PDCA循環(huán)理論在醫(yī)院檔案管理中的運用研究

摘? 要：PDCA循環(huán)理論是成熟的管理學(xué)利用，對于探索在大數(shù)據(jù)背景下提升檔案管理水平具有重要理論意義。本文從該理論的特點和步驟出發(fā)，深入分析了PDCA循環(huán)理論視野下，醫(yī)院檔案管理存在的問題，并提出了可行性的路徑分析，以期為轉(zhuǎn)型時期的醫(yī)院檔案管理工作提供可借鑒的經(jīng)驗。

關(guān)鍵詞：PDCA循環(huán)理論；醫(yī)院檔案管理；實踐路徑

PDCA循環(huán)理論作為管理學(xué)中的經(jīng)典理論，廣泛應(yīng)用于各項管理實踐。在新一輪信息化浪潮下，醫(yī)院檔案管理進(jìn)入了新階段，把PDCA循環(huán)理論應(yīng)用于現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理實踐，能夠構(gòu)建現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化模式，提升檔案資源服務(wù)能力，展示檔案的獨特應(yīng)用價值。

1 PDCA循環(huán)理論概述

PDCA循環(huán)理論是美國管理科學(xué)家Walter A.Shewhart提出的著名管理理論，由管理學(xué)家戴明將其進(jìn)行推廣應(yīng)用，因此又被稱為“戴明環(huán)”。PDCA循環(huán)理論是“Plan（計劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查）、Dction（行動）”的簡寫[1]，雖然該理論字面意思較為簡單，但是作為循環(huán)理論，需要不斷地優(yōu)化各環(huán)節(jié)，進(jìn)行有目的和針對性的改進(jìn)，是符合認(rèn)識論的通用辦事程序。

1.1 PDCA循環(huán)理論的主要特點

PDCA循環(huán)理論的主要特點是完整性、統(tǒng)一性、連續(xù)性。在實際應(yīng)用中，PDCA循環(huán)理論的每一個環(huán)節(jié)都是一個整體，缺少任何一環(huán)都無法達(dá)到預(yù)期效果。同時，該理論的四個階段是對立統(tǒng)一的集合體，形成一個大環(huán)套小環(huán)，一環(huán)扣一環(huán)，互相制約，互為補充的有機整體。PDCA循環(huán)理論又是四個連續(xù)較強的整體，上一級的循環(huán)是下一級循環(huán)的依據(jù)，下一級的循環(huán)是上一級循環(huán)的落實和具體化。雖然PDCA循環(huán)是四個環(huán)節(jié)周而復(fù)始地輪轉(zhuǎn)[2]，但不是低水平重復(fù)，而是階梯式上升的過程，每一次循環(huán)都能解決問題，并創(chuàng)造新的經(jīng)驗和做法，推動管理質(zhì)量的不斷提升。

1.2 PDCA循環(huán)理論的八個步驟

PDCA的核心在“閉環(huán)”，就是要在不斷地循環(huán)往復(fù)中，螺旋式地提升，因此該理論每個環(huán)節(jié)都不能確實。P環(huán)節(jié)作為基礎(chǔ)項，主要囊括前四個步驟：一是找問題，通過分析現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)癥結(jié)所在；二是找原因，分析問題的影響因素；三是找要因，抓住事物發(fā)展中的主要矛盾；四是定計劃，根據(jù)矛盾的主要方面，設(shè)定發(fā)展目標(biāo)，制定可行性的計劃。D環(huán)節(jié)作為實施解決，主要包含第五步，既按照計劃加以實踐，嚴(yán)格按照流程操作，沒有遇到特殊情況，不得更改計劃。C環(huán)節(jié)是第六步檢查階段，按照計劃進(jìn)行檢查、驗證實踐效果，評估是否達(dá)到預(yù)期，如果沒有達(dá)到預(yù)期，就需要重新制定最佳的實施方案。A環(huán)節(jié)包括第七步和第八步，主要是標(biāo)準(zhǔn)化和問題總結(jié)，對已經(jīng)證明了的效果方案，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化固定下來；對于需要更改的措施和問題，進(jìn)行歸納總結(jié)，為下一輪PDCA循環(huán)理論提供依據(jù)。

2 PDCA循環(huán)理論視野下醫(yī)院檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理體制不夠順暢

根據(jù)《機關(guān)檔案管理規(guī)定》，機關(guān)應(yīng)該加強對檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)，確保上下貫通、執(zhí)行有力。從醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀來看，突出的問題是醫(yī)院各類檔案管理各行其是[3]，缺乏統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。

