新時(shí)代背景下黨校檔案信息化建設(shè)問題的若干思考

摘 要：黨校的管理中，教學(xué)檔案管理是至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，也是黨校學(xué)習(xí)中的重點(diǎn)。隨著信息化技術(shù)的不斷提高，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用范圍也越來越廣，因此，在黨校教學(xué)檔案管理中，應(yīng)提升對(duì)于檔案信息化管理的重視程度，在落實(shí)技術(shù)管理的同時(shí)，制定完善的規(guī)章制度，建立完整的信息化管理體系。本文根據(jù)黨校學(xué)習(xí)中檔案管理的信息化技術(shù)應(yīng)用現(xiàn)狀，闡述黨校檔案管理信息化的重要性，并淺析加快促成黨校檔案工作信息化的具體措施。

關(guān)鍵詞：黨校檔案；信息化；檔案管理

引言

隨著信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，各行業(yè)都受到了互聯(lián)網(wǎng)的影響，黨校作為黨的干部教育培訓(xùn)基地，也應(yīng)跟上時(shí)代的腳步，在日常工作和學(xué)習(xí)中廣泛應(yīng)用信息化技術(shù)手段。在此環(huán)境下，傳統(tǒng)的檔案管理與之信息化的管理對(duì)比，存在諸多弊端，已經(jīng)不足以滿足當(dāng)前的工作需求，因此，黨校應(yīng)注重對(duì)于黨校教學(xué)檔案管理的改革，對(duì)于新時(shí)代的黨校檔案管理工作提出新的建設(shè)性問題和指導(dǎo)性建議，在不斷探索的過程中結(jié)合自身的特點(diǎn)，形成一套完善的管理體系。

1 加強(qiáng)黨校教學(xué)檔案管理信息化的重要性

1.1 有利于提高黨校檔案管理部門的工作效率

將傳統(tǒng)的黨校檔案管理方式轉(zhuǎn)向信息化的方式，可以有效減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，信息化技術(shù)可以替代部分人工工作內(nèi)容，信息化檔案可以實(shí)現(xiàn)一次錄入，云端存檔，長(zhǎng)久保存。可以實(shí)現(xiàn)崗位人員的工作轉(zhuǎn)換，將之前的檔案管理人員的崗位轉(zhuǎn)化為檔案信息收集整理人員，從而提升檔案的利用率，在降低人員成本的同時(shí)提升檔案管理部分工作人員的工作效率。

1.2 查找便捷，規(guī)避檔案損壞的風(fēng)險(xiǎn)

在傳統(tǒng)的黨校檔案管理方式中，若想查閱某個(gè)檔案需要耗費(fèi)大量的人力、精力和時(shí)間去人工尋找。但若應(yīng)用信息化的檔案管理方式，可以有效縮減調(diào)閱檔案的時(shí)間成本。在信息化檔案管理中，若想調(diào)閱某一檔案，可以直接在檔案管理系統(tǒng)的檢索欄搜索相關(guān)關(guān)鍵字，即可快速找到需要的檔案資料。將黨校檔案信息化管理，可以有效規(guī)避一些不可抗力的風(fēng)險(xiǎn)，例如火災(zāi)、丟失或時(shí)間過久導(dǎo)致紙質(zhì)文字不清晰等，一定程度上保證了檔案的安全。

1.3 跟隨時(shí)代發(fā)展，打破空間壁壘

隨著時(shí)代的發(fā)展，黨校內(nèi)部的學(xué)習(xí)和管理方式都發(fā)生了變化。因此，黨校的信息傳輸和存儲(chǔ)也隨之進(jìn)行重大變革。隨著信息化技術(shù)的提升和互聯(lián)網(wǎng)的普及，黨校的教學(xué)檔案管理也迎來了全新的挑戰(zhàn)。將黨校的檔案管理信息化可以有效減少時(shí)間成本上的浪費(fèi)，并且打破了空間上的壁壘，從而提升檔案管理的效率。

2 黨校檔案工作信息化進(jìn)程中亟待解決的問題

2.1 檔案管理工作人員缺乏信息化技術(shù)能力和檔案專業(yè)知識(shí)

