電力檔案資源建設(shè)與開發(fā)利用一體化模式探析

摘 要：在數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展的新形勢下，電力行業(yè)的經(jīng)營范圍和內(nèi)容出現(xiàn)新業(yè)態(tài)，檔案工作要緊跟行業(yè)發(fā)展態(tài)勢，創(chuàng)新性打造電力檔案資源建設(shè)與開發(fā)利用的一體化新模式，更好發(fā)揮檔案價值。本文分析了電力檔案管理發(fā)展的新趨勢，對電力檔案資源建設(shè)和開發(fā)利用的路徑進行了分析，旨在為實踐應(yīng)用提出有借鑒意義的方案。

關(guān)鍵詞：電力檔案；資源建設(shè)；開發(fā)利用

近年來，數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展速度之快、輻射范圍之廣、影響程度之深前所未有，正推動全球生產(chǎn)方式、生活方式和治理方式深刻變革[1]。電力檔案管理進入了數(shù)據(jù)化、智能化管理階段。為更好地適應(yīng)時代發(fā)展要求和發(fā)揮檔案價值，要加強檔案資源建設(shè)和開發(fā)的一體化，為檔案管理和利用賦能，進一步推進電力檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級。

1 新形式下電力檔案資源管理的新特征和存在問題

1.1 新形式下電力檔案資源管理的新特征

1.1.1電力檔案系統(tǒng)性增強。電力檔案專業(yè)性強、種類繁多、涉及面廣，就電力工程而言就包括前期設(shè)計、施工、后期維護和應(yīng)急處置等諸多環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都涉及檔案的整理與利用，電力檔案成套性增強，對檔案收集和整理提出了較高要求。比如電力事故處置檔案就包括成套性的電力工程檔案、事故處置檔案、事后評估檔案等。

1.1.2電力檔案動態(tài)性增強。當(dāng)前，電力行業(yè)以市場化改革為導(dǎo)向，逐步從以發(fā)電為主導(dǎo)轉(zhuǎn)向多元化業(yè)務(wù)發(fā)展，不斷推進清潔能源開發(fā)和節(jié)能降耗，電力的生產(chǎn)、運輸、供應(yīng)和管理向智能化和產(chǎn)業(yè)融合發(fā)展，在這一歷史過程中產(chǎn)生了大量的新電力檔案門類和載體，檔案管理者需要不斷地更新檔案資源，做到電力事業(yè)發(fā)展到哪里，檔案收集和服務(wù)就跟進到哪里。

1.1.3電力檔案綜合性增強。新一輪科技革命和產(chǎn)業(yè)革命催生能源電力新業(yè)態(tài)新模式。以網(wǎng)絡(luò)化、信息化與智能化為核心的第四次工業(yè)革命浪潮襲來，使能源電力和數(shù)字技術(shù)緊密融合，能源體系和發(fā)展模式正在進入嶄新階段，新興的電力檔案資源專業(yè)性、綜合性顯著提升，數(shù)據(jù)化管理趨勢明顯。

1.1.4電力檔案利用率提高。隨著電力行業(yè)電子簽章、表單審批、數(shù)據(jù)自動采集等技術(shù)的廣泛應(yīng)用，形成“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的高質(zhì)量數(shù)字化檔案，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)資料在線化、自動化、規(guī)范化，實現(xiàn)電子檔案收、管、存、用的全生命周期管理，檔案查詢利用更加便捷；此外，在電力行業(yè)轉(zhuǎn)型的背景下，對檔案利用也急劇增長，檔案發(fā)揮價值的空間得以拓展。新形勢下電力檔案發(fā)展的新特點，需要加快推進檔案數(shù)字化建設(shè)，推動檔案數(shù)據(jù)與開發(fā)利用的全過程融合，以信息化手段提高檔案管理和利用水平。

