新時期高校辦公室工作效率提升路徑探析

摘? 要：高校辦公室是高等學府的重要管理部門，在學校內(nèi)部以及對外聯(lián)絡(luò)中發(fā)揮著重要作用。新時期背景下，如何提升辦公室工作效率，已成為現(xiàn)階段高校管理工作的重要內(nèi)容。辦公室人員應(yīng)在高校領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下，分析辦公室特點，梳理辦公室工作的現(xiàn)存問題，并以問題為切入點，提出優(yōu)化策略，使辦公室工作效率及服務(wù)質(zhì)量得到有效提升。

關(guān)鍵詞：高校辦公室；工作效率；提升路徑

中圖分類號：G647? ? 文獻標識碼：A? ? 文章編號：1673-7164（2023）25-0063-04

作者簡介：沈靈知（1986—），女，碩士，南京體育學院講師，研究方向為高等教育管理。

高校辦公室工作紛繁復(fù)雜，不僅包括教學工作、黨政管理，還包括后勤保障、服務(wù)師生等各方面工作。在科教興國以及教育體制改革持續(xù)深入的大環(huán)境下，新時期高校的辦公室工作也將迎來新的挑戰(zhàn)與機遇。作為高校管理體系的主要部分，辦公室工作的重要作用毋庸置疑，其在對內(nèi)管理、對外聯(lián)系等方面的作用無可替代。高校辦公室是學校管理系統(tǒng)中的重要組成部分，具有較強的綜合性，能夠有效協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系，增強人員之間的交流與溝通，管理著學校整體教學、科研等多方面工作。

一、新時期高校辦公室工作的特點

辦公室作為學校決策的重要參與者，對決策的正確性起到關(guān)鍵性的作用。高校辦公室的主要工作內(nèi)容就是協(xié)調(diào)各種關(guān)系，協(xié)助校領(lǐng)導(dǎo)開展整體工作，為相關(guān)決策的制定提供重要依據(jù)。相比其他部門，辦公室在高校管理體系中的地位比較特殊，工作性質(zhì)與工作內(nèi)容都存在著明顯差異。辦公室既要檢查學校政策的落實情況，又要以此為基準促進整體管理工作的順利推進，從而實現(xiàn)工作效率的提升。故而辦公室工作有著其他部門無可比擬的特殊性，其主要工作特點包括以下幾個方面：

（一）內(nèi)政外聯(lián)，工作任務(wù)繁重

在高等教育體制改革不斷推進的背景下，高等院校的定位得到了進一步的明確。高校之間的聯(lián)系，高校與社會之間的聯(lián)系愈發(fā)密切，辦公室的職能范圍也隨之擴大，工作內(nèi)容與任務(wù)隨之加重。高校辦公室對內(nèi)是檢查和推進校內(nèi)工作順利開展的助力器，為學校決策的制定提供參考，對外則是學校與社會各界聯(lián)系的重要窗口。

（二）參與決策，深化管理職能

相比校內(nèi)其他部門，辦公室是距離校領(lǐng)導(dǎo)最近的部門，可在領(lǐng)導(dǎo)提出決策時為其參謀、輔助。辦公室還要在傳達上級文件與學校政策的基礎(chǔ)上，認真貫徹、執(zhí)行上級主管部門與校領(lǐng)導(dǎo)的指示，對執(zhí)行人的執(zhí)行情況進行監(jiān)督，并積極更新管理觀念，根據(jù)學?，F(xiàn)階段的實際發(fā)展水平，不斷完善各項管理制度，確保校內(nèi)管理工作的規(guī)范化推行，最終使高校的整體管理水平得到提升［1］。

