對(duì)企業(yè)應(yīng)付款項(xiàng)管理的思考

李婧璇

（廣東省高速公路有限公司京珠北分公司，廣東 韶關(guān) 512700）

引言

任何一個(gè)企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中都會(huì)與關(guān)聯(lián)企業(yè)或者非關(guān)聯(lián)企業(yè)產(chǎn)生往來(lái)款，而對(duì)于較大的公司或者經(jīng)營(yíng)年限較長(zhǎng)的公司而言，由于經(jīng)辦人員變化、歷史遺留等原因，可能造成賬務(wù)上存在賬齡較長(zhǎng)的往來(lái)款，這將會(huì)給企業(yè)帶來(lái)一定的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

提到往來(lái)款管理，普遍讓大家想到的是要及時(shí)處理應(yīng)收款項(xiàng)，無(wú)法及時(shí)收回的款項(xiàng)要計(jì)提減值準(zhǔn)備，但是對(duì)于應(yīng)付款項(xiàng)（即預(yù)收賬款、應(yīng)付賬款、其他應(yīng)付款）的管理同樣需要引起企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)注，因?yàn)槿绻嬖谫~齡較長(zhǎng)的應(yīng)付款項(xiàng)，則意味著企業(yè)在未來(lái)需要準(zhǔn)備資金來(lái)償還這些款項(xiàng)，這無(wú)疑將會(huì)給企業(yè)未來(lái)資金流帶來(lái)一定壓力，對(duì)于在合同中有約定付款條件且已滿足支付條件的情況下也會(huì)讓企業(yè)面臨違約的風(fēng)險(xiǎn)。

一、企業(yè)應(yīng)付款項(xiàng)管理現(xiàn)存問(wèn)題

因很多企業(yè)對(duì)應(yīng)付款項(xiàng)管理的重視不夠，所以在管理過(guò)程中還存在較多問(wèn)題，如制度的建立、員工的意識(shí)等方面。

（一）缺少制度約束

制度是很好約束和統(tǒng)一企業(yè)管理者及員工行為的一種方式，應(yīng)付款項(xiàng)相關(guān)的制度建立是目前大部分企業(yè)比較缺失的，而正是因?yàn)槿鄙龠@方面的制度約束，以至于公司在治理過(guò)程中沒(méi)有統(tǒng)一的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有明確每一個(gè)崗位的職責(zé)和權(quán)限，全憑個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)或者員工自我理解進(jìn)行處理，亦或是當(dāng)出現(xiàn)賬齡較長(zhǎng)的應(yīng)付款項(xiàng)時(shí)也不予以重視，從而給企業(yè)帶來(lái)一定的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）員工缺乏“主人翁”意識(shí)

對(duì)于經(jīng)營(yíng)年限較久的“老”企業(yè)而言，因信用較好等原因，可能存在欠關(guān)聯(lián)方或非關(guān)聯(lián)方款項(xiàng)未付時(shí)也不會(huì)被催款，再加上員工“主人翁”意識(shí)的缺乏，使得賬上的應(yīng)付款項(xiàng)越掛越久。經(jīng)辦人離職或調(diào)崗、交接不全面等原因也會(huì)形成接手人對(duì)歷史遺留問(wèn)題不清楚，最后出現(xiàn)無(wú)人處理的情況。

（三）財(cái)務(wù)管理不到位

應(yīng)付款項(xiàng)管理屬于一項(xiàng)財(cái)務(wù)管理的范疇，這需要財(cái)務(wù)人員具備較強(qiáng)的專業(yè)素養(yǎng)，財(cái)務(wù)管理不到位不僅會(huì)造成企業(yè)產(chǎn)生大量應(yīng)付款，還會(huì)給企業(yè)帶來(lái)一定的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)人員應(yīng)付款項(xiàng)管理不到位的情況包括財(cái)務(wù)人員未編制應(yīng)付款項(xiàng)管理臺(tái)賬并定期維護(hù)、未及時(shí)與業(yè)務(wù)往來(lái)單位對(duì)賬等等。雖然產(chǎn)生應(yīng)付款項(xiàng)的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)主辦部門屬于各個(gè)業(yè)務(wù)部門，但財(cái)務(wù)人員應(yīng)起到監(jiān)督作用，對(duì)賬齡較長(zhǎng)的應(yīng)付款項(xiàng)應(yīng)及時(shí)通知各業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人，并督促其查明原因，在滿足支付條件的情況下盡快完成支付手續(xù)。

