新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理中存在問題及困境的應(yīng)對策略研究

摘 要：新時(shí)代，事業(yè)單位的檔案管理工作面臨著許多困境和挑戰(zhàn)，如檔案管理缺乏統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致不同機(jī)構(gòu)之間處理檔案的方式和標(biāo)準(zhǔn)存在較大差異，難以有效地比對和合作；檔案數(shù)量大、種類多，使得檔案管理的工作量巨大；檔案管理人員素質(zhì)不高，普遍存在知識結(jié)構(gòu)不夠完善和操作技能不足等問題，難以勝任現(xiàn)代化的檔案管理工作；檔案電子化進(jìn)程緩慢，很多機(jī)構(gòu)還停留在紙質(zhì)檔案管理階段，沒有充分利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段開展數(shù)字化管理。為了解決上述問題，本文從事業(yè)單位檔案管理中存在的問題和困境、原因分析以及現(xiàn)實(shí)意義三個(gè)方面入手，提出應(yīng)對策略，旨在為事業(yè)單位檔案管理工作的開展提供支持和幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；工作制度；信息化建設(shè)

隨著我國全面建設(shè)社會主義強(qiáng)國的推進(jìn)，公共事業(yè)單位的工作結(jié)構(gòu)和制度也發(fā)生了相應(yīng)的改變和調(diào)整。然而，在新時(shí)代，公共事業(yè)單位中的檔案管理工作仍然面臨著各種問題和困境。在傳統(tǒng)管理思想的影響之下，事業(yè)單位的重點(diǎn)在于業(yè)務(wù)管理，而缺少對于檔案管理工作重要性的認(rèn)識，造成檔案管理工作相對落后，不能滿足現(xiàn)代化工作方式的要求，導(dǎo)致與時(shí)代不匹配的檔案管理工作在新的形勢下仍然存在許多問題。同時(shí)，事業(yè)單位檔案信息化管理效率和安全性也受到影響。公共事業(yè)單位的檔案管理工作涉及各類社會公眾事務(wù)、優(yōu)秀成果以及單位歷史發(fā)展等重要信息的記錄，不僅直接關(guān)系到機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，也涉及國家文化遺產(chǎn)保護(hù)和數(shù)字化建設(shè)等方面，在某種程度上而言，檔案管理工作的開展對事業(yè)單位發(fā)展和運(yùn)行可以起到直接影響作用。因此，我國公共事業(yè)單位亟須調(diào)整和改革其檔案管理工作，使事業(yè)單位快速適應(yīng)政策變革，實(shí)現(xiàn)穩(wěn)步發(fā)展，提高檔案管理水平和效能已經(jīng)成為當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作需要重視和探討的課題。例如，在新時(shí)代，公共事業(yè)單位需要加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，以提高檔案整理、查詢和利用的效率以及便利性。同時(shí)，還需要拓寬檔案管理的領(lǐng)域，將檔案管理工作與知識產(chǎn)權(quán)管理、文化遺產(chǎn)保護(hù)等方面緊密結(jié)合，以更好地發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。

本文從應(yīng)對策略的角度出發(fā)，研究新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及困境，并提出相應(yīng)的解決方案。通過本文的研究探討，旨在為事業(yè)單位檔案管理工作的改進(jìn)和提升提供有益的幫助。

一、事業(yè)單位檔案管理工作中的問題和困境

1.檔案管理缺乏統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

由于事業(yè)單位具有較多的組織部門，工作內(nèi)容也多種多樣，許多事業(yè)單位對于其檔案管理的分類沒有規(guī)定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。并且，各個(gè)單位在檔案管理中采用的制度、流程以及方式等存在較大的差異，導(dǎo)致檔案管理工作混亂和不規(guī)范，造成各單位之間難以比較和借閱檔案，使得檔案的利用價(jià)值降低。

