突發(fā)重大公共衛(wèi)生事件期間定點(diǎn)醫(yī)院臨時(shí)訪客管理系統(tǒng)的研發(fā)與應(yīng)用

趙衛(wèi)康，溫利軍（通信作者），萬振

天津市海河醫(yī)院 （天津 300350）

突發(fā)重大公共衛(wèi)生事件期間，按照醫(yī)院感染防控等級(jí)要求，定點(diǎn)醫(yī)院應(yīng)嚴(yán)格實(shí)施閉環(huán)管理與分區(qū)管理，主要作用為隔絕各個(gè)區(qū)域工作人員，切斷傳播途徑，減少醫(yī)院感染的發(fā)生[1]，當(dāng)出現(xiàn)醫(yī)院感染情況后，可設(shè)置明確的排查規(guī)則，實(shí)現(xiàn)快速排查，提升排查效率[2-3]。

院區(qū)外對院區(qū)內(nèi)的后勤保障補(bǔ)給非常重要?；A(chǔ)設(shè)施突發(fā)故障緊急維修維護(hù)、新增設(shè)備設(shè)施安裝調(diào)試、緊急現(xiàn)場會(huì)議等均需各類人員臨時(shí)緊急進(jìn)入院內(nèi)[5-6]。臨時(shí)訪客不屬于常規(guī)工作人員，無法按照既定的主體入院流程進(jìn)行甄別，且人員類型不一，流調(diào)標(biāo)準(zhǔn)也不相同，這為定點(diǎn)醫(yī)院安全把控帶來巨大挑戰(zhàn)。

天津市海河醫(yī)院為天津市公共衛(wèi)生應(yīng)急救治定點(diǎn)醫(yī)院，突發(fā)重大公共衛(wèi)生事件期間，對臨時(shí)訪客有非常嚴(yán)格的審批要求。基于此，本研究以上線運(yùn)行多年且功能拓展較為豐富的協(xié)同辦公（office automation，OA）系統(tǒng)為依托，研發(fā)輕量化的專用臨時(shí)訪客入院管理系統(tǒng)，以精準(zhǔn)審核臨時(shí)訪客，降低院內(nèi)感染發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，以信息化推動(dòng)管理流程再造，提升行政管理部門的工作效率，優(yōu)化審批流程[4]。

1 突發(fā)重大公共衛(wèi)生事件期間定點(diǎn)醫(yī)院臨時(shí)訪客管理相關(guān)情況

1.1 原臨時(shí)訪客審批流程

突發(fā)重大公共衛(wèi)生事件期間，定點(diǎn)醫(yī)院須實(shí)施閉環(huán)管理，但難以避免臨時(shí)訪客入院，因此，需加強(qiáng)對此類人員的入院管理。原臨時(shí)訪客審批流程如下：提前提交流行病學(xué)調(diào)查表（以下簡稱流調(diào)表），待流調(diào)表審核通過后，先由被訪問科室提交紙質(zhì)入院申請表至感染控制部門簽字確認(rèn)，后提交至保衛(wèi)科，保衛(wèi)科統(tǒng)計(jì)入院人員名單并轉(zhuǎn)交至門崗，由門崗人工核對入院人員信息無誤后放行。因臨時(shí)入院人員申請時(shí)間不一，故保衛(wèi)科須在前1 天下午5‥00 前匯總第2 天入院申請通過人員紙質(zhì)名單，后轉(zhuǎn)交至門崗，門崗根據(jù)名單核實(shí)人員身份后確定是否放行?？梢?，原審批流程主要通過紙質(zhì)材料傳遞信息及電話聯(lián)系實(shí)現(xiàn)[7-9]。

