智慧時(shí)代不動(dòng)產(chǎn)登記社會(huì)檔案服務(wù)能力建設(shè)研究

孟海英 姚洪斌

摘 要：不動(dòng)產(chǎn)登記檔案在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中具有重要作用。本文結(jié)合智慧時(shí)代檔案管理的新要求，分析了服務(wù)能力建設(shè)的概念和基本遵循，認(rèn)為其存在著治理體系建設(shè)不足、資源建設(shè)滯后、數(shù)據(jù)化管理不足、服務(wù)方式提速不夠等問題，需要從資源建設(shè)、服務(wù)能力建設(shè)、利用體系等方面加以改進(jìn)。

關(guān)鍵詞：不動(dòng)產(chǎn)登記檔案；服務(wù)能力；智慧時(shí)代

近年來，伴隨城市化進(jìn)程的加快和改革的不斷深入，不動(dòng)產(chǎn)登記工作量持續(xù)上漲，檔案數(shù)量呈幾何級(jí)數(shù)增長(zhǎng)。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案作為產(chǎn)權(quán)的第一手資料，在權(quán)屬劃定、定紛止?fàn)幍确矫姘l(fā)揮了不可替代的作用。智慧時(shí)代的到來對(duì)檔案服務(wù)能力和方式提出了更高的要求，如何運(yùn)用新技術(shù)更好滿足群眾的需求也成為新的課題。本文從概念入手，分析其存在的不足，提出解決之策，以期為相關(guān)部門提供參考。

1 不動(dòng)產(chǎn)登記檔案社會(huì)服務(wù)能力內(nèi)涵與基本遵循

1.1 不動(dòng)產(chǎn)登記社會(huì)檔案服務(wù)能力內(nèi)涵

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案作為不動(dòng)產(chǎn)確權(quán)的法律依據(jù)，在保障物權(quán)所有者的合法權(quán)益、保障物權(quán)轉(zhuǎn)移安全、進(jìn)行社會(huì)發(fā)展史、城市建設(shè)史和地域文化研究等方面具有重要意義。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案服務(wù)能力是指通過不動(dòng)產(chǎn)檔案的資源建設(shè)、利用體系建設(shè)和服務(wù)體系建設(shè)，向政府、社會(huì)和人民群眾提供有價(jià)值的服務(wù)，幫助其解決實(shí)際問題。檔案資源只有被社會(huì)利用才能彰顯其價(jià)值，否則不動(dòng)產(chǎn)檔案只能是束之高閣的史料。檔案按服務(wù)能力的高低受資源是否豐富、數(shù)字化建設(shè)是否到位、服務(wù)手段是否現(xiàn)代化等因素的影響。