2.檔案整理工作難度大

事業(yè)單位歷史悠久，文書繁多，其檔案數(shù)量大、種類多，檔案整理工作十分煩瑣，同類型的非結(jié)構(gòu)化檔案信息使得傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)難以開展有效的儲存和管理。而且，由于檔案保管時(shí)間長、保存環(huán)境不佳等原因，部分檔案已經(jīng)出現(xiàn)了損壞、遺失和霉變等情況，導(dǎo)致檔案管理難度加大。

3.檔案保管環(huán)境差

檔案保管環(huán)境差是事業(yè)單位檔案保管中常見的問題之一。首先，由于許多事業(yè)單位缺乏專業(yè)的檔案保管設(shè)施和技術(shù)手段，保存檔案的地點(diǎn)溫度高、濕度大，無法對環(huán)境展開有效的控制。而長期高溫高濕會導(dǎo)致檔案紙張變黃、變脆或變形，影響文件的閱讀和使用。同時(shí)，保存檔案的環(huán)境光線過強(qiáng)或不足也會對檔案造成損害，使長時(shí)間暴露在陽光下的檔案紙張變質(zhì)、褪色，嚴(yán)重時(shí)甚至可能損壞文件本身，而環(huán)境光線不足也會影響文件的辨識和查找。其次，保存檔案的環(huán)境往往存在著不同程度的空氣污染，如塵埃和細(xì)菌等，這些有害物質(zhì)會附著在文件表面或內(nèi)部，從而導(dǎo)致檔案質(zhì)量下降。此外，儲存檔案的設(shè)備設(shè)施和材料也可能釋放有害物質(zhì)，進(jìn)一步加劇了檔案的污染。許多事業(yè)單位在檔案儲存設(shè)備設(shè)施方面缺乏投入，常采用簡單的木質(zhì)或紙制盒子儲存或使用不當(dāng)?shù)慕墡Щ蚰z帶，也會導(dǎo)致檔案文件損壞，無法保證檔案的長期保存。

4.檔案管理人員素質(zhì)不高

事業(yè)單位的檔案部門缺少檔案人才已經(jīng)是一個(gè)普遍現(xiàn)象。目前，事業(yè)單位中檔案管理工作人員的能力和管理水平參差不齊，且部分人員還需要身兼數(shù)職，也未接受過專業(yè)的培訓(xùn)，對檔案管理的重要性認(rèn)識不足，導(dǎo)致在檔案管理工作中沒有遵守科學(xué)性和規(guī)范性的原則，很容易發(fā)生誤操作和丟失檔案等情況，給當(dāng)前檔案管理工作的規(guī)范化以及系統(tǒng)化管理產(chǎn)生嚴(yán)重的影響。

5.檔案電子化進(jìn)程緩慢

隨著信息技術(shù)的普及和發(fā)展，將檔案數(shù)字化處理成為電子檔案已成為事業(yè)單位檔案管理的新趨勢。但是，由于數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要花費(fèi)大量的資金和人力、物力，而很多事業(yè)單位在這方面缺乏足夠的投入，受到人力、物力以及技術(shù)等方面的限制，信息技術(shù)的作用并未得到充分發(fā)揮，許多事業(yè)單位的檔案電子化進(jìn)程緩慢，甚至停滯。

6.檔案的安全管理

事業(yè)單位檔案中部分信息屬于國家機(jī)密或商業(yè)機(jī)密，如經(jīng)濟(jì)賬戶和人事檔案等，而數(shù)據(jù)安全是國家重要的戰(zhàn)略安全之一。因此，在檔案保管、查閱、借閱和銷毀等保密工作方面必須加強(qiáng)安全管理，防止信息泄露和損失。但是，如果檔案管理人員不了解相關(guān)法律法規(guī)或者沒有安全保密意識，就可能被泄露檔案中的重要信息，給單位甚至國家造成嚴(yán)重?fù)p失。

二、事業(yè)單位檔案管理工作存在問題及困境的原因分析

1.工作制度缺乏科學(xué)性

科學(xué)、合理的事業(yè)單位檔案管理工作制度是保障檔案管理工作效率的前提。因此，檔案管理工作應(yīng)該依據(jù)規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化的原則，最大限度地發(fā)揮其約束作用，而缺乏相應(yīng)制度則會造成檔案管理工作不標(biāo)準(zhǔn)、效率低和約束性差的問題。

