Excel在現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理中的重要性

文/蔡韞

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Excel在現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理中的重要性

文/蔡韞

摘要：目前，經(jīng)濟(jì)全球化趨勢日漸明朗，市場競爭愈加激烈，對(duì)企業(yè)的發(fā)展提出了更高的要求。企業(yè)為了更好的應(yīng)對(duì)瞬息萬變的市場環(huán)境，需要能更快的獲得信息并做出及時(shí)且正確的反應(yīng)，同時(shí)，企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的構(gòu)建也極為重要，信息化的普及為企業(yè)提供了新的思路?，F(xiàn)代企業(yè)可以使用專門的財(cái)務(wù)軟件來建設(shè)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，但是由于行業(yè)的差距、業(yè)務(wù)種類的繁多，使得專門財(cái)務(wù)軟件價(jià)格昂貴，且不一定適合企業(yè)的全部需求，Excel軟件能夠有效的解決企業(yè)的這種窘境。Excel軟件免費(fèi)下載甚至是系統(tǒng)自帶，而且有著龐大的數(shù)據(jù)庫，操作簡單，全部可根據(jù)企業(yè)需要自建，也能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行修訂、檢索和綜合分析。Excel能夠建立一整套完整的財(cái)務(wù)處理系統(tǒng)，幫助管理人員進(jìn)行分析決策，減少人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。

關(guān)鍵詞：數(shù)學(xué)函數(shù)；賬齡；動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)

一、Excel的必要性

現(xiàn)在，在我國的大多數(shù)企業(yè)中，一般使用專門的財(cái)務(wù)軟件來進(jìn)行會(huì)計(jì)的核算。由于財(cái)務(wù)軟件的專業(yè)性強(qiáng)，可以說會(huì)計(jì)核算也變得簡單方便。但是，又有一定的問題。企業(yè)的經(jīng)營范圍各異，而且業(yè)務(wù)內(nèi)容繁多而且種類幾多，很可能會(huì)出現(xiàn)財(cái)務(wù)軟件無法解決企業(yè)的全部問題。而且會(huì)計(jì)電算化軟件的功能是非常有限的，也不可能解決企業(yè)財(cái)務(wù)管理中出現(xiàn)的所有問題。另一個(gè)方面，財(cái)務(wù)軟件是需要企業(yè)購買的，價(jià)格較貴，一般的中小企業(yè)無力負(fù)擔(dān)，或者說沒有必要來負(fù)擔(dān)這樣的支出。Excel就不存在以上的問題了，免費(fèi)軟件，用戶通用，成本低，使用方便。

企業(yè)（用戶）可以根據(jù)自己的需要，在Excel中對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行歸類和處理，不像財(cái)務(wù)軟件那樣有的需要調(diào)整或?qū)ｉT設(shè)計(jì)的財(cái)務(wù)軟件，成本低。Excel軟件學(xué)習(xí)操作比較簡單，可以說我們在進(jìn)行義務(wù)教育時(shí)就已經(jīng)學(xué)會(huì)了基本操作，操作人員可以通過簡單的培訓(xùn)就能掌握使用Excel表格核算處理數(shù)據(jù)的能力。Excel軟件是通用型的，是建立在大數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上的，即使行業(yè)不同，業(yè)務(wù)不同的企業(yè)也可以借助Excel來統(tǒng)一數(shù)據(jù)口徑，實(shí)現(xiàn)企業(yè)間的對(duì)比與合作。在進(jìn)行稅收核算時(shí)，也能通過口徑一致的數(shù)據(jù)避免納稅核算的錯(cuò)誤。

二、Excel的功能

（一）表格處理功能。Excel表格有著極為強(qiáng)大的表格處理能力，它可以通過表格輸入以及公式輸入法進(jìn)行數(shù)據(jù)的處理，其結(jié)果不僅可以通過表格展示出來，還可以通過直方圖和圓餅圖來展示，為工作人員進(jìn)行數(shù)據(jù)分析提供了多種形式。而且，公式一旦確立，表中的數(shù)據(jù)可以根據(jù)個(gè)別的修改進(jìn)行自動(dòng)的調(diào)整。

（二）繪圖處理功能。Excel的繪畫處理功能，可以將表格、文字、圖表巧妙的結(jié)合起來，為財(cái)務(wù)人員進(jìn)行數(shù)據(jù)分析提供更為直觀的數(shù)據(jù)，有利于制定出策略。

（三）數(shù)學(xué)函數(shù)豐富。Excel中有著大量的數(shù)據(jù)處理函數(shù)，有一般的統(tǒng)計(jì)函數(shù)和財(cái)務(wù)函數(shù)，使得會(huì)計(jì)人員能直接快速的處理數(shù)據(jù)，并且支持?jǐn)?shù)學(xué)模型?？梢哉f，Excel可以給財(cái)務(wù)管理提供多種分析參考的工具。

