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    內(nèi)部控制視角下行政事業(yè)單位專項(xiàng)資金管理研究

    2023-10-15 20:23:36和清
    南北橋 2023年20期
    關(guān)鍵詞:行政事業(yè)單位內(nèi)部控制

    [摘 要]行政事業(yè)單位在公共設(shè)施維護(hù)、公共行政等方面發(fā)揮著重要的作用,強(qiáng)化單位管理體系建設(shè)是促進(jìn)社會(huì)穩(wěn)定及經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基礎(chǔ)。專項(xiàng)資金作為單位開展專門特定業(yè)務(wù)而申請(qǐng)的款項(xiàng),對(duì)其的管理能夠增強(qiáng)單位內(nèi)控管理的規(guī)范性。行政事業(yè)單位只有規(guī)范辦事流程,提高資金的透明度及規(guī)范性,在專項(xiàng)資金管理環(huán)節(jié)中避免資金風(fēng)險(xiǎn),才能切實(shí)提高資金管理水平,實(shí)現(xiàn)對(duì)資金的有效監(jiān)督。據(jù)此,本文站在內(nèi)部控制視角對(duì)行政事業(yè)單位專項(xiàng)資金管理工作進(jìn)行分析,探討行政事業(yè)單位專項(xiàng)資金管理中存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略,對(duì)行政單位單位形成規(guī)范的專項(xiàng)資金內(nèi)控制度具有一定的參考價(jià)值。

    [關(guān)鍵詞]內(nèi)部控制;行政事業(yè)單位;專項(xiàng)資金

    [中圖分類號(hào)]F23文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A

    行政事業(yè)單位在我國(guó)的社會(huì)公共服務(wù)中起著重要作用,隨著政府職能轉(zhuǎn)型,黨風(fēng)廉政建設(shè)不斷推進(jìn),專項(xiàng)資金管理體系的改革也在不斷深入。專項(xiàng)資金管理的要求日益嚴(yán)格,管理效率不斷提升,但是在專項(xiàng)資金管理環(huán)節(jié)存在很多不完善之處,如管理控制措施不到位等,因此,有必要針對(duì)行政事業(yè)單位專項(xiàng)資金管理進(jìn)行研究。

    1 內(nèi)部控制視角下行政事業(yè)單位專項(xiàng)資金管理問(wèn)題

    第一,人員業(yè)務(wù)水平較低,制度體系不完善。首先,在專項(xiàng)資金管理的環(huán)節(jié)中,部分財(cái)務(wù)人員不了解資金管理的價(jià)值,無(wú)法站在單位規(guī)范運(yùn)營(yíng)的視角控制資金管理工作流程。同時(shí),部分單位管理層對(duì)專項(xiàng)資金管理重視不足,在管理中還存在一定違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。其次,管理制度不完善。當(dāng)前部分單位在資金管理流程中,未形成規(guī)范的制度對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行約束。由于制度體系不夠健全,各項(xiàng)工作無(wú)據(jù)可依,很可能發(fā)生舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。

    第二,風(fēng)險(xiǎn)控制不力。當(dāng)前我國(guó)大部分行政事業(yè)單位在開展專項(xiàng)資金風(fēng)險(xiǎn)管理環(huán)節(jié),還停留于事后管理,未形成事前與事中管理措施,無(wú)法針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別及有效應(yīng)對(duì)。單位風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制存在滯后性,未建立事前跟蹤及事中控制的措施,容易導(dǎo)致各類風(fēng)險(xiǎn)無(wú)法得到嚴(yán)格控制。

    第三,預(yù)算管理不科學(xué),資金活動(dòng)不嚴(yán)謹(jǐn)。單位開展管理活動(dòng),要能夠?qū)Y金進(jìn)行合理配置。但是部分行政事業(yè)單位在開展預(yù)算時(shí)存在預(yù)算控制力度不足的問(wèn)題,專項(xiàng)資金管理活動(dòng)中的業(yè)務(wù)事項(xiàng)未通過(guò)預(yù)算進(jìn)行控制。例如在資金申請(qǐng)環(huán)節(jié),存在預(yù)算編制不科學(xué)、申請(qǐng)較為隨意的問(wèn)題;在資金支出環(huán)節(jié),存在資金支出控制不足等問(wèn)題。

    第四,信息技術(shù)建設(shè)相對(duì)滯后。部分行政事業(yè)單位雖然建立了信息系統(tǒng),但是未對(duì)專項(xiàng)資金管理建立專門的系統(tǒng)進(jìn)行控制。專項(xiàng)資金管理的信息系統(tǒng)建設(shè)不力,信息傳遞不及時(shí),影響了單位管理工作的開展。

