關(guān)于優(yōu)化醫(yī)院科研檔案管理及開(kāi)發(fā)利用的思考

吳玉萍　林凱航　廖寶劍

摘 要：醫(yī)院科研檔案記錄了醫(yī)學(xué)科研活動(dòng)的過(guò)程，對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生技術(shù)的發(fā)展具有重要意義。通過(guò)分析廣東某三甲醫(yī)院的科研檔案管理情況，探討優(yōu)化科研檔案管理方法，并提出幾點(diǎn)提升科研檔案開(kāi)發(fā)利用率的對(duì)策，希望能為醫(yī)院檔案管理提供新的思路。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院科研檔案；檔案管理；開(kāi)發(fā)利用

醫(yī)院科研檔案是對(duì)醫(yī)院科研成果的存儲(chǔ)，但不少醫(yī)院由于未意識(shí)到科研檔案的重要價(jià)值，對(duì)科研檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致科研檔案管理不規(guī)范，進(jìn)而影響檔案的開(kāi)發(fā)利用。如何科學(xué)管理并充分開(kāi)發(fā)、利用檔案，是醫(yī)院科研檔案管理工作中需要解決的問(wèn)題。

一、研究對(duì)象與方法

1.研究對(duì)象

選取2018年～2022年完成結(jié)題驗(yàn)收立卷歸檔的科研項(xiàng)目，項(xiàng)目主要來(lái)源于國(guó)家自然科學(xué)基金委、廣東省基金委、廣東省衛(wèi)健委、廣東省中醫(yī)藥局和清遠(yuǎn)市科技局。對(duì)立卷歸檔科研項(xiàng)目展開(kāi)整理分析，將各項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)的科技成果納入分析，包括論文、專(zhuān)利、獎(jiǎng)勵(lì)和培養(yǎng)人才等。其中，論文是指第一完成人或者其他完成人以第一作者或者通訊作者發(fā)表的與項(xiàng)目研究相關(guān)論文，專(zhuān)利是指以第一完成人或者其他完成人申請(qǐng)并授權(quán)的與項(xiàng)目研究相關(guān)的專(zhuān)利。科技成果獎(jiǎng)勵(lì)是指第一完成人或者其他完成人，取得的國(guó)家級(jí)、省部級(jí)及市級(jí)頒發(fā)的科技獎(jiǎng)項(xiàng)。培養(yǎng)人才是指第一完成人或其他完成人，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中實(shí)現(xiàn)學(xué)歷提升或者職稱(chēng)晉升以及對(duì)進(jìn)修生、在讀學(xué)生的培養(yǎng)。

2.研究方法

本研究采用回顧性分析方法，整理2018年～2022年度我院科研項(xiàng)目立項(xiàng)情況、科研成果產(chǎn)出情況，分析我院科研檔案利用情況，探討優(yōu)化科研檔案管理和檔案開(kāi)發(fā)利用的方法。

3.統(tǒng)計(jì)方法

采用Excel 2007 軟件對(duì)我院科研項(xiàng)目、科研成果以及立卷歸檔項(xiàng)目的成果展開(kāi)整理和分析，以描述性統(tǒng)計(jì)分析為主。

二、結(jié)果

1.2018年～2022年，全院科研項(xiàng)目立項(xiàng)情況

2018年～2022年，全院科研項(xiàng)目立項(xiàng)總數(shù)達(dá)405項(xiàng)，獲得資助總經(jīng)費(fèi)達(dá)1089.1萬(wàn)元。從近5年科研項(xiàng)目情況來(lái)看，全院立項(xiàng)總數(shù)有所減少，但是省部級(jí)及以上項(xiàng)目呈現(xiàn)逐年增長(zhǎng)的趨勢(shì)，獲資助科研經(jīng)費(fèi)也呈現(xiàn)逐年增長(zhǎng)的趨勢(shì)。（見(jiàn)表1、圖1）