二、對(duì)應(yīng)付款項(xiàng)管理的建議

（一）制定相關(guān)制度

規(guī)章制度是企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中防范風(fēng)險(xiǎn)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的一項(xiàng)約束機(jī)制，因此，企業(yè)應(yīng)制定應(yīng)付款項(xiàng)相關(guān)制度和內(nèi)部控制制度。制度中可明確各部門各崗位對(duì)于應(yīng)付款項(xiàng)產(chǎn)生及清理的業(yè)務(wù)崗位職責(zé)，應(yīng)付款項(xiàng)支付的條件和流程，將不同賬齡（如1 年以內(nèi)、2 ～5 年、5 年以上）、不同客戶企業(yè)類型的應(yīng)付款項(xiàng)編制統(tǒng)一格式的臺(tái)賬并分別制定不同的處理方式，尤其是對(duì)于賬齡較長(zhǎng)的款項(xiàng)，可明確經(jīng)查實(shí)確認(rèn)無(wú)法支付的應(yīng)及時(shí)按制度規(guī)定的審批程序轉(zhuǎn)收入處理。同時(shí)，臺(tái)賬可設(shè)置提醒功能，對(duì)于超期未支付的款項(xiàng)及時(shí)提醒相關(guān)經(jīng)辦人員在符合支付條件的情況下盡快辦理申請(qǐng)支付手續(xù)，避免產(chǎn)生逾期未付款項(xiàng)。

此外，企業(yè)應(yīng)建立應(yīng)付款項(xiàng)管理工作專班，堅(jiān)持目標(biāo)導(dǎo)向和問(wèn)題導(dǎo)向，對(duì)應(yīng)付款項(xiàng)管理情況進(jìn)行定期或不定期檢查和監(jiān)督，間接起到提高相關(guān)工作人員重視的作用。并不斷“回頭看”，對(duì)應(yīng)付款項(xiàng)管理過(guò)程中存在問(wèn)題進(jìn)行梳理、總結(jié)，進(jìn)而針對(duì)管理過(guò)程中存在的問(wèn)題不斷完善相關(guān)規(guī)章制度。

（二）激勵(lì)員工提高自覺(jué)能動(dòng)性

企業(yè)要想長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，除了需要有長(zhǎng)遠(yuǎn)的戰(zhàn)略目標(biāo)和獨(dú)屬于企業(yè)自身的企業(yè)文化外，還需要讓員工真正認(rèn)同企業(yè)的戰(zhàn)略思想與企業(yè)文化，因?yàn)橹挥袉T工將企業(yè)都看成是自己的企業(yè)，也就是所謂的“主人翁”意識(shí)，才會(huì)有強(qiáng)烈的主觀能動(dòng)性。在應(yīng)付款項(xiàng)管理中也是一樣，首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)起帶頭模范作用，對(duì)應(yīng)付款項(xiàng)管理不局限于付款時(shí)簽字審批，還應(yīng)定期過(guò)問(wèn)應(yīng)付款項(xiàng)的清理進(jìn)度；其次，可以設(shè)置一定的獎(jiǎng)懲制，在滿足合同約定的支付條件的前提下，將績(jī)效考核與員工的業(yè)務(wù)完成情況相匹配。非財(cái)務(wù)人員需要對(duì)各自部門負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)整理形成臺(tái)賬并定期與財(cái)務(wù)部門賬務(wù)核對(duì)，以防出現(xiàn)遺漏的情況，臺(tái)賬中可注明每一筆往來(lái)款對(duì)應(yīng)的合同金額、合同約定的支付條款、預(yù)計(jì)支付時(shí)間等內(nèi)容，對(duì)于符合條件但是逾期的款項(xiàng)及時(shí)查明原因，并積極處理后盡快完成支付手續(xù)。企業(yè)可定期公示各業(yè)務(wù)部門清理進(jìn)度，對(duì)清理過(guò)程中持消極態(tài)度的部門進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，對(duì)清理工作中積極主動(dòng)且進(jìn)度良好的部門或員工通報(bào)表?yè)P(yáng)。