    第五,監(jiān)督機(jī)制不嚴(yán)格。單位開展專項(xiàng)資金的管理,要嚴(yán)格落實(shí)監(jiān)督措施,提高工作的規(guī)范性。但是部分行政事業(yè)單位未引入內(nèi)部監(jiān)督的要求,過(guò)于依賴外部監(jiān)督。同時(shí)在監(jiān)督完成之后,未落實(shí)績(jī)效考核,不利于提高人員參與專項(xiàng)資金管理的積極性。

    2 內(nèi)部控制視角下行政事業(yè)單位專項(xiàng)資金管理建議

    2.1 提高人員素養(yǎng),完善管理制度

    第一,提高財(cái)務(wù)人員綜合素質(zhì)。在行政事業(yè)單位不斷改革的背景下,單位各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的要求不斷提高,各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的復(fù)雜程度也在不斷加大,這就對(duì)財(cái)務(wù)人員提出了更高、更為嚴(yán)格的要求。財(cái)務(wù)人員要具備專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng),參與專項(xiàng)資金管理時(shí),主動(dòng)落實(shí)??顚S靡?。在資金配置等環(huán)節(jié)能夠適應(yīng)社會(huì)發(fā)展要求,做到對(duì)人才的規(guī)范培養(yǎng),充分提高人員的工作能力,為單位開展專項(xiàng)資金管理提供必要支持,從而最大限度地發(fā)揮專項(xiàng)資金的效益。行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)人員要全面掌握各項(xiàng)專項(xiàng)資金管理制度,具備財(cái)務(wù)分析與職業(yè)判斷能力,提高綜合素養(yǎng),包括擁有良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)以及職業(yè)道德,能夠在日常工作中按照單位管理要求執(zhí)行專項(xiàng)資金管理,掌握專項(xiàng)資金管理工作流程,確保管控流程合規(guī)[1]。

    第二,增強(qiáng)管理層的專項(xiàng)資金管理意識(shí)。行政事業(yè)單位管理層只有在工作中了解自身的責(zé)任和義務(wù),將專項(xiàng)資金管理工作要求落到實(shí)處,才能形成專項(xiàng)資金的規(guī)范管理體系。管理層在專項(xiàng)資金管理中,要形成全環(huán)節(jié)參與管理的機(jī)制,使得專項(xiàng)資金管理各項(xiàng)工作流程得到嚴(yán)格控制。在事前環(huán)節(jié),要針對(duì)專項(xiàng)資金的立項(xiàng)情況進(jìn)行檢查、審批,避免單位為了爭(zhēng)取資金而盲目編制預(yù)算方案的問(wèn)題;在事中環(huán)節(jié),要定期參與資金執(zhí)行,明確單位資金支出方向,確保支出工作目標(biāo)符合專項(xiàng)資金管理的相關(guān)要求,防范資金被擠占、挪用等問(wèn)題;在事后環(huán)節(jié),要做到對(duì)資金的監(jiān)督,分析內(nèi)部控制的執(zhí)行情況及管理流程的規(guī)范性,防范專項(xiàng)資金發(fā)生損失的問(wèn)題。

    第三,建立完善的制度體系。在開展專項(xiàng)資金管理的環(huán)節(jié),要嚴(yán)格按照制度規(guī)定,以科學(xué)化、規(guī)范化的要求確保專項(xiàng)資金得到規(guī)范管理,以此保障專項(xiàng)資金支出的合理性、完整性。在制度管理環(huán)節(jié),行政事業(yè)單位要制定完善的財(cái)務(wù)管理和專項(xiàng)資金管理辦法,明確具體的工作流程,提高專項(xiàng)資金的使用效率以及管理的規(guī)范性。通過(guò)對(duì)專項(xiàng)資金的嚴(yán)格的排查及控制,明確管理過(guò)程中的具體辦法,將制度要求落實(shí)到具體的工作環(huán)節(jié)。(1)建立專項(xiàng)資金的立項(xiàng)考察論證制度。專項(xiàng)資金在立項(xiàng)之前,要建立嚴(yán)格的審查機(jī)制,分析是否能夠達(dá)到預(yù)期的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益,避免資金使用環(huán)節(jié)產(chǎn)生浪費(fèi)的問(wèn)題。(2)建立完善的專項(xiàng)資金預(yù)算管理制度。專項(xiàng)資金預(yù)算管理制度能夠?qū)︻A(yù)算編制、執(zhí)行等環(huán)節(jié)形成全面控制,明確具體的控制要求,確保專項(xiàng)資金的規(guī)范支出。(3)落實(shí)專項(xiàng)資金管理的責(zé)任制。在專項(xiàng)資金管理活動(dòng)中,要落實(shí)問(wèn)責(zé)制,明確專項(xiàng)資金管理環(huán)節(jié)中不同層級(jí)人員的具體工作職責(zé),并針對(duì)資金使用情況形成嚴(yán)格的考核措施,將專項(xiàng)資金管理效果和人員年終考評(píng)相掛鉤。對(duì)于資金使用效率低下的主體予以問(wèn)責(zé),對(duì)于違規(guī)違法的人員追究責(zé)任。只有形成嚴(yán)肅的問(wèn)責(zé)機(jī)制,才能讓人員不敢違規(guī)、不能違規(guī)。(4)健全報(bào)賬制度。報(bào)賬環(huán)節(jié)要嚴(yán)格審核各類票據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性,確保專項(xiàng)資金得到合理、有效的使用,同時(shí)按照專賬核算的原則將專項(xiàng)資金核算與單位日常收支核算相分離,單獨(dú)反映項(xiàng)目資金收入支出金額,直觀、清晰、準(zhǔn)確地體現(xiàn)各項(xiàng)目資金的核算內(nèi)容、用途。

