集團(tuán)型企業(yè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)前端控制規(guī)范性研究

黃為 任萬菊

摘要：隨著企業(yè)信息化的不斷發(fā)展，電子文件日益成為企業(yè)文檔管理的主要對象。集團(tuán)型企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)眾多，電子文件分布環(huán)境復(fù)雜，類型、格式多樣，實(shí)施前端控制是確保電子文件檔案屬性的必要條件，也是提高企業(yè)電子文件管理效率的必要手段。中國五礦集團(tuán)有限公司數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和建設(shè)貫徹了前端控制的理念，通過制定統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和電子文件封裝規(guī)范、建立標(biāo)準(zhǔn)歸檔接口平臺和預(yù)歸檔模塊、規(guī)范電子文件歸檔流程，將文件關(guān)聯(lián)、歸檔查詢、歸檔電子文件格式轉(zhuǎn)換、預(yù)歸檔管理等功能前置于業(yè)務(wù)系統(tǒng)，有效推動(dòng)了中國五礦集團(tuán)有限公司文檔一體化的發(fā)展和檔案管理向單套制轉(zhuǎn)變。

關(guān)鍵詞：集團(tuán)型企業(yè) 電子文件 電子檔案 前端控制

隨著企業(yè)信息化的不斷發(fā)展，相較于紙質(zhì)載體文件，電子文件日益成為企業(yè)文檔管理的主要對象，企業(yè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)則逐步成為企業(yè)檔案管理的重要工具。另外，企業(yè)檔案單套制發(fā)展趨勢逐漸深入，對數(shù)字檔案管理系統(tǒng)及電子文件管理方法提出了更高要求。特別是集團(tuán)型企業(yè)，由于其業(yè)務(wù)系統(tǒng)眾多、電子文件數(shù)量龐大，要想對電子文件的各個(gè)階段進(jìn)行更全面、更有效的管控，就要貫徹前端控制理念，從而更好地保障電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。20世紀(jì)80年代的超前控制思想是理論層面“前端控制”的起源，之后國內(nèi)外學(xué)者對“前端控制”相關(guān)學(xué)術(shù)內(nèi)容有所涉及，馮惠玲教授較早對“前端控制”的來源及基本內(nèi)容進(jìn)行了較為完整的闡述。[1]前端控制理念主要依托于文件生命周期理論[2]，即從文件形成到永久保存或者銷毀包含不同階段，這些階段構(gòu)成一個(gè)完整的過程。其中文件的形成是前端，文件的處理、鑒定、整理等具體管理活動(dòng)是中端，永久保存或銷毀是末端。[3]前端控制要求針對整個(gè)管理過程的目標(biāo)、要求和規(guī)則展開系統(tǒng)的分析，并對其進(jìn)行科學(xué)整合，將需要和可能在文件形成階段實(shí)現(xiàn)或部分實(shí)現(xiàn)的管理功能，盡量在文件形成階段實(shí)現(xiàn)。[4]在集團(tuán)型企業(yè)電子檔案管理背景下，將前端控制理念嵌入數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與管理中，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案單套制管理的必要條件，也是提高企業(yè)電子文件管理效率的必要手段。

一、集團(tuán)型企業(yè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)實(shí)施前端控制的必要性

（一）集團(tuán)型企業(yè)電子文件分布環(huán)境復(fù)雜

集團(tuán)型企業(yè)往往業(yè)務(wù)范圍廣泛，業(yè)務(wù)類型多樣，業(yè)務(wù)系統(tǒng)眾多。各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)架構(gòu)、性能各不相同，電子文件分散分布于各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，分布環(huán)境復(fù)雜。不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)對其內(nèi)部所產(chǎn)生、存儲的電子文件的格式與質(zhì)量要求不一，缺乏統(tǒng)一規(guī)范，導(dǎo)致不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)中電子文件質(zhì)量參差不齊。為實(shí)現(xiàn)電子文件的統(tǒng)一收集、歸檔、利用，就要在電子文件的形成、流轉(zhuǎn)階段對各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的電子文件質(zhì)量進(jìn)行統(tǒng)一管控。缺乏前端對電子文件質(zhì)量的管控，電子文件質(zhì)量達(dá)不到電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)，就無法實(shí)現(xiàn)電子文件的在線歸檔。