2.缺乏專業(yè)人才

由于事業(yè)單位檔案管理需要專業(yè)人才展開管理和維護(hù)，但很多事業(yè)單位在招聘人員時(shí)，卻沒有專門招聘檔案管理人員，造成這方面的人才力量比較薄弱，從而導(dǎo)致檔案管理工作難以得到有效開展，檔案管理水平參差不齊。

3.資金缺乏

檔案管理需要投入一定的資金，用于設(shè)備更新和檔案數(shù)字化建設(shè)等方面。但是，很多事業(yè)單位的經(jīng)費(fèi)都被主要用于其他業(yè)務(wù)方面，導(dǎo)致檔案管理資金缺乏。

4.檔案保管條件不足

事業(yè)單位檔案保管需要具備一定的條件，如安全的儲存環(huán)境、適宜的溫濕度等，但由于資金、場地等方面限制，很多單位無法提供良好的檔案保管條件。

5.缺乏科技支持

隨著信息化時(shí)代的到來，電子檔案是未來檔案管理工作開展的主要趨勢。但是，很多事業(yè)單位的檔案管理制度還是以紙質(zhì)檔案為主，檔案管理設(shè)備設(shè)施已經(jīng)陳舊，無法滿足現(xiàn)代化檔案管理的基本需求。由于缺乏先進(jìn)的科技支持和專業(yè)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，給檔案數(shù)字化建設(shè)、存儲和檢索等方面帶來了困難。

6.管理體制不完善

有些事業(yè)單位對檔案管理的重視程度不夠，在組織機(jī)構(gòu)上也沒有設(shè)置專門的檔案管理部門，導(dǎo)致檔案管理工作的責(zé)任沒有落實(shí)明確，管理責(zé)任相對混亂。

三、事業(yè)單位檔案管理工作的重要作用

事業(yè)單位檔案管理工作對于保護(hù)文化遺產(chǎn)、提高管理水平、服務(wù)群眾和推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)等方面具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，是事業(yè)單位開展工作的基礎(chǔ)和保障。

1.保護(hù)國家文化遺產(chǎn)

檔案是國家的重要文化遺產(chǎn)，事業(yè)單位作為公共機(jī)構(gòu)，負(fù)有保護(hù)和傳承國家文化遺產(chǎn)的責(zé)任。加強(qiáng)檔案管理工作，可以保證檔案的完整性、真實(shí)性和可靠性。

2.提高事業(yè)單位管理工作質(zhì)效

檔案是事業(yè)單位管理工作的基礎(chǔ)和支撐，對于事業(yè)單位各項(xiàng)工作的規(guī)范化、透明化和科學(xué)化管理具有重要意義。加強(qiáng)檔案管理工作，有利于提高事業(yè)單位管理水平，推進(jìn)工作流程優(yōu)化和提升工作效率。

3.提供決策依據(jù)和服務(wù)群眾

檔案是決策和服務(wù)的重要依據(jù)，通過檔案管理系統(tǒng)可以快速查詢和獲取相關(guān)信息，為管理決策和服務(wù)群眾提供支持和保障。對于事業(yè)單位，如政府部門、學(xué)校和醫(yī)院等，檔案管理對于決策和服務(wù)都有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

4.推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)

要想有效提高檔案管理的效率和便捷性，就要加快數(shù)字化檔案的管理。事業(yè)單位要積極主動推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)，促進(jìn)數(shù)字化檔案管理工作在單位的開展和應(yīng)用。

5.符合社會發(fā)展需要

隨著社會的不斷發(fā)展，加強(qiáng)檔案管理工作，有利于適應(yīng)新形勢和新模式下的管理需求，也符合當(dāng)前社會發(fā)展對于檔案管理工作的需要。