在實(shí)際檔案管理工作中，需要檔案管理人員擁有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)基礎(chǔ)，但在實(shí)際黨校檔案管理工作中，檔案管理人員大多數(shù)是由普通教職工擔(dān)任，或者存在一個(gè)檔案管理人員兼職數(shù)個(gè)黨校的情況。因此，當(dāng)前黨校檔案管理工作中存在較為普遍的現(xiàn)象是檔案管理人員的專業(yè)能力不足、專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備量較少等。在此背景下，面對(duì)專業(yè)性較強(qiáng)且繁雜的檔案管理工作時(shí)，不專業(yè)的檔案管理人員難以提升檔案管理工作的工作效率，甚至無法保證分類、歸檔等工作的正確完成，給后期檔案檢查工作留下隱患。同時(shí)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和信息化技術(shù)的提升，人們對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用程度逐漸提升。但在當(dāng)前的黨校檔案管理工作中，大部分檔案管理人員缺乏信息化意識(shí)和信息化相關(guān)知識(shí)，在面對(duì)日新月異的互聯(lián)網(wǎng)社會(huì)時(shí)，仍沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，傳統(tǒng)檔案管理的方法較為單一，且工序繁瑣，對(duì)于檔案管理人員的專業(yè)能力要求不高。在大數(shù)據(jù)背景下，人類社會(huì)對(duì)于信息化技術(shù)應(yīng)用廣泛，同時(shí)，檔案也賦予更多不同載體之上，為數(shù)字化永久檔案存儲(chǔ)創(chuàng)造便利條件。將信息化技術(shù)應(yīng)用于黨校檔案管理工作中可以有效提升檔案管理工作的工作效率，但需要檔案管理工作人員在擁有較強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的同時(shí)，能夠熟練掌握信息化技術(shù)，同時(shí)具備運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)的能力。因此，專業(yè)信息化檔案管理人員的缺失給檔案管理工作造成了一定阻礙。

2.2 檔案工作重視程度低

縱觀我國(guó)當(dāng)前黨校檔案管理工作，大部分黨校中檔案管理人員對(duì)于自身工作較為重視，并且積極響應(yīng)和落實(shí)國(guó)家對(duì)于檔案管理工作的規(guī)章制度，但在實(shí)際工作中，仍不乏得過且過的現(xiàn)象存在，從而影響檔案管理工作質(zhì)量。在檔案管理工作的開展中，除需加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)于自身職責(zé)的重視程度外，還需注重對(duì)于檔案管理工作的資金支持。在對(duì)部分黨校的走訪調(diào)研和查閱相關(guān)文獻(xiàn)中得知，部分黨校由于資金短缺，在檔案管理的硬件設(shè)備上缺失嚴(yán)重，在此信息化背景下沒有完善的信息化硬件工具，甚至沒有設(shè)立單獨(dú)的檔案室，仍依賴傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理，但紙張會(huì)隨著年限增長(zhǎng)而發(fā)生物理變化，加重檔案管理工作難度。即使部分黨校配備了現(xiàn)代化的信息技術(shù)硬件設(shè)備，但在檔案管理軟件、檔案管理平臺(tái)的選擇和建設(shè)上仍存在諸多問題。隨著信息化技術(shù)的提升，現(xiàn)代化科學(xué)已經(jīng)普遍應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)中。例如，在對(duì)檔案實(shí)體管理中應(yīng)用光學(xué)掃描復(fù)制、壓縮文字圖像、遠(yuǎn)程傳輸?shù)?，說明檔案管理工作已經(jīng)逐漸趨于信息化。另外，在構(gòu)建信息化檔案管理平臺(tái)時(shí)，大部分黨員會(huì)選擇專業(yè)的軟件開發(fā)團(tuán)隊(duì)結(jié)合自身黨校性質(zhì)構(gòu)建獨(dú)有的信息化平臺(tái)，但由于資金的匱乏和研發(fā)周期的不穩(wěn)定，對(duì)于此項(xiàng)工作造成一定阻礙。若黨校選擇由檔案管理部門進(jìn)行自主研發(fā)，雖然能保證檔案的保密性和平臺(tái)開發(fā)的主動(dòng)性，但對(duì)于檔案管理團(tuán)隊(duì)的專業(yè)要求過高，大部分黨校難以獨(dú)立完成。

2.3 檔案管理人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)

若想實(shí)現(xiàn)黨校檔案管理工作由傳統(tǒng)化向信息化的有效轉(zhuǎn)型，需要加速檔案管理人員新舊管理理念的有機(jī)融合，構(gòu)建全新的檔案管理模式。但是縱觀當(dāng)前我國(guó)黨校的檔案管理工作中，老齡化現(xiàn)象較為嚴(yán)重，雖然擁有多年的工作經(jīng)驗(yàn)，但自身容易受到固化思維的限制，難以實(shí)現(xiàn)新的突破。表現(xiàn)在具體的實(shí)際工作中，則是對(duì)于檔案管理創(chuàng)新工作不積極，甚至存在抵觸心理，接受信息化檔案轉(zhuǎn)型速度較慢，一定程度上限制了檔案管理信息化的發(fā)展。同時(shí)，部分檔案管理人員沒有參與過專業(yè)的信息化技術(shù)學(xué)習(xí)，缺乏科學(xué)的管理意識(shí)，導(dǎo)致檔案管理工作人員在實(shí)際工作中缺乏創(chuàng)新思維，只能操作簡(jiǎn)單的紙質(zhì)檔案管理工作。因此，提升黨校檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)和信息化專業(yè)能力，是加速黨校管理工作信息化建設(shè)的主要方式。

