國(guó)有企業(yè)房產(chǎn)租賃內(nèi)部控制管理的不足及改善

陳小妹

國(guó)有企業(yè)將自有及受托管理的房產(chǎn)進(jìn)行租賃獲取收益，是當(dāng)前國(guó)有企業(yè)加強(qiáng)資產(chǎn)管理、盤活現(xiàn)有房產(chǎn)的有效方式。然而，國(guó)有企業(yè)房產(chǎn)整個(gè)租賃過(guò)程會(huì)受企業(yè)內(nèi)、外部因素的影響，因而產(chǎn)生了房產(chǎn)租賃風(fēng)險(xiǎn)。基于此，本文對(duì)國(guó)有企業(yè)房產(chǎn)租賃內(nèi)部控制的內(nèi)涵和作用進(jìn)行論述，分析當(dāng)前國(guó)有企業(yè)房產(chǎn)租賃內(nèi)部控制過(guò)程中存在的問(wèn)題，提出改善內(nèi)部控制管理的建議，以期為我國(guó)國(guó)有企業(yè)房產(chǎn)租賃的內(nèi)部控制改善提供參考。

目前，房產(chǎn)租賃行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈。國(guó)有企業(yè)為了保證自身在房產(chǎn)租賃行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，就要不斷加強(qiáng)內(nèi)部控制管理，提高國(guó)有企業(yè)資源利用效率。

一、房產(chǎn)租賃內(nèi)部控制的內(nèi)涵和作用

（一）房產(chǎn)租賃內(nèi)部控制的內(nèi)涵

房產(chǎn)租賃是指在約定時(shí)間內(nèi)將房產(chǎn)的使用權(quán)轉(zhuǎn)讓給承租人，承租人必須按照協(xié)議規(guī)定的時(shí)間準(zhǔn)時(shí)支付租金，房產(chǎn)所有權(quán)仍歸屬于出租人。

國(guó)有企業(yè)在進(jìn)行房產(chǎn)租賃過(guò)程中所涉及事項(xiàng)較多，因此更需要經(jīng)營(yíng)者重視內(nèi)部控制，以便更好地保證房產(chǎn)租賃的收益。我國(guó)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》將內(nèi)部控制定義為：內(nèi)部控制是由企業(yè)董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層和全體員工實(shí)施的，目標(biāo)是保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理合法合規(guī)，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)和生產(chǎn)目標(biāo)的完成，保證信息數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，保障企業(yè)資金資產(chǎn)安全，最大限度杜絕經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，最終促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，提升經(jīng)濟(jì)效益。

（二）房產(chǎn)租賃內(nèi)部控制的作用

1.為企業(yè)資產(chǎn)安全提供保障

在租賃合同生效后，國(guó)有企業(yè)需要將房產(chǎn)轉(zhuǎn)交給承租人，這一過(guò)程中會(huì)涉及承租人對(duì)資源使用的問(wèn)題。企業(yè)在進(jìn)行內(nèi)部控制與管理工作時(shí)，以簽訂的合同來(lái)約束承租人的行為，為企業(yè)房產(chǎn)資源及財(cái)產(chǎn)的完整安全提供保障作用。

2.提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平

企業(yè)在開(kāi)展內(nèi)部控制與管理工作時(shí)，通常會(huì)要求財(cái)務(wù)部門要把視野放在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理全局上。財(cái)務(wù)部門通過(guò)收集房產(chǎn)租賃的財(cái)務(wù)信息，進(jìn)行數(shù)據(jù)整理與匯總、評(píng)價(jià)與分析，也因此更有效地約束和規(guī)范財(cái)務(wù)管理工作，使其能夠真實(shí)地反映租賃情況，為企業(yè)管理者的決策活動(dòng)提供真實(shí)的信息與數(shù)據(jù)。內(nèi)部控制在對(duì)房產(chǎn)租賃風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估時(shí)，也能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，這可讓財(cái)務(wù)部門及時(shí)采取有效的措施規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，以提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平。

3.推進(jìn)國(guó)家政策的落實(shí)

有效的內(nèi)部控制能夠使企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策在國(guó)家政策方針要求下實(shí)施，保證了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的合規(guī)合法性。房產(chǎn)租賃方面，在出臺(tái)的《福州市市屬國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)租賃管理辦法》（榕政辦[2022]77號(hào)）等文件中，明確規(guī)定了房產(chǎn)租賃的具體要求。所以，企業(yè)在開(kāi)展內(nèi)部控制與管理工作時(shí)，要依據(jù)國(guó)家政策方針來(lái)監(jiān)督管理租賃過(guò)程，從而落實(shí)國(guó)家政策。

4.為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供保障

內(nèi)部控制能對(duì)企業(yè)內(nèi)部工作形成有效的監(jiān)管，促進(jìn)企業(yè)管理水平的提升。在這一過(guò)程中，企業(yè)各部門也能夠在企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)指導(dǎo)下開(kāi)展各項(xiàng)工作，更好地推進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)效發(fā)展。

