財務機器人在財務共享中心建設中的創(chuàng)新應用研究

【摘" 要】論文提出財務機器人在財務共享中心建設中具有較高的應用價值，主要介紹財務機器人在智能報銷、智能對賬、智能記賬、智能編報、資金智能管理等方面的創(chuàng)新應用，并結合財務機器人在財務共享中心中應用存在的問題提出建議。研究結果表明，財務機器人的引入不僅能夠大幅提升財務共享中心的運營效率，更能夠通過標準化、規(guī)范化、流程化的操作，減少人為錯誤，提升數(shù)據(jù)準確性，從而為企業(yè)提供更可靠的財務信息。

【關鍵詞】財務機器人；財務共享中心；創(chuàng)新應用

【中圖分類號】F275；TP242" " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " "【文獻標志碼】A" " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " " "【文章編號】1673-1069（2024）05-0132-03

1 引言

近年來，財務共享中心作為一種新型的組織模式，已經(jīng)在許多企業(yè)得到廣泛應用。財務共享中心通過集中處理企業(yè)的重復性、標準化業(yè)務，實現(xiàn)了資源的優(yōu)化配置和成本的降低。然而，隨著企業(yè)規(guī)模的擴大和業(yè)務量的增加，傳統(tǒng)的財務共享中心模式逐漸暴露出一些問題，如人工處理效率低下、數(shù)據(jù)質(zhì)量難以保證等。為解決這些問題，越來越多的企業(yè)開始嘗試引入財務機器人來優(yōu)化財務共享中心的建設。為此，在財務共享中心建設過程中，財務機器人的創(chuàng)新應用是十分必要的。

2 理論概述

2.1 財務機器人的定義

財務機器人是一種先進的自動化技術解決方案，專門針對企業(yè)財務工作流程中的各項業(yè)務而設計[1]。其核心是將傳統(tǒng)需要財務會計人員執(zhí)行的任務，通過高度智能化的分配方式，轉(zhuǎn)交給機器人流程系統(tǒng)來完成。

2.2 財務共享中心的定義

財務共享中心即財務共享服務中心，是指一種開放的平臺，通過這個平臺，不同的個體或機構可以在這里共享自己的資源和信息。具體來說，財務共享中心針對企業(yè)較為分散且易于標準化操作的財務業(yè)務進行流程再造，并將企業(yè)的財務資源、設施或服務集中起來，通過互聯(lián)網(wǎng)等平臺進行統(tǒng)一管理和調(diào)配，其不僅僅是一個物理空間，更是一個數(shù)字化的平臺，讓企業(yè)員工在線上共享各種資源。

2.3 財務機器人在財務共享中心建設中的應用價值

傳統(tǒng)的人工處理財務數(shù)據(jù)的方式，不僅效率低下，而且容易出錯。隨著人工智能的興起，企業(yè)財務數(shù)字化應用和轉(zhuǎn)型被提到了新的高度，財務機器人的出現(xiàn)為企業(yè)提高財務工作效率、降低運營成本帶來了新的契機，財務機器人在財務共享中心建設中的具體應用價值包括4個方面：第一，工作效率大幅提高。財務機器人能夠自動化處理大量重復性、標準化的財務任務，如數(shù)據(jù)錄入、賬單核對等，顯著提高工作效率。通過自動化轉(zhuǎn)型，財務共享中心能夠減少人工錯誤，提高數(shù)據(jù)準確性，從而為企業(yè)提供更可靠的財務信息。第二，企業(yè)經(jīng)營合規(guī)性大幅提高。財務機器人根據(jù)內(nèi)控要求和相關法規(guī)自動處理數(shù)據(jù)，避免因人為操作失誤而導致的合規(guī)問題，實現(xiàn)了財務處理的標準化和規(guī)范化，這有助于企業(yè)增強財務管理的一致性，提高內(nèi)部控制和企業(yè)經(jīng)營的合規(guī)性。第三，業(yè)務流程更加優(yōu)化。財務機器人遵循預設的規(guī)則和流程進行工作，可以自動完成數(shù)據(jù)的錄入、核對、分析等工作，使得財務業(yè)務更加標準化、流程化、規(guī)范化。同時，由于機器人的處理過程和結果都是可追蹤的，提高了財務流程的透明度。第四，企業(yè)成本得到極致優(yōu)化。財務機器人可實現(xiàn)多個業(yè)務流程的互通，大幅降低企業(yè)的溝通成本和時間成本。同時，財務機器人的引入降低了對大量基礎財務人員的需求，從而減少了人力成本。例如，在傳統(tǒng)的企業(yè)運營模式中，出納與會計的人數(shù)常常隨著企業(yè)規(guī)模的擴張而增長，人力成本成為一項固定且龐大的開支。引入財務機器人后，這一狀況得到了根本性的改變。原本需要100多位出納和會計的企業(yè)，現(xiàn)在僅需總部的5～10名出納和會計，便足以應對所有分支機構的財務需求，人力成本得到了大幅減少。更重要的是，這一舉措將財務人員從瑣碎、重復的工作中解放出來，使員工能夠?qū)Ｗ⒂跒槠髽I(yè)創(chuàng)造真正價值的工作。

