信息化視角下高校學(xué)生事務(wù)財(cái)務(wù)管理研究

文/劉長(zhǎng)蘭

隨著信息技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，財(cái)務(wù)管理信息化已成為提高高校財(cái)務(wù)管理水平和服務(wù)能力的必然趨勢(shì)和發(fā)展方向。本文以信息化視角展開(kāi)，結(jié)合筆者在高校進(jìn)行學(xué)生事務(wù)財(cái)務(wù)工作的親身經(jīng)驗(yàn)，以財(cái)務(wù)信息化視角，從高校學(xué)生事務(wù) 財(cái)務(wù)管理的內(nèi)容、重要性展開(kāi)，分析高校學(xué)生事務(wù)財(cái)務(wù)管理信息化現(xiàn)狀、收費(fèi)管理、“獎(jiǎng)助勤貸補(bǔ)免”等方面存在的不足，并提出優(yōu)化軟件模塊、建立數(shù)據(jù)共享、再造業(yè)務(wù)流程等建議，促進(jìn)業(yè)財(cái)一體化，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)在不同部門(mén)間的無(wú)縫銜接。

一、研究背景

信息化概念的廣泛使用始于1993 年9 月美國(guó)克林頓政府提出的“信息高速公路”計(jì)劃。我國(guó)《“十四五”國(guó)家信息化規(guī)劃》也指出了實(shí)施國(guó)家教育數(shù)字化戰(zhàn)略的重要性，強(qiáng)調(diào)了要從教育信息化1.0 時(shí)代走到2.0 時(shí)代。從“簡(jiǎn)單應(yīng)用”走向“深度融合”，開(kāi)啟教育數(shù)字化轉(zhuǎn)型新征程。并提出對(duì)于高等教育，應(yīng)注重利用信息化促進(jìn)科教融合。

高校學(xué)生事務(wù)管理主要指高校對(duì)學(xué)生人格教育、生活服務(wù)、成長(zhǎng)輔導(dǎo)、素質(zhì)拓展等方面，是高校教育教學(xué)工作的一個(gè)重要組成部分，我國(guó)關(guān)于高校學(xué)生事務(wù)現(xiàn)有文獻(xiàn)多從社會(huì)學(xué)、教育學(xué)、心理學(xué)、管理學(xué)等領(lǐng)域展開(kāi)，較少?gòu)呢?cái)務(wù)視角展開(kāi)討論學(xué)生事務(wù)工作。但財(cái)務(wù)部作為高校重要的職能部門(mén)之一，涉及到學(xué)生各類(lèi)費(fèi)用的收繳、各類(lèi)獎(jiǎng)學(xué)金、助學(xué)金、勤工助學(xué)、貸款、補(bǔ)貼、減免等發(fā)放。學(xué)生從入校、休學(xué)、服兵役、退學(xué)等學(xué)籍異動(dòng)、轉(zhuǎn)換專(zhuān)業(yè)、更改個(gè)人信息到畢業(yè)離校整個(gè)過(guò)程都離不開(kāi)財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)。因此，高校學(xué)生事務(wù)財(cái)務(wù)管理也是學(xué)生事務(wù)管理重要的一環(huán)，且對(duì)于保障高校學(xué)生權(quán)益、提升高校教育質(zhì)量有重大意義。為了在各個(gè)環(huán)節(jié)為學(xué)生提供更好的服務(wù)，通過(guò)信息化手段提高服務(wù)質(zhì)量和工作效率具有現(xiàn)實(shí)意義。

二、高校學(xué)生事務(wù)管理信息化的必要性

近年來(lái)，國(guó)家對(duì)于高校學(xué)生資助經(jīng)費(fèi)的投入不斷增加導(dǎo)致高校需發(fā)放給學(xué)生的經(jīng)費(fèi)增多，財(cái)務(wù)部門(mén)的學(xué)生發(fā)放業(yè)務(wù)量加大。與此同時(shí)，隨著高校擴(kuò)招，在校生總?cè)藬?shù)、招收的學(xué)生類(lèi)別也不斷增加，尤其是成人教育學(xué)生類(lèi)別繁多、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)不一。各類(lèi)學(xué)生的學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、報(bào)名費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、醫(yī)保費(fèi)等都需要財(cái)務(wù)部門(mén)收取。這些變化都對(duì)學(xué)生事務(wù)財(cái)務(wù)管理提出了更高的要求，信息化是提高工作效率的重要手段。

