工程項(xiàng)目合同管理研究

文／袁友慶 中國電建市政建設(shè)集團(tuán)有限公司 天津 300384

1.工程項(xiàng)目合同管理的作用和特點(diǎn)

1.1 作用

1.1.1 合同是建設(shè)項(xiàng)目管理的核心

通過制訂和履行合同條款，可以對建設(shè)項(xiàng)目的運(yùn)行狀態(tài)進(jìn)行調(diào)控。合同中規(guī)定了項(xiàng)目的目標(biāo)、工期、質(zhì)量要求、費(fèi)用等關(guān)鍵信息，承包人和發(fā)包人可以根據(jù)合同要求進(jìn)行項(xiàng)目組織、資源配置、進(jìn)度控制等管理活動。合同的履行過程中，雙方可以借助合同條款對項(xiàng)目進(jìn)展進(jìn)行監(jiān)督和評估，確保項(xiàng)目按照既定計劃進(jìn)行，并且及時應(yīng)對可能的風(fēng)險和變更。

1.1.2 合同是建設(shè)項(xiàng)目當(dāng)事人雙方的最高行為準(zhǔn)則

合同具有法律上的最高優(yōu)先地位，雙方必須遵守合同約定，互相尊重合同權(quán)益。發(fā)包人可以依據(jù)合同要求要求承包人完成工程的設(shè)計、施工、交付等工作，并支付約定的報酬。而承包人則要按照合同規(guī)定完成工作，并提供符合質(zhì)量要求的成果。合同能夠規(guī)范和約束雙方的行為，確保雙方的合法權(quán)益得到保障，同時也促進(jìn)了建設(shè)項(xiàng)目各方之間的合作和信任關(guān)系的建立[1]。

1.1.3 合同是處理建設(shè)項(xiàng)目中爭議和糾紛的法律依據(jù)

在建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施中，由于各種原因可能會發(fā)生爭議和糾紛。而合同在這些爭議和糾紛的處理中起著重要的作用。合同中約定了項(xiàng)目各方的權(quán)利和義務(wù)，以及爭議解決的方式和程序。當(dāng)發(fā)生爭議時，可以根據(jù)合同中的約定來解釋和處理糾紛，避免爭議的擴(kuò)大和升級。合同作為法律依據(jù)，為爭端的解決提供了明確的尺度和依據(jù)，有助于維護(hù)各方的合法權(quán)益，并促進(jìn)項(xiàng)目的順利進(jìn)行。

1.2 特點(diǎn)

1.2.1 合同多變性較強(qiáng)

在工程項(xiàng)目實(shí)施期間，由于各種主觀因素的影響，往往會出現(xiàn)需要對合同進(jìn)行變更或修改的情況。這可能是因?yàn)樵O(shè)計需求的調(diào)整、技術(shù)方案的變動、材料的替換等原因造成的。這種多變性使得工程項(xiàng)目合同管理變得更加復(fù)雜和挑戰(zhàn)性。

1.2.2 經(jīng)濟(jì)法律關(guān)系多元化

工程項(xiàng)目的實(shí)施通常牽涉到多方面和各種經(jīng)濟(jì)法律關(guān)系。例如，建設(shè)單位需要委托監(jiān)理單位實(shí)行施工監(jiān)理，與承包方簽訂合同；承包方可能需要進(jìn)行專業(yè)分包，與不同的分包商簽訂合同，還可能牽涉到建材供應(yīng)、銀行等多個單位。這些經(jīng)濟(jì)法律關(guān)系的復(fù)雜性要求項(xiàng)目管理者具備良好的協(xié)調(diào)和管理能力[2]。

1.2.3 合同內(nèi)容條款多且較為龐雜

工程項(xiàng)目合同的內(nèi)容往往非常龐雜和復(fù)雜，涵蓋了眾多方面的規(guī)定和約束。除了一般的合同條款，還需要按照具體項(xiàng)目的特殊性和其他因素的限制，在合同中添加特殊條款。例如，如果項(xiàng)目涉及到知識產(chǎn)權(quán)或?qū)＠夹g(shù)，合同中可能需要明確相關(guān)的權(quán)益和義務(wù)；如果項(xiàng)目存在一些特殊風(fēng)險，可能需要在合同中進(jìn)行相應(yīng)的風(fēng)險分擔(dān)和責(zé)任約定；如果項(xiàng)目需要購買保險，可能需要在合同中規(guī)定相關(guān)的保險要求和索賠程序等。

