數(shù)字化轉(zhuǎn)型視域下文書檔案數(shù)字化的有效管理策略探究

摘 要：社會(huì)在不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)的應(yīng)用逐漸廣泛，得到了本質(zhì)的提升和飛躍，各類數(shù)據(jù)和信息的管理技術(shù)和手段也越發(fā)完善。文章基于本單位文書檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)和現(xiàn)狀，分析數(shù)字化管理的意義，并通過(guò)當(dāng)前的現(xiàn)狀總結(jié)其中存在的管理困境，提出相應(yīng)的數(shù)字化管理策略，旨在促進(jìn)文書檔案管理工作能力和質(zhì)量的提升。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；文書檔案管理；單位建設(shè)

“十三五”期間，國(guó)家檔案局表示，對(duì)于文書檔案管理工作應(yīng)使用數(shù)字化管理方法，并開始試點(diǎn)建設(shè)，在“十四五”時(shí)將其正式納入檔案發(fā)展的整體規(guī)劃中，文書檔案管理的數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)提上日程。文書檔案管理主要指的是對(duì)單位相關(guān)文件的收集、整理、歸類、存儲(chǔ)和利用等，在當(dāng)前數(shù)字化、信息化建設(shè)大力發(fā)展和推行的背景下，實(shí)現(xiàn)文書檔案的數(shù)字化管理，有利于資料數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存和查閱，對(duì)文書檔案管理工作起到積極作用。通過(guò)數(shù)字化管理方式，能夠?qū)崿F(xiàn)一站式文書檔案的整理和存儲(chǔ)，為使用者提供服務(wù)和管理的共享平臺(tái)，提高了文件存儲(chǔ)和使用的效率。

一、文書檔案實(shí)施數(shù)字化管理的意義

1.保證檔案安全

經(jīng)過(guò)數(shù)字化管理，極大程度地提高了文書檔案管理的安全性和完整性，數(shù)字化文件可以多人共享，減少了原件的使用頻率，降低了使用過(guò)程中存在的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)于原件的保護(hù)有一定作用。通過(guò)電子化、數(shù)字化的管理，避免了自然因素、人為因素對(duì)文書檔案造成的受潮、丟失、損壞等影響，進(jìn)而提升了管理的效率，保證了檔案調(diào)閱、歸檔工作的安全性。并且，數(shù)字化管理一般會(huì)備份文書檔案，即使某一臺(tái)或者部分設(shè)備發(fā)生故障，也能夠保證文件使用，有效降低了文件使用風(fēng)險(xiǎn)。單位在管理過(guò)程中一般會(huì)對(duì)文書檔案設(shè)置身份安全驗(yàn)證或者訪問(wèn)權(quán)限，也大幅降低了盜用的現(xiàn)象，提高了檔案管理的安全性。

2.方便文件查詢

使用數(shù)字化技術(shù)管理，通過(guò)服務(wù)器能夠形成一個(gè)相對(duì)系統(tǒng)的管理體系，提高了文件的保存、查詢和修改等工作效率，方便使用。另外，各單位和行業(yè)之間逐漸加強(qiáng)合作和交流，很多工作需要共享文書檔案，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案只能通過(guò)郵寄或者拍照的方式共享，可能會(huì)受到傳遞時(shí)間或者外界因素的影響，增加使用風(fēng)險(xiǎn)，無(wú)法保證文書檔案完整、安全、及時(shí)傳遞給對(duì)方。而數(shù)字化檔案管理打破了空間和時(shí)間的限制，通過(guò)數(shù)字技術(shù)，在不同時(shí)間和地區(qū)實(shí)現(xiàn)了資料的實(shí)時(shí)查閱和共享，加深了不同單位之間的協(xié)作，促進(jìn)了單位工作順利開展。

3.提高管理效率

數(shù)字化管理可以將文書檔案刻錄、掃描并形成電子檔文件，或者部分單位已經(jīng)將文書檔案的管理和辦公系統(tǒng)對(duì)接，可以直接在平臺(tái)上形成電子文檔，通過(guò)專業(yè)的數(shù)據(jù)服務(wù)器和技術(shù)實(shí)現(xiàn)文書管理工作的數(shù)字化。這樣的管理流程可以使工作人員在文書檔案歸檔和整理時(shí)一步到位，整理和編輯同時(shí)開展，有效提高管理工作效率。并且，從文書檔案的使用者方面而言，通過(guò)數(shù)字化管理，使資料的查閱效率得到有效提升，查閱流程更加便捷。文書檔案管理人員使用數(shù)字化系統(tǒng)歸檔檔案信息，并設(shè)置自動(dòng)檢索系統(tǒng)，為使用者提供查詢和使用服務(wù)。不僅在文書檔案管理效率上有了一定提高，還有效減少和避免了紙質(zhì)文件的丟失和損壞，提高了文書檔案收集和保存的效率，能夠充分發(fā)揮其保存和使用價(jià)值。

