基于RPA 財務機器人的企業(yè)財務智能化轉型探析

李明娟 中達電通股份有限公司廣州分公司

引言

隨著信息時代的來臨，為了實現(xiàn)企業(yè)財務工作的成功轉型，可以把RPA 財務機器人應用其中，在提高企業(yè)財務工作水平的同時，也能為財務智能化發(fā)展奠定良好基礎。結合當前情況，一些企業(yè)在日常財務管理中，通常是把財務每月基礎工作作為重點，財務工作內容過于單一，內容比較重復，如果沒有科學處理，將會出現(xiàn)各種錯誤，財務人員將會消耗大量時間與精力。周而復始地進行大量人工作業(yè)，無法保證工作效率及質量。隨著RPA 財務機器人的出現(xiàn)，為財務智能化轉型發(fā)展提供技術支持。通過使用智能化技術，取代傳統(tǒng)人工勞動，有效處理財務管理中低附加值的問題，有效提高財務人員工作效率，加速數(shù)字化轉型，適應和契合行業(yè)數(shù)字化變革方向，增強企業(yè)綜合競爭實力，有利于企業(yè)健康發(fā)展。

一、RPA財務機器人基本概述

財務RPA 機器人基于RPA 技術，（RPA 的英文全稱是Robotic Process Automation，直譯過來是機器人流程自動化）能夠代替人工進行簡單重復操作，處理量大易錯業(yè)務，讓財務人力投入到更具創(chuàng)造性的工作中。RPA 是一種先進的技術手段，是在智能化技術作用下，通過編程和軟件模擬設計形成的一種自動化流程，展現(xiàn)出標準化、現(xiàn)代化特點。可通過和AI 技術的充分結合，讓其具備數(shù)據(jù)讀取能力，實現(xiàn)自動化操作，如在自動化流程作用下完成密碼輸入、數(shù)據(jù)下載等指令，為人們提供高效便捷的服務。在軟件程序作用下使用提前設定的程序和用戶交互，實現(xiàn)人工智能，幫助企業(yè)控制成本，提高效率，優(yōu)化流程，展現(xiàn)其優(yōu)勢及較高的市場應用價值。

通過對RPA 財務機器人在企業(yè)財務智能化轉型中應用優(yōu)勢的調查，財務人員如果長時間在工作重復的崗位上，可能會發(fā)生過度疲勞的狀況，影響其工作效率和質量。而RPA 財務機器人則可以有效避免此類情況，能夠做到24 小時不間斷工作，高效且有序地處理業(yè)務，提供準確的數(shù)據(jù)信息，能通過記錄日志和自動糾錯，讓財務工作更加規(guī)范，滿足現(xiàn)代財務轉型要求。

另外，RPA 財務機器人成本投放少，一個智能RPA 機器人可以承擔多名財務人員工作，且設備維護成本遠遠小于人力成本，幫助企業(yè)有效降低控制人工成本。對于新入職的財務人員，需要上崗培訓，而RPA 財務機器人通過系統(tǒng)預先設定的標準程序，就能直接進入到工作中，讓財務工作更加高效和靈活。

二、基于RPA財務機器人的企業(yè)財務智能化轉型重要性

在使用RPA 財務機器人之前，人們廣泛使用的自動化軟件包括Excel、Python 等。雖然在一定程度上實現(xiàn)了自動化，但還沒有達到智能化水平。相比之下，RPA 財務機器人具有很強的擬人化特征，在傳統(tǒng)RPA 的基礎上實現(xiàn)了物理智能，將人工智能技術應用于其上，使其具有強大的學習功能，通過程序設置規(guī)范其工作行為，還具有圖像和文本識別OCR 和自然語言處理等感知能力，它可以模擬人類行為來處理各種信息；通過數(shù)據(jù)分析和自動化處理模擬人類的預測、規(guī)劃和管理；在聊天系統(tǒng)下，實現(xiàn)人機交互，創(chuàng)造良好的人機交互關系。此外，RPA 金融機器人具有無創(chuàng)模式，不會影響原始系統(tǒng)結構。即使設計了多個異構系統(tǒng)，RPA 財務機器人也可以手動訪問每個系統(tǒng)，并實現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸和分配。