    2.2 有序識(shí)別風(fēng)險(xiǎn),動(dòng)態(tài)監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)

    第一,做好風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別。行政事業(yè)單位在專項(xiàng)資金管理環(huán)節(jié),要建立全方位的風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制,從風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、處理、監(jiān)控等環(huán)節(jié)全面分析單位專項(xiàng)資金可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)。專項(xiàng)資金管理工作作為一項(xiàng)系統(tǒng)性工作,任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題都可能導(dǎo)致專項(xiàng)資金使用效率低下,甚至產(chǎn)生資金流失的問(wèn)題。因此,行政事業(yè)單位只有充分關(guān)注各環(huán)節(jié)可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn),并對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行客觀的評(píng)估及檢查,才能對(duì)風(fēng)險(xiǎn)情況有所了解,并及時(shí)彌補(bǔ)管理流程問(wèn)題,確保專項(xiàng)資金風(fēng)險(xiǎn)能夠得到科學(xué)控制,減少管理流程的問(wèn)題,避免產(chǎn)生資金被擠占、挪用等風(fēng)險(xiǎn)。

    第二,正確處理風(fēng)險(xiǎn)。行政事業(yè)單位在資金管理流程中,要按照規(guī)定對(duì)各類風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行科學(xué)處理和控制,避免風(fēng)險(xiǎn)不斷擴(kuò)大給單位帶來(lái)的影響[2]。在風(fēng)險(xiǎn)處理中,單位各層級(jí)人員要履行自己的工作職責(zé),針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的級(jí)別制定有效的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施,并予以實(shí)施,從而降低風(fēng)險(xiǎn),防范風(fēng)險(xiǎn)蔓延,避免專項(xiàng)資金在管理流程中產(chǎn)生資金使用不規(guī)范等問(wèn)題。

    第三,建立動(dòng)態(tài)監(jiān)督機(jī)制。在風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控環(huán)節(jié),行政事業(yè)單位要建立科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制,全方位關(guān)注各類風(fēng)險(xiǎn)的情況,對(duì)重大風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟進(jìn)。單位在實(shí)際工作中,風(fēng)險(xiǎn)是瞬息萬(wàn)變的,任何一個(gè)決策都可能導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生變化,只有建立動(dòng)態(tài)的風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制,對(duì)風(fēng)險(xiǎn)情況進(jìn)行控制以及更新,才能確保單位形成長(zhǎng)效的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制。

    2.3 強(qiáng)化預(yù)算,優(yōu)化資金管理活動(dòng)

    第一,建立資金管理機(jī)制。要建立完善的資金管理機(jī)制,通過(guò)預(yù)算實(shí)現(xiàn)對(duì)資金的科學(xué)配置、有效管理及控制。

    第二,全方位收集專項(xiàng)資金的各項(xiàng)數(shù)據(jù)。專項(xiàng)資金的數(shù)據(jù)信息應(yīng)該具有準(zhǔn)確性及客觀性,為預(yù)算執(zhí)行奠定基礎(chǔ)。在開展預(yù)算管理環(huán)節(jié)要獲取大量數(shù)據(jù),以確保專項(xiàng)資金的預(yù)算能夠符合單位實(shí)際情況和發(fā)展方向。