（二）集團(tuán)型企業(yè)電子文件管理對象復(fù)雜

集團(tuán)型企業(yè)規(guī)模龐大，生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動(dòng)繁多，在此過程中所產(chǎn)生的電子文件類型多樣，包括文書類、科研類、設(shè)備儀器類等，電子文件格式豐富，電子文件管理對象復(fù)雜。貫徹前端控制理念，在電子文件形成階段對其格式、內(nèi)容等方面進(jìn)行規(guī)范，才能實(shí)現(xiàn)電子文件的全程管理，確保電子文件的檔案屬性。此外，電子文件從形成階段便產(chǎn)生元數(shù)據(jù)，如果不對元數(shù)據(jù)進(jìn)行全程管控，容易導(dǎo)致元數(shù)據(jù)缺失等問題，無法保障電子文件的真實(shí)性。實(shí)施前端控制，有助于保證電子文件元數(shù)據(jù)的完整性，確保電子文件的“四性”，更好地保障其利用價(jià)值。

二、中國五礦數(shù)字檔案管理系統(tǒng)實(shí)施前端控制的具體做法

本文將以集團(tuán)型企業(yè)中國五礦集團(tuán)有限公司（以下簡稱“中國五礦”）為例展開論述。中國五礦規(guī)模龐大，子公司數(shù)量眾多，于近期統(tǒng)籌建設(shè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，擬將其推廣應(yīng)用到各級子公司，實(shí)現(xiàn)全集團(tuán)電子檔案的共享利用。中國五礦的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)功能全面，涵蓋檔案收集、整理、保存、利用等電子檔案管理全流程，同時(shí)包含用戶管理、三員權(quán)限管理（安全保密員、安全審計(jì)員和系統(tǒng)管理員）、日志審計(jì)等系統(tǒng)管理功能。在設(shè)計(jì)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)和電子文件管理流程時(shí)，中國五礦貫徹前端控制的管理理念，將文件關(guān)聯(lián)、歸檔查詢、歸檔電子文件格式轉(zhuǎn)換、預(yù)歸檔管理等功能前置于業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，通過對業(yè)務(wù)系統(tǒng)的“流程重構(gòu)”，減少并消除各個(gè)管理環(huán)節(jié)的重復(fù)與疏漏，實(shí)現(xiàn)了檔案管理與業(yè)務(wù)流程的整合，進(jìn)一步推動(dòng)了文檔一體化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了電子文件規(guī)范化歸檔、標(biāo)準(zhǔn)化操作、完整性存儲。

（一）制定統(tǒng)一元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和電子文件封裝規(guī)范

中國五礦根據(jù)國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合集團(tuán)實(shí)際，制定了《中國五礦集團(tuán)有限公司電子檔案元數(shù)據(jù)方案》，明確了各類型電子檔案元數(shù)據(jù)元素的定義。中國五礦根據(jù)元數(shù)據(jù)方案要求全面收集元數(shù)據(jù)，滿足國家歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的有關(guān)要求，特別強(qiáng)調(diào)機(jī)構(gòu)人員實(shí)體元數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)實(shí)體元數(shù)據(jù)、實(shí)體關(guān)系元數(shù)據(jù)的信息收集，同時(shí)根據(jù)電子檔案的不同門類，將文書檔案和非文書檔案元數(shù)據(jù)區(qū)別設(shè)置，便于業(yè)務(wù)系統(tǒng)對元數(shù)據(jù)的采集。此外，中國五礦參照《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》，明確并制定了電子文件封裝結(jié)構(gòu)，開發(fā)了統(tǒng)一的電子文件及其元數(shù)據(jù)通用封裝包組件，以提供在線服務(wù)、嵌入業(yè)務(wù)系統(tǒng)插件等方式將相關(guān)業(yè)務(wù)要求轉(zhuǎn)變?yōu)榧夹g(shù)要求，降低業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)難度。

（二）建立標(biāo)準(zhǔn)歸檔接口平臺和預(yù)歸檔模塊

為實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的無縫集成，實(shí)現(xiàn)電子文件在線歸檔，中國五礦設(shè)計(jì)了標(biāo)準(zhǔn)的歸檔接口平臺。中國五礦的歸檔接口平臺滿足以下要求：一是與業(yè)務(wù)系統(tǒng)具有良好的兼容性，設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)簡單，形成的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)便于不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)共同遵循；二是數(shù)據(jù)傳輸安全可靠，能夠保障數(shù)據(jù)的完整性和保密性；三是操作簡便易用，便于進(jìn)行數(shù)據(jù)采集和歸檔操作；四是具備良好的擴(kuò)展性和兼容性，能夠適應(yīng)未來的技術(shù)發(fā)展、業(yè)務(wù)需求變化及系統(tǒng)擴(kuò)展要求。中國五礦建立標(biāo)準(zhǔn)的歸檔接口平臺，是實(shí)現(xiàn)前端控制的基礎(chǔ)，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫集成，提高數(shù)據(jù)管理的效率和質(zhì)量。此外，中國五礦在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中增設(shè)了電子文件預(yù)歸檔模塊，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中明確了電子文件歸檔范圍，并接收電子文件歸檔狀態(tài)、數(shù)量、歸檔失敗原因等信息，以保障電子文件歸檔質(zhì)量。