2.目前我國工程項(xiàng)目合同管理中存在的問題

2.1 工程項(xiàng)目合同簽訂前存在的風(fēng)險

首先，建筑市場的競爭激烈和管理不規(guī)范，使得發(fā)包方往往利用其優(yōu)勢地位，制定嚴(yán)苛的條件或不平等的條約，將風(fēng)險轉(zhuǎn)嫁給承包商。這種不平等的合同條件使得承包商面臨著巨大的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險。其次，合同缺乏明確的約定和有效的處罰機(jī)制，增加了非正常風(fēng)險的發(fā)生概率。由于缺乏明確的約定，雙方對于合同的理解和解釋可能存在分歧，進(jìn)而導(dǎo)致糾紛的產(chǎn)生。同時，缺乏有效的處罰機(jī)制也使得違約成本相對較低，承包商可能會故意違約或者不按合同要求履行義務(wù)。

2.2 不重視工程項(xiàng)目合同管理體系和制度建設(shè)

在工程項(xiàng)目合同管理中，不注重合同管理體系和制度建設(shè)是一個普遍存在的問題。施工企業(yè)往往只注重工程的施工，而忽視了合同管理體系的建設(shè)。由于缺乏合同管理體系，工程項(xiàng)目的進(jìn)度和質(zhì)量往往受到嚴(yán)重影響。合同管理體系應(yīng)該涵蓋從合同簽訂、履行到結(jié)算的全過程，明確各個環(huán)節(jié)的責(zé)任和權(quán)限，使得合同管理工作有章可循、有序高效[3]。

2.3 工程項(xiàng)目合同的履約情況差，索賠難度大

在工程項(xiàng)目合同管理中，部分企業(yè)存在著只注重合同簽訂，而無法按照合同內(nèi)容履行的現(xiàn)象。這種情況導(dǎo)致工程項(xiàng)目的合同履約情況差，給工程建設(shè)帶來一系列的問題。首先，一些企業(yè)可能只關(guān)注合同的簽訂，卻缺乏對合同內(nèi)容的充分理解和執(zhí)行力度。有時候，企業(yè)會任意變更合同條款或者不按照合同要求履行義務(wù)，導(dǎo)致合同無法得到有效執(zhí)行。其次，建筑市場的競爭激烈和不平等合同條款等情況增加了索賠工作的難度。在發(fā)生違約或者其他問題時，由于缺乏明確的索賠機(jī)制和合同條款的保護(hù)，承包商往往面臨巨大的困難，難以維護(hù)自身的權(quán)益。

3.工程項(xiàng)目合同管理要點(diǎn)

3.1 合同準(zhǔn)備

合同準(zhǔn)備階段的首要任務(wù)是對合同主體的背景資料仔細(xì)審查，了解其身份、資格和相關(guān)證件。如果有合同代理人，則需驗(yàn)證代理人的身份和證件的法律效力。通過審核，可以確保合同主體的可靠性和合法性。在審核合同主體之后，需要進(jìn)行合同文本的擬定。合同文本的擬定應(yīng)遵循合法合規(guī)的原則，以保證條款的有效性。合同條款應(yīng)表達(dá)清晰，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免歧義。其中，需要明確約定合同的簽訂與生效時間、有效期限，詳細(xì)說明合同雙方的業(yè)務(wù)內(nèi)容和責(zé)任。在合同文本的編制過程中，應(yīng)遵循法律的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。在談判過程中，雙方應(yīng)保持冷靜、理性，權(quán)衡利弊，有效避免合同風(fēng)險的發(fā)生。遵循合同談判的原則，有助于達(dá)成互利共贏的結(jié)果[4]。一旦合同文本經(jīng)過審核和談判，可以根據(jù)合同主體的建議對其進(jìn)行修改和完善。當(dāng)然，修改過程中需要確保不損害各方的利益和原則，并且不觸及法律禁止的“紅線”。如果出現(xiàn)意見不一致，需要再次進(jìn)行協(xié)商談判，以最大程度地滿足雙方的需求和利益。通過這一階段的修改和完善，可以進(jìn)一步確保合同的完整性和可執(zhí)行性。

3.2 合同簽署

在合同簽署之前，雙方應(yīng)當(dāng)再一次仔細(xì)審查合同條款的具體內(nèi)容，并與之前的談判內(nèi)容進(jìn)行比對。這是為了確保合同條款與談判確定的內(nèi)容完全一致，以避免出現(xiàn)任何不符合協(xié)議的情況。特別需要重點(diǎn)關(guān)注的是約束條款，即合同中規(guī)定的對主體的約束性條款。在審查過程中，需要特別留意有否存在可能逃避責(zé)任或規(guī)避義務(wù)的條款，以確保雙方的權(quán)益都能得到充分的保護(hù)。

