高校收文工作提質(zhì)增效的思考

文/漳州城市職業(yè)學(xué)院黨政辦公室 韓秾

根據(jù)由中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳于2012 年4月16 日發(fā)布的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定，公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。其中收文階段主要包含簽收、登記、初審、承辦、傳閱、催辦、答復(fù)七個程序。學(xué)校收文管理工作作為公文處理的第一關(guān)，是學(xué)校溝通內(nèi)外、聯(lián)系上下、開展工作的重要途徑，體現(xiàn)學(xué)校行政管理的工作效能。在學(xué)校“雙高”建設(shè)、提質(zhì)培優(yōu)、“三全育人”的背景下，如何在堅(jiān)持實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則下提高收文工作的規(guī)范性，提高收文質(zhì)量和優(yōu)化收文效率，助力學(xué)校實(shí)現(xiàn)提高效率，提升效能，提增效益，是收文工作必須重視的難題。

一、收文工作的現(xiàn)狀和特點(diǎn)

（一）收文的現(xiàn)狀。高校的收文渠道主要來自教育主管部門和本級行政主管部門，年收文數(shù)量約1800 份。文件處理采用線上線下雙規(guī)并行模式。借助信息化的廣泛運(yùn)用，多數(shù)公文能實(shí)現(xiàn)全流程線上辦理，公文流轉(zhuǎn)效率顯著提升，公文辦理進(jìn)一步規(guī)范化、科學(xué)化。與此同時，公文流轉(zhuǎn)的保密性、嚴(yán)肅性也不容忽視。如何在實(shí)現(xiàn)公文處理質(zhì)量和效率最大化的同時，準(zhǔn)確把握公文處理的基本原則，恪守政治底線，是做好收文工作必須思考的命題。

（二）收文的特點(diǎn)。1.渠道多。除常規(guī)教育主管部門的公文平臺和政務(wù)平臺外，各業(yè)務(wù)部門將收到的業(yè)務(wù)通知轉(zhuǎn)交辦文秘書統(tǒng)一處理。通知涵蓋宣傳教育、組織人事、教務(wù)管理、學(xué)生管理、思政教育、疫情防控、繼續(xù)教育、科研管理、信訪投訴、合作交流等方面。2.形式多。隨著信息化的普及，絕大多數(shù)非涉密的公文以電子公文的形式下發(fā)，但傳統(tǒng)的郵寄、傳真、光盤、電子郵件、電話通知、領(lǐng)取文件仍占有一定的比例。3.文種多。職業(yè)院校進(jìn)入內(nèi)涵式發(fā)展階段，在人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會服務(wù)、文化傳承等方面與本系統(tǒng)和企業(yè)、行業(yè)的工作交流、業(yè)務(wù)往來逐漸增加，相應(yīng)的文種也日漸豐富，尤以通知、意見、通報、批復(fù)、函居多。4.數(shù)量多。通過統(tǒng)計(jì)，歷年來的公文數(shù)量呈逐年增加的趨勢。尤其是2020 年新冠肺炎疫情以來，公文數(shù)量陡增近30%，年均收文約2200 份，甚至出現(xiàn)一份公文先后在多個平臺下發(fā)的現(xiàn)象。

二、收文工作存在的難點(diǎn)與痛點(diǎn)

（一）職責(zé)分工不明確。在收文過程中，由收文秘書起草擬辦意見。校領(lǐng)導(dǎo)的工作分工和各部門的工作職責(zé)是起草擬辦意見的重要依據(jù)。通常而言，大多數(shù)文件指向明確，借鑒往年的處理經(jīng)驗(yàn)，能快速明確牽頭部門，相關(guān)部門協(xié)同配合完成。但一些非常規(guī)的無對口部門、涉及多部門、臨時性的緊急文件往往讓辦文秘書難以把握。非常規(guī)的工作若無及時劃分到部門的工作職責(zé)中，加以行文，收文秘書只能以相近的工作職責(zé)或有開展類似工作為依據(jù)進(jìn)行擬辦，容易造成擬辦意見不準(zhǔn)確。由此帶來的后果是相關(guān)部門之間互相推諉扯皮，需要多次請示領(lǐng)導(dǎo)方能交辦，造成人力和時間的浪費(fèi)，而很多時限性強(qiáng)的文件難以如期辦結(jié)。

（二）交辦傳閱不規(guī)范。受限于信息化建設(shè)和設(shè)備的短板，許多學(xué)校尚未建立校園局域網(wǎng)，未能配齊內(nèi)部國產(chǎn)計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備。即使配備了，也可能會因使用程序繁瑣而不愿使用。由此引起的窘境是，一方面，現(xiàn)有的硬件難以滿足處理此類文件的信息安全保障要求，繼續(xù)使用則違反文件安全保密要求，甚至可能因處理不當(dāng)造成嚴(yán)重的后果；另一方面，各部門依賴高效便捷的辦公系統(tǒng)，其文件傳閱范圍難以掌控[1]。

