社會保險業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)深化應(yīng)用策略探討

鄭海偉

摘 要：社會保險業(yè)務(wù)檔案真實記錄了參保單位和參保人員的社會保險權(quán)益情況，是確定參保人員享受社會保險待遇的有效憑證管理系統(tǒng)。其深化應(yīng)用有重要意義。本文從堅持問題導(dǎo)向，細(xì)化工作方案；堅持目標(biāo)導(dǎo)向，優(yōu)化系統(tǒng)功能；堅持效果導(dǎo)向，強(qiáng)化維護(hù)保障三個大的方面探討了社會保險業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)深化應(yīng)用的策略。

關(guān)鍵詞：社會保險；管理系統(tǒng)；深化應(yīng)用

社會保險業(yè)務(wù)檔案真實記錄了參保單位和參保人員的社會保險權(quán)益情況，是確定參保人員享受社會保險待遇的有效憑證，是實現(xiàn)為參保人員“記錄一生、保障一生、服務(wù)一生”目標(biāo)的重要保障。社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要適應(yīng)信息化時代發(fā)展和業(yè)務(wù)需求，聚焦檔案工作存史資政育人的作用，深化應(yīng)用社保業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，加快社保業(yè)務(wù)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，不斷推動檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化。

1 堅持問題導(dǎo)向，細(xì)化工作方案

1.1 調(diào)查研究，明確方向

當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已全面融入社會生活，在社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)各項業(yè)務(wù)中得到深度應(yīng)用，社保業(yè)務(wù)檔案同時存在紙質(zhì)和電子載體兩種形式。在傳統(tǒng)檔案管理工作模式下，檔案管理效率、信息利用率較低，不能及時有效發(fā)揮社保業(yè)務(wù)檔案的作用。為提高社保業(yè)務(wù)檔案管理水平，滿足社保工作發(fā)展需求，加快檔案信息化建設(shè)成為重要途徑。深化應(yīng)用社保業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)平臺，要以檔案信息化技術(shù)為支撐，通過加強(qiáng)頂層設(shè)計，明確管理措施，優(yōu)化功能設(shè)計，加大保障力度，使檔案管理能夠更好地服務(wù)社保經(jīng)辦業(yè)務(wù)，滿足各方面需求。

1.2 統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)同推進(jìn)

成立深化應(yīng)用社保業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)專項工作小組，具體負(fù)責(zé)工作規(guī)劃、制度制定、實施推進(jìn)等。要將社保業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)深化應(yīng)用納入檔案信息化建設(shè)整體規(guī)劃，明確相關(guān)部門職責(zé)，建立完善溝通協(xié)調(diào)管理機(jī)制，制定系統(tǒng)深化應(yīng)用工作方案，堅持與社保經(jīng)辦業(yè)務(wù)管理、財務(wù)管理等部門協(xié)同推進(jìn)。深化應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)要先做好總體架構(gòu)、技術(shù)方案的設(shè)計，充分考慮專業(yè)性、實用性，兼顧可擴(kuò)展性和前瞻性，在此基礎(chǔ)上編寫深化應(yīng)用管理系統(tǒng)方案，內(nèi)容包括目標(biāo)、措施、步驟、經(jīng)費、計劃等。

1.3 需求牽引，積極穩(wěn)妥

要深入各部門與各類人員交流，廣泛收集應(yīng)用過程中各方反饋的信息，緊密圍繞社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)工作實際，結(jié)合檔案管理和利用需求，認(rèn)真分析業(yè)務(wù)拓展、功能優(yōu)化和系統(tǒng)升級的路徑方法，對社保業(yè)務(wù)檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力進(jìn)行適應(yīng)性改造提升，深化系統(tǒng)功能應(yīng)用。積極推動與社保經(jīng)辦業(yè)務(wù)系統(tǒng)、單位辦公自動化系統(tǒng)等相互銜接，實現(xiàn)各類業(yè)務(wù)全覆蓋。社保業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化要優(yōu)先對利用率高的檔案實施數(shù)字化，并注重選取符合長期保存需要的存儲格式。社保業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)要有利于信息資源的利用、開發(fā)和共享。

1.4 守牢底線，確保安全

社會保險業(yè)務(wù)檔案關(guān)系到參保人員的切身利益，管理人員一定要嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和檔案管理規(guī)范，增強(qiáng)安全保密意識。社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要制定社保業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)的工作人員崗位職責(zé)、系統(tǒng)運行維護(hù)管理制度、社保業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)安全與保密管理制度、系統(tǒng)的機(jī)房安全制度和社保業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化加工管理制度等，完善檔案信息安全工作機(jī)制，強(qiáng)化人防、物防、技防安全措施，提升檔案數(shù)字資源安全管理能力，配備必要的基礎(chǔ)軟件、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、終端及輔助設(shè)備、安全保障系統(tǒng)等。社保業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)要按照等級保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)開展安全建設(shè)和登記管理，確保社保業(yè)務(wù)檔案信息安全。

