安蕙儒 桂林理工大學(xué)
隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)隨之產(chǎn)生出新的路徑,高校財(cái)務(wù)服務(wù)模式逐漸由傳統(tǒng)模式向管理模式深化。結(jié)合當(dāng)前信息化技術(shù)與數(shù)字化校園的有效建成,高校應(yīng)充分利用互聯(lián)網(wǎng)信息化資源,對(duì)財(cái)務(wù)體系進(jìn)行改革,推進(jìn)高校財(cái)務(wù)信息一體化平臺(tái)的建設(shè),提升財(cái)務(wù)服務(wù)的工作效率,優(yōu)化高校財(cái)務(wù)服務(wù)模式,進(jìn)一步提升高校的辦學(xué)條件與辦學(xué)水平。
近年來(lái),為解決高校科研經(jīng)費(fèi)“報(bào)銷難”“報(bào)銷繁”等問(wèn)題,國(guó)家先后出臺(tái)了各項(xiàng)相關(guān)政策,隨著“放管服”改革的不斷優(yōu)化進(jìn)步,高校財(cái)務(wù)無(wú)紙化數(shù)字化已成為大趨勢(shì)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下,業(yè)財(cái)融合的新理念有效運(yùn)用在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中,為科研人員更好地提供精準(zhǔn)化、效率化的服務(wù)。通過(guò)信息一體化平臺(tái),將網(wǎng)上報(bào)銷、線上審簽、發(fā)票查驗(yàn)、財(cái)務(wù)審核、檔案電子化影像這一日常流程實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化報(bào)銷管理,構(gòu)建全新財(cái)務(wù)服務(wù)報(bào)銷平臺(tái)。
隨著高校招生規(guī)模的擴(kuò)大,高校學(xué)生收費(fèi)工作也逐漸繁雜化、多元化。高校收費(fèi)管理系統(tǒng)可根據(jù)本校實(shí)際情況,對(duì)現(xiàn)有的收費(fèi)系統(tǒng)更新升級(jí),以達(dá)到信息共享的目的。將學(xué)籍管理系統(tǒng)、教務(wù)選課系統(tǒng)、公寓中心住宿登記等系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接,結(jié)合各部門實(shí)際業(yè)務(wù)最終在財(cái)務(wù)系統(tǒng)生成學(xué)費(fèi)數(shù)據(jù),減輕收費(fèi)人員日常處理手工數(shù)據(jù)的壓力,讓其更好地投入到數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、收費(fèi)管理等工作中,以達(dá)到規(guī)范化收費(fèi)管理的目的。
信息化時(shí)代背景下,財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的處理是優(yōu)化財(cái)務(wù)模式、深化事業(yè)單位財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要資源。隨著高?!半p一流”建設(shè)的推進(jìn)發(fā)展,信息一體化的建設(shè)能為高校整體規(guī)劃、決策方針的制定帶來(lái)至關(guān)重要的影響。高校財(cái)務(wù)可以利用信息化平臺(tái)對(duì)零散的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合分析,加強(qiáng)管理者對(duì)資金的監(jiān)管把握,對(duì)未來(lái)綜合建設(shè)提出合理的方案。通過(guò)學(xué)校財(cái)務(wù)信息化的提升,將高校財(cái)務(wù)服務(wù)模式由傳統(tǒng)核算記賬向管理籌劃等綜合管理模式邁進(jìn),實(shí)現(xiàn)高校資金配置使用效率,規(guī)范財(cái)務(wù)制度,提高財(cái)務(wù)服務(wù)的質(zhì)量,優(yōu)化財(cái)務(wù)服務(wù)水平,為全校師生提供強(qiáng)有力的資金保障服務(wù)。
