數(shù)字化時(shí)代 城建檔案對標(biāo)現(xiàn)代化管理的對策研究

摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，中國已經(jīng)全面進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代。相較于傳統(tǒng)的檔案管理而言，數(shù)字化時(shí)代的到來為城建檔案對標(biāo)現(xiàn)代化管理提供了更大可能，城建檔案的管理方式、方法和內(nèi)容都在發(fā)生著極大改變。城建檔案逐漸由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，管理信息化水平顯著提升，還可以通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)獲取更多所需信息。文章立足于數(shù)字化時(shí)代大背景，闡述數(shù)字化時(shí)代背景下優(yōu)化城建檔案管理的意義，指出城建檔案管理中面臨的問題，并從嚴(yán)格管理程序，做到規(guī)范管理、捋清工作思路，強(qiáng)化人才支撐；加快數(shù)字化建設(shè)，對標(biāo)現(xiàn)代管理等三個(gè)方面提出針對性的解決對策，以期為數(shù)字化時(shí)代城建檔案對標(biāo)現(xiàn)代化管理提供參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；城建檔案；現(xiàn)代化管理

城建檔案作為見證城市發(fā)展的重要資料，詳細(xì)記錄了一個(gè)城市發(fā)展的各個(gè)節(jié)點(diǎn)和重要決策，對于城市的發(fā)展具有重要的學(xué)習(xí)參考價(jià)值，尤其是信息技術(shù)高度發(fā)展的數(shù)字化時(shí)代，為城建檔案對標(biāo)現(xiàn)代化管理提供了極大可能，這將大幅提升城建檔案的綜合利用效率，有效提升城建檔案的綜合應(yīng)用范圍，并能夠進(jìn)一步加大城建檔案的科學(xué)保管力度，確保城建檔案的管理更加科學(xué)持久。數(shù)字化時(shí)代的到來，需要進(jìn)一步優(yōu)化城建檔案管理模式，及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)城建檔案管理“重藏輕用”的狀態(tài)，為中國城鎮(zhèn)化和智慧化城市建設(shè)發(fā)展提供更高質(zhì)量的服務(wù)。

一、數(shù)字化時(shí)代城建檔案對標(biāo)現(xiàn)代化管理的意義

1.可以實(shí)現(xiàn)城建檔案的科學(xué)管理

數(shù)字化時(shí)代的到來，不但改變著人們的生產(chǎn)生活方式，還影響著整個(gè)社會發(fā)展的進(jìn)程，通過加快推進(jìn)城建檔案數(shù)字化建設(shè)，優(yōu)化城建檔案管理流程，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)城建檔案長久存放，還能有效提升城建檔案的管理使用效率，更好地滿足社會發(fā)展對城建檔案的綜合應(yīng)用需要。以往收集的城建檔案以紙質(zhì)版居多，存在占地大、難管理、難查找等問題，而且紙質(zhì)檔案因其特有的脆弱性，長期暴露在空氣中容易被酸化，進(jìn)而導(dǎo)致檔案損壞或缺失。同時(shí)，由于受外界因素影響，如火災(zāi)、頻繁借閱、遷移等都容易造成城建檔案的丟失或被泄露，這也是傳統(tǒng)城建檔案管理存在的主要弊端。在數(shù)字化時(shí)代發(fā)展背景下，對城建檔案實(shí)施現(xiàn)代化管理，能夠借助現(xiàn)代化的技術(shù)設(shè)備設(shè)施和手段數(shù)字化處理傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，并上傳至專用的城建檔案存儲設(shè)備或數(shù)據(jù)庫中，通過智能終端實(shí)現(xiàn)對城建檔案的自動(dòng)歸檔，這樣既能提升城建檔案的安全性，也能有效提升城建檔案查找、借閱、保存、遷移和管理效率。

2.可以提高城建檔案利用效率

傳統(tǒng)的城建檔案管理模式主要將收集的紙質(zhì)檔案分類歸檔后，統(tǒng)一存放于檔案室中，但隨著城市的快速發(fā)展，城建檔案數(shù)量也在快速增加，想要查找一些存放時(shí)間過長的檔案需要花費(fèi)大量的時(shí)間，且工序煩瑣。而通過數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)，可以根據(jù)現(xiàn)實(shí)需求隨時(shí)查閱城建檔案資料，打破了傳統(tǒng)城建檔案查閱方式的時(shí)間和地點(diǎn)限制，既提升了城建檔案查閱的便捷度，也節(jié)省了不必要的勞務(wù)開支，大幅提升了城建檔案的綜合利用效率。如果所需資料過多，經(jīng)過數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)對所需資料的精準(zhǔn)查找和批量打印，極大節(jié)約了所需城建檔案的打印和查找時(shí)間。此外，在城建檔案現(xiàn)代化管理過程中運(yùn)用數(shù)字化手段，可以實(shí)現(xiàn)一次投入、多次產(chǎn)出，不僅能節(jié)省大量的檔案存儲空間，還能節(jié)約大量的檔案管理經(jīng)費(fèi)，如人工管理成本、后期維護(hù)成本、建筑成本等。