三、高校學(xué)生事務(wù)管理信息化現(xiàn)存問(wèn)題

（一）各部門(mén)間信息獨(dú)立

高校內(nèi)各個(gè)部門(mén)在信息化初始階段更多從自身發(fā)展考慮，忽視了相互間的互聯(lián)互通，各自都擁有單獨(dú)的信息化系統(tǒng)，由于缺乏頂層設(shè)計(jì)和統(tǒng)一規(guī)劃，信息不能及時(shí)、高效共享，導(dǎo)致信息孤島現(xiàn)象普遍存在。例如，教務(wù)處有學(xué)籍管理、學(xué)分系統(tǒng)。學(xué)工部使用學(xué)生信息系統(tǒng)、畢業(yè)離校系統(tǒng)。宿舍管理部門(mén)有宿舍管理系統(tǒng)。財(cái)務(wù)處使用收費(fèi)系統(tǒng)、發(fā)放系統(tǒng)等。當(dāng)學(xué)生需要休學(xué)、退學(xué)、調(diào)整專(zhuān)業(yè)和調(diào)整住宿時(shí)，往往先由各業(yè)務(wù)部門(mén)收集資料并辦好相關(guān)手續(xù)，通過(guò)發(fā)送電子郵件、紙質(zhì)文件傳遞等方式告知財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)以此為依據(jù)在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中對(duì)學(xué)生的相關(guān)信息、學(xué)雜費(fèi)應(yīng)收款等進(jìn)行維護(hù)，這不僅容易造成管理疏漏，還使在財(cái)務(wù)部門(mén)收費(fèi)系統(tǒng)中的相關(guān)信息無(wú)法得到及時(shí)和準(zhǔn)確更新。

（二）收費(fèi)管理存在的問(wèn)題

1.財(cái)務(wù)軟件未優(yōu)化

高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)建立之初，能夠滿(mǎn)足當(dāng)時(shí)的財(cái)務(wù)需求，但隨著高校的發(fā)展，財(cái)務(wù)系統(tǒng)卻沒(méi)有及時(shí)更新、優(yōu)化。在每年九月新學(xué)年開(kāi)始前，財(cái)務(wù)處需要梳理出新 學(xué)年所有在籍學(xué)生需要繳納學(xué)費(fèi)的名單以及繳費(fèi)金額。以筆者所在高校2023 學(xué)年為例，財(cái)務(wù)部根據(jù)學(xué)生學(xué)號(hào)的編碼規(guī)則，判斷該生的入學(xué)年份以及學(xué)制，再判斷該生是否已經(jīng)在2023 學(xué)年前已經(jīng)繳滿(mǎn)相應(yīng)學(xué)制的學(xué)費(fèi)，若未繳滿(mǎn)，則2023 學(xué)年需要繳納學(xué)費(fèi)。比如，2023 學(xué)年共梳理了本科生及研究生應(yīng)收學(xué)費(fèi)約5400 條數(shù)據(jù)，除了業(yè)務(wù)量大之外，這種人工梳理新學(xué)年應(yīng)收學(xué)費(fèi)的方式容易導(dǎo)致少收、多收、漏收的情況，若信息化系統(tǒng)能夠提升自動(dòng)化水平，在新學(xué)年時(shí)自動(dòng)生成需要繳納學(xué)費(fèi)的學(xué)生的數(shù)據(jù)，將大大提高工作效率。

2.業(yè)務(wù)流程不通暢

在高校收費(fèi)管理中，由于財(cái)務(wù)部門(mén)作為流程末端，前期需要業(yè)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)支持，但若信息化工作流程不夠暢通，也會(huì)影響工作效率。例如，某同學(xué)在新學(xué)年申請(qǐng)了退宿，在宿舍管理部門(mén)辦理完畢了相關(guān)手續(xù)，但是由于退宿信息并沒(méi)有及時(shí)更新到學(xué)生管理部門(mén)，學(xué)生管理部門(mén)仍然將該生劃分到新學(xué)年需要繼續(xù)收取住宿費(fèi)的同學(xué)類(lèi)別中，并將需要收取住宿費(fèi)的名單給到財(cái)務(wù)處。財(cái)務(wù)處根據(jù)名單進(jìn)行托收，導(dǎo)致該同學(xué)扣款后又前往財(cái)務(wù)處辦理退費(fèi)手續(xù)，這無(wú)疑增加了學(xué)生和財(cái)務(wù)部門(mén)的負(fù)擔(dān)。若高校能建立學(xué)生信息交互共享平臺(tái)，各部門(mén)在學(xué)生信息變化的第一時(shí)間就進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，簡(jiǎn)化流程流轉(zhuǎn)過(guò)程，將避免一些跨部門(mén)業(yè)務(wù)溝通過(guò)程中的低效和反復(fù)。

