疾控中心檔案管理信息化和科學(xué)化建設(shè)探析

摘 要：醫(yī)療事業(yè)進(jìn)入現(xiàn)代化階段后，疾控中心的工作迎來了巨大的變革，特別是檔案管理方面應(yīng)突破原先的管理模式，積極采用新技術(shù)加速信息化、科學(xué)化建設(shè)。目前，部分地區(qū)的疾控中心在檔案管理信息化、科學(xué)化建設(shè)中投入了較大的資源，開展了制度建設(shè)、技術(shù)更新、人才引進(jìn)取得了一定的成效。但在技術(shù)穩(wěn)步發(fā)展的過程中，疾控中心檔案管理的科學(xué)化、信息化建設(shè)任重而道遠(yuǎn)?；诖?，文章重點(diǎn)分析了疾控中心檔案管理的信息化、科學(xué)化建設(shè)路徑，對(duì)實(shí)際工作具有指導(dǎo)價(jià)值。

關(guān)鍵詞：疾控中心；檔案管理；信息化；科學(xué)化

近年來，隨著疾控中心在保障公共衛(wèi)生安全方面的作用越發(fā)突出，國家對(duì)其檔案管理提出了較高的要求。疾控中心的檔案對(duì)預(yù)防公共衛(wèi)生突發(fā)事件等具有重要的意義，也是中心管理決策的依據(jù)。部分疾控中心長久在檔案管理方面存在理念落后、制度不全、人才缺失的問題，難以發(fā)揮檔案的價(jià)值。進(jìn)入信息時(shí)代后，陸續(xù)出現(xiàn)了多種新技術(shù)，疾控中心檔案管理引入這些新技術(shù)可提升管理效率和水平。未來，各疾控中心應(yīng)繼續(xù)加大在檔案管理中的資源投入，助推管理的信息化、科學(xué)化。

一、疾控中心檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1.提升檔案管理水平

檔案管理是疾控中心的重要工作，引進(jìn)信息技術(shù)助推檔案信息化管理可改變?nèi)斯すぷ髂Ｊ剑蠓嵘芾淼默F(xiàn)代化水平。疾控中心原有的檔案方式下因?yàn)榧夹g(shù)相對(duì)滯后，大部分檔案管理任務(wù)由人工來完成，工作效率低下且經(jīng)常存在管理漏洞。而信息技術(shù)下的檔案管理，很多環(huán)節(jié)的工作都由系統(tǒng)或平臺(tái)自動(dòng)完成，管理技術(shù)先進(jìn)，不同部門能及時(shí)向系統(tǒng)提交檔案信息，且相互之間能共享信息。

2．有助于疾控中心制定正確的決策

疾控中心在各項(xiàng)工作中產(chǎn)生的檔案信息總量大，檔案的來源不同，如有各級(jí)衛(wèi)生部門的疾病預(yù)防、控制與管理資料，還有疾病控制管理部門的有關(guān)數(shù)據(jù)，這些都能作為公共衛(wèi)生安全管理、決策的依據(jù)，在完整和準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)下有關(guān)人員可從中提取出更有價(jià)值的信息，能夠輔助疾控中心制定決策，避免決策失誤引發(fā)的公共衛(wèi)生事件。

3.提高檔案管理工作的效率

在疾控中心的檔案管理中，最初為人工管理，檔案收集、整理、更新以及分析等均由人工完成，有關(guān)人員在這些工作中往往需耗費(fèi)較長時(shí)間，工作效率異常低。而計(jì)算機(jī)信息技術(shù)發(fā)展的今天，疾控中心檔案管理中信息化成為主要方式，借助信息技術(shù)疾控中心可建立檔案信息化管理系統(tǒng)或平臺(tái)，隨著疾控中心的相關(guān)工作，系統(tǒng)或平臺(tái)可自動(dòng)儲(chǔ)存、分類檔案，檔案的收集、分配以及存儲(chǔ)等不再需要人工完成，工作效率極大提高，且在后續(xù)工作中一旦有需求，可立即查詢和調(diào)用，十分方便。

