檔案數(shù)據(jù)管理的連續(xù)性策略：從源頭治理到持續(xù)優(yōu)化

韋丹萍

摘 要：本文從三個(gè)關(guān)鍵方面展開討論，探討檔案數(shù)據(jù)管理的連續(xù)性策略，以提高數(shù)據(jù)管理的效率、準(zhǔn)確性和安全性。首先，聚焦于檔案數(shù)據(jù)的采集、存儲(chǔ)和管理機(jī)制；其次，引入風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和預(yù)警機(jī)制，幫助識(shí)別和預(yù)防可能的問題，并建立應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，提高數(shù)據(jù)恢復(fù)的效率和效果；最后，關(guān)注關(guān)鍵檔案數(shù)據(jù)的等級(jí)保護(hù)，旨在提升數(shù)據(jù)的安全防范能力，包括建立檔案數(shù)據(jù)的等級(jí)保護(hù)策略和加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全的管理與制度建設(shè)。通過綜合運(yùn)用上述策略和技術(shù)，可以更好地應(yīng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)管理中的挑戰(zhàn)和風(fēng)險(xiǎn)，提高數(shù)據(jù)管理的效率和質(zhì)量。本文的研究成果對(duì)于推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)管理領(lǐng)域的發(fā)展，提升信息管理的水平具有重要的理論和實(shí)踐意義。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)據(jù)管理；連續(xù)性策略；源頭治理；持續(xù)優(yōu)化

近年來，隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，以及數(shù)據(jù)挖掘、自然語言理解、數(shù)據(jù)可視化分析等人工智能技術(shù)的發(fā)展，檔案管理正面臨著一次前所未有的轉(zhuǎn)型機(jī)遇。這個(gè)轉(zhuǎn)型的方向是數(shù)字化、在線化和智能化，也是現(xiàn)代化檔案管理的必然趨勢。2020年修訂的《中華人民共和國檔案法》及2018年國家檔案局第13號(hào)令頒布的《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》，明確要求將檔案信息化工作納入單位信息化發(fā)展總體規(guī)劃，并“保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用”。隨著數(shù)據(jù)規(guī)模的不斷增長和數(shù)據(jù)類型的多樣化，如何有效地采集、存儲(chǔ)、管理和利用檔案數(shù)據(jù)成為一個(gè)亟待解決的問題。同時(shí)，數(shù)據(jù)安全和風(fēng)險(xiǎn)管理也成為檔案數(shù)據(jù)管理不可忽視的重要議題。本文旨在探討檔案數(shù)據(jù)管理的連續(xù)性策略，提高數(shù)據(jù)管理效率、準(zhǔn)確性和安全性。通過采集策略、跨模態(tài)檢索、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和等級(jí)保護(hù)等措施，全面應(yīng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)管理中的挑戰(zhàn)和風(fēng)險(xiǎn)。

一、建立和優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)的采集、存儲(chǔ)和管理機(jī)制

1.確立多源異構(gòu)數(shù)據(jù)融合的采集策略

無論是從保存歷史、支撐研究，還是服務(wù)社會(huì)的角度，檔案數(shù)據(jù)的完整性和質(zhì)量都是不可忽視的基本要素。大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)來源多樣，格式異構(gòu)，這對(duì)檔案數(shù)據(jù)的采集提出了新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的采集方式往往難以應(yīng)對(duì)這種多源異構(gòu)數(shù)據(jù)的環(huán)境，既降低了數(shù)據(jù)融合的效率，也影響了數(shù)據(jù)質(zhì)量。在這種背景下，借助智能采集終端，實(shí)現(xiàn)多源異構(gòu)數(shù)據(jù)的融合，以及知識(shí)圖譜的嵌入，不僅解決了數(shù)據(jù)采集的效率問題，也提高了數(shù)據(jù)的質(zhì)量。智能采集終端具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力，能快速、準(zhǔn)確地采集各種格式的數(shù)據(jù)。并且，這些終端還能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的預(yù)處理，如格式的標(biāo)準(zhǔn)化，大大降低了數(shù)據(jù)融合的難度。同時(shí)，智能采集終端還能對(duì)采集的數(shù)據(jù)進(jìn)行知識(shí)圖譜的嵌入。知識(shí)圖譜以圖譜形式展現(xiàn)出數(shù)據(jù)之間的關(guān)系，為數(shù)據(jù)添加了豐富的語義信息，不僅方便了數(shù)據(jù)的理解和利用，也解決了傳統(tǒng)數(shù)據(jù)融合中缺乏知識(shí)層面的問題。以中國科學(xué)院文獻(xiàn)情報(bào)中心的中文社科引文數(shù)據(jù)庫（CSSCI）為例，該中心采用智能采集終端，不僅將來自數(shù)十種不同源的數(shù)據(jù)快速、準(zhǔn)確地采集并融合，還將這些數(shù)據(jù)嵌入知識(shí)圖譜中，大幅提升數(shù)據(jù)的質(zhì)量和利用價(jià)值。因此，建立一套以智能采集終端為工具，以多源異構(gòu)數(shù)據(jù)融合和知識(shí)圖譜嵌入為特點(diǎn)的檔案數(shù)據(jù)采集策略，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)管理的連續(xù)性策略具有重要意義。

