新形勢下城建檔案管理的信息化建設(shè)與理論研究

摘" 要：新時代大環(huán)境下，我國檔案管理發(fā)生了很大的變化，檔案數(shù)據(jù)資料大幅上升，展現(xiàn)出檔案資料信息種類多元化的特性。在這樣的背景下，本文先后闡述了新形勢下城建檔案管理的信息化建設(shè)和對城建檔案資料進行理論研究的重要意義這兩個方面的內(nèi)容。在城建檔案管理的信息化建設(shè)部分，對信息化管理的優(yōu)勢、目前存在的問題及如何提升信息化建設(shè)都做出翔實的論述。在城建檔案資料的理論研究部分，通過例證法，以令人信服的實例闡釋了對城建檔案資料開展研究的方式方法，并對研究的終極指向提供了啟發(fā)性指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：城建檔案管理的信息化建設(shè)；理論研究；雙重使命

中圖分類號：C93-03文獻標識碼：A文章編號：2095-9052（2023）10-0199-03

作者簡介：林軍（1975.10—" ），女，漢族，，山東省聊城市人，大學(xué)學(xué)歷，中級館員職稱，研究方向：檔案管理。

引言

伴隨著電子信息技術(shù)和云計算技術(shù)的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式、意識、管理制度已無法融入新時期檔案管理的具體要求。在這種情況下，創(chuàng)新檔案管理模式刻不容緩。因而詳細分析新時期下的檔案管理具有重要意義，也是現(xiàn)階段檔案管理單位的關(guān)鍵課題。 ［1］

一、信息化檔案管理的優(yōu)勢

（一）提升單位的工作效率

伴隨著信息社會的發(fā)展，不論是生活中，還是單位中，都需要大量信息和數(shù)據(jù)。在信息化管理環(huán)節(jié)中，信息化能從數(shù)據(jù)表格中迅速獲取數(shù)據(jù)和信息，挑選出與數(shù)據(jù)不一致的信息，并且可以提升工作效率，高效地避免信息被忽略的問題。在信息檔案的建立及管理環(huán)節(jié)中，信息文件的建立與監(jiān)管是把傳統(tǒng)紙版文件轉(zhuǎn)換為數(shù)字文件，而這需要大量的人力資源。因而，信息化文件管理解決了這種問題，在檢索過程中能夠節(jié)省大量時間。信息化的興起使單位在檢索信息的時候能迅速尋找所需要的信息。相較于手工制作文件管理方法，信息化檔案管理方法可延長檔案的保存壽命，提升單位內(nèi)部的工作效率。

（二）信息利用專業(yè)化，方便檔案信息管理

伴隨著信息量的增加，檔案管理方式的范疇不斷擴大。檔案管理類型的多變，使檔案管理方式也展現(xiàn)出不同的特性。信息內(nèi)容可能會因為網(wǎng)絡(luò)資源大幅度增加且不精確，確實存在冗雜或不真實的信息。信息化基本建設(shè)能使用戶的需要更為人性化和專業(yè)化。既可以進一步降低單位檔案管理的人力成本，又可以有效增加管理周期時間，使管理方法實際操作更為專業(yè)化，信息運用更為專業(yè)化。隨著經(jīng)濟民主建設(shè)的高速發(fā)展，人們對檔案的認知達到一定程度，檔案信息的用戶人群慢慢增大，用戶種類也隨之增加。因而，適宜的檔案信息管理方案應(yīng)當(dāng)隨之采用不同類型的管理方案。當(dāng)代檔案信息管理方法對檔案從業(yè)者的高標準、嚴要求，導(dǎo)致現(xiàn)代化人才匱乏，忽視了煩瑣的檔案工作。檔案管理方法信息化基本建設(shè)能夠釋放一部分人力資源，便捷管理資料信息，有效進行檔案資源的監(jiān)管［2］。

