過程，它不是一次性的優(yōu)化活動(dòng)，而是一種貫穿財(cái)務(wù)流程全生命周期的方法。通過不斷監(jiān)控、分析和改進(jìn)，企業(yè)可確保其財(cái)務(wù)流程始終保持在最佳狀態(tài)，并能夠適應(yīng)變化的需求和市場條件，有助于提升企業(yè)的競爭力和適應(yīng)性。

（一）人力資源管理

在財(cái)務(wù)共享中心的管理策略中，人力資源管理起著至關(guān)重要的作用，因?yàn)閮?yōu)秀的人力資源是確保共享中心高效運(yùn)作的關(guān)鍵。制定招聘策略，吸引具有財(cái)務(wù)專業(yè)知識(shí)和技能的高素質(zhì)人才。選拔過程應(yīng)注重評(píng)估候選人的溝通能力、分析能力和團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力。提供持續(xù)的培訓(xùn)和發(fā)展機(jī)會(huì)，確保員工掌握最新的財(cái)務(wù)知識(shí)和技能。培訓(xùn)計(jì)劃包括課堂培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)和在崗培訓(xùn)。建立有效的績效管理體系，制定明確的績效目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)。定期評(píng)估績效，提供反饋和獎(jiǎng)勵(lì)，激勵(lì)員工提高工作績效。設(shè)計(jì)激勵(lì)計(jì)劃和薪酬體系，吸引和留住高績效的員工。激勵(lì)包括獎(jiǎng)金、晉升機(jī)會(huì)和其他福利。積極傾聽員工的意見和反饋，創(chuàng)造積極的工作環(huán)境。員工的參與和滿意度對(duì)于流程效率和質(zhì)量非常重要，鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)協(xié)作和知識(shí)共享。創(chuàng)建跨職能團(tuán)隊(duì)，更好地處理復(fù)雜的財(cái)務(wù)任務(wù)和應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)。

培養(yǎng)并提升管理層的領(lǐng)導(dǎo)能力。領(lǐng)導(dǎo)者需要具備團(tuán)隊(duì)管理、變革管理和決策制定等方面的技能。確保共享中心的多樣性和包容性，尊重不同背景和觀點(diǎn)的員工。多元化團(tuán)隊(duì)能夠提供更具創(chuàng)新性的解決方案。關(guān)心員工的身心健康和福祉，為其提供工作和生活平衡的機(jī)會(huì)，減輕其工作壓力。制定離職管理策略，處理員工的離職事項(xiàng)，并做好繼任計(jì)劃，確保關(guān)鍵職位的平穩(wěn)過渡。財(cái)務(wù)共享中心的人力資源管理策略應(yīng)與企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)相一致，確保員工能夠支持和實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)。通過有效的人力資源管理，共享中心可擁有高素質(zhì)的團(tuán)隊(duì)，提高工作效率，提供高質(zhì)量的財(cái)務(wù)服務(wù)，并在不斷變化的環(huán)境中保持競爭力。

（二）技術(shù)與信息管理

財(cái)務(wù)共享中心的管理策略在技術(shù)與信息管理方面非常重要。確保共享中心擁有現(xiàn)代化的技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施，包括硬件、軟件和網(wǎng)絡(luò)，有助于提供高質(zhì)量和高可靠性的財(cái)務(wù)服務(wù)。制訂數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)措施，確保敏感財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)受到妥善保護(hù)，包括數(shù)據(jù)加密、訪問控制和災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃。引入自動(dòng)化工具和財(cái)務(wù)軟件，減少手工工作、提高效率并降低錯(cuò)誤率，包括財(cái)務(wù)系統(tǒng)、報(bào)表生成工具和流程自動(dòng)化工具。確保各種財(cái)務(wù)系統(tǒng)和工具能夠有效集成，減少數(shù)據(jù)冗余和不一致性。利用高級(jí)數(shù)據(jù)分析工具和技術(shù)，提供有價(jià)值的財(cái)務(wù)洞察，有助于支持戰(zhàn)略決策和業(yè)務(wù)規(guī)劃。

將文件和文檔以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)和管理，快速檢索和共享，減少紙質(zhì)文件的使用，提高文檔管理的效率。建立定制的財(cái)務(wù)報(bào)告和儀表板，提供實(shí)時(shí)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和關(guān)鍵性能指標(biāo)，有助于管理層更好地了解財(cái)務(wù)狀況。組建強(qiáng)大的技術(shù)支持團(tuán)隊(duì)，確保技術(shù)設(shè)備和軟件的穩(wěn)定運(yùn)行。定期維護(hù)和升級(jí)系統(tǒng)，考慮使用云計(jì)算和虛擬技術(shù)，提高彈性和靈活性，降低硬件成本，支持遠(yuǎn)程工作和協(xié)作。保持對(duì)新興技術(shù)的關(guān)注，積極研究如何應(yīng)用新技術(shù)，提升共享中心的競爭力和創(chuàng)新能力。

財(cái)務(wù)共享中心模式的引入對(duì)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理帶來了重要的變革。通過合理的流程優(yōu)化和有效的管理策略，企業(yè)可提高財(cái)務(wù)效率，降低成本，從而在競爭激烈的市場中取得成功。這一研究為企業(yè)在財(cái)務(wù)共享中心模式下實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)流程優(yōu)化和管理提供了有益的指導(dǎo)。

[1]安樂樂.財(cái)務(wù)共享模式下財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化探析——以交通投資集團(tuán)企業(yè)為例[J].財(cái)經(jīng)界，2023（20）：114-116.

[2]鄧志輝.財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式下財(cái)務(wù)流程優(yōu)化研究[J].當(dāng)代會(huì)計(jì)，2021（12）：72-73.

[3]許津豪.財(cái)務(wù)共享中心模式下的財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型研究[J].上海商業(yè)，2023（11）：144-146.

[4]趙天捷.財(cái)務(wù)共享中心模式下企業(yè)內(nèi)部控制問題與優(yōu)化思路探究[J].商場現(xiàn)代化，2023（21）：156-158.

[5]胡志萍.財(cái)務(wù)共享中心模式下企業(yè)集團(tuán)成本管理研究[J].商業(yè)2.0，2023（30）：95-97.