2.2 檔案門類發(fā)展不夠均衡

面向以服務(wù)人民群眾健康服務(wù)的指導(dǎo)宗旨，醫(yī)院病例檔案管理規(guī)范化、數(shù)據(jù)化、標(biāo)準(zhǔn)化程度高，比其他門類檔案數(shù)字化率高、規(guī)范程度高，其主要原因是病例檔案受關(guān)注高、關(guān)系醫(yī)院的長遠(yuǎn)發(fā)展和社會聲譽，其他檔案門類屬于醫(yī)院內(nèi)部管理，利用率較低，規(guī)范化要求不高。

2.3 檔案互聯(lián)互通困難重重

檔案綜合檔案和專業(yè)檔案互聯(lián)互通不夠通暢，各檔案系統(tǒng)基于專業(yè)化保密要求，搭建了不同的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，造成了各門類檔案都建立個性化的管理模式，不利于檔案工作的統(tǒng)一集中領(lǐng)導(dǎo)。病歷檔案涉及醫(yī)保報銷等涉及群眾切身利益的問題，但是這些政策大都存在于機關(guān)綜合檔案中，由于檔案信息互聯(lián)程度不夠，群眾報銷時需要重新提取文書檔案進(jìn)行佐證或查詢，降低工作效率。

2.4 檔案數(shù)據(jù)化程度不一

目前，大部分醫(yī)院的病例檔案已經(jīng)實現(xiàn)了存量電子化和增量數(shù)據(jù)化，為群眾和教學(xué)科研提供更為扎實的信息服務(wù)。但是，文書檔案、會計檔案、黨建檔案等綜合檔案數(shù)據(jù)化程度遠(yuǎn)低于病例檔案。筆者對某三甲醫(yī)院進(jìn)行了詳細(xì)調(diào)研，發(fā)現(xiàn)綜合檔案數(shù)字化率為61%，黨建檔案和存量文書檔案的數(shù)字化最低，僅為48%，而病例檔案的數(shù)字化率達(dá)到98%。

3 PDCA循環(huán)理論在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用路徑

3.1 計劃階段（Plan）

醫(yī)院檔案管理的頂層設(shè)計和實施計劃對于醫(yī)院檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度具有決定作用。因此，要全面分析檔案事業(yè)發(fā)展的方向和趨勢，制定可操作的政策規(guī)定。一是制定檔案管理規(guī)范。要根據(jù)《機關(guān)檔案工作規(guī)定》《檔案事業(yè)“十四五”規(guī)劃》《歸檔文件整理規(guī)則》等工作規(guī)范要求，修訂機關(guān)檔案“三合一”制度，推進(jìn)《電子檔案移交接收操作規(guī)程》《電子檔案單套制管理一般要求》《電子檔案證據(jù)保全規(guī)范》《電子會計檔案管理規(guī)范》《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)落實，提升檔案整理和收集的規(guī)范化。二是明晰檔案管理體制。醫(yī)院檔案分類多，涉及部門廣泛，需要形成黨委領(lǐng)導(dǎo)、執(zhí)行有力的組織結(jié)構(gòu)。要建立以綜合辦公室為核心的架構(gòu)，統(tǒng)一制定發(fā)展規(guī)劃，加強各業(yè)務(wù)部門之間的協(xié)調(diào)配合，著力解決在檔案數(shù)據(jù)化、互聯(lián)互通、規(guī)范化建設(shè)方面的問題，解決工作配合出現(xiàn)的困難和問題，在人力、物力上爭取醫(yī)院的支持和保障。三是加強以人為核心的要素建設(shè)。信息化技術(shù)的加速變革，對檔案管理人員的要求越來越高，要及時加強對檔案管理人員在大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、互聯(lián)網(wǎng)+等技術(shù)培訓(xùn)力度，了解數(shù)字社會發(fā)展現(xiàn)狀和方向，精準(zhǔn)定位檔案管理的方式、手段，更新管理思維和模式。要加強崗位的職責(zé)分工和考核，推動檔案管理目標(biāo)的實現(xiàn)。四是加強資金支持力度。檔案數(shù)字化加工、信息系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)都需要必要的資金支持。醫(yī)院檔案管理部門要提前謀劃好檔案數(shù)字化建設(shè)的步驟和方向，做好資金預(yù)算編制，積極爭取把資金預(yù)算納入醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃。醫(yī)院管理層要從戰(zhàn)略高度和長遠(yuǎn)角度深刻認(rèn)識做好醫(yī)院數(shù)據(jù)化管理的重要性，將數(shù)據(jù)化建設(shè)工作作為常規(guī)重點工作來抓，以檔案現(xiàn)代化管理推動醫(yī)院整體工作提升。