在準(zhǔn)備簽署合同之前，對于建設(shè)工程項(xiàng)目來說，必須進(jìn)行對項(xiàng)目背景的全面審核，掌握項(xiàng)目建設(shè)當(dāng)?shù)氐娘L(fēng)土人情、社會經(jīng)濟(jì)現(xiàn)狀等方面的情況。特別是對于位于少數(shù)民族地區(qū)的項(xiàng)目，還需要進(jìn)行政策分析，掌握當(dāng)?shù)氐南嚓P(guān)政策對項(xiàng)目可能帶來的影響。這樣的審核工作有利于避免潛在的風(fēng)險隱患，在合同簽署前就有所準(zhǔn)備。

為了確保合同的可靠性和完整性，在簽署之前，應(yīng)該協(xié)同企業(yè)各部門的力量，利用各部門的專業(yè)知識和經(jīng)驗(yàn)，從不同的角度對合同文本進(jìn)行評審。重點(diǎn)評估的內(nèi)容包括法律法規(guī)風(fēng)險、經(jīng)營風(fēng)險和履約風(fēng)險等方面。通過評審，可以發(fā)現(xiàn)可能存在的風(fēng)險問題，并提出相應(yīng)的管控措施，以最大程度地降低風(fēng)險的發(fā)生概率，并確保合同的順利履行。

在進(jìn)行合同簽署時，有兩個關(guān)鍵的要點(diǎn)需要注意。首先，雙方必須確保同時簽字和蓋章，表示雙方對合同條款的認(rèn)可和接受。這樣可以避免出現(xiàn)任何一方在未獲得另一方認(rèn)可的情況下單方面修改合同的問題。其次，如果有代理人進(jìn)行簽署，那么代理人必須提供具有合法有效性的代理授權(quán)書，以證明其有權(quán)代表委托人簽署合同。這樣做主要是為了確保代理行為的合法性和有效性，維護(hù)合同簽署的法律效力。

3.3 合同履行

3.3.1 合同責(zé)任履行

在合同履行過程中，雙方必須以忠實(shí)履行合同責(zé)任為基礎(chǔ)，確保合同條款的執(zhí)行和義務(wù)的履行，各方需按照約定支付相關(guān)款項(xiàng)、提供必要的證明文件和憑證，并且確保相關(guān)內(nèi)容無誤。舉例來說，對于支付責(zé)任，乙方需要按照合同約定提供符合規(guī)定的增值稅發(fā)票，而甲方則需要按期限審核并進(jìn)行工程款的支付。在進(jìn)行工程結(jié)算時，需要對扣款、稅費(fèi)憑證等進(jìn)行驗(yàn)收檢查，以確保按照合同條款進(jìn)行結(jié)算管控，避免混亂問題的發(fā)生[5]。

3.3.2 結(jié)算管理

結(jié)算作為合同履行過程中容易產(chǎn)生糾紛的環(huán)節(jié)，需要嚴(yán)格按照合同條款進(jìn)行管理。合同條款應(yīng)明確規(guī)定結(jié)算的時間節(jié)點(diǎn)和方式，并且明確可以作為結(jié)算依據(jù)的憑證類型。只有符合合同條款的憑證才能滿足結(jié)算驗(yàn)收的條件，確保結(jié)算的公正性和準(zhǔn)確性。為了避免結(jié)算管理混亂，可以規(guī)定集中結(jié)算的時間，并在固定時間展開工程結(jié)算工作，以確保結(jié)算過程的有序進(jìn)行。

3.3.3 合同終止或變更

在合同履行過程中，可能會出現(xiàn)需要終止、變更合同的情況。項(xiàng)目管理人員需安排合同管理人員建立合同管理臺帳，在合同期限快要到期之前對雙方繼續(xù)合作與否進(jìn)行明確溝通。如果需要進(jìn)行合同變更，雙方需及時簽下補(bǔ)充協(xié)議，詳細(xì)說明合同前后的差別和變更內(nèi)容，并確定補(bǔ)充協(xié)議和原合同之間的優(yōu)先性，以防止合同糾紛的發(fā)生。

3.3.4 合同歸檔

為了保證合同管理的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化，合同歸檔工作至關(guān)重要。相關(guān)管理人員需按照規(guī)定進(jìn)行合同歸檔，收集全面的合同資料，并對合同文件、補(bǔ)充協(xié)議、支付單據(jù)等進(jìn)行規(guī)范化保存。這些文件應(yīng)保留原件，并在履約結(jié)束后移交給相應(yīng)部門進(jìn)行妥善保管。通過對管理問題進(jìn)行總結(jié)，可以為后續(xù)合同管理提供一定的指導(dǎo)和規(guī)范依據(jù)。