1.2 不動(dòng)產(chǎn)登記社會(huì)檔案服務(wù)能力建設(shè)的基本遵循

一是要以群眾需求為導(dǎo)向。以群眾滿意為標(biāo)準(zhǔn)，以群眾利益為根本，聽取群眾在檔案服務(wù)方面的需求，緊緊圍繞群眾的需求在提升收集質(zhì)量、服務(wù)方式改進(jìn)、破解群眾辦證難等方面的問題上進(jìn)行重點(diǎn)突破。比如，有的地區(qū)為積極化解歷史遺留問題，讓企業(yè)群眾不再“辦證難”，針對(duì)存在問題的手續(xù)建立了工作臺(tái)賬，認(rèn)真梳理找準(zhǔn)“癥結(jié)”，并進(jìn)行分類處置，提高了檔案工作服務(wù)營(yíng)商環(huán)境改善的能力。二是以科技助力服務(wù)轉(zhuǎn)型。按照《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求，“四個(gè)體系”建設(shè)是檔案服務(wù)能力建設(shè)的重中之重[1]，依靠傳統(tǒng)的理念和方式已滿足不了智慧時(shí)代群眾的新需求，必須與時(shí)俱進(jìn)，以物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等新技術(shù)推動(dòng)檔案工作更快發(fā)展。比如，大數(shù)據(jù)平臺(tái)可以整合與不動(dòng)產(chǎn)檔案相關(guān)的公安、市場(chǎng)監(jiān)管、民政等部門的信息，減少群眾辦理相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)需要提交的資料，提高辦事效率。三是轉(zhuǎn)變服務(wù)理念。過去檔案查詢?nèi)罕娦钄y帶完稅證明、不動(dòng)產(chǎn)圖紙等一厚摞紙質(zhì)資料，流程煩瑣、耗時(shí)長(zhǎng)，群眾的獲得感幸福感不強(qiáng)。隨著政務(wù)服務(wù)轉(zhuǎn)型的不斷深入，堅(jiān)持服務(wù)優(yōu)先，持續(xù)優(yōu)化營(yíng)商環(huán)境，深入推動(dòng)服務(wù)事項(xiàng)改革，加快提升服務(wù)質(zhì)效成為新的發(fā)展方向。不動(dòng)產(chǎn)檔案服務(wù)要緊跟政府改革步伐，探索“一組流程、一表申請(qǐng)、一窗受理、一次辦好”的集成服務(wù)新模式，以“數(shù)”為據(jù)，貫通“線上”與“線下”，逐步由“跑一次”向“零次跑”轉(zhuǎn)變。

2 智慧時(shí)代不動(dòng)產(chǎn)登記檔案社會(huì)服務(wù)能力建設(shè)的不足

2.1 治理體系建設(shè)不足

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理在實(shí)踐中存在著一系列不足：一是管理體制不順暢。由于歷史原因，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案分散于國(guó)土資源、規(guī)劃、林業(yè)等部門，檔案管理模式不盡相同。機(jī)構(gòu)改革后，國(guó)土資源部門整合了多個(gè)部門職能，集中管理土地、林業(yè)、房屋等不動(dòng)產(chǎn)檔案。雖然近年來在資源整合和統(tǒng)一管理等方面做了一定探索，但是分割性、條塊化治理體制依然存在，管理效率質(zhì)量較低。二是制度建設(shè)有缺失?！恫粍?dòng)產(chǎn)登記暫行條例》《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例實(shí)施細(xì)則》為不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記制度現(xiàn)代化提供了制度基礎(chǔ)，但是針對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理規(guī)定尚未出臺(tái)，阻礙了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。同時(shí)，各地進(jìn)行了不動(dòng)產(chǎn)登記信息集成、優(yōu)化檔案服務(wù)，形成了一系列好做法、好經(jīng)驗(yàn)，亟待制度化總結(jié)提煉。

2.2 資源建設(shè)滯后

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，不動(dòng)產(chǎn)交易具有動(dòng)態(tài)性特征。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案需要及時(shí)跟進(jìn)房屋、林業(yè)等產(chǎn)權(quán)變化，確保產(chǎn)權(quán)人利益。但是，從實(shí)踐來看，不動(dòng)產(chǎn)的房屋、土地等登記上落后于權(quán)屬變化，造成一系列法律糾紛。與此同時(shí)，智慧時(shí)代將新一代信息技術(shù)應(yīng)用于資源建設(shè)過程，要求多元化的信息采集，實(shí)現(xiàn)為用戶提供智能化服務(wù)的要求。但是，基層不動(dòng)產(chǎn)檔案門類單一，未能與相關(guān)部門建立有效聯(lián)系，難以滿足人民群眾快速查詢的需要。

