新時期農(nóng)業(yè)人事檔案管理新模式思考

張建春

（遼寧省沙地治理與利用研究所，遼寧阜新 123000）

0 引言

農(nóng)業(yè)單位在不斷發(fā)展過程中，已經(jīng)逐漸意識到人事檔案管理對于人事資源配置的重要作用，認(rèn)識到人事檔案管理工作，也是人事管理工作開展的前提保障。單位內(nèi)每一位職工都能夠在適合自身的工作崗位中，發(fā)揮出專業(yè)作用，不僅可以調(diào)動職工工作積極性，而且能夠提升各項(xiàng)工作質(zhì)量與工作效率，促進(jìn)農(nóng)業(yè)事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。因此，在現(xiàn)如今社會發(fā)展中，農(nóng)業(yè)單位給予人事檔案管理工作更多重視，加強(qiáng)對該項(xiàng)工作的重視程度，將人事檔案管理納入單位管理的議事日程，實(shí)現(xiàn)對人力資源數(shù)據(jù)信息的科學(xué)配置，從而實(shí)現(xiàn)對每一位職工的科學(xué)調(diào)配，為單位內(nèi)各項(xiàng)工作的有序落實(shí)奠定基礎(chǔ)。

1 農(nóng)業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀

從當(dāng)前相關(guān)農(nóng)業(yè)單位發(fā)展中不難看出，相關(guān)負(fù)責(zé)人、管理者能夠意識到人事檔案管理工作的重要作用，在該項(xiàng)工作中，加大了投入力度，使得人事檔案管理工作取得良好成果，同時也為單位內(nèi)各項(xiàng)工作的開展提供了保障。但在具體落實(shí)中，仍然存在一定不足，具體體現(xiàn)在以下方面[1]。

1）在人事檔案管理過程中，沒有形成完善的管理體系。我國針對人事檔案管理工作，出臺了相應(yīng)法律法規(guī)，在這一過程中，農(nóng)業(yè)相關(guān)單位也要跟上時代發(fā)展步伐，構(gòu)建完善且合理的檔案管理工作體系，保證能夠結(jié)合具體規(guī)定落實(shí)檔案資料存儲工作，從檔案管理工作的源頭起，朝著規(guī)范化、制度化管理的方向發(fā)展。從多年的農(nóng)業(yè)人事檔案管理具體工作中可以了解到，與其相配套的管理體系并不完善，無法將人事檔案管理工作的作用全部體現(xiàn)出來，這對于農(nóng)業(yè)人事檔案管理水平的提升會產(chǎn)生直接影響。

2）普遍的人事檔案管理工作，缺乏一個良好環(huán)境。從物質(zhì)環(huán)境角度分析，在該項(xiàng)工作中，存在沒有完善的空間資源，檔案庫房非常緊張、硬件配備不到位、配備的檔案工作者基本是兼職等問題，無法滿足人事檔案管理工作需求。在人事檔案管理中需要使用掃描設(shè)備、復(fù)印設(shè)備、計(jì)算機(jī)等，此類設(shè)備因?yàn)橘Y金投入不足，多數(shù)單位都無法全面配備，這對于人事檔案管理工作會產(chǎn)生負(fù)面影響[2]。近幾年農(nóng)業(yè)相關(guān)單位對人事檔案管理工作有著更高要求，需要將一系列現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)等應(yīng)用在人事檔案管理中，形成完善的人事檔案管理系統(tǒng)，這也是人事檔案管理工作未來的主要發(fā)展趨勢。但因?yàn)槭艿劫Y金投入不足等因素影響，導(dǎo)致人事檔案管理系統(tǒng)創(chuàng)建、人事檔案管理工作的順利進(jìn)行無法得到保障。

2 新時期農(nóng)業(yè)人事檔案管理新模式

2.1 創(chuàng)建完善人事檔案管理體系

在新時期發(fā)展背景下，傳統(tǒng)農(nóng)業(yè)人事檔案管理模式，已經(jīng)無法跟上時代發(fā)展步伐。鑒于這一情況，要將構(gòu)建完善的人事檔案管理體系作為一項(xiàng)重點(diǎn)工作，讓完善的管理工作體系對于人事檔案管理能夠起到良好的引導(dǎo)作用，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的有序開展。在構(gòu)建人事檔案管理體系中，要做好以下幾點(diǎn)工作：