二、文書檔案數(shù)字化管理面臨的難點(diǎn)

1.安全性不足

在以往的文書檔案管理中，主要使用的是紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案容易受到保存環(huán)境的影響，濕度和溫度不合適可能造成檔案的損壞，并且，如果使用頻率較高，檔案也可能發(fā)生褪色、紙張破損、丟失等風(fēng)險(xiǎn)，需要大量的人力和財(cái)力來(lái)管理。文書檔案數(shù)字化管理雖然能夠提高安全性，但是還存在一定不足，該工作具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性，基于傳統(tǒng)管理方式存在的安全性問(wèn)題，要解決其中存在的風(fēng)險(xiǎn)才能保證安全性的提高。例如，文書檔案數(shù)據(jù)存在一定被篡改的風(fēng)險(xiǎn)，而數(shù)字化管理需要完善系統(tǒng)的管理結(jié)果，保證管理的保密性和安全性。但是，在部分單位，文書檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)并沒有開展完善的頂層設(shè)計(jì)，缺乏針對(duì)單位實(shí)際情況設(shè)計(jì)的特色數(shù)據(jù)庫(kù)，造成文書檔案管理建設(shè)科學(xué)性不足的問(wèn)題，限制了文書檔案數(shù)字化管理技術(shù)的應(yīng)用。經(jīng)過(guò)對(duì)不同單位的文書檔案管理工作了解發(fā)現(xiàn)，在基層單位，還缺少數(shù)字化建設(shè)的技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)法按照標(biāo)準(zhǔn)的程序落實(shí)數(shù)字化管理，從而導(dǎo)致了一些安全風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

2.整理保存工作欠缺

目前，各單位在日常運(yùn)營(yíng)和管理中，文書檔案的數(shù)量大量增加，不同文書檔案之間還存在著一定的聯(lián)系，給其查詢管理增加了難度。尤其是部門管理嚴(yán)格和規(guī)模較大的事業(yè)、機(jī)關(guān)單位，其文書檔案數(shù)量較大，在收集、歸檔和分類等工作中具有較大難度，整理保存的效率較低，且專業(yè)性不足。有部分單位依然使用傳統(tǒng)的管理方式，忽視現(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展，對(duì)數(shù)字化管理建設(shè)的重視程度不足，自然不能制定完善的管理計(jì)劃，在資金和設(shè)備等方面都缺少支持，專業(yè)化和工作效率不足的問(wèn)題凸顯。一方面，數(shù)字化管理的相關(guān)工作缺少一定的執(zhí)行和管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致管理水平較低，較難達(dá)到文書檔案便捷管理和資源共享的要求；另一方面，數(shù)字化整理和保存的進(jìn)程較慢，其數(shù)字化建設(shè)重點(diǎn)集中在當(dāng)前的檔案管理上，對(duì)老舊檔案的數(shù)字化建設(shè)并不重視，存在一定的工作滯后性，對(duì)于完整數(shù)據(jù)庫(kù)的建立造成影響。還有部分資料并未獲得第三方的支持，因此，無(wú)法通過(guò)專業(yè)的數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)文書檔案管理效率的提升。

3.缺乏先進(jìn)的管理手段

文書檔案管理工作系統(tǒng)、復(fù)雜、工作量大，且內(nèi)在聯(lián)系較多，一旦出現(xiàn)任何微小的失誤或者差錯(cuò)都可能對(duì)后續(xù)的查詢、修改和使用造成影響，因此，應(yīng)該展開更完善和先進(jìn)的管理。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用主要目的在于提高其管理效率，促進(jìn)數(shù)據(jù)資料得到廣泛應(yīng)用和共享，但由于部分單位的資金不足以及對(duì)數(shù)字化建設(shè)的忽視，缺少先進(jìn)的管理手段，在實(shí)際工作中更愿意使用紙質(zhì)文件。具體而言，很多單位的文書檔案管理工作一體化工作平臺(tái)建設(shè)滯后，未能建立合理的協(xié)作分工制度，較難實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。例如，有些單位的辦公系統(tǒng)并未和檔案中心連接，阻礙了數(shù)字檔案的收集，操作平臺(tái)限制了紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件的進(jìn)程，浪費(fèi)了大量的資源。而且，共享系統(tǒng)的建設(shè)不足，使其使用價(jià)值并未得到充分發(fā)揮，很多管理人員缺乏數(shù)字化管理工作的熱情，數(shù)字化建設(shè)還局限于實(shí)驗(yàn)和理論階段，無(wú)法發(fā)揮其真正的作用。