（三）上傳下達，強化協(xié)調(diào)督辦

協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系，與社會各界進行聯(lián)絡(luò)，實現(xiàn)學校與外界的溝通是高校辦公室的主要工作任務(wù)。針對已得到校領(lǐng)導(dǎo)同意、批示的文件與決策，辦公室需要將其傳達至個人及單位，并監(jiān)督、落實到位。對于下屬單位的請示報告，辦公室要及時進行提交，得到領(lǐng)導(dǎo)批示后，積極交至相關(guān)職能機構(gòu)按照相關(guān)規(guī)定處理，并對結(jié)果進行反饋。除此之外，辦公室還要對提交給領(lǐng)導(dǎo)的文件進行查詢，并將需要批示的文件情況進行匯總?？傊k公室要做好各級別機構(gòu)的協(xié)調(diào)工作，以確保信息傳遞的有效性，使各部門之間建立和諧關(guān)系。

（四）迅速反應(yīng)，增強效能意識

辦公室開展日常工作，要確保高時效性，以免出現(xiàn)工作失誤，對高校的正常工作流程產(chǎn)生不利影響。在工作開展過程中，高校辦公室經(jīng)常遇到突發(fā)事件，需要在短時間內(nèi)緊急處理，否則會造成嚴重后果。因此，辦公室相關(guān)工作人員面對突發(fā)事件要迅速做出反應(yīng)，秉承急事急辦，特事特辦的原則快速處理。

二、新時期高校辦公室工作職能定位

教育質(zhì)量是促進高校發(fā)展的根本前提，為了實現(xiàn)質(zhì)量的提升，應(yīng)從重視辦公室管理工作質(zhì)量做起。如何能讓辦公室管理工作質(zhì)量得到快速提升，是每一個辦公室人員必須要考慮的問題。工作人員應(yīng)明確自身的崗位職責，充分發(fā)揮主觀能動性，積極參與各項工作，以確保辦公室工作的順利開展。新時期的高校辦公室工作職能，主要包括以下三方面：

（一）校務(wù)管理職能

高校辦公室的校務(wù)管理職能，主要體現(xiàn)在相關(guān)政策、制度的執(zhí)行與落實上。辦公室不僅要積極響應(yīng)上級主管部門的政策要求，嚴格落實相關(guān)政策，還要聽從校領(lǐng)導(dǎo)的指揮，有序開展校內(nèi)的各項工作任務(wù)。高校辦公室人員還要具備良好的政治修養(yǎng)，以促進自身管理能力的提高，進而在校領(lǐng)導(dǎo)與各上級部門的領(lǐng)導(dǎo)下，完成好一系列管理工作。

（二）統(tǒng)籌規(guī)劃職能

高校辦公室是校內(nèi)管理體系的重要組成部分，其工作內(nèi)容涉及學校管理的方方面面。如教學科研、行政管理、后勤保障等。辦公室在工作過程中既要對高校領(lǐng)導(dǎo)人負責，輔助其開展各項行政事務(wù)，又要結(jié)合實際情況系統(tǒng)化安排教研、競賽等相關(guān)活動。因此，高校辦公室的工作人員還要具備一定的統(tǒng)籌規(guī)劃能力，在應(yīng)對校內(nèi)發(fā)生的各種突發(fā)事件或各種問題、矛盾時，能及時妥善處理，避免由于處理不當而引發(fā)新的矛盾，影響高校的正常運轉(zhuǎn)［2］。

（三）行政服務(wù)職能

新時期，高校辦公室應(yīng)以“牢牢把握服務(wù)宗旨，做好高校辦公室工作”為工作理念。高校辦公室工作效率的提升，既需要辦公室人員對自身服務(wù)職能具有充分的認知與了解，又需要全體教職員工的大力支持。只有在全面優(yōu)化辦公室工作理念的基礎(chǔ)上，不斷更新服務(wù)內(nèi)容，提升整體服務(wù)質(zhì)量，才能真正實現(xiàn)辦公室效率的提升。高校辦公室工作人員還應(yīng)積極接受新時期的服務(wù)理念與方法認真學習提升個人素養(yǎng)，確?，F(xiàn)階段高校管理、教研等各項工作的順利開展。