1）人事檔案工作者對于國家在人事檔案管理工作方面的需求，要進(jìn)行全面分析、熟練掌握，同時還要了解與人事檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，在此基礎(chǔ)上，結(jié)合單位發(fā)展特點(diǎn)、實(shí)際發(fā)展情況，創(chuàng)建出完善、符合單位需求的人事檔案管理準(zhǔn)則[3]。將制定的人事檔案管理準(zhǔn)則落實(shí)到工作的各個環(huán)節(jié)中，為工作提供便利。需要注意的一點(diǎn)是，要確保準(zhǔn)則內(nèi)容完善性，要確保包含檔案室工作者崗位職責(zé)、檔案工作具體制度、檔案資料收集、整理、裝訂檔案歸檔等。

2）人事檔案工作者要高度重視檔案政策及管理體系的落實(shí)，保證管理體系能夠具備較強(qiáng)可操作性。要通過自身的努力引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，在單位內(nèi)得到落實(shí)宣傳，讓大家都認(rèn)識到人事檔案管理體系的重要作用，在單位內(nèi)形成良好工作氛圍，使得工作者能夠在潛移默化中受到影響，從而主動參與到人事檔案管理工作中。確保人事檔案管理體系能夠與工作者日常工作的關(guān)系密切。在此背景下，人事檔案管理工作能夠形成一個相對健全穩(wěn)定的形式，充分發(fā)揮人事檔案參考、依據(jù)及憑證的作用。

2.2 創(chuàng)造良好工作環(huán)境

在人事檔案管理過程中，如果能夠擁有一個良好的工作環(huán)境，那么工作效率、工作質(zhì)量能夠得到全面提升，進(jìn)而為單位內(nèi)其他工作的開展創(chuàng)造良好條件。因此，在農(nóng)業(yè)人事檔案管理創(chuàng)新過程中，要創(chuàng)造良好工作環(huán)境。具體要注意以下幾點(diǎn)：

1）優(yōu)化物質(zhì)環(huán)境。工作環(huán)境的優(yōu)化對提升人事檔案工作效率，促進(jìn)工作質(zhì)量提升有著重要作用。因此，單位需要根據(jù)自身財(cái)政情況及發(fā)展情況，加大對人事檔案工作環(huán)境優(yōu)化的資金投入，對檔案室的硬件設(shè)施、信息設(shè)備等進(jìn)行迭代升級，完善硬件設(shè)施的管理及維修機(jī)制，從而保證硬件設(shè)施的性能穩(wěn)定運(yùn)行，為人事檔案管理工作的有序開展提供保障的同時，促進(jìn)硬件設(shè)施使用壽命的延長。同時，針對設(shè)備設(shè)施的購買，單位可以設(shè)置專項(xiàng)資金，避免成本投入不足，影響設(shè)備采購以及后續(xù)人事檔案管理水平的提升。在此背景下，為管理人員創(chuàng)造良好工作環(huán)境，各項(xiàng)工作的開展都能夠得到設(shè)備保障，提升檔案管理工作效率。

2）人事檔案工作者在人事檔案管理過程中，要將現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢發(fā)揮出來，推動人事檔案管理朝著現(xiàn)代化、科技化方向發(fā)展。比如，可以將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)用在人事檔案歸檔、存儲等不同環(huán)節(jié)[4]。每個單位在發(fā)展壯大過程中會形成很多人事檔案，在以往傳統(tǒng)的管理過程中，會采取人工的方式進(jìn)行檔案收集、檔案存儲，在實(shí)際存儲中采取的是紙質(zhì)存儲方式。這一存儲方式有著很大限制，容易受到環(huán)境等因素影響。因此，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，將檔案材料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)存儲到計(jì)算機(jī)中，并進(jìn)行科學(xué)備份，這樣不僅能夠保證檔案資料準(zhǔn)確性，而且能夠提升檔案資料利用率。一旦因?yàn)槟承┰蛟斐蓹n案資料丟失，那么備份的檔案信息可以直接使用，避免對單位內(nèi)工作產(chǎn)生影響。