3.可以實(shí)現(xiàn)城建檔案資源共享

隨著信息技術(shù)的不斷成熟，我國已經(jīng)迎來了數(shù)字化建設(shè)的黃金時(shí)期，數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)遍及人們生產(chǎn)生活的各個(gè)角落，并逐漸改變著人們的日常生產(chǎn)生活習(xí)慣。城建檔案管理隨著數(shù)字化時(shí)代的到來，逐漸由傳統(tǒng)檔案管理向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變，通過數(shù)字化建設(shè)，可以充分發(fā)揮城建檔案現(xiàn)代化管理的資源共享特點(diǎn)，各地區(qū)可以通過專用的數(shù)字化平臺實(shí)現(xiàn)城建檔案的跨區(qū)域傳閱，用戶能夠更加方便地獲取工作所需的城建檔案資料，進(jìn)而為地方城市建設(shè)提供更多可行性參考。此外，城建檔案作為城市發(fā)展過程中保存的重要社會資源，不能單純將城建檔案作為資料來保存，應(yīng)該結(jié)合時(shí)代發(fā)展需求，建立科學(xué)、安全的城建檔案現(xiàn)代化共享機(jī)制，切實(shí)發(fā)揮城建檔案的時(shí)代作用，讓需要借助城建檔案學(xué)習(xí)的人有資料可查，更好地推動(dòng)城市的建設(shè)和發(fā)展。

二、數(shù)字化時(shí)代城建檔案對標(biāo)現(xiàn)代化管理存在的問題

1.對城建檔案管理認(rèn)識不充分，缺乏規(guī)范管理

城建檔案管理工作作為城市建設(shè)和發(fā)展的重要組成部分，對城市發(fā)展的科學(xué)布局起著借鑒參考價(jià)值。并且，這些城建檔案將伴隨整個(gè)城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的各個(gè)階段，能為城市改造、城市管理和房屋產(chǎn)權(quán)辦理提供可靠依據(jù)。城建檔案還記錄著整個(gè)城市的發(fā)展歷程，對編撰城市發(fā)展歷史、傳承歷史文化起著重要作用。隨著社會的發(fā)展，城建檔案管理工作也逐漸被社會關(guān)注，但公眾對城建檔案管理的具體內(nèi)容和在城市建設(shè)過程中發(fā)揮的作用還缺乏有效了解。同時(shí)，在收集城建檔案時(shí)存在操作不規(guī)范、收集覆蓋范圍不夠全面等問題。比如，在現(xiàn)有的城建檔案資料中，主要以地面及以上的建筑資料為主，涉及地下管網(wǎng)的相關(guān)資料相對較少，并且收集到的地下管網(wǎng)數(shù)據(jù)主要為設(shè)計(jì)單位和建設(shè)單位提供的施工圖紙資料，施工過程中開挖的樣洞情況、實(shí)地記錄以及各種拆遷的方案、會議記錄、復(fù)原情況等方面的資料收集較少，而從事建設(shè)的相關(guān)部門主要注重自己相關(guān)資料的收集，對于該項(xiàng)驗(yàn)收和移交的相關(guān)資料的收集則偏少。此外，在城建檔案的分類存放上存在錯(cuò)放、漏放等問題，如一些配套的政策法規(guī)沒有規(guī)范化存放在綜合類檔案中，部分檔案甚至缺少項(xiàng)目實(shí)施的會議記錄、規(guī)劃文件和公示文件。

2.城建檔案管理思路不清晰，工作方式落后

為了規(guī)范檔案管理工作，我國相繼出臺了檔案管理的配套法規(guī)和辦法，為各行業(yè)的檔案管理提供了基本的法律支撐。但對從業(yè)人員的管理、檔案制度的修訂、工作責(zé)任的落實(shí)、檔案監(jiān)督檢查、檔案管理信息化建設(shè)以及現(xiàn)代管理制度的建設(shè)等一系列工作都缺乏完善的配套細(xì)則作為支撐。因此，想要確保城建檔案管理工作有法可依、有據(jù)可循，必須修訂和完善涉及檔案管理的法律法規(guī)，以便更好地為城建檔案管理提供清晰的工作思路。此外，為加快推進(jìn)我國檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，國家相繼出臺了許多新的檔案管理辦法，但就現(xiàn)階段城建檔案管理的整體發(fā)展情況來看，現(xiàn)有的城建檔案大多數(shù)還是以紙質(zhì)檔案為主，數(shù)字化、信息化以及現(xiàn)代化的城建檔案管理模式還未正式建成，很難滿足現(xiàn)代城市的建設(shè)發(fā)展需要。