2.3 數(shù)據(jù)化管理不足

在智慧時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)+、大數(shù)據(jù)為不動(dòng)產(chǎn)登記帶來新的技術(shù)支持，“一網(wǎng)通辦”“不見面辦理”提升檔案利用效率[2]，但是也存在三方面問題：一是數(shù)據(jù)挖掘較為滯后。智慧檔案管理的核心是智能化，電子檔案等結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)既可以實(shí)現(xiàn)快速檢索，也可以通過數(shù)據(jù)挖掘進(jìn)行分析和應(yīng)用，進(jìn)行大數(shù)據(jù)推送。不動(dòng)產(chǎn)檔案管理數(shù)據(jù)化處于被動(dòng)查詢階段，未能向目標(biāo)用戶提供主動(dòng)信息推送。二是檔案數(shù)據(jù)化標(biāo)準(zhǔn)不高。如前文所述，歸檔整合的不足限制了信息標(biāo)準(zhǔn)化，部門整合后檔案數(shù)據(jù)存在著格式不統(tǒng)一、信息化程度層次不齊、數(shù)據(jù)系統(tǒng)不兼容等問題，對(duì)提升信息化水平帶來了負(fù)面影響。三是信息共享推進(jìn)力度不夠。與公安、民政、住建、公積金、大數(shù)據(jù)、教育等部門聯(lián)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享還未完全實(shí)現(xiàn)；不動(dòng)產(chǎn)抵押登記、抵押注銷登記“全流程無紙化”“增量檔案電子化”在基層部門推進(jìn)緩慢。

2.4 服務(wù)方式提速不夠

由于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的特殊性和歷史原因，檔案信息化程度無法與數(shù)字時(shí)代要求同步，主要表現(xiàn)在：一是查詢方式較為單一，有的部門基于信息安全的考慮，還是以檔案室查閱和窗口查閱為主，未能實(shí)現(xiàn)全流程的線上辦理。二是信息化程度不高。前期進(jìn)行數(shù)字化加工檔案資料存在著識(shí)別度不高、資料不全等問題，遠(yuǎn)程異地查詢利用質(zhì)量不高。由于質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，造成與其他部門無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效銜接，檔案查詢需要在多個(gè)部門系統(tǒng)中切換，服務(wù)方式效率較低。

3 智慧時(shí)代不動(dòng)產(chǎn)登記檔案社會(huì)服務(wù)能力建設(shè)的路徑

3.1 深化資源建設(shè)

不動(dòng)產(chǎn)登記系統(tǒng)過去由各級(jí)政府獨(dú)立建設(shè)、分級(jí)管理、系統(tǒng)版本不同，造成辦理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)質(zhì)量不平衡等問題，影響了登記便利度和群眾體驗(yàn)感。隨著全國(guó)范圍內(nèi)不動(dòng)產(chǎn)登記一體化系統(tǒng)的上線和應(yīng)用，檔案資源得以有效整合。要以一體化系統(tǒng)協(xié)同推進(jìn)檔案收集、歸檔工作。一是制定歸集清單。按照“一窗受理，并行辦理”要求，制定不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)的收集清單。公眾可以根據(jù)收集要求，將材料交于部門進(jìn)行統(tǒng)一收集和數(shù)據(jù)化處理。貴州省制定《不動(dòng)產(chǎn)登記申請(qǐng)資料收件清單》，對(duì)142項(xiàng)登記業(yè)務(wù)進(jìn)行了明確，確保收集前段資料的完整性。二是加強(qiáng)數(shù)據(jù)整合。收集檔案資料一體化歸入不動(dòng)產(chǎn)登記平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)線下與線上同步、增量數(shù)字化與存量電子化同步，檔案收集整合系統(tǒng)始終處于開放狀態(tài)，達(dá)到“事項(xiàng)越多、資源越豐富”，有效避免資料不同步造成的法律問題。三是加強(qiáng)部門聯(lián)系。破解檔案資源單一、難以滿足公眾需求的問題，需要加強(qiáng)與民政、公安等部門的橫向聯(lián)系，適時(shí)開展檔案資源的互聯(lián)互通，提升檔案資源質(zhì)量。