1.2 存在問題

原臨時(shí)訪客審批流程實(shí)施過程中存在以下問題：（1）因涉及審批部門較多，被訪問科室、感染控制部門和保衛(wèi)科之間未形成高效的聯(lián)合審批流程，經(jīng)常出現(xiàn)提交流調(diào)表后需被訪科室反復(fù)詢問感染控制部門是否通過，導(dǎo)致入院申請表提交滯后；（2）流程中只有流調(diào)表通過微信小程序?qū)崿F(xiàn)了無紙化，入院申請表仍采用紙質(zhì)表單流轉(zhuǎn)，增加了保衛(wèi)科統(tǒng)計(jì)工作的難度及工作量；（3）臨時(shí)訪客無法及時(shí)掌握入院審批進(jìn)度，更無法了解當(dāng)前審批的卡點(diǎn)，需反復(fù)詢問被訪科室或由被訪科室主動(dòng)告知審批結(jié)果，導(dǎo)致其被動(dòng)等待，無法有效安排后續(xù)工作，同時(shí)，當(dāng)審批中遇到問題無法入院時(shí)，被訪科室需反復(fù)聯(lián)系保衛(wèi)科、感染控制部門協(xié)調(diào)，臨時(shí)訪客在門崗處形成聚集等候，不利于疫情防控；（4）只能通過查閱紙質(zhì)記錄的方式統(tǒng)計(jì)臨時(shí)訪客的數(shù)量與類型或查閱某位訪客的進(jìn)入信息，該方式較為煩瑣，且手工操作存在記錄錯(cuò)誤的風(fēng)險(xiǎn)；（5）受經(jīng)辦人員更換、信息填寫錯(cuò)誤等的影響，紙質(zhì)申請表流轉(zhuǎn)過程中無法實(shí)現(xiàn)多個(gè)審批節(jié)點(diǎn)的高效聯(lián)動(dòng)，對側(cè)枝流程和逆流程欠缺考慮，整體審批流程不順暢，時(shí)常出現(xiàn)意外情況，嚴(yán)重降低了訪客入院效率。原審批流程的總體表現(xiàn)為效率低下、審核質(zhì)量不高，臨時(shí)訪客入院效率也較低，甚至影響院外對院內(nèi)的緊急補(bǔ)給。

2 突發(fā)重大公共衛(wèi)生事件期間臨時(shí)訪客管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

2.1 臨時(shí)訪客管理系統(tǒng)的流程設(shè)計(jì)

基于以上需求及閉環(huán)管理期間實(shí)際存在的問題，經(jīng)與多部門協(xié)商后制定臨時(shí)訪客管理系統(tǒng)的臨時(shí)訪客入院審核流程（圖1）。首先，為確保流調(diào)信息準(zhǔn)確、有效，仍使用原微信小程序提交流調(diào)表，該方式可滿足流調(diào)內(nèi)容頻繁變化的要求，避免反復(fù)編程調(diào)整。其次，針對臨時(shí)訪客入院做出如下調(diào)整：（1）系統(tǒng)生成統(tǒng)一固定的入院申請二維碼，臨時(shí)訪客通過掃描該二維碼提前完成個(gè)人信息（包括個(gè)人基本信息、來訪目的、來訪日期、被訪科室、被訪科室主管、被訪科室電話等）填寫并提交，此時(shí)臨時(shí)訪客入院申請流程啟動(dòng)；（2）訪客內(nèi)容填寫完整后，首先流轉(zhuǎn)至被訪科室主管，由其完成身份信息、入院原因初審；（3）被訪科室完成初審后，流轉(zhuǎn)至醫(yī)院流調(diào)管理部門（如預(yù)防科）完成流調(diào)信息審核，由其確認(rèn)訪客是否已完成流調(diào)，如未完成流調(diào)則由系統(tǒng)通知訪客完成流調(diào)表填寫，如已完成流調(diào)且內(nèi)容及附件佐證合格，則通過審核；（4）流調(diào)管理部門審核通過后，流轉(zhuǎn)至保衛(wèi)科，保衛(wèi)科審核通過后，生成臨時(shí)訪客列表便于保衛(wèi)科批量核對；（5）在被訪科室、流調(diào)管理部門和保衛(wèi)科全部完成審核后，訪客再次掃描入院申請二維碼，此時(shí)手機(jī)生成入院通行二維碼，該入院碼支持保存至手機(jī)；（6）訪客可隨時(shí)通過掃描入院申請二維碼查看入院審批進(jìn)度，包括已完成審核部門、正在審核部門等，可隨時(shí)聯(lián)系相關(guān)部門督促審批；（7）訪客持入院通行二維碼來院，保衛(wèi)科門崗掃碼核對信息，放行，完成入院（保衛(wèi)科門崗每次上崗前需使用工號(hào)登錄手機(jī)掃碼端，以確定現(xiàn)場放行人員）；（8）保衛(wèi)科門崗每天下午5：00 對當(dāng)日臨時(shí)訪客的入、出情況進(jìn)行系統(tǒng)匯總，對于當(dāng)日未離院的訪客，撥打訪客登記的聯(lián)系方式，督促盡快離院；（9）每個(gè)申請及審批流程節(jié)點(diǎn)均可通過手機(jī)移動(dòng)端實(shí)現(xiàn)，訪客發(fā)起申請后，相關(guān)人員的手機(jī)端均會(huì)主動(dòng)提示，便于第一時(shí)間接收信息并處理；（10）保衛(wèi)科定期對臨時(shí)訪客的入、出情況進(jìn)行匯總分析；（11）訪客類型不同則審批流程不一，在遵循基礎(chǔ)審批規(guī)則的前提下，根據(jù)不同的訪客人員類型，可在OA 系統(tǒng)靈活設(shè)計(jì)與修改審批節(jié)點(diǎn)及流向，以及單審、雙審、打回、提醒等審核規(guī)則，以應(yīng)對不同的審批需求。