4.有助于檔案信息的長時(shí)間保存

疾控中心在原先的檔案工作中，大部分均為紙質(zhì)檔案，保存難度較大，對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境的要求較高，如存儲(chǔ)環(huán)境濕度較大，紙質(zhì)檔案可能存在損毀風(fēng)險(xiǎn)，無法長時(shí)間保存。而在檔案信息化管理模式下，大部分檔案均為電子化存儲(chǔ)方式，檔案信息保存在硬盤、數(shù)據(jù)庫中，只要硬盤、數(shù)據(jù)庫等存儲(chǔ)介質(zhì)安全且無損壞，就能長期保存。

5.強(qiáng)化各部門之間的協(xié)同合作

疾控中心各內(nèi)部門之間的工作有一定的交叉，為保障各自工作順利開展，部門之間需加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào)。在原先的檔案管理模式下，疾控中心各部門之間因?yàn)樾畔鬏敳粫常髯缘墓ぷ魍耆盍?，不利于提高疾控中心的工作質(zhì)量。而在檔案信息化管理模式下各部門之間能共享信息，避免了原先溝通不暢的問題，使部門之間能夠協(xié)同工作。

二、疾控中心檔案管理信息化建設(shè)措施

1.加大檔案管理的資金投入，完善硬件設(shè)備設(shè)施及安全環(huán)境

檔案管理是疾控中心不可忽視的工作，在當(dāng)下時(shí)代變化的過程中，疾控中心的檔案管理需克服原先的工作理念、模式等限制，大力推進(jìn)管理信息化。為實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化目標(biāo)，各疾控中心需充分意識(shí)到信息化與硬件設(shè)施、環(huán)境等之間的關(guān)系，加大資金投入，根據(jù)檔案信息化管理要求配備各種先進(jìn)的硬件設(shè)備設(shè)施，并構(gòu)建更為安全且穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。目前，許多疾控中心在檔案信息化管理中已取得了一定的工作成效，但其信息化依舊有很長的道路要走。為提升信息化水平，疾控中心需增大在檔案管理信息化建設(shè)中的資金投入，使有關(guān)部門有足夠的資金配備新設(shè)備、引進(jìn)專業(yè)人才、采用現(xiàn)代技術(shù)。疾控中心的檔案資料屬于公共資源，其私密性、使用價(jià)值較高，為有效保存、利用這些檔案，疾控中心必須密切關(guān)注行業(yè)內(nèi)對(duì)檔案管理提出的新要求，并掌握技術(shù)趨勢(shì)及發(fā)展現(xiàn)狀，根據(jù)自身情況預(yù)留資金，在足夠的資金支持下，以檔案信息化管理為目標(biāo)，配備各種先進(jìn)的軟硬件設(shè)備設(shè)施。與此同時(shí)，加強(qiáng)安全防護(hù)，營造安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，避免檔案信息化系統(tǒng)、平臺(tái)等存在安全風(fēng)險(xiǎn)，增強(qiáng)系統(tǒng)的安全防護(hù)能力，保障疾控中心的各種檔案資料均可安全存儲(chǔ)于系統(tǒng)內(nèi)，避免檔案丟失或者被泄露。