3 財務機器人在財務共享中心建設中的創(chuàng)新應用

3.1 智能報銷的應用

費用報銷是最常見的財務活動之一，其涉及面較廣、涉及人員多且重復性高，機器人在財務共享中心費用報銷模塊中的運用較為頻繁。首先，發(fā)票的智能識別。發(fā)票作為最重要的原始憑證之一，報銷人在郵寄、粘貼、簽字過程中容易造成發(fā)票損壞或丟失，財務部門對發(fā)票的真實性初審也耗時耗力。而財務機器人的自動化技術可將發(fā)票等原始報銷憑證統(tǒng)一由專人進行流轉(zhuǎn)并掃描上傳至財務共享中心影像系統(tǒng)，根據(jù)設置的邏輯執(zhí)行發(fā)票自動識別并辨別真?zhèn)?，極大地提高了財務初審的效率和準確性。其次，報銷單據(jù)的智能審核。報銷單據(jù)需經(jīng)辦人員提交財務共享中心進行初審，在流轉(zhuǎn)過程中，財務機器人會根據(jù)財務共享中心收付系統(tǒng)和財務系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫對報銷單據(jù)進行比對分析，比對一致方可流轉(zhuǎn)至財務部門。同時，財務機器人嵌套財務審核規(guī)則和預算管理等相關要求，對報銷單據(jù)的金額、標準進行嚴格篩查并及時反饋結果，確保了報銷的合規(guī)性，并降低了人為錯誤的風險。最后，完成智能支付。財務機器人將財務共享中心及資金支付平臺進行融合，審核完成的報銷流程自動進入支付系統(tǒng)，機器人智能填寫收款人信息并生成支付指令，企業(yè)資金會計根據(jù)內(nèi)控流程確認后，系統(tǒng)根據(jù)支付指令進行智能支付。

財務機器人在智能報銷中的應用，通常是根據(jù)預設的規(guī)則和算法進行工作的，這使得其在處理復雜、多變的財務問題時顯得不夠靈活。當遇到超出預設規(guī)則的情況時，機器人可能無法作出合適的判斷和調(diào)整，需要人工介入處理。機器人在智能報銷處理時遇到的突發(fā)事件如表1所示。

3.2 智能對賬的應用

在財務共享中心錄入財務費用報銷數(shù)據(jù)之前，財務機器人需先建立一個前置的數(shù)據(jù)清洗機制。借助機器學習技術，使財務機器人具備自我學習與自我糾錯的能力[2]。其能夠識別異常數(shù)據(jù)，自動與歷史或可靠數(shù)據(jù)源進行實時校驗和修正，并構建數(shù)據(jù)反饋循環(huán)機制，以實現(xiàn)自我優(yōu)化。當賬目數(shù)據(jù)輸入有誤時，機器人會自動記錄并反饋，同時提供改進建議。

針對收付款業(yè)務核對，財務機器人可采用立體對賬框架，實現(xiàn)不同顆粒度的對賬。具體的交易核對可分為訂單級核對、店天級核對（如銀聯(lián)、現(xiàn)金）以及店月級核對（“TOB”端銷售或結算）[3]。財務機器人從數(shù)據(jù)視角出發(fā)，將門店、公司、訂單號、渠道賬號等要素作為主要接口，將日常煩瑣的業(yè)務問題直接簡化為獨立的對賬模型，從而實現(xiàn)多要素、多模式、循環(huán)自動對賬。

系統(tǒng)以人工對賬的操作結果為主要樣本，基于推薦算法實現(xiàn)數(shù)據(jù)的精確匹配，完成智能推薦和數(shù)據(jù)快速檢索。推薦算法是一種基于概率框架的檢索函數(shù)，用于計算查詢和文檔之間的相關度。

公式如下：

score（D，Q）=∑■■IDF（qi）×■

式中，D為財務費用報銷數(shù)據(jù)文檔；Q為財務費用報銷數(shù)據(jù)查詢；qi為財務費用報銷數(shù)據(jù)查詢中的詞項；IDF（qi）為詞項qi的逆文檔頻率；f（qi，D）為詞項qi在文檔D中的頻率；k1和b為參數(shù)；avgdl為平均文檔長度。機器人面對如此復雜的模型可快速實現(xiàn)智能對賬，從而提高財務工作的準確性和效率。

