信息化背景下基于基層視角的高校教學(xué)管理工作研究與思考

鄭澤萍 陳東岳

（東北大學(xué) 信息科學(xué)與工程學(xué)院，遼寧 沈陽 110167）

人才培養(yǎng)是高等教育的基本職能之一，而教學(xué)則是人才培養(yǎng)的中心工作。為服務(wù)這項中心工作，國內(nèi)高校普遍設(shè)置專門的教學(xué)管理隊伍，一般包括教務(wù)處和二級學(xué)院的教學(xué)秘書等（以及少部分教師兼任職位）。這樣一支并不龐大的隊伍成為日常教學(xué)平穩(wěn)運行的保障機構(gòu)，也是開展教學(xué)活動和提升教學(xué)質(zhì)量不可或缺的專門行政工作機構(gòu)。他們的工作形成了高校整體教學(xué)工作的“枝干”，通過管理、服務(wù)、溝通、協(xié)調(diào)等方式架構(gòu)起教學(xué)運行的各個環(huán)節(jié)和流程，為一線教師的具體教學(xué)行為提供廣泛支撐。而在當前社會高速發(fā)展，信息化、智能化愈加發(fā)達的背景下，信息技術(shù)的運用極大提高了教學(xué)管理工作的效率，高校教學(xué)管理工作也由此面臨著各種機遇和挑戰(zhàn)。同時，作為有著十余年工作經(jīng)驗的基層教學(xué)管理人員，筆者從基層視角對當前高校教學(xué)管理工作也有不同的分析和見解。

一、高校教學(xué)管理全面信息化的背景

信息技術(shù)的高速發(fā)展影響著社會活動的方方面面，承擔(dān)龐大數(shù)據(jù)整合與處理任務(wù)的高校教學(xué)管理也不例外。

（一）數(shù)據(jù)處理的迫切需求

服務(wù)于教學(xué)過程的教學(xué)管理工作聯(lián)結(jié)了師生教工等人員數(shù)據(jù)、教室實驗室等空間數(shù)據(jù)、課程方案等無形數(shù)據(jù)，它們通過各類規(guī)范相互融合與影響，形成龐大的數(shù)據(jù)處理的需求。［1］同時，越來越多樣化的課堂形式以及愈加豐富的教學(xué)內(nèi)容，也顯示出信息化在教學(xué)管理中的重要性和必要性。

（二）手段創(chuàng)新的必然趨勢

從時間跨度來看，高校教學(xué)管理工作的信息化起步并不晚，只是初始階段涉及的業(yè)務(wù)范圍并不廣泛。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展之初，多數(shù)高校已經(jīng)啟用了單機版的教學(xué)管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了完全人工化到智能化的初步跨越。隨著數(shù)據(jù)處理尤其是數(shù)據(jù)集成相關(guān)需求的持續(xù)增長，能夠支持協(xié)同處理的網(wǎng)頁版系統(tǒng)陸續(xù)出現(xiàn)。這體現(xiàn)了信息化手段的創(chuàng)新發(fā)展，也為后續(xù)趨勢提供了更廣闊的可能性。

（三）規(guī)范管理的必需保障

電腦計算替代人腦計算、數(shù)字存儲替代紙質(zhì)存儲、網(wǎng)絡(luò)連接縮小地域差距等變化使得教育的規(guī)范化要求逐年提高，而規(guī)范化的前提是數(shù)據(jù)的準確，最大限度實現(xiàn)數(shù)據(jù)準確的信息化成為教育規(guī)范化管理的必備保障。

