醫(yī)院檔案管理與檔案升級(jí)工作探究

摘 要：當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在著諸多問(wèn)題和挑戰(zhàn)，如檔案管理效率低、信息化水平不高、檔案管理質(zhì)量不穩(wěn)定等。有些醫(yī)院逐步應(yīng)用檔案升級(jí)工作，幫助檔案管理提高效率，改善質(zhì)量。文章分別自檔案管理效率、醫(yī)院檔案升級(jí)工作的意義、升級(jí)檔案工作的相關(guān)需求等方面，詳細(xì)分析了醫(yī)院檔案升級(jí)工作對(duì)檔案管理方面造成的若干影響，目的在于提高醫(yī)院檔案管理水平，并提供參考和借鑒，為醫(yī)院管理和醫(yī)療質(zhì)量提升作出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；檔案升級(jí)；信息化建設(shè)

醫(yī)院檔案是醫(yī)療服務(wù)的重要組成部分，它記錄了醫(yī)療服務(wù)過(guò)程、診療方案以及患者病歷等重要信息，是醫(yī)療質(zhì)量管理和責(zé)任追究的基礎(chǔ)。但是，當(dāng)前我國(guó)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的檔案管理工作還面臨著一系列的問(wèn)題與難題，嚴(yán)重制約了其規(guī)范化與高效化開(kāi)展。

一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)有情況

1.醫(yī)院的檔案管理模式

各醫(yī)院間的檔案管理模式有一定的不同之處。部分醫(yī)院應(yīng)用的基本模式是中心化管理模式，即將檔案管理集中到一個(gè)專(zhuān)門(mén)的部門(mén)統(tǒng)一管理，有的醫(yī)院則采用分散式管理模式，即各科室或臨床科室自行管理檔案。中心化的管理方式可以有效提高檔案管理效率的同時(shí)，還可以防止文件管理出現(xiàn)重疊現(xiàn)象，但這一方式對(duì)檔案管理者的素質(zhì)要求很高，必須具備檔案管理方面的專(zhuān)門(mén)知識(shí)及技巧。而分散式管理模式能夠更好地滿足臨床科室的需要，但也容易造成檔案管理的混亂和不規(guī)范。

2.醫(yī)院的檔案管理水平

不同醫(yī)院的檔案管理水平各有不同，具有檔案管理員資質(zhì)的人員相對(duì)較少，影響了管理的專(zhuān)業(yè)性。部分醫(yī)院具備專(zhuān)業(yè)素質(zhì)高的檔案管理工作者，其檔案管理系統(tǒng)效率較高，可以在管理的過(guò)程中保持規(guī)范性與信息化。而有的醫(yī)院沒(méi)有專(zhuān)業(yè)人員管理，導(dǎo)致檔案管理效率低、管理質(zhì)量不穩(wěn)定。

3.醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題和挑戰(zhàn)

在醫(yī)院檔案管理中，存在諸多問(wèn)題與挑戰(zhàn)。首先，醫(yī)院檔案管理制度尚未得到完善，管理欠缺規(guī)范性。部分醫(yī)院的檔案管理制度不統(tǒng)一，造成檔案管理不符合規(guī)范，檔案精準(zhǔn)度不足，安全性較差，缺乏一定的完整性。其次，檔案安全保障不到位，存在檔案丟失、被篡改、泄露等問(wèn)題，不僅影響到患者的隱私權(quán)，還可能導(dǎo)致醫(yī)療糾紛和法律風(fēng)險(xiǎn)。再次，醫(yī)院檔案信息化水平不高，很多醫(yī)院還在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，管理效率低下，檔案的檢索、利用和共享也受到限制。最后，醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)有待提高，一些管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，難以勝任檔案管理工作。面對(duì)這些問(wèn)題和挑戰(zhàn)，醫(yī)院檔案管理部門(mén)需要采取有效措施加以解決。

二、醫(yī)院檔案升級(jí)的意義

1.檔案管理規(guī)范化

醫(yī)院檔案管理規(guī)范化是提升醫(yī)院檔案管理水準(zhǔn)的核心方案。醫(yī)院檔案管理制度不完善，管理規(guī)范性不高，容易導(dǎo)致檔案混亂、遺失等問(wèn)題，影響醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量和患者滿意度。醫(yī)院檔案升級(jí)工作可以制定標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理制度，進(jìn)一步增強(qiáng)流程的規(guī)范性，提高其管理水準(zhǔn)，保障醫(yī)院檔案始終保持高質(zhì)量。