1.2 數(shù)據(jù)化管理模式下電力檔案存在的問題

一是專業(yè)領(lǐng)域拓展不夠。智慧檔案管理場景推進不充分，尚未形成管控模式科學(xué)、技術(shù)體系健全、支撐要求齊備的智慧檔案管理體系，與電力行業(yè)數(shù)據(jù)化智能化管理的新業(yè)態(tài)不相適應(yīng)，特別是電子檔案“單軌制”運行不暢通，電子簽章申請、制作、發(fā)放、使用、注銷環(huán)節(jié)尚未形成制度化安排。二是檔案工作價值展現(xiàn)不充分。圍繞電力事業(yè)發(fā)展的中心任務(wù)，比如電網(wǎng)安全、特高壓和全球能源互聯(lián)網(wǎng)等重大任務(wù)開展創(chuàng)新性的服務(wù)力度不夠，未能形成有效地檔案服務(wù)供給；對有關(guān)檔案信息的綜合加工和深度發(fā)掘不深入，有力度、有深度的檔案產(chǎn)品不夠豐富。比如，安全生產(chǎn)是企業(yè)發(fā)展的底線，有的檔案部門未能充分利用安全事故檔案資料為公司安全生產(chǎn)提供有效地資政服務(wù)。三是檔案價值傳播不足。對檔案在提升電力企業(yè)形象和影響力的作用上認識不充分，檔案宣傳力度不夠，新媒體在推動檔案價值傳播和講好國網(wǎng)故事上潛能還未能充分釋放。四是檔案資源建設(shè)不足。對重要人物、重要活動、重要專題檔案建設(shè)重視不夠，比如，電力重大項目往往投資高、周期長，新能源、新技術(shù)應(yīng)用廣泛，是電力行業(yè)發(fā)展的代表性工程。在目前的檔案收集中，由于前端控制不夠和頂層設(shè)計不充分，部分重要的檔案資料在建設(shè)過程未能及時歸集造成了遺失，為利用查詢帶來極大困難。五是支撐要素不完善。檔案數(shù)據(jù)庫研發(fā)與建設(shè)處于初級階段，有的數(shù)據(jù)庫建設(shè)還停留在基本信息管理、日常反饋和變動維護、統(tǒng)計分析等階段，尚未在開發(fā)利用上取得新的突破。

2 以電子檔案資源建設(shè)為基礎(chǔ)，推進檔案治理體系建設(shè)

2.1 加強“三合一”制度編制

機關(guān)檔案“三合一”制度，即將機關(guān)檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表三合一，是規(guī)范和指導(dǎo)檔案收集、整理、歸檔、鑒定和銷毀的一項基礎(chǔ)檔案管理制度，是國家著眼于新時代的要求，推進檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化做出的政策嘗試之一，也是檔案資源建設(shè)的指導(dǎo)性制度。對照“三合一”編制要求，電力部門要根據(jù)工作實際，科學(xué)劃分檔案門類，逐步探索大分類方案，比如機構(gòu)檔案、人事檔案、合同檔案、項目檔案等，電力企業(yè)檔案門類應(yīng)根據(jù)經(jīng)營狀況和服務(wù)對象，進行調(diào)整和改變。要科學(xué)合理確定歸檔范圍。按照《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》要求，要將反映電力事業(yè)發(fā)展全貌，對于國家社會建設(shè)有重要價值的材料納入歸檔范圍，同時將電子檔案、實物、照片、影像等一并納入收集，為開發(fā)利用奠定堅實資源基礎(chǔ)。要科學(xué)劃分保管期限，堅持以國家和社會建設(shè)為本的原則，對利用率高、價值較大的檔案門類進行長期保管，堅持“以我為用”的方針，把科技創(chuàng)新等重要檔案長期留存好，為企業(yè)創(chuàng)新提供精準(zhǔn)的資料參考。

2.2 加強電力檔案資源收集力度

2.2.1要在重點項目收集上久久為功。在實踐中，文書檔案、會計檔案等收集較為齊全，重點項目檔案管理不落實、檔案收集不齊全、竣工檔案編制不認真、檔案移交不完整等情況在電力檔案管理中或多或少的存在。特別是隨著電網(wǎng)建設(shè)、新能源項目建設(shè)等重大建設(shè)項目的啟動和竣工，這些項目的建設(shè)周期、規(guī)模、投資和復(fù)雜程度都是前所未有，對加強電力項目檔案管理都是新的考驗。電力檔案部門要加大對重點建設(shè)項目檔案管理的監(jiān)管力度，在業(yè)務(wù)上給予更多指導(dǎo)幫助，在監(jiān)管上更加有力度，確?！稒n案法》和國家有關(guān)重點建設(shè)項目檔案管理的規(guī)定得到認真全面的貫徹落實。

2.2.2要在精準(zhǔn)征集上下功夫。電力檔案涉及部門多、周期長，受人員更替的影響，檔案收集不齊全的問題較為突出，比如反映重大節(jié)點、重大事件的照片、視頻資料缺失，無法真實地反映電力行業(yè)發(fā)展全貌。電力部門要進一步摸清檔案家底，梳理歷史上發(fā)展的大事要事，從事業(yè)發(fā)展的高度積極聯(lián)系相關(guān)部門和人員，通過資料征集、口述檔案采集、實物檔案捐贈等形式，打造更為齊全、完整地檔案資源體系。