2.3 提升人事檔案管理者專業(yè)素養(yǎng)

管理人員在農(nóng)業(yè)人事檔案管理中發(fā)揮著重要作用，如果管理人員自身能夠具備較強(qiáng)綜合素質(zhì)、掌握更多先進(jìn)管理理念，農(nóng)業(yè)人事檔案管理水平能夠得到全面提升，檔案中存在的各類問題都能夠被及時發(fā)現(xiàn)并解決。因此，在農(nóng)業(yè)人事檔案管理中，要將提升管理人員素養(yǎng)作為重點(diǎn)工作。在提升管理人員素養(yǎng)中，要注意以下幾點(diǎn)：

1）積極組織農(nóng)業(yè)人事檔案管理人員進(jìn)行知識培訓(xùn)，保證管理人員能夠?qū)ο嚓P(guān)農(nóng)業(yè)知識、檔案管理流程、檔案管理注意事項(xiàng)等方面有著準(zhǔn)確把握，合理應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，在農(nóng)業(yè)人事檔案管理中將信息技術(shù)優(yōu)勢發(fā)揮出來。管理人員從最初檔案資料收集、資料整理，到最后的檔案歸檔，制定一套合理的管理措施。知識培訓(xùn)過程中需要注意采用合適的培訓(xùn)方式，比如，線上培訓(xùn)方式、開展講座方式等。創(chuàng)建微信群，在群內(nèi)發(fā)送與農(nóng)業(yè)人事檔案管理相關(guān)的知識，檔案管理工作人員可以隨時隨地接收消息、學(xué)習(xí)檔案管理知識，不受時間限制與空間限制。通過參與講座活動，幫助管理人員積累更多工作經(jīng)驗(yàn)，明確自身檔案管理中存在的不足，并在未來管理中做出相應(yīng)調(diào)整與完善，提升檔案管理水平。

2）對于管理人員的系統(tǒng)知識培訓(xùn)要給予更多重視，將知識培訓(xùn)與農(nóng)業(yè)單位自身擁有的教育資源進(jìn)行相互融合，完善教育方式、豐富教育體系、優(yōu)化教育內(nèi)容，定期組織管理人員進(jìn)行專業(yè)知識學(xué)習(xí)。保證管理人員始終都能夠擁有最新的知識框架，學(xué)習(xí)先進(jìn)管理理論與管理知識。管理人員之間在日常工作落實(shí)中，要進(jìn)行及時的溝通、交流，不定期反思自身工作存在的不足，使用更加先進(jìn)的工作方式，對檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整，促使檔案管理可以取得更好成果。

3）農(nóng)業(yè)單位可以在薪酬管理機(jī)制、績效考核機(jī)制中融入檔案管理績效，通過該種方式，將管理人員的工作積極性調(diào)動起來，提升工作主動性。表揚(yáng)、獎勵在工作中表現(xiàn)較好工作人員，在具體獎勵中可以采取精神獎勵方式，也可以采取物質(zhì)獎勵方式，強(qiáng)化管理人員的工作能動性。促使管理人員在未來工作落實(shí)中，能夠勇于創(chuàng)新、敢于創(chuàng)新，主動參與到不同類型學(xué)習(xí)活動中。此外，針對農(nóng)業(yè)人事檔案管理工作的落實(shí)情況，制定完善監(jiān)督管理體系，不定期檢查農(nóng)業(yè)人事檔案管理工作落實(shí)情況，明確檔案管理工作在實(shí)際落實(shí)中存在的問題，并制定調(diào)整措施。如果在監(jiān)督、檢查過程中，發(fā)現(xiàn)某些檔案管理人員存在思想不端正，工作行為不當(dāng)?shù)惹闆r，要及時對其進(jìn)行問責(zé)，確保能夠?qū)ζ渌ぷ魅藛T起到警示作用。為單位內(nèi)創(chuàng)造良好工作環(huán)境，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有序開展。