3.2 加強(qiáng)共享聯(lián)通

機(jī)構(gòu)改革的目標(biāo)是協(xié)同高效地提升政府效能。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理要樹立“大檔案”意識(shí)，強(qiáng)化不動(dòng)產(chǎn)登記資源共享機(jī)制建設(shè)。一是建立標(biāo)準(zhǔn)化體系。要建立統(tǒng)一的信息資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，明確檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和格式，有條件的單位可納入“三合一”制度規(guī)范，運(yùn)用人工智能技術(shù)以二維碼做好不動(dòng)產(chǎn)信息的識(shí)別。制定統(tǒng)一的編碼標(biāo)準(zhǔn)，提升檔案管理的科學(xué)性，要切實(shí)明確好檔案數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)、格式和模式，為資源貫通奠定基礎(chǔ)。二是加強(qiáng)平臺(tái)建設(shè)。依托信息化手段，與有關(guān)部門共同制定信息資源利用平臺(tái)的功能和標(biāo)準(zhǔn)，推動(dòng)內(nèi)部整合和縱向共享，構(gòu)建按年代、類別、主體為模塊的網(wǎng)絡(luò)信息資源，搭建專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)綜合存儲(chǔ)和管理。比如，信陽市自然資源局與大數(shù)據(jù)局牽頭，實(shí)現(xiàn)了與職能部門的政務(wù)數(shù)據(jù)共享互通，不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)“一網(wǎng)通辦”。依托市大數(shù)據(jù)局電子證照庫(kù)，生成不動(dòng)產(chǎn)登記電子證書（證明），實(shí)現(xiàn)市直各部門、企業(yè)、群眾的自助查詢和下載應(yīng)用。

3.3 創(chuàng)新服務(wù)模式

一是加強(qiáng)自助服務(wù)模式擴(kuò)展。自助服務(wù)模式能夠有效緩解線下查詢壓力。自助模式可借助人臉識(shí)別技術(shù)進(jìn)行身份驗(yàn)證，從而提供查詢服務(wù)；也可通過身份證進(jìn)行查詢，用戶通過輸入身份證號(hào)、短信驗(yàn)證碼，通過微信、微博、官網(wǎng)、APP等自主進(jìn)行查詢。檔案出證下載要融入二維碼技術(shù)，保證檔案的真實(shí)性。比如，河南省推行不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)網(wǎng)上辦，辦事企業(yè)和群眾可依托一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)辦理的不動(dòng)產(chǎn)檔案查詢等政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)，同時(shí)可通過河南省不動(dòng)產(chǎn)登記網(wǎng)上一窗辦事平臺(tái)、不動(dòng)產(chǎn)登記中心微信便民登記平臺(tái)、豫事辦APP等多種渠道24小時(shí)在線辦理，通過減時(shí)限，減材料，減跑動(dòng)，群眾網(wǎng)上辦理和大廳辦理一樣方便快捷。二是加強(qiáng)政策宣傳。要推動(dòng)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理政策宣講進(jìn)社區(qū)、進(jìn)群眾，開展不動(dòng)產(chǎn)登記知識(shí)宣講。重點(diǎn)講解業(yè)務(wù)辦理流程以及常態(tài)化開展的預(yù)約、延時(shí)服務(wù)，“互聯(lián)網(wǎng)+不動(dòng)產(chǎn)登記”等檔案服務(wù)舉措，講解不動(dòng)產(chǎn)權(quán)檔案的多種途徑。要常態(tài)化開展不動(dòng)產(chǎn)登記檔案下沉社區(qū)服務(wù)，把“窗口”的專業(yè)服務(wù)搬到群眾“家門口”，讓群眾“零距離”獲得高效便民的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案服務(wù)。

3.4 強(qiáng)化安全建設(shè)

