大數(shù)據(jù)時(shí)代教育系統(tǒng)檔案信息化管理優(yōu)化策略

摘 要：近年來，得益于國(guó)家對(duì)教育的重視，社會(huì)教育管理工作得到高速發(fā)展，教育網(wǎng)絡(luò)化、教育社會(huì)化、高等教育產(chǎn)業(yè)化成為主流發(fā)展趨勢(shì)。但是教育系統(tǒng)內(nèi)檔案信息化管理的發(fā)展程度仍然處于初級(jí)階段。這對(duì)新時(shí)代教育系統(tǒng)檔案管理工作提出較高的要求。本文圍繞大數(shù)據(jù)時(shí)代教育系統(tǒng)檔案信息化管理的必要性、面臨挑戰(zhàn)、優(yōu)化路徑展開分析，推動(dòng)檔案管理體系得到進(jìn)一步優(yōu)化，為教育系統(tǒng)未來發(fā)展提供啟發(fā)與幫助。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代；教育系統(tǒng)；信息化管理；高質(zhì)量發(fā)展

在中國(guó)式現(xiàn)代化發(fā)展背景下，我國(guó)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、人工智能、數(shù)據(jù)挖掘、區(qū)塊鏈等新興技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，檔案信息化管理得到不斷發(fā)展。但是目前教育系統(tǒng)內(nèi)，對(duì)于檔案信息化管理仍然存在重視程度不夠、平臺(tái)建設(shè)不健全、管理體系有漏洞、人員素質(zhì)水平低、檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢等問題，嚴(yán)重制約教育事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。如何在未來實(shí)現(xiàn)教育系統(tǒng)檔案的完全信息化管理，打造專業(yè)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的干部人才隊(duì)伍，形成科學(xué)有效的管理體系，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)平臺(tái)的優(yōu)化升級(jí)，進(jìn)一步保障數(shù)據(jù)的安全性、完整性，是新時(shí)代教育部門需要深入研究的課題。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代教育系統(tǒng)檔案信息化管理必要性

1.1 提供可靠決策依據(jù)

計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，推動(dòng)教育系統(tǒng)的檔案管理由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮游募榛A(chǔ)的數(shù)字管理。通過多渠道、多角度、多途徑、多手段整合信息數(shù)據(jù)，形成完善的專業(yè)數(shù)據(jù)資源庫(kù)，經(jīng)系統(tǒng)平臺(tái)的數(shù)據(jù)處理。各類檔案得以更加完整、直觀且動(dòng)態(tài)方式呈現(xiàn)在人們面前，促進(jìn)管理者可更加直觀地了解各個(gè)單位教育工作整體發(fā)展情況，進(jìn)而得以做出正確決策。

1.2 保障教育高質(zhì)量發(fā)展

教育系統(tǒng)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理，可充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、人工智能、掃描技術(shù)、云計(jì)算等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文字、圖像、音頻、視頻等檔案信息資源進(jìn)一步處理、管理、開發(fā)、利用。加快檔案資源數(shù)字化和信息管理利用標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化，把檔案管理人員從繁重、單一的工作中解脫出來，進(jìn)而促進(jìn)檔案價(jià)值的高效發(fā)揮，為社會(huì)各方面發(fā)展提供各類現(xiàn)代化服務(wù)，促進(jìn)教育檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