2.培養(yǎng)思維創(chuàng)新人才，提升業(yè)務(wù)能力

疾控中心檔案管理中采用信息化模式，對(duì)管理人員的專業(yè)素質(zhì)有較高的要求，如果檔案管理人員繼續(xù)采用傳統(tǒng)的管理理念和方式，將很難適應(yīng)信息化時(shí)代下的管理規(guī)范，可能因?yàn)槿藛T素質(zhì)偏低而影響管理效果。當(dāng)前，我國進(jìn)入了信息化時(shí)代，舊的管理理念和方法暴露了諸多問題，為此，疾控中心的檔案管理部門需意識(shí)到人才的作用，在實(shí)際的工作中注重培養(yǎng)人才的創(chuàng)新思維，使有關(guān)管理人員掌握檔案信息化管理的理論、方法與技術(shù)，真正讓這些崗位人員發(fā)揮其專業(yè)優(yōu)勢(shì)。檔案信息化管理模式不同于傳統(tǒng)的人工模式，其對(duì)人員的專業(yè)能力要求更高，管理人員不僅要具有信息化意識(shí)，還需要熟悉計(jì)算機(jī)操作，了解信息技術(shù)。因此，疾控中心需將人才培養(yǎng)作為常態(tài)化工作，定期或不定期培訓(xùn)檔案管理人才，在具體的培訓(xùn)過程中不僅要向這些人才傳輸信息化管理的相關(guān)理論知識(shí)，還需適當(dāng)組織實(shí)踐活動(dòng)，使這些管理人員既有豐富的知識(shí)儲(chǔ)備，又能具有極強(qiáng)的操作能力，可在檔案信息化管理中應(yīng)用自身的專業(yè)知識(shí)解決實(shí)際問題。為保障培訓(xùn)工作的效果，疾控中心需創(chuàng)新培訓(xùn)方法，既可采用傳統(tǒng)的線下培訓(xùn)方式，也可開辟線上培訓(xùn)模式，通過保持培訓(xùn)形式的多樣性來提高管理人員參與培訓(xùn)的積極性。另外，疾控中心也需要根據(jù)檔案信息化管理要求引進(jìn)專業(yè)人才，由這些人才帶來新理念、新技術(shù)，促進(jìn)檔案管理的變革。

3.加強(qiáng)“云計(jì)算”在檔案管理中的應(yīng)用

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)高速發(fā)展，云計(jì)算技術(shù)更廣受關(guān)注。疾控中心的檔案資料來源多、數(shù)量大，單純采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)、電子存儲(chǔ)方式并不可行，需要引進(jìn)云技術(shù)，建立云平臺(tái)存儲(chǔ)檔案，其存儲(chǔ)方便且存儲(chǔ)容量異常大，后續(xù)即使需要查詢檔案，直接利用云平臺(tái)的檢索功能，操作簡單且高效。因此，疾控中心檔案信息化管理人員需合理采用云計(jì)算技術(shù)，發(fā)揮該技術(shù)的優(yōu)勢(shì)整理、分析、存儲(chǔ)來自公共衛(wèi)生部門、企業(yè)以及政府等方面的檔案，保障檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。

4.提高檔案信息的私密性

疾控中心檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)需關(guān)注很多方面，有關(guān)人員不應(yīng)單純局限在建立檔案信息化系統(tǒng)，完善系統(tǒng)功能上，還需從根本上重視系統(tǒng)的安全性，以增強(qiáng)各種檔案資料的私密性。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，管理人員更為關(guān)注管理效率和水平，不重視文件資料的私密性，經(jīng)常會(huì)發(fā)生資料丟失的問題。信息化管理模式下雖檔案資料存放在虛擬計(jì)算機(jī)、硬盤中，但如果計(jì)算機(jī)或者硬盤發(fā)生問題，也會(huì)造成檔案的丟失，或者不法分子攻擊檔案信息化系統(tǒng)，也會(huì)增大檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)。為此，檔案信息化管理人員需將安全工作放在首位，采取多種措施提高信息化系統(tǒng)的安全性，如采用防火墻技術(shù)、入侵檢測(cè)技術(shù)、訪問控制等。

5.建立疾控中心檔案資料信息化電子采集系統(tǒng)

