淺議疾控機(jī)構(gòu)人事檔案管理機(jī)制的有效構(gòu)建

摘 要：人事檔案是了解員工經(jīng)歷、績效、獎懲情況等重要信息的基本來源，對于人才隊伍建設(shè)至關(guān)重要。然而，現(xiàn)有的疾控機(jī)構(gòu)人事檔案管理存在問題，如重視不夠、管理力量和設(shè)備設(shè)施不足以及科學(xué)化、信息化程度滯后。文章探討了有效構(gòu)建疾控機(jī)構(gòu)人事檔案管理機(jī)制的重要性、挑戰(zhàn)以及應(yīng)對策略與方法，通過建立或完善人事檔案管理部門、制定科學(xué)合理的檔案管理流程、引入信息化技術(shù)支持、建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)和加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全與備份措施，以有效推進(jìn)檔案管理的制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)，推動疾病預(yù)防控制事業(yè)取得更加顯著的成績。

關(guān)鍵詞：疾控機(jī)構(gòu)；人事檔案管理；重要性；電子檔案數(shù)據(jù)安全

疾控機(jī)構(gòu)人事檔案管理是疾病預(yù)防控制與公共衛(wèi)生領(lǐng)域中不可忽視的重要環(huán)節(jié)。隨著疾病形勢和公共衛(wèi)生挑戰(zhàn)日益復(fù)雜，疾控機(jī)構(gòu)的工作任務(wù)和責(zé)任日益增加，對于擁有高素質(zhì)、專業(yè)能力強(qiáng)的員工隊伍需求也日益迫切。在這樣的背景下，疾控機(jī)構(gòu)人事檔案的科學(xué)管理成為提高機(jī)構(gòu)效率、優(yōu)化人才配置的關(guān)鍵。然而，目前在一些疾控機(jī)構(gòu)中，人事檔案管理存在著諸多問題。比如，檔案建立和整理不規(guī)范、信息更新滯后，造成員工績效評估和職業(yè)晉升的不公平現(xiàn)象。同時，一些機(jī)構(gòu)對人事檔案的重視程度不夠，缺乏科學(xué)化、信息化的管理手段，導(dǎo)致人才管理效率不高。因此，研究疾控機(jī)構(gòu)人事檔案管理的有效構(gòu)建，對于提高機(jī)構(gòu)的運(yùn)行效率和人才隊伍建設(shè)至關(guān)重要。

一、疾控機(jī)構(gòu)人事檔案管理的重要性和必要性

1.確保人才選拔與配置的科學(xué)性和公正性

疾控機(jī)構(gòu)人事檔案管理的重要性在于確保人才選拔與配置的科學(xué)性和公正性。通過對員工的檔案全面、客觀、準(zhǔn)確地記錄和整理，疾控機(jī)構(gòu)能夠了解每位員工的學(xué)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、工作履歷以及職業(yè)技能等綜合信息，將成為選拔優(yōu)秀人才、確定合適崗位的重要依據(jù)。有效的人事檔案管理可以避免主觀偏見和不公平對待，確保選拔和配置的科學(xué)性，為疾控機(jī)構(gòu)人才隊伍的建設(shè)和發(fā)展奠定堅實(shí)基礎(chǔ)。

2.支持績效評估和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃

疾控機(jī)構(gòu)人事檔案管理對于員工績效評估和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃具有重要的意義。通過對員工工作表現(xiàn)、獎懲記錄、培訓(xùn)成果等信息的歸檔和記錄，可以客觀評估員工的工作能力和潛力，是員工提供晉升、職稱評定和薪酬調(diào)整等方面的依據(jù)，激勵員工積極進(jìn)取，增強(qiáng)工作動力。同時，疾控機(jī)構(gòu)可以制定個性化的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，為員工提供廣闊的發(fā)展空間，促進(jìn)人才持續(xù)成長。