3.3 智能記賬的應用

企業(yè)財務人員的記賬行為不盡統(tǒng)一，對企業(yè)生成各類報表帶來了一定的困難，在財務共享中心建設過程中，為統(tǒng)一核算標準、統(tǒng)一會計科目，以準確地生成財務各類統(tǒng)計報表，這便需要對企業(yè)的記賬行為進行規(guī)范。一方面，要統(tǒng)一企業(yè)各類業(yè)務流程和表單。企業(yè)需要梳理各類業(yè)務流程并制定標準統(tǒng)一的業(yè)務單據(jù)，將該流程和表單嵌入財務共享中心記賬系統(tǒng)，當經(jīng)辦人員通過財務共享中心發(fā)起業(yè)務流程時，財務機器人可以通過自動識別技術識別業(yè)務類型并自動執(zhí)行業(yè)務流程，流程完畢后又自動生成帶有二維碼的業(yè)務單據(jù)，財務機器人通過二維碼識別技術執(zhí)行單據(jù)推送和流程處理。另一方面，要統(tǒng)一財務記賬規(guī)則。企業(yè)通過梳理NC系統(tǒng)、IUFO報表系統(tǒng)、國家統(tǒng)計聯(lián)網(wǎng)直報門戶、電子稅務局操作規(guī)則等，利用財務機器人設計一個高級的規(guī)則引擎，支持復雜邏輯和條件判斷并嵌入記賬系統(tǒng)，剔除低效、重復工作環(huán)節(jié)，財務機器人就可以根據(jù)預設的記賬規(guī)則，設置各類流程和表單相對應的會計科目和摘要。當業(yè)務流程完畢時，財務機器人也將自動根據(jù)流程類型智能地生成記賬憑證。即使經(jīng)辦人員在流程選擇時發(fā)生錯誤，初審會計也可以靈活地將此流程進行正確歸類，以保證記賬憑證的準確性。

3.4 智能編報的應用

在財務共享中心建設中，財務機器人可以與企業(yè)內(nèi)部的ERP、CRM等系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交換和共享，對企業(yè)的財務數(shù)據(jù)進行仔細核對和自動化統(tǒng)計處理，自動生成相對應的財務報表，自動化的處理流程也大幅減少了人工干預和操作，為財務共享中心建設節(jié)省了大量的時間與人力成本，提高了報表編制的效率和質(zhì)量[4]。這些報表不僅數(shù)據(jù)準確，而且格式規(guī)范，為企業(yè)決策提供了有力支持。財務機器人通過收集賬套中的科目余額及明細賬相關數(shù)據(jù)，編制資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等財務報表。通過預設的企業(yè)合并報表準則，財務機器人可以自動識別和處理復雜的長期股權關系和內(nèi)部往來交易，對子分公司和分支機構的財務報表進行自動合并抵銷，生成集團合并財務報表。同時，機器人能夠?qū)?shù)據(jù)進行自動校驗，確保合并報表的準確性和完整性。財務機器人可以實時跟蹤和更新數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)進行動態(tài)分析，提供關鍵指標和趨勢分析并生成對應的財務管理報表，幫助企業(yè)研判自身的償債能力、營運能力和發(fā)展能力等，識別和評估潛在的財務風險，并提供相應的預警和建議。

3.5 資金智能管理的應用

財務共享中心資金管理平臺的資金收付與核對等功能，多為簡單且重復的基礎工作，為企業(yè)財務工作帶來較大負擔，而財務機器人的應用，可以大幅提高企業(yè)資金管理的效率。通過實時監(jiān)控和分析，企業(yè)能夠迅速識別潛在風險和機遇，從而制定更為明智的資金管理策略。在智能支付方面，財務機器人能夠自動化處理支付請求，通過與銀企直連的接口進行實時交互，完成支付的授權和執(zhí)行。這不僅大幅提高了支付處理的效率，降低了人為錯誤的可能性，還確保了支付的安全性和合規(guī)性。在資金集中管理方面，財務機器人能夠協(xié)助企業(yè)實現(xiàn)資金的統(tǒng)一調(diào)度和監(jiān)控。通過銀企直連，企業(yè)可以實時掌握各銀行賬戶的資金余額和交易明細，財務機器人則能夠通過預設指令將資金集中到指定賬戶，以更好地為企業(yè)統(tǒng)籌調(diào)度資金并最大限度帶來資金集中收益。此外，財務機器人可以通過賬戶收支進行自動化的整理、分析和報告，為企業(yè)提供全面的資金狀況概覽。根據(jù)企業(yè)的資金需求和風險偏好，結合市場數(shù)據(jù)進行分析和預測，為財務共享中心建設構建一個專家系統(tǒng)，集成行業(yè)專家的知識與經(jīng)驗，當遇到需要主觀判斷的決策時，財務機器人可以參考專家系統(tǒng)的建議，結合實際情況作出合理的決策。

