基于全生命周期的高校合同管理模式研究
——以D 大學(xué)為例

米建波 李 丹

1．電子科技大學(xué)，四川 成都 611731；2．中銀（成都）律師事務(wù)所，四川 成都 611731

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，高校參與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的形式愈加多樣化，面臨的經(jīng)濟(jì)態(tài)勢(shì)也日益復(fù)雜。高校在科學(xué)研究、人才培養(yǎng)、對(duì)外合作等方面需要簽訂涉及科研、教學(xué)、物資采購(gòu)等多方面的、數(shù)量龐大的經(jīng)濟(jì)合同。這些合同是高校參與社會(huì)經(jīng)濟(jì)事務(wù)的重要載體，在大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新興技術(shù)快速發(fā)展的形勢(shì)下，以及傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)向信息化與精細(xì)化的要求下，基于生命全周期的高校合同管理可以對(duì)現(xiàn)行的內(nèi)部治理機(jī)制進(jìn)行系統(tǒng)梳理和調(diào)整，提升合同運(yùn)行質(zhì)量，把控合同風(fēng)險(xiǎn)。本文以D 大學(xué)全生命周期的合同管理模式為例，梳理其模式建立過(guò)程與思路，提出可供其他高校借鑒的經(jīng)驗(yàn)。

目前，許多高校的合同管理偏于粗放，大多采用籠統(tǒng)的管理模式，用相同的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)不同類(lèi)型合同進(jìn)行管理，在合同管理理念、標(biāo)準(zhǔn)、流程等方面不夠細(xì)致。例如，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)合同、非標(biāo)準(zhǔn)合同的界定和審批不清晰，合同文本應(yīng)該包含的必要要素和格式要求不明晰，合同印章與學(xué)校其他公章的關(guān)系與適用范圍未做規(guī)范等?？偨Y(jié)起來(lái)可以歸納為，合同前置審核程序不充分，校內(nèi)制度和流程冗雜，甚至相互矛盾沖突，最終導(dǎo)致合同制度“懸空”，降低了合同管理的效率。

D 大學(xué)是教育部直屬高校，也是“雙一流”建設(shè)A 類(lèi)高校。每年產(chǎn)生了大量的科研合作、產(chǎn)學(xué)研轉(zhuǎn)化、固定資產(chǎn)采購(gòu)等合同業(yè)務(wù)。在前期建設(shè)階段，也產(chǎn)生了大量的合同管理問(wèn)題，積累了很多歷史遺留“麻煩”。經(jīng)過(guò)不斷探索，終于就高校合同管理工作開(kāi)辟出了一條新路。

一、高校合同管理的重要性

（一）合同管理是高校內(nèi)控管理的要求

高校內(nèi)部控制是指學(xué)校為實(shí)現(xiàn)辦學(xué)目標(biāo)，通過(guò)制定制度、實(shí)施措施和執(zhí)行程序，對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范和管控。其目標(biāo)主要包括：保證學(xué)校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)合法合規(guī)、資產(chǎn)安全和使用有效、財(cái)務(wù)信息真實(shí)完整，有效防范舞弊和預(yù)防腐敗，提高資源配置和使用效益。①《教育部直屬高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)部控制指南（試行）》（教財(cái)廳〔2016〕2 號(hào)）。合同管理是高校內(nèi)部控制的重要載體和形式，全面加強(qiáng)和改進(jìn)合同管理的水平，將有助于高校的內(nèi)部控制，切實(shí)降低風(fēng)險(xiǎn)。

（二）合同管理是高校界定職責(zé)邊界的有力手段

高校的行政管理類(lèi)似行政“科層”體制，經(jīng)常出現(xiàn)部門(mén)之間職能劃分不清、業(yè)務(wù)相互交叉等情況。良好的合同管理體制機(jī)制，有助于科學(xué)界定職能部門(mén)邊界，減少推諉現(xiàn)象。通過(guò)加強(qiáng)合同管理，可以充分優(yōu)化內(nèi)部職能部門(mén)的管理結(jié)構(gòu)、提升管理水平，從而保障高校人才培養(yǎng)、科學(xué)研究等。

