農(nóng)業(yè)科研單位會(huì)議記錄提質(zhì)增效的路徑探索

摘要：對(duì)于農(nóng)業(yè)科研單位而言，會(huì)議記錄是召開黨政會(huì)議集中研究重要問題、民主決定重大事項(xiàng)等所做的原始記錄。完整、準(zhǔn)確、規(guī)范的會(huì)議記錄既可以成為反映單位歷史面貌、職能活動(dòng)的重要檔案，又可以為開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作提供科學(xué)、真實(shí)、可靠的憑證和依據(jù)。從實(shí)際出發(fā)，深入探析農(nóng)業(yè)科研單位會(huì)議記錄工作中存在的突出問題及改進(jìn)完善的合理化措施，以期進(jìn)一步提高會(huì)議記錄的質(zhì)量與效能。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科研單位；會(huì)議記錄；提質(zhì)增效

中圖分類號(hào)：C931.47 " " " 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A " "文章編號(hào)：1674-1161（2024）01-0124-04

對(duì)于農(nóng)業(yè)科研單位而言，會(huì)議記錄是召開黨政會(huì)議集中研究重要問題、民主決定重大事項(xiàng)等所做的原始記錄[1]，完整、準(zhǔn)確、規(guī)范的會(huì)議記錄既可以成為反映單位歷史面貌、職能活動(dòng)的重要檔案，又可以為開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作提供科學(xué)、真實(shí)、可靠的憑證和依據(jù)。做好會(huì)議記錄看似簡(jiǎn)單，實(shí)則不易。然而，大多數(shù)科研人員對(duì)會(huì)議記錄工作的重視程度還不夠，存在認(rèn)識(shí)不到位、記錄不完整、格式不規(guī)范、歸檔不及時(shí)等問題，這在很大程度上影響了農(nóng)業(yè)科研單位日常工作的效率和成果。因此，在加快建設(shè)農(nóng)業(yè)強(qiáng)國(guó)、推進(jìn)農(nóng)業(yè)農(nóng)村現(xiàn)代化的新形勢(shì)、新要求下，積極推動(dòng)會(huì)議記錄提質(zhì)增效、為保障農(nóng)業(yè)科研事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展創(chuàng)造良好條件，是農(nóng)業(yè)科研單位的“必修課”和“加分項(xiàng)”。

1 會(huì)議記錄對(duì)農(nóng)業(yè)科研工作的重要性

1.1 如實(shí)完整記載會(huì)議情況，便于參考查閱

通常來說，會(huì)議記錄具有實(shí)錄性、原始性等特點(diǎn)，是對(duì)會(huì)議情況和內(nèi)容的客觀、真實(shí)、原始的記錄，也是會(huì)后查對(duì)有關(guān)情況、分析會(huì)議進(jìn)程、研究會(huì)議議程的真實(shí)依據(jù)[2]，其需要編入檔案、長(zhǎng)期保存，以備參考查閱。一些重要會(huì)議除了文字記錄外，還輔以錄音、錄像、照片等形式進(jìn)行記載[3]，它們可對(duì)文字記錄進(jìn)行查缺補(bǔ)漏，彼此之間形成優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，共同增強(qiáng)會(huì)議記錄的查考價(jià)值。

以遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院為例，傳達(dá)學(xué)習(xí)貫徹黨中央指示精神及省委省政府決策部署、研究決定“三重一大”事項(xiàng)、統(tǒng)籌部署全院中心工作、解決處理突發(fā)事件是召開黨組會(huì)議、院務(wù)會(huì)議、班子會(huì)議等黨政會(huì)議的主要內(nèi)容，其會(huì)議記錄涵蓋了會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、出席人員、主持人、研究事項(xiàng)、領(lǐng)導(dǎo)講話、與會(huì)者發(fā)言、集體討論、存在的爭(zhēng)議、形成的決策決定及工作部署要求等內(nèi)容，如實(shí)反映了會(huì)議召開情況。會(huì)后將會(huì)議記錄及時(shí)整理歸檔，可便于工作需要時(shí)借閱、參考、查證，從而實(shí)現(xiàn)有據(jù)可依。