三、新時期高校辦公室管理工作中的問題

（一）管理體制缺乏嚴格要求

從管理體制角度分析，高校辦公室具有長時間的實踐經(jīng)歷，因此，已逐漸形成較為固定的工作模式，且涵蓋了各方面工作。這也是高校辦公室工作在遵守各項制度的前提下，能夠順利開展的主要原因。但隨著社會的不斷進步，高等院校也隨之快速發(fā)展，在這樣的大環(huán)境下，高校與社會各界的聯(lián)系愈發(fā)密切，逐漸擔負起與社會相關(guān)的服務(wù)職能，導(dǎo)致高效辦公室無法準確進行權(quán)責劃分。如部分人員不能貫徹落實各相關(guān)制度規(guī)范，無法完成綜合管理層面的各項要求。因此，高校辦公室的工作人員要定期組織開展在崗培訓，以免不適應(yīng)愈發(fā)嚴格的管理體制要求，而對辦公室的正常工作產(chǎn)生不利影響［3］。

（二）職能設(shè)置問題

高校辦公室的工作職能涉及多個方面，服務(wù)職能在其中占據(jù)著無可替代的重要位置。高校辦公室更加側(cè)重學校領(lǐng)導(dǎo)的工作要求，而對學生與普通教職員工的需求了解不夠透徹。在學校發(fā)生某些重大事件時，高校辦公室要給予學生與普通教職員工更多的關(guān)注，并推進相關(guān)政策的落實和執(zhí)行。在日常管理上，針對有關(guān)校內(nèi)師生的種種細節(jié)性問題，高校辦公室的關(guān)注度明顯不夠，導(dǎo)致一些工作的開展、制度的落實等，要么遲遲無法實現(xiàn)，要么落實的時間較長，加之高校辦公室工作普遍具有較強的被動性，長此以往，難免會嚴重影響學校的整體運行管理。協(xié)調(diào)職能是高校辦公室的另一個重要職能。辦公室在高校的正常運轉(zhuǎn)中擔負著極其重要的協(xié)調(diào)工作，不僅涉及學校內(nèi)的人員與部門結(jié)構(gòu)等多個方面，還涉及學校與校外相關(guān)單位、個人之間的聯(lián)系。除此之外，辦公室還肩負督辦與監(jiān)管兩項職能，但無論哪一種工作職能的行使，都需要具備專業(yè)素養(yǎng)的人才作為支撐。人員素質(zhì)不達標，勢必會導(dǎo)致相關(guān)職能無法順利執(zhí)行，受影響的不僅僅是某個職能作用的發(fā)揮，還有高校辦公室及學校的整體信譽度［4］。

（三）人員思想素質(zhì)問題

人員思想素質(zhì)主要通過兩個方面來體現(xiàn)，即政治方面與個人素養(yǎng)方面。高校辦公室工作是否具備較強的政治性與原則性將直接影響辦公室工作人員的思想素質(zhì)。鑒于高校辦公室的工作較為繁瑣、復(fù)雜，再加上相關(guān)工作人員自身存在的思想與工作壓力，極有可能導(dǎo)致其缺乏嚴謹、認真的工作態(tài)度，從而造成辦公室工作人員的綜合組織能力無法得到提升。由于高校辦公室工作的特殊性，在工作期間，不僅要執(zhí)行國家相關(guān)部門的政策要求與規(guī)范，還要考慮到與學生息息相關(guān)的教學、研發(fā)、管理等一系列細節(jié)性工作。若相關(guān)工作人員的思想素質(zhì)不高，協(xié)調(diào)能力較差，就很可能激發(fā)各種矛盾。