二、當(dāng)前國(guó)企房產(chǎn)租賃內(nèi)部控制中存在的問(wèn)題

（一）內(nèi)部控制管理體系有待完善

國(guó)有企業(yè)的房屋租賃收益需要通過(guò)有效的內(nèi)控來(lái)獲得保障，而內(nèi)部控制管理需要相應(yīng)的管理體系來(lái)提供管控依據(jù)。目前，國(guó)有企業(yè)在對(duì)房產(chǎn)租賃進(jìn)行內(nèi)部控制與管理時(shí)，缺乏一個(gè)全面、系統(tǒng)的控制體系，進(jìn)而無(wú)法達(dá)到預(yù)期的內(nèi)部控制效果，同時(shí)企業(yè)租賃信息的獲取也受到了一定的影響。而小部分企業(yè)在內(nèi)部控制管理中，建立了相對(duì)完善的內(nèi)控體系，但在執(zhí)行的過(guò)程中，缺乏對(duì)相關(guān)制度的關(guān)注和重視，管控結(jié)果仍然欠佳。

（二）缺乏信息化管理

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各大企業(yè)已逐漸將信息技術(shù)應(yīng)用于內(nèi)部管理工作中，國(guó)有企業(yè)在業(yè)務(wù)管理中也應(yīng)用了信息化管理技術(shù)。但在房產(chǎn)租賃過(guò)程中，仍然存在信息化管理薄弱的問(wèn)題。例如，國(guó)有企業(yè)在房產(chǎn)租賃的合同管理、資產(chǎn)管理、租金收繳等過(guò)程中，仍然用人工來(lái)操作，房產(chǎn)租賃的業(yè)務(wù)流程中，缺乏對(duì)信息化管理模式的優(yōu)化。因此，內(nèi)部控制管理的效率較低，執(zhí)行力度不足。

（三）缺乏健全的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制

國(guó)有企業(yè)在房產(chǎn)租賃過(guò)程中，存在較多的風(fēng)險(xiǎn)為合同風(fēng)險(xiǎn)與欠租風(fēng)險(xiǎn)，這些風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生會(huì)讓企業(yè)蒙受經(jīng)濟(jì)損失，因此需要進(jìn)行有效的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。然而，部分國(guó)有企業(yè)更加關(guān)注如何能夠更快地將房產(chǎn)進(jìn)行租賃，往往對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估不充分或未對(duì)承租方進(jìn)行背景調(diào)查。一旦承租方違約，企業(yè)就會(huì)蒙受損失，即使企業(yè)可以通過(guò)法律進(jìn)行維權(quán)，但仍然會(huì)對(duì)企業(yè)正常的經(jīng)營(yíng)及發(fā)展造成影響。

三、改善國(guó)企房產(chǎn)租賃內(nèi)部控制的有效策略

（一）加強(qiáng)租賃合同管理與把控

合同的簽訂能夠?qū)贤p方的行為進(jìn)行約束和規(guī)范，能夠發(fā)揮一定的規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的作用，但是合同也容易造成一些矛盾糾紛，引發(fā)風(fēng)險(xiǎn)。因此，有必要采取如下措施加強(qiáng)合同管理。

第一，加強(qiáng)合同條款管理。國(guó)企在進(jìn)行房產(chǎn)租賃內(nèi)部控制時(shí)，需要對(duì)合同條款內(nèi)容進(jìn)行把控，嚴(yán)格控制合同內(nèi)的租金、付租方式、違約賠償條款，并對(duì)租賃押金、免租期、裝修期、租金增長(zhǎng)、租賃期限等內(nèi)容做出統(tǒng)一明確約定，保證合同能明確體現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)要求。

第二，完善合同會(huì)簽管理。完善資產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部等多個(gè)部門合同會(huì)簽制度，形成有效的風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制。在合同簽訂過(guò)程中，制定統(tǒng)一的合同審批表，在經(jīng)手人填寫(xiě)后由相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后才能夠?qū)徟w章。

第三，建立合同信息數(shù)據(jù)庫(kù)。國(guó)企通過(guò)信息化管理，將合同簽訂全過(guò)程的具體內(nèi)容記錄在合同信息庫(kù)中，能夠?qū)崟r(shí)了解房屋出租狀態(tài)、合同信息及履行情況、承租人盡職調(diào)查情況、承租人信用評(píng)級(jí)等，促進(jìn)信息共享，便于財(cái)務(wù)部門和房產(chǎn)租賃管理部門對(duì)合同信息及合同履行情況的把握，加強(qiáng)合同管理過(guò)程中部門的信息流通，促進(jìn)合同管理效率的提升。