2.建立檔案數(shù)據(jù)的跨模態(tài)檢索機(jī)制

檔案數(shù)據(jù)涵蓋了多種形式的信息，包括文本、圖像、聲音、視頻等。這些不同類型的數(shù)據(jù)之間存在豐富的關(guān)聯(lián)性和互補(bǔ)性，因此，僅局限于單一數(shù)據(jù)類型的檢索會(huì)限制對(duì)檔案數(shù)據(jù)的全面理解和利用。通過建立跨模態(tài)檢索機(jī)制，能夠在不同類型的數(shù)據(jù)之間實(shí)行關(guān)聯(lián)檢索，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的整合和映射，意味著可以同時(shí)查詢不同類型的數(shù)據(jù)，獲取更全面的信息。例如，在檔案管理中，需要同時(shí)查詢與某個(gè)事件相關(guān)的文本記錄、相關(guān)的圖片、音頻或視頻資料，以全面了解該事件的背景和細(xì)節(jié)。跨模態(tài)檢索機(jī)制還能夠提供更精確的結(jié)果，增強(qiáng)檢索的準(zhǔn)確性。通過融合多種數(shù)據(jù)類型的特征和信息，得到更全面、更準(zhǔn)確的檢索結(jié)果。例如，通過結(jié)合文本和圖像數(shù)據(jù)檢索，可以更準(zhǔn)確地定位到特定的檔案資源，而實(shí)現(xiàn)這一檢索方式則依賴于異構(gòu)數(shù)據(jù)的有效整合和映射。檔案數(shù)據(jù)形態(tài)豐富，包括但不限于文本、圖像、聲音、視頻等，因此，如何從這些異構(gòu)數(shù)據(jù)中提取有價(jià)值的信息，以實(shí)現(xiàn)有效的跨模態(tài)檢索，便成了一個(gè)挑戰(zhàn)。

針對(duì)這一問題，引入哈希技術(shù)及多視圖深度神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)為檔案數(shù)據(jù)的跨模態(tài)檢索機(jī)制提供一種可行的解決方案，如表1所示。哈希技術(shù)將高維特征嵌入低維的搜索方法，因其能在大規(guī)模數(shù)據(jù)空間快速開展最近鄰搜索而備受關(guān)注。然而，這種二進(jìn)制碼的檢索方式雖然能提升檢索速度，但可能對(duì)精度產(chǎn)生影響。為平衡這種精度與效率的矛盾，借助多視圖深度神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)則顯得至關(guān)重要。由于多視圖深度神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)能夠更好地保留數(shù)據(jù)的多樣性特征，為哈希學(xué)習(xí)提供更豐富的信息，它能夠有效地提升檢索的精度，進(jìn)而提高跨模態(tài)檢索的效率和準(zhǔn)確度。將哈希技術(shù)與多視圖深度神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，不僅可以提升檔案數(shù)據(jù)的檢索效率和準(zhǔn)確度，更能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的快速、精準(zhǔn)訪問，如在音視頻、圖像、文字等異構(gòu)檔案資源的管理中，這種結(jié)合策略能夠提供更精準(zhǔn)的檢索結(jié)果。

因此，檔案數(shù)據(jù)管理可以結(jié)合哈希技術(shù)和多視圖深度神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)能夠充分發(fā)揮兩者的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)跨模態(tài)數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)檢索，提升檢索精度和效率。同時(shí)，在保留數(shù)據(jù)多樣性特征的基礎(chǔ)上，通過哈希技術(shù)的低維度表示快速搜索，兼顧了存儲(chǔ)空間和計(jì)算效率。這種結(jié)合能夠提供更準(zhǔn)確、高效的檔案數(shù)據(jù)管理和檢索方案，提高數(shù)據(jù)管理的效率和質(zhì)量，進(jìn)一步提升檔案數(shù)據(jù)的利用價(jià)值和管理效能。