1.3 提高整體教學(xué)質(zhì)量

在教育檔案中，教學(xué)檔案是較為關(guān)鍵的組成部分，其是在教學(xué)活動(dòng)中直接形成，具有保存價(jià)值的文字、圖像、音頻等各種形式的歷史記錄，真實(shí)反映教學(xué)情況，具有依據(jù)、憑證、參考的作用。在中國(guó)式現(xiàn)代化發(fā)展背景下，教育工作逐漸走向多元化、多樣化。每時(shí)每刻都在產(chǎn)生大量的教學(xué)檔案，依托現(xiàn)代新興科學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息化管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)各類教學(xué)檔案信息的快速收集、安全存儲(chǔ)和高效利用，可為今后教育工作的重點(diǎn)、改革方案的制定和教學(xué)計(jì)劃的擬定提供重要的決策參考。同時(shí)，教學(xué)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理，也為實(shí)現(xiàn)教育系統(tǒng)內(nèi)部各學(xué)校落實(shí)立德樹人根本任務(wù)，堅(jiān)持遵循教育規(guī)律辦教育，堅(jiān)持強(qiáng)化學(xué)校管理能力抓教育，堅(jiān)持提升師資水平抓教育，堅(jiān)持有力督導(dǎo)科學(xué)評(píng)價(jià)抓教育，完善以提高教學(xué)質(zhì)量為導(dǎo)向的管理體系，促進(jìn)教育教學(xué)質(zhì)量全面提升提供了重要的理論基礎(chǔ)。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代教育系統(tǒng)檔案信息化管理面臨挑戰(zhàn)

2.1 缺少完善管理平臺(tái)

由于教育系統(tǒng)常年積攢的檔案較多，涉及部門單位、中高等院校較廣，工作量過大，且隨著教育水平的提升導(dǎo)致其中的文件結(jié)構(gòu)較為繁瑣，產(chǎn)生大量結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)信息。如果僅靠人工管理的方式進(jìn)行分類整理，不僅會(huì)產(chǎn)生一定的工作誤差，還會(huì)因?yàn)樾蔬^低嚴(yán)重影響工作正常開展。在信息化快速發(fā)展的社會(huì)，檔案以電子文件管理的方式逐漸普及。但是在教育系統(tǒng)內(nèi)，總體信息化管理水平較差，受政策及財(cái)政資金等方面的影響，信息化硬件設(shè)備和軟件功能建設(shè)工作開展力度較低，教育系統(tǒng)缺乏生產(chǎn)、接收、管理、利用、共享電子文件的基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)，難以從根本上實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。同時(shí)，部分教育系統(tǒng)管理者自身難以充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化的重要性，相關(guān)制度標(biāo)準(zhǔn)制定、業(yè)務(wù)工作推動(dòng)、爭(zhēng)取上級(jí)支持、重點(diǎn)設(shè)備引進(jìn)力度不夠，整體信息化設(shè)備體系始終處于落后狀態(tài)，得不到完善、優(yōu)化與內(nèi)外部保障。

2.2 缺乏科學(xué)有效管理體系

一是教育系統(tǒng)管理者缺乏對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)。在頂層設(shè)計(jì)方面未重視信息化工作，沒有進(jìn)行充分的市場(chǎng)調(diào)查研究，未制定配套的制度標(biāo)準(zhǔn)與工作實(shí)施方案，未建立科學(xué)合理、行之有效的網(wǎng)絡(luò)安全運(yùn)行機(jī)制。二是對(duì)信息化技術(shù)在檔案行業(yè)的應(yīng)用沒有深入認(rèn)知。管理系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)只是浮于表面將基礎(chǔ)功能羅列，流于形式，與實(shí)際管理業(yè)務(wù)脫節(jié)。三是對(duì)檔案工作者日常監(jiān)督、考核檢查機(jī)制不夠完善。在檔案信息化工作開展過程中，有檢查沒督辦，重使用輕管理的現(xiàn)象還比較普遍。有關(guān)人員在工作過程中對(duì)嚴(yán)格遵守各項(xiàng)檔案信息安全管理制度重視不夠，失職瀆職問題追責(zé)問責(zé)力度不夠，導(dǎo)致“不出問題沒人管，出了問題才處理”的現(xiàn)象頻頻發(fā)生，不能夠做到對(duì)檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)采集和優(yōu)質(zhì)管理，從而直接影響教育檔案工作的質(zhì)量。