（四）兼容性強(qiáng)。目前，我們所使用的計(jì)算機(jī)一般安裝的是windows系統(tǒng)，在安裝系統(tǒng)的時(shí)候，Excel很多時(shí)候會(huì)自動(dòng)安裝到計(jì)算機(jī)上。Excel兼容性強(qiáng)，能夠?qū)雡ord的數(shù)據(jù)，減少人工輸入的耗時(shí)耗力，甚至出現(xiàn)錯(cuò)誤的情況，非常的人性化，因此，適用性極強(qiáng)。

三、Excel在財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

（一）Excel在應(yīng)收賬款上的應(yīng)用。應(yīng)收賬款是企業(yè)的債權(quán)，是流動(dòng)資金的重要組成部分。在市場競爭日常激烈的大背景下，很多企業(yè)通過分期付款的那個(gè)方式刺激消費(fèi)者，擴(kuò)大銷量。這種方式就存在著壞賬的風(fēng)險(xiǎn)。Excel在應(yīng)收賬款上的應(yīng)用主要集中在錄入基本信息、查詢應(yīng)收賬款和分析應(yīng)收賬款賬齡上。其中，應(yīng)收賬款的賬齡分析是最主要的，普遍認(rèn)為，拖欠時(shí)間越長的應(yīng)收賬款收回的可能性就越小。工作人員可以通過Excel建立應(yīng)收賬款的賬齡，并依據(jù)不同的客戶名稱、借方發(fā)生次數(shù)、貸方發(fā)生次數(shù)來制作回收表，通過對(duì)比，分析出各自的風(fēng)險(xiǎn)，了解可能發(fā)生的壞賬。企業(yè)可以據(jù)此制定出針對(duì)性的措施，降低經(jīng)營中的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）Excel 在固定資產(chǎn)折舊上的應(yīng)用。固定資產(chǎn)折舊是指固定資產(chǎn)在使用過程中逐漸損耗而消失的那部分價(jià)值。企業(yè)中的固定資產(chǎn)折舊涉及大量的運(yùn)算，人為計(jì)算不僅會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間精力，正確率也很難保證。而Excel軟件中提供提供的直線折舊函數(shù)SLN()、雙倍余額遞減函數(shù)DDB()和年數(shù)總和法函數(shù)SYD()等進(jìn)行固定資產(chǎn)折舊，涵蓋了企業(yè)通常采用的折舊方法，能減少大量的工作量，省時(shí)省力。

（三）Excel在工資核算中的應(yīng)用。薪酬的核算對(duì)每個(gè)企業(yè)和員工來說都是非常重要的，越大的企業(yè)，工資薪酬的核算越復(fù)雜，涉及的因素也越多。大多數(shù)企業(yè)都是通過工作管理系統(tǒng)來核算工資的，同樣的，由于業(yè)務(wù)、行業(yè)的復(fù)雜性，在實(shí)際的工作中會(huì)有著很大的局限性。Excel就沒有局限性，工作人員可以通過Excel軟件建立職工基本信息表，職工考勤信息表，薪酬標(biāo)準(zhǔn)信息表，職工工資信息表和工資查詢與匯總等表格，并根據(jù)本企業(yè)的業(yè)務(wù)需要來進(jìn)行調(diào)整。Excel的自動(dòng)填充、數(shù)據(jù)檢查、自動(dòng)計(jì)算、排序、分類匯總等都能為編制工資表帶來很大的方便。

（四）對(duì)會(huì)計(jì)賬簿建立的運(yùn)用。Excel可以幫助企業(yè)建立賬務(wù)處理系統(tǒng)，其中的會(huì)計(jì)處理模塊都可以用Excel來建立，如會(huì)計(jì)憑證、科目設(shè)置、總賬、明細(xì)賬、報(bào)表等。相對(duì)與專門的財(cái)務(wù)軟件來說，更加靈活，可以根據(jù)企業(yè)的需要來進(jìn)行調(diào)整，但這需要會(huì)計(jì)人員有這豐富的經(jīng)驗(yàn)。

（五）Excel在財(cái)務(wù)分析上的應(yīng)用。Excel在財(cái)務(wù)分析上的應(yīng)用主要體現(xiàn)在對(duì)財(cái)務(wù)決策的輔助功能上。Excel能夠快速的反映數(shù)據(jù)間的關(guān)系，為管理者決策提供幫助。例如，企業(yè)進(jìn)行融資決策時(shí)，Excel可以根據(jù)融資基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，引入更多的行業(yè)數(shù)據(jù)、參與方數(shù)據(jù)及其他的相關(guān)因素?cái)?shù)據(jù)，通過多元回歸分析等方法，得到更有參考價(jià)值的分析結(jié)果，來幫助企業(yè)進(jìn)行融資決策。