2.檔案信息化

伴隨信息技術(shù)進(jìn)一步推廣與應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理必然會(huì)走向信息化。檔案信息化可以提高檔案的安全性、可靠性、可用性，便于醫(yī)院管理人員查詢檔案，除此以外，檔案信息化也能夠促進(jìn)醫(yī)院整體信息化水準(zhǔn)提高，幫助醫(yī)院增強(qiáng)工作的效率和水平。

3.檔案應(yīng)用價(jià)值

醫(yī)院檔案不僅是醫(yī)院的基礎(chǔ)管理工作，也是醫(yī)院的重要資產(chǎn)。醫(yī)院檔案升級(jí)工作可以提高檔案的應(yīng)用價(jià)值，促進(jìn)醫(yī)院業(yè)務(wù)的發(fā)展和創(chuàng)新。通過(guò)建立健全的檔案管理系統(tǒng)，醫(yī)院管理人員可以更加科學(xué)地制定管理策略，優(yōu)化醫(yī)院業(yè)務(wù)流程，提高醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

三、醫(yī)院電子信息檔案管理存在的問(wèn)題分析

1.對(duì)電子信息檔案管理的重視度尚需提升

隨著時(shí)代的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)受重視的程度越來(lái)越高。因此，大多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)完成了檔案的電子信息化建設(shè)。目前，一些醫(yī)院雖然開(kāi)始使用電子信息檔案，但對(duì)電子信息檔案管理的重視度卻比較低，更多還是將工作重心、資源和資金投入醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)當(dāng)中，對(duì)于子信息檔案管理方面所投入的資源與資金相對(duì)較少，很難完成醫(yī)院電子信息檔案管理工作。電子信息檔案管理的高效順利展開(kāi)需要不斷完善和更新相關(guān)軟硬件設(shè)備設(shè)施，但醫(yī)院相關(guān)工作管理實(shí)效性較弱，甚至存在流于形式的情況。同時(shí)，在現(xiàn)實(shí)生活中，各單位電子信息檔案管理比較復(fù)雜，醫(yī)院更是如此，涉及的內(nèi)容更加多樣化。因?yàn)獒t(yī)院對(duì)電子信息檔案管理缺乏足夠的重視，所以在電子信息檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，相關(guān)管理人員未能制定更為科學(xué)、合理的解決措施，導(dǎo)致醫(yī)院電子信息檔案管理工作效率較低。

2.醫(yī)院電子信息檔案管理體系不夠健全

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，要想有效提升單位電子信息檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案的有效利用，推動(dòng)檔案作用的最大化，醫(yī)院必須有健全的電子檔案信息管理體系。然而，現(xiàn)在很多醫(yī)院的電子信息檔案管理體系還有一定缺陷與不足，各部門(mén)間的溝通交流還不夠順暢，導(dǎo)致檔案管理人員收集相關(guān)信息的難度較高，很容易出現(xiàn)收集不全、錯(cuò)漏乃至信息丟失等情況，阻礙了醫(yī)院日后溯源、總結(jié)分析等工作順利展開(kāi)。同時(shí)，因?yàn)殡娮有畔n案管理體系不健全，無(wú)法明確檔案管理人員所承擔(dān)的責(zé)任與工作內(nèi)容，容易發(fā)生責(zé)任推諉，致使檔案管理人員工作態(tài)度消極，對(duì)工作應(yīng)付了事。除此之外，在這種情況下，還會(huì)給醫(yī)院電子信息檔案管理埋下安全隱患，最終造成電子信息檔案管理效果不如預(yù)期。