3.城建檔案信息化建設(shè)滯后，查閱手段單一

隨著我國城鎮(zhèn)化建設(shè)步伐的加快，城建檔案數(shù)量正快速增加，現(xiàn)有城建檔案從業(yè)人員已經(jīng)很難適應(yīng)城市現(xiàn)代化建設(shè)需要，亟須引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)來推進(jìn)城建檔案工作的開展，逐步實(shí)現(xiàn)城建檔案的數(shù)字化歸檔和檢索，進(jìn)而才能確保城建檔案建設(shè)更好地滿足城鎮(zhèn)化的建設(shè)發(fā)展需要。此外，由于絕大多數(shù)城建檔案是紙質(zhì)檔案，尚未真正建成數(shù)字化的城建檔案現(xiàn)代化管理體系，很多城建資料的查閱都需要采取人工查找的方式，但由于崗位人手有限，而城建檔案的項(xiàng)目種類繁多，導(dǎo)致每份資料的查找都需要消耗大量的人力和時(shí)間，工作效率很難提升。同時(shí)，城建檔案的綜合利用水平不高，無論是城建公司，還是涉及需要查閱城建檔案的單位或個(gè)人，大都只會在需要時(shí)去簡單查閱所需資料，利用率低最終產(chǎn)生的結(jié)果就是很難發(fā)現(xiàn)城建檔案管理存在的問題，優(yōu)化城建檔案查閱工作的相關(guān)措施也就很難推行。

三、數(shù)字化時(shí)代城建檔案對標(biāo)現(xiàn)代化管理的對策建議

1.嚴(yán)格管理程序，做到規(guī)范管理

嚴(yán)格規(guī)范的城建檔案管理程序是數(shù)字化時(shí)代城建檔案對標(biāo)現(xiàn)代化管理的重要抓手。在日常的城建檔案管理工作中，要抓住數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展契機(jī)，在現(xiàn)有檔案管理法律法規(guī)和規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，出臺城建檔案管理對標(biāo)現(xiàn)代化管理的各項(xiàng)細(xì)則，為城建檔案數(shù)字化管理提供制度保障。要全面做好城建檔案的監(jiān)督管理工作，作為主責(zé)主業(yè)的城建檔案館要主動(dòng)與市級檔案執(zhí)法機(jī)構(gòu)和重點(diǎn)項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)對接，專項(xiàng)檢查重點(diǎn)城建項(xiàng)目，采取實(shí)地考察與資料檢查相結(jié)合的方式，全面指導(dǎo)資料的完整性、檔案存放室的安全性（包括防潮、防火、防盜設(shè)施）、城建檔案的編制，確保建設(shè)單位在工程實(shí)施過程中能按照城建檔案的存檔需求對項(xiàng)目檔案開展收集、整理、保管和數(shù)字化處理等工作，全面提高重點(diǎn)城建項(xiàng)目檔案移交的工作效率，并為重點(diǎn)城建項(xiàng)目檔案后續(xù)的綜合利用奠定基礎(chǔ)。要完善城建檔案的移交流程，規(guī)范城建體系的檔案管理程序，將項(xiàng)目檔案的規(guī)范化管理貫穿于城建項(xiàng)目規(guī)劃許可、施工許可以及竣工驗(yàn)收等全過程。城建檔案館的管理人員要定期深入城建項(xiàng)目施工單位，開展城建檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并對城建項(xiàng)目資料收集整理人員開展技術(shù)交流培訓(xùn)，確保各施工單位的城建項(xiàng)目資料收集人員，能夠在施工中按照城建檔案的要求，全面收集和規(guī)范化整理項(xiàng)目涉及的城建檔案資料，為城建檔案館提供完整、齊全的永久存檔資料。要進(jìn)一步完善對城建電子檔案的監(jiān)督管理，全面加強(qiáng)對城建電子檔案的積累、鑒定、著錄以及歸檔等各環(huán)節(jié)的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，確保歸檔電子文件完整、真實(shí)、有效和安全。在工作過程中要不斷修訂和完善城建電子檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)一步規(guī)范城建電子檔案的存檔要求和流程，確保所有歸檔的城建電子檔案保持原始性、真實(shí)性。此外，要加強(qiáng)對城建檔案的技術(shù)支撐，采用文檔加密、專機(jī)專用和技術(shù)防備份、防寫以及防復(fù)制等手段，確保城建電子檔存儲、傳輸?shù)陌踩院捅Ｃ苄浴?/p>