二、信息化背景下高校教學(xué)管理工作的現(xiàn)狀

越來越多的高校管理者認識到教學(xué)教務(wù)工作中信息技術(shù)的重要性，現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)處理技術(shù)和教學(xué)管理模式也越來越廣泛地應(yīng)用到教學(xué)管理中，從而使教學(xué)管理人員有了更高的工作效率和工作質(zhì)量。［2］如在統(tǒng)計教師工作量、學(xué)生績點、課程數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)計算比人工計算更加精準便捷；面對龐大的排課數(shù)量和需求，系統(tǒng)能夠根據(jù)諸項條件格式進行一鍵化處理，大大提高了工作的準確性和規(guī)范性。然而，信息技術(shù)利用不充分、不通暢也是目前階段不能回避的問題，這使得高校的教學(xué)管理工作需要同時依靠信息技術(shù)和人工處理，尤其是教學(xué)運行中在非標準化環(huán)節(jié)產(chǎn)生的各類特殊情況，依然需要全人工處理。

（一）教學(xué)管理人員參與信息化建設(shè)的專業(yè)性和前瞻性不夠

在實際工作中，各高校普遍將教務(wù)信息化建設(shè)的具體工作外包給乙方，這給負責(zé)需求對接的高校人員提出了相當高的信息化知識水平和業(yè)務(wù)水平要求。但就目前來看，大多數(shù)高校的教學(xué)管理人員都來自不同專業(yè)背景不同學(xué)歷層次，對相關(guān)知識、能力的儲備和認識存在參差不齊的情況。［3］而在當前的高校管理模式中，教學(xué)管理人員的工作性質(zhì)和職業(yè)發(fā)展的限制又難以吸引高水平專業(yè)人才，這使得教學(xué)信息化在基層學(xué)院的應(yīng)用實效嚴重受限。

教學(xué)管理信息化的目標是服務(wù)師生、提高教學(xué)管理工作效率，系統(tǒng)的設(shè)計和架構(gòu)要切實符合實際應(yīng)用的需要，這需要嚴密精細的需求設(shè)計與分析。在信息化高速發(fā)展的背景下，需求設(shè)計的前瞻性非常重要，而很多高校往往為了信息化建設(shè)的總體口號或者形式目標，只注重系統(tǒng)計劃的模塊結(jié)構(gòu)。在業(yè)務(wù)信息化的具體過程中，負責(zé)對接的教學(xué)管理人員大多陷于瑣碎的基礎(chǔ)工作，缺少對教學(xué)工作未來發(fā)展的前瞻性思考，很難對信息化模塊的功能和業(yè)務(wù)給出可持續(xù)發(fā)展的合理建議，從而造成教學(xué)信息化系統(tǒng)建設(shè)滯后于實際教學(xué)管理需求的不利局面。

（二）信息化系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程設(shè)置不規(guī)范

高校教學(xué)管理工作的規(guī)章制度較多，涵蓋了教學(xué)運行、教學(xué)研究、學(xué)籍管理等各種方面。但是一般來說，這些制度大多屬于“粗框”設(shè)計，重點著眼于管理過程的“主干”“粗枝”，對制度規(guī)定涉及的“末梢”環(huán)節(jié)等細節(jié)梳理不夠，而這些細節(jié)往往是業(yè)務(wù)辦理過程中的瓶頸，也是最容易出現(xiàn)失誤的地方。從信息化系統(tǒng)建設(shè)的過程來看，出現(xiàn)“末梢”問題的主要原因在于業(yè)務(wù)梳理體系化、系統(tǒng)開發(fā)“下沉”的滯后。業(yè)務(wù)對接人員對特殊情況的分析不充分造成需求征集的先天不足，同時，受時間、人員身份等的限制，系統(tǒng)開發(fā)人員嚴重缺少對具體業(yè)務(wù)細節(jié)的參與，只能機械地完成表面需求，無法提出合理化的改進建議。

以上問題反映到具體的建設(shè)層面，即是系統(tǒng)設(shè)計者無從下手便不下手，具體使用者只能啟用“人腦”加“爛筆頭”。表面上似乎也沒有影響正常工作運行，但此類情況的積少成多勢必造成人員精力的無意義消耗。