3.2 實施階段（Do）

在計劃實施階段，要按照提升檔案治理能力現(xiàn)代化的要求，加強檔案管理和服務(wù)的一體化建設(shè)，發(fā)揮檔案在推動醫(yī)院轉(zhuǎn)型方面的獨特作用。一是加強“三合一”制度的落實。該制度是落實醫(yī)院檔案保管范圍、整理和歸檔的指導(dǎo)性文件。醫(yī)院檔案由于門類繁雜，易出現(xiàn)檔案歸檔不齊全的問題，在落實保管范圍時要對形成的檔案材料進(jìn)行系統(tǒng)地梳理，對新興的新媒體檔案、照片檔案及時歸檔。比如，疫情防控期間，醫(yī)護(hù)人員拍攝的短視頻、手稿等真實反映了醫(yī)者大愛無疆的精神，具有重要的教育價值。這些檔案的收集整理，能夠更好地留存好珍貴的歷史記憶，有利于醫(yī)院文化建設(shè)和軟實力的提升。因而，醫(yī)院落實檔案歸檔范圍時，要實時關(guān)注不同載體和介質(zhì)檔案的涌現(xiàn)，提高歸檔質(zhì)量。二是強化互聯(lián)互通。隨著檔案信息化的深入，檔案管理逐步走向“聚、通、用”。目前，醫(yī)院檔案管理已實現(xiàn)信息的聚合力，專業(yè)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)實現(xiàn)了搭建，向著“通和用”的方向發(fā)展?！巴ā敝傅氖抢脵n案管理系統(tǒng)建立一個綜合檔案管理中心平臺，將檔案信息資源一體化建設(shè)納入“檔案庫”數(shù)字體系，統(tǒng)一檔案接收標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)了檔案互聯(lián)互“通”的數(shù)據(jù)共享體系。這種做法在一部分三甲醫(yī)院得到了應(yīng)用推廣?！坝谩敝傅氖菣n案管理系統(tǒng)平臺實現(xiàn)了檔案信息數(shù)據(jù)即時性統(tǒng)計、分析，針對檔案管理平臺可實現(xiàn)檔案的共享共用、掃碼即知的“碼上辦”“即時辦”“零跑腿”等服務(wù)新舉措。在醫(yī)院內(nèi)部可實現(xiàn)線上資料共享，以及跨部門、跨地點的業(yè)務(wù)推進(jìn)，有力的發(fā)揮“檔案服務(wù)”的關(guān)鍵一步，避免職員在工作中形成信息孤島。三是加強檔案開發(fā)。檔案資源的開發(fā)宣傳是檔案服務(wù)的新延伸和檔案事業(yè)的新增長點。醫(yī)院要將檔案開發(fā)和宣傳作為提升單位競爭力和軟實力的新抓手，根據(jù)醫(yī)院檔案結(jié)構(gòu)，依托檔案編研開發(fā)、主題展覽、宣傳推介等手段，展示醫(yī)院深厚的歷史底蘊和醫(yī)者仁心的大愛精神。

3.3 檢查階段（Check）

在PDCA循環(huán)理論中，檢查階段是承上啟下的環(huán)節(jié)，在提升效能和檢查落實上起到了關(guān)鍵作用。從醫(yī)院檔案角度來看，檢查階段主要是從檔案收集的“規(guī)范性”、系統(tǒng)運行的“有效性”和檔案保管的“安全性”上進(jìn)行。從檔案收集角度，主要檢查檔案收集是否按照“三合一”制度要求在范圍上做到齊全完整，電子檔案歸集是否符合《電子檔案單套制管理一般要求》，紙質(zhì)檔案和電子檔案歸檔是否同步和統(tǒng)一；檔案征集力度是否在可及范圍內(nèi)做到應(yīng)收盡收。要著眼于利用和服務(wù)的兩大主題，對檔案收集的效果進(jìn)行全面的評價和分析。從系統(tǒng)運行角度，主要檢查系統(tǒng)運行過程中能否提供便捷有效地服務(wù)，不同主體間信息交換是否做到有限度地暢通，對系統(tǒng)運行的情況能否自動進(jìn)行反饋。比如，檔案管理涉及的審批、提醒、反饋與改進(jìn)等方面，系統(tǒng)需要進(jìn)行及時發(fā)送給用戶，并提出改進(jìn)意見；再比如，檔案的編研、利用、宣傳工作是檔案工作應(yīng)用的重要領(lǐng)域，系統(tǒng)要能夠進(jìn)行資源深度分析、整合內(nèi)容等功能。同時，檔案系統(tǒng)能否與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效銜接也是檢查的重要內(nèi)容，電子檔案管理信息系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等常用的信息化系統(tǒng)都是醫(yī)院實現(xiàn)信息化辦公、高效運營的重要工具。為了提高內(nèi)部的工作效率，這些系統(tǒng)需要相互銜接，實現(xiàn)互聯(lián)互通。檢查數(shù)據(jù)庫、API接口、網(wǎng)絡(luò)協(xié)議等是否合理有效，成為系統(tǒng)檢查的新內(nèi)容。從檔案保管“安全性”角度，檔案安全的需要貫穿檔案工作全過程，要對檔案庫房安全、實體安全、信息安全、安全保障機制方面工作開展檢查，對出現(xiàn)的安全管理機制不順暢、安全設(shè)施設(shè)備不完善、安全應(yīng)急演練不規(guī)范、執(zhí)行“八防”標(biāo)準(zhǔn)不到位、檔案信息系統(tǒng)不健全等問題提出整改意見，實現(xiàn)檔案管理的全面提升。