2.2018年～2022年全院科研成果情況

2018年～2022年，全院共發(fā)表論文1659篇，其中SCI論文357篇、核心期刊論文283篇；共獲授權(quán)專(zhuān)利103項(xiàng)，其中發(fā)明專(zhuān)利1項(xiàng)，其他均為實(shí)用新型專(zhuān)利；獲得科技成果獎(jiǎng)10項(xiàng)，均為“創(chuàng)新清遠(yuǎn)”科技進(jìn)步獎(jiǎng)，其中一等獎(jiǎng)3項(xiàng)、二等獎(jiǎng)7項(xiàng)。（見(jiàn)表2）

3.2018年～2022年科研項(xiàng)目立卷歸檔現(xiàn)狀與成果產(chǎn)出情況

回顧性分析2018年～2022年全院完成結(jié)題驗(yàn)收立卷歸檔的科研項(xiàng)目情況發(fā)現(xiàn)，近5年歸檔項(xiàng)目共計(jì)280項(xiàng)，立項(xiàng)總金額為315.5萬(wàn)元。翻閱整理檔案資料顯示，近5年立卷歸檔項(xiàng)目共發(fā)表論文510篇，其中SCI論文67篇、核心期刊論文91篇，平均每個(gè)項(xiàng)目發(fā)表論文1.8篇；申請(qǐng)或授權(quán)專(zhuān)利18項(xiàng)，均為實(shí)用新型專(zhuān)利；培養(yǎng)人才90人，主要集中在人員職稱(chēng)晉升和學(xué)生培養(yǎng)方面。分析科研項(xiàng)目獲獎(jiǎng)情況發(fā)現(xiàn)，共計(jì)6項(xiàng)獲得“創(chuàng)新清遠(yuǎn)”科技進(jìn)步獎(jiǎng)，其中一等獎(jiǎng)1項(xiàng)，二等獎(jiǎng)5項(xiàng)。（見(jiàn)表3）

4.醫(yī)院科研成果轉(zhuǎn)化現(xiàn)狀

醫(yī)院近年授權(quán)專(zhuān)利逐年增多，但大部分沒(méi)有實(shí)現(xiàn)其價(jià)值的推廣應(yīng)用。目前，僅有1項(xiàng)實(shí)用新型專(zhuān)利實(shí)現(xiàn)成果轉(zhuǎn)化，采用技術(shù)轉(zhuǎn)讓的方式與企業(yè)簽署專(zhuān)利轉(zhuǎn)讓合同展開(kāi)轉(zhuǎn)化，由于醫(yī)院本身不具備生產(chǎn)和銷(xiāo)售的資質(zhì)和條件，采用該模式展開(kāi)轉(zhuǎn)化，后期還可以后續(xù)改進(jìn)本專(zhuān)利方案，可產(chǎn)生新的技術(shù)成果，合理體現(xiàn)各方的貢獻(xiàn)和利益，也為后期迭代研發(fā)提供保障。

三、結(jié)論

1.本院科研成果主要來(lái)源于研究者發(fā)起的研究

對(duì)比2018年～2022年，全院科研成果情況和結(jié)題立卷歸檔的科研項(xiàng)目成果情況，發(fā)現(xiàn)結(jié)題驗(yàn)收科研項(xiàng)目產(chǎn)生的論文、專(zhuān)利數(shù)量遠(yuǎn)少于同時(shí)間段全院的成果總量，說(shuō)明較多論文、專(zhuān)利成果是由研究者發(fā)起的研究所產(chǎn)生，并未獲得科研立項(xiàng)支持。

研究者發(fā)起的相關(guān)研究應(yīng)該可以成為醫(yī)院科研立項(xiàng)的潛在增長(zhǎng)點(diǎn)。一方面，申報(bào)者個(gè)人以這些成果作為前期研究基礎(chǔ)，爭(zhēng)取上級(jí)科研項(xiàng)目立項(xiàng)；另一方面，科研管理部門(mén)對(duì)醫(yī)院內(nèi)研究者所取得的成果展開(kāi)分析歸類(lèi)，把相同或相近領(lǐng)域、方向的成果整合，鼓勵(lì)科研人員發(fā)揮各自?xún)?yōu)勢(shì)，聯(lián)合申報(bào)項(xiàng)目，以提高立項(xiàng)通過(guò)率。