2.3 加強電子檔案資源整合力度

2.3.1樹立數(shù)據(jù)化管理理念。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)和電子檔案“單套制”的推行，傳統(tǒng)檔案管理方式已不適合時代發(fā)展。對于檔案工作者來說，要樹立以電子檔案為核心的管理模式，實現(xiàn)檔案從移交、審核、統(tǒng)計、利用和管理的全流程現(xiàn)代化，以電子檔案引領(lǐng)檔案治理效果提升，實現(xiàn)檔案人員的數(shù)字化理念轉(zhuǎn)型。

2.3.2優(yōu)化電子檔案門類結(jié)構(gòu)。以高效查詢利用為導(dǎo)向，在檔案檢索方面對檔案類別進行調(diào)研分析，結(jié)合電力行業(yè)發(fā)展的方向和趨勢，對重大項目工作、信息產(chǎn)業(yè)項目、電力科技創(chuàng)新等給予重點建設(shè)。對傳統(tǒng)的檔案類型進行優(yōu)化組合，比如電力工程檔案等，重新梳理檔案內(nèi)容，提升檔案資料的利用率以及檢索效率。再比如，有的地區(qū)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范檔案題名，建立關(guān)鍵字詞庫，提高了檔案檢索的準(zhǔn)確性與效率[2]。

2.3.3搭建智能化檔案管理系統(tǒng)。智能化管理系統(tǒng)是實現(xiàn)征集和開發(fā)利用一體化模式的基石，管理系統(tǒng)要實現(xiàn)檔案收集、存儲、管理、共享、迭代、創(chuàng)新、再利用的一個全生命周期管理，特別是在收集方面，實現(xiàn)多元化收集，支持多種類型的檔案，如圖片、視頻、各種文檔（Word、Excel、PPT、PDF、TXT等）等[3]。在系統(tǒng)搭建初期，要強化數(shù)據(jù)頂層設(shè)計，創(chuàng)建OA系統(tǒng)軟件與檔案管理軟件的接口，實現(xiàn)辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間的無縫對接，這樣電子文件數(shù)據(jù)通過辦公自動化系統(tǒng)即能夠直接進入到檔案管理系統(tǒng)中，完成歸檔工作，檔案數(shù)據(jù)的管理效率能夠得到大幅度提升。

2.4 建立專題檔案數(shù)據(jù)庫和在線開發(fā)利用功能

專題檔案數(shù)據(jù)庫對于特殊類別檔案的查找和利用能夠帶來極大便利，電力企業(yè)要根據(jù)實際工作中的需要，有針對性地開展專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。比如，有的企業(yè)探索建立了電力事故檔案數(shù)據(jù)庫，對現(xiàn)場勘查報告及事故現(xiàn)場勘查材料，包括事故現(xiàn)場圖、照片、錄像，勘查過程中形成的其他材料，以及事故技術(shù)分析、取證、鑒定等檔案，包括技術(shù)鑒定報告，專家鑒定意見，設(shè)備、儀器等現(xiàn)場提取物的技術(shù)檢測或影像材料等，進行了集中整理和數(shù)字化，形成獨立的檔案數(shù)據(jù)庫，能夠作為經(jīng)驗總結(jié)和安全教育素材庫。為更好地進行檔案資源開發(fā)利用，數(shù)據(jù)庫應(yīng)提供電力檔案專題的在線編研功能，編研人員可在線編制計劃、分配任務(wù)，并可根據(jù)編寫的專題內(nèi)容進行素材收集，獲取有價值的信息，數(shù)據(jù)庫應(yīng)同時預(yù)設(shè)模板，自動生成可以展示的編研成果，支持電子書、doc、pdf等不同文件格式，為檔案利用提供強有力的技術(shù)保障。

3 以電力檔案開發(fā)利用為關(guān)鍵，推進檔案治理能力建設(shè)

3.1 提升服務(wù)中心工作水平

3.1.1加強檔案編研工作。檔案編研工作作為傳統(tǒng)的檔案開發(fā)利用形式，在精準(zhǔn)服務(wù)中心大局上發(fā)揮著重要作用。要瞄準(zhǔn)電力行業(yè)供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革、新能源產(chǎn)業(yè)發(fā)展、電力體制改革、智能技術(shù)應(yīng)用等重點問題，根據(jù)檔案室藏結(jié)構(gòu)，精心編制資政專報、資政參考、信息專報等，為黨委政府提供精準(zhǔn)的電力信息服務(wù)。比如，云南電網(wǎng)公司撰寫《融入扶貧民生工程檔案助力脫貧攻堅》，創(chuàng)新性打破項目檔案傳統(tǒng)的“末端收”模式，詳細論述了貧困村電網(wǎng)升級改造項目從立項、設(shè)計、施工到竣工投運的全過程，使檔案見證了脫貧攻堅任務(wù)的艱辛歷程，為脫貧攻堅工作留下了珍貴記載，該工作案例在全省范圍內(nèi)應(yīng)用推廣。