2 堅持目標(biāo)導(dǎo)向，優(yōu)化系統(tǒng)功能

建立規(guī)范、高效、安全的社會保險業(yè)務(wù)檔案管理新模式，深化應(yīng)用社保業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)功能要堅持實用管用好用導(dǎo)向，設(shè)計要適度前瞻，滿足社保業(yè)務(wù)電子檔案管理的完整性、真實性、可靠性、安全性要求。

2.1 建立健全管理規(guī)范

按照社會保險業(yè)務(wù)檔案管理、數(shù)字檔案室建設(shè)及電子文件歸檔與電子檔案管理的有關(guān)規(guī)定要求，制定完善檔案信息化工作制度和社保業(yè)務(wù)電子文件歸檔與電子檔案管理制度，制定社保業(yè)務(wù)各類電子檔案元數(shù)據(jù)規(guī)范、電子文件歸檔與電子檔案移交接口規(guī)范、電子檔案存儲及備份規(guī)范等。要采用實際應(yīng)用中比較成熟的檔案管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)科學(xué)、底層數(shù)據(jù)庫設(shè)計合理、編程協(xié)議規(guī)范、數(shù)據(jù)存儲及傳輸協(xié)議安全。采用技術(shù)手段對社保業(yè)務(wù)電子檔案固化，運用數(shù)字摘要、電子印章、數(shù)字簽名、可信時間戳等技術(shù)手段，來確保社保業(yè)務(wù)電子檔案的原始性和真實性。比如，完善系統(tǒng)管理功能。加強(qiáng)日志管理，記錄檔案管理系統(tǒng)用戶的登錄等信息，在每條日志中至少應(yīng)記錄每次系統(tǒng)的操作時間、對象、用戶、計算機(jī)、操作類型等屬性，并提供對日志的審計、檢索、統(tǒng)計等功能；完善系統(tǒng)設(shè)置，能夠支持對社保業(yè)務(wù)檔案的流程化管理，支持元數(shù)據(jù)的設(shè)置維護(hù)，支持代碼表的設(shè)置維護(hù)，能夠區(qū)分全宗進(jìn)行管理；嚴(yán)格控制社保業(yè)務(wù)檔案信息資源利用范圍，制定嚴(yán)密的信息發(fā)布審核制度，嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)訪問權(quán)限；制定完善的社保業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)移交、接收、銷毀等管理規(guī)范，制定備份規(guī)范，強(qiáng)化用戶管理；將社保業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)用戶與IP地址綁定，建立社保業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)管理員、安全保密管理員、安全審計員“三員分立”制度，并為每個管理員設(shè)置不同權(quán)限，使三者之間能夠各自獨立、相互制約。

2.2 合理配備設(shè)施軟件

社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要建有能夠滿足業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)所需的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，配備用于業(yè)務(wù)檔案管理的計算機(jī)、服務(wù)器、數(shù)字資源存儲設(shè)備，檔案管理系統(tǒng)所專用的服務(wù)器和存儲設(shè)備能夠滿足高效、安全等要求，并方便擴(kuò)展、適當(dāng)冗余。要配備掃描儀、打印機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、刻錄機(jī)等輔助設(shè)備。同時，要配備正版網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、全文檢索、中間件、光學(xué)字符識別（OCR）等基礎(chǔ)軟件。比如，配備社保業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)所需基礎(chǔ)軟件包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、全文檢索軟件、中間件、數(shù)字化加工軟件等；安全保障系統(tǒng)主要包括防火墻、漏洞掃描、入侵檢測、防病毒軟件等；終端及輔助設(shè)備包含個人電腦、存放磁盤、光盤、移動硬盤的恒溫恒濕防磁柜等。社保業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)配置可采用局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)，但要確保局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，在局域網(wǎng)上開展社保業(yè)務(wù)數(shù)字檔案接收、管理、存儲等，在互聯(lián)網(wǎng)上對社保業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行利用、咨詢以及數(shù)字資源收集，同時還要保證網(wǎng)絡(luò)的安全。