在企業(yè)財務轉型發(fā)展中，為了讓財務更具智能化特點，可以在RPA 財務機器人作用下，利用RPA 財務機器人建立一個財務智能化數(shù)據(jù)庫，并且可以和企業(yè)內部業(yè)務系統(tǒng)充分結合，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的傳遞與共享，整合企業(yè)各項資源，實現(xiàn)企業(yè)資源科學調配，更好防控財務風險，降低對企業(yè)的負面影響。通過RPA 財務機器人，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的深層次挖掘，從中獲得比較準確的財務信息，以提高財務信息系統(tǒng)的協(xié)調能力，為企業(yè)創(chuàng)造更多效益。通過繪制財務知識圖譜，在數(shù)據(jù)挖掘、信息處理等技術作用下，將企業(yè)財務信息進行展示，揭露企業(yè)財務中出現(xiàn)的問題，為企業(yè)領導調整經(jīng)營決策提供數(shù)據(jù)參考，以提高企業(yè)財務工作水平，將信息技術應用價值充分發(fā)揮，為企業(yè)財務智能化轉型發(fā)展提供保障。

基于RPA 財務機器人的企業(yè)財務智能化轉型，通過RPA 財務機器人，實現(xiàn)企業(yè)內部規(guī)范化管理，讓業(yè)務流程變得更加合理和透明，形成統(tǒng)一化的工作體系。不但可以保證公司數(shù)據(jù)的準確性，也有助于企業(yè)領導層發(fā)現(xiàn)經(jīng)營發(fā)展中出現(xiàn)的問題，及時應對并進行改進。通過提升財務數(shù)據(jù)管理水平，構建規(guī)范化的財務工作機制，可以提高企業(yè)財務管理水平，為企業(yè)戰(zhàn)略化發(fā)展奠定良好基礎。RPA 財務機器人在運行中，可以根據(jù)設定的相關流程自動化工作，執(zhí)行對應標準，有效減少人工錯誤發(fā)生，讓工作變得更加精準。例如，在傳統(tǒng)數(shù)據(jù)處理中，會伴隨諸多簡單且重復的工作內容，相關人員如果在工作中出現(xiàn)疲勞或者注意力不集中的狀況，容易造成數(shù)據(jù)的錯誤或者丟失，給企業(yè)帶來風險和損失。而通過使用RPA 財務機器人，降低數(shù)據(jù)錯誤風險發(fā)生率，且能快速處理重復數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的準確性。除此之外，RPA財務機器人流程自動化，可以做到統(tǒng)一系統(tǒng)統(tǒng)計口徑，將企業(yè)工作按制度流程構建落實到位，減少因財務內部系統(tǒng)監(jiān)管漏洞帶來的會計風險。RPA 財務機器人執(zhí)行的作業(yè)有系統(tǒng)日志記錄，系統(tǒng)操作也有跡可尋，能有效避免財務數(shù)據(jù)弄虛作假，杜絕財務人員舞弊行為的可能性和空間，維護企業(yè)合法權益[2]。

