新形勢下信息化技術(shù)在中學(xué)檔案管理中的應(yīng)用探索

摘 要：近幾年來，學(xué)校檔案在教育教學(xué)改革中發(fā)揮著越來越重要的作用。為更好發(fā)揮檔案價值，需要加強信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。本文認為，新時代學(xué)校檔案管理還存在思想轉(zhuǎn)型不夠、數(shù)字技術(shù)應(yīng)用不足、支持保障不到位等問題，迫切需要在制度標準化、專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案安全防護等方面進行探索和創(chuàng)新。

關(guān)鍵字：信息化技術(shù)；中學(xué)檔案管理；創(chuàng)新路徑

隨著教學(xué)改革的深入和新教學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，中學(xué)檔案種類日益多樣，成為記錄學(xué)校變遷、教學(xué)成果、學(xué)生成長的第一手資料，這些檔案對于內(nèi)部管理和教學(xué)提升具有重要參考價值。在新一代信息技術(shù)應(yīng)用下，檔案管理者要轉(zhuǎn)變思想觀念，加大新技術(shù)新成果的檔案應(yīng)用，更好發(fā)揮檔案在教育教學(xué)中的作用，推動教育事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

1 信息技術(shù)在中學(xué)檔案管理中的實踐向度和意義

1.1 信息技術(shù)在中學(xué)檔案管理的實踐向度

信息技術(shù)已經(jīng)融入學(xué)校檔案管理的全過程。目前來看，學(xué)校檔案信息化建設(shè)初具規(guī)模，深化信息技術(shù)的應(yīng)用場景。一是綜合檔案實現(xiàn)集成化管理。綜合檔案是學(xué)校檔案管理的基礎(chǔ)。大部分中學(xué)已完成存量數(shù)字化工作，增量電子化正有序途徑，電子文書檔案實現(xiàn)了系統(tǒng)化管理。有的學(xué)校搭建了基于OAIS功能模型和對檔案生命周期的全流程管理，能夠?qū)崿F(xiàn)與學(xué)校教學(xué)檔案、會計檔案、學(xué)籍檔案的一張網(wǎng)覆蓋查詢。系統(tǒng)集成綜合檔案收集管理、教學(xué)檔案同步閱覽、學(xué)生檔案管理個性化管理、遠程服務(wù)利用、新聞信息抓取采集等業(yè)務(wù)功能，能夠?qū)崿F(xiàn)對學(xué)校各類檔案的綜合管理、遠程服務(wù)利用和對檔案資源的深度挖掘利用。二是學(xué)籍檔案實現(xiàn)數(shù)據(jù)化管理。中學(xué)學(xué)籍檔案是反映學(xué)業(yè)情況、學(xué)校管理的重要憑證，也是查詢利用率最高的學(xué)校檔案。根據(jù)學(xué)籍檔案的唯一性、保密性要求，中學(xué)學(xué)籍檔案已從紙質(zhì)模式轉(zhuǎn)型為電子管理，并實現(xiàn)了教育系統(tǒng)和檔案部門資源互聯(lián)互通，異地查詢?yōu)閷W(xué)生提供學(xué)歷證明更加便利。三是專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫日益完善。中學(xué)檔案管理以文書檔案、學(xué)籍檔案為重點，人事檔案、教學(xué)檔案、科研檔案等專業(yè)檔案為支撐的管理模式。部分學(xué)校已針對專題檔案建立了特色數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，比如以學(xué)科為單位的教學(xué)檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)學(xué)科教學(xué)檔案高質(zhì)量利用查找，極大提升了教學(xué)科研效率。

1.2 信息技術(shù)對中學(xué)檔案管理的意義分析

一是檔案共享利用化。信息化中學(xué)檔案管理帶來的最直接的影響就是檔案的共享利用程度加深。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的加持下，打破了學(xué)校在檔案利用層面上的時空限制，使用者可以根據(jù)實際快速查找資源，提升了檔案的應(yīng)用價值比如，對于教學(xué)檔案來說，過去的教學(xué)資源以個人或者年級管理為主，教學(xué)檔案管理平臺使全校的優(yōu)質(zhì)教學(xué)資源得以集成，更有利于發(fā)揮了優(yōu)質(zhì)教學(xué)資源引領(lǐng)作用。二是檔案查詢便捷化。信息化賦能檔案查詢，實現(xiàn)了檔案服務(wù)更優(yōu)質(zhì)便捷，在傳統(tǒng)管理模式中，查詢檔案需要在檔案室內(nèi)靠人工翻閱查找，效率低，也造成了對檔案實體的破壞。檔案信息化運轉(zhuǎn)系統(tǒng)后，工作人員只需動動手指在電腦上查找“電子檔”即可查閱檔案資料，省時省力，改變了傳統(tǒng)查找查閱檔案模式[1]。三是實體檔案安全化。傳統(tǒng)的檔案室存儲安全性保障不足。目前，有的中學(xué)檔案室建設(shè)通過計算機管理控制，通過計算機、自動報警器、煙感器、監(jiān)控攝像機等聯(lián)網(wǎng)監(jiān)控設(shè)備，在關(guān)鍵位置安裝紅外線探測器，進行24小時無死角監(jiān)測和報警，相關(guān)信息輸入中央控制臺并通過電腦實現(xiàn)聲光報警、自動攝像并記錄，滿足檔案安全管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化發(fā)展需求。