1.2 分條縷析闡明決策事項(xiàng)，便于執(zhí)行督查

在農(nóng)業(yè)科研工作中，會(huì)議記錄最顯著的作用就是依據(jù)記錄內(nèi)容形成會(huì)議紀(jì)要，逐條注明議定事項(xiàng)的主要內(nèi)容、牽頭實(shí)施部門、協(xié)助部門、完成時(shí)限等，據(jù)此來推動(dòng)議定事項(xiàng)的實(shí)施，例如在遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院負(fù)責(zé)的種質(zhì)資源庫(kù)項(xiàng)目建設(shè)、院地企合作共建等工作中，院長(zhǎng)專題辦公會(huì)議記錄就清晰記載了會(huì)議決策決定、具體落實(shí)要求、牽頭執(zhí)行部門、主要負(fù)責(zé)人、完成時(shí)限等內(nèi)容，并形成了會(huì)議紀(jì)要等資料供領(lǐng)導(dǎo)審閱，同時(shí)用以督導(dǎo)相關(guān)部門明確責(zé)任分工、及時(shí)有效落實(shí)。

此外，會(huì)議記錄還具有輔助督查問責(zé)的作用。一方面，在接受上級(jí)黨組織及審計(jì)、紀(jì)檢等相關(guān)部門檢查、督導(dǎo)的過程中，很多會(huì)議記錄需要備查，特別是涉及黨的建設(shè)、工作部署、干部任免、資金調(diào)配等方面內(nèi)容的會(huì)議記錄，其是否完整、準(zhǔn)確、規(guī)范直接決定了檢查結(jié)果。另一方面，在議定事項(xiàng)的執(zhí)行過程中，督查部門可以依據(jù)會(huì)議記錄的內(nèi)容要求，對(duì)進(jìn)展情況、完成質(zhì)量、遇到的困難或存在的問題等進(jìn)行調(diào)查、梳理、匯總、分析，并及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或主管部門進(jìn)行書面匯報(bào)。一旦發(fā)現(xiàn)牽頭負(fù)責(zé)的執(zhí)行部門存在主觀推進(jìn)不力、相互推諉、不擔(dān)當(dāng)不作為等問題，將依規(guī)予以追究、問責(zé)和懲治。

1.3 有的放矢發(fā)揮指導(dǎo)功能，便于編寫材料

作為公文起草撰寫的重要素材之一，會(huì)議記錄的另一個(gè)突出特點(diǎn)就是指導(dǎo)性。根據(jù)會(huì)議記錄的內(nèi)容，可深刻理解和掌握會(huì)議精神、核心思想、工作要點(diǎn)等，并據(jù)此形成會(huì)議紀(jì)要及相關(guān)紅頭文件等，其發(fā)揮著類似于指示、決定、決議等指揮性、綱領(lǐng)性公文的作用，有助于更好地完成上傳下達(dá)的工作任務(wù)。

除了指導(dǎo)撰寫通知、請(qǐng)示、報(bào)告等常用公文和領(lǐng)導(dǎo)講話、大事記等相關(guān)材料外，會(huì)議記錄還承載著客觀反映農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新發(fā)展、成果轉(zhuǎn)化、服務(wù)“三農(nóng)”、人才培養(yǎng)、黨的建設(shè)、意識(shí)形態(tài)工作等方面情況的歷史使命，其內(nèi)容豐富、載體多元，有助于從多個(gè)角度還原農(nóng)業(yè)科研單位在不同階段的歷史面貌、發(fā)展變化、突出成就，是農(nóng)業(yè)科研單位編纂年鑒、院志等資料的重要信息來源，可為加強(qiáng)對(duì)外展示交流積累基礎(chǔ)性素材。

2 農(nóng)業(yè)科研單位會(huì)議記錄存在的突出問題

2.1 規(guī)章制度不健全，認(rèn)識(shí)和執(zhí)行不到位

在農(nóng)業(yè)科研單位的制度建設(shè)中，有時(shí)會(huì)忽略會(huì)議記錄規(guī)章制度、管理機(jī)制的建立，或是雖然建立了相關(guān)的規(guī)章制度，但還不完善、不健全，比如會(huì)議記錄與會(huì)議性質(zhì)不相符，規(guī)章制度中沒有明確說明實(shí)施細(xì)則；對(duì)于會(huì)議主題的完整性、出席人員和缺席人員的確定性、請(qǐng)假事由的必要性等，沒有明確要求；會(huì)議記錄的格式也缺少正確、統(tǒng)一、規(guī)范的要求。此外，相關(guān)人員在思想認(rèn)識(shí)上對(duì)會(huì)議記錄工作不夠重視，具體執(zhí)行時(shí)也不夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)轿弧?/p>

以遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院為例，在重要事項(xiàng)或議題會(huì)上研究的過程中，個(gè)別院屬單位由于沒有及時(shí)記載或整理，使得最終的會(huì)議記錄里缺少充分論證、研究討論、集體決策的原始憑據(jù)；有的基層黨組織“三會(huì)一課”記錄整理不規(guī)范，相關(guān)的記錄次數(shù)未達(dá)到規(guī)定要求；有的單位對(duì)于黨委會(huì)議和班子會(huì)議應(yīng)該討論研究的事項(xiàng)界定不清晰，黨委和行政記錄內(nèi)容存在交叉混淆的情況，這些都從根本上反映出部分單位對(duì)會(huì)議記錄工作的重視程度不高，缺乏完善、規(guī)范的制度管理。

2.2 專業(yè)能力不過硬，記錄內(nèi)容不完整

在一些農(nóng)業(yè)科研單位中，記錄人員并非專職人員，也沒有經(jīng)過正規(guī)的專業(yè)培訓(xùn)與指導(dǎo)，其邊聽邊記和文字整理的能力有所欠缺，有時(shí)記錄得過于粗略、隨意，關(guān)于事項(xiàng)、議題討論情況的內(nèi)容不夠準(zhǔn)確、完整，使人難以從中了解會(huì)議全貌，比如在討論“三重一大”事項(xiàng)時(shí)，沒有逐一記錄、精準(zhǔn)表述每位領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言表態(tài)和意見建議，對(duì)會(huì)議精神、領(lǐng)導(dǎo)部署把握不準(zhǔn)；有的記錄人員在開會(huì)時(shí)沒有把會(huì)議主題、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、出席人員、列席人員、請(qǐng)假事由等基本要素記全、記準(zhǔn)，會(huì)后又沒有及時(shí)補(bǔ)充、修正，這會(huì)對(duì)日后查閱會(huì)議內(nèi)容造成不利影響；有的記錄人員對(duì)議題意見、分歧、爭(zhēng)議內(nèi)容缺少相應(yīng)的記載，只有部分領(lǐng)導(dǎo)的贊同意見和主持人的總結(jié)發(fā)言，這就導(dǎo)致容易忽略關(guān)鍵的議事問題。

除了文字記錄外，有些記錄人員對(duì)會(huì)議音頻、影像的利用還不到位，沒有熟練掌握合理有效的方法與技巧，或科學(xué)運(yùn)用其他形式的記錄載體來輔助、補(bǔ)充、修改文字記錄，未能對(duì)會(huì)議情況、研究議題、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行整合理順，導(dǎo)致會(huì)議記錄雜亂無章，從而影響整體質(zhì)量和效果。

2.3 理解領(lǐng)悟不全面，語言表述不精準(zhǔn)

會(huì)議記錄是對(duì)會(huì)議內(nèi)容最直接、最原始的反映，而會(huì)議內(nèi)容往往較為隨意，語言比較口語化，所以在會(huì)議記錄過程中要盡量遵循發(fā)言人的表達(dá)風(fēng)格和中心思想，保持原汁原味、真實(shí)客觀，不能隨意增加修飾詞、感嘆詞等[4]。

但目前，有的記錄人員由于工作經(jīng)驗(yàn)不足、文字功底不強(qiáng)，對(duì)發(fā)言人的語言風(fēng)格不熟悉、不了解，經(jīng)常會(huì)拿不準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，在將口語語言轉(zhuǎn)化為書面語言的過程中，未能較好地取舍講話中延伸拓展的內(nèi)容、規(guī)避不適合公開的內(nèi)容，對(duì)會(huì)議主旨和中心思想理解領(lǐng)悟得不夠全面、深刻，導(dǎo)致用詞不精準(zhǔn)、語句不精煉。同時(shí)，對(duì)農(nóng)業(yè)科研領(lǐng)域的專業(yè)術(shù)語也沒有全面掌握，對(duì)會(huì)議內(nèi)容一知半解，在細(xì)節(jié)把握和語言表述上易出現(xiàn)錯(cuò)誤、偏差，從而嚴(yán)重影響會(huì)議記錄的“二次加工”。