3.檔案管理工作人員的信息技術(shù)素養(yǎng)較低

檔案管理人員素質(zhì)對(duì)大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院電子信息檔案管理工作質(zhì)量有著決定性影響。只有檔案管理人員綜合素質(zhì)過(guò)硬，才能更好地實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù)的有效利用，保證電子信息檔案管理能夠保質(zhì)保量展開(kāi)，最大化地發(fā)揮電子信息檔案的作用。但是，目前醫(yī)院在人才招聘的時(shí)候，更多還是以提升醫(yī)療服務(wù)水平為主要目標(biāo)招聘高素質(zhì)醫(yī)務(wù)人員，對(duì)檔案管理人員的關(guān)注度較低，導(dǎo)致所招聘的檔案管理人員信息技術(shù)素養(yǎng)較弱。同時(shí)，在人才培養(yǎng)方面，醫(yī)院還是將重心放在了醫(yī)務(wù)人員身上，檔案管理人員能夠獲得的進(jìn)修學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)較少，導(dǎo)致他們難以跟上時(shí)代發(fā)展腳步，未能掌握最先進(jìn)的信息技術(shù)與管理理念。除此之外，由于在醫(yī)院中受關(guān)注度較低，一些檔案管理人員自身也出現(xiàn)了懈怠心理，自我學(xué)習(xí)提升的積極性降低，不會(huì)主動(dòng)總結(jié)學(xué)習(xí)新知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)。綜上，一些醫(yī)院的檔案管理人員信息技術(shù)素養(yǎng)較低，很難保證電子信息檔案管理工作的質(zhì)量。

4.電子信息檔案管理的形式比較單一

雖然我國(guó)醫(yī)院在檔案管理方面已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案管理模式到電子信息檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，大幅度減輕了檔案管理人員的工作壓力，但目前很多醫(yī)院在開(kāi)展電子信息檔案管理的過(guò)程中，所實(shí)行的管理形式還比較單一，更多還是依靠人工操作與管理，即檔案管理人員在工作過(guò)程中需要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力展開(kāi)電子檔案信息匯總、錄入以及保存。同時(shí)，因?yàn)獒t(yī)院需要接待大量的病人，每日都會(huì)生成大量的病歷檔案，再加上本院人員自身生成的工作信息，致使檔案管理人員每日需要完成的工作任務(wù)比較多，造成他們的工作壓力較大，產(chǎn)生工作懈怠乃至疏漏的現(xiàn)象，造成電子信息檔案管理出現(xiàn)錯(cuò)誤或者不全等問(wèn)題，甚至可能埋下安全隱患。

四、醫(yī)院檔案升級(jí)工作的實(shí)施方法

醫(yī)院檔案管理規(guī)范化是提升醫(yī)院檔案管理水準(zhǔn)的核心措施。醫(yī)院檔案管理制度不完善，管理規(guī)范性不高，容易導(dǎo)致檔案管理混亂等問(wèn)題，影響醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量和患者滿意度。醫(yī)院檔案升級(jí)工作可以制定標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理制度，進(jìn)一步增強(qiáng)流程的規(guī)范性，提升其管理水準(zhǔn)，確保醫(yī)院檔案管理始終保持高質(zhì)量和高水平。

1.提升對(duì)電子信息檔案管理的重視

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，要想有效提升電子信息檔案管理質(zhì)量，醫(yī)院各方主體均應(yīng)重視電子信息檔案管理工作。首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)轉(zhuǎn)變管理觀念，提高對(duì)電子信息檔案管理的重視，建立健全電子信息檔案管理制度，以此來(lái)提升電子信息檔案管理工作的規(guī)范性，并通過(guò)召開(kāi)會(huì)議等方式詳細(xì)介紹電子信息檔案的重要作用，促使全體工作人員明確認(rèn)識(shí)電子信息檔案管理的重要作用，配合電子信息檔案管理工作開(kāi)展，為電子信息檔案管理營(yíng)造更好的環(huán)境。其次，醫(yī)院應(yīng)該認(rèn)識(shí)到在大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子信息檔案管理所需軟硬件設(shè)施和技術(shù)在不斷更新，因此，醫(yī)院應(yīng)該增加在電子信息檔案管理方面投入的資金，購(gòu)買(mǎi)更加先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施，提升本院所用電子信息檔案管理系統(tǒng)的智能化程度，從而為電子信息檔案管理效率的提高夯實(shí)根基。另外，醫(yī)院還應(yīng)該加強(qiáng)人員動(dòng)員工作，引導(dǎo)電子信息檔案管理人員認(rèn)識(shí)到自身所承擔(dān)的重要職責(zé)，以此來(lái)推動(dòng)相關(guān)工作人員積極展開(kāi)檔案信息資料的收集、整理、分析以及保存工作，確保檔案信息真實(shí)、完整，并有著較高的時(shí)效性。