（三）開(kāi)展合同管理工作是高校對(duì)政府會(huì)計(jì)制度全面落實(shí)的回應(yīng)

2017 年10 月24 日，財(cái)政部制定印發(fā)了《政府會(huì)計(jì)制度——行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)科目和報(bào)表》，并于2019 年1 月1 日起在全國(guó)各級(jí)各類(lèi)行政事業(yè)單位全面施行，要求高校在財(cái)務(wù)管理中的會(huì)計(jì)核算和賬務(wù)處理中貫徹權(quán)責(zé)發(fā)生制的原則，并合理確認(rèn)財(cái)務(wù)中的各款項(xiàng)［1］。只有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤芾砹鞒滩拍苤纹鹭?cái)務(wù)和審計(jì)制度提出的精確性要求，通過(guò)完善合同管理體系，才能有效落實(shí)政府會(huì)計(jì)制度的相關(guān)要求。

（四）科學(xué)的合同管理是高校依法治校、法治能力的重要指標(biāo)。

依法治校旨在實(shí)現(xiàn)高校治理的法治化、規(guī)范化和科學(xué)化，最終指向使高校與政府、企業(yè)、社會(huì)之間的關(guān)系得以理順［2］。2020 年7 月20 日，教育部發(fā)布《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)高等學(xué)校法治工作的意見(jiàn)》，要求進(jìn)一步深化對(duì)高等學(xué)校法治工作重要性的認(rèn)識(shí)，完善學(xué)校法律風(fēng)險(xiǎn)防控體系，明確提出“健全合同管理制度，加強(qiáng)對(duì)學(xué)校及下屬機(jī)構(gòu)對(duì)外簽署合同的審查”。合同管理是否規(guī)范化、信息化、科學(xué)化，從某種程度上來(lái)說(shuō)體現(xiàn)著高校依法治校的能力和水平。

二、高校合同全生命周期管理的概念與意義

（一）概念

全生命周期管理參考了企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理理論，將管理對(duì)象視作動(dòng)態(tài)、生長(zhǎng)的生命體，旨在確保整個(gè)管理體系在前期介入、中期應(yīng)對(duì)、后期總結(jié)的過(guò)程中，真正實(shí)現(xiàn)環(huán)環(huán)相扣、協(xié)同配合、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的有機(jī)閉環(huán)。此處引申為：合同管理是一個(gè)生動(dòng)、鮮活、完整的生命過(guò)程，具備從孕育到消亡的生命軌跡。因此，高校合同全生命周期管理相應(yīng)地需要參與全流程的研判，從立項(xiàng)、談判、起草、審查、簽訂、履行、變更、驗(yàn)收、解除、糾紛處理等全過(guò)程跟蹤合同管理工作，注重銜接及協(xié)同，避免管理脫節(jié)與沖突。

（二）高校合同全生命周期管理的意義

高等學(xué)校不僅是兼具教育功能和服務(wù)性質(zhì)的國(guó)家公共機(jī)構(gòu)，也是行使權(quán)力并履行作為公共權(quán)力主體的義務(wù)的法人［3］。因此高校需要完善自身合同管理，以規(guī)范化的方式參與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)。高校合同全生命周期管理涵蓋了審批、監(jiān)督在內(nèi)的全方位的制度化［4］，能夠?qū)崿F(xiàn)“在起草中預(yù)防可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)、審批中及時(shí)排除文本存在的漏洞、履行中迅速解決已經(jīng)出現(xiàn)的問(wèn)題”。高校合同全生命周期管理還是高校內(nèi)部管控的一個(gè)重要層面，有助于優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、防范法律風(fēng)險(xiǎn)、降低經(jīng)濟(jì)損失、保護(hù)資產(chǎn)安全和推進(jìn)高校教育事業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展。