（三）對一線師生使用信息化系統(tǒng)的引導(dǎo)和推廣缺乏保障機制

簡單來說，教學(xué)運行的完整流程是計劃制定—任務(wù)落實—學(xué)生選課—教師上課—學(xué)分計算—畢業(yè)審核。信息化系統(tǒng)對計劃的設(shè)計和設(shè)置往往是規(guī)范的，通過計劃下達的教學(xué)任務(wù)也是準確的，但是在教師執(zhí)行和學(xué)生選擇的環(huán)節(jié)往往容易出現(xiàn)紕漏。這就要歸因于師生信息化觀念更新不夠，以及相應(yīng)的評價機制不夠健全。

一方面，系統(tǒng)維護和完善的效率與實際需求的匹配度不夠，一定程度上限制了系統(tǒng)使用的廣度和深度，也影響了師生的體驗感和重視度。［4］另一方面，教學(xué)管理層面并沒有對系統(tǒng)使用進行系統(tǒng)化和規(guī)范化的規(guī)定和要求，缺少工作效率和便捷度的客觀激勵。最重要的一點，信息化建設(shè)的總體設(shè)計中缺少一線師生的反饋與評價機制。一般來說，系統(tǒng)規(guī)劃與建設(shè)會重點征集教學(xué)管理關(guān)鍵節(jié)點的需求，但是對一線師生的使用需求考慮并不夠，尤其缺少對系統(tǒng)建設(shè)的意見收集和反饋機制。以上種種難免造成師生對系統(tǒng)使用的重視不夠，基層工作者要處理大量的師生問詢，形成資源浪費、工作重復(fù)卻缺少成效的局面。

（四）信息化建設(shè)與基層教學(xué)秘書的個人發(fā)展缺少有機聯(lián)系

從客觀角度看，與專任教師及輔導(dǎo)員相比，教學(xué)秘書的崗位普遍存在事務(wù)性工作碎片化、重要性強卻缺乏關(guān)注度的狀況，同時也缺少針對性的培訓(xùn)交流機會和能力提升機會，造成了相當程度的廣泛性的職業(yè)倦怠的現(xiàn)狀。［5］同時，在信息化建設(shè)過程中，系統(tǒng)功能的完善度不夠造成基層工作量不但沒有減少，反而增加了大量的答疑解惑和無意義的返工。這種現(xiàn)象又在一定程度上加重了教學(xué)秘書職業(yè)倦怠中的抵觸心理。

信息化建設(shè)，尤其是教學(xué)管理信息化建設(shè)的目標是疏通工作環(huán)節(jié)、提高工作效率、落實工作規(guī)范，從而提升整體水平，助力教育發(fā)展。教學(xué)秘書作為實際工作中信息化使用最基礎(chǔ)最廣泛的基層群體，其職業(yè)倦怠勢必影響到信息化建設(shè)的終端落實效果。

信息化建設(shè)與基層教學(xué)秘書的個人發(fā)展二者之間沒有形成有機的良性聯(lián)動，反而在一定程度上造成了互相影響和制約的局面。

三、信息化背景下促進高校教學(xué)管理工作良性發(fā)展的路徑分析

在日常教學(xué)中，教學(xué)運行管理的基本點落于全校協(xié)同，上下協(xié)調(diào)，嚴格執(zhí)行教學(xué)規(guī)范和各項制度，保持教學(xué)工作穩(wěn)定運行，保證教學(xué)質(zhì)量。在保證教學(xué)質(zhì)量的中心任務(wù)要求下，高校教學(xué)管理應(yīng)針對目前發(fā)展中存在的問題，開展制度改進、隊伍優(yōu)化、細節(jié)完善等工作。

（一）加強教學(xué)管理人才隊伍建設(shè)，提高管理人員的專業(yè)化水平

高等學(xué)校教學(xué)管理要點中提出，要根據(jù)不同崗位的需要，建立一支專、兼職結(jié)合、素質(zhì)較高、相對穩(wěn)定的教學(xué)管理干部隊伍；要有計劃地安排教學(xué)管理干部的崗位培訓(xùn)和在職學(xué)習(xí)，掌握教學(xué)管理科學(xué)的基本理論和專門知識，提高管理素質(zhì)和水平；要結(jié)合工作實際，有組織地開展教育科學(xué)研究與試驗。這就要求高校要創(chuàng)造條件，促進國內(nèi)外高等學(xué)校教學(xué)管理人員間的相互考察、交流和研修，以便適應(yīng)管理科學(xué)化、現(xiàn)代化的要求。