4.工程項(xiàng)目的合同管理對策分析

4.1 建立和健全企業(yè)的合同管理體系

合同管理需要遵守國家和行業(yè)相關(guān)的法律法規(guī)，以確保在合同管理過程中不會發(fā)生違規(guī)行為。同時，企業(yè)還應(yīng)根據(jù)自身的特點(diǎn)和實(shí)際情況進(jìn)行評估，制定適合企業(yè)的管理細(xì)則。例如，對于涉及大型工程項(xiàng)目的企業(yè)，可能需要制定更為復(fù)雜的管理細(xì)則，以滿足項(xiàng)目的需求和風(fēng)險控制的要求。企業(yè)應(yīng)確保合同管理工作具有規(guī)范性和一致性。為此，可以制定詳細(xì)的工作流程和操作規(guī)范，并確定每個環(huán)節(jié)的職責(zé)和要求。這樣可以保證合同管理工作按照一定的流程進(jìn)行，從而提高工作效率和減少管理失誤。根據(jù)企業(yè)的規(guī)模和需求，可以設(shè)立專門的合同管理部門或指派某一綜合部門負(fù)責(zé)合同管理工作。同時，合同管理人員的職責(zé)分工也需要清晰明確，以便保證合同管理工作得到專業(yè)和及時的處理。在合同管理體制上，可以將統(tǒng)一歸口管理和分類專項(xiàng)管理進(jìn)行結(jié)合。一方面，將合同管理進(jìn)行統(tǒng)一歸口管理可以提高管理效率和信息流通，同時降低分散管理導(dǎo)致的風(fēng)險。另一方面，對于某些特殊合同或項(xiàng)目，可以采取分類專項(xiàng)管理的方式，針對性地制定管理措施，以更好地滿足其特定需求。最后，還需創(chuàng)建完善的合同管理制度，以確保合同管理體系有效運(yùn)行?；诮∪暮贤芾碇贫龋髽I(yè)能夠規(guī)范合同的管理流程，提高合同管理的透明度和可控性。

4.2 控制合同違約行為

首先，合同簽訂之前，應(yīng)該對合同主體進(jìn)行嚴(yán)格審核，強(qiáng)化監(jiān)管力度。需要對承包商、供應(yīng)商等參與合同的各方進(jìn)行資質(zhì)核查，確保其具備相應(yīng)的專業(yè)能力和信譽(yù)度。只有當(dāng)合同主體的資質(zhì)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求時，才能予以簽訂合同，以源頭控制合同質(zhì)量。同時，監(jiān)管部門要加強(qiáng)對合同簽訂的審查，確保程序合法、合規(guī)，防范潛在的風(fēng)險。

其次，當(dāng)?shù)刂鞴懿块T需建立健全的誠信管理機(jī)制，對合同雙方加以約束和監(jiān)督。通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以打造一個信用平臺，實(shí)現(xiàn)信息的互通和互信。在該平臺上，可以公示合同失信行為，加大懲處力度，通過罰款、曝光等方式懲治違約行為，降低失信方的資質(zhì)。這樣的舉措有助于規(guī)范市場環(huán)境，促進(jìn)建設(shè)行業(yè)的健康發(fā)展。

再者，通過推行擔(dān)保制度，可以轉(zhuǎn)移工程合同風(fēng)險，減少違約帶來的不良影響。在工程項(xiàng)目合同管理中，可以要求合同雙方提供相應(yīng)的履約擔(dān)保，確保各方按照合同約定履行責(zé)任?？梢圆捎帽：男问教娲鷤鹘y(tǒng)的保證金，更加靈活高效。在工程項(xiàng)目完成后，履約擔(dān)保也可以相應(yīng)更換，當(dāng)合同的所有條款都得到履行后，履約擔(dān)保隨即失效。通過這樣的擔(dān)保制度，可以有效控制合同雙方的行為，降低合同違約的幾率，確保建設(shè)工程項(xiàng)目的穩(wěn)定推進(jìn)。

4.3 監(jiān)督合同實(shí)施情況

業(yè)主作為合同的委托方，需要與工程師、項(xiàng)目管理人員、工程小組以及分包商密切配合，確保他們理解并遵守合同條款。項(xiàng)目管理人員起到了溝通橋梁的作用，需要協(xié)調(diào)各方的利益，并提供必要的指導(dǎo)和解釋，以確保所有參與方在實(shí)施過程中保持一致的理解和共同目標(biāo)。此外，對于工程小組與分包商，合同項(xiàng)目管理人員應(yīng)該定期地向他們提供工作指導(dǎo)，解答問題，并在需要時做出合同解釋，以確保他們能夠按照合同要求進(jìn)行工作。