二、新形勢下城建檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）檔案信息化管理體系不夠健全

城市規(guī)劃建設(shè)單位有關(guān)工作較為復(fù)雜，會產(chǎn)生很多的文件信息，因而，檔案管理是一項全方位的工作。一些單位對信息設(shè)施不了解，尤其是對硬件配置、手機軟件掌握不足，導(dǎo)致信息檔案管理能力低下，使信息設(shè)施建設(shè)不能有序運行。導(dǎo)致這類問題的主要原因是單位沒有制定與實際情況相結(jié)合的管理機制。因為管理方式較為老舊，檔案資料信息化基本建設(shè)艱難，無法順利進行。因為各種限定，一些單位已經(jīng)意識到了檔案資料信息化基本建設(shè)的必要性，但信息科技的實踐應(yīng)用還存在很多難題。比如欠缺詳細的、規(guī)范化的管理制度，尤其是一些原始記錄和信息的存檔問題得不到解決，欠缺科學(xué)合理的管理模式。除此之外，一些單位在設(shè)立了信息化文件管理方法后，文件查找步驟并沒有簡化，查找過程依然復(fù)雜，文件信息沒有及時分享，導(dǎo)致管理方法效率不高。伴隨著檔案信息化的建設(shè)發(fā)展趨勢，檔案管理方式慢慢從過去的儲存方式向智能化、數(shù)字化變化，這也對檔案管理單位提出了更高要求。盡管可以有效地儲存電子文件，但文件間的數(shù)據(jù)類型、兼容模式和運行環(huán)境等差別在無形之中增強了文件儲存難度，也嚴重影響了電子文件的傳輸效率。此外，在一些規(guī)模大的單位，文件存放過度分散化，有時候單位內(nèi)部會反復(fù)存放，這也會造成資源消耗。一直以來，欠缺較好的檔案管理機制和完善的檔案管理觀念，降低了檔案管理的效率。在這樣的情況下，必須完善管理制度，確立檔案信息化管理的標準。

（二）檔案管理并未融入信息化

在檔案管理環(huán)節(jié)中，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案被隨便保管的情況。因為檔案管理體制不健全，在檔案管理層面不知道如何使用信息化，要有效解決這種情況，城建單位應(yīng)該根據(jù)時代的發(fā)展進行創(chuàng)新，深入分析涉密文件。假如文本文檔有瑕疵，務(wù)必快速儲存有價值的信息，以避免關(guān)鍵信息的遺失。現(xiàn)階段，檔案管理步驟不符合實際的發(fā)展而建立了自認為科學(xué)合理的檔案管理制度，實際造成了檔案管理體制的滯后。文檔出問題，如未及時處理，將嚴重危害城建單位，降低檔案管理的效率。在單位的發(fā)展中，一些單位沒有選用信息化檔案管理，會嚴重影響城建單位的高效發(fā)展，而且還會耗費很多人力和物力資源。因而，要順應(yīng)潮流的發(fā)展，制定符合單位實際情況的信息檔案管理制度，靈活運用信息檔案的建設(shè)，保證在應(yīng)急情況下查找檔案信息不會出錯。城市規(guī)劃建設(shè)單位應(yīng)用信息化檔案管理方式，理應(yīng)提升檔案管理的效率，保管好有關(guān)文件，避免管理方面的信息泄漏。

三、對城建單位提升城建檔案管理信息化建設(shè)的建議

（一） 建立和完善檔案管理體系

檔案管理信息化建設(shè)的首要工作是開展合理的檔案規(guī)劃，剖析檔案資料涉及的范疇與內(nèi)容，依據(jù)目前的管理方法制定既定目標。在城建單位高速發(fā)展的過程中，只有完善信息化建設(shè)，才能實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展核心理念。在信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)高度重視各個部門之間的溝通，實現(xiàn)部門之間信息共享，實現(xiàn)硬件軟件的靈活運用。在經(jīng)營過程中，若發(fā)現(xiàn)文本文檔插進不正確，應(yīng)妥善處理，有效防止問題的產(chǎn)生。