4.管理人員綜合素質(zhì)較低

數(shù)字化管理對(duì)管理人員的綜合素質(zhì)要求較高，不僅要求擁有根本的數(shù)字信息管理意識(shí)，還要求能夠掌握數(shù)字化管理的方法和技術(shù)，提升數(shù)字化管理思維和創(chuàng)新意識(shí)。但是，調(diào)研了解到部分單位的文書檔案管理人員存在專業(yè)程度不足的問(wèn)題，缺少必要的先進(jìn)管理技能，并未掌握將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成電子數(shù)據(jù)的技術(shù)和修訂方法。很多單位的文書檔案管理人員是普通職員擔(dān)任，專職的檔案管理專業(yè)人員較少，降低了數(shù)字化管理進(jìn)程的實(shí)現(xiàn)。而由于專業(yè)人員的欠缺和管理人員綜合素質(zhì)較低，導(dǎo)致單位的管理制度和培訓(xùn)機(jī)制等不完善，不能有效地普及和開展文書檔案數(shù)字化管理。而管理人員對(duì)傳統(tǒng)的管理模式比較熟悉，數(shù)字化技術(shù)在實(shí)際管理工作中比較被動(dòng)，未能發(fā)揮其應(yīng)用的價(jià)值，各單位應(yīng)該關(guān)注檔案管理人員的情況，加強(qiáng)人才培養(yǎng)和引進(jìn)。

三、文書檔案數(shù)字化管理策略

1.提高安全保障措施

文書檔案的安全性是管理工作的首要原則之一，為了提高管理的安全性，管理單位應(yīng)提高安全保障措施，建立專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，對(duì)內(nèi)網(wǎng)文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)全方位的覆蓋，完善管理平臺(tái)的技術(shù)規(guī)范，保證文書檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和使用安全。首先，單位應(yīng)依法依規(guī)開展檔案管理，開展系統(tǒng)的管理工作，科學(xué)梳理已經(jīng)形成的制度和管理體系，完善頂層設(shè)計(jì)，全面和宏觀地規(guī)劃和設(shè)計(jì)管理系統(tǒng)，完善管理制度體系。根據(jù)《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)，提高信息安全保障措施；其次，根據(jù)文書檔案管理的目的和原則，出臺(tái)科學(xué)的管理和監(jiān)督制度，完善監(jiān)管機(jī)制，使文書檔案管理能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)質(zhì)性發(fā)展，保證數(shù)據(jù)信息的存儲(chǔ)、管理和使用安全，審核各部門和單位的信息使用是否符合單位規(guī)定和工作需求，全過(guò)程監(jiān)管檔案數(shù)據(jù)的收集、整理和查詢，避免信息被泄露事件的發(fā)生；最后，應(yīng)嚴(yán)格制定文書檔案的共享范圍，根據(jù)工作需求，對(duì)不同項(xiàng)目組、部門和單位實(shí)行必要開放，合理設(shè)置使用權(quán)限，在滿足工作需求的基礎(chǔ)上擴(kuò)大信息共享范圍。另外，信息共享時(shí)，應(yīng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限、秘密認(rèn)證等措施，保證信息使用的安全。

2.完善文件存儲(chǔ)制度

文書檔案數(shù)字化管理已經(jīng)成為機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的必然發(fā)展趨勢(shì)，但在整理保存工作中還存在一定困難。對(duì)此，應(yīng)該根據(jù)單位的實(shí)際發(fā)展情況制定完善的整理和保存制度。第一，單位可以根據(jù)發(fā)展規(guī)劃有計(jì)劃、科學(xué)地建立文書檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，并完善檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文檢索數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)必要的科學(xué)手段，提升不同數(shù)據(jù)庫(kù)之間的兼容性，實(shí)現(xiàn)文件存儲(chǔ)和利用效率的提升?？梢允褂脤?duì)應(yīng)的軟件，建立不同的數(shù)據(jù)庫(kù)，完善數(shù)據(jù)使用制度，提高便捷性。例如，在全文數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)中，使用數(shù)字化軟件實(shí)現(xiàn)著錄格式的統(tǒng)一，將文書檔案完整地儲(chǔ)存在相應(yīng)的系統(tǒng)中，并通過(guò)結(jié)構(gòu)化處理手段實(shí)施管理；第二，要加強(qiáng)部門和單位之間的配合，做好對(duì)接工作，如在本單位各項(xiàng)目組的工作中，日常會(huì)形成大量的文書檔案，想要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，要保證不同部門之間的配合和協(xié)調(diào)，尤其是對(duì)保密性和安全性要求較高的文件，更應(yīng)格外注意。管理人員在工作過(guò)程中要指導(dǎo)相關(guān)人員做好檔案的移交工作，保證資料存儲(chǔ)和使用的完整性，避免因人為、環(huán)境因素等出現(xiàn)丟失或遺漏。在此過(guò)程中，要建立借閱、查閱等使用制度，對(duì)于涉密、不公開的資料要實(shí)施嚴(yán)格的管理對(duì)策，不能隨意查閱，避免資料被泄露。

