數(shù)字化時代醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理初探

毛鵬遠 徐震

突發(fā)公共衛(wèi)生事件屬于重大社會事件，不僅直接關系民眾的生命健康安全，還會影響經(jīng)濟發(fā)展和社會安定，處置不當易引發(fā)公眾危機。醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的規(guī)范化管理，不但可以為應急決策提供信息支持，還能夠為醫(yī)學研究提供珍貴數(shù)據(jù)資源。南京市婦幼保健院積極探索、破除困境，創(chuàng)新檔案管理模式，構建適合當下數(shù)字時代發(fā)展需要的醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案全周期管理體系。

一、 南京市婦幼保健院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案資源概況

1. 綜合文書檔案

新冠疫情暴發(fā)后，南京市婦幼保健院嚴格貫徹落實上級主管部門下發(fā)的文件精神，完整保存每一份文件、規(guī)范化實施各項流程，采用電子文件與紙質文書檔案并舉的保管方式進行資料存儲管理，在電子文件的基礎上進行篩選，將重要的資料打印成紙版資料裝訂成冊，進行歸檔管理。經(jīng)過整理的文書檔案不但可以提升準確性、完整性與可靠性，也進一步完善了檔案管理的模式，為今后處置類似的突發(fā)公共衛(wèi)生事件提供有效的實踐參考和理論依據(jù)。

2. 電子檔案

南京市婦幼保健院積極運用電子化信息平臺管理電子檔案數(shù)據(jù)資料。通過以物聯(lián)網(wǎng)為基礎的數(shù)據(jù)化信息技術搭建滿足數(shù)據(jù)存儲、分析和處理等功能的平臺，更新原有的軟硬件設施，為疫情中產(chǎn)生的各類電子檔案提供足夠的存儲空間，并嘗試通過圖像識別、數(shù)字記憶等功能快速實現(xiàn)知識生產(chǎn)與數(shù)據(jù)更新，為檔案管理者節(jié)省大量的人力和時間成本。

3. 聲像檔案

在抗擊新冠疫情的過程中，照片檔案將相關影像永久保存下來。2021年1月河北省出現(xiàn)疫情，南京市婦幼保健院李航同志臨危受命，院領導、科室負責人一行前往機場送行。次日該新聞照片被《人民日報》與“學習強國”江蘇學習平臺轉載，在全國范圍內引起廣泛反響。

在數(shù)字化時代背景下，音視頻檔案的價值和功能日益凸顯。南京市婦幼保健院在2021年夏季南京本土疫情發(fā)生期間，曾以官方視頻號的形式發(fā)布了“戰(zhàn)疫有我，婦幼全員在行動”“婦幼人為寧叕出發(fā)”等小視頻，對于引導全市人民積極抗擊疫情起到正向激勵作用。

二、 醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案資源管理困境

突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生后，相關檔案的存儲比重在醫(yī)院整體檔案體系中必然上升，管理需求也會日益增強。將疫情防控過程中產(chǎn)生的各類專題資料轉化為利用信息空間儲藏的數(shù)據(jù)文件，具備流通性強、跨域面廣、信息量大、查閱便捷等優(yōu)越性能。但在轉化實施過程中也存在部分管理困境，值得我們關注與研究。

1. 多元部門管理標準未統(tǒng)一

當前檔案數(shù)據(jù)種類繁雜、來源廣泛、形式多樣，多元化的產(chǎn)出部門衍生出不一致的異構性數(shù)據(jù)檔案，造成各類檔案資料數(shù)字化標準不同、格式?jīng)_突等矛盾，制約了檔案數(shù)據(jù)的利用效能。而不同的管理主體也會根據(jù)自身側重開發(fā)、收集、發(fā)掘檔案資料，服務能力存在差異，直接導致了檔案數(shù)據(jù)零散、重復且開發(fā)深度不一的情況。以2021年7月南京本土疫情為例，南京市婦幼保健院醫(yī)務處、黨辦、護理部等職能部門均接收到上級派遣志愿者的通知，各部門因為時間緊迫，在未經(jīng)充分溝通的情況下下派了支援任務，后經(jīng)多方口徑統(tǒng)計，派出人員信息均有出入。

2. 系統(tǒng)性管理規(guī)劃缺失

2021年頒布實施的《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》提出，各部門各地區(qū)應加強對于重大活動和突發(fā)事件檔案工作組織領導，必要時甚至可以提前介入并采取拍照、錄音、錄像等方式直接形成事件檔案。但在現(xiàn)實工作中，檔案人員介入收集、整理工作具有滯后性，一定程度上會影響檔案資料收集整理的及時性和完整性。各部門通常會選擇性地記錄受主流價值觀影響的信息，有悖于醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的系統(tǒng)性管理。因未及時整理建檔，導致院內部分疫情資料在修改過程中被覆蓋。

