事業(yè)單位檔案信息化的重要性及建設路徑探析

摘 要：事業(yè)單位檔案信息化建設是當前數字化時代的必然趨勢，具有重要的現實意義和深遠的歷史意義。社會發(fā)展和科技進步背景下，實現檔案信息化建設，能夠保障檔案的安全性和完整性，提升檔案利用效率，促進檔案管理現代化，優(yōu)化工作流程，提升公共服務水平。因此，本文主要分析事業(yè)單位檔案信息化的重要性，并提出建設路徑，旨在發(fā)揮事業(yè)單位檔案信息化建設的價值。

關鍵詞：事業(yè)單位；信息化建設；檔案；重要性

引言

隨著數字化技術的不斷發(fā)展，檔案信息化已經成為事業(yè)單位檔案管理的必然趨勢。事業(yè)單位檔案作為歷史文化遺產和重要的社會資源，對于公眾、企事業(yè)單位和政府機構都有著重要的參考價值。然而，傳統(tǒng)的檔案管理方式存在著許多問題，如信息不透明、查詢不便和管理不規(guī)范等。這些問題不僅影響檔案管理的效率和質量，也制約著檔案資源的有效利用和共享。因此，事業(yè)單位檔案信息化建設，不僅是一個重要的現實問題，也是一個深遠的歷史問題。

一、事業(yè)單位檔案信息化的重要性

1.保障檔案的安全性和完整性

事業(yè)單位檔案信息化建設可以將實體檔案轉化為數字檔案，通過信息化技術手段，將檔案以數字的形式保存在計算機或服務器上，避免檔案出現遺失、損壞和篡改等風險。數字化檔案可以通過密碼、權限控制和備份等技術手段來確保檔案的安全性和完整性。此外，數字化檔案還可以實現遠程備份和跨地域共享等功能，進一步提高檔案的安全性和完整性。

2.提高檔案利用效率

事業(yè)單位檔案信息化建設可以實現檔案的快速檢索、查詢和共享，大大提高了檔案利用效率。傳統(tǒng)的實體檔案需要人工檢索和查閱，效率較低且容易出錯，而數字化檔案可以通過計算機軟件實現全文檢索和關鍵詞搜索等功能，大大提高了檔案的檢索和查詢效率。同時，數字化檔案還可以實現共享功能，多個用戶可以在同一時間、同一地點共享檔案信息，方便快捷，節(jié)省時間和成本，為事業(yè)單位的決策和管理提供有效支持，使其能夠更加準確和快速地獲取所需的檔案信息，做出更加科學、合理的決策。

3.促進檔案管理現代化

檔案信息化可以實現檔案管理的規(guī)范化、科學化、自動化和信息化，促進檔案管理現代化。傳統(tǒng)的實體檔案管理方式存在管理不規(guī)范、信息不全面、效率低下等問題，而數字化檔案管理可以通過計算機系統(tǒng)實現檔案的自動化管理和信息化管理，規(guī)范檔案管理流程，提高管理效率和管理水平。數字化檔案還可以實現檔案的在線申請、借閱和歸還等功能，實現檔案管理的自動化和信息化，使檔案管理更加科學、便捷和高效。此外，數字化檔案還可以通過數據分析和挖掘等技術手段，提供更加科學、準確的檔案管理決策支持，促進檔案管理現代化。

4.優(yōu)化工作流程

檔案信息化可以實現檔案管理和工作流程的優(yōu)化，提高工作效率和工作質量，為事業(yè)單位的發(fā)展提供有力支持。傳統(tǒng)的實體檔案管理工作流程煩瑣，需要大量的人力、物力投入，而數字化檔案管理可以通過計算機系統(tǒng)實現檔案的自動化管理和信息化管理，進一步優(yōu)化工作流程，提高工作效率。數字化檔案可以在多個環(huán)節(jié)自動化處理，可以實現檔案的在線共享和協(xié)同工作，使工作流程更加高效和便捷。因此，檔案信息化對于事業(yè)單位的發(fā)展具有非常重要的意義。

5.提高公共服務水平

檔案信息化可以實現檔案管理的公開和透明，提高公共服務水平，增強公眾對事業(yè)單位的信任和支持。數字化檔案可以實現檔案的在線共享和公開，方便公眾查詢和獲取相關信息，提高信息的公開透明度。數字化檔案還可以提供多種查詢方式，如關鍵詞搜索和按時間順序查看等，方便公眾快速查詢所需信息。公開、透明的數字化檔案，能夠促進社會和諧發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案信息化建設路徑