2.優(yōu)化健全電子信息檔案管理體系

醫(yī)院在開(kāi)展電子信息檔案管理過(guò)程中，要想實(shí)現(xiàn)先進(jìn)信息技術(shù)的有效利用，推動(dòng)相關(guān)工作規(guī)范順利展開(kāi)，應(yīng)該注意不斷優(yōu)化電子信息檔案管理體系。首先，推動(dòng)醫(yī)院各部門(mén)展開(kāi)密切的溝通，要求他們配合電子信息檔案管理工作，及時(shí)錄入與整理各部門(mén)工作中所生成的電子信息檔案資料，提升資料內(nèi)容的全面性與規(guī)范性。然后，按照電子信息檔案內(nèi)容展開(kāi)有層次、有流程的劃分，有效提高電子檔案信息的準(zhǔn)確性，為醫(yī)院有關(guān)工作的開(kāi)展提供更為全面、可靠的參考。其次，構(gòu)建更為合理的數(shù)據(jù)錄入體系，提高各部門(mén)檔案信息錄入的統(tǒng)一性與規(guī)范性，以此來(lái)避免數(shù)據(jù)誤差，保證電子檔案信息的準(zhǔn)確性。最后，做好對(duì)電子信息檔案管理人員的約束與管理，制定更為科學(xué)的檔案管理制度，確保檔案管理人員盡職盡責(zé)地完成本職工作，進(jìn)而有效避免其在工作過(guò)程中出現(xiàn)應(yīng)付了事的情況，保證檔案管理的合理性，為檔案安全提供更有力的保障。

3.加強(qiáng)檔案管理工作人員引進(jìn)培養(yǎng)

首先，醫(yī)院應(yīng)該適當(dāng)提升檔案管理工作人員的待遇，為檔案管理人員提供更為優(yōu)渥的薪資待遇，并提高檔案管理人員招聘門(mén)檻，以此來(lái)保證能夠引進(jìn)更多信息技術(shù)素養(yǎng)過(guò)硬的檔案管理人員，為電子信息檔案管理夯實(shí)根基。其次，醫(yī)院應(yīng)該邀請(qǐng)精通大數(shù)據(jù)、信息技術(shù)的專(zhuān)家學(xué)者到醫(yī)院展開(kāi)授課與指導(dǎo)，并由專(zhuān)家負(fù)責(zé)檔案管理人員信息技術(shù)素養(yǎng)的調(diào)查分析，為其提供更具針對(duì)性的指導(dǎo)，制定更為科學(xué)、合理的培訓(xùn)方案，幫助檔案管理人員實(shí)現(xiàn)有針對(duì)性的提高，促使他們有效提高自身信息技術(shù)素養(yǎng)，能夠更加有條不紊地完成電子信息檔案管理工作。最后，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)，為他們提供更多進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。同時(shí)，在教育培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，醫(yī)院應(yīng)該將教育培訓(xùn)結(jié)果和績(jī)效考核聯(lián)系起來(lái)，只有考核通過(guò)方可繼續(xù)上崗，成績(jī)優(yōu)異者給予獎(jiǎng)勵(lì)，考核不合格者則需要繼續(xù)學(xué)習(xí)，使電子信息檔案管理人員素質(zhì)得到提高，能夠更加高效地完成相關(guān)工作。

4.運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)豐富管理形式

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，因?yàn)槟軌蚋咝瓿纱罅繑?shù)據(jù)的處理，所以大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)被廣泛運(yùn)用到了各行各業(yè)。因此，醫(yī)院在展開(kāi)電子信息檔案管理過(guò)程中，應(yīng)該提高大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用力度，通過(guò)大數(shù)據(jù)展開(kāi)相關(guān)檔案信息的采集與處理，從而進(jìn)一步減少電子信息檔案管理需要投入的人力和物力，使電子信息檔案管理效率與質(zhì)量得到提高。同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)該靈活運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)展開(kāi)各部門(mén)所生成的數(shù)據(jù)信息智能化分析及處理，進(jìn)一步提升數(shù)據(jù)信息分析效率與質(zhì)量，完成對(duì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確分析和歸檔，減輕工作人員壓力，避免他們因疲憊出現(xiàn)疏忽。除此之外，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效利用，醫(yī)院檔案管理人員還能夠更加高效、準(zhǔn)確地判斷相關(guān)檔案信息的保密程度，按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)檔案信息的針對(duì)性錄入及保存，進(jìn)而更大程度地提高檔案的安全性。