2.3 整合提升數(shù)字資源

社保業(yè)務(wù)電子檔案應(yīng)當(dāng)符合電子文件和電子檔案管理的有關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求。要注意收集在檔案數(shù)字化過程的各種元數(shù)據(jù)，建立目錄數(shù)據(jù)庫要符合各類檔案著錄的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求，確保齊全完整。在社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的辦公自動化和業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，要配置社保業(yè)務(wù)歸檔模塊，按照電子文件歸檔和電子檔案管理方面的要求，選擇適合的歸檔格式進(jìn)行歸檔，并捕獲社保業(yè)務(wù)電子文件的元數(shù)據(jù)。社保業(yè)務(wù)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)可以參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》《錄音錄像檔案數(shù)字化規(guī)范》等制定。將社保業(yè)務(wù)紙質(zhì)檔案在掃描成雙重PDF的基礎(chǔ)上，對紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件實施全文識別，把圖像數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為文本信息，便于社保業(yè)務(wù)檔案的檢索和開發(fā)利用。在實施社保業(yè)務(wù)檔案數(shù)字化過程中，要嚴(yán)格規(guī)范檔案目錄建庫、檔案掃描處理、數(shù)據(jù)驗收存儲、數(shù)據(jù)交換備份、信息安全管理等主要環(huán)節(jié)，加強(qiáng)對檔案數(shù)字化工作的全程監(jiān)督和管理，確保數(shù)字社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范安全。在社保業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)掛接完畢后，應(yīng)根據(jù)檔號比對是否一一對應(yīng)，逐條對掛接結(jié)果進(jìn)行檢查，包括目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字化復(fù)制件對應(yīng)的準(zhǔn)確性，已掛接數(shù)字化復(fù)制件與實際數(shù)字化數(shù)量的一致性，數(shù)字化復(fù)制件能否正常打開等。比如，為保證社保業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量，可以引入檔案數(shù)字化監(jiān)理公司，檔案數(shù)字化外包公司將加工完成的數(shù)據(jù)逐批次移交給監(jiān)理公司，監(jiān)理公司進(jìn)行檢查，不合格的退回，合格的再移交給社保業(yè)務(wù)檔案管理人員，檔案人員再進(jìn)行抽查，合格的簽字確認(rèn)，不合格的退回。社保業(yè)務(wù)檔案管理部門要與外包公司以及公司工作人員簽訂安全保密協(xié)議，不允許工作人員將手機(jī)帶入加工現(xiàn)場。要以專業(yè)手段封閉信息出口，安裝配備全覆蓋、無死角的視頻監(jiān)控系統(tǒng)，且視頻監(jiān)控數(shù)據(jù)自產(chǎn)生之日起保存不少于6個月。另外，要配備專業(yè)的檔案數(shù)字化安全加工系統(tǒng)，系統(tǒng)可以對數(shù)字化的內(nèi)容進(jìn)行加密，即使數(shù)字化成果泄露出去，打開后也是亂碼。

2.4 規(guī)范滿足法定要求

根據(jù)新修訂的《中華人民共和國檔案法》，電子檔案滿足“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”法定要求，即可獲得檔案的法定身份，具有“與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”的法律地位。深化應(yīng)用社保業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)要嚴(yán)格按照新修訂的檔案法中關(guān)于電子檔案形成和管理要求，規(guī)范社保業(yè)務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理的收集、鑒定、整理、保管、利用、處置等流程；加強(qiáng)電子檔案的形成、歸檔、保存、利用全過程規(guī)范化控制，確保各環(huán)節(jié)程序規(guī)范，符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求；社保業(yè)務(wù)電子文件的各項要素要符合電子檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，格式標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、內(nèi)容齊全完整、數(shù)據(jù)組織有序，確保社保業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量和效力。比如，依據(jù)來源可靠原則，保證社保業(yè)務(wù)電子檔案的真實性和可靠性。在社保業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)中確保形成電子檔案的組織或個人其身份是真實有效的，防止出現(xiàn)責(zé)任者不明確、身份冒用等現(xiàn)象；在社保業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)功能設(shè)置中要有法定的授權(quán)，檔案管理人員嚴(yán)格按照職責(zé)、操作程序進(jìn)行文件的處理和辦理，不得有超越操作權(quán)限等操作；社保業(yè)務(wù)電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景要與形成時的原始狀況保持一致，確保不發(fā)生非法篡改元數(shù)據(jù)等情況；社保業(yè)務(wù)電子檔案要由可靠的系統(tǒng)軟件形成，系統(tǒng)對電子文件實行全生命周期管理，并隨時記錄檔案信息變動情況，驗證電子檔案的原始性。

