檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值分析

摘 要：隨著信息時(shí)代的來臨，醫(yī)療行業(yè)正迎來信息化建設(shè)的浪潮。同時(shí)，對(duì)于醫(yī)院檔案管理也提出了更加多元、復(fù)雜的要求，需要醫(yī)院依托現(xiàn)代信息技術(shù)，全面推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，從而有效發(fā)揮檔案管理在醫(yī)院運(yùn)營發(fā)展中的最大效能?；诖?，文章圍繞檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的現(xiàn)實(shí)價(jià)值展開研究，深入分析在推進(jìn)該過程中可能存在的問題，并提出相應(yīng)改進(jìn)意見，希望能為相關(guān)醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)提供一些建議。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案信息化；檔案管理；價(jià)值；策略

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，我國各領(lǐng)域都經(jīng)歷了深刻的變革，醫(yī)療領(lǐng)域也在這股浪潮中發(fā)生了翻天覆地的變化。在醫(yī)療改革和創(chuàng)新的進(jìn)程中，檔案管理的轉(zhuǎn)型升級(jí)成為至關(guān)重要的一環(huán)。當(dāng)前，我國醫(yī)療產(chǎn)業(yè)蓬勃發(fā)展，在醫(yī)療機(jī)構(gòu)數(shù)量不斷增加的同時(shí)，每天產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息呈現(xiàn)爆炸式增長(zhǎng)。若仍堅(jiān)持傳統(tǒng)的人工檔案管理模式，不僅會(huì)影響檔案信息的處理時(shí)效和真實(shí)性，還將阻礙現(xiàn)代醫(yī)院的進(jìn)步和發(fā)展。由此可見，加強(qiáng)信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的運(yùn)用極其深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。

一、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的價(jià)值

1.提高醫(yī)院檔案管理總體質(zhì)效

醫(yī)院的檔案涵蓋廣泛，包括經(jīng)營發(fā)展信息、內(nèi)部人員資料、患者病歷等。然而，傳統(tǒng)的檔案管理方式主要依賴人工整理、分類和保存，這不僅消耗大量人力資源，還容易導(dǎo)致遺漏等問題。在這種情況下，引入檔案信息化管理呈現(xiàn)出顯著的優(yōu)勢(shì)。通過檔案信息化管理，醫(yī)院能夠快速收集和處理各類檔案信息，特別對(duì)于那些重復(fù)性高的管理任務(wù)，信息技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)化處理，不僅能夠節(jié)省人力資源，還可以顯著提升醫(yī)院檔案管理工作的效率。檔案信息化管理在快速收集、整理和保存檔案信息方面具有明顯優(yōu)勢(shì)?，F(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用使得檔案管理流程更加高效，能夠迅速對(duì)大量信息整合和存儲(chǔ)，避免了煩瑣的人工操作。同時(shí)，信息化管理還能夠減少人為因素帶來的錯(cuò)誤，提升信息的準(zhǔn)確性和完整性。尤其對(duì)于一些需要頻繁更新的信息，如醫(yī)院內(nèi)部人員信息、患者病歷等，檔案信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)實(shí)時(shí)更新和查詢，為醫(yī)院提供更精確的數(shù)據(jù)支持。此外，信息技術(shù)還能夠?qū)χ貜?fù)性高的管理任務(wù)自動(dòng)化處理，如自動(dòng)生成報(bào)表、提醒檔案更新等，從而進(jìn)一步提高管理效率。

2.提升醫(yī)院整體管理水平

目前，醫(yī)院每日所積累的檔案數(shù)據(jù)規(guī)模龐大，如何高效處理海量信息已成為醫(yī)院管理和發(fā)展的焦點(diǎn)。檔案管理不僅是醫(yī)院管理的核心任務(wù)，還直接影響醫(yī)院的發(fā)展水平和服務(wù)質(zhì)量。在這一背景下，檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)具有極大意義。通過檔案信息化管理，不僅可以彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理模式的不足，還可以充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，解放檔案管理人員，顯著降低人力和時(shí)間成本。這一舉措不僅有望全面提升醫(yī)院的管理水平，還為醫(yī)院的信息化和智能化進(jìn)程奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。通過有效的檔案信息化管理，醫(yī)院將更好地應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)，提升效率，為優(yōu)質(zhì)醫(yī)療服務(wù)提供強(qiáng)有力的支持。

3.為醫(yī)院決策提供有效的數(shù)據(jù)

