中學(xué)檔案管理中的檔案收集工作探討

王強(qiáng)國(guó)

摘 要：中學(xué)檔案管理在學(xué)校工作中起到很重要的作用，而檔案收集工作至關(guān)重要。但在現(xiàn)實(shí)中，檔案收集工作有很大的問題。本文就這些問題提出了一些想法，旨在提高中學(xué)檔案收集工作，提高中學(xué)檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：中學(xué)；檔案管理；檔案收集；

在學(xué)校生活中進(jìn)行記錄學(xué)?；顒?dòng)，反映學(xué)校工作，具有保存?zhèn)洳榈墓δ艿母鞣N學(xué)校文件和材料的綜合，我們稱之為學(xué)校檔案。通過檔案，可以清楚的看到中學(xué)每個(gè)階段的情況。所以，加強(qiáng)中學(xué)檔案管理工作是非常必要的。而作為檔案管理中的第一步，檔案收集工作就顯的尤為重要。

1 檔案管理的重要意義

1.1 檔案是學(xué)校體現(xiàn)自我形象及學(xué)校文化建設(shè)的重要借鑒及參考

在學(xué)校的日常管理工作中，檔案管理是非常重要的一部分。它追隨著學(xué)校的發(fā)展而增加的。學(xué)校的知識(shí)成果、先進(jìn)工作者的記錄、出色的教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、優(yōu)秀的計(jì)劃發(fā)展都會(huì)真實(shí)客觀的體現(xiàn)出來。這些沉甸甸的成果組成了學(xué)校能夠樹立其形象和校園文化的前提和基礎(chǔ)。它記錄了學(xué)校全體師生工作和生活中德智體美的表現(xiàn)，是學(xué)校成長(zhǎng)與發(fā)展的最客觀的表現(xiàn)，這將成為學(xué)校實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值觀發(fā)展的強(qiáng)大動(dòng)力。江主席提出一個(gè)口號(hào)，“檔案工作是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，是黨和國(guó)家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)”。一個(gè)國(guó)家尚且如此，更何況一個(gè)學(xué)校。比如，浙江省普通高中特色示范學(xué)校評(píng)定工作中，很多工作就是在學(xué)校檔案室提供的資料作為參考的。當(dāng)學(xué)校需要為自身生存和發(fā)展需要得到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和全社會(huì)的支持時(shí)，學(xué)校檔案可以為它提供最好的依據(jù)。所以只有更好的開發(fā)利用好學(xué)校檔案信息，就可以得到其潛在的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。只有這樣，才能體現(xiàn)出檔案工作管理的巨大意義所在。

1.2 對(duì)校領(lǐng)導(dǎo)層決策有參考意義

學(xué)校檔案始終貫穿學(xué)校的形成、發(fā)展等全過程。同時(shí)，它有橫穿學(xué)校教學(xué)工作的組織管理等各個(gè)方面。仔細(xì)分析學(xué)校檔案中的教案、試卷等教學(xué)檔案，可以了解掌握學(xué)校前人在結(jié)合自身教學(xué)工作經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)和學(xué)校整體教學(xué)水平的演變情況，這樣為學(xué)校進(jìn)行之后的教學(xué)工作安排提供很好的依據(jù)和參考。在學(xué)校檔案中的建校資料和校發(fā)展歷史資料中可以總結(jié)出學(xué)校建設(shè)以來的一些好的思路及以前失利的經(jīng)驗(yàn)，這為校領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行學(xué)校建設(shè)中的決策起到很好的參考。司馬光的《資治通鑒》就是將歷史中的得失總結(jié)出來，讓皇帝可以在做決策時(shí)能得到參考。學(xué)校的檔案工作也是這方面的作用。如能利用好這一特點(diǎn)，就能避免走彎路、錯(cuò)路。如果不能很好的管理這些檔案，將是學(xué)校最大的損失。

2 檔案收集工作存在的問題

2.1 領(lǐng)導(dǎo)和教師不重視

1）領(lǐng)導(dǎo)重視是加強(qiáng)檔案管理工作的關(guān)鍵。但在實(shí)際中，校領(lǐng)導(dǎo)大多忽略了這一重要工作。雖然《檔案法》、《中小學(xué)校檔案管理暫行辦法》中強(qiáng)調(diào)了檔案管理，但領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此意識(shí)淡薄，只有上級(jí)抽查時(shí)才會(huì)緊急抓一下。而且對(duì)于檔案室的經(jīng)費(fèi)，資料來源等都不足。這些問題導(dǎo)致檔案資料收集都相當(dāng)困難。

很多檔案工作人員缺乏工作的緊迫感和責(zé)任心，坐、等、靠思想嚴(yán)重，滿足現(xiàn)狀、求穩(wěn)怕險(xiǎn)，抱著應(yīng)付上級(jí)檢查的心態(tài)，工作得過且過，致使檔案利用開發(fā)水平低、能力差、重視不夠。