三、基于RPA財務機器人的企業(yè)財務智能化轉型的相關建議

（一）費控智能化報銷

費控報銷是企業(yè)財務轉型的核心部分，也是企業(yè)降本增效中最重要的一環(huán)。費用報銷涉及的內容多，工作量大，通過使用RPA 財務機器人，能夠有效減少財務日常工作時間并提升效率。如員工日常費用單據(jù)報銷，發(fā)票是財務報銷的關鍵。在傳統(tǒng)報銷憑證處理中，主要采用的是紙質或電子發(fā)票，員工根據(jù)票面情況填寫表單，錄入系統(tǒng)。在錄入、寄存、報銷等環(huán)節(jié)中可能會發(fā)生票據(jù)遺失的狀況。而通過使用RPA 財務機器人，能夠科學處理該問題，不但能夠讓發(fā)票和單據(jù)統(tǒng)一系統(tǒng)處理，也能在OCR 掃描系統(tǒng)作用下自動識別，借助系統(tǒng)進行填寫、分類和匯總，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息有效傳遞。經(jīng)過處理以后形成費用報銷數(shù)據(jù)，相關人員登錄系統(tǒng)，結合平臺提供的發(fā)票數(shù)據(jù)信息發(fā)起申請，依公司流程簽核到各步驟的權限審批人處理，審批人若有問題，則可以系統(tǒng)提示填單人回復處理；若簽核無問題則自動完結進入待付款狀態(tài)，讓整個報銷工作效率明顯提高。在處理環(huán)節(jié)中，也能對費用報銷智能化審核，在報銷單據(jù)提交之前，系統(tǒng)對其信息進行核實，認真做好信息排查工作，自動比對和匯總，將其保存在收支數(shù)據(jù)庫中，和財務稅控系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行比較，在比較結果無問題后，則反饋給財務部門，借助相關技術形成記賬憑證，并由RPA 財務機器人自動化審核。在審核處理之前，相關人員可以結合具體情況在費用報銷系統(tǒng)中設有審查要求，核實發(fā)票真?zhèn)?，費用科目的正確性，費用預算的使用情況，是否重復核銷待進行審核和記錄[3]。報銷單據(jù)審核通過以后，自動形成付款單，進入資金的結算和安排，后續(xù)通知申請人單據(jù)結算情況。

（二）財務智能化核算

在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中，財務關聯(lián)交易往來對賬是一項比較重要的工作。相關人員在進行財務勾稽過程中，若遇到往來賬的客戶明細多、交易時間長，則需花費較多時間和精力進行賬目核對。通過使用RPA 財務機器人，可以科學處理該問題。如財務人員可以將對賬科目、客戶代碼、對賬期間等數(shù)據(jù)信息進行系統(tǒng)設置關聯(lián)處理，使用企業(yè)應收應付在月底自動勾稽對賬，確保企業(yè)關聯(lián)交易可以自動化核對，提高工作效率，保證工作質量。企業(yè)在對財務付款業(yè)務處理時，通過使用RPA 財務機器人，能夠實現(xiàn)管理單據(jù)關聯(lián)，通過審核后進行批量處理，形成批量憑證，根據(jù)憑證審核要求自動審核。這種工作方式可以降低外界因素對財務人員工作的干擾，真正做到了財務智能化和標準化。例如，在審核單據(jù)過程中，利用RPA 財務機器人，實現(xiàn)人工審核單據(jù)模擬處理，并對審核結果綜合分析，判斷是否完成審核工作；通過結算單全面檢查，分析其是否按照時間要求傳遞到財務系統(tǒng)中，根據(jù)RPA 處理后的數(shù)據(jù)匯總進行分析和檢核。通過整理財務數(shù)據(jù)，調整財務工作方案，更好防控財務風險。RPA 財務機器人也能協(xié)助財務系統(tǒng)穩(wěn)定運行，不會對當前財務系統(tǒng)運行產(chǎn)生影響，在技術優(yōu)勢下協(xié)調發(fā)展，保證軟件系統(tǒng)運行穩(wěn)定性和安全性，加快企業(yè)財務轉型速度。在具體操作中，可結合實際情況，將對應軟件程序設定過程管理，完成編碼流程設定，讓RPA 財務機器人接收相關信息以后，及時錄入信息，讓數(shù)據(jù)更加準確，保證數(shù)據(jù)安全。

（三）智能化采購付款

在財務付款中，把RPA 財務機器人應用其中，有明顯的優(yōu)勢和價值。例如，根據(jù)常規(guī)采購流程進行采購前，相關人員按照公司SOP 標準要求提交申請，結合采購預算，填寫申請單，由業(yè)務部門和采購部門進行審核，在審核通過以后，對供應商資質、信譽等情況進行檢查，從中選擇優(yōu)質的供應商，結合企業(yè)實際情況，編制采購方案，嚴格按照相關流程簽署采購合同或訂單，按照時間約定發(fā)貨和收貨。企業(yè)采購部門需要結合訂單內容編制請款單，對單據(jù)中的數(shù)據(jù)進行檢查與核對。此時通過使用RPA 財務機器人實現(xiàn)圖像和OCR 處理，對相關信息自動掃描錄入，可高效完成此工作。在具體操作中，RPA 財務機器人能夠對各項信息進行科學處理，并在ERP 系統(tǒng)作用下完成請款信息的錄入工作，對發(fā)票信息和入庫單信息認真核對，確保信息高度統(tǒng)一，記錄到信息系統(tǒng)中保存，記賬結束以后將會進入付款流程中。在采購付款處理環(huán)節(jié)中，可以在RPA 財務機器人作用下提交付款申請，對付款單內容進行核查，確保信息的完整性和準確性，核對結束以后傳遞到付款系統(tǒng)中。在財務系統(tǒng)中可以設定與供應商對賬和付款時間，規(guī)范相關流程，按照要求定時觸發(fā)和提醒，滿足企業(yè)財務智能化要求[4]。通過RPA 財務機器人，可實現(xiàn)供應商的科學化管理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)自動錄入，模擬人工操作，按照公司流程進行物資采購，整理采購數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)自動比對，以縮短采購作業(yè)時間。