信息化背景下，相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)顯得尤為重要，有效的、有針對性的培訓(xùn)能夠使管理人員具備較強的信息化管理能力，確保學(xué)校有序、和諧、高效地開展教學(xué)管理。在此基礎(chǔ)上，保持隊伍建設(shè)穩(wěn)定的同時應(yīng)出臺相關(guān)政策，鼓勵和鞭策教學(xué)管理人員為教學(xué)管理信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展做出努力，這是教務(wù)信息化建設(shè)后續(xù)擴展與延伸的一個重要舉措，甚至可以成為前期設(shè)計前瞻性不足的有效彌補。

（二）完善相關(guān)制度細節(jié)，提高教學(xué)管理的 “末梢”覆蓋

教務(wù)處等基層部門應(yīng)組織專門團隊負責(zé)制度“末梢”的梳理和優(yōu)化，摸清繁瑣的教務(wù)工作背后的線索，厘清教務(wù)工作制度體系及其相關(guān)聯(lián)的信息化建設(shè)中“可操作”“可擴展”“可優(yōu)化”“可摒棄”的各部分，從而為后續(xù)的制度落實和信息化建設(shè)夯實基礎(chǔ)。

信息化建設(shè)是目前多數(shù)高校整體規(guī)劃的重點部分，教學(xué)管理的信息化要在高校各部門、各層級中做好協(xié)調(diào)合作。［6］整個建設(shè)需要細節(jié)化的“微端”覆蓋，更需要部門和院系間的協(xié)同聯(lián)結(jié)。事實上，各部門之間的工作業(yè)務(wù)本就是相關(guān)影響和制約的，只有各部門協(xié)調(diào)有力、整齊“向心”，才能實現(xiàn)多贏局面并促進整體發(fā)展。如果因為眼下業(yè)務(wù)的不相關(guān)而不溝通甚至回避溝通，將會對教學(xué)管理乃至高校的整體發(fā)展產(chǎn)生不良影響，是本末倒置的行為。

制度的制定和細節(jié)設(shè)計離不開基層人員的工作經(jīng)驗與體會。因此，制度設(shè)計者應(yīng)時刻保持與基層的全方位聯(lián)系，了解他們的建設(shè)訴求和工作中遇到的棘手問題，必要時可通過座談會、意見征集活動等“頭腦風(fēng)暴”的方式找到解決問題的辦法。

（三）加強師生觀念上的重視程度，完善師生端的評價機制

前文提到，師生對信息化建設(shè)的相關(guān)計劃、政策、流程和系統(tǒng)使用等不夠了解，一是觀念上不重視，形式上“兜底”；二是反饋與評價機制不健全。

觀念問題往往來自于長久的習(xí)慣，要讓師生重視對教學(xué)系統(tǒng)的了解使用，就需要從根源上處理。對教師，可在青年教師入職培訓(xùn)中加入教學(xué)政策方面的培訓(xùn)和考核內(nèi)容，引導(dǎo)其充分了解基本教學(xué)要求，將教學(xué)運行和系統(tǒng)操作中的概念分辨清楚。同時，對青年教師提出充分的系統(tǒng)實踐要求，使信息化手段的使用觀念在頭腦中形成慣性；對學(xué)生，在入學(xué)教育階段就要充分強調(diào)教學(xué)計劃執(zhí)行和系統(tǒng)準確操作的重要性。建議在大一階段設(shè)置關(guān)于教學(xué)計劃、系統(tǒng)操作等方面的課程，獨立開課有困難的高?？梢栽谌雽W(xué)教育中加入相關(guān)內(nèi)容。這就要求教學(xué)管理部門與學(xué)生管理部門打破業(yè)務(wù)壁壘，相互配合，促進管理效果最大化。

