數(shù)字經(jīng)濟(jì)助推行政審批檔案單套制實(shí)踐

摘 要：2021年中辦國(guó)辦印發(fā)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》對(duì)電子檔案“單套制”推進(jìn)做出明確要求，說(shuō)明電子檔案“單套制”管理已基本成熟。為推進(jìn)行政審批檔案信息化建設(shè)，日照市行政審批局開(kāi)展了行政審批檔案單套制試點(diǎn)。本文從實(shí)踐背景、基本思路、實(shí)踐路徑和步驟、應(yīng)用價(jià)值和效果四個(gè)方面對(duì)行政審批檔案單套制試點(diǎn)進(jìn)行闡述，客觀分析行政審批檔案信息化建設(shè)的重要性，行政審批檔案的主要特征與現(xiàn)狀，提出用解決問(wèn)題的方法，詳細(xì)闡述實(shí)施的具體路徑步驟。這次實(shí)踐為工程建設(shè)類(lèi)行政審批單子檔案“單套制”歸檔進(jìn)行了有益的嘗試和探索。

關(guān)鍵詞：行政審批電子檔案；單套制；實(shí)踐探索

基金項(xiàng)目：《數(shù)字經(jīng)濟(jì)助推行政審批檔案單套制實(shí)踐》，“日照市社會(huì)科學(xué)研究課題”課題編號(hào)：2023045。

為推進(jìn)行政審批檔案信息化建設(shè)，日照市行政審批局在日照市檔案館的大力支持下開(kāi)展了行政審批檔案單套制試點(diǎn)，利用日照市工程建設(shè)項(xiàng)目審批管理系統(tǒng)對(duì)工程建設(shè)類(lèi)行政審批檔案在線歸檔進(jìn)行了有益的嘗試和探索，為電子檔案的單套制實(shí)踐積累了切實(shí)有效的經(jīng)驗(yàn)和做法，具有一定的推廣意義和實(shí)踐價(jià)值。

1 實(shí)踐背景

1.1 行政審批檔案信息化建設(shè)的必要性

行政審批是政府服務(wù)群眾的重要窗口，行政審批工作開(kāi)展的質(zhì)量、效率、水平直接影響到政府部門(mén)的形象。隨著我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，行政審批形成的檔案數(shù)量成倍增長(zhǎng)，為了高效做好檔案信息的收集整理，最大限度地保障電子檔案信息的完整性、可靠性、安全性，提升檔案查詢(xún)利用率，提高政府行政審批的工作效率和質(zhì)量，從而構(gòu)建服務(wù)型政府，為人民提供更大的便利，行政審批檔案信息化建設(shè)成了我們亟待解決的課題。

1.2 行政審批檔案的主要特征與現(xiàn)狀

行政審批檔案具有專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、種類(lèi)多、動(dòng)態(tài)性強(qiáng)等特點(diǎn)，不同的審批事項(xiàng)分別隸屬不同的業(yè)務(wù)主管部門(mén)，依據(jù)的法律、法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范性文件各不相同，提交的審批材料與歸檔范圍也不相同。由于行政審批事項(xiàng)的多樣性，審批流程、文件類(lèi)型與格式比較復(fù)雜，統(tǒng)一歸檔標(biāo)準(zhǔn)難度大。

在目前實(shí)踐中，一般要求對(duì)具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值或其他重要價(jià)值的電子文件轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或者縮微膠卷同時(shí)歸檔，實(shí)行雙套管理。但2021年中辦國(guó)辦印發(fā)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出了僅歸檔電子檔案即“單套制”的推進(jìn)情況以及方向，說(shuō)明隨著電子政務(wù)快速發(fā)展，電子檔案“單套制”管理已基本成熟。