五、醫(yī)院檔案管理與檔案升級(jí)工作的效果評(píng)估

在醫(yī)院檔案升級(jí)工作中，提高醫(yī)院檔案應(yīng)用價(jià)值是極為關(guān)鍵的目標(biāo)。通過(guò)數(shù)字化的途徑，醫(yī)院檔案的應(yīng)用價(jià)值可以得到進(jìn)一步提升。首先，醫(yī)院檔案升級(jí)工作可以促進(jìn)醫(yī)療質(zhì)量評(píng)價(jià)。通過(guò)數(shù)字化和信息化的手段，可以挖掘和分析醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)，提取醫(yī)療質(zhì)量評(píng)價(jià)所需的各種指標(biāo)，如手術(shù)成功率、藥物使用情況等。同時(shí)，數(shù)字化和信息化的手段可以加快醫(yī)療質(zhì)量評(píng)價(jià)的速度和準(zhǔn)確性，為醫(yī)院的質(zhì)量管理提供更加精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支持。其次，醫(yī)院檔案升級(jí)工作可以促進(jìn)醫(yī)學(xué)研究和科研成果的轉(zhuǎn)化。醫(yī)院檔案中包含著豐富的醫(yī)學(xué)數(shù)據(jù)和信息，通過(guò)數(shù)字化和信息化的手段，可以加快醫(yī)學(xué)研究的進(jìn)程，挖掘更多的醫(yī)學(xué)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，提高醫(yī)學(xué)研究的質(zhì)量和效率。同時(shí)，醫(yī)院檔案升級(jí)工作還可以促進(jìn)醫(yī)學(xué)科研成果的轉(zhuǎn)化，將醫(yī)學(xué)研究的成果更好地應(yīng)用到醫(yī)療實(shí)踐中。最后，醫(yī)院檔案升級(jí)工作可以支持醫(yī)院作出正確的決策。醫(yī)院檔案中包含著豐富的醫(yī)療信息和數(shù)據(jù)，通過(guò)數(shù)字化和信息化的手段，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)這些信息和數(shù)據(jù)的快速檢索和分析，為醫(yī)院的決策提供更加科學(xué)的依據(jù)。例如，通過(guò)分析患者的病歷和治療方案，可以得出不同疾病的治療效果和費(fèi)用比較，為醫(yī)院管理層制定更加科學(xué)的治療方案和為醫(yī)療費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)提供參考。

總之，醫(yī)院檔案升級(jí)工作對(duì)醫(yī)院檔案應(yīng)用價(jià)值的提升是一個(gè)重要的目標(biāo)，通過(guò)數(shù)字化和信息化的手段，可以加快醫(yī)療質(zhì)量評(píng)價(jià)的速度和準(zhǔn)確性，促進(jìn)醫(yī)學(xué)研究和科研成果的轉(zhuǎn)化，提高醫(yī)院的決策支持水平，為醫(yī)院的發(fā)展提供有力的支持。

六、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院檔案升級(jí)工作是檔案管理中的重要構(gòu)成，對(duì)于提升醫(yī)院檔案管理水準(zhǔn)、改善質(zhì)量有重大的價(jià)值。在執(zhí)行醫(yī)院檔案升級(jí)工作的進(jìn)程中，需要重視前期準(zhǔn)備工作，重點(diǎn)解決檔案整理、歸檔、檢索和銷(xiāo)毀等難點(diǎn)問(wèn)題，并建立健全后期的管理機(jī)制，保證醫(yī)院檔案管理工作的持續(xù)改進(jìn)和優(yōu)化。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄧 凱，高新宇.淺析醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與改進(jìn)[J].醫(yī)學(xué)檔案學(xué)雜志，2020，21（3）：77-79.

[2]李 玲，韓曉彤，張秀娟，等.醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀調(diào)查與分析[J].醫(yī)學(xué)信息，2019，32（10）：142-144.

[3]高 艷.淺議醫(yī)院檔案管理與檔案升級(jí)工作[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2021，332（23）：34-36.

[4]王玉芬，王建偉，吳 楓，等.醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型與應(yīng)用[J].中國(guó)醫(yī)院管理，2019，39（7）：14-16.

[5]王仁春，陳國(guó)平.淺談醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設(shè)的必要性[J].醫(yī)學(xué)檔案學(xué)雜志，2020，21（1）：26-28.

（作者單位：南京市江寧中醫(yī)院）

作者簡(jiǎn)介：張軒（1983—），男，漢族，江蘇南京人，本科，助理館員，研究方向：檔案。