疾控中心的檔案信息化管理十分復(fù)雜，為發(fā)揮信息化管理優(yōu)勢(shì)，疾控中心需加大投入，建立完善的檔案資料信息化電子采集系統(tǒng)，該系統(tǒng)兼具檔案采集、分類和整理功能。近年來，隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案資料的電子存儲(chǔ)成為主要趨勢(shì)，疾控中心的檔案管理也需要迎合這一趨勢(shì)，了解電子檔案的特點(diǎn)，清楚信息系統(tǒng)中電子文件的數(shù)字編碼方式，從而構(gòu)建功能全面的信息化采集系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。該電子采集系統(tǒng)需具備多種功能，能夠在疾控中心工作時(shí)同步更新系統(tǒng)內(nèi)的檔案類型、數(shù)據(jù)，保障系統(tǒng)內(nèi)檔案的完整性、準(zhǔn)確性。由于疾控中心的工作繁多，其電子文件的數(shù)量持續(xù)增多，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)面臨較大的存儲(chǔ)壓力，電子采集系統(tǒng)的存儲(chǔ)空間有限，如存儲(chǔ)內(nèi)容過多可能引發(fā)系統(tǒng)崩潰問題，使檔案資料丟失。為避免出現(xiàn)上述問題，疾控中心在建立電子采集系統(tǒng)時(shí)必須引進(jìn)現(xiàn)代化采集技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)，拓寬系統(tǒng)的采集路徑，增大存儲(chǔ)容量。

6.建立疾控中心檔案資源信息化共享平臺(tái)

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案資料無法共享，影響了疾控中心內(nèi)的信息傳遞，也不利于順利開展各項(xiàng)工作。而在當(dāng)前的時(shí)代背景下，疾控中心為形成檔案信息化管理模式，應(yīng)滲透共享原則，建立檔案資源信息化共享平臺(tái)，使不同部門之間能共享各類檔案資料，將這些檔案資料作為工作依據(jù)。首先，疾控中心相關(guān)人員需及時(shí)將各類紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，將這些檔案資料導(dǎo)入電子檔案系統(tǒng)中，并配套建設(shè)數(shù)字化信息查詢系統(tǒng)、內(nèi)部檔案信息共享系統(tǒng)、檔案保密系統(tǒng)以及資源調(diào)取系統(tǒng)，使這些不同級(jí)別、類型的系統(tǒng)之間相互配合，為疾控中心的檔案調(diào)取、共享等提供便捷。其次，有關(guān)管理人員需引入網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立多種功能的檔案共享平臺(tái)，該平臺(tái)不同部門之間可相互借閱、調(diào)取檔案，并給該平臺(tái)增加檢索模塊，實(shí)現(xiàn)高效、精準(zhǔn)查詢。

7.建立疾控中心檔案信息化管理機(jī)制

疾控中心的檔案管理內(nèi)容繁多，為發(fā)揮信息化管理優(yōu)勢(shì)，管理人員需立足疾控中心的檔案工作情況，制定完善的信息化管理機(jī)制，在該機(jī)制中清晰規(guī)定檔案分析、整合、分類以及歸檔等要求，為相關(guān)部門、崗位人員的工作提供制度保障，并加強(qiáng)檔案信息化管理的全過程監(jiān)督。首先，檔案信息化管理機(jī)制應(yīng)包含責(zé)任機(jī)制。細(xì)分各部門、各崗位人員的管理職責(zé)，使疾控中心的檔案工作由檔案管理部門統(tǒng)籌，其他部門配合完成，各部門、崗位人員需切實(shí)履行其職責(zé)，保障管理工作的全面性與有效性，避免管理漏洞。其次，形成檔案資料的借閱監(jiān)督機(jī)制。任何個(gè)人在借閱時(shí)都需加強(qiáng)權(quán)限管理，并采取只讀形式。最后，管理制度應(yīng)包含電子文件預(yù)歸檔機(jī)制。疾控中心各部門在任何情況下都應(yīng)及時(shí)做好各種文件、資料的歸檔，不得隨意篡改檔案。