三、D 大學(xué)的全生命周期合同管理模式

（一）建設(shè)背景

D 大學(xué)于2019 年初在學(xué)校辦公室成立專(zhuān)門(mén)的合同管理辦公室，對(duì)全校的合同工作進(jìn)行統(tǒng)籌管理。在合同辦成立前，該校合同管理存在六大問(wèn)題：一是缺乏校級(jí)合同管理工作機(jī)構(gòu)，合同管理工作標(biāo)準(zhǔn)、具體要求不一致，也沒(méi)有適用于全校的合同管理總要求、總思路、合同管理制度；二是合同審核前置程序不充分，業(yè)務(wù)內(nèi)容及合法性審查區(qū)分不明，并未配備統(tǒng)一的合法性審查力量；三是合同簽署人未經(jīng)合法授權(quán)，合同簽署主體不規(guī)范，甚至出現(xiàn)外聘員工、學(xué)生出面簽署合同的情況；四是合同印章管理不統(tǒng)一、較分散，學(xué)校公章、二級(jí)部門(mén)行政章充當(dāng)學(xué)校經(jīng)濟(jì)合同專(zhuān)用章的情況較為普遍，管理印章的部門(mén)不具備基本的把控風(fēng)險(xiǎn)條件；五是合同臺(tái)賬記錄不清晰、不完整，信息化水平不夠，基本采用紙質(zhì)檔記錄，數(shù)據(jù)之間相互矛盾，巡視、審計(jì)出現(xiàn)諸多問(wèn)題；六是合同類(lèi)型繁多、標(biāo)準(zhǔn)不一，缺乏符合學(xué)校利益的標(biāo)準(zhǔn)合同文本，大多采用對(duì)方提供的標(biāo)準(zhǔn)合同或者對(duì)方草擬，容易使學(xué)校權(quán)益受到極大損害。

（二）建設(shè)思路

經(jīng)過(guò)調(diào)研和分析，該校確定了系統(tǒng)性構(gòu)建合同管理體制，打造全生命周期的合同管理模式的總思路，立足于打造合同管理的“D 校模式”，為國(guó)內(nèi)高校合同管理蹚出一條可借鑒可復(fù)制的新路。具體思路如下：

1．劃清權(quán)限，明確權(quán)責(zé)。按照“先統(tǒng)后分”“先收緊后放松”的工作思路，對(duì)全校合同管理界限不清、權(quán)責(zé)不明的一律收歸合同管理辦公室、合同歸口管理部門(mén)管理，尤其對(duì)合同簽署、合同專(zhuān)用章加蓋、合同履行、合同變更及解除等收緊處理權(quán)限。確定合同變更或解除由合同管理辦公室統(tǒng)一審核。合同簽署生效以后，發(fā)生變更或需要解除，由合同管理辦公室進(jìn)行審核，組織簽署變更協(xié)議或補(bǔ)充協(xié)議、終止協(xié)議，盡最大可能降低因合同變更帶來(lái)的法律風(fēng)險(xiǎn)。

2．分類(lèi)辦理，區(qū)別管理。大力推行標(biāo)準(zhǔn)合同文本，加強(qiáng)對(duì)非標(biāo)準(zhǔn)合同文本的審核。制定并出臺(tái)適用于全校各類(lèi)型合同的標(biāo)準(zhǔn)合同文本，對(duì)其他非標(biāo)準(zhǔn)合同，一律進(jìn)行合法性審查，做好合同審核前置程序，盡最大可能降低合同的法律風(fēng)險(xiǎn)。另外，對(duì)收入型和支出型合同進(jìn)行區(qū)別管理：對(duì)支出型合同嚴(yán)格按照合同簽署、審核、履行、歸檔等流程執(zhí)行；對(duì)收入型合同的簽署、審核流程予以簡(jiǎn)化。