3. 管理人才隊伍待健全

突發(fā)公共衛(wèi)生事件按照時間線可劃分為預警、監(jiān)測、評價三個階段，從事該項檔案管理工作的醫(yī)院工作人員必須具備極強的專業(yè)性，才能夠精準定位檔案資料的發(fā)生階段，所以應當由相應的專業(yè)技術人員承擔收集、鑒定、整理、編目、加密及保管工作。然而檔案管理在醫(yī)院中屬于旁屬專業(yè)，從業(yè)人數(shù)占比極小，長期以來未受到關注，多不具備專業(yè)管理素養(yǎng)。目前南京市婦幼保健院內綜合檔案管理人員隸屬于院長辦公室，在承擔院辦大量煩瑣的管理和接待工作的同時，還需要處理各類文書材料，能夠用于整理檔案的時間和精力有限，無論從專業(yè)性還是職業(yè)化角度來看，都不具備數(shù)字化時代突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的素養(yǎng)。

4. 網(wǎng)絡監(jiān)管依據(jù)缺乏

數(shù)字化時代背景下，在網(wǎng)絡空間構建的數(shù)據(jù)虛擬世界中，檔案資料面臨著多種無形風險，特別是電子檔案易受電腦病毒感染和破壞。突發(fā)公共衛(wèi)生檔案中包含醫(yī)院內大量的政務文件、會議紀要及實驗數(shù)據(jù)等涉密資料，一定要謹防被泄露和篡改。但目前在法律監(jiān)管層面，對于數(shù)據(jù)的所有權、處置權和使用權暫時都還沒有作出明確的權利歸屬，缺乏管理的標準和依據(jù)，所以各機構對于檔案共享服務采取慎之又慎的態(tài)度。

三、 醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理體系完善措施

根據(jù)前述研究與分析，筆者擬結合實際工作，進一步探討如何完善數(shù)字化時代醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案全周期管理體系。

1. 制定統(tǒng)一的管理標準

由于當前醫(yī)院突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理規(guī)章制度尚不健全，檔案管理水平難以滿足數(shù)字化時代發(fā)展的具體要求，因此可依舊指定院辦為檔案終末管理部門，制定統(tǒng)一的管理標準，下設綜合檔案室。針對院內檔案管理無序現(xiàn)象，按照《衛(wèi)生檔案管理暫行規(guī)定》的要求實施統(tǒng)一領導、分級管理，針對不同的檔案數(shù)據(jù)制定不同的載體保管方案，下發(fā)給各檔案產(chǎn)出部門，最后再統(tǒng)一歸口院辦綜合檔案室進行整理。

2. 構建多元協(xié)同共治管理模式

由檔案終末管理部門負責人牽頭，在確保突發(fā)公共衛(wèi)生事件防控工作有效開展的前提下，聯(lián)合各職能部門與臨床科室建立聯(lián)防聯(lián)控機制，明確組織方式與部門職責，科學有序開展防疫工作與檔案收集工作。本著內防感控、外強溝通的行動原則，對照院內突發(fā)公共衛(wèi)生事件應急預案，認真落實防控主體責任，不斷加強與各部門間的信息聯(lián)系，并以多樣化手段廣泛征集檔案資料，明確落實監(jiān)督、考核機制。后期歸口整理時，由專人將行政文件、臨床病歷、改造圖紙、宣教照片及錄像等多元異構檔案資料統(tǒng)一成標準化格式進行存儲，重要的資料留有多種備份。

3. 加強專業(yè)人才隊伍建設

人才隊伍建設是引領檔案管理體系建設持續(xù)推進的有力推手。南京市婦幼保健院擬通過招聘、引進業(yè)務素質過硬的檔案學、法學、信息技術等專業(yè)人員或管理能力突出的專家型人才進行檔案管理工作，緊跟時代發(fā)展的步伐，不斷提升自身的業(yè)務能力水平，爭取能夠獲得更高的社會評價和管理收益。

4. 更新安全信息管理平臺

為真正實現(xiàn)數(shù)據(jù)化檔案安全管理，避免關鍵設施和技術遭受攻擊及干擾，南京市婦幼保健院現(xiàn)通過不間斷優(yōu)化信息平臺，搭建以物聯(lián)網(wǎng)為基礎的數(shù)字化智能信息平臺，滿足數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)處理等功能需求，為疫情中產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)提供足夠的存儲空間，且擬通過圖像識別、認知計算、視覺分析、數(shù)字記憶等人工智能方式，將現(xiàn)有僅停留在淺層次開發(fā)利用的檔案信息進行深度挖掘，持續(xù)提升檔案數(shù)據(jù)利用價值。

*本文系江蘇省社會科學基金項目“婦幼保健機構縱向醫(yī)聯(lián)體模式研究”（項目編號：18GLC013）、江蘇省婦幼健康科研項目“三級婦幼保健機構高危孕產(chǎn)管理聯(lián)合診療服務模式研究”（項目編號：F201825）、南京市衛(wèi)生科技發(fā)展專項資金項目計劃及資助管理A類項目（項目編號：GAX21285）階段性研究成果。