淺析電算化會(huì)計(jì)檔案管理對會(huì)計(jì)工作的重要性

岳方彤 馮 華 張 宇 鄒本福(通訊作者) .山東省農(nóng)業(yè)科學(xué)院 .山東農(nóng)學(xué)會(huì)

會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作中的重要組成部分，是會(huì)計(jì)核算過程中進(jìn)行記錄、保存、轉(zhuǎn)移的，反映本單位經(jīng)濟(jì)往來業(yè)務(wù)的重要憑據(jù)，具體包括會(huì)計(jì)憑證、總賬、明細(xì)賬、訂單、合同、契約、財(cái)務(wù)報(bào)表以及反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的相關(guān)附件。這些資料是會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的重要組成，可以為事業(yè)單位的各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和重大決策提供依據(jù)。當(dāng)前，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已全方位深入到管理領(lǐng)域方方面面，會(huì)計(jì)工作作為經(jīng)濟(jì)管理的重要一環(huán)也在發(fā)生著深刻的變化，會(huì)計(jì)檔案的電子化將成為未來發(fā)展的主要趨向，而電算化作為會(huì)計(jì)檔案電子化的主要手段，也必將成為會(huì)計(jì)檔案電子化的主要驅(qū)動(dòng)力。隨著科研業(yè)務(wù)的不斷拓展，科研單位必須對其所產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，并將其整理成檔案，以便更好地掌握其經(jīng)濟(jì)運(yùn)行情況，預(yù)測發(fā)展趨勢，作為管理政策調(diào)整的依據(jù)，提高科研機(jī)構(gòu)的經(jīng)濟(jì)管理水平。同時(shí)，加強(qiáng)對科研機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)檔案的管理，可以更好地發(fā)揮其監(jiān)督作用，使管理部門能夠客觀、準(zhǔn)確地了解單位的資產(chǎn)狀況，以便及時(shí)、有效地發(fā)現(xiàn)單位在運(yùn)行中出現(xiàn)的問題，并提出相應(yīng)的對策，從而促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

一、科研機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案管理的特征

首先，研究機(jī)構(gòu)的檔案管理與其他事業(yè)單位相比，有其自身的特點(diǎn)：在研究機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)工作和財(cái)務(wù)管理中，會(huì)形成各種數(shù)據(jù)，直接生成會(huì)計(jì)報(bào)表，形成會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容包括會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表、憑證等，財(cái)務(wù)檔案是科研單位財(cái)務(wù)狀況的最真實(shí)的體現(xiàn)，它的管理成效對科研單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著重要的影響。其次，科研單位的會(huì)計(jì)檔案資料來源十分豐富。在科研機(jī)構(gòu)，不僅有基本的會(huì)計(jì)賬簿、憑證。此外，研究機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案的管理也是嚴(yán)格的。科研單位對會(huì)計(jì)核算檔案的管理嚴(yán)格，在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)核算資料的編制工作中，單位必須對票據(jù)核對、復(fù)式記賬、項(xiàng)目核算、賬簿記錄等主要內(nèi)容，都必須加以完整、系統(tǒng)、全面地記載、總結(jié)，并使之歸檔。所以強(qiáng)化對科研機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)核算資料的管理工作，就需要人員具有較強(qiáng)的職業(yè)素質(zhì)。會(huì)計(jì)核算資料是事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理中的一項(xiàng)主要資料，用于事業(yè)單位記載、分類、檢查、稽核的重要經(jīng)濟(jì)憑證，是單位工作過程中不可缺少的一部分，是單位統(tǒng)計(jì)、分析、查閱、審核等工作的重要基礎(chǔ)，是單位的重要檔案資料。隨著電腦技術(shù)的進(jìn)步，紙張的應(yīng)用正逐步被無紙化的電子文檔取代，會(huì)計(jì)文件的管理模式也將發(fā)生改變。如何有效地保護(hù)和科學(xué)地利用好會(huì)計(jì)檔案，是財(cái)務(wù)工作者必須認(rèn)真研究和思考的問題。

二、信息時(shí)代下會(huì)計(jì)檔案管理面臨的新問題

2015年，財(cái)政部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布了《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，明確規(guī)定了會(huì)計(jì)檔案管理中電子數(shù)據(jù)的法律地位和效力。在信息化背景下，會(huì)計(jì)檔案管理由紙質(zhì)媒介向電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變將是未來發(fā)展的主要趨勢。事業(yè)單位將面臨硬件設(shè)備升級、軟件系統(tǒng)采購、會(huì)計(jì)人員培訓(xùn)等一系列問題。此外，事業(yè)單位還將存在以下新問題：