4 財務機器人在財務共享中心中應用存在的問題及建議

4.1 財務機器人在財務共享中心中應用存在的問題

雖然財務機器人為財務共享中心建設帶來了諸多便利和創(chuàng)新之處，但在實際應用過程中也暴露出一些技術缺陷。一是財務機器人的工作效率和準確性在很大程度上依賴于輸入數(shù)據(jù)的準確性和完整性。二是財務機器人與企業(yè)內(nèi)部管理系統(tǒng)的集成度不高。三是財務機器人缺乏對人類情感和主觀判斷的理解，在處理復雜、多變的財務問題時顯得不夠靈活，需要人工介入處理。有些決策需要考慮到公司的長期戰(zhàn)略、市場環(huán)境、競爭對手等多方面因素，機器人難以完全替代。四是企業(yè)財務人員面臨失業(yè)挑戰(zhàn)，對財務團隊的穩(wěn)定性帶來一定的沖擊。

4.2 財務機器人在財務共享中心中應用的建議

第一，持續(xù)優(yōu)化財務機器人功能。隨著企業(yè)財務需求的變化和升級，財務機器人也需要不斷地進行功能優(yōu)化和升級。建議企業(yè)通過定期更新和優(yōu)化財務機器人的算法和流程，確保其始終與企業(yè)的財務需求和標準保持一致，以提高輸入數(shù)據(jù)的準確性和完整性，為財務機器人提供更準確的數(shù)據(jù)從而提高企業(yè)財務信息化水平。第二，加強財務機器人與企業(yè)其他內(nèi)部管理系統(tǒng)的集成。為進一步提高自動化水平和工作效率，建議企業(yè)探索將財務機器人與企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）、客戶關系管理（CRM）、內(nèi)部OA等其他關鍵系統(tǒng)集成。通過實現(xiàn)數(shù)據(jù)的無縫流動和實時更新，可以減少人工干預，降低數(shù)據(jù)錯誤的風險，同時，提高數(shù)據(jù)的利用效率和準確性。這種集成將有助于企業(yè)實現(xiàn)更高級別的數(shù)字化和智能化轉(zhuǎn)型[5]。第三，加強人機協(xié)作。盡管財務機器人能夠自動化處理大量煩瑣的財務工作，但在某些復雜、需要人類判斷和直覺的任務上，機器人的能力仍有待提高。因此，建議企業(yè)加強人機協(xié)作，將財務機器人定位為財務團隊的得力助手，而非完全取代人類。通過建立人機協(xié)作的流程和標準，確保機器人和人類員工可以高效、準確地共同完成任務，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，提升整體工作效率。第四，促進企業(yè)財務人員轉(zhuǎn)型發(fā)展。隨著財務機器人在財務共享中心的廣泛應用，大量的財務基礎工作被機器人所替代，財務人員面臨失業(yè)壓力，這便需要企業(yè)財務人員不斷提升自身的技能和素質(zhì)。企業(yè)要加強對財務人員的轉(zhuǎn)型培養(yǎng)，提高其數(shù)字化技能、數(shù)據(jù)分析能力和創(chuàng)新意識，鼓勵其積極擁抱新技術和新模式，促進財務人員從業(yè)務型向管理型、金融型轉(zhuǎn)型，從而與機器人“并肩作戰(zhàn)”，為企業(yè)創(chuàng)造更大的價值。

5 結論

綜上所述，財務機器人為財務共享中心的建設與運行提供技術支持，可以進一步優(yōu)化財務管理工作。從最初的財務領域，到現(xiàn)在的市場營銷、供應鏈管理等多個領域，該技術的應用正在逐步改變企業(yè)的運營模式和管理方式。未來，隨著技術的不斷進步和應用范圍的不斷擴大，財務機器人能夠自動監(jiān)控市場動態(tài)，幫助企業(yè)及時發(fā)現(xiàn)潛在的商業(yè)機會和風險，為企業(yè)的創(chuàng)新和發(fā)展提供新的引擎。

【參考文獻】

【1】龐珺.財務機器人RPA在財務共享中心應用[J].中文科技期刊數(shù)據(jù)庫（全文版）經(jīng)濟管理，2023（4）：109-111.

【2】龍艷萍.財務機器人在企業(yè)財務共享中心中的應用[J].移動信息，2023，45（7）：322-324.

【3】章嘉.RPA機器人在央企財務共享中心的應用研究[J].中國總會計師，2022（10）：88-90.

【4】易峰.財務機器人在企業(yè)賬務管理及核算中的應用研究[J].電腦樂園，2021（12）：1-2.

【5】郭菁菁.財務機器人在企業(yè)賬務管理及核算中的應用分析[J].首席財務官，2023，19（15）：174-176.