隨著數(shù)字化智慧校園的建設(shè),各高校業(yè)務(wù)部門的應(yīng)用系統(tǒng)初見(jiàn)雛形。然而在實(shí)際應(yīng)用時(shí),各部門系統(tǒng)缺乏整體規(guī)劃,都以滿足自己內(nèi)部使用為出發(fā)點(diǎn),與其他部門出現(xiàn)了數(shù)據(jù)不兼容的現(xiàn)象,導(dǎo)致資源難以整合。例如,高校的財(cái)務(wù)系統(tǒng)、資產(chǎn)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、圖書館系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)等都有自己獨(dú)立的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng),未建立與其他部門的信息共享體系,形成了“數(shù)據(jù)孤島”的現(xiàn)狀,一旦有跨部門的業(yè)務(wù)進(jìn)行時(shí),需要各部門重復(fù)導(dǎo)入系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化,難以及時(shí)獲取其他部門的最新數(shù)據(jù),一定程度上增加了業(yè)務(wù)人員的工作量,影響財(cái)務(wù)信息化管理的工作效率。
在高校財(cái)務(wù)工作中,“報(bào)賬難”問(wèn)題始終貫穿在財(cái)務(wù)服務(wù)工作發(fā)展過(guò)程中。隨著高校“雙一流”的建設(shè),資金來(lái)源日趨多元化,日益增長(zhǎng)的教育經(jīng)費(fèi)與科研經(jīng)費(fèi)也給財(cái)務(wù)工作帶來(lái)了顯著增長(zhǎng)的處理量。目前各大高校結(jié)合本校的實(shí)際情況,實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上預(yù)約、自助投遞等報(bào)賬模式,然而在實(shí)際操作過(guò)程中仍存在退單率高、報(bào)賬效率低的情況。例如,報(bào)銷人在系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)單預(yù)約時(shí),缺乏對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)及財(cái)務(wù)制度的熟悉掌握度,經(jīng)常填錯(cuò)業(yè)務(wù)單;在審批環(huán)節(jié)中,報(bào)銷人需要通過(guò)層層審批再進(jìn)行下一步的提交,而填單錯(cuò)誤或?qū)徟醇皶r(shí),會(huì)導(dǎo)致整個(gè)報(bào)銷周期延長(zhǎng)或中斷。一系列的報(bào)銷環(huán)節(jié)使報(bào)銷人認(rèn)為財(cái)務(wù)報(bào)賬繁瑣冗長(zhǎng),也使報(bào)銷人對(duì)財(cái)務(wù)服務(wù)滿意度水平大打折扣,激化了財(cái)務(wù)服務(wù)工作的矛盾,在一定程度上不利于財(cái)務(wù)工作的順利開展,影響資金使用效率。
在高校財(cái)務(wù)服務(wù)管理工作中,隨著招生比例的提升,學(xué)費(fèi)收費(fèi)管理工作也變得尤為重要。傳統(tǒng)的學(xué)生繳費(fèi)模式有現(xiàn)金支付、批量代扣、網(wǎng)上自助繳費(fèi)等,這些收費(fèi)模式有一定的局限性,需在指定的時(shí)間和地點(diǎn)完成,還需人工將原始數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)核對(duì),增加了不必要的操作環(huán)節(jié)。每年新生數(shù)據(jù)都是根據(jù)招就處及教務(wù)處編排的基本信息錄入學(xué)費(fèi)系統(tǒng),而系統(tǒng)間的不兼容、難相聯(lián),導(dǎo)致數(shù)據(jù)無(wú)法有效共享,還需耗費(fèi)人力進(jìn)行核對(duì)。學(xué)生也不能自主在學(xué)費(fèi)系統(tǒng)里進(jìn)行信息變更,銀行卡狀態(tài)異常、發(fā)放失敗等問(wèn)題都需要其主動(dòng)聯(lián)系財(cái)務(wù)處進(jìn)行解決,給日常收費(fèi)業(yè)務(wù)增加了額外工作量,導(dǎo)致學(xué)費(fèi)收繳效率偏低。
傳統(tǒng)核算型財(cái)務(wù)的特征為事后記錄,更多地反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的確認(rèn)與計(jì)量,由大量財(cái)務(wù)人員進(jìn)行一系列原始憑證的審核及報(bào)表輸出工作。而管理型會(huì)計(jì)模式的出現(xiàn),通過(guò)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效資源整合,分析有用的數(shù)據(jù),為管理者提供合理化的決策意見(jiàn)。目前大多數(shù)高校的財(cái)務(wù)人員對(duì)信息化財(cái)務(wù)系統(tǒng)缺乏有效認(rèn)知與轉(zhuǎn)型能動(dòng)性,能同時(shí)掌握專業(yè)財(cái)務(wù)與信息化知識(shí)的復(fù)合型人才少,會(huì)計(jì)人員的綜合素質(zhì)能力較短缺。高校財(cái)務(wù)隊(duì)伍的老齡分級(jí)化嚴(yán)重,長(zhǎng)期從事單一財(cái)務(wù)崗位的人員難以適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下對(duì)財(cái)務(wù)信息化服務(wù)的要求,影響了財(cái)務(wù)服務(wù)變革的進(jìn)程,不利于服務(wù)效率的提高。