3.終端學(xué)生未納入到信息化體系中

除了財(cái)務(wù)部自身軟件需優(yōu)化、與各部門(mén)間工作流程不夠通常外，財(cái)務(wù)部還與學(xué)生的聯(lián)系不強(qiáng)。銀行代扣是高校常見(jiàn)的收費(fèi)方式之一，但有些學(xué)生未與銀行進(jìn)行托收代扣簽約、余額不足或賬戶(hù)尚未激活等原因，導(dǎo)致扣款失敗，收費(fèi)效果不顯著，欠費(fèi)率較高。由于財(cái)務(wù)部門(mén)沒(méi)有與學(xué)生端能直接取得聯(lián)系的信息化系統(tǒng)，無(wú)法從信息化平臺(tái)向所有同學(xué)發(fā)布托收通知。財(cái)務(wù)部大約在扣款日前三天在研究生、本科生輔導(dǎo)員群里發(fā)布托收通知，請(qǐng)輔導(dǎo)員通知同學(xué)們足額存入相關(guān)費(fèi)用。但由于各種原因，同學(xué)們時(shí)常反饋并不知道扣款時(shí)間，導(dǎo)致未及時(shí)將費(fèi)用存入學(xué)費(fèi)卡中?？梢?jiàn)，信息傳遞的不通暢會(huì)導(dǎo)致收費(fèi)結(jié)果不理想。因此，需要一體化平臺(tái)使得各個(gè)參與高校學(xué)生事務(wù)管理的部門(mén)都能及時(shí)將通知傳遞到學(xué)生。

（三）“獎(jiǎng)助勤貸補(bǔ)免”發(fā)放存在的問(wèn)題

隨著國(guó)家對(duì)高校學(xué)生“獎(jiǎng)助勤貸補(bǔ)免”經(jīng)費(fèi)的不斷投入，資助范圍不斷擴(kuò)大，資助標(biāo)準(zhǔn)也逐漸提高，資助領(lǐng)域也不斷拓展。這對(duì)高校“獎(jiǎng)助勤貸補(bǔ)免”的管理就提出了更高的要求。由于發(fā)放種類(lèi)較多，本文僅從具有代表性的獎(jiǎng)學(xué)金和貸款兩項(xiàng)業(yè)務(wù)展開(kāi)分析。

1.獎(jiǎng)學(xué)金發(fā)放與欠費(fèi)補(bǔ)繳流程不順暢

獎(jiǎng)學(xué)金的評(píng)定與發(fā)放直接影響對(duì)優(yōu)秀學(xué)生的激勵(lì)和發(fā)展，高校只有做好獎(jiǎng)學(xué)金相關(guān)工作，才能激發(fā)優(yōu)秀學(xué)生的創(chuàng)新精神和求知欲望，提升他們的綜合素養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)能力。部分高校評(píng)優(yōu)管理辦法中規(guī)定，欠費(fèi)的同學(xué)不參與當(dāng)年的獎(jiǎng)學(xué)金評(píng)定工作，但是相關(guān)部門(mén)提交至財(cái)務(wù)處的各類(lèi)獎(jiǎng)學(xué)金發(fā)放明細(xì)中，仍然有一定數(shù)量同學(xué)暫未繳清相關(guān)費(fèi)用。以筆者所在高校為例，2022 學(xué)年學(xué)工部提交發(fā)放學(xué)業(yè)獎(jiǎng)學(xué)金共3400名同學(xué)，金額約3045 萬(wàn)元，經(jīng)財(cái)務(wù)處梳理，其中約有150 名同學(xué)欠費(fèi)，這部分同學(xué)形成獎(jiǎng)學(xué)金掛賬，財(cái)務(wù)部后期需定期核查該批同學(xué)的費(fèi)用繳納情況，若其中一部分同學(xué)后期繳納了相關(guān)費(fèi)用，財(cái)務(wù)部定期清理掛賬完成獎(jiǎng)學(xué)金補(bǔ)發(fā)工作。此外，有部分欠費(fèi)同學(xué)申請(qǐng)了助學(xué)貸款或?qū)W費(fèi)減免，因此他們未繳納學(xué)費(fèi)。但財(cái)務(wù)部無(wú)法區(qū)分這部分同學(xué)與無(wú)正當(dāng)理由不繳納學(xué)費(fèi)的同學(xué)。因此，該部分同學(xué)掛賬后，財(cái)務(wù)處也接到許多同學(xué)的電話(huà)問(wèn)詢(xún)，同時(shí)也影響了這些有合理原因欠費(fèi)的同學(xué)收到獎(jiǎng)學(xué)金的時(shí)效性。此外，部分發(fā)放由于同學(xué)銀行卡未激活、姓名與賬戶(hù)不符等原因形成了落賬。