2.3 管理人員綜合素質(zhì)水平有限

隨著時(shí)代的發(fā)展和各項(xiàng)新興技術(shù)的不斷優(yōu)化升級(jí)，在教育系統(tǒng)檔案信息化工作中，理論知識(shí)扎實(shí)、專業(yè)能力強(qiáng)的人才匱乏，是目前信息化發(fā)展速度緩慢的關(guān)鍵因素。一是教育系統(tǒng)各部門單位、學(xué)校的檔案管理人員大多是兼職，年齡較大，學(xué)歷較低，缺乏較為完善的數(shù)字管理知識(shí)基礎(chǔ)，不能夠熟練操作計(jì)算機(jī)與系統(tǒng)平臺(tái)，無(wú)法適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)對(duì)檔案的信息化管理需求，對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)理論知識(shí)和實(shí)際應(yīng)用操作能力掌握較少，嚴(yán)重制約了電子檔案建設(shè)管理工作的推進(jìn)和運(yùn)轉(zhuǎn)[1]。二是檔案管理人員由于長(zhǎng)期處于傳統(tǒng)工作模式下，依賴性較強(qiáng)，現(xiàn)有精力和思想認(rèn)知基礎(chǔ)無(wú)法在短時(shí)間內(nèi)通過學(xué)習(xí)、培訓(xùn)的方式提高信息化管理能力，在信息化轉(zhuǎn)型升級(jí)初期難以適應(yīng)嶄新的管理方式，與此同時(shí)，系統(tǒng)內(nèi)部“重發(fā)展、輕培訓(xùn)”，在信息化技術(shù)水平提升方面開展的線上線下培訓(xùn)活動(dòng)較少，難以促進(jìn)檔案管理滿足新時(shí)代要求。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代教育系統(tǒng)檔案信息化管理優(yōu)化路徑

3.1 提升檔案人員信息化水平

一是持續(xù)加大信息化專業(yè)人才引進(jìn)力度。在教育系統(tǒng)人員招聘中，要重點(diǎn)篩選既具備現(xiàn)代檔案管理能力，又具備專業(yè)信息化理論素養(yǎng)的優(yōu)秀人才。二是要扎實(shí)開展信息技術(shù)與檔案工作深度融合活動(dòng)。通過“引進(jìn)來”和“走出去”的方式，在信息技術(shù)培訓(xùn)、資源庫(kù)的建設(shè)、教學(xué)軟件應(yīng)用等方面開展集中授課、分段培訓(xùn)、觀摩講學(xué)、技能比賽或者外出參觀活動(dòng)，持續(xù)強(qiáng)化信息化管理意識(shí)、理論知識(shí)水平和實(shí)操技能，助力檔案工作者認(rèn)清形勢(shì)，更新觀念，理清思路，堅(jiān)定信心，提高對(duì)檔案信息化工作重要性的認(rèn)識(shí)，及時(shí)了解自身系統(tǒng)內(nèi)外檔案信息工作發(fā)展現(xiàn)狀，聯(lián)系實(shí)際，融會(huì)貫通，學(xué)習(xí)借鑒好的經(jīng)驗(yàn)做法，提高檔案信息化水平，強(qiáng)化實(shí)際操作能力，進(jìn)而切實(shí)抓好本單位檔案信息化工作[2]。三是建立健全日常考核管理制度，在信息化工作開展過程中進(jìn)一步加強(qiáng)事業(yè)整體規(guī)劃和基礎(chǔ)管理工作，客觀全面反映各種情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并持續(xù)改進(jìn)，促進(jìn)教育系統(tǒng)內(nèi)部基礎(chǔ)設(shè)施、人才資源、應(yīng)用系統(tǒng)之間相互協(xié)調(diào)，資源共享，最大程度發(fā)揮信息化優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)工作平穩(wěn)有序開展。

3.2 完善檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)