3.4 處理階段（Action）

PDCA循環(huán)理論下，處理階段要對突出問題進(jìn)行規(guī)范性和系統(tǒng)性改造，提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化水平。處理階段主要包括整改和創(chuàng)新兩方面內(nèi)容，在檢查的基礎(chǔ)上汲取經(jīng)驗教訓(xùn)，明晰原因和方向，在此基礎(chǔ)上形成更為符合要求的檔案管理方案，提高管理的科學(xué)化。要針對檔案收集不完整、不齊全或檔案整理標(biāo)準(zhǔn)化程度偏低等問題，加強收集的督導(dǎo)考核和技術(shù)培訓(xùn)，對歸檔范圍提出更為嚴(yán)格的要求。要把檔案資源建設(shè)面拓展，把網(wǎng)絡(luò)媒體、口述檔案、名人檔案一并納入收集范圍，打造結(jié)構(gòu)優(yōu)化、內(nèi)涵豐富的檔案資源體系。對于系統(tǒng)運行來說，要充分發(fā)揮電子檔案在醫(yī)院治理中的作用，在數(shù)據(jù)交換、便捷查詢、開發(fā)利用等方面彰顯數(shù)據(jù)化管理的優(yōu)勢。針對檔案系統(tǒng)整理能力不強的問題，系統(tǒng)可以設(shè)置數(shù)字化工具，通過現(xiàn)行文件目錄、行業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)目錄等，形成各種專題目錄、文件匯編等數(shù)字化編研成果，并自動發(fā)布這些成果，使檔案利用工作更好地為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)。針對資源協(xié)作不順暢的問題，系統(tǒng)通過優(yōu)化升級，突破復(fù)雜數(shù)據(jù)同步共享難題，打破“煙囪式”、“項目制”系統(tǒng)之間的集成和協(xié)作壁壘，打造數(shù)據(jù)倉庫、大數(shù)據(jù)平臺，提供實時準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)服務(wù)。對于檔案安全來說，信息安全是出現(xiàn)隱患較多的方面。從利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，推動檔案安全創(chuàng)新角度來看，區(qū)塊鏈技術(shù)無疑是檔案安全保障的首選，醫(yī)院檔案安全性的指向主要是患者個人信息安全和教學(xué)科研資料的安全，這兩方面安全涉及公眾權(quán)益和醫(yī)院的核心競爭力，區(qū)塊鏈技術(shù)為這兩方面提供良好的安全保障，也符合《電子文件管理辦法》中對安全性的實踐要求，區(qū)塊鏈能夠構(gòu)建出信任的邏輯在于它的分布式節(jié)點構(gòu)成的多方維護(hù)和運營，以及依靠密碼學(xué)確保傳輸和訪問的安全，從而讓數(shù)據(jù)不能被篡改，也難以抵賴。區(qū)塊鏈融合了大量信息安全方面的技術(shù)，包括數(shù)字簽名、可信時間戳、分布式數(shù)據(jù)庫、哈希加密等使數(shù)據(jù)保持高度安全性以及可驗證性?？傊?，處理階段的問題解決和創(chuàng)新舉措，為下一循環(huán)的“計劃階段”奠定了基礎(chǔ)，在循環(huán)創(chuàng)新中提升醫(yī)院檔案治理體系的現(xiàn)代化。

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作者簡介：王建軍（1978— ），大學(xué)學(xué)歷，山東大學(xué)齊魯醫(yī)院德州醫(yī)院病房管理科館員，研究方向：檔案管理，檔案利用。