（三）規(guī)范電子文件歸檔流程

電子文件在線歸檔需要進(jìn)行電子文件分類與保管期限鑒定、版式電子文件固化、歸檔信息包封裝等處置動(dòng)作。根據(jù)國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中的電子文件歸檔要求，中國五礦重新梳理制定了統(tǒng)一的電子文件數(shù)據(jù)處置和歸檔的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及工作流程，明確各個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)和要求，打破“線下”傳統(tǒng)工作思維，充分利用信息化手段，進(jìn)行流程再造，依序進(jìn)行電子文件及其元數(shù)據(jù)采集、歸檔信息包封裝、“四性”檢測等操作，做到電子檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。中國五礦電子文件歸檔流程如圖1所示。

在進(jìn)行電子文件歸檔時(shí)，業(yè)務(wù)系統(tǒng)初步檢測業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的完整性并判斷其是否滿足歸檔要求，主要檢測三個(gè)方面：一是電子文件在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中是否已辦結(jié)；二是判斷其是否在歸檔范圍內(nèi)；三是電子文件的要素是否齊全，其內(nèi)容和元數(shù)據(jù)是否完整。如符合歸檔要求，業(yè)務(wù)系統(tǒng)會(huì)將電子文件轉(zhuǎn)換為PDF格式，并添加電子簽名，保障電子文件的完整性和真實(shí)性。中國五礦已在業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)嵌入中國五礦檔案分類方案與保管期限對照表，系統(tǒng)根據(jù)對照表自動(dòng)識別并生成電子文件分類與保管期限信息。隨著電子文件進(jìn)入預(yù)歸檔流程，依據(jù)中國五礦電子文件歸檔接口規(guī)范，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中調(diào)用通用封裝包組件對歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔信息包的封裝，并向統(tǒng)一歸檔接口平臺上傳歸檔信息包，提交電子文件歸檔申請。歸檔接口平臺接收到業(yè)務(wù)系統(tǒng)的歸檔信息包和歸檔申請后，對歸檔信息包進(jìn)行解包，同時(shí)進(jìn)行“四性”檢測，并將校驗(yàn)報(bào)告提交數(shù)字檔案管理系統(tǒng)歸檔。此外，中國五礦在歸檔接口平臺與業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間建立了歸檔信息互通機(jī)制，歸檔接口平臺歸檔信息包接收、“四性”檢測、文件歸檔、取消歸檔等操作完成時(shí)，歸檔接口平臺會(huì)將電子文件歸檔狀態(tài)反饋至業(yè)務(wù)系統(tǒng)，業(yè)務(wù)系統(tǒng)的預(yù)歸檔模塊能夠接收電子文件歸檔狀態(tài)信息，便于業(yè)務(wù)部門的檔案管理人員掌握電子文件歸檔狀態(tài)。對于歸檔失敗的電子文件，歸檔接口平臺會(huì)將失敗原因同時(shí)推送至業(yè)務(wù)系統(tǒng)，業(yè)務(wù)部門的檔案管理人員據(jù)此進(jìn)行調(diào)整后可重新歸檔。對于原本已歸檔，但又發(fā)生變更的電子文件進(jìn)行二次歸檔時(shí)，歸檔接口平臺會(huì)通過互通機(jī)制取消前次歸檔，以確保業(yè)務(wù)系統(tǒng)和數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)保持一致。

三、中國五礦數(shù)字檔案管理系統(tǒng)實(shí)施前端控制的效果及影響

中國五礦數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的規(guī)劃和建設(shè)貫徹了前端控制管理理念，通過標(biāo)準(zhǔn)歸檔流程設(shè)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)歸檔數(shù)據(jù)處置和標(biāo)準(zhǔn)歸檔接口設(shè)計(jì)等方面的改進(jìn)，有效提高了電子文件歸檔和電子檔案管理的效率與質(zhì)量，降低了電子檔案管理成本，推動(dòng)了文檔一體化的發(fā)展和檔案管理向單套制轉(zhuǎn)變。