一是落實(shí)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)。要按照《檔案法》《數(shù)據(jù)安全法》等的要求，把安全建設(shè)放在檔案全流程管理的關(guān)鍵位置，提高檔案資源的保密級(jí)別，確保服務(wù)和安全雙提升。運(yùn)用好電子文件“雙套制”成果，紙質(zhì)檔案作為重要副本，要采取措施妥善保管好。二是加強(qiáng)互通環(huán)節(jié)安全建設(shè)。數(shù)據(jù)安全互聯(lián)互通中面臨的重要挑戰(zhàn)，需要采取綜合的技術(shù)和管理措施保護(hù)數(shù)據(jù)的完整性、機(jī)密性和可用性。要強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，對(duì)于個(gè)人數(shù)據(jù)要分類處理，根據(jù)敏感程度分配適當(dāng)?shù)脑L問權(quán)限，只有授權(quán)人員才能訪問和處理敏感數(shù)據(jù)。要應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù)加強(qiáng)流通數(shù)據(jù)安全建設(shè)，區(qū)塊鏈技術(shù)可以運(yùn)用到檔案數(shù)據(jù)查詢利用的全過程中，并且可以跟蹤數(shù)據(jù)流通，使得數(shù)據(jù)交易更加透明、安全與高效。三是強(qiáng)化安全防護(hù)能力。要轉(zhuǎn)變防護(hù)理念，全面落實(shí)推進(jìn)安全底線，安全體系要從以網(wǎng)絡(luò)為中心向以身份為中心轉(zhuǎn)變，從而對(duì)用戶、設(shè)備進(jìn)行全面、動(dòng)態(tài)的訪問控制。要著力在安全認(rèn)證、安全監(jiān)測(cè)、漏洞掃描、應(yīng)用防護(hù)等方面堵塞漏洞，提升防護(hù)能力。

3.5 優(yōu)化管理體系

一是明確部門職責(zé)。著力優(yōu)化資源配置，統(tǒng)籌推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一規(guī)劃建設(shè)、統(tǒng)一權(quán)屬登記、統(tǒng)一平臺(tái)使用，著力解決檔案管理職能職責(zé)不清、體制機(jī)制不順、多頭分散管理等問題[3]。二是提升檔案管理人員素質(zhì)。不動(dòng)產(chǎn)登記涉及群眾個(gè)人隱私和利益，要加強(qiáng)管理人員的法制教育和思想政治教育，夯實(shí)思想底線和紀(jì)律紅線。要持續(xù)優(yōu)化干部隊(duì)伍建設(shè)，積極吸納具有計(jì)算機(jī)、檔案學(xué)、通信技術(shù)背景的專業(yè)人才加入管理隊(duì)伍，培養(yǎng)一專多能的管理隊(duì)伍。常態(tài)化開展信息技術(shù)、技能培訓(xùn)等，讓檔案管理人員在學(xué)習(xí)和實(shí)踐中找差距和不足。持續(xù)加強(qiáng)作風(fēng)建設(shè)，發(fā)揚(yáng)檔案人優(yōu)良作風(fēng)，培養(yǎng)職業(yè)道德，發(fā)揮工匠精神。三是加強(qiáng)資金支持力度。維護(hù)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的完整與安全，能夠有效保護(hù)和利用不動(dòng)產(chǎn)登記檔案，保護(hù)不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利人合法權(quán)益，保障不動(dòng)產(chǎn)登記有序開展，是經(jīng)濟(jì)社會(huì)平穩(wěn)發(fā)展的重要方面。主管部門要充分認(rèn)識(shí)其重要性，把檔案管理納入財(cái)政支持計(jì)劃，在系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)、數(shù)字化加工、平臺(tái)搭建等方面給予財(cái)政支持，為檔案管理智慧化奠定堅(jiān)實(shí)物質(zhì)基礎(chǔ)。

結(jié)語

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理是做好不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記制度的重要方面，是維護(hù)人民群眾根本利益的重要抓手，在推動(dòng)管理方式提質(zhì)增效顯得尤為關(guān)鍵。近年來，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理工作取得了突出成績(jī)，服務(wù)效率提高，群眾的幸福感和滿意度顯著提升，迎來了前所未有的發(fā)展機(jī)遇。但是面對(duì)新一代信息化大潮，不動(dòng)產(chǎn)檔案管理也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。要順應(yīng)智慧時(shí)代新要求，著力加強(qiáng)平臺(tái)建設(shè)和服務(wù)能力提升，打造群眾身邊的檔案館，優(yōu)化查詢流程，提高安全防范能力，促進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)檔案登記工作高質(zhì)量發(fā)展。

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（作者單位：吉林市不動(dòng)產(chǎn)登記中心；長(zhǎng)白朝鮮族自治縣住房管理中心）