欠缺專業(yè)化、現(xiàn)代化理論的管理制度導(dǎo)致了檔案管理中的眾多不規(guī)范行為，減緩檔案管理信息化建設(shè)的進程。在檔案管理信息化建設(shè)過程中，必須建立健全的體系管理。智能管理系統(tǒng)應(yīng)該是全面的、全方位的，不但要保證檔案管理的正常運轉(zhuǎn)，而且要避免突發(fā)情況阻攔信息化建設(shè)。該管理方案一般包括工作的各個領(lǐng)域，標準員工行為，避免職工違紀行為。與此同時，要進一步推進檔案管理機制建設(shè)，使檔案管理單位具有獨立性，各個部門工作職責(zé)更加清晰。要依靠規(guī)章制度為城建檔案數(shù)據(jù)管理提供平穩(wěn)運行保障，使城建檔案數(shù)據(jù)管理在可信賴的制度環(huán)境中科學(xué)規(guī)范運作。在城建檔案的管理實踐過程中，應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)標準，結(jié)合自身實際的管理需求，圍繞城建檔案管理數(shù)據(jù)的品質(zhì)、安全性、管理方法、開發(fā)設(shè)計，科學(xué)規(guī)范地健全城建檔案管理信息系統(tǒng)。城建檔案數(shù)據(jù)管理的主體為了確保城建檔案數(shù)據(jù)庫管理的高效運作，務(wù)必自主創(chuàng)新城建檔案數(shù)據(jù)管理，參與其中體制建造，科學(xué)布局城建檔案數(shù)據(jù)管理的工作流程，協(xié)作搭建高效率的城建檔案管理工作運行機制［3］。

（二）加大檔案信息化力度

在城建單位的日常管理方面，首先要把儲存的信息轉(zhuǎn)化為智能存儲，針對秘密文件，可將其儲存為賬戶密碼的形式，以防止遺失。如果想要查詢基礎(chǔ)信息，可以自行上網(wǎng)搜索，快速查找所需要的信息，推動城建單位的可持續(xù)發(fā)展。在文檔管理信息化環(huán)節(jié)中，文檔管理設(shè)施通常是軟件設(shè)施和硬件配置設(shè)施，如軟件設(shè)施中文件信息管理系統(tǒng)軟件和辦公室軟件、硬件配置設(shè)施里的電腦設(shè)備等?，F(xiàn)階段，在目前的檔案管理信息化建設(shè)過程中，并沒有充足的資金適用，檔案管理硬件、軟件設(shè)施老舊，不能擔(dān)負檔案管理方式信息化建設(shè)的重擔(dān)。設(shè)施不健全限制了檔案管理方式信息化的建設(shè)，嚴重影響到檔案管理工作效率，因而必須改善檔案管理的設(shè)施。高度重視檔案管理設(shè)施基本建設(shè)，文檔管理單位應(yīng)選購電子計算機、計算機設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器等硬件配置。選購的機器設(shè)備需在確保特性前提下盡可能節(jié)約資金。檔案管理系統(tǒng)軟件是檔案管理設(shè)施的重要環(huán)節(jié)，它關(guān)系著檔案管理效率。在設(shè)施建設(shè)的過程中，檔案資料主管部門依據(jù)本單位的工作概況，突顯檔案管理方法特色。比如，發(fā)布文檔管理信息資源網(wǎng)，完成文檔管理數(shù)字化，或基本建設(shè)文檔信息整合資源，完成計算機、手機App等各類手機客戶端登錄、文檔訪問權(quán)限。檔案管理的最終目的是促進檔案信息資源共享平臺，為單位的高速發(fā)展給予便捷的檔案信息服務(wù)項目?？墒俏谋疚臋n數(shù)據(jù)管理離不開電子計算機信息安全生產(chǎn)技術(shù)的保駕護航。僅有最先進的信息安全生產(chǎn)技術(shù)才能保證檔案信息智能化管理系統(tǒng)及平臺網(wǎng)站的正常運轉(zhuǎn)。因而，檔案部門領(lǐng)導(dǎo)務(wù)必重視檔案數(shù)據(jù)管理的信息安全生產(chǎn)技術(shù)，學(xué)習(xí)創(chuàng)新和升級專業(yè)理論知識技術(shù)性，及其檔案數(shù)據(jù)管理水平，檔案數(shù)據(jù)管理需要靈活運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)手段，融合各種各樣的互聯(lián)網(wǎng)檔案信息資源，為檔案利用者提供更豐富、更立體的檔案信息服務(wù)項目。持續(xù)完善文檔信息數(shù)據(jù)共享平臺體制，深入分析文檔信息，精確獲取關(guān)鍵詞搜索，使文檔信息檢索結(jié)果更加清晰，提升文檔查找的效率［4］。