一要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，夯實(shí)基礎(chǔ)。教育系統(tǒng)內(nèi)部單位主要領(lǐng)導(dǎo)要積極對(duì)接上級(jí)分管部門，根據(jù)自身需求爭(zhēng)取財(cái)政支持，持續(xù)加大資金投入力度，切實(shí)把檔案事業(yè)發(fā)展所需硬件、經(jīng)費(fèi)等納入制度化軌道。在軟硬件建設(shè)上給予全力支持，順利完成系統(tǒng)內(nèi)各單位信息化綜合檔案室改造。系統(tǒng)平臺(tái)機(jī)房要配備專業(yè)應(yīng)用服務(wù)器、高功能交換機(jī)、精密空調(diào)、恒濕消毒凈化一體機(jī)、專用計(jì)算機(jī)、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)設(shè)備等。確保硬件設(shè)施齊全完備，全面滿足檔案信息管理工作需要，使得檔案管理工作能夠快捷、便利、高效進(jìn)行。同時(shí)要對(duì)項(xiàng)目招投標(biāo)以及資金支付等環(huán)節(jié)進(jìn)行日常督促和指導(dǎo)，切實(shí)保障資金安全規(guī)范高效使用，為推動(dòng)檔案信息化管理工作長(zhǎng)期穩(wěn)定運(yùn)行提供重要物質(zhì)基礎(chǔ)[3]。二要加強(qiáng)數(shù)字資源建設(shè)。按照“存量數(shù)字化、增量電子化”的要求，有計(jì)劃、有步驟地全面開展教育系統(tǒng)內(nèi)部各單位檔案數(shù)字化加工、數(shù)據(jù)校核、檔案補(bǔ)掃、條目著錄等工作。根據(jù)實(shí)際情況對(duì)所有數(shù)字化成果進(jìn)行全面檢查核對(duì)，真正做到“底數(shù)清、情況明、數(shù)據(jù)準(zhǔn)”。同時(shí)要著重推動(dòng)“檔案信息一體化”系統(tǒng)構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)各單位協(xié)同辦公系統(tǒng)與數(shù)字檔案室系統(tǒng)數(shù)據(jù)打通。探索電子文件在線歸檔工作機(jī)制，保證立檔單位檔案數(shù)字化后可及時(shí)向系統(tǒng)管理平臺(tái)在線移交電子檔案數(shù)據(jù)。逐步建立涵蓋教育行業(yè)內(nèi)全面、系統(tǒng)的檔案信息資源數(shù)據(jù)總庫(kù)，進(jìn)而提升檔案服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化、便利化水平[4]。

3.3 健全檔案信息化管理模式

一是要成立檔案數(shù)字信息化管理領(lǐng)導(dǎo)小組。配備具有檔案管理知識(shí)的人員負(fù)責(zé)管理工作，形成“集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分層分級(jí)管理”檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制。二是要制定信息化建設(shè)實(shí)施方案。落實(shí)專人，夯實(shí)責(zé)任。建立檔案室管理、數(shù)字檔案信息化管理、數(shù)字信息安全保密等行之有效的信息化管理制度。不斷完善各項(xiàng)管理制度和工作流程，使整個(gè)信息化管理工作有章可循，有法可依，堅(jiān)決杜絕在教育檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)中的不規(guī)范行為，提升檔案信息化工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化水平。三是教育系統(tǒng)主管部門要定期下發(fā)通知，明確要求系統(tǒng)內(nèi)各部門要將檔案信息化建設(shè)，與其它工作同安排、同部署、同落實(shí)，加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，為實(shí)現(xiàn)部門學(xué)校之間檔案信息資源在線數(shù)據(jù)移交、查閱利用、數(shù)據(jù)融合奠定基礎(chǔ)。