2.各類(lèi)貸款到賬處理流程復(fù)雜

助學(xué)貸款目前主要有兩種形式：校園地國(guó)家助學(xué)貸款和生源地信用助學(xué)貸款。高校學(xué)生助學(xué)貸款財(cái)務(wù)部門(mén)需要將到賬的貸款額與貸款學(xué)生信息匹配后，貸款金額抵交該生學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)，多余貸款退回至學(xué)生學(xué)費(fèi)卡。但到賬貸款筆數(shù)較多，財(cái)務(wù)部也不掌握哪些學(xué)生申請(qǐng)了貸款信息，在將到款與貸款學(xué)生一一匹配上有一定的難度。尤其是2021 年9 月財(cái)政部、教育部、人民銀行、銀保監(jiān)會(huì)印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步完善國(guó)家助學(xué)貸款政策的通知》，調(diào)整了國(guó)家助學(xué)貸款資助標(biāo)準(zhǔn)，全日制普通本專(zhuān)科學(xué)生每人每年申請(qǐng)貸款額度由不超過(guò)8000 元提高至不超過(guò)12000 元，全日制研究生則由不超過(guò)12000 元提高至不超過(guò)16000 元。學(xué)生貸款金額普遍高于應(yīng)交學(xué)費(fèi)和住宿費(fèi)之和，財(cái)務(wù)處在將貸款沖抵學(xué)費(fèi)后，貸款結(jié)余退費(fèi)工作量大增。

四、高校學(xué)生事務(wù)管理信息化建設(shè)途徑

（一）收費(fèi)管理的信息化建設(shè)

1.優(yōu)化現(xiàn)有軟件、挖掘新功能

涉及到學(xué)生事務(wù)管理的各部門(mén)應(yīng)先著眼于本部門(mén)自身的軟件，思考現(xiàn)有軟件可以在哪些方面進(jìn)行開(kāi)發(fā)、優(yōu)化。高校財(cái)務(wù)部也可根據(jù)自身的業(yè)務(wù)變化和新需求及時(shí)與軟件公司進(jìn)行溝通，優(yōu)化新學(xué)年在校生學(xué)費(fèi)應(yīng)收模塊，使得系統(tǒng)能夠根據(jù)學(xué)生的入學(xué)年份以及對(duì)應(yīng)的學(xué)制，自動(dòng)測(cè)算出當(dāng)年是否需要繳納學(xué)費(fèi)，以及繳納多少金額；高?，F(xiàn)有的校園一卡通也可以在原有功能基礎(chǔ)上，實(shí)施第三方應(yīng)用介入。增加一卡通繳納學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)、醫(yī)保費(fèi)的端口。

2.借助信息平臺(tái)加強(qiáng)收費(fèi)宣傳

財(cái)務(wù)處在托收前，通過(guò)公眾號(hào)等宣傳媒介，向所有在校生及家長(zhǎng)公開(kāi)收費(fèi)項(xiàng)目、標(biāo)準(zhǔn)、收費(fèi)時(shí)間等。在公眾號(hào)中進(jìn)行教育收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)公示，方便學(xué)生了解自己 所要繳納的學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)金額。此外，財(cái)務(wù)處可協(xié)同信息辦在托收前三天給學(xué)生發(fā)送即將扣款的短信提醒，確保托收信息傳遞到每位同學(xué)。此外，財(cái)務(wù)處定期將欠費(fèi)同學(xué)的數(shù)據(jù)按照學(xué)院逐一進(jìn)行梳理，反饋給二級(jí)學(xué)院，并督促二級(jí)學(xué)院催收學(xué)費(fèi)。若有學(xué)生反饋繳費(fèi)困難，學(xué)院也可以及時(shí)了解同學(xué)們的經(jīng)濟(jì)情況，給他們提供相關(guān)幫助，申請(qǐng)相關(guān)困難補(bǔ)助。