2.4 檔案工作信息化體系不完善

隨著時(shí)代發(fā)展，黨校的培訓(xùn)工作和行政工作逐漸增多，其產(chǎn)生的檔案管理工作量也隨之加重，傳統(tǒng)的檔案管理工作難以適應(yīng)當(dāng)前繁雜的檔案記錄和管理要求。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分黨校在檔案管理工作中缺乏檔案的分類方式和歸檔時(shí)間等重要方式。由于我國(guó)黨校檔案管理工作的信息化發(fā)展起步較晚，對(duì)于電子檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化、如何建檔、如何調(diào)取等工作沒有建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致在實(shí)際信息化檔案建設(shè)中工作開展難度較大，對(duì)于檔案管理工作人員也沒有設(shè)定相應(yīng)的崗位職責(zé)和義務(wù)。若想提升黨校檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)型，需要改善傳統(tǒng)檔案管理方式滯后性與信息化檔案管理方式間的差異，提升檔案的利用率，完善檔案管理人員職責(zé)，并且建立科學(xué)、合理的檔案管理工作監(jiān)管體系。

3 加快促成黨校檔案工作信息化的具體措施

3.1 組織信息化知識(shí)培訓(xùn)，提升檔案管理人員技術(shù)水平

隨著信息化技術(shù)的提升，黨校的檔案管理也已經(jīng)趨于信息化，若想信息化檔案管理在黨校得以快速實(shí)施應(yīng)用，需要對(duì)黨校相關(guān)管理人員進(jìn)行信息化系統(tǒng)的培訓(xùn)。檔案管理的學(xué)習(xí)活動(dòng)應(yīng)做到全方面和多層次兩個(gè)要求。全方位的意思是需要從信息化技術(shù)的起源開始培訓(xùn)，使相關(guān)人員對(duì)信息化技術(shù)了解透徹，從信息化技術(shù)的起源開始，包括落實(shí)電子檔案的各項(xiàng)要求、具體落實(shí)方法和實(shí)施策略，直到信息化檔案管理中的責(zé)任劃分，最重要的是需要相關(guān)人員對(duì)信息化檔案的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)有深刻的理解，以保證信息化檔案工作的順利開展。多層次則是指在信息化技術(shù)應(yīng)用的工作上做到因材施教，在學(xué)習(xí)中也應(yīng)按照不同水平的人員進(jìn)行不同層次的培訓(xùn)，保證無論是信息化技術(shù)人才還是傳統(tǒng)的基層工作者都可以在培訓(xùn)中學(xué)有所得，真正做到有效培訓(xùn)，而不是流于表面，可以加快黨校檔案管理信息化的落實(shí)。檔案管理部門的工作人員也應(yīng)該在學(xué)習(xí)信息化知識(shí)的同時(shí)，需要在工作中進(jìn)行不斷提升自身實(shí)踐工作能力，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，做好自身本職工作的同時(shí)用更專業(yè)的態(tài)度服務(wù)社會(huì)，處理好工作中的大小事務(wù)。除此之外，黨校管理人員應(yīng)注重選擇適當(dāng)?shù)膶W(xué)習(xí)方式，例如在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)聘請(qǐng)相關(guān)專家進(jìn)行講座，或利用信息化技術(shù)搜集相關(guān)培訓(xùn)資料，跟隨時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，使黨校檔案管理人員的專業(yè)水平得到有效提升，從而推進(jìn)黨校檔案信息化管理的工作落實(shí)。

3.2 加大資金投入，篩選優(yōu)質(zhì)信息化平臺(tái)