3.1.2創(chuàng)新利用形式。圍繞重大節(jié)點，開展主題展覽、調(diào)研訪談等形式，以檔案的全新視角展示電力事業(yè)偉大成就。2022年，云南電網(wǎng)公司開設(shè)“喜迎二十大 檔案頌輝煌”主題展覽，以多元視角深入挖掘電網(wǎng)人在電力發(fā)展的百年歷史中蘊含的思想內(nèi)涵和精神內(nèi)核，提煉形成“道路篇”“賦能篇”“初心篇”三個篇章。展覽將史料、圖像和實物結(jié)合，通過珍貴的照片、實物、文獻、檔案等，展現(xiàn)電力發(fā)展中的里程碑成果，同時講述一件件真實鮮活的故事，突出百年來電網(wǎng)人為電力發(fā)展做出的貢獻，電網(wǎng)人與電力工業(yè)間的深厚情感。

3.1.3發(fā)揮育人功能。檔案是歷史的真實記錄，是教育人引導(dǎo)人的重要教材，開發(fā)電力檔案價值，能夠使人們從電力事業(yè)發(fā)展中體悟黨的初心使命。比如，云南電網(wǎng)公司連續(xù)5年開展國際檔案日系列宣傳活動，展示檔案工作價值，傳播檔案文化；出版《耀》《西電東送30年歷程》等編研資料；開展口述歷史檔案采集，挖掘檔案服務(wù)電網(wǎng)發(fā)展的鮮活事例，實現(xiàn)了檔案工作育人功能。

3.2 打造為民服務(wù)新路徑

3.2.1開辟線上查詢服務(wù)，提高電力檔案利用率。圍繞群眾對檔案利用的新需求，要創(chuàng)新手段，應(yīng)用先進的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，開辟微信公眾號、手機客戶端等新媒體手段，優(yōu)化查詢流程，讓人民群眾更加便捷地利用電力檔案。早在2008年，云南電網(wǎng)公司抗冰搶險就用“減法”深化服務(wù)，讓查閱者辦事更簡便，在檔案利用服務(wù)環(huán)節(jié)上進行簡化、優(yōu)化，在系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)公布檔案查閱利用流程，實行“一次性”告知服務(wù)。對普通檔案的查詢利用，只需登錄系統(tǒng)終端上的協(xié)同辦公檔案信息平臺，便可進行庫存檔案檢索和電子借閱申請，授權(quán)通過后，即可查閱檔案，避免利用者來回奔波。

3.2.2著力加強電力檔案文化建設(shè)，滿足人民日益增長的文化需求。圍繞檔案活起來、動起來，將檔案資料以短視頻、網(wǎng)絡(luò)展、文創(chuàng)產(chǎn)品等形式呈現(xiàn)，展示蘊含的歷史文化印記，深入領(lǐng)會檔案服務(wù)為民的深刻內(nèi)涵。國網(wǎng)仙居縣供電公司深挖館藏資源，加強與當(dāng)?shù)仉娕_合作，推出相關(guān)的宣傳節(jié)目，圍繞電力發(fā)展、文化、科普、服務(wù)等多個專題，介紹和講述電力發(fā)展檔案文獻遺產(chǎn)和館藏珍貴檔案及其背后的故事，受到群眾的普遍好評。

3.3 持續(xù)強化互聯(lián)互通

新修訂的檔案法明確規(guī)定：不斷完善利用規(guī)則，創(chuàng)新服務(wù)方式，強化服務(wù)功能，提高服務(wù)水平，積極為檔案的利用創(chuàng)造條件[4]，簡化手續(xù)，提供便利。當(dāng)前，“一網(wǎng)辦事大廳”在部分地區(qū)已經(jīng)推廣，加強與大數(shù)據(jù)、檔案、行政審批等部門的合作，積極拓展檔案資源共享平臺服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，做好與專業(yè)檔案館的互聯(lián)互通，將檔案共享服務(wù)延伸至基層，開辟異地查檔新通道。要以互聯(lián)互通激活檔案服務(wù)，加強與上級數(shù)字檔案資源共享平臺的對接，完善“互聯(lián)互通、異地查檔、跨館出證”檔案服務(wù)模式，使群眾查檔流程縮減、查檔速度提升、查詢內(nèi)容增多，提升了檔案公共服務(wù)能力，切實提升群眾的幸福感和滿意度。

參考文獻

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[4]孫晶晶.電子簽名如何應(yīng)用于高校檔案服務(wù)？[J].中國教育網(wǎng)絡(luò)，2022（12）：15.

作者簡介：吳冬梅 （1975— ），研究生學(xué)歷，云南電網(wǎng)有限責(zé)任公司檔案管理專責(zé)、副研究館員，主要從事電力企業(yè)檔案管理。