（三）公文管理不嚴(yán)謹(jǐn)。收文工作看似由七個步驟組成，實(shí)則是一個細(xì)致繁瑣的流程，每個步驟環(huán)環(huán)相扣，互相關(guān)聯(lián)，形成一個有機(jī)的整體。收文崗位因人員流動、工作調(diào)動無法及時做好銜接工作，缺乏辦文的連貫性[2]。每一任辦文秘書的工作方式和習(xí)慣不一，文件辦理質(zhì)量參差不齊，缺乏辦文的一致性。收文臺賬登記不完整，登記的文件與簽收的文件無法一一對應(yīng)，內(nèi)部敏感文件保存介質(zhì)隨意。

（四）催辦督辦不到位。在實(shí)際工作中，來自各渠道的公文一天可多達(dá)10 份左右，每份文件從簽收、登記、初審到承辦、傳閱，進(jìn)度不一，秘書往往身兼數(shù)職，難以精準(zhǔn)掌握經(jīng)手的每一份公文的辦理進(jìn)度和結(jié)果，只能急事急辦、特事特辦，盡可能在時限內(nèi)把公文辦結(jié)。即便如此，逾期未辦結(jié)、待主管部門催辦的現(xiàn)象仍偶有發(fā)生，不僅延誤了重要材料的上報，而且極大地影響了學(xué)校的對外形象。對于多次催辦未辦結(jié)、辦理質(zhì)量不高的行為存在考評空白地帶，普通催辦對承辦部門不具有約束力。

三、收文工作問題的原因分析

（一）制度建設(shè)不完善。收文工作雖然由人、設(shè)備、辦公系統(tǒng)三方共同完成，但并非不能實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化辦文，其中主觀因素對收文工作的影響最大。急事、特事、難事的處理十分考驗(yàn)辦文秘書的綜合能力。收文無章可循、銜接不暢，收文辦理質(zhì)量飄忽不定，錯辦、誤辦、漏辦無法追責(zé)，缺乏一套完整、符合校情并能行之有效的收文制度是問題的根源所在。

（二）未及時理清部門職責(zé)。學(xué)校發(fā)揮社會服務(wù)的功能日漸凸顯，一些非常規(guī)的工作在部門職責(zé)劃分時出現(xiàn)“真空”地帶，即無對口的承辦部門。由于沒有根據(jù)形勢的變化及時收文辦理更新各部門職責(zé)（含臨時成立的機(jī)構(gòu)和掛靠的部門），造成一些部門“不敢為”“不能為”“不想為”，導(dǎo)致交辦工作時部門間“踢皮球”，勢弱的部門總是當(dāng)“接盤俠”，影響工作積極性。

（三）收文辦理秘書素質(zhì)不高。學(xué)校是政府履行教育職責(zé)的重要載體和實(shí)現(xiàn)公民受教育權(quán)的重要保障，收文工作是傳達(dá)黨和國家各項(xiàng)政策的主要方式，具有高度的政治性和嚴(yán)肅性。然而，多數(shù)秘書缺乏專業(yè)背景，上手慢且疏于總結(jié)提升，缺乏統(tǒng)籌全局的能力；重事務(wù)性工作，輕政治理論學(xué)習(xí)，政治敏銳性、政治鑒別力、文件保密意識、責(zé)任意識均有待提高。

（四）缺乏考核監(jiān)管機(jī)制。收文辦理質(zhì)量不穩(wěn)定，誤辦、漏辦、漏報多次發(fā)生，公文要素登記不全，相同的錯誤一錯再錯，逾期未辦結(jié)等問題屢禁不止，除了缺乏收文辦理制度外，還缺少辦文考核監(jiān)管機(jī)制。收文辦理的各環(huán)節(jié)均存在風(fēng)險點(diǎn)，線上線下公文是否對應(yīng)、程序是否規(guī)范、便宜行事是否妥當(dāng)、公文是否按時辦結(jié)、材料是否按時報送、公文辦理效率、公文是否及時立卷歸檔等，這些風(fēng)險點(diǎn)都能影響一份公文能否保質(zhì)保量順利辦結(jié)[3]。缺乏考核監(jiān)管機(jī)制，未增加對不當(dāng)?shù)氖瘴霓k理行為加以約束管制條例，沒有從根本上認(rèn)識到不當(dāng)行為造成的嚴(yán)重后果，輕則影響工作開展進(jìn)度，重則違反紀(jì)律，突破紅線。