1.3 需要借助科技手段解決檔案管理難題

日照市行政審批局各類(lèi)審批服務(wù)系統(tǒng)60多個(gè)，承擔(dān)183個(gè)行政許可事項(xiàng)，審批材料多，檔案種類(lèi)復(fù)雜，線下檔案管理人力物力耗費(fèi)巨大。因此，審批局高度重視檔案管理工作，努力探索審批業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子檔案的在線歸檔工作，專(zhuān)門(mén)派檔案管理人員到浙江金華、寧波學(xué)習(xí)，想借助經(jīng)濟(jì)科技手段推動(dòng)行政審批檔案的轉(zhuǎn)型升級(jí)。日照市檔案館了解到我們的需求后，主動(dòng)到市行政審批局調(diào)研，解決技術(shù)難題，經(jīng)分析研究，決定利用審批局自建系統(tǒng)日照市工程建設(shè)項(xiàng)目審批制度改革審管聯(lián)動(dòng)系統(tǒng)進(jìn)行電子檔案單套制試點(diǎn)。

2 基本思路

日照市工程建設(shè)項(xiàng)目審批管理系統(tǒng)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“工改系統(tǒng)”）是全國(guó)推廣的工程建設(shè)審批制度改革審管聯(lián)動(dòng)系統(tǒng)，日照市、區(qū)（縣）行政審批局、住房城鄉(xiāng)建設(shè)局、城市管理局、自然資源和規(guī)劃局、發(fā)改委、人防辦等部門(mén)涉及工程建設(shè)項(xiàng)目的審批事項(xiàng)都在該系統(tǒng)審批，秉著統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、安全化、高效化的原則，將日照市工程建設(shè)項(xiàng)目審批管理系統(tǒng)與日照市電子檔案系統(tǒng)對(duì)接，對(duì)工改系統(tǒng)中符合規(guī)定的政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)文件全部通過(guò)電子化的形式進(jìn)行歸檔，歸集到電子檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)項(xiàng)目審批管理系統(tǒng)中的政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子檔案跨轄區(qū)、跨部門(mén)共享。

3 實(shí)施路徑及重點(diǎn)步驟

電子文件歸檔分兩個(gè)階段：第一階段是在工改系統(tǒng)上進(jìn)行打包預(yù)歸檔，根據(jù)預(yù)先設(shè)置歸檔范圍和材料目錄，自動(dòng)將行政審批事項(xiàng)辦理過(guò)程中形成的有保存價(jià)值的電子文件及元數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和整理，按照規(guī)范要求順序和命名規(guī)則生成歸檔文件夾，同時(shí)進(jìn)行打包壓縮形成歸檔zip信息包，傳輸至電子文件歸檔處理系統(tǒng)。第二階段是傳輸至電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行正式歸檔，形成政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子檔案。重點(diǎn)步驟如下：

3.1 明確歸檔事項(xiàng)，制定分類(lèi)方案和歸檔標(biāo)準(zhǔn)

根據(jù)工改系統(tǒng)辦理的行政審批事項(xiàng)，認(rèn)真梳理有查考、保存、利用價(jià)值的歸檔事項(xiàng)，確定歸檔事項(xiàng)分類(lèi)方案；針對(duì)各類(lèi)歸檔事項(xiàng)分別編制電子文件歸檔范圍和保管期限表，待主管部門(mén)批準(zhǔn)后落實(shí)相應(yīng)設(shè)置；規(guī)范電子文件的歸檔流程、內(nèi)容目錄、文件格式、排序次序以及數(shù)據(jù)交流、檢查方式等具體內(nèi)容；明確文件保管期限，包括永久與30年定期、10年定期三類(lèi)。