3．規(guī)范用章，簡(jiǎn)化流程。堅(jiān)持“合同加蓋專(zhuān)用章為常態(tài)、加蓋學(xué)校公章為例外”的工作思路。各類(lèi)型合同都應(yīng)當(dāng)加蓋學(xué)校合同專(zhuān)用章，確需加蓋學(xué)校公章的，需由合同管理辦公室出具不加蓋合同專(zhuān)用章的特殊事項(xiàng)說(shuō)明，校內(nèi)其他任何印章不得用于簽訂合同。此外，兼顧合同承辦單位的自主權(quán)，做好“放管服”。5 萬(wàn)元以下的可以不簽署書(shū)面合同；20 萬(wàn)元以下的標(biāo)準(zhǔn)合同，合同承辦單位可直接簽署，到合同管理辦公室進(jìn)行備案，加蓋合同專(zhuān)用章；20 萬(wàn)以下的非標(biāo)準(zhǔn)合同需要通過(guò)合法性審查。

4．開(kāi)發(fā)系統(tǒng)，法務(wù)護(hù)航。開(kāi)發(fā)合同管理信息系統(tǒng)，推進(jìn)合同管理信息化建設(shè)。實(shí)現(xiàn)“合同信息云端提取、合同內(nèi)容云端審核、合同過(guò)程云端追蹤、合同風(fēng)險(xiǎn)云端監(jiān)控”，打造統(tǒng)一規(guī)范受控的合同管理體系，構(gòu)建全生命周期合同綜合管理平臺(tái)。同時(shí)，要求法務(wù)人員全程介入合同管理。從標(biāo)準(zhǔn)合同的制定，到每份合同的合法性審查，再到合同糾紛的妥善處置，以及合同涉訴的牽頭處理，將法律顧問(wèn)和法務(wù)人員的作用在合同管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)中予以發(fā)揮。

5．統(tǒng)一備案，完善歸檔。全校合同進(jìn)行統(tǒng)一備案，對(duì)合同實(shí)行編號(hào)管理，每一份合同簽署蓋章都必須出具合同備案表，做好合同文本的臺(tái)賬記錄。規(guī)定合同文本的歸檔工作由加蓋合同印章部門(mén)和檔案館共同負(fù)責(zé)。對(duì)未履行完畢的合同，由合同專(zhuān)用章部門(mén)負(fù)責(zé)存檔，對(duì)履行完畢的合同文本，交由檔案館進(jìn)行保管。

綜上，在借鑒兄弟高校寶貴經(jīng)驗(yàn)，并對(duì)知名公司、企業(yè)內(nèi)部合同管理模式進(jìn)行參考的基礎(chǔ)上，D 大學(xué)充分征集意見(jiàn)，尋求廣泛共識(shí)，凝練成針對(duì)合同管理的“實(shí)施細(xì)則”，并將其以校級(jí)制度的形式固化下來(lái)。

（三）建設(shè)成效

目前，D 大學(xué)的合同管理已整體實(shí)現(xiàn)了建設(shè)思路與目標(biāo)。該校合同管理有序高效，風(fēng)險(xiǎn)可控，其打造的合同信息系統(tǒng)已實(shí)現(xiàn)全校全部合同審核在線(xiàn)化，實(shí)現(xiàn)了與信息門(mén)戶(hù)、OA 系統(tǒng)、招標(biāo)采購(gòu)系統(tǒng)、國(guó)資系統(tǒng)、科研系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等的對(duì)接與數(shù)據(jù)共享，消除了數(shù)據(jù)孤島帶來(lái)的不利影響。同時(shí)還實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)自動(dòng)生成標(biāo)準(zhǔn)合同，自動(dòng)提存合同關(guān)鍵信息，合同審核、備案、蓋章全記錄的管理模式。

四、高校合同全生命周期管理的推進(jìn)建議

（一）系統(tǒng)思維，總體構(gòu)架，以合同管理制度建設(shè)為抓手，重視頂層設(shè)計(jì)