3.引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備設(shè)施

數(shù)字化管理離不開先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施和技術(shù)，為了學(xué)習(xí)和普及先進(jìn)的管理技術(shù)，單位應(yīng)提高對(duì)技術(shù)和設(shè)備設(shè)施的資金投入，提高數(shù)字化管理水平，在復(fù)雜的文書檔案管理工作中，更好地滿足單位需求。在大數(shù)據(jù)、數(shù)字化管理背景下，只有引進(jìn)和使用更前沿的技術(shù)、設(shè)備設(shè)施，才能滿足單位檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求。首先，單位可以成立專門的數(shù)字化管理部門或者辦公室，整合當(dāng)前的管理技術(shù)和資源，保證檔案管理部門的職能科學(xué)、合理，并明確責(zé)任分工，根據(jù)文書檔案管理的實(shí)際需求，為其配置專業(yè)的管理人員和設(shè)備設(shè)施；其次，想要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，需要建立和完善檔案室的監(jiān)控和管理系統(tǒng)，加大資金投入力度，保證掃描儀、打印機(jī)等檔案管理設(shè)備設(shè)施能夠滿足當(dāng)前的工作需求；再次，要提高對(duì)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的重視，建立完善、專業(yè)的文書檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)專職管理人員的可視化系統(tǒng)操作，提高文件資料管理的準(zhǔn)確性和實(shí)時(shí)性，充分發(fā)揮數(shù)字化系統(tǒng)的共享和傳遞機(jī)制，提高管理效率；最后，應(yīng)獲取管理部門和專業(yè)機(jī)構(gòu)的支持，可以和第三方機(jī)構(gòu)積極溝通，通過(guò)采購(gòu)、招標(biāo)等方式補(bǔ)充基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，提高檔案管理效率和質(zhì)量。

4.加大人才培養(yǎng)力度

人才是管理工作的執(zhí)行者和根本影響因素，數(shù)字化管理需要專業(yè)的技術(shù)人員和管理人員，單位應(yīng)加大相關(guān)人員的培養(yǎng)力度，提高專業(yè)技術(shù)水平，建立一支綜合素質(zhì)過(guò)硬的檔案管理隊(duì)伍。首先，單位應(yīng)從當(dāng)前的發(fā)展現(xiàn)狀和管理人員水平出發(fā)，制訂和完善培養(yǎng)及招聘計(jì)劃，可以通過(guò)人才交流、招聘等多種方式引進(jìn)專業(yè)人才，在招聘時(shí)提高招聘標(biāo)準(zhǔn)，做到嚴(yán)格選拔，對(duì)其從業(yè)資格、職業(yè)素養(yǎng)、創(chuàng)新能力等展開綜合評(píng)估；其次，單位要優(yōu)化管理人才的培養(yǎng)，通過(guò)定期培訓(xùn)、交流互動(dòng)、自主學(xué)習(xí)和規(guī)?；谡n等多元化培訓(xùn)方式完善人才培養(yǎng)路徑，通過(guò)資格評(píng)估、內(nèi)部活動(dòng)、課題研究等方法提升專業(yè)性；最后，建立科學(xué)的管理團(tuán)隊(duì)，根據(jù)檔案管理工作匹配工作人員，明確工作職責(zé)，發(fā)揮工作人員的管理和輔助功能，積極配置管理資源，組建專業(yè)素質(zhì)和創(chuàng)新能力均較高的隊(duì)伍，整合管理資源，推動(dòng)檔案數(shù)字化管理工作順利開展。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上，數(shù)字化技術(shù)在文書檔案管理工作的應(yīng)用，能夠提高文件存儲(chǔ)和利用的效率和便捷性。相關(guān)單位和工作人員應(yīng)強(qiáng)化數(shù)字化管理和創(chuàng)新意識(shí)，在工作中積極開展數(shù)字化管理，提高先進(jìn)技術(shù)的使用，減少和避免傳統(tǒng)檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)，加快數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

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（作者單位：云南省公路科學(xué)技術(shù)研究院）

作者簡(jiǎn)介：崔榮星（1987—），女，漢族，河北邢臺(tái)人，碩士研究生，館員，研究方向：檔案管理。