2.高水平科研成果較少，科研成果開(kāi)發(fā)利用率低

近幾年，全院省部級(jí)及以上科研項(xiàng)目立項(xiàng)數(shù)量逐年增多，發(fā)表的高質(zhì)量論文也逐年增多，但未有產(chǎn)出省級(jí)及以上科技獎(jiǎng)項(xiàng)。

分析其原因，主要有以下幾個(gè)方面：首先，各級(jí)科學(xué)技術(shù)獎(jiǎng)提名均要求申報(bào)獎(jiǎng)項(xiàng)所列的代表性論文（專(zhuān)著），應(yīng)在正式刊物公開(kāi)發(fā)表或出版2年以上、整體技術(shù)已實(shí)施應(yīng)用2年以上，而科研項(xiàng)目研究周期一般是3～4年，近幾年新立項(xiàng)的科研項(xiàng)目大多仍處于在研狀態(tài)，未有符合報(bào)獎(jiǎng)條件的科研成果；其次，高水平科研成果的產(chǎn)出一般需要較長(zhǎng)時(shí)間的積累，需要研究人員在某一領(lǐng)域或方向深耕，開(kāi)展延續(xù)性研究，而對(duì)于臨床一線醫(yī)務(wù)人員，除了臨床工作，還需要兼顧學(xué)生帶教等工作，科研工作時(shí)間有限，對(duì)成果產(chǎn)出效率和質(zhì)量都會(huì)產(chǎn)生一定的影響；最后，單個(gè)科研課題所產(chǎn)生的成果用于申報(bào)省級(jí)及以上科技獎(jiǎng)項(xiàng)往往過(guò)于單薄，如果能通過(guò)單位統(tǒng)籌，整合相同研究方向的相關(guān)成果共同申報(bào)獎(jiǎng)項(xiàng)，將可較大程度提升科研成果開(kāi)發(fā)利用率，提高獲獎(jiǎng)概率。

四、討論

1.優(yōu)化醫(yī)院科研檔案管理的方法

（1）完善科研檔案管理制度體系

制度體系建設(shè)是檔案管理工作的基礎(chǔ)，健全的制度對(duì)于提升工作效率、提高管理水平具有重要意義。因此，在優(yōu)化醫(yī)院科研檔案管理過(guò)程中要制定可操作性強(qiáng)的管理制度，明確歸檔的責(zé)任主體，確定歸檔范圍，細(xì)化檔案整理、保管和利用等要求，以確保檔案收集完整、開(kāi)發(fā)利用程序完善，為規(guī)范化管理提供基礎(chǔ)保障。

（2）提升科研檔案管理人員素養(yǎng)

有些醫(yī)院沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的科研檔案管理崗位，相關(guān)的檔案管理工作一般由科研管理人員兼職，科管人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)學(xué)習(xí)，對(duì)科研檔案的專(zhuān)業(yè)知識(shí)相對(duì)匱乏，導(dǎo)致在檔案整理方面容易出現(xiàn)偏差，影響科研檔案歸檔材料的質(zhì)量和系統(tǒng)性。因此，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)，提升科研檔案管理專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。比如，積極參加各級(jí)檔案學(xué)會(huì)舉辦的培訓(xùn)會(huì)議，了解科研檔案管理方面最新發(fā)展；加大宣傳能力培訓(xùn)，增強(qiáng)宣傳意識(shí)，成為醫(yī)院科研檔案的優(yōu)秀宣傳者；每年考核科研檔案管理人員，督促其自覺(jué)學(xué)習(xí)，及時(shí)更新管理知識(shí)，提高管理質(zhì)量。