（三）提升財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)能力

應(yīng)付款項(xiàng)管理的核心部門實(shí)則為財(cái)務(wù)部，這需要財(cái)務(wù)工作人員有較強(qiáng)的責(zé)任心和業(yè)務(wù)能力，公司可通過(guò)業(yè)務(wù)培訓(xùn)或招聘優(yōu)秀人才等方式提高財(cái)務(wù)人員整體業(yè)務(wù)能力水平。財(cái)務(wù)人員可定期（按季度或年度）統(tǒng)計(jì)財(cái)務(wù)賬上所有應(yīng)付款項(xiàng)情況，并由業(yè)務(wù)部門配合完善表格中涉及合同約定條款、付款到期日等內(nèi)容，在存在已清理或新增應(yīng)付款項(xiàng)情況時(shí)及時(shí)更新臺(tái)賬，并及時(shí)將更新后的臺(tái)賬反饋至各業(yè)務(wù)部門及主要領(lǐng)導(dǎo)，尤其是存在往來(lái)單位更名等重大變化時(shí)，需要業(yè)務(wù)部門及時(shí)告知財(cái)務(wù)人員，并及時(shí)更新債務(wù)清理臺(tái)賬和財(cái)務(wù)系統(tǒng)客商名稱，做到賬賬相符。另外，財(cái)務(wù)人員應(yīng)定期與業(yè)務(wù)往來(lái)單位進(jìn)行對(duì)賬，并將詢證函留存歸檔，在對(duì)賬中出現(xiàn)不符情況時(shí)及時(shí)與業(yè)務(wù)往來(lái)單位財(cái)務(wù)人員核實(shí)問(wèn)題所在，做到雙方往來(lái)款金額一致。

（四）規(guī)范合同簽訂內(nèi)容

判斷應(yīng)付款項(xiàng)是否逾期未支付，主要依據(jù)還是來(lái)源于業(yè)務(wù)合同的約定條款，因此，在訂立合同時(shí)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)組織法律、財(cái)務(wù)等專業(yè)人員對(duì)合同訂立內(nèi)容進(jìn)行審查，要重點(diǎn)關(guān)注支付條件的表述是否存在模糊概念的情況，并嚴(yán)格按照法律規(guī)定、行業(yè)習(xí)慣等約定付款期限和條件。例如，當(dāng)工程類合同約定時(shí)，如支付條件為工程驗(yàn)收合格后支付的應(yīng)在合同中明確工程驗(yàn)收合格后支付，若驗(yàn)收延期的則應(yīng)約定付款期限自約定的驗(yàn)收日且驗(yàn)收合格起計(jì)算。合同履行過(guò)程中，如遇往來(lái)單位或者企業(yè)自身原因?qū)е驴赡軣o(wú)法按時(shí)履行合同時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施，可簽訂補(bǔ)充合同或變更、解除合同。

結(jié)語(yǔ)

企業(yè)的發(fā)展將伴隨企業(yè)規(guī)模不斷壯大，業(yè)務(wù)量也不斷增加，與往來(lái)單位之間存在往來(lái)款也是無(wú)法避免的，應(yīng)付款項(xiàng)的管理需要完善的制度做支撐，需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員的重視，各部門之間的協(xié)調(diào)配合。

在過(guò)去三年的時(shí)間里，很多企業(yè)受疫情影響，資金壓力較大，尤其是一些中小型企業(yè)，一筆訂單的合同款是否及時(shí)到賬可能關(guān)系到這些企業(yè)的存亡。所以，作為合同的甲方企業(yè)及時(shí)清理應(yīng)付款項(xiàng)不僅可以避免本企業(yè)未來(lái)面臨資金和信用風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)也可能將業(yè)務(wù)往來(lái)單位于水深火熱之中解救出來(lái)。