（二）不斷完善內(nèi)部控制體系

企業(yè)完善內(nèi)部控制體系工作，可采取如下措施：1.建立崗位責(zé)任制度。在體系中明確不同崗位的職責(zé)，使其能夠在內(nèi)部控制工作中做到各司其職，以便更好地指導(dǎo)員工完成工作，提升工作效率。2.建立健全內(nèi)部審計(jì)制度。國(guó)有企業(yè)建立專門的內(nèi)部控制部門，對(duì)企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，以實(shí)現(xiàn)對(duì)房屋租賃過(guò)程的監(jiān)督與管理。3.建立長(zhǎng)效管理制度。國(guó)有企業(yè)內(nèi)部控制對(duì)于房屋租賃業(yè)務(wù)具有重要的作用，因此應(yīng)將內(nèi)部控制落實(shí)于整個(gè)工作過(guò)程，需要保證其長(zhǎng)效性，以推進(jìn)內(nèi)部控制的有效落實(shí)，進(jìn)而提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益。4.注重業(yè)財(cái)融合，構(gòu)建相應(yīng)制度。業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的融合能夠提升業(yè)務(wù)工作有效性，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)信息的有效分析，提升財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)的可靠性。

（三）加大監(jiān)督管控力度

在企業(yè)進(jìn)行房產(chǎn)租賃內(nèi)部控制過(guò)程中，需要嚴(yán)格落實(shí)監(jiān)督管理工作，通過(guò)內(nèi)部成立專業(yè)的業(yè)務(wù)部門或者是在財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門之間構(gòu)建相互約束的部門機(jī)制，并以房屋出租業(yè)務(wù)全過(guò)程管理作為主要的業(yè)務(wù)職責(zé)。在具體監(jiān)督中，首先，企業(yè)可借助內(nèi)部控制工具進(jìn)行監(jiān)督控制管理，發(fā)揮工作人員之間相互約束相互監(jiān)督的作用，提升監(jiān)管力度；其次，需要租金收繳部門依據(jù)合同內(nèi)容開(kāi)展監(jiān)管工作，及時(shí)收租，并對(duì)收入進(jìn)行確認(rèn)，并對(duì)租金的收繳進(jìn)行管理，結(jié)合實(shí)際租賃情況，編制報(bào)表和臺(tái)賬，匯總數(shù)據(jù)并報(bào)送至財(cái)務(wù)部門；再者，企業(yè)對(duì)于承租方的欠租行為，需要結(jié)合違約情況，計(jì)算違約金、滯納金等，做好追繳工作，必要時(shí)采取相應(yīng)法律措施；最后，加強(qiáng)部門間聯(lián)系與合作，監(jiān)督部門與業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門需要聯(lián)合對(duì)租賃情況進(jìn)行排查，有效預(yù)防一些違約行為，提升監(jiān)督效果。

（四）積極應(yīng)用現(xiàn)代化信息管理技術(shù)

在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)背景下，信息化管理已是當(dāng)前各企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，國(guó)有企業(yè)在進(jìn)行內(nèi)部控制工作中，需要注重信息化建設(shè)，應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)高效的內(nèi)部管理工作。一是可為承租方建立電子化檔案，將承租方的征信等情況記錄進(jìn)檔案中，并實(shí)時(shí)更新。在這一過(guò)程中，企業(yè)可借助檔案信息了解承租方的具體信譽(yù)情況，為風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估提供依據(jù)；二是應(yīng)用現(xiàn)代化的管理軟件，建立租賃信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將相應(yīng)的租賃信息、合同等納入數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，便于數(shù)據(jù)的調(diào)取與利用，提升工作效率；三是實(shí)現(xiàn)租金收繳自動(dòng)化，應(yīng)用自動(dòng)化技術(shù)進(jìn)行房產(chǎn)租金的收繳工作，建立企業(yè)內(nèi)的租賃ERP系統(tǒng)，對(duì)租賃合同臺(tái)賬、租金收入臺(tái)賬、出租房產(chǎn)明細(xì)實(shí)現(xiàn)信息化管理，從租賃前定價(jià)、免租期管理到欠租、收租自動(dòng)預(yù)警等整個(gè)租賃過(guò)程都實(shí)現(xiàn)信息化管理。

結(jié)語(yǔ)：

目前，房屋租賃市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈，國(guó)企要想在租賃市場(chǎng)占據(jù)優(yōu)勢(shì)地位，做好內(nèi)部控制工作是關(guān)鍵?；诖?，國(guó)企可通過(guò)加強(qiáng)租賃合同管理與把控、不斷完善內(nèi)部控制體系、加大監(jiān)督管控力度、積極應(yīng)用現(xiàn)代化信息管理技術(shù)等措施提升內(nèi)部控制管理的效果，助力國(guó)企租賃業(yè)務(wù)的可持續(xù)發(fā)展。