（一）提高電子文件管理效率和電子檔案質(zhì)量

中國五礦在建設(shè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中貫徹前端控制管理理念，有效提高了電子文件歸檔和管理效率。中國五礦通過將電子文件關(guān)聯(lián)、歸檔格式轉(zhuǎn)換、內(nèi)置分類與保管期限鑒定、歸檔狀態(tài)查詢等預(yù)歸檔管理功能前置于業(yè)務(wù)系統(tǒng)，能夠?qū)σ咽占?、積累的電子文件的所有操作進(jìn)行跟蹤、審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)電子文件歸檔過程中的問題并進(jìn)行反饋，減少電子文件管理與電子檔案收集管理環(huán)節(jié)的重復(fù)與疏漏，實(shí)現(xiàn)功能優(yōu)化。此外，中國五礦的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)能夠保證電子檔案質(zhì)量，通過標(biāo)準(zhǔn)歸檔流程設(shè)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)歸檔數(shù)據(jù)處置和標(biāo)準(zhǔn)歸檔接口設(shè)計(jì)等方面的改進(jìn)，能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，確保數(shù)據(jù)的完整性、可讀性和長期保存，避免出現(xiàn)無效電子文件歸檔、業(yè)務(wù)系統(tǒng)與數(shù)字檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)不同步等問題，提高數(shù)據(jù)管理質(zhì)量。

（二）降低數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建設(shè)成本和電子檔案管理成本

中國五礦數(shù)字檔案管理系統(tǒng)實(shí)施前端控制，能夠有效降低全集團(tuán)電子檔案管理成本。一是通過制定統(tǒng)一的電子檔案管理規(guī)范、統(tǒng)籌建設(shè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。中國五礦各子公司均可直接應(yīng)用該數(shù)字檔案管理系統(tǒng)開展電子文件歸檔和電子檔案管理各項(xiàng)工作，有效規(guī)避了中國五礦各子公司電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一與數(shù)字檔案管理系統(tǒng)重復(fù)建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)和成本，減輕了中國五礦電子檔案管理的投資壓力，縮短了數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)周期，降低了全集團(tuán)檔案信息化投入費(fèi)用。二是中國五礦通過完成標(biāo)準(zhǔn)歸檔流程設(shè)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)歸檔數(shù)據(jù)處置和標(biāo)準(zhǔn)歸檔接口設(shè)計(jì)等數(shù)字檔案管理系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容，能夠利用技術(shù)手段保障數(shù)字檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性，降低數(shù)字檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性維護(hù)方面的人力成本和時(shí)間成本。

（三）推動(dòng)文檔一體化的發(fā)展和檔案管理向單套制轉(zhuǎn)變

中國五礦數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)及前端控制的實(shí)施，能夠促進(jìn)文檔一體化的發(fā)展和單套制的實(shí)現(xiàn)。一方面，中國五礦在建設(shè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中，按照電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)對電子文件的格式、元數(shù)據(jù)質(zhì)量等進(jìn)行管控，在一定程度上推進(jìn)了電子文件管理與電子檔案管理統(tǒng)一成為有機(jī)整體的進(jìn)程，促進(jìn)中國五礦文檔一體化的發(fā)展。另一方面，中國五礦嚴(yán)格按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，滿足電子檔案安全保管需要，從管理系統(tǒng)層面為實(shí)現(xiàn)檔案單套制管理奠定了基礎(chǔ)。此外，中國五礦通過技術(shù)手段實(shí)施前端控制，能夠確保各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中電子文件的檔案屬性，實(shí)現(xiàn)電子文件的在線歸檔，同時(shí)保障電子檔案的質(zhì)量，從資源建設(shè)和管理層面為實(shí)現(xiàn)電子檔案單套制管理奠定了基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

集團(tuán)型企業(yè)業(yè)務(wù)范圍廣泛，電子文件分布環(huán)境和管理對象復(fù)雜，實(shí)施前端控制有助于確保電子文件的檔案屬性。中國五礦在設(shè)計(jì)和建設(shè)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的過程中，制定統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和電子文件封裝規(guī)范、建立標(biāo)準(zhǔn)歸檔接口平臺和預(yù)歸檔模塊、規(guī)范電子文件歸檔流程，通過技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)了前端控制，帶來了較強(qiáng)的管理效益和經(jīng)濟(jì)效益。中國五礦統(tǒng)一接口平臺的設(shè)計(jì)、元數(shù)據(jù)定義方法、標(biāo)準(zhǔn)化電子文件歸檔流程等內(nèi)容，具有普遍參考性和廣泛推廣價(jià)值，能夠?yàn)槠渌髽I(yè)的電子檔案管理工作提供借鑒和參考。

注釋及參考文獻(xiàn)：

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作者單位：中國五礦集團(tuán)有限公司