互聯(lián)網2.0時代人社檔案高質量發(fā)展路徑分析

摘 要：信息化建設是新時代人社檔案管理的最突出特征，新時代，人社檔案管理進入了轉型發(fā)展的關鍵階段。檔案管理更加多樣化、多層次、多方式，但是人社檔案管理也面臨著檔案結構不均衡、檔案資源流失散存、檔案整理不規(guī)范、信息化技術應用不足的問題，要進一步以資源建設引領服務轉型、以信息化理念提升思維轉型、以技術應用提升管理效率、以開發(fā)利用提升發(fā)展水平，更好地推動人社檔案資源高質量發(fā)展。

關鍵詞：人社檔案；信息化；高質量發(fā)展

互聯(lián)網2.0時代突出的特征就是大數(shù)據(jù)、信息化技術的廣泛應用，極大改變了人類的生產生活方式，改變了社會治理形態(tài)。伴隨信息化大潮的滲透，人社檔案管理進入了新形態(tài)轉型的陣痛期，要著力解決好管理與利用的結構性矛盾，建立以服務為導向的新型檔案管理方式，更好推動人社檔案高質量發(fā)展。

1 互聯(lián)網時代對人社檔案管理的新變化

互聯(lián)網時代突出的特征就是大數(shù)據(jù)技術的廣泛應用，大數(shù)據(jù)從規(guī)模、類型、處理和價值等方面，為人社檔案發(fā)展提供了更好的路徑。

1.1 檔案收集形式的多樣化、全面性

人社部門檔案種類較多，包括文書檔案、人事檔案、科研檔案、財務檔案等結構和非結構化的數(shù)據(jù)，伴隨著信息技術的發(fā)展與應用，電子檔案也已成為存儲主要形式，文件數(shù)量顯得更為龐雜、容量更為巨大。傳統(tǒng)管理模式對復雜的檔案信息資源難以實現(xiàn)高效地整合。面向現(xiàn)代化，人社檔案數(shù)據(jù)管理應注重各類檔案資源的齊全、完整、準確，利用大數(shù)據(jù)技術對信息結構進行分析處理，提升人社檔案管理質量，適應新形勢群眾需求。

1.2 檔案保管方式的集中化、綜合性

人社檔案信息量龐大，傳統(tǒng)模式下檔案管理分散、利用率低。在信息化背景下，傳統(tǒng)檔案數(shù)字化和電子檔案以數(shù)據(jù)庫形式進行了統(tǒng)一管理，有利于對科研、人才、社保、民生等實行集約化綜合管理，通過數(shù)據(jù)分析和關聯(lián)融合發(fā)揮檔案價值。面向新技術，有的人社部門建立綜合信息管理網絡，對內部檔案信息工作進行集中管理，對數(shù)據(jù)進行動態(tài)管理，為架構外部通道打下基礎。

1.3 檔案維護手段的數(shù)據(jù)化、擴充性

在傳統(tǒng)模式下，人社檔案以年度為周期進行歸檔，時間長、材料保管難度大?；ヂ?lián)網時代，以大數(shù)據(jù)、人工智能、互聯(lián)網+等技術深度融入為背景，檔案歸集時間大大縮短，有的檔案材料可以進行實時采集、實時歸檔、實時分析。目前，單套制管理已成為主要趨勢，改變了傳統(tǒng)管理模式的弊端，以檔案數(shù)據(jù)的高度整合推動信息的高效服務。

1.4 檔案服務層面的深度化、智能化

傳統(tǒng)模式下，檔案資料以卷、件的形式保管，由于缺乏高效的檔案檢索工具，一些有價值的檔案資源始終處于沉睡狀態(tài)，無法發(fā)揮應有的利用價值。目前，有的人社部門自主開發(fā)或應用了電子檔案管理系統(tǒng)，使得檔案利用和查詢更加快捷，推動檔案服務提檔升級。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，人社檔案基于海量的數(shù)據(jù)，針對不同的服務利用需求，進行深度的聚合分析，多角度、多層次網羅檔案數(shù)據(jù)，挖掘信息資源，提供高質量、多樣性的檔案服務。

