科研事業(yè)單位財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的相關(guān)思考

李向暉/ 中國(guó)航空工業(yè)集團(tuán)公司濟(jì)南特種結(jié)構(gòu)研究所

一、財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)原則與目標(biāo)

科研事業(yè)單位的財(cái)務(wù)共享中心，從實(shí)質(zhì)上來說，就是單位財(cái)務(wù)管理制度的變革，包括對(duì)單位業(yè)務(wù)過程進(jìn)行評(píng)估、組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化、信息系統(tǒng)的支持和改造。

科研事業(yè)單位財(cái)務(wù)共享中心是一種以提供公共產(chǎn)品和研發(fā)新技術(shù)的服務(wù)單位。因此建立財(cái)務(wù)共享中心，將“業(yè)財(cái)結(jié)合、服務(wù)大眾、優(yōu)化運(yùn)營(yíng)、防控風(fēng)險(xiǎn)”的建設(shè)原則貫徹其中，在優(yōu)化結(jié)構(gòu)和組織體系基礎(chǔ)上，健全業(yè)財(cái)融合核心要求。

根據(jù)科研事業(yè)單位的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和系統(tǒng)特點(diǎn)，可以將共享中心建設(shè)目標(biāo)劃分為四個(gè)層次：業(yè)財(cái)聯(lián)動(dòng)、管理決定、商業(yè)支持和外部支持。業(yè)財(cái)聯(lián)動(dòng)層：用于支撐企業(yè)核心業(yè)務(wù)及基礎(chǔ)核算的信息系統(tǒng)，需要穩(wěn)定性和可靠性，以及迅速適應(yīng)商業(yè)模式的體系結(jié)構(gòu)；財(cái)務(wù)資金流轉(zhuǎn)，以“業(yè)財(cái)聯(lián)動(dòng)”“業(yè)財(cái)合一”為中心，實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的快速響應(yīng)，明確資金交易。監(jiān)管決策層：在加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制和提高分析決策能力的基礎(chǔ)上，支持中心的內(nèi)部運(yùn)營(yíng)MIS系統(tǒng)要求靈活、具有良好兼容性與集成性，快速適應(yīng)發(fā)展的管理模式。業(yè)務(wù)支撐層：擴(kuò)大客戶服務(wù)渠道，提高對(duì)客戶服務(wù)效率，建立健全有效的運(yùn)作體系，包括客戶服務(wù)、渠道管理、后臺(tái)管理等。以人、財(cái)、物的集中管理、有效的信息化支持為核心，全面提高后臺(tái)管理水平，包括人事管理、信息技術(shù)管理、OA 綜合管理。外圍支持層：支持財(cái)務(wù)共享中心的外部系統(tǒng)必須具備靈活的接口、高集成度、系統(tǒng)化的運(yùn)行機(jī)制［1］。

二、科研事業(yè)單位實(shí)施財(cái)務(wù)共享中心的重要意義

一是有助于提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理效率?？茖W(xué)研究的重點(diǎn)是對(duì)資金的統(tǒng)籌管理，研究經(jīng)費(fèi)的使用和審批都要嚴(yán)格按數(shù)額進(jìn)行，并按數(shù)額大小進(jìn)行層級(jí)審核。在審批過程中，需要大量的原始文件流通，并由獨(dú)立人員負(fù)責(zé)收集、傳遞和整理。在建立了財(cái)務(wù)共享中心之后，大多數(shù)紙質(zhì)文件的批文都被取消了，各級(jí)別的審批主管可以隨時(shí)關(guān)注需要審核的項(xiàng)目和金額。這種方式極大地提升了科研資金的利用率，節(jié)約了資金審批過程中不必要的環(huán)節(jié)，提高了審批效率。

二是有助于監(jiān)控經(jīng)費(fèi)審批進(jìn)度。作為科研資金的直接負(fù)責(zé)人，研究室人員對(duì)資金的審批是最為關(guān)注的。在傳統(tǒng)的管理模式下，研究人員把所有的紙質(zhì)文檔都交給專人來審核，這樣做會(huì)導(dǎo)致審批流轉(zhuǎn)后不能及時(shí)獲得來自各層級(jí)的反饋信息，尤其是在某一級(jí)別的審批者提出了否決的建議，或者還需要進(jìn)一步完善，科研人員無法第一時(shí)間了解到審批需求。而在“財(cái)務(wù)共享”的報(bào)銷體系中，以研究人員為申請(qǐng)人，填寫申請(qǐng)表后，各個(gè)級(jí)別的申請(qǐng)都會(huì)在共享中心系統(tǒng)中顯示出來，方便研究人員的日常工作調(diào)度。