二、引入風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和預(yù)警機(jī)制，提高檔案數(shù)據(jù)管理的應(yīng)變能力

1.設(shè)立風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估流程，提前發(fā)現(xiàn)可能的問題

在檔案數(shù)據(jù)管理的全過程中，必然會(huì)遭遇各種形式的風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)，如數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、數(shù)據(jù)安全威脅以及技術(shù)故障等，這些都可能對(duì)檔案數(shù)據(jù)的完整性、可用性以及準(zhǔn)確性產(chǎn)生重大影響。因此，設(shè)置一套有效的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估流程，以幫助預(yù)先發(fā)現(xiàn)、理解并準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)，顯得尤為重要。只有這樣，才能在問題尚未發(fā)生前就做好準(zhǔn)備，并在問題發(fā)生后能夠迅速采取恢復(fù)措施，最大程度地減少損失。

對(duì)此，形式化語義網(wǎng)絡(luò)（Formal Semantic Networks）的應(yīng)用便能發(fā)揮其獨(dú)特的優(yōu)勢。作為一種通過結(jié)構(gòu)化方式呈現(xiàn)文本，創(chuàng)建一種全局的知識(shí)視角的技術(shù)，形式化語義網(wǎng)絡(luò)為決策者和分析人員提供一種深入理解和分析信息的平臺(tái)。不僅如此，它還通過簡化和抽象文本，降低了大規(guī)模模型的復(fù)雜性，從而使得決策者和分析人員能夠更好地管理和理解信息。在檔案數(shù)據(jù)管理的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估中，形式化語義網(wǎng)絡(luò)能夠有力地揭示文本中的主要概念，便于專家識(shí)別和理解潛在問題，進(jìn)而找出可能的解決方案。舉例來說，通過對(duì)檔案數(shù)據(jù)的語義網(wǎng)絡(luò)展開解析，可能會(huì)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)混淆等風(fēng)險(xiǎn)因素，進(jìn)而能夠提前制定對(duì)應(yīng)的預(yù)防策略。

同時(shí)，在檔案數(shù)據(jù)的采集階段，已經(jīng)嵌入知識(shí)圖譜，知識(shí)圖譜提供了豐富的語義信息和關(guān)聯(lián)性，為數(shù)據(jù)采集階段奠定基礎(chǔ)，可以用于構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)的元數(shù)據(jù)，對(duì)數(shù)據(jù)標(biāo)注和描述，使得數(shù)據(jù)具備更豐富的語義信息，在開展風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估時(shí)，借助知識(shí)圖譜的語義關(guān)聯(lián)性，更加準(zhǔn)確地識(shí)別和理解風(fēng)險(xiǎn)因素。同時(shí)，通過與形式化語義網(wǎng)絡(luò)的結(jié)合，可以進(jìn)一步提高風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的效率。形式化語義網(wǎng)絡(luò)通過將文本實(shí)行結(jié)構(gòu)化表示，能夠清晰地展示文本之間的關(guān)系和層次，從而更好地揭示可能存在的風(fēng)險(xiǎn)問題。

2.完善數(shù)據(jù)備份標(biāo)準(zhǔn)，提高數(shù)據(jù)恢復(fù)效率

檔案數(shù)據(jù)具有長期保存和長期利用的需求，而數(shù)字化檔案的備份可以有效地保障檔案信息的持久保存。通過備份，即使原始數(shù)據(jù)發(fā)生意外丟失或損壞，也能夠及時(shí)恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)，確保檔案信息的可持續(xù)利用。國家制定了一系列與檔案數(shù)據(jù)備份相關(guān)的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和指南文件，如《檔案法》《檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)基本要求》等。這些文件具有普遍約束力，明確了檔案數(shù)據(jù)備份的重要性和管理要求，為檔案管理部門和相關(guān)機(jī)構(gòu)提供了制度性的指導(dǎo)。盡管這些文件在某些條款中提及了數(shù)字檔案異地異質(zhì)備份工作的關(guān)鍵點(diǎn)，但它們提供的指導(dǎo)性意見僅限于宏觀方向，在實(shí)際備份工作的具體流程和安全體系構(gòu)建方面，這些文件并未給予各檔案部門的專業(yè)性的具體指導(dǎo)。