四、事業(yè)單位檔案管理工作存在問題的應(yīng)對策略

1.加強(qiáng)人才培養(yǎng)

事業(yè)單位可以通過組織培訓(xùn)和交流學(xué)習(xí)等方式，加強(qiáng)檔案管理人員的理論知識水平和相應(yīng)的技能，提高他們工作的積極性和責(zé)任感。同時(shí)，可以適當(dāng)拓寬招聘渠道，引入具有相關(guān)專業(yè)背景的復(fù)合型人才。

2.改善檔案保管環(huán)境條件

事業(yè)單位要根據(jù)檔案特點(diǎn)，科學(xué)設(shè)計(jì)保管環(huán)境。例如，設(shè)置通風(fēng)設(shè)備設(shè)施和加裝防潮器等措施，防止惡劣天氣和高溫高濕等環(huán)境因素對檔案的影響。此外，還需要定期檢查維護(hù)設(shè)備設(shè)施和消毒清潔存檔區(qū)域等，確保檔案存儲具備合格的條件。

3.加快建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠快速存儲、檢索以及按需輸送檔案信息。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的推廣和實(shí)施需要事業(yè)單位根據(jù)自身的需要和特點(diǎn)來選擇。

4.做好歷史遺留問題的整改工作

事業(yè)單位可以通過對檔案庫存、檔案流轉(zhuǎn)和檔案利用等環(huán)節(jié)開展全面排查，發(fā)現(xiàn)存在的問題并制定相應(yīng)整改措施。例如，建立健全檔案借閱制度，規(guī)范檔案歸檔和梳理檔案編目等。

5.引導(dǎo)用戶自覺參與

將檔案管理工作納入全員管理的范疇，通過開展專題培訓(xùn)和宣傳教育等方式，引導(dǎo)用戶了解檔案管理知識，自覺參與檔案管理工作。同時(shí)，建設(shè)便捷的檔案查詢系統(tǒng)，為用戶提供快速、方便的查詢服務(wù)。

總之，事業(yè)單位在面對其檔案管理存在的問題和困境時(shí)應(yīng)該主動應(yīng)對，從人才、環(huán)境、科技和制度等方面入手，建立完善的檔案管理機(jī)制，提高檔案管理水平和效能。

五、結(jié)語

在新時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理面臨著越來越多的問題和挑戰(zhàn)，這些問題不僅涉及管理制度和技術(shù)手段等方面，還涉及人才隊(duì)伍建設(shè)以及文化意識等方面。針對這些問題和困境，需要各級政府和相關(guān)機(jī)構(gòu)展開深入調(diào)研，并提出有效的應(yīng)對策略。通過本文的研究和分析，可以看出事業(yè)單位檔案管理工作存在不少問題和困境，包括缺乏統(tǒng)一規(guī)范、信息化水平不高和檔案保管環(huán)境差等問題。這些問題和困境的主要原因有管理制度不健全、人員素質(zhì)不高和資金投入不足等。事業(yè)單位檔案管理工作具有非比尋常的作用，可以有效維護(hù)國家利益和公眾利益，確保歷史文化遺產(chǎn)得到保護(hù)和傳承。因此，為了解決這些問題和困境，需要采取一系列針對性的應(yīng)對策略。例如，加強(qiáng)檔案管理制度的建設(shè)、完善信息化設(shè)備設(shè)施、加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)的同時(shí)，增加資金投入等。只有通過這些措施的切實(shí)實(shí)施，事業(yè)單位的檔案管理工作才能步入正軌。

綜上所述，對于事業(yè)單位檔案管理工作在當(dāng)今社會中所產(chǎn)生的問題及困境，我們需要認(rèn)真對待和深入研究，并采取有效的應(yīng)對策略，推動事業(yè)單位的發(fā)展和改革。

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（作者單位：巨野縣醫(yī)療保障局）

作者簡介：郭琳（1988—），女，漢族，山東菏澤人，省委黨校研究生，中級檔案館員，研究方向：事業(yè)單位檔案、醫(yī)保檔案。