（六）Excel在動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)上的應(yīng)用。工作人員要提供對(duì)動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的應(yīng)用能力，在掌握常規(guī)的函數(shù)和公式運(yùn)用的基礎(chǔ)上，也要學(xué)會(huì)規(guī)劃求解、單變量求解和模擬運(yùn)算表等工具的使用，并能夠進(jìn)行自定義排序、高級(jí)篩選、分類匯總表的處理方法，掌握Excel的高級(jí)技能，生成動(dòng)態(tài)圖標(biāo)，更好的為決策服務(wù)。

四、Excel對(duì)財(cái)務(wù)管理的影響

Excel能夠完成信息的準(zhǔn)確錄入、審核、修改和歸檔分析等一系列工作，大大提高了人們的工作效率。Excel軟件也能夠通過編輯公式自行檢測數(shù)據(jù)的正確性，使用者可以較為便捷的找出錯(cuò)誤之處并進(jìn)行修改。Excel中數(shù)據(jù)可以相互借用，突破了傳統(tǒng)手工記賬不同賬目的重復(fù)記錄，并能隨時(shí)查賬，對(duì)賬，自動(dòng)生成賬目。而且，隨著版本的省級(jí)，功能更加強(qiáng)大。比如說TLOOKUP這一系統(tǒng)功能，使得查賬、函數(shù)設(shè)計(jì)與分析的效果更加顯著，也能更好的發(fā)揮財(cái)務(wù)分析的輔助作用。Excel 有著強(qiáng)大的繪圖功能，通過圖表和文字的直觀顯示，使財(cái)務(wù)人員更直觀的分析數(shù)據(jù)，制定更為合理的計(jì)劃，減少?zèng)Q策的錯(cuò)誤率。

Excel由于它的普及型和低成本，為中小企業(yè)的財(cái)務(wù)管理提供強(qiáng)力的支持，能夠處理很多現(xiàn)實(shí)的財(cái)務(wù)管理問題，根據(jù)發(fā)生的具體問題來設(shè)計(jì)合理的賬表，提供的資料更具體，更符合企業(yè)的實(shí)際狀況。

五、Excel在財(cái)務(wù)管理上的發(fā)展前景

許多企業(yè)，特別是很多中小企業(yè)，由于資金的匱乏，無法購買適用的專門財(cái)務(wù)軟件，也就無法推行電算化。這種情況下，Excel軟件就是一個(gè)非常好的選擇。Excel不僅是windows自帶的軟件，而且有著強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能，具有通用型。用戶也能夠通過多種途徑來獲得數(shù)據(jù)庫信息，使用便捷。Excel也有著獨(dú)特的數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)、財(cái)務(wù)函數(shù)分析系統(tǒng)、圖表分析系統(tǒng)等，也能夠?yàn)闆Q策提供更有價(jià)值的數(shù)據(jù)分析結(jié)果。

Excel由于操作簡單，成本低而受到很多人們的青睞，但是很多人對(duì)Excel的使用僅停留在初級(jí)水平上。在Excel中有很多的函數(shù)由于不是經(jīng)常用到而被人們忽視，事實(shí)上，它們中的有些是非常有價(jià)值的，人們需要進(jìn)行專門的學(xué)習(xí)，才能夠更加得心應(yīng)手的使用Excel來進(jìn)行財(cái)務(wù)管理。特別是在動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)這一部分，很多人的專業(yè)知識(shí)不夠，導(dǎo)致數(shù)據(jù)分析不夠綜合和全面，很大程度上影響了決策者的信息判斷。應(yīng)該熟練的掌握用自定義動(dòng)態(tài)工作表后可以生成動(dòng)態(tài)的圖表，生成數(shù)據(jù)透視表、數(shù)據(jù)透視圖，更好的進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析，做出決策。

Excel軟件能夠?yàn)槠髽I(yè)的財(cái)務(wù)管理提供全方位的數(shù)據(jù)分析和支持，工作人員應(yīng)該重視Excel的作用，更好的使用它。

參考文獻(xiàn)：

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（作者單位：杭州英杰會(huì)計(jì)師事務(wù)所）

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（二）增大墊付資金的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，削弱融資力度

當(dāng)資金未劃撥下來時(shí)，而中小學(xué)校面臨著急需用款的情況，就需要墊付資金，而墊付資金是由中小學(xué)校來負(fù)責(zé)的，且國庫集中支付制度不允許向其他賬戶劃撥資金，使得大部分的墊付資金沉淀，不可以將其轉(zhuǎn)入實(shí)有資金賬戶，使得實(shí)有資金的賬戶的財(cái)政風(fēng)險(xiǎn)提高。且原本財(cái)務(wù)資金是存在銀行當(dāng)中，現(xiàn)如今中小學(xué)校的財(cái)政資金收入基本都存于國庫專戶中，使得在后期融資中，銀行失去了大量存款的利益后，對(duì)中小學(xué)校的融資投資力度會(huì)降低，導(dǎo)致學(xué)校的建設(shè)貸款一系列貸款活動(dòng)遇到阻礙。