數(shù)字檔案異地異質(zhì)備份工作的重要性在于其能確保數(shù)據(jù)的連續(xù)性和完整性，提高應(yīng)對(duì)各類風(fēng)險(xiǎn)的能力。然而當(dāng)前，我國在數(shù)字檔案異地異質(zhì)備份管理中存在若干問題，如層級(jí)有序化、選址標(biāo)準(zhǔn)、開放權(quán)限和法律權(quán)責(zé)等問題尚未得到有效解決。借鑒美國、英國、澳大利亞和丹麥等國的經(jīng)驗(yàn)，可以在層級(jí)有序化、選址標(biāo)準(zhǔn)、開放權(quán)限和法律權(quán)責(zé)等方面得到啟示。例如，可以參考美國國家檔案和記錄管理局的層級(jí)管理準(zhǔn)則，澳大利亞國家檔案館的選址標(biāo)準(zhǔn)要求，英國國家檔案局的開放權(quán)限政策以及丹麥國家檔案局的法律法規(guī)。這些國家針對(duì)數(shù)字檔案備份管理構(gòu)建了一系列標(biāo)準(zhǔn)，全面覆蓋了管理、技術(shù)、存儲(chǔ)和維護(hù)等多方面，為我國提供了寶貴的參考。在完善數(shù)字檔案異地異質(zhì)備份管理體系的過程中，應(yīng)認(rèn)真研究檔案數(shù)據(jù)備份標(biāo)準(zhǔn)，以期構(gòu)建一個(gè)高效、安全、符合我國實(shí)際的數(shù)字檔案異地異質(zhì)備份管理體系。

三、實(shí)行關(guān)鍵檔案數(shù)據(jù)的等級(jí)保護(hù)，提升數(shù)據(jù)安全防范能力

1.制定并實(shí)施檔案數(shù)據(jù)的等級(jí)保護(hù)策略

《檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)基本要求》等相關(guān)政策文件的出臺(tái)，表明國家對(duì)于檔案信息系統(tǒng)的安全保護(hù)給予了高度重視。為了應(yīng)對(duì)日益增長的信息安全威脅和挑戰(zhàn)，建立并實(shí)施檔案數(shù)據(jù)的等級(jí)保護(hù)策略成為必然選擇。同時(shí)，檔案數(shù)據(jù)涵蓋了大量的敏感信息，包括個(gè)人隱私、商業(yè)機(jī)密、國家安全等重要內(nèi)容。如果這些數(shù)據(jù)被惡意訪問、篡改或泄露，將會(huì)對(duì)個(gè)人、組織和社會(huì)造成嚴(yán)重的損失和影響。通過制定適當(dāng)?shù)牡燃?jí)保護(hù)策略，可以建立嚴(yán)密的數(shù)據(jù)安全機(jī)制，限制數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的加密和保護(hù)措施，確保檔案數(shù)據(jù)的機(jī)密性和完整性。

等級(jí)保護(hù)的核心思想建立在對(duì)數(shù)據(jù)價(jià)值、恢復(fù)成本，以及數(shù)據(jù)丟失對(duì)業(yè)務(wù)流程影響等因素的深度理解之上，通過對(duì)數(shù)據(jù)開展價(jià)值和敏感性分類，并對(duì)不同級(jí)別的數(shù)據(jù)實(shí)施相應(yīng)級(jí)別的保護(hù)措施。首先，對(duì)檔案數(shù)據(jù)開展等級(jí)劃分，作為等級(jí)保護(hù)策略實(shí)施的基礎(chǔ)，需要參照數(shù)據(jù)的實(shí)際價(jià)值、恢復(fù)難度，乃至數(shù)據(jù)丟失可能對(duì)業(yè)務(wù)運(yùn)營產(chǎn)生的潛在影響制定，尤其對(duì)于關(guān)鍵性數(shù)據(jù)，如核心業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，需要提供更高級(jí)別的保護(hù)。其次，在數(shù)據(jù)等級(jí)劃分明確后，通過合理的訪問控制策略和權(quán)限管理機(jī)制、加密算法對(duì)檔案數(shù)據(jù)實(shí)行加密、建立日志記錄和審計(jì)機(jī)制，監(jiān)測和記錄檔案數(shù)據(jù)的訪問和操作，對(duì)檔案數(shù)據(jù)開展分類和標(biāo)記，根據(jù)其敏感性和重要性確定不同的安全等級(jí)和保護(hù)措施等，形成綜合的檔案數(shù)據(jù)等級(jí)保護(hù)方案。