三是有助于防范財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)?？蒲惺聵I(yè)單位內(nèi)部不同職能部門雖然都是以服務(wù)科研項(xiàng)目建立的職能部門，但各個(gè)部門的研究方向不同，而且各個(gè)部門相對(duì)獨(dú)立，因此單位內(nèi)部的準(zhǔn)則和制度在執(zhí)行上存在差異，這就導(dǎo)致總部?jī)?nèi)部的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)經(jīng)收集匯總后很難保證及時(shí)性、準(zhǔn)確性。而設(shè)立財(cái)務(wù)共享中心，則是為了使財(cái)務(wù)管理規(guī)范化、整合化、統(tǒng)一化，實(shí)行統(tǒng)一的政策、多層次的監(jiān)督、規(guī)范運(yùn)作，使單位內(nèi)各部門的財(cái)務(wù)狀況達(dá)到均衡，保證各部門的財(cái)務(wù)成果具有可比性和可信度，從而提高財(cái)務(wù)管理的風(fēng)險(xiǎn)防范能力，達(dá)到資源的統(tǒng)籌分配。

四是有助于實(shí)現(xiàn)憑證的無紙化?？蒲惺聵I(yè)單位的科研項(xiàng)目往往不是一朝一夕就能完成的，如科研經(jīng)費(fèi)的撥付、科研設(shè)備的建設(shè)，都是分步驟循序漸進(jìn)的，與之相適應(yīng)的原始憑證，如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工結(jié)算等，數(shù)量龐大，內(nèi)容復(fù)雜。通過建立財(cái)務(wù)共用服務(wù)中心，可以通過記賬憑證，將原始憑證的圖像信息精確定位，直觀、明了地反映在系統(tǒng)上，還可以將需要取樣的原始賬本打印存檔，從而大大改善了財(cái)務(wù)管理的無紙化。

五是有助于保障信息安全。核算的基本原理之一就是要確保資料的真實(shí)性和可靠性，而“財(cái)務(wù)共享中心”的流程設(shè)計(jì)正是對(duì)以上原則的有力保障。從提交研究人員的項(xiàng)目申報(bào)，到財(cái)務(wù)人員的收單和初審，二級(jí)財(cái)務(wù)人員的審核，各相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人的審核，最后的等待和制單，不允許越級(jí)審核和替換審核，要做到整個(gè)流程全程記錄。尤其是當(dāng)研究人員的申請(qǐng)需求發(fā)生了變化，需要更改的時(shí)候，共享中心會(huì)將修改的細(xì)節(jié)記錄下來，確保所有的修改、審核、結(jié)單細(xì)節(jié)都能被記錄下來，保障信息安全有效［2］。

三、現(xiàn)階段科研事業(yè)單位在財(cái)務(wù)共享中心實(shí)施中存在的問題

一是財(cái)務(wù)共享中心缺乏相應(yīng)的科研資金信息?？蒲惺聵I(yè)單位的性質(zhì)決定了它在核算時(shí)必須對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行有效地選擇，而財(cái)務(wù)共享中心財(cái)務(wù)人員對(duì)項(xiàng)目的預(yù)算、經(jīng)費(fèi)預(yù)算和分配卻未能了解全貌。一旦科研人員對(duì)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)前期的預(yù)算工作做不到位，導(dǎo)致項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算不足，就會(huì)造成項(xiàng)目叫停，后期科研人員要與財(cái)務(wù)共享中心人員進(jìn)行多次溝通，占用大量時(shí)間。這極大地增加了財(cái)務(wù)處理時(shí)間成本，將直接影響科研事業(yè)單位對(duì)項(xiàng)目科研資金的使用效果［3］。