2.4 記錄格式不規(guī)范，整理歸檔不及時(shí)

在整理會(huì)議記錄時(shí)，格式規(guī)范也是關(guān)鍵性要求，但有些記錄人員往往最容易忽視這一點(diǎn)，比如沒有根據(jù)會(huì)議性質(zhì)并按照年度分開記錄，或是把幾個(gè)方面的工作混淆在一起；將會(huì)議內(nèi)容中不同的基本要素混行記錄，字跡潦草、難以辨認(rèn)；使用的會(huì)議記錄本存在規(guī)格不統(tǒng)一、格式不一致的情況，不僅會(huì)使歸檔后的會(huì)議記錄案卷參差不齊、影響案卷排列的整齊美觀，還會(huì)給后期查閱帶來不便，同時(shí)也不利于檔案的保管和利用[5]。

同時(shí)，拖延、不及時(shí)也是會(huì)議記錄整理和歸檔工作中的常見問題，比如記錄人員在會(huì)前沒有備好記錄本、錄音設(shè)備等，臨時(shí)找?guī)讖埜寮埓?，?huì)后就不知去向，導(dǎo)致無法及時(shí)、準(zhǔn)確地進(jìn)行整理；由于負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)工作較多，時(shí)間精力有限，記錄人員沒能按照規(guī)定的時(shí)限完成，一拖再拖，導(dǎo)致檔案管理部門的年度歸檔工作被迫滯后，進(jìn)而造成不利影響。

3 提升會(huì)議記錄質(zhì)量和效率的有效方法

3.1 強(qiáng)化思想引領(lǐng)，健全規(guī)章制度

農(nóng)業(yè)科研單位人員通常“重科研、輕政務(wù)”，認(rèn)為會(huì)議記錄“無關(guān)緊要、可有可無”。為此，需要不斷強(qiáng)化思想認(rèn)識(shí)，健全管理制度，從根源上扭轉(zhuǎn)這種不利局面。

3.1.1 把準(zhǔn)政治方向，突出會(huì)議記錄在農(nóng)業(yè)科研工作中的重要地位 會(huì)議記錄工作具有較強(qiáng)的政治性，因此記錄人員應(yīng)提高政治站位、把準(zhǔn)政治方向，將旗幟鮮明講政治的要求貫穿于各方面、全過程[6]，特別是涉及習(xí)近平總書記重要講話、指示批示和黨中央決策部署的有關(guān)表述，更應(yīng)該認(rèn)真把關(guān)核查、逐字逐句校正，從而確保記錄內(nèi)容同黨中央保持高度一致。同時(shí)，要將參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)深入學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)黨中央重大決策部署和省委省政府指示要求的發(fā)言內(nèi)容及下一步工作安排準(zhǔn)確記錄下來，并及時(shí)整理成規(guī)范文書，以此來凸顯會(huì)議記錄在推動(dòng)農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新發(fā)展中的重要指導(dǎo)作用。

3.1.2 加強(qiáng)思想引領(lǐng)，提高科研人員對(duì)會(huì)議記錄的重視程度 "農(nóng)業(yè)科研單位要定期開展政務(wù)工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)，針對(duì)會(huì)議記錄工作來加強(qiáng)宣傳引導(dǎo)，從思想和行動(dòng)上引起政務(wù)工作者和科研人員對(duì)會(huì)議記錄工作的高度重視。在會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中記錄、會(huì)后整理與歸檔的全過程中，不違背制度規(guī)定、不輕視流程環(huán)節(jié)、不疏漏關(guān)鍵細(xì)節(jié)，認(rèn)真厘清不同性質(zhì)和類型的黨政會(huì)議，嚴(yán)格按照規(guī)章制度要求進(jìn)行規(guī)范記錄與保管，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)會(huì)議記錄在農(nóng)業(yè)科研工作中的有效利用與基礎(chǔ)保障。