合同實(shí)施過程中，由于各種原因，可能會出現(xiàn)合同實(shí)施與預(yù)期目標(biāo)偏離的情況。因此，跟蹤合同實(shí)施是非常重要的。合同項(xiàng)目管理人員應(yīng)該每天對合同實(shí)施情況實(shí)行監(jiān)督和檢查，確保工作進(jìn)展按照合同約定的時間表進(jìn)行，并及時處理工程變更。監(jiān)督的重點(diǎn)包括材料采購、施工進(jìn)度、質(zhì)量控制、安全管理等方面。通過及時跟蹤合同實(shí)施狀況，可以發(fā)現(xiàn)問題并及時進(jìn)行調(diào)整和糾正，以確保工程按照合同要求實(shí)施，并達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。

4.4 建立健全工程項(xiàng)目合同管理部門，加強(qiáng)相關(guān)管理人員的培訓(xùn)

（1）制定詳細(xì)的合同管理操作手冊，明確各項(xiàng)任務(wù)的具體責(zé)任人和時間節(jié)點(diǎn)，可確保每個環(huán)節(jié)都得到有效執(zhí)行，建立標(biāo)準(zhǔn)的合同文件模板，確保合同文件的格式和內(nèi)容符合法律法規(guī)要求，并便于后期管理和審查。

（2）借助現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，可以引入合同管理軟件或系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同管理的信息化和自動化。通過使用這些系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)合同信息的集中管理、合同履約情況的監(jiān)控和績效評估的自動生成等功能，提高工作效率和準(zhǔn)確性。此外，信息化技術(shù)還能夠提供數(shù)據(jù)分析和風(fēng)險預(yù)警的功能，幫助管理人員及時識別和應(yīng)對潛在的問題和風(fēng)險。

（3）在工程項(xiàng)目合同管理中，存在著各種潛在的風(fēng)險和挑戰(zhàn)，如合同漏洞、索賠糾紛、供應(yīng)鏈中斷等。為了有效管理這些風(fēng)險，可以建立健全的風(fēng)險管理機(jī)制。例如，定期進(jìn)行風(fēng)險評估和預(yù)警，及時采取相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施；建立合同履約風(fēng)險的監(jiān)控和控制機(jī)制，確保各方遵守合同義務(wù)；建立風(fēng)險備案和事故應(yīng)急預(yù)案，以便在發(fā)生問題時能夠迅速應(yīng)對和解決。

4.5 加強(qiáng)工程項(xiàng)目合同索賠管理工作

建立科學(xué)的工程索賠管理制度，確定索賠管理流程和程序，規(guī)范索賠申請、審批和執(zhí)行的各個環(huán)節(jié)，在制度中要包括索賠申請的時間、條件、材料要求等詳細(xì)規(guī)定，以確保索賠過程的公平、透明和高效。同時，加強(qiáng)合同索賠管理需要合同管理人員具備多方面的意識。首先，要加強(qiáng)對市場的了解，把握行業(yè)動態(tài)和市場價格變化，以做出合理的索賠要求。其次，要熟悉相關(guān)法律法規(guī)，了解索賠的法律依據(jù)和程序，并注意遵守合同約定和法律要求。同時，合同管理人員還應(yīng)具備良好的合同意識，充分了解合同條款，避免因合同漏洞而導(dǎo)致索賠難以實(shí)現(xiàn)。管理意識的提升可以幫助合同管理人員合理安排工程進(jìn)度、控制成本，減少索賠的可能性。最后，要注重經(jīng)濟(jì)效益意識，在索賠過程中權(quán)衡利弊，追求最大化的經(jīng)濟(jì)效益。合同索賠是解決雙方合同糾紛的一種特殊方法，在合同管理過程中，要將索賠作為合同管理的延續(xù)，及時發(fā)現(xiàn)索賠情況，妥善處理索賠事宜，以維護(hù)項(xiàng)目的合法權(quán)益。

結(jié)語：

工程項(xiàng)目的合同管理屬于一項(xiàng)系統(tǒng)性、綜合性任務(wù)，為全過程、全方面、科學(xué)性的管理，更是工程項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容，具有一定特殊的地位，必須要在工程項(xiàng)目的各個流程的全部活動進(jìn)行可靠的合同管理，如此方可順利完成工程項(xiàng)目，方可達(dá)成工程建設(shè)目標(biāo)。