(一)財(cái)務(wù)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

在科研機(jī)構(gòu)的內(nèi)部控制建設(shè)中，人們普遍忽視了對單位檔案的管理，把檔案的管理看作是單純的搜集、儲(chǔ)存，更談不上對其進(jìn)行科學(xué)、高效的使用與管理。目前，很多研究機(jī)構(gòu)并沒有建立專門的財(cái)務(wù)檔案管理制度，只是在收集、整理、保管、使用、鑒定、銷毀等各個(gè)方面，都只是參照相關(guān)的法律，并未制訂出符合我國國情的具體實(shí)施方案。會(huì)計(jì)檔案往往會(huì)因?yàn)闀?huì)計(jì)人員工作能力、工作態(tài)度、工作細(xì)節(jié)等因素出現(xiàn)缺失、錯(cuò)誤等問題；部分單位僅重視紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)賬簿等，而對電子檔案缺乏備份、存儲(chǔ)等管理制度。

(二)會(huì)計(jì)檔案收集整理不規(guī)范

每一筆會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)都有相應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證，因此，會(huì)計(jì)憑證的規(guī)范化整理非常重要。只有形成規(guī)范的會(huì)計(jì)憑證，才能保證賬務(wù)處理的完整、準(zhǔn)確。但在日常工作中，很多財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)僅能在系統(tǒng)中錄入電子信息，卻無法在系統(tǒng)中對原始單據(jù)的真?zhèn)芜M(jìn)行核驗(yàn)。導(dǎo)致原始單據(jù)和記賬憑證在裝訂、保存過程中出現(xiàn)不一致的情況，造成了會(huì)計(jì)檔案的混亂。此外，由于會(huì)計(jì)檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)，會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，工作責(zé)任心不強(qiáng)等原因，導(dǎo)致會(huì)計(jì)原始憑證粘貼不規(guī)范，粘貼位置不準(zhǔn)確，會(huì)計(jì)記錄不規(guī)范；單據(jù)次序錯(cuò)誤、單據(jù)遺失、資料不完整、關(guān)鍵信息不準(zhǔn)確、不規(guī)范的裝訂，不規(guī)范的包角區(qū)等現(xiàn)象。從而降低會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性和完整性。

(三)會(huì)計(jì)檔案制度不健全

當(dāng)前，會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全，歸檔不規(guī)范，信息化程度低；工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，會(huì)計(jì)檔案管理水平較低。因此，建立一套科學(xué)、合理、規(guī)范的財(cái)務(wù)檔案管理制度是十分必要的。即從保證財(cái)務(wù)檔案完整、安全、準(zhǔn)確入手，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的科學(xué)管理和有效利用。在科研機(jī)構(gòu)中建立一套完善的財(cái)務(wù)檔案管理制度具有以下作用：一是能保證會(huì)計(jì)資料的真實(shí)完整。科研單位在進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)時(shí)形成的原始憑證等會(huì)計(jì)資料是開展一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的依據(jù)，建立完善的財(cái)務(wù)檔案可以確保會(huì)計(jì)資料完整；二是能確?？蒲谢顒?dòng)順利進(jìn)行，財(cái)務(wù)資料記錄了科研活動(dòng)中所有收入與支出情況，能夠體現(xiàn)科研活動(dòng)中全部經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況。

(四)事業(yè)單位財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)不完整

目前，我國一些單位在推行會(huì)計(jì)檔案管理時(shí)，存在著檔案信息不完整的問題。有的單位僅注重會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等資料的整理，而忽略了會(huì)計(jì)檔案資料和有關(guān)資料的收集和存檔；還有一些單位雖然對檔案數(shù)據(jù)的收集給予了高度的關(guān)注，但是在從會(huì)計(jì)部門到檔案管理的過程中，由于缺少相關(guān)的銜接，無法對會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行有效檢索。

