淺析當前企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新

吳莉娜

【摘要】近年來隨著經(jīng)濟體制改革的不斷深入，我國企業(yè)取得了較快的發(fā)展。企業(yè)檔案管理工作作為企業(yè)管理的重要組成部分，但由于一直以來企業(yè)檔案管理方式較為落后，這對檔案管理水平的提升帶來了較大的影響。因此需要進一步實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新，完善企業(yè)檔案服務模式，實現(xiàn)企業(yè)檔案資源的有效開發(fā)利用，更好的促進企業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展。

【關鍵詞】企業(yè)檔案 檔案管理 創(chuàng)新 服務模式

1檔案管理的重要性

檔案作為一種信息資源，對于企業(yè)管理而言，在每一方面都極為重要。檔案管理的主要工作就是對公司生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的文件實施甄別、分類、按邏輯整理、立卷，方便企業(yè)的檢查、運用。有兩點重要性：第一點，具有歷史查考、法律憑證作用。這是檔案自身的特點，也是它自然形成的，不是被賦予的，這樣，檔案的記錄就非常有客觀性，就更加讓人相信，不會懷疑，所以，檔案是一個真實的憑證，是讓人相信的證據(jù)，是歷史的鑒證，還有著威嚴的法律效應。第二點，精準表明了企業(yè)的成長經(jīng)歷，制定方案、做重要決策的時候能作參考。檔案是沒有被篡改過的，會涉及到許多物證，例如照片、手稿、錄音帶等，是最客觀、最真實、最可靠的參考材料，是最有利的實事憑據(jù)。大事記、組織沿革等都屬于檔案的編研工作，可以將企業(yè)的歷史完整地記錄并反映出來，因此，可以在企業(yè)的關鍵時刻提供有效、可靠的依據(jù)。

2注重企業(yè)檔案管理模式與創(chuàng)新思維的結合

在當前企業(yè)檔案管理工作中，為了加快創(chuàng)新企業(yè)檔案管理模式，需要將檔案管理與創(chuàng)新思維進行有效結合，即在實際工作中加強對企業(yè)檔案的分類管理，針對當前企業(yè)檔案分散于各部門管理的特點，強化各部門檔案管理職責，提高部門檔案的管理水平。并在企業(yè)檔案管理工作中要充分的運用先進的技術手段，實現(xiàn)對企業(yè)檔案信息的有效保存，即將企業(yè)檔案信息由企業(yè)進行總體保存一份，同時企業(yè)各個部門也要對手中的檔案進行保存，實現(xiàn)檔案信息的雙重保險，有效的保證檔案信息的安全。

3提供全方位的檔案服務

針對于傳統(tǒng)檔案的實體保管方式，為了能夠更好的挖掘檔案信息的價值，則需要對檔案服務模式進行創(chuàng)新，即充分的利用先進技術及新型的載體來加強對檔案的管理，將針對當前企業(yè)檔案管理工作中存在的一些新問題采取有效的途徑加以解決，從而實現(xiàn)企業(yè)檔案信息的開發(fā)利用。當前為了能夠實現(xiàn)對企業(yè)檔案的全方位管理，需要具有充足的物質(zhì)和技術保障。利用互聯(lián)網(wǎng)來搭建企業(yè)檔案信息平臺，加快推動企業(yè)檔案的開發(fā)程度。針對當前企業(yè)紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的情況，構建完善的檔案管理制度，確保實現(xiàn)企業(yè)檔案信息的規(guī)范化管理。同時不斷進一步挖掘檔案信息的價值，從眾多的檔案信息中提取出對企業(yè)發(fā)展有價值的資源。因此需要加快檔案資源的電子化，推進企業(yè)檔案的信息貨柜建設進程，充分的發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索及科學編目，為檔案全方位服務的實現(xiàn)奠定良好的基礎。

4構建企業(yè)檔案信息開放中心

在當前知識經(jīng)濟時代，知識和信息作為社會發(fā)展的兩大重要要素。當前網(wǎng)絡信息資源十分豐富，因此在企業(yè)檔案管理工作中，需要加快構建企業(yè)檔案信息開放中心，提供企業(yè)檔案的全方位利用，有效的提高企業(yè)檔案資源的利用效率，更好的企業(yè)的健康發(fā)展。因此在實際工作中需要進一步對檔案服務方式進行優(yōu)化，充分的利用信息化技術手段來加快實現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的共享。

5啟動企業(yè)檔案管理系統(tǒng)

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營管理工作中會形成大量的檔案資料，隨著檔案數(shù)量的日益增加，傳統(tǒng)的檔案管理模式越來越無法滿足當前檔案的發(fā)展需求，因此需要構建企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，這就需要企業(yè)檔案管理部門要加快轉變工作理念，依托于現(xiàn)代化信息技術來啟動企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的電子化操作，提高檔案管理的高效性和便捷性，為檔案管理水平和利用效率的提升奠定良好的基礎。

6進行深化層次編研

企業(yè)倘若要想改善其檔案信息資料管理必須要注意以下事項：第一，針對檔案數(shù)量繁多，種類多樣的信息的實際需求情況，檔案資料的處理要以優(yōu)先級的方式有序進行。第二，因為企業(yè)檔案資料對于企業(yè)自身利益密切相關，在其編研的工程中，我們必須請要具備豐富經(jīng)驗的檔案專家來進行，以保證其檔案資料處理的合理性與科學性。第三，在檔案資料內(nèi)容處理上，對于來自企業(yè)管理部門或者國家行業(yè)協(xié)會的指導性文件檔案，應定期編研匯總。第四，檔案資料處理的過程中，充分發(fā)揮檔案資料的價值，必須保障編研資料能夠及時提交，檔案資料也必須按照周密的時間流程來進行，保證編研資料的全面性和概括性，而對于涉及企業(yè)生產(chǎn)具體細節(jié)的資料，則編研時更應注重其細致性和完整性。

7完善企業(yè)檔案利用與服務模式

檔案利用與服務是企業(yè)檔案工作重要而關鍵的環(huán)節(jié)，做好檔案利用與服務工作，是企業(yè)檔案管理部門和檔案工作者的重要職責。檔案利用是利用者以查閱、借閱、復制等方式使用檔案的活動。在建立企業(yè)檔案利用制度時，是需要根據(jù)上文所提到的文件密級來確定檔案審批的流程。檔案服務則主要指企業(yè)檔案管理部門以室藏檔案信息資源為基礎，以滿足利用者某方面需求為目的，通過一定的方式和途徑主動為利用者提供服務的工作。在檔案的服務中，檔案管理部門是主體因素。檔案服務是由檔案管理部門提出的一種與傳統(tǒng)檔案利用工作不同的新理念，需主動開展各種檔案服務，從而提高企業(yè)文化水平和知名度，強化員工對企業(yè)的向心力

8結束語

在當前企業(yè)檔案管理工作中，需要針對企業(yè)的實際情況，深入發(fā)掘企業(yè)檔案資源的重要價值，并積極探索企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新方法和服務模式，以此來提高企業(yè)檔案的實用性，使企業(yè)檔案能夠真正成為企業(yè)持續(xù)發(fā)展的動力。因此在實地工作中，需要充分的運用現(xiàn)代化先進技術來努力提高檔案管理水平和服務質(zhì)量，為企業(yè)管理者提供重要的信息支持，使企業(yè)檔案能夠更好的服務于企業(yè)的發(fā)展和建設。endprint