著眼于學(xué)校管理的全局和全流程，對(duì)合同管理的上下游管理環(huán)節(jié)進(jìn)行通盤(pán)考慮和整體構(gòu)架，對(duì)不適應(yīng)合同管理的工作流程進(jìn)行再造或者修訂。例如D 大學(xué)在合同管理新模式的建設(shè)中，共計(jì)再造或修訂流程110 余項(xiàng)，明確了工作職責(zé)和邊界，管理更加流暢高效。

（二）統(tǒng)分結(jié)合，區(qū)別應(yīng)對(duì)，以合同管理精細(xì)化為核心，重視合同管理的實(shí)用性和實(shí)效性

在合同管理的總體框架和原則下，分門(mén)別類(lèi)地制定了科研類(lèi)、非科研類(lèi)，收入類(lèi)、支出類(lèi)的歸口管理模式，區(qū)分重大合同、一般合同以及標(biāo)準(zhǔn)合同、非標(biāo)準(zhǔn)合同，確立進(jìn)口設(shè)備采購(gòu)等事項(xiàng)的合同管理流程，提倡針對(duì)性管理，在“規(guī)范”與“便捷”之間盡量達(dá)到微妙的平衡。

（三）重視實(shí)施，明確權(quán)限，以合同管理務(wù)實(shí)有效為工作評(píng)價(jià)導(dǎo)向

除了明確合同簽署授權(quán)外，還需要對(duì)業(yè)務(wù)歸口管理部門(mén)進(jìn)行明確授權(quán)，以明確職責(zé)權(quán)限。對(duì)合同管理工作進(jìn)行評(píng)價(jià)的唯一標(biāo)準(zhǔn)就是能否落地實(shí)施，能否得到師生的理解支持，因此還需要特別注重日常溝通。在大量的溝通工作中，既能宣講合同管理的新思路新舉措，求得最大共識(shí)，也可以及時(shí)修正管理中的不適宜不科學(xué)不合理環(huán)節(jié)，形成內(nèi)部管理的良性互動(dòng)。

五、結(jié)語(yǔ)

合同，作為連接高校與社會(huì)組織和個(gè)人的載體，既是高校與外部經(jīng)濟(jì)往來(lái)的橋梁和紐帶，也是防范法律風(fēng)險(xiǎn)、維護(hù)學(xué)校權(quán)益的重要支撐和保障。因此，在依法治校工作中推動(dòng)合同管理工作的規(guī)范化、信息化、科學(xué)化，是必需和十分重要的舉措。

第一，合同管理既需要“回望歷史”，也需要“面向未來(lái)”。這是規(guī)范的合同管理體系的一體兩面：既要清理歷史合同，也要科學(xué)計(jì)劃未來(lái)的合同管理。目前，高校對(duì)面向未來(lái)的合同管理逐漸重視，卻忽視了歷史合同的清理工作，而后者恰恰存在大量潛在的風(fēng)險(xiǎn)。第二，合同本身的質(zhì)量關(guān)系著高校內(nèi)部治理目標(biāo)的完成，也是重大風(fēng)險(xiǎn)來(lái)臨時(shí)的重要保障。合同本身的質(zhì)量既包含合同文本的質(zhì)量，也包含著合同管理體系及管理流程等。第三，統(tǒng)籌合同管理，需提高管理者、執(zhí)行者、業(yè)務(wù)人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和專(zhuān)業(yè)水平，要從源頭開(kāi)始至合同履行結(jié)束，在合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)形成有效合力。

全生命周期的高校合同管理模式為高校法治工作提供了一個(gè)新的探索實(shí)踐，D 大學(xué)的合同管理模式經(jīng)過(guò)3 年多的建設(shè)，具備了更為豐富的內(nèi)涵，有力保障了D 大學(xué)的各項(xiàng)事業(yè)順利發(fā)展，謹(jǐn)以此文簡(jiǎn)介此做法，以供參考。