四、新時期高校辦公室工作效率提升的路徑

（一）增強服務(wù)管理意識，創(chuàng)新管理服務(wù)理念

現(xiàn)階段，高校除了要努力提高辦學質(zhì)量，還要對學校內(nèi)部教學與科研質(zhì)量的提升加以重視。高校辦公室工作人員應(yīng)在不斷強化個人服務(wù)意識的基礎(chǔ)上，不斷對服務(wù)理念進行更新。同時，還要努力學習科學管理理論，優(yōu)化辦公室相關(guān)制度，以此提升自身各方面的能力，并推進辦公室工作的深入開展。除此之外，高校內(nèi)部各個職能部門的聯(lián)系都要通過辦公室進行協(xié)調(diào)，因此，相關(guān)工作人員更要重視自身服務(wù)意識的提升，投入到為師生服務(wù)的工作中，做好協(xié)調(diào)、傳達、監(jiān)督等各方面的工作。

（二）采用精細化管理服務(wù)，提升辦公室管理服務(wù)質(zhì)量

新時期背景下，隨著科學技術(shù)的不斷更新，各種先進的科學技術(shù)被應(yīng)用于各行各業(yè)。高校辦公室工作質(zhì)量的提升，同樣離不開現(xiàn)代科技的支持，因此辦公室應(yīng)充分應(yīng)用先進科技，將傳統(tǒng)的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榫毣芾?，以此提升辦公室的整體工作與服務(wù)質(zhì)量，促進高校整體管理工作的正常運行。為了實現(xiàn)這一目標，辦公室工作人員應(yīng)主動學習先進的科學技術(shù)，提升自身對精細化管理模式的認知，并以此為依據(jù)，全力執(zhí)行新的管理模式。實踐表明，精細化管理服務(wù)是提升高校辦公室工作效率的核心環(huán)節(jié)，也是新時期提升高校辦公室工作質(zhì)量的主要舉措。高校辦公室應(yīng)在校領(lǐng)導(dǎo)的正確引導(dǎo)下，以高校的長遠發(fā)展為目標，分析高校的未來發(fā)展趨勢，為相關(guān)政策的落實保駕護航［5］?？偠灾?，合理運用精細化管理模式，以高校管理工作為核心，擬定適合各高校發(fā)展的相關(guān)制度與實施細則，將精細化管理理念運用在高校運營管理體系當中，是促進高校管理工作正常運轉(zhuǎn)及辦學質(zhì)量提升的基本條件。

（三）規(guī)范管理服務(wù)制度，實現(xiàn)標準化服務(wù)管理

首先，優(yōu)化辦公室管理制度，確保工作流程的規(guī)范性。辦公室管理制度的不斷完善，是確保管理工作流程規(guī)范化的重要前提，也是促使新時期背景下，高校辦公室管理工作向標準化發(fā)展的重要保障。高校辦公室管理制度的標準化，是保證高校整體管理工作標準化的必備條件。這體現(xiàn)于高校管理工作的方方面面，包括組織開展各項會議，辦公室內(nèi)的文件管理，高校工會及信訪接待等各方面工作。不斷優(yōu)化高校辦公室管理制度，能夠避免由工作人員工作失誤引發(fā)的不良影響，能對工作人員的不當行為進行約束，有助于提高高校辦公室的工作水平與管理能力。其次，完善辦公室責任制度，確保工作效率的有效提升。只有不斷完善高校辦公室責任制度，將辦公室內(nèi)各項工作與相關(guān)責任真正落實到個人，才有可能確保高效的工作質(zhì)量。辦公室責任制度的完善，可從以下方面作為切入點，包括考核制度、督辦管理、獎懲機制等。鑒于高校辦公室的工作職能可直接影響高校的長遠發(fā)展，辦公室各個崗位的工作人員都要明確自身的崗位職責，并與校內(nèi)各部門做好對接工作，以此保證工作職責與內(nèi)容的執(zhí)行與落實，最終使高校辦公室的工作效率得到有效提升。