三、事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案歸檔整理的新思路

(一)收集和分類工作

由于事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案的重要性較為突出，因此，在實(shí)際工作中需要加強(qiáng)對事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案歸檔整理新思路的了解和認(rèn)識(shí)，融入新型的工作技術(shù)以及工作模式，提高會(huì)計(jì)檔案管理的效果與水平。在實(shí)際實(shí)施時(shí)需要做好數(shù)據(jù)的傳輸以及共享工作，并且還要加強(qiáng)對文件資料的監(jiān)管力度，防止會(huì)計(jì)檔案出現(xiàn)遺失或者是不符合實(shí)際情況的問題，影響后續(xù)檔案收集整理效率的提高。在實(shí)際工作中要確保會(huì)計(jì)檔案能夠具備完整性的特征，在此基礎(chǔ)上更加有序地進(jìn)行后續(xù)的分類保存，從而為后續(xù)會(huì)計(jì)檔案的查閱奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[3]。特別是對于反映事業(yè)單位當(dāng)前重要經(jīng)濟(jì)決策和運(yùn)行模式的會(huì)計(jì)檔案來說，要更加重點(diǎn)地進(jìn)行歸檔，防止對后續(xù)使用造成一定的影響，并且要特別注意檔案的有效保存，將一些紙質(zhì)檔案快速地錄入到信息化平臺(tái)中，從而實(shí)現(xiàn)有效的保存。在事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)程中，會(huì)計(jì)檔案的產(chǎn)生量會(huì)不斷增多，因此，在實(shí)際工作中要貫徹落實(shí)責(zé)任制度，更加科學(xué)有序地進(jìn)行文件分類以及排列。比如，在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案排列工作中可以按照時(shí)間的順序進(jìn)行有效的整理，防止出現(xiàn)重復(fù)整理的問題，并且以文檔的重要性原則作為主要的工作效率衡量標(biāo)準(zhǔn)，提升檔案管理的效果以及質(zhì)量。

(二)編制和裝訂

在實(shí)際工作中，會(huì)計(jì)電子檔案和相應(yīng)的紙質(zhì)版檔案應(yīng)互為印證。在電子檔案的打印、編制和裝訂過程中，要進(jìn)行檔案編號(hào)的有效性識(shí)別，需要建立完整的編碼方法和代碼管理方法，嚴(yán)格按照排列順序來規(guī)范這一流程。此外，還需要加強(qiáng)對檔案編號(hào)的有效性優(yōu)化，根據(jù)事業(yè)單位當(dāng)前的發(fā)展現(xiàn)狀以及對會(huì)計(jì)檔案管理的要求來進(jìn)行歸類。在我國所出臺(tái)的檔案管理新規(guī)則中對于編號(hào)的結(jié)構(gòu)進(jìn)行了統(tǒng)一性的規(guī)定，因此，需要加強(qiáng)對這一文件的研讀以及分析，為后續(xù)查閱工作提供諸多的便捷，按照統(tǒng)一的格式進(jìn)行集中性的管理。在進(jìn)行文檔裝訂時(shí)，一般每份文件為一件文件正本和定稿為一件，嚴(yán)格進(jìn)行歸類管理。

四、從電算化角度看會(huì)計(jì)檔案的管理策略

(一)要從思想上加強(qiáng)會(huì)計(jì)核算檔案的信息化建設(shè)

要強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案的信息化建設(shè)，就需要提高思想認(rèn)識(shí)，提高信息技術(shù)水平，提高會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量。單位要把會(huì)計(jì)工作放在首位，強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理，對財(cái)務(wù)管理人員、財(cái)力、物等方面給予必要的支持，并及時(shí)更新財(cái)務(wù)管理環(huán)境，并對軟件進(jìn)行定期更新。要將會(huì)計(jì)電算化歸檔與會(huì)計(jì)電算化工作結(jié)合起來，建立和完善會(huì)計(jì)電算化檔案，從檔案的移交、收集、整理、歸檔、存檔、檔案管理的整個(gè)鏈條中實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。建立會(huì)計(jì)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，提高財(cái)務(wù)人員對《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的認(rèn)知要求，使其更好地了解會(huì)計(jì)檔案，提高會(huì)計(jì)檔案的質(zhì)量。

(二)從制度上規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的電子化

要實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的信息化，必須有完善的制度保障，參考《會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度》《會(huì)計(jì)電算化檔案庫房消防安全管理制度》《會(huì)計(jì)電算化檔案保密制度》，《會(huì)計(jì)電算化檔案立卷歸檔制度》等，要加強(qiáng)與會(huì)計(jì)核算工作的實(shí)際聯(lián)系。比如，《會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度》，在檔案管理方式、檔案責(zé)任主體、檔案保管條件等方面，都有明確的規(guī)定。此外，要有一個(gè)定期的賬目備查系統(tǒng)。會(huì)計(jì)檔案人員要有備份意識(shí)，堅(jiān)持要按時(shí)備份財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，并記錄備份的時(shí)間、人員、數(shù)量和方式，并定期備份，并定期拷貝電子記錄資料，避免由于介質(zhì)的破壞而造成的損失。嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)電算化的文件借閱程序與權(quán)限管理。嚴(yán)格審核借閱程序，不得將財(cái)務(wù)資料磁盤卷從檔案室?guī)ё?。在沒有得到單位主管領(lǐng)導(dǎo)的許可或同意的情況下，不得查閱程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等。