加強(qiáng)黨校檔案管理重要性的宣傳工作，可以有效推進(jìn)黨校檔案管理信息化的落實(shí)，同時(shí)加深黨校管理人員對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)知，將檔案管理工作作為黨校內(nèi)部管理中的重點(diǎn)，從資金、設(shè)備、人力等方面大力扶持，例如配備專業(yè)的掃描儀、計(jì)算機(jī)等。其中，選擇合適的信息化平臺(tái)是推進(jìn)黨校檔案管理信息化工作中的重點(diǎn)。優(yōu)質(zhì)的電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備掃描輸入、檔案錄入、上傳云端、標(biāo)簽管理、根據(jù)標(biāo)簽和代碼檢索數(shù)據(jù)、根據(jù)模糊信息檢索數(shù)據(jù)、根據(jù)用戶要求繪制圖表等基本功能?；邳h校黨委的公務(wù)性，因此，電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備多級(jí)權(quán)限管理，實(shí)現(xiàn)不同部門、不同職位對(duì)于檔案信息的查閱權(quán)限不同，也可以便于檔案管理人員和不同人員的不同需求進(jìn)行檔案查閱。另外，考慮到黨校的特殊性，對(duì)于黨校檔案的安全性也需重點(diǎn)關(guān)注，在檔案信息的備份問題上，可以選擇方便可靠的系統(tǒng)，并進(jìn)行加密服務(wù)，以保證檔案可以在安全的環(huán)境下完成存儲(chǔ)、備份和自動(dòng)刪除過期數(shù)據(jù)。因此，若想加快推進(jìn)黨校檔案管理信息化，需優(yōu)先配備與信息化相關(guān)的軟硬件設(shè)備。

3.3 進(jìn)行合理人才搭配，掃清固有思維障礙

優(yōu)秀的人才安置在合理的位置往往可以達(dá)到事半功倍的效果，因此，黨校在選拔檔案工作管理人員時(shí)，應(yīng)著重注意將擁有豐富工作經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人才與信息化水平較高的人才相搭配，合理的人才搭配可以避免在工作中出現(xiàn)問題無人能解決的情況發(fā)生。（下接37頁）

（上接34頁）并且人才的搭配工作可以為傳統(tǒng)的檔案管理團(tuán)隊(duì)帶來新的能量，打破傳統(tǒng)管理思維的壁壘，為實(shí)現(xiàn)黨校管理信息化儲(chǔ)備更多專業(yè)型人才，在時(shí)代愈發(fā)趨于信息化的形勢(shì)下為黨校的信息化發(fā)展打下夯實(shí)基礎(chǔ)，全面推進(jìn)檔案管理信息化工作。

3.4 完善檔案工作體系，制定電子檔案管理規(guī)范

2017年3月國(guó)家檔案局發(fā)布的《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）中對(duì)于機(jī)關(guān)單位相關(guān)電子檔案的管理方式、歸檔范圍和處置方法等有詳細(xì)介紹，對(duì)黨校落實(shí)檔案管理信息化給予了明確的指導(dǎo)方案。因信息化行業(yè)發(fā)展速度過快，相關(guān)政策措施可能存在不匹配的現(xiàn)象，因此，黨校管理者應(yīng)在參考此文件的基礎(chǔ)上，應(yīng)結(jié)合本單位的實(shí)際情況和時(shí)代發(fā)展現(xiàn)狀，制定更符合時(shí)代發(fā)展和貼合本單位的電子檔案管理規(guī)范。在管理規(guī)范中，應(yīng)將各個(gè)環(huán)節(jié)的工作細(xì)化責(zé)任到個(gè)人，跟上時(shí)代的腳步，培養(yǎng)檔案管理人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，使檔案管理工作在明確的標(biāo)準(zhǔn)細(xì)則中開展，對(duì)于能力突出的檔案管理團(tuán)隊(duì)或個(gè)人及時(shí)嘉獎(jiǎng)和鼓勵(lì)，全面推進(jìn)黨校檔案管理信息化的進(jìn)程。

結(jié)論

黨校檔案管理信息化的建設(shè)工作并非一朝一夕可以完成，需要管理者長(zhǎng)期投入精力和時(shí)間協(xié)同檔案管理人員完成工作。在檔案信息化的建設(shè)過程中，應(yīng)專注對(duì)于信息化建設(shè)的系統(tǒng)、技術(shù)、管理人才等方面的研究，從而推進(jìn)檔案管理信息化的有序進(jìn)行，并且結(jié)合信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的實(shí)際問題進(jìn)行深入分析和探究，清晰的認(rèn)知黨校當(dāng)前建設(shè)信息化電子檔案平臺(tái)的重難點(diǎn)，并進(jìn)行逐一突破，從而有效加快推進(jìn)全面化檔案管理信息化的進(jìn)度。

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作者簡(jiǎn)介：郭長(zhǎng)亮，大學(xué)學(xué)歷，中共白山市委黨校助理館員，從事檔案管理工作，研究黨校檔案信息化建設(shè)。