隨著智能化時(shí)代的發(fā)展,財(cái)務(wù)信息化已成為高校智慧服務(wù)平臺(tái)里一項(xiàng)重要組成部分針對(duì)不同業(yè)務(wù)類型,利用智慧服務(wù)平臺(tái)技術(shù)將各財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用為一體,將單據(jù)的報(bào)銷支出管理、網(wǎng)上審批、項(xiàng)目管理、預(yù)算管理、開票管理、納稅申報(bào)管理、繳費(fèi)管理等集中在財(cái)務(wù)網(wǎng)上一體化信息服務(wù)平臺(tái),使財(cái)務(wù)服務(wù)模式由傳統(tǒng)的人工“面對(duì)面”到“人機(jī)交互”的自助模式,擴(kuò)大了服務(wù)領(lǐng)域,延長(zhǎng)了服務(wù)時(shí)間,優(yōu)化了服務(wù)的質(zhì)量。
例如,在具體的操作中,高校利用自助投單機(jī)來(lái)解決師生報(bào)賬排隊(duì)長(zhǎng)、審批過(guò)程繁、等待業(yè)務(wù)單處理時(shí)間長(zhǎng)等問(wèn)題。報(bào)銷人首先通過(guò)網(wǎng)上財(cái)務(wù)大廳進(jìn)行單據(jù)填寫預(yù)約,然后到達(dá)網(wǎng)上審簽系統(tǒng),將單據(jù)通過(guò)微信小程序或短信提示提醒審批人進(jìn)行待審批業(yè)務(wù)的處理,審批人可隨時(shí)隨地利用手機(jī)端進(jìn)行項(xiàng)目審批,最后,報(bào)銷人將審批通過(guò)的報(bào)銷單及電子附件打印出來(lái),連同紙質(zhì)發(fā)票投遞到自助投單機(jī)里,后續(xù)可通過(guò)系統(tǒng)隨時(shí)查詢單據(jù)報(bào)銷進(jìn)度。財(cái)務(wù)人員通過(guò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行單據(jù)處理,實(shí)現(xiàn)對(duì)公轉(zhuǎn)賬、公務(wù)卡報(bào)銷、獎(jiǎng)助學(xué)金發(fā)放等單據(jù)處理,及時(shí)將不符合報(bào)銷的單子通過(guò)一體化平臺(tái)退回給報(bào)銷人進(jìn)行補(bǔ)充更正。財(cái)務(wù)服務(wù)一站式模式的運(yùn)行,打破了全校師生空間與時(shí)間的限制,解決了財(cái)務(wù)報(bào)銷排隊(duì)時(shí)間長(zhǎng)與簽字等候難的問(wèn)題,為財(cái)務(wù)服務(wù)信息化的進(jìn)一步發(fā)展提供了有效保障。
高校財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)的建設(shè)借助大數(shù)據(jù)、人工智能、互聯(lián)網(wǎng)等信息化手段后,推動(dòng)了業(yè)財(cái)融合的進(jìn)程,提高了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)辦理的質(zhì)量化與效率化。針對(duì)高校財(cái)務(wù)繳費(fèi)報(bào)賬難等問(wèn)題,可以依托“互聯(lián)網(wǎng)+”,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)線上線下相結(jié)合的新模式。在繳費(fèi)方面,可以利用線上匯款轉(zhuǎn)賬與第三方支付方式的優(yōu)勢(shì),縮短線下業(yè)務(wù)人員往返辦理的時(shí)間,通過(guò)校內(nèi)各部門的數(shù)據(jù)信息的生成,實(shí)現(xiàn)線上繳費(fèi)一體化。充分利用信息化平臺(tái)共享財(cái)務(wù)信息,減少財(cái)務(wù)部門到賬掛賬的滯后性,開通到賬查詢的權(quán)限,使師生能及時(shí)地查詢到外單位匯款情況。由系統(tǒng)自動(dòng)生成收款、相關(guān)人員認(rèn)領(lǐng)、開票記賬等系列工作,使財(cái)務(wù)人員從繁冗的業(yè)務(wù)中抽離出來(lái),專注于財(cái)務(wù)管理工作。同時(shí),也減少了經(jīng)辦人重復(fù)往返財(cái)務(wù)部門的數(shù)量,各業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門更好地實(shí)現(xiàn)了信息無(wú)障礙傳遞,從而提高財(cái)務(wù)工作效率。