3.2 完善元數(shù)據(jù)基本信息，規(guī)范辦理環(huán)節(jié)及流程信息

在規(guī)范元數(shù)據(jù)歸檔配置信息和辦理流程信息基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善基本信息內(nèi)容，在歸檔辦件的電子文件號(hào)、保管期限、歸檔時(shí)間、責(zé)任處室、行政相對(duì)人、辦理事項(xiàng)等政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件規(guī)范規(guī)定的26條基本信息基礎(chǔ)上，新增工程建設(shè)項(xiàng)目合同信息項(xiàng)目名稱(chēng)、項(xiàng)目代碼、擬開(kāi)工時(shí)間、擬建成時(shí)間、總投資、建設(shè)地點(diǎn)等17條擴(kuò)展信息，使電子檔案能盡可能全面展示工程建設(shè)類(lèi)審批檔案的內(nèi)容。將電子文件歸檔環(huán)節(jié)歸至業(yè)務(wù)辦理流程，規(guī)范辦理環(huán)節(jié)、經(jīng)辦人、審批意見(jiàn)等流程信息，明確崗位責(zé)任。

3.3 嚴(yán)格檔案數(shù)據(jù)采集步驟，建立存檔信息包命名規(guī)則

工程建設(shè)項(xiàng)目審批管理系統(tǒng)主要負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)采集工作，歸檔范圍和歸檔材料目錄通過(guò)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)內(nèi)嵌至工改業(yè)務(wù)系統(tǒng)后臺(tái)，在政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)辦結(jié)后按歸檔要求自動(dòng)收集電子文件，依據(jù)規(guī)范要求將文件進(jìn)行整理分類(lèi)排序，打包分別壓縮至對(duì)應(yīng)的歸檔信息包，最后清點(diǎn)歸檔，需要容缺受理的，可容缺歸檔并在相應(yīng)配置信息中記錄原因。根據(jù)《政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范》要求，使用電子文件號(hào)命名作為存檔信息包的標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)識(shí)，參照統(tǒng)一編碼規(guī)則，部門(mén)代碼采用社會(huì)統(tǒng)一信用代碼；事項(xiàng)類(lèi)型代碼共2位，參見(jiàn)C0109-018中4.4的內(nèi)容；主項(xiàng)代碼共5位，取中央和省機(jī)構(gòu)編制部門(mén)根據(jù)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)制定的事項(xiàng)代碼后5位；子項(xiàng)代碼共3位，各級(jí)子項(xiàng)代碼之間用“-”連接，“年度”為事項(xiàng)辦結(jié)年份；保管期限分定期和永久兩類(lèi)，分別以“D”和“Y”表示；歸檔流水號(hào)以7位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，是某一歸檔事項(xiàng)歸檔信息包的順序代碼。

3.4 規(guī)范系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)在線交換歸檔

業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)互通互聯(lián)是實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔的基礎(chǔ)技術(shù)條件，基于Web Service等通用標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)接口完成信息的傳遞與共享，包括數(shù)據(jù)傳輸、歸檔檢測(cè)、整理編目等。首先打通工改系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，在兩系統(tǒng)功能和接口設(shè)植入中植入電子檔案自動(dòng)同步、檢查、排序、編目等流程所需的規(guī)則與制度，為后期電子檔案各環(huán)節(jié)的自主運(yùn)行完善軟件基礎(chǔ)。在政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)辦結(jié)后，按照前期設(shè)置由系統(tǒng)在歸檔范圍內(nèi)抓取信息文件、轉(zhuǎn)換格式、分類(lèi)排序，生成保管期限，收集歸檔配置信息、基本信息、辦理流程信息等元數(shù)據(jù)。在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行工改系統(tǒng)審批事項(xiàng)電子文件和元數(shù)據(jù)的接收，并按照設(shè)置進(jìn)行自檢測(cè)，合格的數(shù)據(jù)文件會(huì)經(jīng)由系統(tǒng)設(shè)置的流程進(jìn)行歸檔收納、文件編號(hào)、目錄生成等，最終由行政審批局與檔案館電子簽章核實(shí)確認(rèn)后即可正式歸檔。

以上所有步驟均為后臺(tái)自動(dòng)完成，按照系統(tǒng)預(yù)先設(shè)置的歸檔規(guī)則，在政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)辦結(jié)后，系統(tǒng)自動(dòng)完成電子文件及元數(shù)據(jù)的自動(dòng)抓取、自動(dòng)歸集、自動(dòng)檢查、自動(dòng)歸檔，即“辦結(jié)即歸檔”。