圖1 臨時(shí)訪客入院審核流程

2.2 臨時(shí)訪客管理系統(tǒng)的技術(shù)實(shí)現(xiàn)

綜合考慮多節(jié)點(diǎn)審批流、移動(dòng)審批、自動(dòng)消息提醒、智能統(tǒng)計(jì)分析、全流程追溯、部門及人員字典調(diào)用，以及開發(fā)的便捷性、網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)安全等因素[10-12]，決定在醫(yī)院OA 系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)輕量化臨時(shí)訪客管理系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)該系統(tǒng)主要涉及以下技術(shù)。（1）如圖2 所示，制作入院申請二維碼，此碼為Web 網(wǎng)頁指向鏈接，掃描后打開申請頁面，訪客完成個(gè)人信息、被訪科室及來訪原因等基本信息填寫并提交申請，此時(shí)提交的申請信息寫入OA 數(shù)據(jù)庫，同步觸發(fā)OA 的消息推送功能，向OA 預(yù)設(shè)節(jié)點(diǎn)審核人員推送消息[13]。該技術(shù)為整個(gè)技術(shù)方案中最關(guān)鍵的部分，在現(xiàn)有成熟OA 系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，增加網(wǎng)頁嵌入功能，既滿足掃碼及信息靈活錄入，又實(shí)現(xiàn)了新Web 頁面與OA 系統(tǒng)的聯(lián)動(dòng)，并通過OA 系統(tǒng)現(xiàn)有的功能推送手機(jī)端消息，無須重新整體編程或引入新的系統(tǒng)模塊，大大減少了工作量，且用戶適應(yīng)度較高。在信息填寫界面，設(shè)置必填字段規(guī)則，對于身份證號(hào)、電話號(hào)碼等設(shè)置長度、特殊數(shù)值判斷等規(guī)則限制，對于最核心的被訪科室及負(fù)責(zé)人等則采用申請頁面直接調(diào)取OA 數(shù)據(jù)庫的方式，以確保下一節(jié)點(diǎn)信息發(fā)送的準(zhǔn)確性，保證審批流程順暢。（2）基于OA 系統(tǒng)現(xiàn)有的流程編輯器，靈活完成審批規(guī)則的設(shè)置，進(jìn)而完成審核流程流轉(zhuǎn)，通過代碼指向OA 系統(tǒng)人員、科室、角色等數(shù)據(jù)表，實(shí)現(xiàn)流程中被訪科室、流調(diào)管理部門、保衛(wèi)科3 個(gè)審核節(jié)點(diǎn)的流轉(zhuǎn)，從信息傳遞層面實(shí)現(xiàn)了信息流的靈活編輯、自動(dòng)傳輸，見圖3。（3）生成訪客入院通行二維碼，訪客信息審核通過后，生成21 位隨機(jī)字符串，并通過代碼將訪客信息轉(zhuǎn)換為二維碼提供至訪客手機(jī)，見圖4。（4）訪客按流程完成入院申請后，按預(yù)約日期持入院碼到院，保衛(wèi)科門崗掃碼核對人員信息，此時(shí)程序訪問數(shù)據(jù)庫進(jìn)行入院碼真實(shí)性和實(shí)效性判斷，如驗(yàn)證通過，訪客正常入院，系統(tǒng)記錄執(zhí)行人和入院時(shí)間。（5）離院時(shí)，訪客到達(dá)門崗后掃描提供的離院二維碼，此時(shí)系統(tǒng)記錄離院時(shí)間，同時(shí)本次入院碼失效，數(shù)據(jù)庫將該二維碼設(shè)置為無效標(biāo)識(shí)，見圖5。此時(shí)，臨時(shí)訪客入、出院流程完成整體閉環(huán)，在數(shù)據(jù)庫中，對申請、審批、入院、離院步驟，以及每個(gè)節(jié)點(diǎn)的執(zhí)行人、執(zhí)行時(shí)間均形成詳細(xì)的數(shù)據(jù)表記錄，形成完整的數(shù)據(jù)記錄與閉環(huán)。