3.保障人才信息的可追溯性和持續(xù)性

疾控機(jī)構(gòu)人事檔案管理的必要性在于保障人才信息的可追溯性和持續(xù)性。隨著員工流動和人事調(diào)整，疾控機(jī)構(gòu)需要對員工的信息實(shí)行記錄和保留，以確保信息的長期保存和可查詢性，即使員工離開當(dāng)前崗位或機(jī)構(gòu)，其工作經(jīng)歷和成就也能夠被保留下來，為日后的崗位調(diào)整或人才回流提供重要參考。同時，持續(xù)更新和管理人事檔案也能保障信息的準(zhǔn)確性，為機(jī)構(gòu)的決策提供可靠的數(shù)據(jù)支持。

4.支撐組織管理和知識傳承

疾控機(jī)構(gòu)人事檔案管理對于支撐組織管理和知識傳承起到關(guān)鍵作用。在人事檔案中記錄員工的培訓(xùn)經(jīng)歷、學(xué)術(shù)研究成果、項目經(jīng)驗等信息，有助于發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)優(yōu)秀的領(lǐng)導(dǎo)者和專業(yè)人才。同時，人事檔案中也記錄著員工在工作中積累的寶貴經(jīng)驗和知識，有助于知識的傳承和積累。通過健全的人事檔案管理機(jī)制，可以有效記錄并保留優(yōu)秀員工的經(jīng)驗與知識。當(dāng)員工發(fā)生變動時，疾控機(jī)構(gòu)可以依據(jù)檔案信息為新員工提供更加個性化的培訓(xùn)和指導(dǎo)，促進(jìn)人才隊伍的穩(wěn)定與傳承。

二、現(xiàn)有人事檔案管理機(jī)制的問題與挑戰(zhàn)

1.重視不夠

在疾控機(jī)構(gòu)中，人事檔案管理的重要性并未得到充分的認(rèn)識和重視，形成了重視不夠的問題。由于缺乏對人事檔案管理價值的深刻理解，一些機(jī)構(gòu)對于檔案管理工作往往持漠視態(tài)度，將其視為次要甚至多余的任務(wù)，導(dǎo)致相關(guān)人員對檔案建立、整理以及更新等環(huán)節(jié)缺乏足夠的關(guān)注和投入，使檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性受到影響。同時，檔案信息的維護(hù)和利用也未得到足夠的重視，造成檔案信息的滯后和浪費(fèi)。重視不夠的問題使得人事檔案管理無法充分發(fā)揮其對人才隊伍建設(shè)和管理的支持作用，影響了疾控機(jī)構(gòu)的整體效率和運(yùn)行質(zhì)量。

2.管理力量和設(shè)備設(shè)施配備不足

部分疾控機(jī)構(gòu)在人事檔案管理方面面臨著管理力量和設(shè)備設(shè)施配備不足的問題。由于疾控機(jī)構(gòu)通常面臨工作壓力和資源有限的情況，可能無法擁有專門的人事檔案管理部門或?qū)Ｂ毴藛T，致使檔案管理工作成為其他崗位工作的附加項，容易造成管理上的疏漏。此外，部分疾控機(jī)構(gòu)可能缺乏必要的信息化設(shè)備設(shè)施和軟件支持，限制了檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。

3.科學(xué)化、信息化程度滯后

一些疾控機(jī)構(gòu)在檔案管理方面存在科學(xué)化、信息化程度滯后的問題。傳統(tǒng)的手工管理方式導(dǎo)致檔案信息的整理、查閱以及歸檔等工作耗時費(fèi)力，容易出現(xiàn)錯誤和遺漏。缺乏信息化技術(shù)的支持，可能導(dǎo)致檔案信息的存儲、備份和保密存在風(fēng)險，且難以實(shí)現(xiàn)跨部門、跨地域的檔案共享和利用。同時，檔案管理也缺乏規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，可能導(dǎo)致檔案的完整性和準(zhǔn)確性不足，影響對員工綜合能力的評估和選拔。

三、有效構(gòu)建疾控機(jī)構(gòu)人事檔案管理機(jī)制的策略與方法

1.建立或者完善人事檔案管理部門

（1）部門職責(zé)和組織結(jié)構(gòu)