我國醫(yī)療行業(yè)正以迅猛的速度發(fā)展，醫(yī)院數(shù)量不斷增加，醫(yī)療機(jī)構(gòu)規(guī)模也持續(xù)擴(kuò)大，導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息量不斷增加的同時(shí)，也加大了醫(yī)院檔案管理的壓力。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式顯然已不足以滿足當(dāng)前迅猛發(fā)展的需求，而通過加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的高效應(yīng)用，能夠更高效地收集、存儲(chǔ)和檢索檔案信息，在有效提高醫(yī)院檔案管理工作效率的同時(shí)，切實(shí)保證醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)資料的真實(shí)性及可靠性。此外，在現(xiàn)代信息技術(shù)的輔助下，能夠清晰呈現(xiàn)醫(yī)院的醫(yī)療狀況、經(jīng)營情況等重要信息，可以為醫(yī)院的管理決策提供可靠的數(shù)據(jù)支持，幫助醫(yī)院更精準(zhǔn)地制定發(fā)展戰(zhàn)略，優(yōu)化資源配置。

4.保證醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)的完整性

現(xiàn)階段，信息發(fā)展速度非?？欤恍┬畔?nèi)容具有時(shí)間方面的限制，而醫(yī)院大多資料均與時(shí)間、檔案機(jī)密等密切相關(guān)，有較強(qiáng)的復(fù)雜性，必須及時(shí)更新信息。積極推進(jìn)醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)，將加速檔案更新的節(jié)奏，從而確保醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和完整。其中，數(shù)字化檔案系統(tǒng)能夠降低人為因素對(duì)數(shù)據(jù)的干擾，有效減少數(shù)據(jù)被篡改、丟失或遺漏的潛在風(fēng)險(xiǎn)。信息化建設(shè)使得數(shù)據(jù)錄入、更新和查詢變得更加高效、便捷，實(shí)時(shí)的數(shù)據(jù)記錄能夠提高數(shù)據(jù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。此外，采用數(shù)字化技術(shù)的數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制，能夠應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)丟失或破壞的意外情況，確保數(shù)據(jù)的連續(xù)性和完整性。而嚴(yán)格的數(shù)據(jù)安全措施，如訪問控制和加密技術(shù)，能夠保護(hù)患者的隱私和醫(yī)療機(jī)密，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的保密性和安全性。

5.規(guī)避醫(yī)院檔案信息被泄露風(fēng)險(xiǎn)

以往的檔案管理方式主要依賴人工，需要管理人員手動(dòng)收集、分類和儲(chǔ)存檔案資料。這樣的管理模式不僅容易導(dǎo)致信息錯(cuò)誤、偏差，而且紙質(zhì)檔案管理難度較大，容易受外部環(huán)境的影響，從而出現(xiàn)檔案資料丟失、損壞等問題。醫(yī)院通過檔案信息化管理，可有效解決上述問題。在先進(jìn)技術(shù)的支持下，可快速完成相關(guān)檔案信息的收集，將收集的檔案信息整合為檔案數(shù)據(jù)庫的形式，既能減少紙質(zhì)檔案占據(jù)的空間，節(jié)約管理成本，又能有效保障檔案信息的安全，減少檔案信息丟失、損壞等問題的發(fā)生。

6.促進(jìn)醫(yī)院檔案信息的共享

在信息時(shí)代背景下，信息共享是信息管理的重要方式。在醫(yī)院日常工作中，醫(yī)務(wù)人員需要經(jīng)常查找相關(guān)檔案信息，并共享這些信息。不僅如此，在信息管理模式下，醫(yī)院檔案管理人員可以借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)形成共享的檔案管理模式，其他醫(yī)療機(jī)構(gòu)可共享使用這些檔案，對(duì)促進(jìn)我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展具有重要意義。同時(shí)，在信息技術(shù)的作用下，可為醫(yī)院檔案信息的修正、更新提供便利，在醫(yī)院檔案需要分享、轉(zhuǎn)接時(shí)，可以依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得以實(shí)現(xiàn)，能夠極大地提升醫(yī)院檔案共享效率，并有效提升醫(yī)院檔案的利用率。

7.提升醫(yī)院的服務(wù)質(zhì)量

醫(yī)院是以為大眾提供醫(yī)療服務(wù)而存在的，但傳統(tǒng)的診療方式需要患者花費(fèi)較高的診療費(fèi)用，使得患者的就診體驗(yàn)較差。隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院逐漸建立起一套完整的醫(yī)療服務(wù)體系，在這一服務(wù)體系中，能夠支持網(wǎng)絡(luò)掛號(hào)、患者在線就診等諸多服務(wù)，減少了患者排隊(duì)的次數(shù)和時(shí)間。同時(shí)，隨著醫(yī)院信息系統(tǒng)不斷完善，患者在就診時(shí)不需要攜帶太多的既往病歷，醫(yī)生可通過信息系統(tǒng)中共享的信息了解患者的身體狀況、就診情況，使患者看病更加方便?？梢?，醫(yī)院通過檔案管理信息化，可使各類檔案信息資源得以共享，以此來提高醫(yī)院檔案信息資源的綜合利用效率，使其實(shí)際效能得到最大程度地發(fā)揮。