2 互聯(lián)網時代對人社檔案管理存在的問題

新時代背景下，人社檔案管理還存在內容不規(guī)范、形式不統(tǒng)一、數(shù)量不齊全、技術應用不足等問題。

2.1 檔案結構不均衡

就人社部門檔案工作整體而言，主要精力集中在機關文書檔案、會計檔案上，對其他類型的檔案資源，比如人才檔案、專技檔案、視頻檔案重視相對不夠。由于受設備、技術等方面的影響，上級檢查指導不到位，造成了機關檔案管理較為規(guī)范，專業(yè)檔案管理不完善、不規(guī)范。從內容上來看，雖然人社部門檔案管理力度逐步加強，檔案規(guī)范化管理有了質的提升，但是專業(yè)檔案內容不夠完整，收集不齊全，管理漏洞較大。比如照片檔案收集歸檔少，內容不全，資料格式不統(tǒng)一，無法精準反映中心工作。

2.2 檔案資源流失散存

人社部門內設科室分工明確，專業(yè)復雜，檔案資源形成主體眾多，大部分資源留存在各科室或下屬中心，以及相關人員手中，除根據(jù)“三合一”制度規(guī)定的歸檔范圍外，有些珍貴的檔案資源沒有歸檔。主要原因：一是制度規(guī)定落后，收集范圍狹窄。伴隨信息化加速推進，照片、音視頻檔案資料日益增多，在后期工作中查考利用率也較高。但是歸檔制度跟進不及時，許多有價值的檔案沒有納入歸檔范圍，導致材料歸檔不全。二是檔案形成主體責任意識不強。一些檔案資料，比如科研成果檔案、專技人員綜合檔案，這些對科技進步和專家管理都具有重要作用，但是實際中，只為了完成任務，沒有檔案留存意識，一些有價值的信息就淹沒在海量電子數(shù)據(jù)中。

2.3 檔案整理不規(guī)范

由于各級人社部門對專業(yè)門類檔案管理薄弱，大多數(shù)尚未制定完善的歸檔整理制度，在收集范圍、質量、存儲等方面沒有提出相應要求，從而造成了檔案歸檔形式不統(tǒng)一、存儲形式多樣的問題。同時，檔案大多數(shù)由形成科室的負責整理，許多重要的電子檔案都存儲在電腦系統(tǒng)中，極易丟失損壞。有的檔案資料沒有進行系統(tǒng)整理，只是按照年代簡單地進行了分類標準，對時間、事件、人物等都沒有進行詳細標準，影響了后期的開發(fā)利用。

2.4 管理人員技術薄弱

大數(shù)據(jù)時代，對檔案人員的能力和素質提出了更為嚴格的要求，既需要掌握檔案管理基礎理論，也要具備信息化的計算機知識，并樹立終身學習理念，緊跟時代步伐。從大部分人社系統(tǒng)檔案管理來看，檔案人員整體素質還無法適應信息時代的要求，對新理念、新技術掌握不及時，檔案理念依然未完全轉型，計算機技術應用能力不足，安全保管意識較為落后，保護技術應用能力不足，與上級要求和群眾的期待還有較大差距。

2.5 信息化技術應用不足

當前，新一代信息技術迅猛發(fā)展，與傳統(tǒng)行業(yè)融合日漸深入，已經成為驅動我國數(shù)字經濟發(fā)展、推進全球產業(yè)變革的核心力量。人社檔案信息化管理現(xiàn)在還處于數(shù)據(jù)化管理的初級階段，組織架構尚未完全建立起來，資金建設不到位、信息化建設的軟硬件建設不達標，導致信息化建設破局困難，很多人社部門檔案轉型不到位，依然是原有的管理模式占主流，對于服務經濟社會發(fā)展和人民群眾的需要服務效能較低。