四、加強對城建檔案的理論研究，為中國特色的城市建設(shè)做好服務(wù)工作

（一）明確城建檔案的理論研究范圍

城市建設(shè)的實踐必然帶動城建檔案的建設(shè)與發(fā)展，而城建檔案的理論研究也會反過來推動城市建設(shè)的長足進步。面對各門各派紛繁駁雜的城建理論學(xué)說，我們有時難以界定城建理論研究的基本范疇。在此，我們不妨借鑒南京城建檔案館李忠謀老師的看法：城建檔案理論和其他任何一門學(xué)科的理論一樣，本質(zhì)上是一個關(guān)于城建檔案的概念和原理系統(tǒng)。那么城建檔案的理論研究包含哪些內(nèi)容呢？任何一門學(xué)科的理論總是包括基礎(chǔ)理論和應(yīng)用理論兩個部分。基礎(chǔ)理論是指那些在本學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)帶有根本性和指導(dǎo)性的理論部分，它對理論研究的水平和方向起著決定性作用。如城建檔案的起源與發(fā)展，范圍與分類；城建檔案工作的基本矛盾與規(guī)律、性質(zhì)與基本原則、管理體制和網(wǎng)絡(luò)構(gòu)成；城建檔案館的性質(zhì)、任務(wù)、收集檔案的范圍；城建檔案與城市建設(shè)的關(guān)系，城建檔案工作在城市建設(shè)中的地位與作用，城建檔案工作在建立有中國特色檔案工作中的地位和意義，社會主義市場經(jīng)濟條件下的城建檔案工作；傳統(tǒng)檔案學(xué)理論，如全宗理論、來源原則與事由原則在城建檔案工作中的適用性等內(nèi)容，應(yīng)該都是城建檔案基礎(chǔ)理論的構(gòu)成部分。［5］

（二）培養(yǎng)適應(yīng)現(xiàn)代化需要的檔案管理人才

根據(jù)目前城建檔案管理與研究的現(xiàn)狀，檔案管理的現(xiàn)代化信息化建設(shè)是檔案員的長項，而理論研究是其弱項。究其根源有以下幾點：

一是相關(guān)人員缺乏理論研究的意識。他們普遍傾向于檔案管理系統(tǒng)化和信息化建設(shè)等技術(shù)層面的工作，對于理論研究則是畏首畏尾，要么淺嘗輒止，日常工作流于表面。解決的方法是強化相關(guān)人員的責(zé)任意識，開闊眼界，向國內(nèi)外業(yè)內(nèi)人士學(xué)習(xí)先進的理論研究方法、途徑和最新的研究成果，大膽借鑒最前沿的觀念思潮，高起點、高水準，擔(dān)當(dāng)起理論研究的重擔(dān)。

二是沒有搭建起分工合作的團隊建設(shè)機制。以上列舉的理論研究基本范疇中，在任意一個領(lǐng)域要做出突出成績都不是一己之力就能完成的。出于專業(yè)細化的要求，以及個人精力的限制，協(xié)作與分工是理論研究取得成功的必然選擇。此外，理論研究首先是建立在檔案充足的基礎(chǔ)之上的，研究員搜集匯總某種類型的資料，要盡可能完整、全面，在此前提下又去提煉歸納內(nèi)在的規(guī)律性。顯然，這既是一個巨大的體力支付，又是一個基于較強的專業(yè)知識下的腦力運作。單個單位或者單個個人要提前評估進行理論研究選題的工作量和提供專業(yè)知識支撐的人才儲備。