（三）流動(dòng)資金活動(dòng)性受到限制

原先中小學(xué)校的資金撥付是按月?lián)芨兜?，這使得中小學(xué)校在面臨一些項(xiàng)目的突發(fā)狀況時(shí)，可以進(jìn)行其他項(xiàng)目的資金挪用和調(diào)劑。而在國庫集中支付制度下，資金的數(shù)目、用途都是固定而且十分精確的，資金的自主權(quán)并不在中小學(xué)校手中，這使得中小學(xué)校在面對(duì)一些突發(fā)狀況的時(shí)候無法合理利用資金。

（四）增大了相關(guān)財(cái)務(wù)人員的工作量

在實(shí)行國庫集中支付制度后，財(cái)務(wù)部門必須改變從前大收大支的做法，每個(gè)月都需要按時(shí)編制計(jì)劃用款，并且要對(duì)用款的實(shí)際情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控；從國庫專戶中提取資金的過程較為繁瑣，財(cái)務(wù)人員除了要對(duì)資金進(jìn)行正常的核算之外，還需要對(duì)資金的申請(qǐng)過程進(jìn)行錄入、審核等等一系列繁瑣過程，雖然這么做提高了資金的透明度、利用率和安全性，但是在無形中大大增加了相關(guān)財(cái)務(wù)人員的工作量；一個(gè)支付令對(duì)應(yīng)一筆交易，水電費(fèi)、電話費(fèi)等等這些繁瑣費(fèi)用的繳納也使得日常的消費(fèi)有所不便，公務(wù)卡賬務(wù)因?yàn)闊o法自動(dòng)辦理托收承付收回，還需要每個(gè)月都對(duì)逐筆的進(jìn)行申請(qǐng)，稍有不慎遺忘，還可能會(huì)形成滯納金，對(duì)學(xué)校正常的教學(xué)生活造成影響；相較于實(shí)施國庫集中支付制度前，之后的財(cái)務(wù)對(duì)賬又增加了與國庫集中支付系統(tǒng)中的支付明細(xì)賬進(jìn)行核對(duì)的環(huán)節(jié)，同一筆業(yè)務(wù)必須要在兩個(gè)系統(tǒng)當(dāng)中進(jìn)行兩次的財(cái)務(wù)對(duì)賬處理，大大的增重了相關(guān)財(cái)務(wù)人員的負(fù)擔(dān)。

三、結(jié)論

綜上，我們不難看出，國庫集中支付制度在給我們帶來便利的同時(shí)，也存在著許多仍然值得我們思考和改進(jìn)的地方，而在國庫集中支付制度逐步普及各中小學(xué)校的今天，我們應(yīng)當(dāng)做的就是要適應(yīng)國庫集中支付制度，進(jìn)而加強(qiáng)自身的財(cái)務(wù)管理。（1）要正確認(rèn)識(shí)國庫集中支付制度，積極轉(zhuǎn)變觀念;（2）對(duì)相關(guān)的財(cái)務(wù)法規(guī)條例等等進(jìn)行改進(jìn)和完善，對(duì)國庫集中支付制度是一次重大的財(cái)政改革，應(yīng)當(dāng)有與其配套的財(cái)政條例法規(guī)來為其保駕護(hù)航，從而規(guī)范我們的財(cái)務(wù)活動(dòng)；（3）對(duì)預(yù)算的編制應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步細(xì)化，嚴(yán)格的按照預(yù)算執(zhí)行財(cái)務(wù)行為；（4）對(duì)用款計(jì)劃應(yīng)當(dāng)及時(shí)審核，而預(yù)算的指標(biāo)也應(yīng)當(dāng)盡快下達(dá)，防止對(duì)財(cái)務(wù)項(xiàng)目造成拖滯。只有這樣才能更快更好的推動(dòng)國庫集中支付制度改革在中小學(xué)校的進(jìn)程，進(jìn)而提高學(xué)校的財(cái)務(wù)管理水平。

[1]王潔.國庫集中支付制度對(duì)中學(xué)財(cái)務(wù)管理的影響及應(yīng)對(duì)措施[J].會(huì)計(jì)師，2015（02）：42-43.

[2]姜毅，高鳳巖.適應(yīng)國庫集中支付改革加強(qiáng)高校財(cái)務(wù)管理[J].遼寧師范大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2013,36(1):85-87.

（作者單位：廣州市越秀區(qū)教育局財(cái)務(wù)結(jié)算中心）