2）教職工是資料來源的主體。但教職工對(duì)此沒有任何意識(shí)。教職工認(rèn)為只要將教學(xué)任務(wù)或后勤任務(wù)圓滿完成可以了，檔案工作可有可無。這種思想導(dǎo)致教職工對(duì)于資料收集工作不認(rèn)真甚至抵觸。而且檔案室又與各部門脫節(jié)，無法做到檔案資料準(zhǔn)確并快速移交到檔案室。造成資料的缺失、不連接等問題。

3）檔案工作人員是資料收集的主體。由于長(zhǎng)期的不受重視，檔案工作人員受到主觀和客觀影響。思想陳舊，工作呆板，管理理念落后。無法做到超前管理意識(shí)，對(duì)資料收集長(zhǎng)期處于被動(dòng)狀態(tài)。無法起到與各部門溝通的能力。這將導(dǎo)致檔案資料收集能力低下。

2.2 收集工作難度大

大多學(xué)校在建校初期，由于條件原因，導(dǎo)致很多原始資料無法更好的保存。再者學(xué)校的原始資料大多是紙質(zhì)版檔案。其中有手寫檔案和紙質(zhì)版檔案。而且紙質(zhì)版的規(guī)格不一，有16開紙張、A3紙張、A4紙張等各種規(guī)格。紙張大小不齊，頁面規(guī)格不一，很不規(guī)范。之后隨著時(shí)代的發(fā)展，學(xué)校檔案中又產(chǎn)生了大量的電子檔案。這使得檔案管理的收集工作難度大大增加。

學(xué)校檔案管理制度混亂。教職工就負(fù)責(zé)把自己有收集意義的材料規(guī)整，立卷、歸檔、再移交給檔案室。這樣不但沒有分門別類，而且還無法甄選資料的收集價(jià)值。而且學(xué)校檔案管理制度對(duì)于文件的保管條例不明，無法甄別收集價(jià)值，全部收集，導(dǎo)致收集工作的浪費(fèi)。

2.3 材料收集不充分

大多數(shù)檔案只是反映了活動(dòng)的結(jié)果，而沒有反映中間過程，說明工作人員在收集檔案時(shí)遺漏了部分檔案。此外，平時(shí)對(duì)收集的材料整理不及時(shí)，材料長(zhǎng)時(shí)間沒有歸檔，使得檔案材料沒有及時(shí)形成是形成檔案資料遺漏的重要原因。

2.4 檔案工作隊(duì)伍建設(shè)比較薄弱

有的學(xué)校沒有專門的檔案管理工作人員，基本上是老師兼職，導(dǎo)致檔案管理工作人員變動(dòng)頻繁，工作沒有連續(xù)性，直接影響了檔案的收集。

3 對(duì)收集工作的建議

3.1 提高教職工正確的檔案觀

首先領(lǐng)導(dǎo)要樹立起正確的檔案管理理念，加強(qiáng)檔案管理的收集工作的管理，制定相關(guān)規(guī)定，讓檔案室和各部門按照規(guī)定正確的進(jìn)行檔案資料收集工作。對(duì)檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)教育，使其能在業(yè)務(wù)水平提升的過程中，思想上樹立起正確的檔案觀。進(jìn)行全校教職工人員的教育，使教職工認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，使其在進(jìn)行資料收集中認(rèn)真負(fù)責(zé)，將有價(jià)值的資料按照規(guī)定移交檔案室。當(dāng)然，檔案室也要時(shí)刻關(guān)注校內(nèi)外中能夠反映學(xué)校工作情況的資料，主動(dòng)收集。

3.2 建立收集工作信息化

信息化的前體是建立一個(gè)健全的檔案信息制度。學(xué)校要建立一個(gè)機(jī)構(gòu)健全，人員充足，有目標(biāo)、有計(jì)劃、有任務(wù)的綜合檔案室。在資料收集工作中，做到專人專職，職責(zé)明確，規(guī)范化，系統(tǒng)化，范圍化。在細(xì)節(jié)上保證資料收集工作的順利開展?，F(xiàn)如今，信息化建設(shè)成為一種主流。學(xué)校的檔案室資料收集信息化將可以提高收集資料的效率，減少人員工作的失誤及速度慢等問題。它還可以推動(dòng)一體化管理，可以加強(qiáng)檔案資料收集過程中各部門的交流，讓學(xué)校成為一個(gè)整體，減少之前溝通不足的問題。

中學(xué)檔案管理是中學(xué)校進(jìn)行工作中不可缺少的一部分，而資料收集是其中最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。只有將其做到最好，才能體現(xiàn)出檔案管理的價(jià)值。所以我們要不斷改進(jìn)資料收集工作的方式方法，努力推進(jìn)學(xué)習(xí)檔案管理工作的不斷提升。

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