圖2 入院登記二維碼及臨時(shí)訪客掃碼填寫基本信息

圖3 OA 系統(tǒng)流程編輯器靈活設(shè)置審批流程

圖4 訪客申請通過后生成入院二維碼

圖5 訪客離院流程及二維碼

3 臨時(shí)訪客管理系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用

基于我院OA 系統(tǒng)研發(fā)的臨時(shí)訪客管理系統(tǒng)上線后，實(shí)現(xiàn)了臨時(shí)訪客電子化申請、事先流調(diào)、多部門協(xié)同聯(lián)審、來（離）院流程閉環(huán)管理、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化可分析、可追溯、實(shí)時(shí)監(jiān)管，亦搭建了智能化管理的基礎(chǔ)平臺(tái)。通過進(jìn)入門崗、樓宇等關(guān)鍵點(diǎn)位時(shí)的訪客二維碼掃描操作，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了臨時(shí)訪客院內(nèi)流動(dòng)的軌跡追蹤，為醫(yī)院控制院內(nèi)感染預(yù)防管理及人員安全保衛(wèi)管理提供了便利。該系統(tǒng)在我院上線后，共計(jì)實(shí)現(xiàn)360 余人次在閉環(huán)管理期間的臨時(shí)來訪申請，訪客申請系統(tǒng)使用覆蓋率達(dá)到100%，訪客入院的平均辦理時(shí)間由之前的3 min/人次降至0.5 min/人次，審批全流程各節(jié)點(diǎn)平均遺漏率由之前的2%降為0。

如圖6 所示，可通過OA 系統(tǒng)根據(jù)時(shí)段、入院人員、單位、車輛、院內(nèi)點(diǎn)位名稱、相關(guān)審批部門及人員、停留時(shí)間、來院事宜、聯(lián)系方式、放行人員等多個(gè)條件對臨時(shí)訪客的審批、入院、離院全流程節(jié)點(diǎn)記錄及統(tǒng)計(jì)報(bào)表進(jìn)行查詢。除實(shí)現(xiàn)對臨時(shí)訪客的全流程管理外，這些數(shù)據(jù)亦可用于對醫(yī)院決策的支持。例如可根據(jù)設(shè)備處來訪維修人員的數(shù)量、頻次及維修內(nèi)容，估算院內(nèi)設(shè)備維修對外部技術(shù)力量的需求度，進(jìn)而可輔助分析外部公司的工程師是否有必要進(jìn)行駐場服務(wù)等；還可根據(jù)實(shí)際申請的頻率決定是否給予辦理長期通行憑證等[14-15]。