二是財(cái)務(wù)共享中心缺乏有效的信息溝通方式?？蒲惺聵I(yè)單位的項(xiàng)目管理人員與財(cái)務(wù)共享中心人員之間并未建立高效的溝通橋梁，僅僅通過電話郵件等原始通訊方式，項(xiàng)目資料財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)需要安全的環(huán)境進(jìn)行交流，基礎(chǔ)的通訊方式流通重要數(shù)據(jù)和信息，難以保障其流通中的安全性。此外，雙方通過核算之后，無法及時(shí)有效地反饋信息，也不能第一時(shí)間進(jìn)行查詢，項(xiàng)目管理人員若要查詢數(shù)據(jù)，需要按照申請(qǐng)編號(hào)，逐一分類查詢，無形中加大了財(cái)務(wù)人員的工作內(nèi)容。

三是財(cái)務(wù)共享中心的初期資料輸入存在困難。目前，我國(guó)還沒有全社會(huì)的信息無紙化工作，因此科研事業(yè)單位的外部有關(guān)部門大多采用紙質(zhì)的發(fā)票。財(cái)務(wù)共享中心是以原始憑證的影像資料為依據(jù)進(jìn)行業(yè)務(wù)核算的，有些業(yè)務(wù)的發(fā)票數(shù)額較大，造成了影像資料的掃描時(shí)間成本較高，環(huán)節(jié)復(fù)雜。

四是財(cái)務(wù)共享中心的設(shè)計(jì)存在缺陷。當(dāng)前，我國(guó)許多科研事業(yè)單位在建立財(cái)務(wù)共享中心的過程中仍存在問題。一方面，財(cái)務(wù)費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)、財(cái)務(wù)自助服務(wù)系統(tǒng)及財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)這三大財(cái)務(wù)服務(wù)板塊之間的信息并未做到即時(shí)同步，這將影響到后續(xù)的核算工作。另一方面，大量無效、過期的科研項(xiàng)目申請(qǐng)表，系統(tǒng)無法做到定期自行清理、刪除，導(dǎo)致了系統(tǒng)資源的無效使用和浪費(fèi)。一旦網(wǎng)絡(luò)發(fā)生故障，很可能會(huì)因數(shù)據(jù)的中斷而導(dǎo)致部分丟失，從而對(duì)工作產(chǎn)生潛在的威脅。

四、推進(jìn)科研事業(yè)單位財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)的對(duì)策建議

（一）加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算與核算

首先，在項(xiàng)目立項(xiàng)之初，要做到切合實(shí)際，科學(xué)地制定科研項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)，盡可能地包括在項(xiàng)目所涉范圍之內(nèi)的一切合理開支和資金開支。其次，實(shí)施獨(dú)立的科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，提出以科研項(xiàng)目為基礎(chǔ)進(jìn)行獨(dú)立研究的方法，不能從人員配置的角度來考慮，尤其是不能由于所屬同一單位，而進(jìn)行各科室研究項(xiàng)目合并核算。最后，對(duì)獨(dú)立研究項(xiàng)目進(jìn)行詳細(xì)管理，符合資本化條件的經(jīng)費(fèi)不能作為成本核算，屬于經(jīng)常性項(xiàng)目的科研經(jīng)費(fèi)也不能列入專項(xiàng)費(fèi)用［4］。

（二）加強(qiáng)信息的收集與溝通

科研事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)為項(xiàng)目研究部門、共用財(cái)務(wù)服務(wù)中心的人員提供專門的聯(lián)絡(luò)方式，做到有記錄、有查詢。科研機(jī)構(gòu)與財(cái)會(huì)共享服務(wù)中心人員之間的交流，可劃分為日常事務(wù)交流與特定事務(wù)交流。如賬戶的應(yīng)用、賬號(hào)的列示等都屬于日常交流的范疇，可以在“財(cái)務(wù)共享”的報(bào)銷系統(tǒng)中將其列為“待辦”和“已辦”；比如，資金的資本化、費(fèi)用化、科研項(xiàng)目的資金支出等，屬于特殊情況下的交流，可以列入財(cái)務(wù)共享費(fèi)用的報(bào)銷系統(tǒng)中。同時(shí)要為滿足不同的查詢需求，如申請(qǐng)人、金額、初審和后審時(shí)間、供應(yīng)商名稱等，提供多種條件的查詢。