（四）資金智能化管理

資金管理是財務管理中非常重要的一部分，因涉及企業(yè)資金，處理時需特別注意，以確保資金安全。資金管理涉及的工作內容多，其中包括流動資金、股東資產(chǎn)、專項資金等，要求企業(yè)從實際入手，做好資產(chǎn)管理工作。通過使用RPA 財務機器人，讓資金管理流程更加規(guī)范。（1）如在銀企對賬過程中，傳統(tǒng)財務人員是登錄系統(tǒng)下載當期明細賬，根據(jù)對賬單格式，把數(shù)據(jù)傳遞到企業(yè)財務系統(tǒng)中，最終完成對賬工作，獲得余額調度表。這種方式流程比較重復，且如遇到交易數(shù)據(jù)明細龐大的情況下，需要消耗一定的時間和成本進行處理。通過使用RPA 財務機器人，能夠簡化系統(tǒng)流程，通過系統(tǒng)下載當期明細及期初期末余額，利用網(wǎng)銀收支明細和企業(yè)賬面數(shù)據(jù)比較，生成余額調度表，完成賬戶核對工作。（2）在現(xiàn)金管理中，通過使用RPA 財務機器人，自動對企業(yè)現(xiàn)金管理方案中各項信息進行整理和分析，并利用智能算法對資金處理過程動態(tài)監(jiān)管，確定最佳的資金組合，合理分配資金，防止資金浪費。（3）在收付款處理和支付指令處理過程中，利用RPA 財務機器人實現(xiàn)智能化處理，保證訂單信息和供應商信息高度統(tǒng)一，進入到付款流程中，在接收到付款指令以后自動核查結果，并反饋相關信息，完成賬單處理。

（五）稅務智能化管理

把RPA 財務機器人應用在稅務管理工作時，主要工作內容就是發(fā)票開具和納稅申報。（1）對于發(fā)票開具來說，自動化處理則是通過使用RPA 財務機器人，自動獲得企業(yè)當期銷售開票數(shù)據(jù)清單，比對后導入系統(tǒng)，自動核對商品品名規(guī)格、數(shù)量、單價等開票信息的完整性和準確性，導入到開票系統(tǒng)中，批量生成發(fā)票，把發(fā)票開具結果通過郵件形式傳遞給開票管理員；若是數(shù)電發(fā)票，則生成二維碼或PDF 檔，存儲在系統(tǒng)和網(wǎng)盤，按客戶提供的郵箱進行通知和傳遞。（2）納稅申報自動化則是通過RPA程式進行當期進項入賬數(shù)據(jù)的系統(tǒng)核對，在電子稅務局對應批量勾選當期入賬抵扣的進項發(fā)票，完成稅費計算工作，自動登錄系統(tǒng)填寫納稅申報表，審核無誤后進行納稅申報[5]。

結語

把RPA 財務機器人應用在企業(yè)財務活動中，可以為企業(yè)財務智能化發(fā)展提供全面的技術支持。在具體操作中，除了要使用RPA 財務機器人之外，還要把智能化技術應用其中，建立財務決策分析模型，利用大數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)分析，找到企業(yè)財務經(jīng)營活動中存在的問題，加強風險預警，及時調整公司發(fā)展決策，為企業(yè)財務智能化轉型營造良好條件。