    第三,建立資金管理項(xiàng)目庫(kù)機(jī)制。行政事業(yè)單位在申報(bào)項(xiàng)目之前,要對(duì)申報(bào)項(xiàng)目進(jìn)行篩選與論證。通過(guò)形成項(xiàng)目任務(wù)書的方式,對(duì)項(xiàng)目實(shí)施方向與目的進(jìn)行分析,明確單位需要解決的問(wèn)題。通過(guò)召開會(huì)議等方式,明確單位專項(xiàng)資金申報(bào)的方向,包括明確資金建設(shè)目標(biāo)、實(shí)施時(shí)間、項(xiàng)目資金投入額度等,確保所申報(bào)的項(xiàng)目具有科學(xué)性和可行性,并針對(duì)申報(bào)的結(jié)果形成合理的控制機(jī)制。在預(yù)算編制環(huán)節(jié),要求單位全員參與,掌握項(xiàng)目的要求,確保專項(xiàng)資金的支出能夠發(fā)揮應(yīng)有的作用。通過(guò)規(guī)范編制流程、提高編制質(zhì)量、擴(kuò)大預(yù)算評(píng)審范圍等方式,明確專項(xiàng)資金管理的方向。在建立項(xiàng)目庫(kù)的基礎(chǔ)上,要進(jìn)一步將專項(xiàng)資金的預(yù)算進(jìn)行細(xì)化,從而反映出資金的用途、結(jié)構(gòu)和開支范圍,避免資金發(fā)生損失。通過(guò)建立良好的資金循環(huán)控制機(jī)制,針對(duì)資金的收支進(jìn)行合理管理,提高單位的管理效益。

    第四,控制預(yù)算執(zhí)行過(guò)程。行政事業(yè)單位在專項(xiàng)資金執(zhí)行的環(huán)節(jié),要采取完善的控制措施,將預(yù)算的要求落到實(shí)處,形成嚴(yán)格的審批程序以及管理流程,必要時(shí)在預(yù)算執(zhí)行結(jié)束之前要對(duì)預(yù)算情況進(jìn)行分析和審核,判斷預(yù)算執(zhí)行的狀態(tài),確保每筆資金的支出都合法合規(guī)。同時(shí),還要根據(jù)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行定期分析,判斷是否嚴(yán)格按照預(yù)算用途解決管理問(wèn)題。通過(guò)對(duì)資金進(jìn)行科學(xué)管理,檢查各項(xiàng)原始憑證以及資金支出的具體情況,定期予以反饋。對(duì)于預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度緩慢或績(jī)效目標(biāo)達(dá)成效果較差的單位,要落實(shí)相應(yīng)的整改要求,以使專項(xiàng)資金管理達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

    2.4 健全信息系統(tǒng),及時(shí)傳遞信息

    第一,借助信息系統(tǒng)完善管理流程。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展,行政事業(yè)單位不斷推進(jìn)信息技術(shù)的建設(shè)。單位要加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用,讓專項(xiàng)資金得到規(guī)范化管理。通過(guò)健全信息系統(tǒng),讓信息能夠得到及時(shí)、準(zhǔn)確的傳遞。在專項(xiàng)資金管理工作中,若信息溝通不及時(shí),那么專項(xiàng)資金管理工作將產(chǎn)生低效等問(wèn)題。例如,在專項(xiàng)資金申請(qǐng)階段,可能產(chǎn)生申請(qǐng)時(shí)間延后、誤報(bào)等問(wèn)題。因此,單位要形成完善的信息系統(tǒng),讓信息系統(tǒng)能夠?yàn)閷m?xiàng)資金管理各環(huán)節(jié)提供支持。在資金申請(qǐng)階段,各類所需要的信息能夠得到及時(shí)匯總并及時(shí)完成申報(bào)和提交;在資金管理階段,資金信息能夠得到及時(shí)匯總與監(jiān)督,提高資金管理的規(guī)范性;在審計(jì)階段,審計(jì)部門及相關(guān)主體能夠通過(guò)信息系統(tǒng)及時(shí)查看專項(xiàng)資金管理工作的信息,信息系統(tǒng)可以直觀、準(zhǔn)確地反映專項(xiàng)資金的使用情況;在績(jī)效評(píng)價(jià)階段,通過(guò)信息系統(tǒng)全方位地收集各項(xiàng)績(jī)效指標(biāo),能客觀、準(zhǔn)確地反映指標(biāo)值,提高工作效率。行政事業(yè)單位應(yīng)重視信息系統(tǒng)的應(yīng)用,讓信息系統(tǒng)在各環(huán)節(jié)都發(fā)揮應(yīng)有的作用,以使專項(xiàng)資金管理工作高效推進(jìn),讓各環(huán)節(jié)工作更加規(guī)范化、透明化,從而形成高效的管理機(jī)制。