(三)從程序上完善會(huì)計(jì)核算檔案的電子化

電子會(huì)計(jì)檔案是伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和信息技術(shù)的發(fā)展而出現(xiàn)的。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)文件一樣，電子會(huì)計(jì)檔案作為一種會(huì)計(jì)資料的載體，是一種記載科研單位經(jīng)濟(jì)行為的憑證。新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》在《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中增加了電子檔案的歸檔、保管等內(nèi)容，在確保電子文件的合法有效性的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)電子文件的電子化。同時(shí)，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，會(huì)計(jì)檔案的信息存儲(chǔ)更加方便。同時(shí)，電子文件可以方便地查詢，節(jié)約時(shí)間，而且可以最大限度地降低人為的損失，并對檔案進(jìn)行有效的保護(hù)。研究機(jī)構(gòu)要與時(shí)俱進(jìn)，從檔案管理的范疇、內(nèi)容和特點(diǎn)出發(fā)，根據(jù)檔案管理的具體情況，建立與單位檔案管理相適應(yīng)的檔案管理的需要，并根據(jù)檔案管理的特點(diǎn)，建立與本單位檔案管理、保存、使用相適應(yīng)的檔案管理信息系統(tǒng)。

(四)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的運(yùn)用

事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化管理離不開各種現(xiàn)代化技術(shù)的支持，比如，數(shù)字虛擬化管理技術(shù)、高微縮數(shù)字化管理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，其中網(wǎng)絡(luò)似乎能夠通過虛擬化信息儲(chǔ)存、處理事業(yè)單位會(huì)計(jì)信息，借助于互聯(lián)網(wǎng)，事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理不僅能夠獲得多個(gè)方面的資源，提高了會(huì)計(jì)檔案資料的豐富度，而且還大大提高了會(huì)計(jì)檔案查詢、應(yīng)用的便利性。高微縮數(shù)字化管理技術(shù)的應(yīng)用有效解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件體量大、內(nèi)容混亂的問題，同時(shí)高微縮數(shù)字化管理技術(shù)的應(yīng)用提高了事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案圖片資料的管理效果，避免了褪色的現(xiàn)象。通過融合多媒體技術(shù)，事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案信息的檢索速度和覆蓋面大大提高的同時(shí)，還能夠?yàn)闄n案資料用戶提供圖文并茂、聲響并存的信息。另外，隨著網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，密碼技術(shù)、語音識(shí)別技術(shù)以及指紋識(shí)別系統(tǒng)技術(shù)等也逐漸應(yīng)用到事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作中，大大提升了事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案信息、文件管理的安全性，語音識(shí)別技術(shù)的應(yīng)用還能夠?qū)崿F(xiàn)會(huì)計(jì)檔案資料的自動(dòng)歸類、存檔，大幅度提升了事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的工作效率。此外，利用信息技術(shù)，事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案能夠進(jìn)行實(shí)時(shí)共存、共享，在為事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案開發(fā)、利用創(chuàng)造有利條件的同時(shí)，也有效推動(dòng)了檔案事業(yè)在數(shù)字化背景下的進(jìn)一步發(fā)展。

(五)強(qiáng)化數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案的重點(diǎn)管理工作

事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理雖然能夠提升檔案管理水平，但是同時(shí)會(huì)面臨很多新的問題，例如，電子文件很容易被損壞，而且一旦損壞很難被找回、恢復(fù)，造成的損失不可估量，對事業(yè)單位的發(fā)展會(huì)產(chǎn)生不良影響。因此，在事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的前提下，必須要對其中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行強(qiáng)化控制。要確保會(huì)計(jì)檔案整理和管理的書面化與電子化同步、全面化與專業(yè)化協(xié)同發(fā)展。換句話說，就是在事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的過程中要求事業(yè)單位各部門都參與檔案數(shù)字化管理工作中來，在檔案文件的形成、收集、整理和審核、歸檔、移交等檔案管理的全過程相互配合。另外，事業(yè)單位在電子檔案保存過程中，相關(guān)的紙質(zhì)檔案也要保存好，雙管齊下，相互配合，多種途徑保證事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案信息的完整。

五、結(jié)語

會(huì)計(jì)檔案電子化是會(huì)計(jì)檔案管理的一個(gè)趨勢，加強(qiáng)會(huì)計(jì)電子檔案工作的管理是現(xiàn)實(shí)需要，是會(huì)計(jì)監(jiān)督、財(cái)務(wù)分析、領(lǐng)導(dǎo)決策的基礎(chǔ)。要強(qiáng)化會(huì)計(jì)電子檔案管理，增強(qiáng)檔案管理能力，增強(qiáng)檔案工作效率，為科學(xué)研究工作提供有力的支持和服務(wù)。