2 當(dāng)前中學(xué)檔案信息化應(yīng)用中存在的問題

2.1 信息化任務(wù)繁重，工作效果不顯著

中學(xué)檔案類型眾多，包括文書檔案、教學(xué)檔案、學(xué)籍檔案、財務(wù)檔案等，這些檔案資源在學(xué)校發(fā)展不同領(lǐng)域都至關(guān)重要，因此，對大部分學(xué)校來說，信息化規(guī)劃前都是同步進行的，未區(qū)分主次關(guān)系。伴隨信息化的普及，建設(shè)費用也是水漲船高，有的學(xué)校每年信息化建設(shè)費用直接攀升到百萬級別。對于單位來說，信息化資金投入不僅是一勞永逸的，需要同步科技進步進行升級提升，維護費用也是巨大的壓力。因此，有的學(xué)校在信息化推進中對利用率較高的檔案類型進行優(yōu)先數(shù)字化，造成了檔案種類在信息率上不均衡性，檔案信息化建設(shè)的整體質(zhì)量受到影響。

2.2 支持保障不到位，推進效果不理想

一是思想轉(zhuǎn)型不到位，檔案信息化意識薄弱。有的管理人員認為學(xué)校不屬于行政序列，與民生需求關(guān)系不大，無需進行檔案服務(wù)利用轉(zhuǎn)型，造成了檔案管理事業(yè)在先天上的不足，資金投入難以保證，系統(tǒng)搭建和安全管理投入不多，檔案信息化建設(shè)進程不順暢。同時，領(lǐng)導(dǎo)的不重視也導(dǎo)致檔案管理人員進行信息化建設(shè)的積極性不高，最終導(dǎo)致了檔案信息化建設(shè)無法破局，未能最大限度地彰顯檔案信息化優(yōu)勢。二是制度建設(shè)滯后。大部分中學(xué)在信息化過程中忽視制度建設(shè)，只增加了對外包公司信息化安全保密條款，忽視了內(nèi)控制度機制建設(shè)。

2.3 新技術(shù)應(yīng)用不足，質(zhì)量效果不明顯

隨著大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)的異軍突起，為檔案信息化帶來前所未有的發(fā)展空間。比如，區(qū)塊鏈技術(shù)能夠保障電子文件數(shù)據(jù)不被篡改和丟失，是目前電子文件保障最新技術(shù)成果；大數(shù)據(jù)通過算法模式能夠精準把握利用者的傾向和愛好，為檔案服務(wù)提供可參考數(shù)據(jù)，也為信息化建設(shè)重點指明方向。從目前來看，中學(xué)檔案管理還未能充分新技術(shù)優(yōu)勢，信息化工作停留在系統(tǒng)搭建和查詢利用的趨向上，還未從利用者角度優(yōu)化服務(wù)，對電子檔案安全保障技術(shù)不夠。從技術(shù)層面來看，中學(xué)檔案信息化還處于較低水平。

2.4 檔案管理思維弱，創(chuàng)新動力不充足

檔案管理工作的思維定式未能從根本上扭轉(zhuǎn)，無法緊跟形勢，形成了檔案工作的條條框框和思想障礙。檔案工作和教學(xué)工作結(jié)合不緊密，過去學(xué)校檔案管理工作以文書檔案和學(xué)籍檔案管理為主，且不同部門管理。近年來，中學(xué)檔案管理面臨的時代環(huán)境和需求利用都發(fā)生了很大的變化，特別是新教學(xué)技術(shù)應(yīng)用，產(chǎn)生了大量的教學(xué)數(shù)據(jù)資源，這些資源是提升教學(xué)質(zhì)量、展現(xiàn)教學(xué)成果的重要檔案元數(shù)據(jù)，如果依照原來的管理方式，這些檔案數(shù)據(jù)處于分散狀態(tài)，無法滿足教師檔案利用的需要，導(dǎo)致檔案管理跟不上時代發(fā)展，影響學(xué)校教學(xué)工作進程。