2.4 要掌控好人事檔案的保密與利用的關(guān)系

農(nóng)業(yè)單位需要加快健全人事檔案涉密處理機(jī)制，制定針對性的措施保障相關(guān)檔案的保密性，從而避免出現(xiàn)檔案泄露或遺失的情況出現(xiàn)。根據(jù)人事檔案管理工作的相關(guān)要求，單位在開展人事檔案管理時，需要及時調(diào)整思路和理念，并根據(jù)上級單位有關(guān)人事涉密檔案的處理要求，結(jié)合從實(shí)際出發(fā)的原則，制定與本單位相契合的人事涉密檔案管理機(jī)制，規(guī)范管理流程，強(qiáng)化工作人員工作能力，從而實(shí)現(xiàn)人事涉密性檔案管理的整體水平提升。例如：可采取專人專項(xiàng)負(fù)責(zé)制方式，建立單位人事檔案管理臺賬，對涉及涉密的人事檔案收發(fā)、傳閱、批示等相關(guān)工作都有專項(xiàng)工作人員負(fù)責(zé)，并采用專項(xiàng)檔案登記、單獨(dú)存儲的方式，保障人事涉密檔案的安全性及實(shí)用性。同時，單位可著眼不同的檔案級別，設(shè)定檔案開放時間、明確檔案人員的調(diào)閱范圍，確保檔案保密合理化應(yīng)用。

通常，單位人事檔案的體量十分龐大，而人事檔案管理的工作量、工作難度也相對較高。在這種背景下，管理人員必須依托現(xiàn)代信息技術(shù)，不斷優(yōu)化工作手段，在注重人事檔案日常管理便捷性的同時，掌控好人事檔案的保密與利用的關(guān)系。

1）要將信息技術(shù)、先進(jìn)系統(tǒng)應(yīng)用在人事檔案管理中，推動檔案管理工作的信息化、現(xiàn)代化發(fā)展。在這一過程中，檔案管理人員需要熟練操作計(jì)算機(jī)，將收集到的檔案資料、信息等存儲到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)信息庫，提升檔案信息利用率。如果工作人員想要使用某項(xiàng)信息，可以直接到系統(tǒng)中查詢，為相關(guān)工作落實(shí)提供保障。

2）單位工作人員要及時與人事檔案管理人員之間進(jìn)行溝通，設(shè)計(jì)出符合單位實(shí)際情況以及人事檔案管理工作需求的人事檔案管理系統(tǒng)，促使各項(xiàng)檔案管理工作都能夠在系統(tǒng)內(nèi)完成，提升檔案管理工作質(zhì)量。管理人員也要熟練操作人事檔案管理系統(tǒng)，利用系統(tǒng)完成檔案資料調(diào)取等工作，將人事檔案信息價值發(fā)揮出來。同時，在單位內(nèi)要創(chuàng)建溝通平臺，檔案管理人員可以借助平臺明確各環(huán)節(jié)具體落實(shí)情況，針對問題在平臺中進(jìn)行科學(xué)探討，并給出針對性調(diào)整措施，不需要工作人員進(jìn)行現(xiàn)場溝通。很多工作如果采取現(xiàn)場面對面溝通方式，會影響工作進(jìn)度以及后續(xù)工作的開展，因此，利用溝通平臺保證溝通及時性、有效性，實(shí)現(xiàn)對各類問題的有效控制，避免問題影響范圍的擴(kuò)大。通過在單位內(nèi)營造良好、積極向上的工作環(huán)境，激發(fā)管理人員工作熱情，工作人員之間能夠形成良好關(guān)系，在工作時彼此之間能夠互相幫助，形成和諧、友愛工作局面，實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。

3 結(jié)語

綜上所述，農(nóng)業(yè)人事檔案管理是當(dāng)前農(nóng)業(yè)相關(guān)單位發(fā)展中的一項(xiàng)重點(diǎn)工作，特別是在如今信息化飛速發(fā)展的新形勢下，如果想要實(shí)現(xiàn)人事檔案規(guī)范化發(fā)展，就要注重檔案工作人員自身綜合素質(zhì)的提升，發(fā)揮人才優(yōu)勢將人事檔案管理工作落到實(shí)處。針對人事檔案管理當(dāng)前存在的不足，結(jié)合實(shí)際情況，通過創(chuàng)造良好農(nóng)業(yè)人事檔案管理工作環(huán)境、創(chuàng)建完善管理工作體系等不同方面，實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)人事檔案管理工作的有序落實(shí)，提升人事檔案管理水平。