（四）樹立現(xiàn)代化服務(wù)管理意識，創(chuàng)新管理手段

樹立現(xiàn)代化服務(wù)管理意識，創(chuàng)新高校辦公室管理手段是實現(xiàn)新時期背景下高校精細化管理的重要舉措。高校辦公室工作人員要積極參與高校精細化管理工作，首先，工作人員要明確認識精細化管理模式的流程與重要性，這也是實施精細化管理的重要前提。其次，創(chuàng)新高校辦公室管理手段可以從完善辦公室人員的考核登記切入，對人員的工作重點內(nèi)容進行考核登記，對工作效果進行及時評價，從制度上約束辦公室人員的工作行為，幫助辦公室全體職工樹立現(xiàn)代化服務(wù)管理意識。

（五）提升高校辦公室工作的信息化程度

新時期背景下，各種現(xiàn)代化信息管理技術(shù)紛至沓來，對此，高校辦公室也應(yīng)積極引進各類適用的網(wǎng)絡(luò)工具和相關(guān)技術(shù)手段，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的傳遞與共享，并以此促進辦公室工作效率的提升。打造新時期的自動化辦公系統(tǒng)。例如在文件傳輸、會議室管理和內(nèi)容審批等方面都可以以信息化和數(shù)字化的管理模式提升各項服務(wù)工作的效率，滿足系統(tǒng)內(nèi)部的互聯(lián)互通要求。除此之外，還要重視構(gòu)建學習型辦公室。高校自身發(fā)展要秉承與時俱進的原則，一方面發(fā)揮高校服務(wù)社會的優(yōu)勢，另一方面根據(jù)高校的實際工作需求做好推陳出新，將所有人員進行協(xié)調(diào)分工，促進學習和工作之間的結(jié)合，不斷提升服務(wù)水平，建立共同的發(fā)展愿景。作為辦公室人員，應(yīng)該增強學習意識并營造良好的學習氛圍，端正自身的學習態(tài)度，保障制度的執(zhí)行力。

五、結(jié)語

新時期背景下，高校辦公室工作在學校管理中的作用更為重要，不僅具備特殊的工作職能，還對高校的未來發(fā)展產(chǎn)生重要影響。高校辦公室工作效率的提升已成為促進高校長遠發(fā)展的關(guān)鍵一環(huán)，高校辦公室工作人員務(wù)必要以積極的態(tài)度，學習相關(guān)政策與法規(guī)，以確保各項決策及發(fā)展策略的落實與執(zhí)行，發(fā)揮其自身的主觀能動性，解決工作中遇到的難題與矛盾，協(xié)調(diào)學校內(nèi)外的各方面關(guān)系。辦公室人員只有不斷更新知識，提高自身素質(zhì)，不斷創(chuàng)新、不斷完善，才能確保高校辦公室工作職能作用的充分發(fā)揮，為校領(lǐng)導(dǎo)做好參謀，為學生與教職員工提供高質(zhì)量服務(wù)，維護辦公室與高校整體的信譽度，最終提升高校辦公室工作效率。

參考文獻：

［1］ 王彩月，成星. 信息化背景下高校辦公室工作效能提升的思考［J］. 辦公室業(yè)務(wù)，2021（08）：11-12.

［2］ 劉夢娜. 新時期下高校辦公室工作效率提升路徑探討［C］//中國環(huán)球文化出版社，華教創(chuàng)新（北京）文化傳媒有限公司. 2020年南國博覽學術(shù)研討會論文集（一）. ［出版者不詳］，2020：751-753.

［3］ 藍小鳳. 新時期高校辦公室檔案管理工作的新特點與對策［J］. 今日財富（中國知識產(chǎn)權(quán)），2020（06）：169-170.

［4］ 瞿成雄. 新時代背景下高校辦公室管理工作面臨的新問題及其對策探討［J］. 課程教育研究，2020（08）：202.

［5］ 張秀玲. “漏斗模型”在新時期高校院級辦公室精細化管理中的應(yīng)用［J］. 中國多媒體與網(wǎng)絡(luò)教學學報（上旬刊），2020（02）：85-86.

（薦稿人：渠彥超，南京體育學院副教授）

（責任編輯：莫唯然）