2.捋清工作思路，強(qiáng)化人才支撐

城建檔案館要結(jié)合社會發(fā)展需求及時(shí)調(diào)整城建檔案的工作重點(diǎn)和策略，有針對性地對城建檔案資源實(shí)行收集、分類、歸檔和整合，主動(dòng)服務(wù)社會發(fā)展需求，充分發(fā)揮城建檔案的綜合價(jià)值。城建檔案工作人員應(yīng)主動(dòng)深入城建項(xiàng)目施工單位，開展城建檔案指導(dǎo)工作，將城建檔案收集歸檔工作走在前面，提高城建檔案存入城建檔案館的規(guī)范性和科學(xué)性。同時(shí)，要充分借助城建檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)的發(fā)展契機(jī)，綜合利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將館藏的“死檔案”轉(zhuǎn)化為“活信息”。對于城建檔案的查詢，可以采取線上提前預(yù)約、線下窗口查詢或現(xiàn)場自助查詢等方式，為查詢主體提供便捷的城建檔案查詢服務(wù)，實(shí)現(xiàn)城建檔案的多元化、高效率運(yùn)用，切實(shí)發(fā)揮城建檔案服務(wù)城市建設(shè)的作用。要加強(qiáng)城建檔案專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，采用人才引進(jìn)方式招聘高素質(zhì)的專業(yè)檔案人才，采用交流培訓(xùn)的方式提升現(xiàn)有檔案從業(yè)人員的專業(yè)素養(yǎng)，努力為城建檔案對標(biāo)現(xiàn)代化管理，提供一批懂業(yè)務(wù)、懂技術(shù)、安全保密意識強(qiáng)的復(fù)合型人才，確保城建檔案從業(yè)人員能夠熟練掌握現(xiàn)代化的城建檔案管理技能，為城建檔案的數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)型提供人才支撐。此外，要切實(shí)發(fā)揮城建檔案館的專業(yè)作用，定期對城建項(xiàng)目實(shí)施單位檔案管理人員開展業(yè)務(wù)方面的交流培訓(xùn)，給他們提供專業(yè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保城建項(xiàng)目施工單位對城建檔案的收集、整理更加科學(xué)、規(guī)范。

3.加快數(shù)字化建設(shè)，對標(biāo)現(xiàn)代管理

隨著我國城市化建設(shè)速度的不斷加快，查閱城建檔案的人數(shù)也隨之快速增加。而傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案由于紙張性質(zhì)的限制，經(jīng)過高頻查閱使用極易出現(xiàn)檔案破損問題，最終導(dǎo)致這些檔案出現(xiàn)保存缺失，因此，加快城建檔案數(shù)字建設(shè)變得尤為迫切。作為城建檔案館，要積極出臺館藏檔案由紙質(zhì)化向數(shù)字化、信息化轉(zhuǎn)化的詳細(xì)方案，并組織專業(yè)人員有計(jì)劃、分階段掃描、分類、入冊、歸檔館藏紙質(zhì)城建檔案，及時(shí)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，提供更加快捷的查閱服務(wù)。要充分結(jié)合數(shù)字化、信息化的時(shí)代發(fā)展需求，加快推進(jìn)城建檔案的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)，并借助網(wǎng)絡(luò)平臺做好城建檔案的宣傳和服務(wù)工作。一方面，要借助城建檔案網(wǎng)絡(luò)平臺直觀展示城市由舊轉(zhuǎn)新的變化，讓人們能夠更加深入地了解城市發(fā)展的歷史演變；另一方面，要充分發(fā)揮城建檔案網(wǎng)絡(luò)平臺的服務(wù)陣地作用，為城建單位和城建檔案館之間搭建溝通橋梁，并建立起完善的數(shù)據(jù)連接體系，切實(shí)發(fā)揮城建檔案的社會價(jià)值，更好地指導(dǎo)城市建設(shè)和發(fā)展。此外，要充分發(fā)揮城建檔案現(xiàn)代化管理的現(xiàn)代服務(wù)功能，制定科學(xué)、規(guī)范的城建檔案信息分類管理辦法和標(biāo)識符編碼，按照涉及主體的不同，構(gòu)建詳細(xì)的城建檔案分類體系，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化城建檔案資源的快速檢索和精準(zhǔn)定位，更好地為建筑物所有權(quán)人查閱利用、仲裁和訴訟調(diào)查取證、建筑施工單位借鑒參考以及可研報(bào)告撰寫、專題調(diào)研、專著出版等，提供便利的城建檔案查詢服務(wù)。

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（作者單位：濱州市住房保障和房產(chǎn)服務(wù)中心）

作者簡介：張曉東（1976—），男，漢族，山東濱州人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。