四、做好收文工作的對策與建議

（一）增強(qiáng)“三意識”，筑牢底線思維。1.增強(qiáng)政治意識。收文工作是大政方針、各類信息流轉(zhuǎn)的樞紐，國際形勢風(fēng)起云涌，變幻莫測，科學(xué)技術(shù)迭代升級，學(xué)校作為教書育人、傳播文化知識的主陣地，面臨諸多挑戰(zhàn)，收文辦理秘書面對更加復(fù)雜多變的新情況。因此，收文辦理秘書要加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，堅(jiān)定政治立場，在思想和行動上始終與黨和政府保持一致，堅(jiān)決擁護(hù)黨的領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)立德樹人根本任務(wù)，在紛繁復(fù)雜的形勢下時刻保持清醒的頭腦，提高政治敏銳性、判斷力和領(lǐng)悟力。在實(shí)際工作中，對標(biāo)對表黨中央的精神，嚴(yán)守政治紀(jì)律和政治規(guī)矩，始終繃緊政治這根弦，自律自省，修身立德，鍛造鋼鐵一般的優(yōu)良品質(zhì)；2.增強(qiáng)保密意識。收文工作涉及大量信息，崗位的特殊性決定了收文辦理秘書不可避免地會接觸到敏感、涉密信息，信息化的廣泛運(yùn)用使線上辦公成為常態(tài)，在提供便捷的同時也增加了信息泄露的風(fēng)險。作為公文的管理者和收文工作的信息源，保密意識是秘書的生命線，應(yīng)加強(qiáng)保密知識學(xué)習(xí)，定期接受保密工作培訓(xùn)，對于內(nèi)部敏感資料和涉密文件從簽收到辦結(jié)全過程要嚴(yán)格遵守保密工作規(guī)定，完善借閱、復(fù)印、清退手續(xù)，在指定的涉密、內(nèi)部設(shè)備上處理公文。技術(shù)部門升級辦公系統(tǒng)功能，嵌入智能識別敏感字句模塊，與各部門簽訂保密承諾書，加大力度開展保密宣傳教育，通過人防、物防、技防三管齊下，提升學(xué)校保密工作水平，杜絕泄密風(fēng)險；3.增強(qiáng)責(zé)任意識。收文工作日漸繁重，已不再僅限于常規(guī)的上傳下達(dá)、承上啟下作用。辦文質(zhì)量是否穩(wěn)定、公文管理是否規(guī)范，能否在急難險重任務(wù)面前頂住壓力，保持高水準(zhǔn)辦文，能否犧牲休息時間處理非工作日、非工作時間特急、緊急公文，都對收文辦理秘書的責(zé)任意識提出更高的要求。在思想上，要加強(qiáng)對收文辦理秘書責(zé)任意識的教育，切實(shí)承擔(dān)起崗位職責(zé)，做到“文經(jīng)我手無差錯、事交我辦請放心”。在具體工作中，實(shí)行收文值班制度，做到周末與工作日、工作時間與非工作時間不間斷在崗值守，確保公文隨來隨辦、日清日結(jié)，嚴(yán)把政治關(guān)、程序關(guān)、審核關(guān)、辦理關(guān)，落實(shí)公文“零差錯”“零辦結(jié)”的要求。