（三）強化理論研究的實際應(yīng)用

城建檔案的理論研究是為了指導(dǎo)城市建設(shè)的實踐。近十幾年城建檔案的理論研究的最主要的問題是，應(yīng)用理論和應(yīng)用技術(shù)的研究廣度和深度還不夠，研究成果轉(zhuǎn)化為決策過程緩慢。出現(xiàn)這樣的問題，原因還是城建檔案理論研究不能及時拿出達到規(guī)范、標準所需要的成果，因此就不能有效宏觀地為城市規(guī)劃或者建設(shè)提供強有力的指導(dǎo)，并進而建立理論層面的高瞻性與權(quán)威性。

（四）增強危機意識，轉(zhuǎn)變理論研究工作的方式方法

檔案資料屬于信息，信息又具有商品屬性，隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步建立與完善，城建檔案也許會逐漸進入市場，理論研究也許將不會只是單位檔案管理者的專屬優(yōu)勢，這些都將會是未來我們要面臨的嚴峻挑戰(zhàn)。為此，檔案工作者要做到以下幾點：

首先，開發(fā)信息資源，擴大資源類型和開辟資源獲取途徑。在目前信息化高度發(fā)展的情況下，只是坐在檔案室里被動接收別人送來的信息，已經(jīng)遠遠跟不上理論研究的需要了，應(yīng)該利用網(wǎng)絡(luò)、檔案館藏、地方志、圖書館等途徑廣泛地收集城建檔案、資料、圖書等，以進一步豐富檔案資源，為理論研究提供連續(xù)性、實用性、決策價值高的 “第二手第三手”參考資料。檔案員要善于對這些資料進行分類、比對、權(quán)衡、規(guī)劃，從而為理論研究提供有價值的參考與支撐。

其次，不能只是坐在“檔案資料庫”里找靈感。毛澤東曾經(jīng)說過：沒有調(diào)查研究，沒有發(fā)言權(quán)。理論研究要么沒有重大突破，要么時常裹足不前，究其根源，還是與現(xiàn)實有所偏離，只有深入到市場這個廣大的世界中去，受到競爭的激勵，在自慚形穢中奮起直追，才會迸發(fā)出靈感的火花，尋找到理論課題的切入點和契機。

最后，與廣大的市場需求者建立緊密的聯(lián)系，互通信息，與時俱進。

結(jié)語

時代的發(fā)展給城建檔案的管理者和研究者們提供了機遇，也提出了挑戰(zhàn)。對城建檔案的信息化建設(shè)，是為了更好地保存和更加高效地利用現(xiàn)有資料。對城建檔案的研究，就是要在紛繁駁雜的資料中，在城市建筑發(fā)展的脈絡(luò)中，歸納出城建的特點規(guī)律，并將之反作用于未來的城市規(guī)劃與建設(shè)，為人類城市的物質(zhì)文明和精神文明的發(fā)展提供強有力的理論指導(dǎo)，實現(xiàn)檔案資源價值的最大化。

參考文獻：

［1］張大鵬.論新形勢下檔案管理的信息化建設(shè)［J］.蘭臺內(nèi)外，2022（18）：36-37+35.

［2］楊暉.新形勢下企業(yè)檔案管理信息化與標準化建設(shè)研究［J］.大眾標準化，2022（03）：147-149.

［3］馮以珊.新形勢下檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及對策研究［J］.海峽科學(xué)，2022（01）：96-98.

［4］. 探討新形勢下企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)［C］//.中國市場學(xué)會2020年全國代表大會會議論文集（卷一）.，2020：62-63.DOI：10.

［5］. 南京市城建檔案館李忠謀，《對當(dāng)前城建檔案理論研究工作的思考》（《城建檔案》1996-02-15）