1.提升對檔案信息化建設的重視，形成科學管理意識

首先，要樹立正確的思想觀念，認識到檔案信息化建設的重要性和必要性，將其作為事業(yè)單位現代化發(fā)展的重要內容和支撐手段。要堅持不懈地推動檔案信息化建設，把其作為事業(yè)單位轉型升級的重要載體和項目，積極爭取政府和社會的支持，為檔案信息化建設提供必要的條件和資源。其次，要堅持不懈地抓好職工思想工作，加強職工思想政治教育，提高職工的思想覺悟和工作積極性。要通過多種形式來開展職工思想工作，加強對職工的關心、引導和幫助，讓他們在工作中更加積極主動、團結協(xié)作，為檔案信息化建設提供有力的支持和保障。最后，要重視檔案信息化建設工作，明確工作目標、任務和責任，將領導的組織和管理作用展現出來，制定科學的管理制度和規(guī)范，加強技術支持和保障，不斷提高檔案信息化建設的管理水平和效率。只有這樣，才能使檔案信息化建設工作落到實處，實現事業(yè)單位全體工作人員上下聯(lián)動和配合，進而取得預期的效果，為事業(yè)單位的現代化發(fā)展提供有力支撐。

2.制定檔案信息化建設管理機制，實現數據整合共享

在事業(yè)單位檔案信息化建設過程中，應該制定相關管理制度，實現數據整合與共享，具體而言，可以從以下幾種方式入手：

第一，創(chuàng)建檔案信息化工作小組，根據檔案信息化建設的具體情況，確定工作小組成員，包括檔案管理部門的負責人、信息技術人員和檔案工作人員，明確各自的職責分工，包括檔案信息化建設的規(guī)劃、設計、實施、運行和維護等方面。同時，制訂詳細的工作計劃和時間表，明確各項工作的進度和負責人，并細致梳理檔案信息化建設的各個環(huán)節(jié)，包括檔案信息的采集、整理、存儲、查詢和利用等流程，制定相應的操作規(guī)程和標準，明確檔案存儲格式，如元數據格式和數字化存儲格式等，保證檔案信息的準確性、完整性和可靠性。另外，根據具體實施情況，建立健全檔案管理制度，包括檔案信息的分類、命名、存儲、備份和恢復等方面的規(guī)定，使檔案信息化建設有章可循、有據可依。

第二，整合各種檔案數據資源，推動信息化建設進程，特別要關注基礎性建設。事業(yè)單位信息化建設是一個復雜的系統(tǒng)工程，需要統(tǒng)籌考慮各類要素，如硬件設備設施、軟件系統(tǒng)，將其作為檔案數據資源開發(fā)和利用的基礎性條件，提升信息化建設質量和效果，在滿足當前需求的同時，還能為今后的發(fā)展提供充足的空間條件。為確保信息化建設順利進行，還要充分考慮事業(yè)單位檔案管理的特點，綜合當前狀況的數據系統(tǒng)開發(fā)，可視化管理各類檔案資源，提升數據分析和梳理的能力。另外，為確保檔案安全，要明確檔案安全管理職責和制度，制定相關規(guī)章制度和操作規(guī)程，建立健全檔案安全管理體系，增設各類防火墻和殺毒軟件，加固和加密網絡系統(tǒng)，保障檔案信息的安全性。并且，建立網絡監(jiān)控、異常監(jiān)測和應急處理機制，及時發(fā)現和處理網絡安全問題，做好突發(fā)事件應對和處置工作。

3.加強檔案信息化建設人才管理，提升人才隊伍素質

檔案信息化建設人才管理是檔案信息化建設過程中非常重要的一環(huán)，做好人才管理，可以提升人才隊伍素質，為檔案信息化建設提供強有力的人才保障。在檔案信息化建設過程中，要制訂完善的人才培養(yǎng)計劃，包括培訓、學習和交流，確保檔案信息化建設人員的專業(yè)知識和技能不斷提升，在有必要的情況下，通過制訂合理的招考和選調計劃，吸納一些具有專業(yè)技術能力的人才，完善人才隊伍。需要注意的是，在招考和選調中，除關注專業(yè)素質外，還要注重招考和選調對象的綜合素質，如創(chuàng)新能力、溝通能力和團隊合作能力等。同時，還要加強教育和培訓工作的落實，為新進人員提供學習和交流的機會，讓其能夠了解并掌握最新的檔案管理技術，不斷提升自身的專業(yè)素質和能力。另外，還可以制定合理的薪酬制度、晉升機制和獎勵制度等，建立良好的團隊氛圍，鼓勵檔案管理人員之間的合作與交流，提高團隊的凝聚力和協(xié)作效率。

4.充分應用先進的區(qū)塊鏈技術，實現檔案信息化建設

當前，很多事業(yè)單位在檔案信息化建設過程中，數據體量較大，涉及內容較多，雖然現階段區(qū)塊鏈的發(fā)展較快，但仍處于初級階段，還需要進一步的技術創(chuàng)新和應用探索等方面的努力。因此，為確保事業(yè)單位檔案信息化建設過程中數據的安全性和準確性，防止數據被篡改、丟失或泄露，就要充分應用先進的區(qū)塊鏈技術，實現信息化建設。

（1）結構設計

在事業(yè)單位檔案數據區(qū)塊鏈結構設計中，如圖1所示，由多個GH塊構成樹枝節(jié)點，10秒就可以對哈希值進行計算，得到Gufh樹的樹根。在計算過程中，要注意數據安全，避免出現被篡改的情況。因此，可以應用混合共識機制，共享檔案數據，還能將原始檔案的數據通過多重加密的方式存儲到DFG中，確保檔案數據安全。