會(huì)計(jì)信息化的推進(jìn)使會(huì)計(jì)核算邁入新模式,繁瑣的財(cái)務(wù)票據(jù)單及紙質(zhì)材料可通過(guò)信息化存儲(chǔ)掃描上傳至系統(tǒng),節(jié)約紙張減少成本,打造低碳校園的建設(shè)?,F(xiàn)階段各大高校正由傳統(tǒng)的“面對(duì)面”報(bào)銷到“零接觸”投遞的新模式,經(jīng)辦人不用再跑去財(cái)務(wù)部門交遞單據(jù),可將報(bào)銷材料直接投遞至投單機(jī),財(cái)務(wù)部門每日按時(shí)按量取單并進(jìn)行單據(jù)核算,利用微信公眾號(hào)等平臺(tái)及時(shí)通知經(jīng)辦人報(bào)銷結(jié)果。
為更好地實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化管理,財(cái)務(wù)信息平臺(tái)下一步可以充分憑借“互聯(lián)網(wǎng)+”的有利環(huán)境,結(jié)合實(shí)際報(bào)銷情況對(duì)接各大網(wǎng)上商旅平臺(tái),同步上傳增值稅電子發(fā)票、航空行程電子單、火車票等至報(bào)賬系統(tǒng)。連接國(guó)家稅務(wù)局票據(jù)查驗(yàn)系統(tǒng),上傳電子票據(jù)后,系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)發(fā)票的真?zhèn)?,查詢發(fā)票有否存在重復(fù)報(bào)銷、開票日期金額是否符合發(fā)票規(guī)范性要求等問(wèn)題。通過(guò)財(cái)務(wù)信息智慧平臺(tái)的建設(shè)及前期數(shù)據(jù)導(dǎo)入,智能識(shí)別報(bào)銷人員的職稱級(jí)別,自動(dòng)匹配其差旅住宿費(fèi)、過(guò)路費(fèi)補(bǔ)貼等標(biāo)準(zhǔn),減少報(bào)銷人填報(bào)環(huán)節(jié)時(shí)間。完善在線審批權(quán)限,使審批人可以隨時(shí)隨地通過(guò)手機(jī)移動(dòng)端進(jìn)行在線審批,查看報(bào)銷進(jìn)度。通過(guò)無(wú)紙化會(huì)計(jì)核算管理,建立起財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息庫(kù),方便查閱檔案憑證。通過(guò)影像化模式,按照業(yè)務(wù)需要根據(jù)不同用戶有針對(duì)性地調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案。
隨著新媒體時(shí)代的不斷進(jìn)步,數(shù)字新媒體的普及為信息平臺(tái)提供了有效傳遞路徑。高校通過(guò)創(chuàng)新財(cái)務(wù)宣傳模式、拓寬宣傳渠道,提高師生對(duì)財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)的熟悉度。利用第三方平臺(tái)公眾號(hào)加強(qiáng)信息推送服務(wù),查詢報(bào)賬進(jìn)程,了解最新財(cái)務(wù)政策;通過(guò)平臺(tái)進(jìn)行學(xué)生繳費(fèi)、線上審批、查詢業(yè)務(wù)單、開票信息查詢等業(yè)務(wù);針對(duì)日常財(cái)務(wù)遇到的常見(jiàn)疑難問(wèn)題通過(guò)文章或小視頻等方式,簡(jiǎn)單直觀生動(dòng)地為師生答疑解惑;利用人工智能機(jī)器人自動(dòng)回答業(yè)務(wù)人員的財(cái)務(wù)問(wèn)題,改變目前現(xiàn)場(chǎng)咨詢與電話咨詢的傳統(tǒng)模式,主動(dòng)積極創(chuàng)新服務(wù)方式,提升財(cái)務(wù)智能化服務(wù)質(zhì)量。
在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下,高校可以結(jié)合實(shí)際,借助信息化技術(shù)不斷升級(jí)財(cái)務(wù)綜合服務(wù)平臺(tái)。為實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)部門與各業(yè)務(wù)部門的溝通協(xié)作,高校應(yīng)結(jié)合各部門職責(zé),根據(jù)各部門相關(guān)工作機(jī)制及管理辦法,將財(cái)務(wù)工作與其他相關(guān)業(yè)務(wù)部門工作相融合,確保資金的準(zhǔn)確性。