二、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.檔案管理制度不完善

從現(xiàn)狀來看，大多數(shù)醫(yī)院尚未形成完善的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案管理存在諸多漏洞。例如，存在信息匹配錯(cuò)誤、漏查、誤診、漏診等問題。管理制度不完善，難以對(duì)各崗位職工的行為起到有力約束，進(jìn)而影響醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平的提高。除此之外，缺乏完善的檔案管理制度，還會(huì)降低內(nèi)部員工工作的積極性，如許多醫(yī)院缺少合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，在檔案管理出現(xiàn)問題時(shí)，難以有力懲戒相關(guān)責(zé)任人員。同時(shí)，對(duì)于勤懇敬業(yè)的員工來說，也不能獲得相應(yīng)的激勵(lì)，嚴(yán)重影響各崗位員工的工作積極性，最終導(dǎo)致檔案管理的執(zhí)行效果和實(shí)際效能無法得到有效保障。

2.管理人員綜合素質(zhì)有待提升

首先，檔案管理是一項(xiàng)高度專業(yè)化的任務(wù)，在信息化時(shí)代的背景下，對(duì)醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量提出了更為嚴(yán)苛的新標(biāo)準(zhǔn)。而檔案管理人員作為醫(yī)院檔案管理的組織者和執(zhí)行者，應(yīng)不斷提升自身的綜合素質(zhì)水平，以確保檔案管理工作得以規(guī)范、有序?qū)嵤?。但就目前情況來看，很多醫(yī)院缺乏對(duì)高素質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍的培養(yǎng)，現(xiàn)有檔案管理人員對(duì)檔案信息化管理認(rèn)識(shí)不清，加上受醫(yī)療體制改革的影響，醫(yī)院在面臨較大經(jīng)濟(jì)壓力的情況下，使檔案信息化建設(shè)方面投入的資源較少，檔案管理模式仍然是過去紙質(zhì)檔案保管，未能與時(shí)俱進(jìn)地開展檔案信息化管理。其次，不少醫(yī)院雖然開展檔案信息化建設(shè)，但僅停留在初級(jí)階段，缺少完善的信息管理系統(tǒng)。這一問題的出現(xiàn)，部分源于醫(yī)院缺乏綜合素質(zhì)高、專業(yè)能力強(qiáng)的檔案管理人才。特別是在基層醫(yī)院，檔案管理人員的專業(yè)水平相對(duì)較低，高質(zhì)量、復(fù)合型的人才也相對(duì)稀缺，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)面臨著重重阻礙。此外，雖然部分醫(yī)院已經(jīng)引入了智能辦公設(shè)備和檔案管理信息系統(tǒng)，但系統(tǒng)操作人員的操作水平較低，對(duì)其綜合素質(zhì)提出了更高要求。從實(shí)際情況來看，大多數(shù)醫(yī)院的職工隊(duì)伍老齡化特征較明顯，一些年齡大的員工不能熟練操作醫(yī)院的信息系統(tǒng)，主要因?yàn)榇蟛糠轴t(yī)院累積了一定程度的冗員，負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員臨近退休，他們對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備操作不熟練，導(dǎo)致大部分高價(jià)引進(jìn)的信息化設(shè)備成為擺設(shè)，無疑是資源浪費(fèi)。

3.檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施有待完善

醫(yī)院檔案信息化管理，需要完善的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施提供物質(zhì)保障。但從實(shí)際情況來看，很多醫(yī)院依然面臨著檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施有待完善的現(xiàn)實(shí)困境，缺乏對(duì)現(xiàn)有軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)備的定期更新、升級(jí)，以至于檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢。部分醫(yī)院已開始實(shí)施檔案信息化管理，然而，由于對(duì)內(nèi)部系統(tǒng)之間的關(guān)系不夠了解，出現(xiàn)了軟硬件系統(tǒng)不相匹配的問題，加之所應(yīng)用軟硬件系統(tǒng)的批次不同，導(dǎo)致系統(tǒng)之間存在差異，無法滿足實(shí)際檔案信息化管理的要求，這無疑也浪費(fèi)了資源。

4.檔案信息安全仍受威脅

在開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理信息化建設(shè)雖能夠有效提高醫(yī)院檔案管理的工作效率和總體質(zhì)效，但由于互聯(lián)網(wǎng)本身就具有一定的隱蔽性和共享性，若醫(yī)院沒在現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)中增設(shè)防火墻、安全密鑰、人臉識(shí)別等形式的安全防護(hù)措施，將會(huì)導(dǎo)致檔案信息的安全性和可靠性無法得到保障。除此之外，目前許多醫(yī)院的檔案管理信息系統(tǒng)功能性不強(qiáng)，在建設(shè)過程中并未充分考慮終端設(shè)備的安全性，使得終端設(shè)備面臨遭受外部惡意攻擊的威脅，最終導(dǎo)致醫(yī)院面臨著檔案信息被泄露或丟失的風(fēng)險(xiǎn)隱患。