圖6 OA 訪客審批及入（離）院記錄統(tǒng)計(jì)報(bào)表

4 臨時(shí)訪客管理系統(tǒng)的功能延伸

根據(jù)國家衛(wèi)健委發(fā)布的《全國醫(yī)療機(jī)構(gòu)及其工作人員廉潔從業(yè)行動(dòng)計(jì)劃（2021—2024 年）》（國衛(wèi)醫(yī)函〔2021〕169 號(hào)）[16]要求，嚴(yán)禁未經(jīng)事先備案的醫(yī)藥代表進(jìn)入醫(yī)療機(jī)構(gòu)開展相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)。針對重大公共衛(wèi)生事件期間研發(fā)的臨時(shí)訪客管理系統(tǒng)，與院長辦公室、行風(fēng)管理部門、醫(yī)務(wù)管理部門、綜合服務(wù)部門等多部門溝通后，將系統(tǒng)功能延伸至醫(yī)藥代表等特定人員來訪登記申請的信息化管理。通過對現(xiàn)有程序功能的整合和升級(jí)，臨時(shí)訪客管理系統(tǒng)升級(jí)為特定人員來訪審核登記系統(tǒng)，通過信息化手段規(guī)范管理醫(yī)藥代表在醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)的活動(dòng)，便于醫(yī)院收集、匯總相關(guān)人員信息，實(shí)現(xiàn)多個(gè)審核部門的聯(lián)合審批及基于通行碼的全流程追溯，并由系統(tǒng)生成數(shù)據(jù)報(bào)表，有效提升行風(fēng)管理等部門的工作效率。

2021 年9 月22 日，國家衛(wèi)健委、中央政法委、中央網(wǎng)信辦、最高人民法院、最高人民檢察院、公安部、司法部、國家中醫(yī)藥局等8 部門聯(lián)合出臺(tái)《關(guān)于推進(jìn)醫(yī)院安全秩序管理工作的指導(dǎo)意見》（國衛(wèi)醫(yī)發(fā)〔2021〕28 號(hào)）[4]，就推進(jìn)醫(yī)院安全秩序管理工作提出了指導(dǎo)意見，充分體現(xiàn)了當(dāng)前階段國內(nèi)醫(yī)院安全秩序管理工作的重要性、必要性和急迫性。而本研究臨時(shí)訪客管理系統(tǒng)亦協(xié)助醫(yī)院保衛(wèi)部門完成對院區(qū)外來人員的整體監(jiān)管。

5 小結(jié)

信息化是現(xiàn)代化醫(yī)院管理方式的發(fā)展趨勢。信息化管理部門應(yīng)靈活掌握系統(tǒng)功能及應(yīng)用場景，提高系統(tǒng)整體利用率，并提升系統(tǒng)功能的精確性和全面性，從而為醫(yī)院發(fā)展提供合理、有效、及時(shí)的技術(shù)支持。

重大公共衛(wèi)生事件對定點(diǎn)醫(yī)院人員管控和醫(yī)院感染防控提出了嚴(yán)格要求，促進(jìn)了信息化技術(shù)的應(yīng)用及管理方式、流程的改善。本研究根據(jù)實(shí)際應(yīng)用場景不斷優(yōu)化，打造了信息化技術(shù)輔助醫(yī)院感染防控、院區(qū)安全、人員安全的諸多新管理模式，且經(jīng)新冠病毒感染疫情防控期間實(shí)際應(yīng)用證實(shí)科學(xué)、合理、實(shí)用、規(guī)則靈活可調(diào)。在未來常態(tài)化新冠病毒感染疫情防控形勢下，這些歷經(jīng)嚴(yán)格考驗(yàn)的信息化成果可為公共衛(wèi)生應(yīng)急救治定點(diǎn)醫(yī)院及普通綜合醫(yī)院提供科學(xué)、有效的管理方式[17-18]。