3 互聯(lián)網2.0時代人社檔案高質量發(fā)展路徑優(yōu)化

3.1 以資源建設引領服務轉型

檔案工作的最終價值體現(xiàn)是服務經濟發(fā)展和民生改善，人社部門作為重要民生部門，更有責任和義務實現(xiàn)檔案價值。檔案發(fā)揮價值的基礎是資源建設。對于人社部門來講，要把資源建設作為基礎性工程來抓。

3.1.1加強組織領導。成立以主要領導為組長、副局長為副組長、科室負責人為成員的檔案資源建設工作領導小組，下設辦公室負責日常工作，明確專人負責本次檔案資源建設工作。

3.1.2做實做細制度建設。為使各部門不同門類檔案整理更加規(guī)范、統(tǒng)一、容易操作，業(yè)務科與信息科要共同編制文書檔案、會計檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案、實物檔案、科技檔案、專技術檔案的目錄格式，并制作成模板，方便各部門按照統(tǒng)一的目錄模板報送電子目錄，為規(guī)范移交檔案奠定基礎。

3.1.3多措并舉加強培訓，提升檔案工作者的業(yè)務能力。通過舉辦各種業(yè)務培訓班、實際操作培訓班、以會代訓、印制實操手冊、調訓等方式，對檔案工作者有針對性地開展業(yè)務培訓，抓住關鍵，從源頭上規(guī)范檔案收集、整理、歸檔工作。

3.1.4加強監(jiān)督檢查。要針對文書檔案多，科技、專業(yè)檔案少；紙質檔案多，音像、實物等不同載體檔案少；黨政檔案多，民生檔案少等問題，以門類齊全、結構合理的檔案資源建設為目標，對檔案門類是否齊全，各門類檔案的收集是否完整，應歸檔的是否全部歸檔等，進行清單式檢查。要求把能反映本單位主要職能活動的不同門類和載體形式的檔案全部規(guī)范歸檔，從源頭上加強檔案的收集和管理，確保檔案齊全完整。

3.2 以信息化理念提升思維轉型

在知識經濟浪潮的影響下，檔案管理信息化的趨勢不可阻擋，也給不少部門檔案管理變革帶來了新的挑戰(zhàn)。

3.2.1以信息化理念的提升，轉變工作模式。在工作方式、工作理念、工作標準上全面對標信息化建設的要求，始終以高效實用、安全快捷、便民利民為導向，突出信息化建設的實用功能。在檔案管理實踐中，要在互聯(lián)網、大數(shù)據(jù)、云計算應用上下狠功夫，將信息建設作為推動人社檔案高質量發(fā)展的主要方式。要深刻認識到信息化建設不是空中樓閣，不是可有可無的管理方式，是提升國家治理能力現(xiàn)代化的重要方面，也是現(xiàn)代檔案管理的必然要求，只有信息化建設，才能更好地彰顯檔案價值，提升人社部門的社會美譽度。要始終堅持以人民需求為中心的思維方式，信息化建設不是簡單地文件轉型，而是實實在在地將群眾的利益放在突出位置，圍繞人民群眾的所思所想開展工作。

3.2.2進一步轉變安全思維。過去的庫房實體管理時代，檔案管理模式以人工為主，檔案保管條件落后，安全隱患突出，信息化建設在提升檔案安全的同時，又暴露了新的安全隱患。有的人社部門個人信息管理系統(tǒng)被黑客襲擊，公民資料被竊取，危害了公民的個人利益。要像抓安全生產一樣，做好人社檔案信息化安全建設。

3.3 以技術應用提升管理效率

3.3.1搭建檔案管理信息平臺，加強對電子文件歸檔管理。智能化檔案管理平臺主要就是借助信息技術以及大數(shù)據(jù)處理技術，圍繞檔案信息的生成、存儲、傳輸和應用制定更加智能化的管理平臺。它能夠發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術的優(yōu)勢，對檔案數(shù)據(jù)進行嚴格篩選，并對其中的異構數(shù)據(jù)進行有效修改，以便形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)表達方式；同時完善的檔案信息共享平臺，能夠打破時空界限，以便提高檔案信息共享和利用的效率[1]。要在存量檔案信息化管理上全面加強對檔案管理信息系統(tǒng)的信息技術應用，結合人社檔案工作的任務實際，從管理、業(yè)務、技術三個方面完善檔案信息建設標準，以保證人社檔案信息數(shù)據(jù)的準確、真實、規(guī)范和統(tǒng)一。