建立完善人事檔案管理部門是有效構(gòu)建疾控機(jī)構(gòu)人事檔案管理機(jī)制的重要舉措。部門職責(zé)包括制定和完善檔案管理政策、流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性。此外，部門還負(fù)責(zé)制定檔案信息的采集、整理、歸檔和查閱程序的規(guī)范要求，以保證檔案的及時更新和有效利用。同時，部門應(yīng)建立健全檔案信息的保密措施，確保檔案信息不被泄露和濫用。在組織結(jié)構(gòu)方面，人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)機(jī)構(gòu)規(guī)模和需要開展合理劃分和設(shè)立。通常情況下，可以設(shè)立專職或兼職的檔案管理崗位以及專門的檔案管理小組。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)具備相關(guān)的檔案管理背景和經(jīng)驗，負(fù)責(zé)全面協(xié)調(diào)和監(jiān)督檔案管理工作。檔案管理人員應(yīng)具備相關(guān)專業(yè)知識和技能，負(fù)責(zé)具體的檔案采集、整理、歸檔和查閱工作。此外，為了確保人員的配合和順暢溝通，部門還應(yīng)設(shè)立相應(yīng)的管理層級和工作流程。通過建立健全人事檔案管理部門，疾控機(jī)構(gòu)可以更加高效地管理和利用檔案信息，從而提高人才隊伍的選拔和配置效率。

（2）人員配備與培訓(xùn)

人員配備與培訓(xùn)是建立完善疾控機(jī)構(gòu)人事檔案管理部門的重要環(huán)節(jié)。在人員配備方面，疾控機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)機(jī)構(gòu)規(guī)模和檔案管理工作的復(fù)雜程度，招聘和聘用具備相關(guān)專業(yè)知識和經(jīng)驗的檔案管理人員。這些人員應(yīng)具備檔案管理的理論和實(shí)踐知識，熟悉檔案管理的各項操作流程和標(biāo)準(zhǔn)，還應(yīng)具備信息化技術(shù)的應(yīng)用能力，能夠高效地處理和維護(hù)檔案信息。對于已有的工作人員，應(yīng)根據(jù)需要采取調(diào)整和培訓(xùn)，確保他們具備勝任相關(guān)工作的能力。同時，為了提高檔案管理人員的專業(yè)水平，疾控機(jī)構(gòu)應(yīng)開展相關(guān)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動。培訓(xùn)內(nèi)容可以包括檔案管理的法律法規(guī)、操作流程、信息化技術(shù)應(yīng)用等方面。通過培訓(xùn)，可以幫助檔案管理人員深入了解檔案管理的重要性和要求，提高其工作的科學(xué)性和規(guī)范性，提升檔案管理水平。

2. 建立科學(xué)、合理的檔案管理流程

（1）人事檔案的建立與歸檔

人事檔案的建立與歸檔是疾控機(jī)構(gòu)人事檔案管理的重要環(huán)節(jié)。在建立和歸檔人事檔案時，需要遵循一系列規(guī)范和流程，以確保檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性。人事檔案的建立是指在員工入職時開始記錄相關(guān)信息并不斷更新維護(hù)的過程。疾控機(jī)構(gòu)應(yīng)在員工入職時及時采集員工的基本信息、學(xué)歷、工作經(jīng)歷以及培訓(xùn)情況等重要資料，建立個人檔案。同時，還應(yīng)定期更新檔案信息，包括獎懲記錄、晉升評定等，確保檔案信息的及時性和完整性；人事檔案的歸檔是指將建立好的檔案按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和流程采取分類、整理以及存儲的過程。歸檔工作應(yīng)按照一定的分類原則和文件編號系統(tǒng)實(shí)行，以便于檔案的查閱和管理。同時，還需要建立相應(yīng)的檔案管理制度，規(guī)定檔案的保存期限和安全措施，確保檔案信息的安全性和保密性。為了確保人事檔案的建立與歸檔工作的科學(xué)性和規(guī)范性，疾控機(jī)構(gòu)應(yīng)制定相應(yīng)的檔案管理制度和操作規(guī)程，明確各項工作的責(zé)任和流程。建立檔案管理部門和配備專業(yè)人員，可以加強(qiáng)對檔案建立和歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，提高工作效率和質(zhì)量。