另外，切實加強信息化建設(shè)過程中面向一線師生的評價和反饋機制。［7］建議根據(jù)理論、實驗等的不同需求，按學(xué)科分類，對教師和學(xué)生有針對性地設(shè)計有效的評價體系，比如從學(xué)籍管理、考試考務(wù)、教學(xué)計劃、教學(xué)研究等方面分類設(shè)計不同的評價與反饋渠道，達到信息化建設(shè)有針對性的、可持續(xù)性的提升，打造全方位、立體化的教學(xué)管理模式。

（四）明確工作規(guī)范，消除職業(yè)倦怠，實現(xiàn)基層隊伍素質(zhì)提升與信息化建設(shè)的“雙向促進”

頂層設(shè)計合理、規(guī)章制度健全、流程環(huán)節(jié)優(yōu)化等目標的達成，需要基層教學(xué)秘書的嚴密落實。因此，有效提升基層群體的職業(yè)歸屬感和工作成就感是打通信息化建設(shè)“最后一公里”的重要任務(wù)。

首先，要明確工作規(guī)范，設(shè)置清晰的工作考核指標點，在信息化建設(shè)中完善對教學(xué)秘書工作成果的科學(xué)考核制度。教學(xué)秘書的工作表面上是“上傳”“下達”，但是實際中更多的是“落實”“協(xié)調(diào)”，往往會涉及更多的細節(jié)。這就要求教學(xué)秘書在教學(xué)管理涉及的工作范圍內(nèi)，充分利用信息技術(shù)的標準化功能，明確每項工作的細枝末節(jié)，全面優(yōu)化工作及考核指標點。

其次，要疏通職業(yè)發(fā)展前景，開辟教學(xué)管理人員的專門晉升渠道，仿照輔導(dǎo)員或者專任教師的晉升路徑打造單獨發(fā)展體系。［8］但基于實際工作的體量和機制，面對高校行政各類群體的需求，筆者認為這是一條理想但缺少操作性的建議。實際操作中，不如真正厘清行政部門間的工作阻礙，最大限度地打通各部門的交流通道，通過上下輪崗、平行溝通、適度進行人事放開等措施來形成整個行政隊伍的良性循環(huán)，從基礎(chǔ)層面最大限度地減少甚至消除教學(xué)秘書的職業(yè)倦怠。

最后，要利用信息化建設(shè)實現(xiàn)“雙向促進”。教學(xué)秘書的工作處于教學(xué)管理環(huán)節(jié)的最終端，也是覆蓋最廣的節(jié)點。這一終端的使用體驗和需求尤其重要，信息化建設(shè)的全過程應(yīng)重點對教秘端的反饋信息及時處理，從而最大限度地完善操作體驗，提高工作效率，進而節(jié)省人力、物力等資源，為教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)能力提升提供可能。教學(xué)秘書水平的提升和認知的開闊又可從基層角度反作用于信息化建設(shè)的細節(jié)完善，達到“雙向促進”的效果。

四、結(jié)語

高等教育的教學(xué)管理工作要不斷優(yōu)化內(nèi)部管理模式與結(jié)構(gòu)，遵循循序漸進的發(fā)展規(guī)律，完善當前的管理理念與工作體系。從頂層設(shè)計到基層落實，從規(guī)章制度到流程細節(jié)，從管理隊伍到一線師生，都要進行有效的梳理協(xié)調(diào)，形成教育發(fā)展的合力，作用于具體部門及具體業(yè)務(wù)中，實現(xiàn)牢固、切實發(fā)展。各高校更要從實際出發(fā)，充分認識到自身的短板，不僅要利用完善的信息技術(shù)，也要充分吸收其他高校的優(yōu)秀做法與理念，持續(xù)完善自身教學(xué)管理工作，更好地為人才培養(yǎng)、社會發(fā)展和國力提升服務(wù)。