3.4 推進(jìn)檔案資源安全化管理

一是進(jìn)行專題培訓(xùn)。召開專題學(xué)習(xí)會(huì)，對(duì)教育系統(tǒng)全體檔案管理人員進(jìn)行檔案信息安全教育培訓(xùn)，重點(diǎn)講述檔案信息與保密工作的重要關(guān)系、檔案信息在保密工作中存在的突出問題、檔案信息保密的重要性和泄密的危害、泄密發(fā)生后違法違紀(jì)責(zé)任追究等有關(guān)內(nèi)容。進(jìn)一步增強(qiáng)干部職工的檔案信息安全意識(shí)[5]。二是開展自查整改。各地教育主管單位應(yīng)以信息安全工作檢查為契機(jī)，設(shè)置檔案信息安全領(lǐng)導(dǎo)小組，可結(jié)合節(jié)假日安全工作檢查，對(duì)本地區(qū)中高等教育事業(yè)單位，基礎(chǔ)教育事業(yè)單位，成人教育事業(yè)單位、各類培訓(xùn)中心的辦公電腦、信息化機(jī)房等進(jìn)行全面排查，針對(duì)排查中發(fā)現(xiàn)的問題，制定安全隱患整改清單，責(zé)令專人負(fù)責(zé)、限期整改，防患于未然。三是健全完善安全管理制度。根據(jù)工作職能調(diào)整，完善教育系統(tǒng)各部門單位檔案信息安全工作管理機(jī)制，如制定“網(wǎng)絡(luò)與信息系統(tǒng)安全應(yīng)急預(yù)案”“計(jì)算機(jī)及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)使用管理規(guī)定”等規(guī)章制度。要求全體檔案管理人員簽訂“在崗人員保密承諾書”，嚴(yán)格落實(shí)檔案信息安全責(zé)任制，進(jìn)一步確保檔案信息安全工作落實(shí)。四是加強(qiáng)數(shù)據(jù)管理。把檔案信息安全管理貫穿于檔案接收、保管和利用工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，利用現(xiàn)代化手段全方位做好檔案安全保密防護(hù)，加強(qiáng)檔案數(shù)字化外包服務(wù)企業(yè)管理，建立檔案數(shù)字化外包保密制度和檔案數(shù)字化外包流程操作規(guī)程；落實(shí)技防措施，嚴(yán)格計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)光盤等載體管理，建立健全數(shù)據(jù)庫(kù)質(zhì)量，嚴(yán)防失密事件發(fā)生；加大信息安全的維護(hù)，將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通信技術(shù)等與檔案管理有機(jī)結(jié)合起來，在提升檔案信息共享傳遞效率的同時(shí)[6]，充分利用有效的技術(shù)手段保障網(wǎng)絡(luò)檔案的信息安全，為數(shù)字檔案建設(shè)高質(zhì)量高品質(zhì)發(fā)展提供有力保障。

檔案是教育事業(yè)發(fā)展的歷史證明，是教育教學(xué)管理的直接依據(jù)，是各級(jí)學(xué)校文化的重要載體，對(duì)于事業(yè)發(fā)展、歷史留存、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、文化傳承都有著不可替代的作用。檔案信息化是加快檔案事業(yè)發(fā)展的“火車頭”，是實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化的“橋頭堡”。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，教育系統(tǒng)對(duì)檔案信息化工作提出了更高的要求，為強(qiáng)化檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化和社會(huì)化的進(jìn)程，對(duì)接社會(huì)和群眾檔案利用需求服務(wù)，教育部門領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理人員要切實(shí)增強(qiáng)做好檔案工作的歷史感、使命感和責(zé)任感，強(qiáng)化信息化歸檔意識(shí)、整理意識(shí)和信息安全意識(shí)，求真務(wù)實(shí)、開拓創(chuàng)新，注重發(fā)揮系統(tǒng)內(nèi)部檔案部門和檔案工作者的主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造性，緊緊圍繞互聯(lián)網(wǎng)信息化時(shí)代要求，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、人工智能、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)在檔案管理模式、數(shù)據(jù)信息安全工作上邁向新的臺(tái)階，為教育行業(yè)實(shí)現(xiàn)新時(shí)代高質(zhì)量發(fā)展貢獻(xiàn)檔案力量。

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作者簡(jiǎn)介：付偉（1972— ），臨沂市蘭陵縣教育和體育局人事檔案管理員，館員職稱，研究方向：教育系統(tǒng)人事檔案管理。