3.1.3 健全規(guī)章制度，分條縷析明確會(huì)議記錄的“合法身份” "農(nóng)業(yè)科研單位提高議事質(zhì)量和水平的關(guān)鍵在于會(huì)議制度與議事程序的改革創(chuàng)新與深入落實(shí)。作為會(huì)議工作的重要組成部分，會(huì)議記錄的相關(guān)規(guī)定要求同樣必不可少，根據(jù)單位會(huì)議制度、議事程序和議事需求，分條縷析闡明會(huì)議記錄的實(shí)施細(xì)則，特別是在專職人員、格式內(nèi)容、歸檔管理等方面的規(guī)定要求應(yīng)更加細(xì)化、完善，以此來明確會(huì)議記錄在制度執(zhí)行上的“合法身份”，同時(shí)促使記錄人員依照相關(guān)規(guī)章制度來深化落實(shí)會(huì)議記錄工作。

3.2 錘煉扎實(shí)本領(lǐng)，提升業(yè)務(wù)能力

簡(jiǎn)單來講，會(huì)議記錄就是一個(gè)把口頭語言轉(zhuǎn)化加工為文字語言的過程，是一種忠實(shí)于發(fā)言人原意基礎(chǔ)上的再創(chuàng)造過程，這對(duì)記錄人員的綜合業(yè)務(wù)能力有著較高要求。

3.2.1 強(qiáng)化快速“聽、想、寫”能力，提升文字語言修養(yǎng)，妥善記錄會(huì)議內(nèi)容 在會(huì)議召開過程中，記錄人員需仔細(xì)聆聽發(fā)言人的重要講話，把大概內(nèi)容記在腦子里、將重點(diǎn)語句記清，經(jīng)過快速反應(yīng)、思考判斷、邏輯處理后，將講話的主要內(nèi)容呈現(xiàn)在記錄本上，整個(gè)過程必須精力高度集中，耳、腦、手要緊跟發(fā)言人的講話節(jié)奏。因此，記錄人員應(yīng)不斷錘煉快速“聽、想、寫”能力，提升文字語言修養(yǎng)，強(qiáng)化靈活的反應(yīng)力、深刻的理解力、牢固的記憶力、準(zhǔn)確的判斷力[7]，同時(shí)應(yīng)摸索和總結(jié)一些會(huì)議記錄的技巧與方法，比如發(fā)言人語速快或者一句話過長(zhǎng)，其中又包含好幾個(gè)較大數(shù)字時(shí)，為避免記錯(cuò)，可以先將數(shù)字記下來，再補(bǔ)充語句；使用一些符號(hào)來代替常用詞，如用符號(hào)“↑”“↓”來分別代替“提升”“降低”，議題名、文件名等材料中已有的內(nèi)容可以用“○”“△”等符號(hào)在材料中標(biāo)注，并在記錄時(shí)記下對(duì)應(yīng)的符號(hào)[8]，一些專用名稱則可以用英文縮寫或簡(jiǎn)稱來代替；碰到講話中同音異義的詞匯時(shí)，要結(jié)合前后語義之間的聯(lián)系來分析判斷其準(zhǔn)確含義，如果實(shí)在判斷不明則要做好標(biāo)注，待會(huì)后再及時(shí)查證、修改。

3.2.2 加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，全面掌握農(nóng)業(yè)領(lǐng)域?qū)I(yè)術(shù)語，準(zhǔn)確記錄議事重要內(nèi)容 進(jìn)行會(huì)議記錄時(shí)，經(jīng)常會(huì)遇到一些拿不準(zhǔn)的專業(yè)術(shù)語，一旦分不清、不了解或錯(cuò)誤記憶講話中的專業(yè)術(shù)語，則會(huì)“差之毫厘謬以千里”，從而影響會(huì)議記錄的整體效果，比如水稻、玉米、高粱、大豆、花生等糧油作物新品種名稱及其選育、栽培技術(shù)等專業(yè)術(shù)語，種質(zhì)資源庫(kù)建設(shè)等重大項(xiàng)目涉及的專業(yè)術(shù)語，各項(xiàng)創(chuàng)新技術(shù)研究名稱等，其經(jīng)常在黨組會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)專題辦公會(huì)議、部門業(yè)務(wù)工作會(huì)議等重要會(huì)議中被提及，如果弄錯(cuò)任何專有名詞或?qū)I(yè)術(shù)語，都會(huì)偏離講話內(nèi)容，所以記錄人員要不斷加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)以便掌握工作領(lǐng)域的專業(yè)術(shù)語，并通過查找會(huì)議文件資料、請(qǐng)教相關(guān)業(yè)務(wù)部門等方式來核對(duì)記錄內(nèi)容，做到不混淆、不錯(cuò)用、不漏記，準(zhǔn)確記錄相關(guān)議事內(nèi)容、重要研究決定、工作部署安排等，確?！傲悴铄e(cuò)”。