三、疾控中心檔案管理的科學(xué)化建設(shè)路徑

1.開展內(nèi)部繼續(xù)教育，打造科學(xué)化檔案管理人才隊(duì)伍

針對(duì)疾控中心檔案管理的科學(xué)化建設(shè)，關(guān)鍵應(yīng)加強(qiáng)人才建設(shè)，使檔案管理信息化過程中可發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)，用優(yōu)秀人才為檔案管理注入活力。因此，疾控中心需強(qiáng)化內(nèi)部繼續(xù)教育，必須讓管理人才意識(shí)到行業(yè)內(nèi)對(duì)檔案管理提出的新要求，通過開展繼續(xù)教育與培訓(xùn)來提高這些人員的專業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)技能，逐步在內(nèi)部建立高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)。當(dāng)然，各疾控中心之間也應(yīng)該就檔案管理展開一系列交流，相互之間借鑒與學(xué)習(xí)，如某一疾控中心在檔案管理方面的信息化水平較高，其他疾控中心可立足自身情況學(xué)習(xí)其經(jīng)驗(yàn)。

2.營造良好的影音檔案保存環(huán)境，提升檔案管理科學(xué)性

信息化管理與傳統(tǒng)管理在保存環(huán)境方面存在顯著區(qū)別，疾控中心需充分意識(shí)到這一區(qū)別，特別是領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)正確看待檔案信息化管理，增加投入。例如，讓專業(yè)人員分析近幾年來中心的檔案資源組成結(jié)構(gòu)，并掌握檔案管理中的信息技術(shù)類型、發(fā)展趨勢(shì)，在這些前提下營造良好的影音檔案保存環(huán)境。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，影音檔案對(duì)保存環(huán)境有更高要求，潮濕、高溫等都不利于其保存。雖然大部分影音資料為電腦存儲(chǔ)，但電腦可能遭遇病毒攻擊、異常入侵，無法保障檔案資料的安全性?？紤]這一方面，疾控中心在當(dāng)前及未來都需根據(jù)檔案信息化管理要求，繼續(xù)完善、優(yōu)化影音檔案保存環(huán)境，增強(qiáng)保存環(huán)境的安全性。

3.建立科學(xué)化檔案管理機(jī)制，促進(jìn)疾控中心檔案管理發(fā)展

首先，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，疾控中心需不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)其在檔案管理方面的經(jīng)驗(yàn)以及信息化管理的相關(guān)嘗試，逐步構(gòu)建科學(xué)化檔案管理機(jī)制，在其中明確規(guī)定檔案資源的管理制度，如應(yīng)包含檔案收集、分類、查詢、歸檔等制度，確保在制度指導(dǎo)下相關(guān)崗位人員能在檔案管理的全過程中加強(qiáng)檢查與監(jiān)督，提高檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性，并使電子檔案與紙質(zhì)文件完全對(duì)應(yīng)。其次，疾控中心檔案管理部門在長期的工作中還需根據(jù)資料、文件的類型，制定完善的檔案利用機(jī)制，在借出檔案時(shí)僅提供電子版拷貝文件，不得提供原版或者紙質(zhì)文件。

4.建立科學(xué)化考評(píng)機(jī)制，激發(fā)檔案管理人員工作熱情

疾控中心要實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化，相關(guān)部門也需逐步構(gòu)建科學(xué)化考評(píng)機(jī)制，在該機(jī)制中細(xì)化考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)、優(yōu)化考核方法，通過合理化考核將考核結(jié)果與個(gè)人績效相掛鉤，提高崗位人員的工作積極性?？荚u(píng)機(jī)制不僅須包含定性考核部分，還要重視定量考核，通過量化標(biāo)準(zhǔn)使每個(gè)檔案管理人才均能以飽滿的熱情、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度參與到檔案管理中，遵守檔案科學(xué)化管理要求，并在崗位上注重創(chuàng)新。

四、結(jié)束語

檔案管理對(duì)疾控中心的各項(xiàng)工作都具有重要意義，在公共事業(yè)發(fā)展的今天，疾控中心的檔案管理越發(fā)重要。各疾控中心除了要從思想上重視檔案管理，更需轉(zhuǎn)變檔案管理理念與思路，積極引進(jìn)新技術(shù)，促進(jìn)檔案管理的信息化與科學(xué)化。

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（作者單位：石家莊市疾病預(yù)防控制中心）

作者簡介：王建紅（1974—），女 ，漢族，河北深澤人，本科，館員，研究方向：檔案管理。