在財(cái)務(wù)信息化平臺(tái),實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理、項(xiàng)目管理、報(bào)銷支出管理、掛賬查詢認(rèn)領(lǐng)、業(yè)務(wù)繳費(fèi)管理等分模塊的相互對(duì)接,各子系統(tǒng)不再是“信息孤島”,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享,業(yè)務(wù)完成后系統(tǒng)自動(dòng)生成憑證,完成日常銀行支付與資金往來(lái)賬的對(duì)賬工作。利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù),不斷優(yōu)化財(cái)務(wù)系統(tǒng)流程,減少財(cái)務(wù)系統(tǒng)使用中存在的漏洞,節(jié)約經(jīng)辦人的時(shí)間,提高財(cái)務(wù)服務(wù)水平。
信息化時(shí)代使高校財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)公開化,合理構(gòu)建信息數(shù)據(jù)安全保障機(jī)制對(duì)高校而言顯得尤為重要。高校在享受著信息化成果的同時(shí),也需確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全,制定可行的安全保障規(guī)劃,完善數(shù)據(jù)庫(kù)的保護(hù)屏障,防范財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的泄露,確保財(cái)務(wù)信息化平臺(tái)的安全運(yùn)行。財(cái)務(wù)工作人員要樹立較強(qiáng)的安全意識(shí),將信息化監(jiān)控管理當(dāng)成本職工作的一部分,財(cái)務(wù)部門要配備專業(yè)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理員加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的監(jiān)控,共同做好信息安全防范工作,降低財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)存在的隱患與風(fēng)險(xiǎn)。
高素質(zhì)人才是高校財(cái)務(wù)高質(zhì)量發(fā)展的基本保障,人才信息化隊(duì)伍的建設(shè)有助于“互聯(lián)網(wǎng)+”模式的運(yùn)行。財(cái)務(wù)人員在提高自身專業(yè)化水平的同時(shí)也需要了解信息化技術(shù),將信息化管理與財(cái)務(wù)管理深度融合,優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu),提高工作創(chuàng)新能力與工作效率。高校還需加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn),使其及時(shí)了解財(cái)務(wù)新規(guī)章制度,學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)與財(cái)務(wù)信息化技術(shù),綜合提升財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)管理水平,助力財(cái)務(wù)信息化服務(wù)新模式。
“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下,高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的同時(shí)也加快了財(cái)務(wù)服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變與發(fā)展。本文分析了信息化時(shí)代下對(duì)高校財(cái)務(wù)服務(wù)模式的要求,結(jié)合信息化建設(shè)工作的現(xiàn)狀提出新路徑,包括構(gòu)建網(wǎng)上財(cái)務(wù)服務(wù)自助平臺(tái)、加快業(yè)財(cái)融合、實(shí)施會(huì)計(jì)核算無(wú)紙化管理等。同時(shí),通過(guò)加強(qiáng)宣傳力度、強(qiáng)有力的技術(shù)支撐、安全的數(shù)據(jù)監(jiān)控、高素質(zhì)的人才隊(duì)伍來(lái)保障高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)有效運(yùn)轉(zhuǎn),助力財(cái)務(wù)管理服務(wù)新模式的轉(zhuǎn)變,提升高校財(cái)務(wù)服務(wù)水平與服務(wù)效率。■