3.2.3 學(xué)會(huì)積累總結(jié)，熟悉把握發(fā)言人講話風(fēng)格，認(rèn)真領(lǐng)悟和表述發(fā)言人意圖 常規(guī)例會(huì)中，通常會(huì)有幾位領(lǐng)導(dǎo)作為固定的主體發(fā)言人來講話，但記錄人員很難一字不漏地記下發(fā)言人的所有講話內(nèi)容，而且無論是誰發(fā)言，都難免夾雜一些無關(guān)緊要的詞語或語句，此時(shí)無須詳記。為避免因略記導(dǎo)致前言不搭后語，需要對(duì)發(fā)言人的講話進(jìn)行準(zhǔn)確概括，所以在日常工作中記錄人員就要學(xué)會(huì)積累總結(jié)，掌握發(fā)言人的講話風(fēng)格，特別是一些帶有地方口音的領(lǐng)導(dǎo)，更要了解其語言習(xí)慣、地方方言，深刻領(lǐng)悟發(fā)言人講話內(nèi)容的深層含義，并將其準(zhǔn)確、完整地記錄下來。同時(shí)，忠實(shí)發(fā)言人的講話風(fēng)格和表達(dá)原意并非是機(jī)械地、被動(dòng)地照搬原話，而是要對(duì)一些前后不接、繁瑣重復(fù)的地方進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整、修改和潤(rùn)飾，保證在不脫離原意的前提下，使講話用語更加完整通順，同時(shí)突出領(lǐng)導(dǎo)意圖和會(huì)議主旨。

3.2.4 充分利用有效資源，補(bǔ)充規(guī)范相關(guān)信息內(nèi)容，提高會(huì)議記錄整理效率 會(huì)場(chǎng)情況復(fù)雜多變，單獨(dú)依靠文字記錄是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還要充分借助高清錄音設(shè)備及相關(guān)會(huì)議資料等。一是提前準(zhǔn)備好電力充足的錄音筆以便迅速準(zhǔn)確地錄下所有領(lǐng)導(dǎo)的講話內(nèi)容，這也有利于會(huì)后對(duì)文字記錄進(jìn)行查缺補(bǔ)漏、補(bǔ)充修正。但如遇干擾聲音，則要發(fā)揮文字記錄的主導(dǎo)作用，特別是要準(zhǔn)確記下領(lǐng)導(dǎo)的插話內(nèi)容，這往往是領(lǐng)導(dǎo)強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)內(nèi)容，也是會(huì)議記錄的核心部分[9]。二是會(huì)前要認(rèn)真收集會(huì)議日程、參會(huì)人員名單、匯報(bào)材料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿等相關(guān)資料，據(jù)此來準(zhǔn)確核對(duì)到會(huì)人員等信息，并結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)講話的實(shí)際內(nèi)容來增、減、刪、改記錄文稿，同時(shí)運(yùn)用精準(zhǔn)、簡(jiǎn)明、恰當(dāng)?shù)恼Z言來如實(shí)表述主要領(lǐng)導(dǎo)的決策意見和工作要求。

3.3 嚴(yán)格把關(guān)審閱，規(guī)范細(xì)節(jié)要求

做好會(huì)議記錄，需要通過“三道關(guān)”：記錄人員審校、部門領(lǐng)導(dǎo)審閱、主要領(lǐng)導(dǎo)審簽。經(jīng)過字斟句酌、精心打磨、層層把關(guān)，對(duì)可能存在的問題進(jìn)行糾正、指導(dǎo)，規(guī)范細(xì)節(jié)要求，形成最終稿后妥善留存、按時(shí)歸檔。