（2）檔案查閱與借閱

檔案查閱是指授權(quán)的人員按照規(guī)定程序，查看已建檔的員工檔案信息。機(jī)構(gòu)內(nèi)的相關(guān)管理人員或上級領(lǐng)導(dǎo)在需要了解員工的基本情況、工作表現(xiàn)或歷史記錄時，可以向人事檔案管理部門提出查閱申請，有助于全面了解員工的綜合素質(zhì)和潛力，為選拔人才和定制培訓(xùn)計劃提供有力支持。檔案借閱是指授權(quán)的人員按照規(guī)定程序，暫時借取員工檔案開展必要的工作，如人才選拔、評定晉升等。通常借閱檔案需要填寫相應(yīng)的申請表，明確借閱目的、借閱期限等信息，還應(yīng)確保檔案的安全和保密。為確保檔案查閱與借閱工作順利實(shí)行，疾控機(jī)構(gòu)應(yīng)制定相應(yīng)的管理制度和流程，明確查閱與借閱的權(quán)限和程序。授權(quán)的人員需要接受相應(yīng)的培訓(xùn)，了解檔案查閱與借閱的規(guī)定和要求，確保工作的規(guī)范性和安全性。

（3） 檔案保密與安全管理

檔案保密與安全管理是疾控機(jī)構(gòu)人事檔案管理中重要的方面。由于人事檔案中包含著員工的個人隱私和機(jī)構(gòu)的敏感信息，必須采取一系列措施確保檔案信息的保密和安全。疾控機(jī)構(gòu)應(yīng)建立完善的檔案保密制度，明確檔案信息的訪問權(quán)限和使用范圍。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱和借閱檔案，并需要嚴(yán)格遵守保密協(xié)議。特別是涉及個人隱私或敏感信息的檔案，需要采取更加嚴(yán)格的保密措施，確保信息不被非授權(quán)人員獲取。同時，檔案管理部門還應(yīng)加強(qiáng)檔案信息的物理安全管理。檔案室或存儲設(shè)備設(shè)施應(yīng)設(shè)有安全門禁、監(jiān)控設(shè)備等，防止未經(jīng)授權(quán)人員進(jìn)入。此外，檔案材料應(yīng)妥善保管，防止遺失或損壞，建立備份措施以防止信息丟失。開展相關(guān)培訓(xùn)也是檔案保密與安全管理的重要環(huán)節(jié)。培訓(xùn)員工了解檔案保密的重要性和相應(yīng)的操作規(guī)程，加強(qiáng)員工的保密意識和責(zé)任心，減少意外的信息被泄露情況。

3.引入信息技術(shù)支持

（1）電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用

在應(yīng)用方面，電子檔案管理系統(tǒng)提供了更高效的檔案管理方式。檔案信息的數(shù)字化使得員工可以通過電腦或其他終端隨時查閱和處理檔案，節(jié)省了查閱時間和成本。而且，系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的全文檢索，使得查找特定檔案變得更加快捷和準(zhǔn)確。此外，系統(tǒng)還能對檔案信息實(shí)行備份和加密，提高了檔案信息的安全性和保密性。電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用也促進(jìn)了檔案信息的共享與交流，不同部門之間可以共享檔案信息，避免了信息孤島的情況。同時，系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)跨地域的檔案傳遞，方便了異地員工的檔案管理和利用。