2.5 設(shè)計完善系統(tǒng)功能

社保業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)要按照電子檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)功能要求標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計，符合結(jié)構(gòu)合理、操作簡便、功能完備、安全可靠的總體要求，本著可配置的、模塊化的體系結(jié)構(gòu)設(shè)計理念，把管理系統(tǒng)從底層的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)層，到頂層的業(yè)務(wù)應(yīng)用層，整體設(shè)計成靈活的系統(tǒng)架構(gòu)，相關(guān)管理人員經(jīng)授權(quán)可對其進(jìn)行配置和修改，從而實現(xiàn)理想的操作效果。深化應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)選擇具有涉密管理系統(tǒng)集成資質(zhì)的企業(yè)，由專業(yè)開發(fā)社保業(yè)務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)的企業(yè)完成設(shè)備技術(shù)投入、系統(tǒng)構(gòu)建升級等。系統(tǒng)功能不僅能覆蓋社保經(jīng)辦工作的大多數(shù)業(yè)務(wù)，還能支持社保機(jī)構(gòu)各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)，通過歸檔接口實現(xiàn)系統(tǒng)之間的信息交互集成、數(shù)據(jù)共享。社保業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)實現(xiàn)檔案管理自動化，能夠完成檔案信息管理、日常業(yè)務(wù)管理、數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出、信息審核維護(hù)、檢索查詢利用、操作日志管理等業(yè)務(wù)工作。比如，深化應(yīng)用社保業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，可以通過不斷升級完善系統(tǒng)功能，將社保業(yè)務(wù)的文書、科技、照片、錄音、錄像等各門類的檔案有機(jī)組織起來，利用知識管理、大數(shù)據(jù)等理念和技術(shù)，創(chuàng)新社保業(yè)務(wù)檔案利用方式和方法，對社保業(yè)務(wù)檔案信息進(jìn)行深層次加工和知識化組織，以檔案利用需求為導(dǎo)向，有針對性地主動為參保單位和參保人員提供全方位、多層次的個性化檔案信息和決策支持服務(wù)。

3 堅持效果導(dǎo)向，強(qiáng)化維護(hù)保障

3.1 加強(qiáng)前端控制

要堅持前端控制，強(qiáng)化源頭治理。加強(qiáng)對社保業(yè)務(wù)電子文件的全過程管理，采取有效措施確保社保業(yè)務(wù)電子文件應(yīng)歸盡歸，在歸檔過程中做到真實、完整、可用、安全。建立健全社保業(yè)務(wù)檔案工作體系，制定檔案工作規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，納入領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和相關(guān)人員崗位職責(zé)，加強(qiáng)社保業(yè)務(wù)檔案形成過程的管控和考核。注重實時收集社保經(jīng)辦過程中的各類文書資料、業(yè)務(wù)報表、臺賬、會計憑據(jù)等，并及時整理和歸檔。社保業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)要嵌入社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)制定的電子文件分類方案、歸檔范圍與保管期限表，在電子文件形成時實現(xiàn)自動鑒定、整理和歸檔。

3.2 加大經(jīng)費投入

社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要充分認(rèn)識社保業(yè)務(wù)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要性和必要性，將深化應(yīng)用社保業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、管理、運維、升級和檔案數(shù)字化等費用納入單位預(yù)算，積極申請專項資金，多渠道籌措經(jīng)費，加大資金保障力度。要參照檔案管理系統(tǒng)運行維護(hù)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求，持續(xù)維護(hù)升級，數(shù)據(jù)動態(tài)更新，保持系統(tǒng)平穩(wěn)運行。同時，在深化應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過程中，要做好深化應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)工作的過程控制和項目驗收，確保資金使用精準(zhǔn)、安全，提升資金使用績效。

3.3 注重人才培養(yǎng)

要加強(qiáng)檔案信息化人才隊伍建設(shè)，注重培養(yǎng)既熟悉社保業(yè)務(wù)檔案工作，又能熟練運用信息技術(shù)的檔案人員。采取大力引進(jìn)檔案信息化專業(yè)年輕干部，與檔案信息化建設(shè)專業(yè)技術(shù)人員交流學(xué)習(xí)，定期組織參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、觀摩活動、專業(yè)論壇，邀請專家授課、現(xiàn)場指導(dǎo)，總結(jié)交流檔案信息化提升社保業(yè)務(wù)檔案管理成效的案例等，在檔案工作崗位上不斷實踐提升，增強(qiáng)人才培養(yǎng)的針對性、實效性，提高社保業(yè)務(wù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，為進(jìn)一步提升檔案信息化水平提供人才保障。

3.4 加快轉(zhuǎn)型升級

做好檔案收集、數(shù)據(jù)匯總統(tǒng)計與建檔工作，電子業(yè)務(wù)材料能夠以在線和離線兩種方式實現(xiàn)在社保業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)中歸檔。通過深化應(yīng)用業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)收集、利用的網(wǎng)絡(luò)平臺，積極探索利用大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈、人工智能等信息化技術(shù)，研究智能化的社保業(yè)務(wù)檔案利用方式，對檔案信息資源進(jìn)行資源整合和價值挖掘，把信息化技術(shù)滲透到社保業(yè)務(wù)檔案管理各個環(huán)節(jié)，創(chuàng)新檔案管理模式，為利用者及時提供全面、準(zhǔn)確、快捷的檔案查詢利用服務(wù)，以深化應(yīng)用社保業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，加快社保檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。