（3）加大對(duì)科研檔案的宣傳力度

很多科研人員對(duì)科研檔案并不了解，不知道科研檔案包括哪些材料、科研檔案有什么作用、如何立卷歸檔等。醫(yī)院可以在組織學(xué)術(shù)沙龍、科研項(xiàng)目申報(bào)培訓(xùn)等活動(dòng)中增加科研檔案相關(guān)內(nèi)容，使科研人員在潛移默化中增強(qiáng)檔案意識(shí)，了解科研檔案的重要意義。另外，可以把科研檔案歸檔流程、歸檔要求、查閱程序等以圖表、問(wèn)答形式做成宣傳小冊(cè)，讓科研人員一目了然，對(duì)科研檔案形成具象認(rèn)識(shí)?？蒲腥藛T的科研檔案意識(shí)增強(qiáng)，不僅可以減少歸檔不及時(shí)、材料不完整等情況，還可以使檔案管理程序更加規(guī)范。

2.提高科研檔案開(kāi)發(fā)利用率的對(duì)策

（1）提升科研檔案管理人員數(shù)據(jù)整合分析能力

科研檔案是科學(xué)技術(shù)資源的一種儲(chǔ)備，其保存的最終目的是開(kāi)發(fā)利用。醫(yī)院科研檔案只有轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，實(shí)現(xiàn)臨床應(yīng)用，才能發(fā)揮其價(jià)值作用，推動(dòng)醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展。檔案利用大多是由科研人員提出需求，檔案管理人員協(xié)助整理，管理人員對(duì)檔案資源數(shù)據(jù)的敏感度和整合分析水平的高低，將對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)利用產(chǎn)生重要的影響。因此，對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)，除了更新管理知識(shí)、提升管理能力，還應(yīng)加強(qiáng)信息檢索、數(shù)據(jù)整合與分析、知識(shí)挖掘等技術(shù)的培訓(xùn)，以滿(mǎn)足科研檔案的利用需求，實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用。

（2）加快科研信息管理系統(tǒng)建設(shè)

隨著信息技術(shù)發(fā)展，很多單位引入了科研信息管理系統(tǒng)，但大多因?yàn)榻ㄔO(shè)不完善，與其他系統(tǒng)對(duì)接困難，甚至成為孤島系統(tǒng)，極大限制了其應(yīng)用。醫(yī)院應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)科研信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，加快實(shí)現(xiàn)與本單位人力資源管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等的對(duì)接，完善各模塊功能。尤其需要完善跟人力資源管理系統(tǒng)的對(duì)接，醫(yī)院人員流動(dòng)性比較大，除了人員新進(jìn)、離職，還有人員科室調(diào)動(dòng)、職稱(chēng)變化和學(xué)歷變化等情況。如果人員科室變動(dòng)或基本信息變化，而科研信息管理系統(tǒng)未能及時(shí)調(diào)整，不僅會(huì)影響科研成果登記備案流程，降低工作效率，還會(huì)影響對(duì)院內(nèi)各科室科研成果的統(tǒng)計(jì)分析，影響醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)醫(yī)院總體科研情況的把握。成功實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)對(duì)接后，人員變動(dòng)和人員信息變化都可以在科研信息管理系統(tǒng)中同步更新，將更好地發(fā)揮系統(tǒng)功能，既能提高相關(guān)成果數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析的準(zhǔn)確性，又能提高工作效率。

五、結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院科研檔案管理工作是醫(yī)院綜合檔案管理和科研管理的重要組成部分，需要醫(yī)院主管部門(mén)優(yōu)化科研檔案管理方法，提升管理質(zhì)量，提高科研檔案開(kāi)發(fā)利用率，更好地為醫(yī)院科研活動(dòng)服務(wù)，推動(dòng)醫(yī)院科技發(fā)展。

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作者單位：廣州醫(yī)科大學(xué)附屬第六醫(yī)院（清遠(yuǎn)市人民醫(yī)院）科研部

作者簡(jiǎn)介：吳玉萍（1987—），女，漢族，廣東清遠(yuǎn)人，碩士，研究實(shí)習(xí)員，研究方向：科研管理。