2.加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理和制度建設(shè)

確保檔案數(shù)據(jù)的安全，需涉及一系列的措施，其中加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全的管理和制度建設(shè)便顯得尤為重要，尤其是設(shè)立專責(zé)的數(shù)據(jù)安全管理部門和角色，以及建立和更新數(shù)據(jù)安全管理制度和操作規(guī)范，旨在防止數(shù)據(jù)被泄露和非法訪問。

對(duì)于數(shù)據(jù)安全的管理，首當(dāng)其沖的是設(shè)立專責(zé)的管理部門和角色，全方位地管理和監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)安全，不僅能夠加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的保護(hù)，防止數(shù)據(jù)的非法訪問或?yàn)E用，還能及時(shí)應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)安全問題，最大程度上減少潛在的風(fēng)險(xiǎn)。在組織內(nèi)部，數(shù)據(jù)安全應(yīng)該由專門的團(tuán)隊(duì)來負(fù)責(zé)，其職責(zé)不僅應(yīng)包括日常的數(shù)據(jù)保護(hù)工作，也應(yīng)包括對(duì)數(shù)據(jù)安全狀況的持續(xù)評(píng)估和改進(jìn)。例如，美國國家檔案與文件署（NARA）采取跨政府部門主體合作機(jī)制、與社會(huì)領(lǐng)域資本合作機(jī)制（PPP）以及與用戶溝通的機(jī)制，以促進(jìn)各個(gè)主體之間的協(xié)同合作，從而有效地提升數(shù)據(jù)安全的水平。這種組織內(nèi)部的協(xié)同機(jī)制有助于加強(qiáng)數(shù)據(jù)保護(hù)工作的整體效能，并確保數(shù)據(jù)安全的持續(xù)性和穩(wěn)定性。同時(shí)，建立和更新數(shù)據(jù)安全的管理制度和操作規(guī)范，也是維護(hù)數(shù)據(jù)安全的重要組成部分，其目標(biāo)在于建立一套完整的數(shù)據(jù)保護(hù)機(jī)制，旨在規(guī)范數(shù)據(jù)的處理流程，防止因操作失誤而導(dǎo)致的數(shù)據(jù)泄露。為了應(yīng)對(duì)日益嚴(yán)重的安全威脅，這些制度和規(guī)范應(yīng)定期更新和調(diào)整，以確保其在新的環(huán)境下依然能夠有效地保護(hù)數(shù)據(jù)安全。

四、結(jié)語

綜上所述，本文圍繞檔案數(shù)據(jù)管理的連續(xù)性策略展開深入研究。通過建立和優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)的采集、存儲(chǔ)和管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的全面管理和保護(hù)。同時(shí)，引入跨模態(tài)檢索和知識(shí)圖譜的技術(shù)手段，提高數(shù)據(jù)的利用價(jià)值和檢索效率。在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和預(yù)警機(jī)制方面，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和應(yīng)急響應(yīng)能力，確保數(shù)據(jù)管理的穩(wěn)定性和安全性。另外，實(shí)施關(guān)鍵檔案數(shù)據(jù)的等級(jí)保護(hù)，提升數(shù)據(jù)的安全防范能力，保障檔案數(shù)據(jù)的完整性和隱私保護(hù)。本文的研究成果為檔案數(shù)據(jù)管理領(lǐng)域的發(fā)展提供了重要的理論和實(shí)踐支持。通過綜合運(yùn)用各項(xiàng)策略和技術(shù)，可以更好地應(yīng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)管理中的挑戰(zhàn)和風(fēng)險(xiǎn)，提高數(shù)據(jù)管理的效率和質(zhì)量。然而，仍然存在一些待解決的問題，如進(jìn)一步提升數(shù)據(jù)的融合和利用能力，以及如何應(yīng)對(duì)新興技術(shù)帶來的挑戰(zhàn)。因此，未來的研究可以繼續(xù)探索新的方法和策略，不斷推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)管理的創(chuàng)新和發(fā)展。

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（作者單位：廣西北投交通養(yǎng)護(hù)科技集團(tuán)有限公司）