3.3.1 從細(xì)節(jié)入手，把好“第一關(guān)”，確保語言表述嚴(yán)謹(jǐn)凝練流暢 初步整理形成記錄文稿時(shí)，要嚴(yán)格把控各種細(xì)節(jié)，以此來保證語言流暢、條理清晰、格式規(guī)范。根據(jù)工作性質(zhì)或問題類別，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)講話中穿插、反復(fù)提及的工作或問題，進(jìn)行梳理歸類；根據(jù)講話的主題、涉及的問題、提出的要求，認(rèn)真思考、合理取舍，對(duì)問題論證和事例說明進(jìn)行歸納總結(jié)，力求言簡(jiǎn)意賅；根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和議事事項(xiàng)來確定最終的議定內(nèi)容，并按照先后順序在文末逐一列明，同時(shí)嚴(yán)格核查相關(guān)表述；根據(jù)會(huì)議記錄工作的具體要求，通篇校正錯(cuò)別字、語病等問題，并參考標(biāo)準(zhǔn)范本或模板來規(guī)范行文格式和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，以此來避免內(nèi)容混淆、字體亂用、符號(hào)錯(cuò)用等情況。

3.3.2 立足實(shí)際情況，把好“第二關(guān)”，確保記錄內(nèi)容貼合會(huì)議主題和核心要義 記錄人員在審查、審校后，需及時(shí)報(bào)請(qǐng)部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審閱，同時(shí)要以更高的政治站位來嚴(yán)格把關(guān)記錄內(nèi)容，全面把握會(huì)議的核心宗旨、主要領(lǐng)導(dǎo)的決策部署、參會(huì)人員的意見建議，針對(duì)可能存在爭(zhēng)議的問題，及時(shí)為記錄人員提供科學(xué)、合理、有效的指導(dǎo)，以此來進(jìn)一步提高會(huì)議記錄質(zhì)量、增強(qiáng)會(huì)議記錄效果。

3.3.3 統(tǒng)籌工作全局，把好“第三關(guān)”，確保會(huì)議內(nèi)容的真實(shí)性、實(shí)用性 對(duì)于比較重要的決策性會(huì)議記錄，必須由主持會(huì)議的主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)來審批、簽字，通過統(tǒng)籌把握“三重一大”事項(xiàng)及中心工作全局來審查記錄內(nèi)容是否全面、真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，從而更好地實(shí)現(xiàn)會(huì)議記錄的功能與價(jià)值。需要注意的是，在交由主要領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審簽之前，要嚴(yán)格規(guī)范會(huì)議記錄的格式，除了分段另行致使生成少量的空白部分外，各段之間不得留空行，以防后續(xù)插入其他內(nèi)容；在領(lǐng)導(dǎo)審閱簽字之后，下面不得再補(bǔ)記其他內(nèi)容，只有這樣，才能保證會(huì)議記錄的真實(shí)性[10]。

4 結(jié)語

會(huì)議記錄是一項(xiàng)政治性很強(qiáng)、業(yè)務(wù)能力要求較高的工作。農(nóng)業(yè)科研單位要高度重視會(huì)議記錄工作，大力培養(yǎng)專業(yè)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的記錄人員，同時(shí)要切實(shí)解決工作中存在的各類問題、消除各種隱患，以此來提高會(huì)議記錄的“含金量”，并推動(dòng)會(huì)議記錄在農(nóng)業(yè)科研工作中發(fā)揮更大作用、釋放更多效能，進(jìn)而助力農(nóng)業(yè)科研事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展不斷取得新突破。

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Exploration of the Path of Improving the Quality and Efficiency of Meeting Minutes of Agricultural Research Institutions

WANG Lin

（Liaoning Academy of Agricultural Sciences， Shenyang 110161， China）

Abstract：For agricultural research units， meeting minutes are the original records of holding party and government meetings to conduct in-depth research on important issues and democratically decide on major matters. Complete， accurate and standardized meeting minutes can not only become an important file reflecting the historical appearance and functional activities of the unit， but also provide scientific， real and reliable vouchers and basis for carrying out various business work.From the actual， this paper deeply analyzes the outstanding problems in the meeting minutes of agricultural scientific research units and improve the rationalization measures， so as to further improve the quality and efficiency of the meeting minutes.

Key words： "agricultural research institutes; meeting minutes; improve quality and efficiency