（二）健全“三制度”，實(shí)行規(guī)范管理。1.健全收文辦理制度。健全收文制度是適應(yīng)新形勢下高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量公文處理工作的必然要求。制定健全、與時俱進(jìn)、因校制宜的收文辦理制度，輔以相應(yīng)的催辦督辦、保密審核、追責(zé)獎懲制度，以清單式工作模式為抓手，實(shí)行臺賬管理、掛號銷賬，形成一套健全完備的責(zé)任機(jī)制，明確收文辦理程序和操作要求，明晰辦文各個環(huán)節(jié)、各類人員的職責(zé)和權(quán)限，形成壓力傳導(dǎo)，以制度的剛性約束力為收文工作提供長效的驅(qū)動力，為實(shí)現(xiàn)收文工作的規(guī)范化、科學(xué)化、安全化提供制度基礎(chǔ)，維護(hù)學(xué)校文件的規(guī)范性、嚴(yán)肅性和權(quán)威性；2.健全考核監(jiān)管制度。根據(jù)收文辦理的原則，分析辦文各階段的特點(diǎn)、難點(diǎn)、目標(biāo)，制定與之相對應(yīng)的考核指標(biāo)，例如臺賬登記要素是否齊全，擬辦意見是否準(zhǔn)確，公文傳閱是否規(guī)范、電子公文與紙質(zhì)公文區(qū)別辦理，是否按期辦結(jié)反饋，辦文時長跨度，是否正確使用內(nèi)部涉密設(shè)備等，尤其是敏感事項(xiàng)、重要領(lǐng)域、關(guān)鍵環(huán)節(jié)、容易犯錯和疏忽的細(xì)節(jié)。要求秘書對公文做到心中有數(shù)，實(shí)時掌握辦理進(jìn)度，及時反饋答復(fù)。同時制定公文錯情通報制度，定期“收錯”整理簽收辦理不及時、催辦未果、未按時報送的文件，通過“曬錯”達(dá)到反向“糾錯”的目的，以錯示警、以例促改[4]。在遵循收文辦理制度基礎(chǔ)上，建立考核監(jiān)管制度，進(jìn)一步提升辦文質(zhì)量；3.健全經(jīng)驗(yàn)交流制度。學(xué)校收文工作經(jīng)過多年的探索和磨合，逐漸形成較為固定的收文辦理模式，相應(yīng)地缺乏對問題的發(fā)現(xiàn)和思考，對文件精神吃不透，容易陷入經(jīng)驗(yàn)主義和教條主義，創(chuàng)新意識不夠，不足以應(yīng)對新情況。針對上述情況，可以實(shí)行“內(nèi)部定期交流+外部培訓(xùn)借鑒”模式。一方面，定期開展收文工作內(nèi)部交流會，通過收集各層級人員對收文工作的意見建議，加強(qiáng)對重點(diǎn)環(huán)節(jié)的答疑解惑，使收文工作在實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、精細(xì)化的同時兼具人性化；另一方面，積極參加辦公室業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，通過培訓(xùn)更新公文知識，提高辦文技能。增加橫向交流學(xué)習(xí)，密切與兄弟院校的溝通交流，借鑒先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)和做法，切實(shí)提升辦文秘書的職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)水平，助力提高公文服務(wù)質(zhì)量[5]。

（三）實(shí)行“三分類”，精細(xì)公文流轉(zhuǎn)。1.分類登記。明確區(qū)分涉密與非涉密文件，對非涉密文件根據(jù)文件的公開屬性分類登記，建立專項(xiàng)收文臺賬，對來文進(jìn)行分類編號，全要素登記來文的日期、來文單位、收文來源、標(biāo)題、文號、密級、公開屬性、收件人、呈送時間、領(lǐng)導(dǎo)批示、報送時間、經(jīng)辦部門、交辦和辦結(jié)時間、是否歸檔等信息，以臺賬的形式呈現(xiàn)辦文各環(huán)節(jié)，通過分類登記實(shí)現(xiàn)收文辦理全流程管理閉環(huán)，做到隨時有“案”可查；2.分類處理。在初審環(huán)節(jié)，按照輕重緩急的原則快速甄別判斷公文的緊急和重要程度，可分為“緊急且重要”“緊急但非重要”“非緊急但重要”“非緊急且非重要”四類，采用“一類文一類策”，對緊急來文，如征求意見稿、會議通知等公文，實(shí)行“所涉單位先行閱辦+報送領(lǐng)導(dǎo)緊急批示”的公文“并聯(lián)”流轉(zhuǎn)模式，多渠道協(xié)同推進(jìn)[4]；對有時限要求的公文，通過提醒督辦、參與指導(dǎo)等保證文件辦理有速度、有質(zhì)量；對閱知性文件，要做到不漏傳、不漏辦，文件不遺失；3.分類跟蹤。前期的全要素全流程的臺賬登記可服務(wù)于后期的分類跟蹤。根據(jù)文件的公開屬性和緊急重要程度，靈活分類跟蹤。對于不予公開和內(nèi)部敏感件，實(shí)行專項(xiàng)管理，建立專項(xiàng)臺賬、專人辦理、專柜存放，借閱手續(xù)完整，做到不過午、不過夜；對于主動公開件，實(shí)行辦公系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，督促簽收實(shí)現(xiàn)收文閉環(huán)管理；對于定期報送件，借助臺賬設(shè)置提醒功能，顯示剩余時間，有條不紊地跟進(jìn)各份報送材料，做到件件有著落、事事可追溯[6]。

收文工作是學(xué)校落實(shí)各項(xiàng)決策、推動教育教學(xué)工作有序開展的一項(xiàng)重要日常工作，是學(xué)校高效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保障，具有高度的政治性、時效性和安全性。收文工作的質(zhì)量是學(xué)校內(nèi)部治理能力的縮影。通過增強(qiáng)收文辦理秘書的政治、保密、責(zé)任意識，完善收文工作相關(guān)制度，采用分類管理等方式提升收文工作的規(guī)范化、精細(xì)化、科學(xué)化，助力學(xué)校效能建設(shè)，為公文成果的利用轉(zhuǎn)化奠定基礎(chǔ)。