三、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

1.建立健全檔案管理制度

首先，醫(yī)院應(yīng)關(guān)注檔案收集流程，確保數(shù)據(jù)采集的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。合理規(guī)劃收集流程，避免信息被遺漏和重復(fù)，從而構(gòu)建一個(gè)可靠的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。其次，明確檔案權(quán)限職能是必要的。不同部門和崗位應(yīng)擁有適當(dāng)?shù)臋n案權(quán)限，以保障信息安全和工作效率。明確權(quán)限范圍，避免未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作。數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)也是關(guān)鍵因素，確保數(shù)字化過程中的一致性和標(biāo)準(zhǔn)化，有助于實(shí)現(xiàn)信息的互通和整合。最后，醫(yī)院檔案管理制度和配套體系的建立是確保信息化建設(shè)有效的基礎(chǔ)，醫(yī)院必須基于當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀和實(shí)際需要，積極構(gòu)建科學(xué)、完善的檔案管理制度及配套體系，完善現(xiàn)行的責(zé)任追究機(jī)制及績(jī)效考核體系，從而切實(shí)保證醫(yī)院檔案管理的整體實(shí)施質(zhì)量。

2.提高檔案管理專業(yè)水準(zhǔn)

為了切實(shí)保證醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)水平，醫(yī)院管理層應(yīng)主動(dòng)轉(zhuǎn)變陳舊的管理觀念，重視學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念和技術(shù)，并加強(qiáng)對(duì)專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍的組織和培養(yǎng)。在實(shí)踐中，醫(yī)院可從檔案管理人才引進(jìn)的角度入手，聘用了解實(shí)際操作信息系統(tǒng)、具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和創(chuàng)新思維的人才，使其更好地完成本職工作，努力夯實(shí)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的人才根基。醫(yī)院應(yīng)采取線上與線下相結(jié)合的方式，幫助全體人員正確認(rèn)識(shí)信息管理的重要價(jià)值。在此基礎(chǔ)上，強(qiáng)化信息化管理意識(shí)和操作技能的培訓(xùn)，使管理人員能熟練應(yīng)用信息系統(tǒng)，從而最大程度地發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，提升醫(yī)院檔案信息化管理水平。

3.完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施

醫(yī)院在檔案信息化建設(shè)過程中，應(yīng)結(jié)合自身實(shí)際引進(jìn)相應(yīng)的軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)備設(shè)施，完善醫(yī)院信息系統(tǒng)。這不僅能有效提高醫(yī)院檔案管理效率，還能降低醫(yī)院信息化建設(shè)成本。在實(shí)際工作中，可依托現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)積極構(gòu)建智能化的檔案管理信息系統(tǒng)，并將其與醫(yī)院行政辦公系統(tǒng)連接，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)一管理。與此同時(shí)，將各個(gè)獨(dú)立的信息子系統(tǒng)有效融合，構(gòu)建物理分布、邏輯統(tǒng)一的檔案信息資源融合系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)之間的資源共享，既能節(jié)約建設(shè)成本，又能促進(jìn)檔案資源整合。

4.加強(qiáng)檔案安全管理

在推進(jìn)醫(yī)院檔案信息化管理時(shí)，應(yīng)緊密結(jié)合檔案保密原則，嚴(yán)懲任何破壞檔案安全的違法行為。在具體的工作中，有針對(duì)性地增強(qiáng)管理人員的安全意識(shí)，定期組織管理人員開展法律知識(shí)的學(xué)習(xí)，要求其在檔案工作中嚴(yán)守法律底線。另外，進(jìn)一步強(qiáng)化現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，積極引入身份識(shí)別、權(quán)限設(shè)定、數(shù)字簽名等技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的保護(hù)，并引進(jìn)有效的殺毒軟件和防火墻技術(shù)，強(qiáng)化對(duì)檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，進(jìn)一步提高檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)等級(jí)，以確保檔案信息的安全性，避免醫(yī)院檔案信息遭受外部惡意攻擊。

四、結(jié)語

總之，檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的實(shí)踐應(yīng)用具有極其深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義和價(jià)值。因此，各大醫(yī)院必須根據(jù)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀和戰(zhàn)略目標(biāo)，在實(shí)踐中采取一系列措施，如建立完善的檔案管理制度和配套體系、強(qiáng)化檔案信息安全管理、提升檔案管理人員素質(zhì)等措施，有效提升醫(yī)院檔案信息管理效能，為醫(yī)院在新時(shí)代實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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（作者單位：諸城市中醫(yī)醫(yī)院）

作者簡(jiǎn)介：王偉（1986—），男，漢族，山東濰坊人，本科，館員，研究方向：檔案管理。