3.建立部門(mén)間共享信息平臺(tái)

教務(wù)部門(mén)、學(xué)生管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)的信息系統(tǒng)有效對(duì)接，實(shí)現(xiàn)信息共享和數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)的大數(shù)據(jù)平臺(tái)。當(dāng)學(xué)生發(fā)生學(xué)籍變動(dòng)或者宿舍調(diào)整后，作為該項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)起部門(mén)，在修改相關(guān)信息后，數(shù)據(jù)會(huì)第一時(shí)間同步到大數(shù)據(jù)平臺(tái)，推送給后續(xù)流程的部門(mén)。財(cái)務(wù)人員依此調(diào)整該生的在校狀態(tài)、應(yīng)收金額，恢復(fù)收費(fèi)或者辦理退費(fèi)結(jié)算等，有效避免因紙質(zhì)憑據(jù)傳遞丟失、延遲、遺漏和錯(cuò)報(bào)等造成的漏收、少收和多收情況，保證學(xué)生學(xué)籍狀態(tài)、住宿情況和繳費(fèi)信息相符，兼顧學(xué)校和學(xué)生雙方利益，也有利于部門(mén)之間相互監(jiān)督、減少人為操作的失誤率。

（二）發(fā)放管理的信息化建設(shè)

1.與學(xué)工部合作建立“獎(jiǎng)助貸”系統(tǒng)

學(xué)生作為高校學(xué)生事務(wù)管理的客體，也應(yīng)被納入到信息化管理中，高校財(cái)務(wù)部與學(xué)工部合作建立發(fā)放系統(tǒng)。學(xué)生能夠在該系統(tǒng)中申請(qǐng)各類(lèi)獎(jiǎng)學(xué)金，學(xué)工部在系統(tǒng)中審核后，將數(shù)據(jù)推送到財(cái)務(wù)處，財(cái)務(wù)直接在系統(tǒng)中能夠?qū)⑶焚M(fèi)學(xué)生篩選出并予以提示反饋。學(xué)生在收到預(yù)警后及時(shí)繳納費(fèi)用，進(jìn)而不影響該生的獎(jiǎng)學(xué)金發(fā)放。在數(shù)據(jù)確認(rèn)后進(jìn)入發(fā)放流程。學(xué)工部和財(cái)務(wù)處的信息傳遞通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行，學(xué)生也可以集中在一個(gè)平臺(tái)上查詢(xún)獎(jiǎng)助學(xué)金、貸款的所有信息。若發(fā)放產(chǎn)生落賬，財(cái)務(wù)部能將落賬信息反饋學(xué)生，敦促學(xué)生前往財(cái)務(wù)處辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，也能在一定程度上減少財(cái)務(wù)的往來(lái)款的掛賬情況，此外，該信息庫(kù)中包含全校學(xué)生的姓名、學(xué)號(hào)、學(xué)院、身份證號(hào)、銀行卡號(hào)等基本信息，學(xué)生可以自己維護(hù)個(gè)人信息，如銀行卡更換、更改姓名等，信息更新后，財(cái)務(wù)處也會(huì)收到相應(yīng)的提示，更新信息，大大降低獎(jiǎng)助學(xué)金發(fā)放的退票率。

五、結(jié)論

高校學(xué)生事務(wù)財(cái)務(wù)管理隨著國(guó)家教育經(jīng)費(fèi)的不斷投入以及高校在校人數(shù)逐漸增多勢(shì)必離不開(kāi)信息化的支持。高校現(xiàn)有的信息孤島現(xiàn)狀以及收費(fèi)管理中軟件不及時(shí)優(yōu)化、業(yè)務(wù)流程不通暢等問(wèn)題，津補(bǔ)貼發(fā)放管理中流程負(fù)責(zé)等問(wèn)題，迫切需要高校打破各部門(mén)間的信息交換壁壘，并將學(xué)生納入到大數(shù)據(jù)信息化管理平臺(tái)中，實(shí)現(xiàn)高效、高質(zhì)量的學(xué)生事務(wù)財(cái)務(wù)管理。