（2）數(shù)據(jù)安全與備份措施

數(shù)據(jù)安全與備份措施在電子檔案管理系統(tǒng)中是至關(guān)重要的，特別是涉及疾控機(jī)構(gòu)的人事檔案信息。為了確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性，需要采取一系列措施來防止數(shù)據(jù)丟失、被泄露或被損壞。一是建立嚴(yán)格的數(shù)據(jù)訪問權(quán)限控制。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問特定的檔案信息，確保只有相關(guān)人員才能查閱、修改和處理檔案數(shù)據(jù)。不同級別的權(quán)限應(yīng)根據(jù)員工的職責(zé)和需求來設(shè)置，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的最小化訪問原則；二是加強(qiáng)數(shù)據(jù)傳輸和存儲的加密保護(hù)。在數(shù)據(jù)傳輸過程中，應(yīng)采用安全的通信協(xié)議，如SSL加密等，防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被非法獲取。而在數(shù)據(jù)存儲方面，采用加密技術(shù)對數(shù)據(jù)實(shí)行加密存儲，確保即使數(shù)據(jù)被盜取，也無法解讀其內(nèi)容；三是定期采取數(shù)據(jù)備份和災(zāi)備機(jī)制。建立定期的數(shù)據(jù)備份機(jī)制，將檔案數(shù)據(jù)備份到不同的存儲設(shè)備或位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立災(zāi)備方案，確保在意外情況下能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)和系統(tǒng)功能。

四、未來展望

1.信息化與智能化的深入應(yīng)用

隨著科技的不斷進(jìn)步，信息化和智能化技術(shù)在疾控機(jī)構(gòu)人事檔案管理中將得到更廣泛的應(yīng)用。電子檔案管理系統(tǒng)將更加智能化，通過人工智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動化整理和歸類，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。隨著區(qū)塊鏈技術(shù)的成熟應(yīng)用，檔案信息的安全性和可信度也將得到進(jìn)一步增強(qiáng)，確保檔案數(shù)據(jù)不被篡改或偽造。此外，虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)有望為檔案查閱和借閱帶來更加沉浸式的體驗。

2.跨機(jī)構(gòu)、跨地區(qū)檔案信息共享

未來，隨著跨機(jī)構(gòu)合作和跨地區(qū)協(xié)同發(fā)展的加強(qiáng)，疾控機(jī)構(gòu)之間的檔案信息共享將成為重要的發(fā)展方向。建立跨機(jī)構(gòu)、跨地區(qū)的檔案信息共享平臺，將有助于消除信息壁壘，提高檔案信息的利用效率和水平。通過共享檔案信息，不僅能夠更好地了解人才隊伍的結(jié)構(gòu)和分布情況，還能夠發(fā)現(xiàn)人才隊伍的潛在需求和問題，為合理配置和優(yōu)化人才資源提供決策依據(jù)。

3.數(shù)據(jù)驅(qū)動的人才隊伍建設(shè)

未來，疾控機(jī)構(gòu)的人才隊伍建設(shè)將更加注重數(shù)據(jù)的應(yīng)用和驅(qū)動。通過對檔案信息的深度挖掘和分析，可以發(fā)現(xiàn)人才的潛力和優(yōu)勢，預(yù)測人才的發(fā)展趨勢和需求，為人才選拔、培養(yǎng)和激勵提供科學(xué)依據(jù)。數(shù)據(jù)驅(qū)動的人才隊伍建設(shè)將使人才管理更加科學(xué)化和精準(zhǔn)化，提高人才隊伍的整體素質(zhì)和水平。

五、結(jié)論

加強(qiáng)疾控機(jī)構(gòu)的人事檔案管理對于人才隊伍建設(shè)和疾病預(yù)防控制工作具有深遠(yuǎn)意義。通過建立完善專門的檔案管理部門，建立科學(xué)、合理的檔案管理流程，引入信息化技術(shù)支持，可以提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性，也將有助于保障檔案信息的安全性。因此，應(yīng)高度重視疾控機(jī)構(gòu)人事檔案管理工作，將其納入單位干部隊伍建設(shè)的重要議事日程，推進(jìn)疾控中心人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。隨著科技的不斷發(fā)展和信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，疾控機(jī)構(gòu)的人事檔案管理將繼續(xù)向著智能化、數(shù)據(jù)化、共享化的方向發(fā)展。展望未來，加強(qiáng)檔案管理工作，將為疾控機(jī)構(gòu)的發(fā)展和人才隊伍建設(shè)帶來更大的成效和推動力。

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（作者單位：濱州市疾病預(yù)防控制中心 ）

作者簡介：高春暉（1985—），女，漢族，河北黃驊人，本科，館員，研究方向：檔案方向。