    第二,開發(fā)信息系統(tǒng)。在信息管理的環(huán)節(jié)中,行政事業(yè)單位要結(jié)合自身實(shí)際情況引進(jìn)計(jì)算機(jī)系統(tǒng),并根據(jù)自身的軟件開發(fā)實(shí)力分析是外購(gòu)軟件還是自建軟件。同時(shí),在信息系統(tǒng)中采用數(shù)據(jù)接口應(yīng)該和其他系統(tǒng)保持一致,以確保專項(xiàng)資金管理系統(tǒng)能夠及時(shí)獲取其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù),便于單位的信息平臺(tái)兼容,以此確保信息系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)單位專項(xiàng)資金管理工作全環(huán)節(jié)的有效跟進(jìn)與管理,提高單位管理工作的規(guī)范性。

    2.5 強(qiáng)化監(jiān)督機(jī)制,落實(shí)績(jī)效考核

    第一,充分發(fā)揮監(jiān)督的作用。行政事業(yè)單位在專項(xiàng)資金管理的環(huán)節(jié)中,要針對(duì)管理流程中的各事項(xiàng)實(shí)施內(nèi)部監(jiān)督。首先,充分發(fā)揮現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)察的作用。在專項(xiàng)資金申報(bào)、分配、管理等各階段,要針對(duì)專項(xiàng)資金管理情況進(jìn)行檢查,分析資金管理方面的情況,并確保專項(xiàng)資金使用符合規(guī)定以及預(yù)期要求[3]。其次,建立檢查機(jī)制。在專項(xiàng)資金申報(bào)、分配、使用、評(píng)估等階段都要形成定量分析和定性分析的檢查機(jī)制,確保專項(xiàng)資金管理全流程有據(jù)可依。在資金管理流程中出現(xiàn)問(wèn)題,往往是由于缺乏完善的資金管理體系。只有強(qiáng)化資金管理,將管理要求落實(shí)到具體環(huán)節(jié),才能對(duì)專項(xiàng)資金進(jìn)行有效監(jiān)督,確保工作流程合理。

    第二,建立專項(xiàng)資金的績(jī)效評(píng)價(jià)機(jī)制。績(jī)效評(píng)價(jià)機(jī)制對(duì)于專項(xiàng)資金管理工作有重要作用,在完成監(jiān)督工作之后,要通過(guò)績(jī)效評(píng)價(jià)的方式分析專項(xiàng)資金管理工作效果,并對(duì)專項(xiàng)資金管理工作情況進(jìn)行總結(jié)與歸納,針對(duì)管理中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題落實(shí)獎(jiǎng)懲。專項(xiàng)資金績(jī)效管理作為專項(xiàng)資金管理工作的重要一環(huán),單位要明確專項(xiàng)資金管理的具體考核辦法以及監(jiān)督評(píng)價(jià)要求,通過(guò)各維度形成科學(xué)的考核指標(biāo),全方位考核專項(xiàng)資金不同環(huán)節(jié)的情況,充分分析專項(xiàng)資金的使用效率,全面評(píng)價(jià)專項(xiàng)資金相關(guān)項(xiàng)目的合理性與資金支出使用的規(guī)范性,以及是否實(shí)現(xiàn)了預(yù)期的經(jīng)濟(jì)效益及社會(huì)效益。

    3 結(jié)語(yǔ)

    行政事業(yè)單位專項(xiàng)資金內(nèi)部控制體系對(duì)于單位提高資金使用效率及管理規(guī)范性有著重要作用。當(dāng)前很多行政事業(yè)單位在專項(xiàng)資金管理中還存在一定不足,控制措施未發(fā)揮應(yīng)有的作用,影響了單位管理體系的進(jìn)一步發(fā)展。本文站在內(nèi)部控制視角探討行政事業(yè)單位專項(xiàng)資金管理工作的相關(guān)要求,認(rèn)為只有確保專項(xiàng)資金安全、完整,才能解決專項(xiàng)資金管理流程的問(wèn)題,規(guī)避管理流程中專項(xiàng)資金使用不規(guī)范等一系列風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí),專項(xiàng)資金管理作為與時(shí)俱進(jìn)的工作,行政事業(yè)單位要建立健全內(nèi)控制度,加強(qiáng)內(nèi)控管理,形成科學(xué)的管控措施,以提高資金申請(qǐng)的合理性、使用的規(guī)范性、評(píng)價(jià)的高效性。

    參考文獻(xiàn)

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    [作者簡(jiǎn)介]和清,女,青海西寧人,青海夏都會(huì)計(jì)師事務(wù)所有限公司,中級(jí)會(huì)計(jì)師,本科,研究方向:資金管理。

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