（三）推進(jìn)資料的無紙化管理

按照我國(guó)財(cái)政最新發(fā)布的《企業(yè)會(huì)計(jì)信息化工作規(guī)范》的制度，加之科研事業(yè)單位業(yè)務(wù)流程的特殊原則，對(duì)年度或一年只進(jìn)行一次的業(yè)務(wù)，原始憑證需妥善保存與掃描，做好登記流程，以便于后期快速查詢。但對(duì)于具有規(guī)律性的業(yè)務(wù)，原始憑證數(shù)量繁雜，進(jìn)行核算工作時(shí)，可以與業(yè)務(wù)單位商議，以影像資料作為保存依據(jù)，既能優(yōu)化核算業(yè)務(wù)流程，減少掃描工作，也能節(jié)約財(cái)務(wù)資源［5］。

（四）完善財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)的流程

在我國(guó)制度改革過程中，財(cái)務(wù)共享中心的建設(shè)是一個(gè)關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，在實(shí)踐中逐步擴(kuò)大，在試點(diǎn)過程中得到反饋，同時(shí)也在積極地進(jìn)行調(diào)整，以應(yīng)對(duì)不同部門的問題。如財(cái)務(wù)共享中心與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的資訊更新不能完全同步，則應(yīng)將其提升至最高級(jí)別，以最快的速度處理。

（五）推進(jìn)共享中心與業(yè)財(cái)融合業(yè)務(wù)建設(shè)

管理者必須對(duì)業(yè)財(cái)工作的內(nèi)涵有所了解，才能制訂出一套科學(xué)、合理的管理體系。因此，科研事業(yè)單位主管系統(tǒng)的工作人員，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)單位的經(jīng)營(yíng)與財(cái)務(wù)工作的認(rèn)識(shí)，并進(jìn)一步明確單位在推動(dòng)業(yè)財(cái)整合過程中應(yīng)注意的問題：工作模式的轉(zhuǎn)變、人員配置變化，以及在實(shí)際工作中需要完成的具體工作。另外，科研事業(yè)單位通過引進(jìn)專業(yè)的，具有修訂財(cái)務(wù)共享中心制度經(jīng)驗(yàn)的人才，建立一套科學(xué)、系統(tǒng)、合理的管理體系，用于推進(jìn)共享中心與業(yè)財(cái)融合業(yè)務(wù)建設(shè)，或可參考有經(jīng)驗(yàn)的單位所采用的“業(yè)財(cái)一體化”經(jīng)營(yíng)模式，吸取其制度優(yōu)勢(shì)，并結(jié)合本單位的實(shí)際，不斷地進(jìn)行改進(jìn)，制定出一套既適用于財(cái)務(wù)部門，又適用于業(yè)務(wù)部門的集成制度。同時(shí)單位管理人員要做好制度執(zhí)行反饋，要讓職能人員了解到新制度的權(quán)責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行制度，標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行相關(guān)工作，使財(cái)務(wù)共享中心更好地提供服務(wù)。單位要及時(shí)對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，并按部門為主體組織員工進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和了解，明確各方面的規(guī)定，落實(shí)責(zé)任，減少或杜絕員工違規(guī)行為，真正實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)一體化工作有序開展。在實(shí)施新的制度時(shí)，單位實(shí)行人員、財(cái)務(wù)人員應(yīng)積極地向管理層提供意見，使其更好地發(fā)揮功能，并讓管理者和員工都能參與到制定和實(shí)施的全過程［6］。

五、結(jié)語

總之，財(cái)務(wù)共享中心助力于科研事業(yè)單位財(cái)務(wù)人員從繁瑣復(fù)雜的工作中解脫出來，與此同時(shí)，也為財(cái)務(wù)人員提出了新要求，要求財(cái)務(wù)人員在基本財(cái)務(wù)核算工作的基礎(chǔ)上，對(duì)科研項(xiàng)目資金預(yù)算與管理狀況做出具體的反饋與監(jiān)督，加深財(cái)務(wù)人員融入科研事業(yè)單位業(yè)財(cái)融合一體化進(jìn)程中，創(chuàng)建金融共享服務(wù)中心，將已有金融資源進(jìn)行整合，做好金融共享服務(wù)中心建設(shè)與優(yōu)化設(shè)計(jì)，為單位財(cái)務(wù)管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。