首先，初始化處理。在這一環(huán)節(jié)，處理應用的公式如下所示：

其中，為訪問權限（公開、私有），GID為全局唯一標識符，c為文件完整性，為歷史記錄（修改記錄、審核記錄、訪問記錄），M為元數據（文件名稱、創(chuàng)建時間、作者信息、文件格式）。

其次，上傳請求合法性驗證。在檔案數據上傳過程中請求合法性驗證是非常重要的一步，在GH1節(jié)點接收到上傳請求后，先要合法性驗證，包括驗證上傳的數據是否符合規(guī)定格式、數據是否存在重復和是否存在安全隱患等。如果數據合法，那么就要對數據采取加密操作，將其存儲到DFG中，并在GH塊中記錄相關數據信息。在GH1節(jié)點無法處理上傳請求時，可以將請求轉發(fā)給GH1中的其他節(jié)點進行處理，以便及時處理上傳的請求，以確保上傳的數據安全可靠，并方便后續(xù)的查詢和管理。

最后，數量檢查并發(fā)起共識信息。在Guhf樹中，每個節(jié)點都有一個共識算法，用于計算新的區(qū)塊和驗證其他節(jié)點的區(qū)塊。當GH塊的數量超過10個時，Guhf樹上的節(jié)點就需要對自己的區(qū)塊計算，以獲取新的區(qū)塊K。這個計算過程可能需要一定的時間，需要耐心等待直到計算完成為止。計算完成后，節(jié)點就可以向其他節(jié)點發(fā)起共識消息。需要注意的是，在發(fā)起共識消息之前，節(jié)點需要確保自己的區(qū)塊是最新的，并已經通過共識算法的驗證。

其中，為輸入參數（第 k 個節(jié)點的區(qū)塊信息，可能包括區(qū)塊頭、交易記錄、難度值等），為中間變量（第 k 個節(jié)點的輸出當值節(jié)點，可能是一個節(jié)點的地址、公鑰、哈希值等），為常量（該數據節(jié)點的簽名參數，可能是一個數字簽名或其他形式的驗證信息）

（2）安全共享機制構建

在上述完成事業(yè)單位檔案數據區(qū)塊鏈結構設計之后，為提升信息化建設的安全性和有效性，還可以構建安全共享機制，讓用戶與檔案數據之間實現共享，這一機制主要由系統(tǒng)節(jié)點、分賬比結構、迅速檢索機構和控制訪問機構等構成。

系統(tǒng)節(jié)點：系統(tǒng)節(jié)點是整個檔案數據區(qū)塊鏈系統(tǒng)的核心，負責維護區(qū)塊鏈的完整性和一致性。系統(tǒng)節(jié)點需要確保每個區(qū)塊鏈節(jié)點都按照規(guī)則上傳數據和驗證，并負責處理數據的共識和同步，保證數據的一致性和完整性。

分賬比結構：分賬比結構是為確保數據在共享過程中的隱私性和安全性而設計的，是一個基于Hath樹的結構，這是Merkle樹的變種，它可以支持哈希樹的所有操作，也支持動態(tài)節(jié)點插入和刪除。在分賬比結構中，每個節(jié)點都有一個獨立的賬戶，用于記錄其對檔案數據的訪問和使用情況。每個用戶的賬戶都與其公鑰相關聯(lián)，以確保數據的安全性和隱私性。當用戶請求訪問數據時，系統(tǒng)節(jié)點會先驗證用戶的身份和訪問權限，然后根據用戶的請求提供相應的數據。由于每個系統(tǒng)節(jié)點只接收一個用戶的請求，所以，增加系統(tǒng)節(jié)點的個數可以提高數據互通效率。同時，分賬比結構的使用可以保證數據的安全性和隱私性，防止未經授權的訪問和數據被泄露。

迅速檢索機構：迅速檢索機構是為提高數據的檢索速度和準確性而設計的。在這個機制中，迅速檢索機構負責建立索引和搜索引擎，以便用戶能夠快速地找到自己需要的數據信息。同時，迅速檢索機構也需要確保查詢接口的安全性和可靠性，防止惡意攻擊和數據被泄露。

控制訪問機構：控制訪問機構是為保證數據的訪問和使用權限而設計的。在這個機制中，控制訪問機構負責管理用戶的訪問權限和角色，以便用戶能夠按照需要訪問和使用數據?？刂圃L問機構需要確保訪問權限的安全性和可靠性，防止未經授權的訪問和數據被泄露。

通過這些機制的構建和協(xié)同作用，可以實現檔案數據的安全共享和有效利用，提高信息化建設的水平和效率。同時，也需要不斷優(yōu)化和完善這些機制，以應對數據不斷變化的安全性挑戰(zhàn)和需求。

三、結語

總之，實現事業(yè)單位檔案信息化建設，可以提高檔案管理的效率和質量，也可以保護檔案的安全性和完整性，為事業(yè)單位的發(fā)展和決策提供更加可靠和科學的依據。

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作者簡介：李根（1988—），男，漢族，山東菏澤人，本科，館員，研究方向：檔案管理。