3.3.2嚴格遵循檔案信息的安全性原則，加強檔案信息安全的防范工作[2]。為確保檔案信息的技術安全，要嚴格遵循安全性原則，加強對檔案管理人員管檔用檔的信息安全保密教育，牢固樹立人事檔案管理人員的網絡信息安全防護意識，嚴格遵守國家有關安全保密的規(guī)定和要求，嚴禁把處理檔案信息業(yè)務的計算機與非安全網絡連接，確保檔案信息安全。

3.3.3注重對系統(tǒng)信息的管理與維護，不斷提升運用價值。為更好地發(fā)揮好檔案管理系統(tǒng)的信息化作用，要堅持把人事檔案信息化建設作為檔案管理日常工作的一個重要內容。本著方便、快捷、有效、實用的原則，檔案管理人員在人員信息變動時，及時把檔案材料掃描轉化為電子數(shù)字檔案，使檔案信息內容始終保持最新，確保檔案信息庫的“鮮活度”，為人民群眾提供優(yōu)質、高效、便捷的服務。

3.4 以開發(fā)利用提升發(fā)展水平

對于人社檔案來說，實現(xiàn)檔案的價值是體現(xiàn)人社工作的重要方面，因此更好地開發(fā)利用是人社檔案高質量發(fā)展的主要方向。要在收集和整理的基礎上，對檔案資源深加工，有針對性地對檔案進行數(shù)據(jù)結構分析，努力讓人社檔案資源從“死檔案”變成“活資源”。

3.4.1圍繞中心大局，編制人社檔案資料，發(fā)揮資政作用。要圍繞上級的中心工作，比如人才強國展覽、人才政策、大學生就業(yè)等，編制高質量的資政參考、專報等，從檔案中系統(tǒng)梳理成功的經驗做法，并提出有針對性的建議，發(fā)揮檔案服務大局的優(yōu)勢。

3.4.2多措并舉，開展多形式的檔案產品。要深入挖掘人社系統(tǒng)的重大事件、重要成就，通過舉辦展覽、出版書籍等形式，全方位展示新時代人社部門的風采。要借助網絡新媒體平臺，比如微信公眾號、抖音號、微博等，通過短視頻、專題片形式，滿足人民群眾的閱讀習慣，提升檔案價值實效。

3.4.3加強宣傳教育。檔案宣傳是提升人社工作影響力的重要方面，也為人社工作高質量發(fā)展營造良好的社會氛圍。要借助便民服務月、國家檔案日的重大節(jié)點，以面對面的形式，深入群眾中去，展示檔案魅力，提升公眾人社檔案思想意識，更好地推動工作。

3.4.4加強新文創(chuàng)產品開發(fā)。人社檔案工作專業(yè)性強，又與群眾生活息息相關，要以群眾易喜愛的形式宣傳人社政策，更好服務群眾。這些政策大多都集中于檔案資源中，要通過人社檔案書簽、紙扇、手提袋等，附上與群眾利益相關的檔案知識，既有利于百姓生活，也體現(xiàn)了檔案實際價值。

結語

人社檔案管理模式的轉型，既是時代要求，也體現(xiàn)人民群眾的呼聲，面對日益增長的檔案利用需求，只有緊緊依靠信息技術這一關鍵，強化思維轉型，摒棄固有思維，助推技術應用，提升人社檔案管理模式轉型。

參考文獻

[1]武凡芝.信息技術支持下檔案管理工作優(yōu)化措施[J].中國新通信，2022（09）：25.

[2]張潤蘭.檔案資源的敘事性開發(fā)研究[J].檔案天地，2021（11）：10.

作者簡介：朱玉（1988— ），大學學歷，平原縣人力資源和社會保障局館員，檔案研究方向：檔案管理。