3 信息技術(shù)在中學(xué)檔案管理中的創(chuàng)新策略

3.1 以“三合一”制度為標準，提升檔案規(guī)范化水平

“三合一”制度對提升中學(xué)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和信息化水平，建設(shè)覆蓋面更加廣泛、內(nèi)容更加豐富、結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化的學(xué)校檔案資源體系重要意義。該制度將學(xué)校檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表在一個規(guī)定中規(guī)范，更有利于提升信息化的規(guī)范化水平。學(xué)校檔案管理部門要科學(xué)制定檔案分類方案。檔案門類應(yīng)當(dāng)包括本單位所有檔案門類，分類方法應(yīng)當(dāng)采用年度、機構(gòu)（問題）、保管期限等分類項相結(jié)合的方法進行復(fù)式分類。檔號結(jié)構(gòu)以《歸檔文件整理規(guī)則》確定的編制規(guī)則為基礎(chǔ)。要科學(xué)確定歸檔范圍，學(xué)校檔案門類多，要明確各門類文件材料歸檔范圍，確保檔案資料能夠全面系統(tǒng)地記錄學(xué)校真實面貌。教學(xué)檔案要以提升教學(xué)水平為中心，將優(yōu)質(zhì)的教學(xué)課件、學(xué)案等納入歸檔范圍，為后期查詢奠定制度基礎(chǔ)。要準確劃分檔案保管期限，要根據(jù)學(xué)校檔案特點，全面分析和鑒別文件材料的利用價值、憑證價值、查考價值，準確地判定檔案的保管期限。學(xué)籍檔案查詢利用率較高，根據(jù)學(xué)生需求可設(shè)置為永久保存。隨著學(xué)?；顒雍陀涗浤Ｊ降亩嘣?，學(xué)校檔案載體形式日益多樣化，在規(guī)范管理文書檔案的基礎(chǔ)上，也要重點做好照片、錄音、錄像、網(wǎng)頁信息、實物等門類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的研究編制工作。

3.2 以專題檔案庫建設(shè)為引領(lǐng)，提升檔案信息化實效

專題數(shù)據(jù)庫是推動中學(xué)檔案利用的創(chuàng)新手段和形式，也是進行檔案數(shù)字化主要目標之一，能夠為學(xué)校決策、教育教學(xué)和服務(wù)學(xué)生提供快捷精準的檔案利用。中學(xué)檔案專題數(shù)據(jù)庫的編制主要包括三個環(huán)節(jié)：一是確定數(shù)據(jù)庫類型。結(jié)合學(xué)校發(fā)展、教師和學(xué)生需求，按照輕重緩急原則，科學(xué)劃定學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫的類型?，F(xiàn)在比較成熟的劃分有學(xué)科教研數(shù)據(jù)庫、學(xué)生成長數(shù)據(jù)庫等，要借鑒吸收已有的成熟經(jīng)驗做法，建立符合學(xué)校實際的主題類別。二是數(shù)據(jù)采集。文書檔案、財務(wù)檔案可按照常規(guī)數(shù)字化流程進行加工。對于教學(xué)檔案、學(xué)生檔案要分類施策，因地制宜。其中，教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫是建設(shè)重點，在教學(xué)檔案中有教案、學(xué)案、試卷，也有成績分析、教學(xué)效果評價、教學(xué)比賽資料等，數(shù)量大、類型多。在搭建教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫時，凡是在教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像載體都納入數(shù)字化范圍，要對這些類型劃分模塊，加強教學(xué)資源的數(shù)字源描述，突出檢索利用功能。三是整合利用。不同類型的數(shù)據(jù)庫要統(tǒng)一模式和格式，便于日常查詢。要建立數(shù)據(jù)庫訪問關(guān)口設(shè)置、身份驗證，對學(xué)籍檔案、文書檔案管理要設(shè)置有限訪問模式，確保學(xué)校數(shù)據(jù)安全。