4 應(yīng)用價(jià)值及效果

日照市工程建設(shè)項(xiàng)目審批管理系統(tǒng)與日照市電子檔案系統(tǒng)在線歸檔試點(diǎn)，自動(dòng)完成檔案從采集整理到推送移交進(jìn)館的過(guò)程，有效確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性，為電子檔案單套管理積累了成功經(jīng)驗(yàn)，具有一定的前瞻性和創(chuàng)新性。目前，該案例已被列為“日照市社會(huì)科學(xué)研究課題”，課題編號(hào)為2023045。

4.1 電子檔案在線歸檔優(yōu)點(diǎn)及存在問(wèn)題分析

電子檔案在線歸檔相較于現(xiàn)行的物理檔案收集、整理、掃描、掛接整理模式，是質(zhì)的飛躍。一是實(shí)行在線歸檔用智能代替了人工整理，減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)，工作效率顯著提高；二是實(shí)現(xiàn)一步到位自動(dòng)移交進(jìn)館，省略了從整理到移交進(jìn)館的過(guò)程，方便快捷；三是在線歸檔一次投入可以重復(fù)使用，節(jié)省了物理檔案整理聘用第三方的費(fèi)用，有效避免了物理檔案整理資金的重復(fù)投入；四是物理檔案在收集、整理、傳遞過(guò)程中，由于工作人員重視程度不夠，存在檔案收集不完整、整理不規(guī)范等問(wèn)題，甚至還存在檔案損毀、丟失的風(fēng)險(xiǎn)，電子檔案在線歸檔就有效規(guī)避了上述風(fēng)險(xiǎn)。電子文件“單套制”管理要解決的核心問(wèn)題就是電子文件接收難、電子檔案管理難、長(zhǎng)期保存難這三大難題，目前已經(jīng)有較為成熟的技術(shù)來(lái)解決這些問(wèn)題，此外數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)全流程追溯、數(shù)據(jù)長(zhǎng)久安全保存 等功能都可以實(shí)現(xiàn)，這些功能的實(shí)現(xiàn)可以保證電子檔案的長(zhǎng)期可用。

4.2 實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)項(xiàng)目電子檔案跨部門(mén)共享

電子檔案管理系統(tǒng)基本信息中項(xiàng)目名稱(chēng)、項(xiàng)目代碼是工程建設(shè)項(xiàng)目的識(shí)別碼，工改系統(tǒng)各部門(mén)所有數(shù)據(jù)信息推送到日照市電子檔案管理系統(tǒng)后，工程建設(shè)項(xiàng)目電子檔案的查詢(xún)時(shí)，可以通過(guò)項(xiàng)目名稱(chēng)、項(xiàng)目代碼檢索到該項(xiàng)目其他六個(gè)部門(mén)在工改系統(tǒng)業(yè)務(wù)審批流程中形成的工程建設(shè)項(xiàng)目類(lèi)審批材料及元數(shù)據(jù)，通過(guò)在線歸檔一并歸集成電子檔案，從而實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)項(xiàng)目政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子檔案跨轄區(qū)、跨部門(mén)的共享。這項(xiàng)經(jīng)驗(yàn)，還可以在其他部門(mén)及業(yè)務(wù)系統(tǒng)推廣，打通部門(mén)壁壘，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)共享，提高電子檔案查詢(xún)利用效率，讓數(shù)據(jù)多跑路，群眾少跑腿，真正提升一網(wǎng)通辦能力和水平。

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作者簡(jiǎn)介：許秀凌（1971— ），大學(xué)學(xué)歷，日照市政務(wù)服務(wù)中心高級(jí)經(jīng)濟(jì)師，研究方向：經(jīng)濟(jì)管理、檔案管理。