3.3 以資源共享為著力點，提升檔案信息服務(wù)能力

師生對檔案信息的需求日益強烈，檔案信息化應(yīng)用場景打造，能夠破解海量檔案分散管理、群眾查檔利用困難、檔案信息資源共享性差等難題，實現(xiàn)匯集檔案資源、打通在線檔案數(shù)據(jù)等功能。首先要打造查詢利用一體化管理系統(tǒng)。以檔案服務(wù)為主軸建設(shè)檔案駕駛艙，集成搭建“我的檔案一鍵通”“查檔一體化”“檔案收集”“檔案管理”“檔案利用”功能模塊，上線多個子場景[2]。“我的檔案一鍵通”可以一屏查閱與學(xué)科教學(xué)相關(guān)聯(lián)的各類檔案數(shù)據(jù)?！皺n案收集”可實現(xiàn)教師自主上傳檔案資源，使教師既是利用者也是歸檔者。其次，推廣移動終端查詢模式。在政府服務(wù)領(lǐng)域，移動客戶端查詢模式經(jīng)驗已成熟，并廣泛應(yīng)用推廣。對于中學(xué)檔案管理來說，要借鑒手機查詢檔案服務(wù)，讓利用者隨時隨地“指尖查檔”的經(jīng)驗，一是使用微信掃描二維碼，通過實名認證后即可登錄查檔。二是下載學(xué)校APP，通過實名認證后選擇有權(quán)限的欄目，點擊進入即可實現(xiàn)秒查檔案。手機查詢企業(yè)登記檔案服務(wù)讓查檔像“網(wǎng)購”一樣方便，更符合移動互聯(lián)網(wǎng)時代的用戶習(xí)慣，更有助于節(jié)省辦事成本，降低學(xué)校行政資源消耗。最后，要建立共享思維和激勵機制。從教師來說，要更新觀念，轉(zhuǎn)變思維，充分認識檔案資源共享在自身成長中的重要意義和價值，把共享作為加快優(yōu)質(zhì)資源建設(shè)的一條重要渠道[3]。從學(xué)校來說，要設(shè)立專項資金，支持檔案共享工作的開展。對教師優(yōu)質(zhì)的檔案資源，可以采取贖買的政策，讓局部優(yōu)質(zhì)教育資源發(fā)揮更大作用，激勵教師自覺主動參與共享。

3.4 以信息技術(shù)為保障，提升檔案資源安全水平

檔案安全是中學(xué)檔案管理的重中之重，信息化帶來便利的同時，也為數(shù)據(jù)安全建設(shè)帶來了挑戰(zhàn)，特別是隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)泄密事件逐漸高發(fā)。一是要加強數(shù)據(jù)管理。加強數(shù)據(jù)管理。把檔案信息安全管理貫穿于檔案接收、保管和利用工作的各個環(huán)節(jié)。利用現(xiàn)代化手段全方位做好檔案安全加密防護，加強檔案數(shù)字化外包服務(wù)企業(yè)安全約束性管理，建立檔案數(shù)字化外包保密制度和檔案數(shù)字化外包流程操作規(guī)程；落實技防措施，嚴格計算機設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)光盤等載體管理，建立健全數(shù)據(jù)庫質(zhì)量，嚴防失密事件發(fā)生。二是強化應(yīng)急演練處置。結(jié)合安全態(tài)勢和工作重點，選取終端計算機感染勒索病毒、檔案信息化搬遷發(fā)生安全事故等應(yīng)用場景，以桌面推演結(jié)合實戰(zhàn)操作的方式，進行從發(fā)現(xiàn)、響應(yīng)、報告、處理到總結(jié)評估的全流程應(yīng)急處置工作演練，完成檢驗網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)急處置能力、鍛煉網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)急工作隊伍、完善網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)急預(yù)案的目標。三是落實相關(guān)制度。堅持檔案查閱、復(fù)制、摘抄相關(guān)制度，完善查閱、復(fù)制、摘抄審批程序，履行網(wǎng)絡(luò)登記簽字等手續(xù)，發(fā)掘檔案利用價值，提高檔案利用率。

3.5 以要素支撐為基礎(chǔ)，提升檔案信息化水平

中學(xué)檔案信息工作的轉(zhuǎn)型發(fā)展，離不開學(xué)校重視、資金保障和人才支撐等關(guān)鍵要素支撐。一是強化組織領(lǐng)導(dǎo)，實現(xiàn)檔案信息化管理常態(tài)化。領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持決定了中學(xué)檔案信息化建設(shè)的成敗。中學(xué)要成立專業(yè)化的領(lǐng)導(dǎo)小組，將檔案信息化工作列入重要議事日。加強宣傳引導(dǎo)，引導(dǎo)全校教職工樹立信息化思維，自覺從傳統(tǒng)的檔案理念中走出來，為信息化建設(shè)奠定思想基礎(chǔ)。二是強化業(yè)務(wù)水平，實現(xiàn)檔案管理工作專業(yè)化。組織檔案工作人員進行檔案管理方面的專業(yè)知識和技能培訓(xùn)，認真學(xué)習(xí)辦公軟件系統(tǒng)操作，重點鉆研教學(xué)檔案、文書檔案、財務(wù)檔案、項目檔案的信息化工作，熟悉信息化流程和服務(wù)利用。三是強化制度建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化。結(jié)合學(xué)校檔案管理工作實際，制定《檔案信息化規(guī)范流程》《檔案保密制度》《檔案查詢利用》等規(guī)范，完善檔案的立卷歸檔、信息化安全保管、調(diào)閱、檔案利用等各方面內(nèi)容，使檔案信息化管理有章可循，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標準化和科學(xué)化，確保全部檔案資料齊全完整、高效利用、安全可靠。

參考文獻

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作者簡介：公衍國，大學(xué)學(xué)歷，山東省臨沂第三十九中學(xué)館員，研究方向：檔案管理。